kb-opis5.txt KB - System obrotu pienieznego - wersja 5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ DOKUMENTACJA UZYTKOWA ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. INFORMACJE O SYSTEMIE .................................. 1.1 Ogolny opis ........................................ 1.2 Podstawowe pojecia uzywane w systemie .............. 1.3 Powiazanie KB z NA, ZO i KG ........................ 2. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI 2.1 Instalacja i uruchomienie systemu .................. 2.2 Przygotowanie systemu do pracy ..................... 2.3 Definiowanie tabel ................................. 2.3.1 Symbole operacji ................................. 2.3.2 Tresci operacji .................................. 3. EKSPLOATACJA SYSTEMU 3.1 Zakladanie kartotek ................................. 3.2 Operacje: kasowe i na rachunkach bankowych .......... 3.3 Rozliczanie zaliczek ................................ 3.4 Rozdysponowanie nadplat.............................. 3.5 Kompensaty 3.6 Polecenia ksiegowania ............................... 3.7 Zamykanie miesiaca .................................. 3.8 Obliczanie odsetek ............................... DODATEK A Ogolny schemat przetwarzania systemu ............. ------------------------------------------------------------ 1. INFORMACJE O SYSTEMIE ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1.1 Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~~ System KB umozliwia ewidencje krajowych i zagranicznych srodkow pienieznych: - obrotow (operacji) dokonywanych w kasie, - obrotow (operacji) dokonywanych na rachunkach bankowych, - rozliczania zaliczek pobieranych przez pracownikow firmy oraz przez innych dluznikow i wierzycieli. System mozna uzywac: - samodzielnie, - w powiazaniu z systemami: NA, ZO i KG. Podczas rejestracji operacji kasowych oraz bankowych system wyswietla i aktualizuje dane z systemow: NA i ZO. Po zatwierdzeniu rejestrow tworzone sa polecenia ksiegowania, ktore mozna transmitowac do systemu KG. 1.2 Podstawowe pojecia uzywane w systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestr operacji kasowych Dokument bedacy zestawieniem operacji kasowych (wplat i wyplat) za dowolny okres (dzien, tydzien itp.). Dla kazdej kasy prowadzi sie oddzielny rejestr. Rejestr bankowy Dokument bedacy zestawieniem operacji dokonywanych na danym rachunku bankowym w dowolnym przedziale czasu (dniu, tygodniu, miesiacu itp). Dla kazdego rachunku bankowego prowadzi sie oddzielny rejestr. Biezacy okres pracy (kasy, rachunku bankowego) Miesiac i rok, w ktorym prowadzimy ewidencje kasy i rachunku bankowego. Zamkniecie miesiaca pozwala na rejestracje dokumentow w kolejnym miesiacu. Kartoteka zaliczek Kartoteka zaliczek sluzy do ewidencji pobranych zaliczek. Operacje do rozliczenia Operacje zapisywane jako nowe pozycje do kartotek, np. nadplaty, przedplaty. Operacje rozliczajace Operacje, ktore czesciowo lub calkowicie rozliczaja pozycje wczesniej dopisane do kartotek, np. zaplata za fakture sprzedazy, zakupu. Zatwierdzanie rejestru Zatwierdzenie powoduje ostateczna aktualizacje kartotek na podstawie zarejestrowanych pozycji w rejestrze. Operacja ta jest nieodwracalna i po jej wykonaniu nie mozna korygowac zapisow w rejestrze. Rejestry mozna zatwierdzac w dowolnym momencie (np. co dzien, co miesiac). Rejestry nalezy zatwierdzac kolejno. Nie mozna rozpoczac rejestracji operacji do nastepnego rejestru przed zatwierdzeniem poprzedniego. Po zatwierdzeniu: - utworzone sa polecenia ksiegowania - obliczane jest saldo koncowe rejestru, ktore jednoczesnie jest saldem poczatkowym dla nastepnego rejestru. Zamykanie rejestru m-ca: rrrr/mmm Zamykanie miesiaca dla rejestru umozliwia rozpoczecie rejestracji pozycji do rejestru w nowym miesiacu. W funkcji zamykania rejestru kas / rachunkow bankowych, do kartoteki kas / rachunkow bankowych zapisywany jest numer nastepnego okresu (miesiaca). Zamykanie miesiaca Zamykanie miesiaca konczy proces rejestracji dokumentow dla tego miesiaca. Przed zamknieciem miesiaca nalezy zatwierdzic wszystkie rejestry i rozliczenie zaliczek. Zaliczka Kwota wyplacona pracownikom oraz innym osobom (zapisanym w Kartotece Osob), z ktorymi rozrachunki nie maja charakteru transakcji z odbiorcami i dostawcami. Zlecenie Symbol zlecenia sluzy do analitycznego ewidencjonowania obrotow w roznych obszarach dzialalnosci firmy. Dzieki temu mozna ewidencjonowac wydatki poniesione przez osoby rozliczajace pobrane zaliczki. 1.3 Powiazanie KB z NA, ZO i KG ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Wplaty i wyplaty dokonywane w kasie i na rachunkach bankowych moga odnosic sie do rozrachunkow prowadzonych w systemach: NA i ZO. Podobnie jak w NA i ZO istnieje tu dwu etapowosc operacji: najpierw rejestruje sie operacje, a po zakonczeniu rejestru (kasowego lub bankowego) zatwierdza sie go. * Rejestracja powoduje aktualizacje kartoteki rozrachunkow w NA i ZO (czesciowe lub calkowite rozliczenie rozrachunkow) * Zatwierdzenie powoduje trwaly zapis w kartotece rozrachunkow w NA i ZO oraz utworzenie polecen ksiegowania w systemie KB. Polecenia ksiegowania powstale w systemie KB mozna transmitowac do systemu KG i tam ksiegowac. 2. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.1 Instalowanie i uruchomienie systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System instalowany jest razem z innymi systemami podczas instalowania calego pakietu. 2.2 Przygotowanie systemu do pracy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System jest gotowy do pracy zaraz po zainstalowaniu. Przed rozpoczeciem wlasciwej eksploatacji nalezy ustalic parametry. 2.3 DEFINIOWANIE TABEL ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.3.1 SYMBOLE OPERACJI ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W trakcie rejestrowania operacji: wplat i wyplat wybiera sie symbol operacji, na podstawie ktorego, po zatwierdzeniu rejestru, utworzone zostana polecenia ksiegowania. Polecenia ksiegowania mozna przetransmitowac do systemu KG i tam zaksiegowac. Symbole operacji dopisuje sie dla istniejacych w systemie KB rodzajow operacji: * Wplata do kasy <<- Odbiorca z NA * Wplata do kasy <<- Dostawca z ZO * Wplata do kasy <<- Osoba z KB * Wplata do kasy <<- Inne wplaty * Wyplata z kasy ->> Odbiorca z NA * Wyplata z kasy ->> Dostawca z ZO * Wyplata z kasy ->> Osoba z KB * Wyplata z kasy ->> Inne wyplaty * Wplata do banku <<- Odbiorca z NA * Wplata do banku <<- Dostawca z ZO * Wplata do banku <<- Osoba z KB * Wplata do banku <<- Inne wplaty * Wyplata z banku ->> Odbiorca z NA * Wyplata z banku ->> Dostawca z ZO * Wyplata z banku ->> Osoba z KB * Wyplata z banku ->> Inne wyplaty * Roz. zaliczki - na rzecz Odbiorcy w NA * Roz. zaliczki - na rzecz Dostawcy w ZO * Roz. zaliczki - inne wydatki * Kompensata Odbiorca <-> Dostawca * Rozdysp. nadplaty: Odbiorca z NA * Rozdysp. nadplaty: Dostawca z ZO * Rozdysp. nadplaty: Osoba z KB * Roznica kursowa okresowa (+) w kasie * Roznica kursowa okresowa (-) w kasie * Roznica kursowa okresowa (+) w banku * Roznica kursowa okresowa (-) w banku * Roznica kursowa okresowa (+) roz. zaliczki * Roznica kursowa okresowa (-) roz. zaliczki * Roznica kursowa (+) wyplata z kasy * Roznica kursowa (-) wyplata z kasy * Roznica kursowa (+) wyplata z banku * Roznica kursowa (-) wyplata z banku * RKurs (+) rozrach.: Kasa-Odbiorca * RKurs (-) rozrach.: Kasa-Odbiorca * RKurs (+) rozrach.: Kasa-Dostawca * RKurs (-) rozrach.: Kasa-Dostawca * RKurs (+) rozrach.: Kasa-Zaliczka * RKurs (-) rozrach.: Kasa-Zaliczka * RKurs (+) rozrach.: Bank-Odbiorca * RKurs (-) rozrach.: Bank-Odbiorca * RKurs (+) rozrach.: Bank-Dostawca * RKurs (-) rozrach.: Bank-Dostawca * RKurs (+) rozrach.: Bank-Osoba z KB * RKurs (-) rozrach.: Bank-Osoba z KB * RKurs (+) dla kompensat - Odbiorca * RKurs (-) dla kompensat - Odbiorca * RKurs (+) dla kompensat - Dostawca * RKurs (-) dla kompensat - Dostawca * RKurs (+) roz. zaliczki na rzecz Odbiorcy * RKurs (-) roz. zaliczki na rzecz Odbiorcy * RKurs (+) roz. zaliczki na rzecz Dostawcy * RKurs (-) roz. zaliczki na rzecz Dostawcy * RKurs (+) rozliczenie zaliczki * RKurs (-) rozliczenie zaliczki * RKurs (+) rozdysp. nadplat w NA * RKurs (-) rozdysp. nadplat w NA * RKurs (+) rozdysp. nadplat w ZO * RKurs (-) rozdysp. nadplat w ZO * RKurs (+) rozdysp. nadplat w KB * RKurs (-) rozdysp. nadplat w KB * Zaokrag (+) rozr. Kasa-Odbiorca * Zaokrag (-) rozr. Kasa-Odbiorca * Zaokrag (+) rozr. Kasa-Dostawca * Zaokrag (-) rozr. Kasa-Dostawca * Zaokrag (+) rozr. Kasa-Osoba z KB * Zaokrag (-) rozr. Kasa-Osoba z KB * Zaokrag (+) rozr. Bank-Odbiorca * Zaokrag (-) rozr. Bank-Odbiorca * Zaokrag (+) rozr. Bank-Dostawca * Zaokrag (-) rozr. Bank-Dostawca * Zaokrag (+) rozr. Bank-Osoba * Zaokrag (-) rozr. Bank-Osoba * Zaokrag (+) Rozd. nadpl. NA * Zaokrag (-) Rozd. nadpl. NA * Zaokrag (+) Rozd. nadpl. ZO * Zaokrag (-) Rozd. nadpl. ZO * Zaokrag (+) Rozd. nadpl. KB * Zaokrag (-) Rozd. nadpl. KB * Zaokrag (+) Kompensata w ZO * Zaokrag (-) Kompensata w ZO * Zaokrag (+) rozliczenie zaliczki * Zaokrag (-) rozliczenie zaliczki * Zaokrag (+) kursu sredniego w kasie * Zaokrag (-) kursu sredniego w kasie * Zaokrag (+) kursu sredniego w banku * Zaokrag (-) kursu sredniego w banku Dla niektorych rodzajow operacji mozna uzyc nastepujacych znakow w symbolach kont: AA - symbol kasy BB - symbol banku DDDDDD - symbol dostawcy w ZO OOOOOO - symbol odbiorcy w NA PPPPPP - symbol osoby z KB ZZZZZZ - symbol zlecenia KK - komorka organizacyjna JJ - jednostka organizacyjna TT - symbol oddzialu XX - inne Dot. symbolu TT (symbol oddzialu): Podczas tworzenia polecen ksiegowania na podstawie operacji z rejestru kasowego lub bankowego, na miejscu symbolu %TT zostanie wstawiony symbol oddzialu tego operatora, ktory zalozyl rejestr. I tylko operatorzy z tego oddzialu beda mogli rejestrowac dokumenty do tego rejestru. Przyklady symboli operacji -------------------------- * Wplata do kasy <<- Odbiorca z NA Konta: 100%AA Wn ; 207%OOOOOO Ma ; znak + ; 100 % wartosci Jezeli zarejestrujemy wplate do kasy 03 od odbiorcy o symbolu 000123, to po zatwierdzeniu, utworzone zostana dekrety na konta: 10003 Wn i 207000123 Ma. * Wyplata z kasy ->> Dostawca z ZO Konta: 200%DDDDDD Wn ; 100%AA Ma ; znak + ; 100 % wartosci Jezeli zarejestrujemy wyplate z kasy 99 dla dostawcy o symbolu 000999, to po zatwierdzeniu, utworzone zostana dekrety na konta: 200000099 Wn i 10099 Ma. * Wyplata z kasy ->> Osoba z KB Konta: 234%PPPPPP Wn ; 100%AA Ma ; znak + ; 100 % wartosci Jezeli zarejestrujemy wyplate z kasy 56 dla pracownika o symbolu (w Kartotece osob) 000777, to po zatwierdzeniu rejestru, utworzone zostana dekrety na konta: 234000777 Wn i 10056 Ma. * Wplata do kasy <<- Inne wplaty Konta: 100 Wn ; 139 Ma ; znak + ; 100 % wartosci (pobranie gotowki z banku do kasy) gdzie konto 139 oznacza Srodki pieniezne w drodze Uwaga ! Jednoczesnie nalezy zarejestrowac "wyplate z banku ->> Inne wyplaty" Konta: 139 Wn ; 130 Ma; znak + ; 100 % wartosci. Operacje pobrania gotowki z banku do kasy nalezy zadekretowac na koncie posrednim 139, zeby zapisac ja jednoczesnie do rejestru kasowego (jako wplate) i do bankowego (jako wyplate). 2.3.2 TRESCI OPERACJI ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Tabele - Tresc operacji" mozna dopisac typowe tresci, np. zaplata naleznosci od odbiorcy, pobranie gotowki z banku do kasy. W trakcie rejestracji operacji bedzie mozna wybrac z listy dopisane wczesniej tresci operacji. 3. EKSPLOATACJA SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 3.1 Zakladanie kartotek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W module "Kartoteki" dopisuje sie kartoteki kas, rachunkow bankowych oraz osob (pracownikow), ktore wplacaja oraz otrzymuja srodki pieniezne od firmy. Kartoteka kas ------------- W systemie mozna prowadzic rejestry dla wielu kas. Dla kazdej kasy tworzony jest oddzielny rejestr. Poszczegolne kasy moga pracowac w roznych okresach obliczeniowych. Kartoteka rachunkow bankowych ----------------------------- System moze prowadzic rejestry dla kilku rachunkow bankowych. Dla kazdego rachunku bankowego tworzony jest odrebny rejestr. Poszczegolne rachunki bankowe moga pracowac w roznych okresach obliczeniowych. Kartoteka osob -------------- Kartoteka pracownikow i innych osob, ktore moga pobierac i rozliczac zaliczki oraz dokonywac wplat i wyplat srodkow pienieznych. 3.2 Operacje: kasowe i na rachunkach bankowych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W module "Operacje" rejestruje sie wplaty i wyplaty z kasy i banku. Dla kazdej kasy (dopisanej uprzednio do Kartoteki Kas) i dla kazdego rachunku bankowego (dopisanego do Kartoteki Rachunkow Bankowych) tworzy sie odrebny rejestr. Numer rejestru mozna wpisac tylko raz - podczas wprowadzania pozycji do pierwszego rejestru dla danej kasy lub banku. Podczas rejestracji kazdego nastepnego rejestru system sam nadaje kolejny numer. Jak zarejestrowac stan poczatkowy kasy i banku ? ------------------------------------------------ Stan poczatkowy rejestru wynika z salda koncowego poprzedniego rejestru. Podczas "zatwierdzania" rejestru system przenosi stan koncowy na stan poczatkowy kolejnego rejestru. Podczas wprowadzania pierwszego rejestru stan poczatkowy jest wiec rowny 0.00 Poczatkowy stan wprowadzic mozna poprzez rejestracje pierwszej operacji (WPLATA -> INNE): +-- KB-Operacje kasowe -------------------------------------------------------+ | Rejestracja Korekta Przegladanie Wydruk Zatwierdzanie Zamkniecie | +-----------------------------------------------------------------------------+ +-- Miesiac 01/96 ----------------------------------------------------------+ | | | Kasa 01 KASA GLOWNA Rejestr 000001 Data 96.01.01| | | Ú--- Pozycja 1 -------------------------------------------------------------+ | | | Wplata Od Inne | | | | | | | | Operacja SP / Stan poczatkowy 100 (0% wart.) | | Zlecenie Jed. org. Kom. org. Inne | | | | Kwota 12,345.56 PLN | | | | Tresc Stan poczatkowy kasy glownej | À-----------------------------------------------------------------------------+ |Razem 12,345.56 PLN | +---------------------------------------------------------------------------+ | Pozycja zostala dopisana | +---------------------------------------------------------------------------+ W Tabeli Symboli Operacji nalezy dla rodzaju: * "Wplata do kasy <<- Inne wplaty" dopisac symbol operacji, np. konto 100; strona WN; znak +; 0 % wartosci. * "Wplata do banku <<- Inne wplaty" dopisac symbol operacji, np. konto 130; strona Wn; znak +; 0% wartosci. Poniewaz jest 0 % wartosci, na kontach faktycznie nie zostanie zapisana zadna kwota. Nalezy pamietac, aby stan poczatkowy kasy i banku zapisany w systemie KB byl rowny saldu kont: Kasy i Rachunku biezacego w systemie KG. Jak rejestrowac operacje ? -------------------------- Rejestry (kasowe i bankowe) moga dotyczyc dowolnego okresu (dnia, miesiaca, jednego dokumentu kasowego lub jednego rachunku bankowego itp). Dla danej kasy i dla danego rachunku bankowego moze byc jednak zawsze otwarty tylko jeden rejestr. Zarejestrowane pozycje rejestru aktualizuja "tymczasowo" (do czasu zatwierdzenia) kartoteki rozrachunkow w systemie NA i ZO. Pozycje rejestru, az do ich zatwierdzenia, mozna korygowac oraz usuwac. Po rejestracji kazdej pozycji mozna sprawdzic stan gotowki w kasie i stan rachunku bankowego. Po wprowadzeniu ostatniej pozycji do rejestru nalezy go zatwierdzic (w funkcji "Zatwierdzanie"). Zatwierdzenie rejestru powoduje: - ostateczna aktualizacje kartotek w systemie NA i ZO, - obliczenie salda koncowego rejestru. Saldo koncowe staje sie saldem poczatkowym dla nastepnego rejestru, - utworzenie polecenia ksiegowania. Po wprowadzeniu wszystkich rejestrow w danym miesiacu: - mozna w funkcji "Zamkniecie" zamknac miesiac dla danej kasy oraz banku. W systemie KB mozna prowadzic rejestry kasowe i bankowe w roznych miesiacach. Mozna np. zamknac miesiac dla rejestru kasowego (gdyz chcemy z dniem 1 zaczac prowadzenie rejestru kasowego w nastepnym miesiacu), natomiast dalej rejestrowac operacje bankowego w danym miesiacu (gdyz czekamy na ostatnie wyciagi bankowe z tego miesiaca). - nalezy zamknac miesiac w module "Okresowe". Tym samym zakonczymy proces rejestracji dokumentow do tego miesiaca. Funkcja "Zamkniecia miesiaca" w module "Okresowe" nie wymaga zamkniecia poszczegolnych rejestrow w funkcji "Operacje". Saldo koncowe z ostatniego w danym miesiacu rejestru zostanie przeniesione na saldo poczatkowe pierwszego rejestru w kolejnym miesiacu. Wplat i wyplat moga dokonywac: - odbiorcy z NA - dostawcy z ZO - Osoby z KB (np. pracownicy pobierajacy i rozliczajacy zaliczki) - Inne (np. pobranie gotowki z banku do kasy) Wyplaty i wplaty moga byc dokonywane na zlecenia, komorki i jednostki organizacyjne oraz inne) Wplaty i wyplaty moga byc: - rozliczajace Operacja rozlicza konkretna fakture zarejestrowana w systemie NA lub ZO lub pobrana przez osobe z KB zaliczke. - do rozliczenia Operacja pozostaje do rozliczenia, np. przedplata, nadplata. Wprowadza sie tu termin rozliczenia oraz symbol odbiorcy, dostawcy lub pracownika, ktorego rozliczenie dotyczy. - inne Np. Pobranie gotowki z banku do kasy, wyplata pieniedzy na okreslone zlecenie (mozna uzyc w symbolu operacji 6-znakowego symbolu ZZZZZZ). W kasach i bankach walutowych - waluty sa wyceniane po kursie srednim. Naliczane sa roznice kursowe miedzy kursem srednim posiadanej waluty a kursem dnia operacji (gdy pozbywamy sie waluty) w kasie i banku. Naliczane sa rowniez zaokraglenia kursu sredniego. Sposob obliczen zaokraglen: 1) stan kasy/banku w walucie 2) stan kasy/banku w PLN wynikajacy z przemnozenia kwoty w walucie przez kurs dla poszczegolnych operacji 3) kurs sredni wynikajacy z podzielenia kwoty w PLN przez kwote w walucie - po zaokragleniu do 4 miejsc po przecinku. 4) stan kasy/banku w PLN wynikajacy z przemnozenia stanu w walucie przez kurs sredni Kwote zaokraglenia w kasie/banku oblicza sie jako roznica pomiedzy 2) i 4). Przyklad obliczenia zaokraglenia w kasie walutowej: WPLATA 200,200.00 EUR x 3.8940 = 778,800.00 PLN WPLATA 245,278.21 EUR x 3.8841 = 952,685.10 PLN ------------------------------------------------------ Razem 445,278.21 EUR 1,731,485.10 PLN Kurs sredni w kasie: 1,731,485.10 / 445,278.21 = 3.8885 (po zaokragleniu) Stan w kasie w PLN wynikajacy z pomnozenia kursu waluty razy stan w EUR 3.8885 x 445,278.21 EUR = 1,731,464.32 PLN Obliczone zaokraglenie: 20,78 PLN Rozrachunek zawsze wyceniamy na dzien w ktorym nastepuje jego rozliczenie: - dla dokumentu pozycji rejestru kasy i banku - rozliczenie w dniu operacji wplaty/wyplaty. - dla dokumentu rozliczenia zaliczki - rozliczenie w dniu wyplacenia zaliczki. - dla dokumentu rozdysponowania nadplat - rozliczenie w dniu zarejestrowania nadplaty. - dla dokumentu kompensat - rozliczenie w dniu umownym. Naliczamy roznice kursowa miedzy kursem dokumentu rozliczanego (faktury) a kursem z dnia w ktorym nastepuje jego rozliczenie, ksiegujemy je na konto rozrachunku i konto zyskow/strat. OPIS: W KB mozemy zarejstrowac wplaty i wyplaty "Do rozliczenia" i "Rozliczajace" dokumenty z "KB", "NA", "ZO". Wplaty i wyplaty w walucie nalezy rejstrowac w kasie/banku walutowym po kursie z dnia operacji. W przypadku wplaty nie powstanie roznica kursowa "W kasie" ale kwota zmieni odpowiednio kurs sredni w kasie. W przypadku wyplaty powstanie roznica kursowa "W kasie" pomiedzy kursem srednim(S) a kursem dnia wyplaty(K). - gdy S < K to mamy dodatnia roznice kursowa (zysk) - gdy S > K to mamy ujemna roznice kursowa (strata) Wplaty i wyplaty "Rozliczajace" w walucie dodatkowo moga wygenerowac roznice kursowa rozrachunku, gdy kurs z dokumentu rozliczanego(D) jest rozny od kursu dnia operacji(A). Zaplata zobowiazania: - gdy D < A to mamy ujemna roznice kursowa (strata) - gdy D > A to mamy dodatnia roznice kursowa (zysk). Zaplata naleznosci: - gdy D < A to mamy dodatnia roznice kursowa (zysk) - gdy D > A to mamy ujemna roznice kursowa (strata) Jesli wplata lub wyplata odbywa sie w innej walucie niz waluta kasy/banku nalezy pobrac dodatkowo kurs tej innej waluty w dniu operacji, przeliczyc na kurs waluty urzadzenia w dniu operacji i policzyc roznice kursowa jw. 3.3 Rozliczanie zaliczek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie KB mozna rejestrowac pobranie zaliczki przez pracownika oraz jej rozliczenie. W Kartotece Osob nalezy dopisac karty pracownikow, ktorzy pobieraja i rozliczaja zaliczki. Przyklad -------- 1. Pracownik Jan Kowalski, zapisany w Kartotece Osob pod symbolem 000006, pobiera zaliczke na zakup artykulow spozywczych na kwote 500 zl. Pobranie zaliczki rejestrujemy w module "Operacje-Kasowe" jako wyplate do rozliczenia dla osoby z KB. Podczas rejestracji wybieramy symbol operacji zapisany w Tabeli dla rodzaju: Wyplata z kasy ->> Osoba z KB: WYP/KB 234%PPPPPP Wn / 100%AA Ma. Tak wiec po zatwierdzeniu rejestru utworzony zostanie dekret: 234000006 Wn i 10001 Ma na kwote 500 zl. 2. Jan Kowalski zakupil artykuly na kwote netto: 425 zl + 29,75 zl podatku VAT (razem na kwote 454.75). W systemie ZO rejestrujemy fakture zakupu na kwote 454,75 zl. Po zatwierdzeniu faktury utworzone zostana dekrety na konta: * 401 Wn i 200 Ma na kwote 425 zl (zakup netto) * 220 Wn i 200 Ma na kwote 29,75 zl (podatek VAT) 3. Rozliczamy zaliczke pobrana przez pracownika w systemie KB: * W funkcji "Zaliczki - Rozliczanie" rejestrujemy dokument rozliczajacy : "Wydatek na rzecz dostawcy z ZO" wybierajac z listy symbol dostawcy i numer nierozliczonej faktury na kwote 454.75 zl. Podczas rejestracji wybieramy symbol operacji zapisany w Tabeli dla rodzaju: "Rozlicz. zaliczki - na rzecz dostawcy w ZO" ROZ/ZL 200 Wn / 234%OOOOOO Ma. Tak wiec po zatwierdzeniu rejestru utworzony zostanie dekret: 200 Wn i 234000006 Ma na kwote 454,75 zl. * W funkcji "Operacje kasowe" rejestrujemy pozycje wplaty do kasy przez osobe z KB kwoty 45.25 zl. Podczas rejestracji wybieramy symbol operacji zapisany w Tabeli dla rodzaju: Wplata do kasy <<- Osoba z KB: WPl/KB 100AA Wn / 234%OOOOOO Ma. Tak wiec po zatwierdzeniu rejestru utworzony zostanie dekret: 10001 Wn i 234000006 Ma na kwote 45.25 zl. Rozliczanie zaliczek powiazane jest z dokumentem typu "Rozliczajacy". W KB mozemy rejstrowac dokumenty "Rozliczania zaliczek" na dokumenty w systemie "NA", "ZO" i inne. Za walute pozycji dokumentu "Rozliczenia zaliczki" przyjmujemy walute faktury a za kurs dokumentu(K) przyjmujemy kurs waluty z faktury z dnia zaliczki. Nastepnie faktura jest wyceniana po kursie z dnia otrzymania zaliczki i placimy za nia zaliczka. Dokument ten moze wygenerowac roznice kursowa "Na rozrachunku" w "ZO" lub "NA" jesli kurs dokumentu rozliczenia zal. (K) jest rozny od kursu dnia faktury(R). Jesli placimy zobowiazanie w ZO to: - gdy K > R to mamy ujemna roznice kursowa - gdy K < R to mamy dodatnia roznice kursowa. 3.4 Rozdysponowanie nadplat ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W KB mozna rejstrowac dokumenty rozdysponowujace nadplaty w KB, NA, ZO. Dla wybranego kontrahenta wybierany jest dokument, na ktory bedzie rozdysponowana nadplata a nastepnie pozycja nadplaty. Jesli waluta dokumentu jest rozna od waluty nadplaty to dodatkowo pobierany jest kurs dla waluty dokumentu z dnia powstania nadplaty i i kwota nadplaty przeliczana jest po tym kursie na walute dokumentu. Roznice kursowa liczymy miedzy kursem waluty dokumentu z dnia wystawienia dokumenty a kursem waluty dokumentu z dnia powstania nadplaty. Dodatkowo obliczana jest kwota zaokraglenia dla rozrachunku. Przyklad: FAKTURA w ZO 100 USD * 4.15 (DKURS) NADPLATA w ZO 50 EUR * 4.75 (RKURS) ------------------------------------ ROZ.NAD w KB 50 EUR * 4.75 (KURS), 1 USD = 4.20 PLN (AKURS) Warotsc w PLN (do ksiegowania) = 50 * 4.75 = 237.50 PLN Kwota rozliczajaca w walucie dokumentu = 50 * 4.75 / 4.20 = 56.55 USD Roznica kursowa zarejstrowana na rozrachunku = 56.55*4.15 - 56.55*4.20 = -2.83 PLN Kwota zaokraglenia na rozrachunku = 56.55 *4.20 - 50 * 4.75 = 0.01 PLN 3.5 Kompensaty ~~~~~~~~~~~~~~ W KB mozemy zarejstrowac dokument kompensujacy zobowiazania w ZO z naleznosciami w NA. Aby zarejestrowac dokument nalezy wybrac dostawce z ZO i dokument nierozliczony tego dostawcy a nastepnie odbiorce i jego dokument. Jesli waluty tych dokumentow sa rozne to, nalezy podac kursy obu walut. Jesli waluta jest taka sama, to wystarczy podac kurs tej waluty jaki ma sie znalezc na kompensacie. Kompensate mozemy rozliczyc po dowolnym kursie ustalonym wczesniej z kontrahentem. Moga powstac roznice kursowe miedzy kursem faktury a kursem kompensaty w NA i ZO. 3.6 Polecenia ksiegowania ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W trakcie zatwierdzania rejestru informacje o operacjach rejestrowane sa rownoczesnie w: - zbiorze dokumentow - zbiorze polecen ksiegowania Z kazdej operacji powstaje tyle zapisow do zbioru polecen ksiegowania, ile jest dekretow. O sposobie dekretowania decyduja definicje zawarte w "Tabeli Symboli Operacji". Polecenia ksiegowania mozna w dowolnej chwili przetransmitowac do systemu KG. 3.7 Zamykanie miesiaca ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie KB mozna miec dowolna ilosc otwartych miesiecy. Zamykanie miesiaca konczy proces rejestracji dokumentow do danego miesiaca. Miesiac mozna zamknac, gdy wszystkie rejestry utworzone w zamykanym miesiacu zostaly zatwierdzone (nie musza byc zamkniete). Podczas zamykania miesiaca: - salda koncowe z ostatniego rejestru zapisanego w zamykanym miesiacu sa przenoszone na salda poczatkowe pierwszego rejestru w kolejnym miesiacu. - system sprawdza poprawnosc zapisow w kartotekach 3.8 Obliczanie odsetek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 3.8.1 Opis ogolny ~~~~~~~~~~~~~~~~~ Odsetki naliczane sa od zaplat dokonanych po terminie. Wysokosc naliczonych odsetek zalezy od wysokosci kwoty do rozliczenia, liczby dni zwloki w zaplacie oraz stawki procentowej. Stawki procentowe zapisane sa w tabeli stawek odsetek w AD a numer tabeli podajemy w karcie kontrahenta (osoby). Mo§emy ustalic indywidualne stawki poszczegolnym osobom. 3.8.2 Odsetki nalezne ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Przegladanie wartosci odsetek, ktore mozemy naliczyc osobom, tj. mozemy im wystawic noty odsetkowe. Dokumenty do rozliczenia (np. wyplaty zaliczek) i dokumenty rozliczajace (np. zaplaty) musza byc zatwierdzone. Na wyswietlonej liscie znajda sie osoby, ktore zaplacily po uplywie terminu platnosci, nr tabeli odsetek oraz kwota odsetek. Na zyczenie mozna zobaczyc kwoty zaplat i dni opoznienia. Dokument mozemy oznaczyc (^F10-nota) podajac date wystawienia noty odsetkowej. Dla takiego dokumentu nie bedzie sie wiecej naliczac odsetek. Dokument ten nie pojawi sie wicej na liscie odsetek - naleznych badz potencjalnych. Dokument mozna "odznaczyc" usuwajac date. Program powtornie bedzie pokazywal odsetki. Sama note odsetkowa (dokument zwiekszajacy naleznosc od osoby) rejestrujemy jako dowolny dokument "Do rozliczenia". 3.8.3 Odsetki potencjalne ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Odsetki potencjalne to informacja, jaka kwota odsetek moglibysmy obciazyc kontrahenta, gdyby zaplate dokonano we wskazanym dniu. Kwota ta uwzglednia rowniez odsetki nalezne, czyli odsetki naliczone od zaplat juz dokonanych. 3.8.4 Przyklad obliczania odsetek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Zakladamy karte osobie: Jan Kowalski. Podajemy, ze odsetki dla tej osoby bedziemy liczyli wg tabeli odsetek nr 001. Tabela 001 zapisana w systemie AD zawiera nastepujace dane: Poz od do stawka rodzaj dziennie --- -------- -------- ---- ------ -------- 001 00.07.01 00.08.10 50 % roczna 0.1370 % 002 00.08.11 00.12.31 30 % roczna 0.0822 % 2. Wyplacamy zaliczke 1000 PLN Janowi Kowalskiemu w dniu 2010.08.01 jako "do rozliczenia" z terminem zaplaty 2010.08.05. Zaliczke zatwierdzamy. 3. Wprowadzamy zaplate 1000 PLN w dniu 2010.08.25. Zaplate zatwierdzamy. 4. Przegladamy odsetki, widzimy: 19.18 PLN na dzien 2010.08.25 - co wynika z obliczen wg tabeli odsetek: 5 DNI * 0.1370 % * 1000 PLN = 6.85 (00.08.06 - 00.08.10) 15 DNI * 0.0822 % * 1000 PLN = 12.33 (00.08.11 - 00.08.25) Patrz tez: Tabela stawek odsetek w AD Karta osoby DODATEK A. OGOLNY SCHEMAT PRZETWARZANIA SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Powiazanie KB z NA 2. Powiazanie KB z ZO 1. Powiazanie z NA (KG i TK) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ kurs waluty +--------------+ Ú------->----+ | | | KB | wyplata, wplata, korekta (usun) |Ú------>----+ +--------------o---->--¿ || info +--------------+ | | polecenie || V V ksiegowania || | | || | +-----o------+ || | | KG | || | | | || | | | || +----------------------+ | +------------+ || | NA | | || +----------------------+ | |o--------<-+Kartoteka odbiorcow |<------o aktualizacja salda || | | | |À--------<-+Rachunki nierozliczone|<------Ù aktualizacja zaplaty | +----------------------+ | | +--------------------+ À---------<-+ TK | | | +--------------------+ 2. Powiazanie z ZO (KG i TK) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ kurs +--------------+ o------->----+ | | | KB | wylata, wplata, korekta (usun) |o------>----+ +--------------o---->--o || info +--------------+ | | polecenie || V V ksiegowania || | | || | +-----o------+ || | | KG | || | | | || | | | || +----------------------+ | +------------+ || | ZO | | || +----------------------+ | |o--------<-+Kartoteka dostawcow |<------o aktual. salda || | | | |o--------<-+Rachunki nierozliczone|<------o aktual. zaplaty | +----------------------+ | | +--------------------+ o---------<-+ TK | | | +--------------------+ --- koniec