Niniejszy opis przedstawia sposób konfiguracji systemu do pracy z załącznikami.
Wiązanie zewnętrznych plików z np. indeksem w KIM w Trawers można zrealizować poprzez załączniki. Możliwe jest logiczne łączenie dowolnej ilości plików z danym indeksem. Załączniki można grupować w celu ułatwienia zarządzania nimi i logicznego uporządkowania.
Dodatkową oferowaną funkcjonalnością przez Trawers jest możliwość wywołania podglądu danego załącznika. W praktyce oznacza to uruchomienie aplikacji obsługującej dany format pliku.
Dodawanie i zarządzanie załącznikami nie różni się w różnych wersjach Trawers (-X -W). Sposób realizacji ich wyświetlania jest zależny od systemu operacyjnego na którym pracuje Trawers.
Grupy załączników wskazują na podkatalogi w xxzal, gdzie xx to symbol systemu (np. mgtres/mgzal). W tych podkatalogach umieszczane będą pliki załączników. Struktura podkatalogów xxzal może mieć dowolny poziom zagłębienia, ograniczony do długości ścieżki 60 znaków.
Trawers nie tworzy podkatalogów. Należy przygotować je wcześniej w momencie dodawania grup załączników do tabeli.
Realizacja tej funkcjonalności zależy od systemu operacyjnego i jest realizowana przy jego udziale.
Podgląd jest realizowany bezpośrednio przez system operacyjny Windows. Należy zadbać aby na komputerze, na którym wywołujemy podgląd załącznika był zainstalowany program go obsługujący (np. OpenOffice dla dokumentów Ms Word, Excel, Writer, Calc ...).
Realizacja podglądu zlecana jest przeglądarce internetowej. Programy te najlepiej radzą sobie z typowymi plikami załączników (obrazki, pdf, html...). Wywoływana jest domyślna przeglądarka wskazana przez zmienną środowiskową BROWSER. Jeżeli nie została podana następuje próba wywołania programu "konqueror". Program ten instalowany jest wraz ze środowiskiem KDE.
Zmienną BROWSER można zmienić wskazując inną przeglądarkę np:
$ export BROWSER=firefoxWarunki funkcjonowania podglądu:
Warunkiem koniecznym jest zainstalowanie środowiska graficznego na serwerze z Trawers.
W przypadku gdy połączenie z serwerem następuje z innego komputera z systemem operacyjnym Linux w parametrach połączenia ssh należy dodać parametr -X. Tu także musi być zainstalowane i uruchomione środowisko graficzne. Serwer sshd musi zezwalać na przesył protokołu X11 (patrz sshd.config -> X11Forwarding).
W przypadku gdy połączenie następuje z komputera z Windows należy na komputerze tym zainstalować serwer X (np. Xming dla 2000/XP). Dodatkowo w parametrach Putty należy oznaczyć "Enable X11 forwarding".
W wersji -T podgląd realizowany jest na terminalu.
Tworzony jest katalog TRZAL. Do niego kopiowany jest plik, który ma być pokazany. Po skopiowaniu na terminal zlecane jest systemowi operacyjnemu otwarcie pliku załącznika. Aby podgląd został zrealizowany terminal musi mieć zainstalowany program obsługujący dany plik załącznika.
Pliki nie są usuwane z katalogu TRZAL. Okresowo należy więc czyścić katalog TRZAL z plików, np. w skrypcie uruchamiania Trawers.
Jeżeli katalog TRZAL nie istnieje zostanie utworzony. Podgląd w tym przypadku może się nie wywołać, należy ponownie wywołać funkcję podglądu.
Praca z załącznikami opisana jest na przykładzie załączników do kartoteki indeksów magazynowych.
Grupowanie załączników ma jedynie charakter organizacyjny i opcjonalny. Załączniki na liście ułożone są wg grup. Grupy dokumentów definiuje się dla każdego z systemów osobno.
Grupami dokumentów zarządza się w funkcji (MG-TRES->Tabele->Tabela grup dokumentów). Grupę opisuje jej unikalny symbol, nazwa, podkatalog w xxzal i dodatkowy opis.
Grupy można tworzyć zależnie od potrzeb. Jeden załącznik może należeć jednocześnie do jednej grupy. Jeden plik może natomiast być dodany jako kilka załączników każdy w innej grupie.
Grupować można np. ze względu na przedstawianą treść ( np. "zeskanowane umowy" ), albo ze względu na rodzaj (obrazki, specyfikacje, ...).
Na przykładzie załączników do KIM.
Załączanie wykonuje się z poziomu karty indeksu (KIM) w funkcji F2 -> załączniki.
Przed załączeniem plik należy umieścić w strukturze podkatalogów mginout. W przypadku gdy nie ma bezpośredniego dostępu do katalogów Trawers należy zlecić administratorowi umożliwienie wgrywania plików do mginout.
Po umieszczeniu pliku w katalogu mginout należy wybrać indeks w KIM do którego plik ten ma zostać załączony. Wejść do funkcji korekty tego indeksu i wybrać F2-cd. -> załączniki.
W przypadku gdy do wskazanego indeksu nie załączono jeszcze żadnego załącznika program automatycznie przejdzie do dodawania (F8) nowego załącznika.
Kolejnym krokiem jest wskazanie grupy, w której ma się znaleźć załącznik o ile nie wybrano jej wcześniej.
Następnie należy wskazać uprzednio wgrany plik. Można przechodzić pomiędzy katalogami wskazując nazwę katalogu znajdującą się w nawiasach [ ] i przyciskając Enter. Wskazanie [.] odświeży zawartości listy, a [..] spowoduje przejście do wyższego katalogu (wyjście ponad mgzal nie jest możliwe). Wskazanie pliku i potwierdzenie Enter spowoduje wpisanie jego nazwy i ścieżki dostępu w odpowiednie pola.
Należy wpisać nazwę opisową załącznika, która będzie widoczna w Trawers. W dodatkowym opisie można umieścić streszczenie zawartości.
Po dodaniu załącznika program przeniesie go z katalogu mginout do wskazanego przez grupę podkatalogu mgzal.
Z poziomu listy załączników można wywoływać korektę załącznika, dodać kolejny, usunąć, zapisać w mginout lub wywołać jego podgląd.