kp-opis.txt KSIAZKA PRZYCHODOW I ROZCHODOW - DOKUMENTACJA UZYTKOWA ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ (System KP) 1. WSTEP .................................................. 2. INFORMACJE O SYSTEMIE .................................. 2.1 Ogolny opis ........................................ 2.2 Lista funkcji systemu .............................. 3. INSTALOWANIE SYSTEMU ................................... 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI .................. 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ................................... 5.1 Definiowanie kolumn ksiegi ........................ 5.2 Prowadzenie ksiegi ................................ 5.3 Zestawienie roczne ................................ 5.4 Rejestrowanie z innych systemow - NA i ZO ......... 5.5 Numerowanie pozycji KPR wg daty ................... 5.6 Obliczanie podatku ................................ 5.7 Zamykanie okresu obliczeniowego ................... 5.8 Katalog kontrahentow .............................. 5.9 Kontrahenci nierozliczeni i ich rozliczanie ....... 5.10 Tabele ............................................ 1. WSTEP ~~~~~~~~ W tej dokumentacji opisane jest przeznaczenie systemu, jego struktura oraz sposob eksploatacji. 2. INFORMACJE O SYSTEMIE ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.1 Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~ System KP sluzy do: - tworzenia Podatkowej Ksiegi Przychodow i Rozchodow - obliczania zaliczek na podatek dochodowy - tworzenia podatkowego zeznania rocznego - prowadzenia kartoteki dostawcow i odbiorcow - rozliczania niezaplaconych rachunkow - obliczania kwot naleznosci od dostawcow i kwot zobowiazan wobec odbiorcow - prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdow - ewidencji wyposazenia firmy Program przeznaczony jest dla osob, ktore prowadza samodzielnie dzialalnosc gospodarcza oraz dla biur rachunkowych, ktore prowadza Ksiege dla wielu firm. Dla kazdej firmy program moze tworzyc odrebna Ksiege Przychodow i Rozchodow. System moze pobierac informacje z systemu sprzedazy (NA) oraz systemu zakupow (ZO). 2.2 Lista funkcji systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Ksiega 1.1 Dla wybranego miesiaca 1.2 Zestawienie roczne 1.3 Definiowanie kolumn ksiegi 1.4 Rejestrowanie z innych systemow 1.5 Numerowanie pozycji KPR wg daty 2. Podatki 2.1 Obliczanie podatku 2.2 Zamkniecie miesiaca 3. Kontrahenci 3.1 Kontrahenci nierozliczeni i rozliczeni 3.2 Katalog kontrahentow 3.3 Zdolnosc platnicza 3.4 Naleznosci 3.5 Zobowiazania 4. Tabele 4.1 Ewidencja pojazdow 4.2 Ewidencja przebiegu pojazdow 4.3 Ewidencja kosztow eksploatacji pojazdow 4.4 Ewidencja wyposazenia 4.5 Roczne zestawienie kosztow 4.6 Tresci operacji 5. Funkcje pomocnicze 5.1 Gospodarka zbiorami 5.2 Parametry firmy 5.3 Parametry systemu 3. INSTALOWANIE SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System instalowany jest razem z innymi systemami podczas instalowania calego pakietu Trawers. 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System jest gotowy do pracy zaraz po zainstalowaniu. Przed rozpoczeciem wlasciwej eksploatacji mozna (choc nie jest to konieczne) zmienic system hasel i uprawnien dostepu, kolory elementow ekranu i sposob uzyskiwania polskich znakow na ekranie i wydruku. Nalezy zdefiniowac kolumny ksiegi (patrz nizej) i tabele podatku dochodowego. Tabele podatku dochodowego definiujemy w systemie AD w funkcji 'Tabele -> Tabela stawek podatku dochodowego'. 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 5.1 Definiowanie kolumn ksiegi ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Tutaj ustalamy, ktore kolumny beda kolumnami rozrachunkowymi. Przy zapisywaniu kwot do kolumn rozrachunkowych dodatkowo wpisujemy numer rachunku (faktury) sprzedazy lub zakupu oraz termin platnosci. Informacje te sluza do rozliczania sie z dostawcami i odbiorcami, przegladania poziomu zobowiazan i naleznosci oraz zdolnosci platniczej firmy. Podajemy: 'Tak' - jezeli wskazana kolumna ma byc kolumna rozrachunkowa (dla niej bedziemy rejestrowac rachunki dla odbiorcy lub od dostawcy). 'Nie' - jezeli kolumna nie bedzie kolumna rozrachunkowa. 5.2 Prowadzenie ksiegi ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Ksiege tworzymy za pomoca funkcji 'Ksiega -> Dla wybranego okresu'. Dane do ksiegi wprowadza sie z dokumentow zrodlowych (rachunkow, oswiadczen itp.). Dla kazdego miesiaca nalezy utworzyc odrebna ksiege. Na podstawie danych z ksiegi obliczane sa miesieczne zaliczki na podatek dochodowy. Wprowadzanie kolejnych pozycji do ksiegi: ----------------------------------------- Program automatycznie wyswietla numer pozycji i dzien miesiaca. Dla kazdej pozycji podajemy: - numer dokumentu, - kwote, - opis zdarzenia gospodarczego, - nr kolumny w ksiedze, do ktorej nalezy wpisac kwote, - informacje o kontrahencie. Jezeli kolumna zostala zdefiniowana jako rozrachunkowa, to dodatkowo wprowadzamy: - nr rachunku (nr ten bedzie sluzyl do rejestrowania zaplat), - termin platnosci (wykorzystany bedzie podczas obliczania poziomu zobowiazan i naleznosci). - stawke i kwote podatku VAT Kwota wpisywana do kolumny ksiegi (kwota netto) zostanie powiekszona o kwote podatku i suma (kwota brutto) zapisana bedzie w kartotece rozrachunkow z kontrahentami. Zarejestrowane dokumenty mozna poprawiac jedynie dla biezacego miesiaca. Jezeli dla danego miesiaca juz obliczano podatek, to po wprowadzeniu zmian do ksiegi nalezy podatek obliczyc powtornie. Uwaga. Jezeli zamierzamy przeniesc liczby z jednej kolumny do drugiej, to nalezy tego dokonac w nastepujacej kolejnosci: - wyzerowac liczbe w pierwszej kolumnie, - wpisac liczbe do drugiej kolumny. Jezeli przeniesienie wykonamy w odwrotnej kolejnosci, to kwoty rachunkow beda bledne. 5.3 Zestawienie roczne ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zestawienie zawiera sumy ksiag poszczegolnych miesiecy. Mozna je przegladac w funkcji 'Ksiega -> Zestawienie roczne'. Dla kazdego miesiaca roku obrachunkowego w zestawieniu przeznaczony jest jeden wiersz. Wypelnianie zestawienia odbywa sie automatycznie po zakonczeniu tworzenia lub korekty ksiag miesiecznych. 5.4 Rejestrowanie z innych systemow NA i ZO ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Tutaj mozna pobierac dane o operacjach gospodarczych (transakcjach): 1. ze zbioru dokumentow NA - Dane o sprzedazy 2. ze zbioru dokumentow ZO - dane o zakupach W systemie NA i ZO, w tabeli symboli operacji podajemy numer kolumny w KPR, do ktorej zapisana bedzie wartosc pozycji faktury zakupu lub sprzedazy zwiazana z definiowana operacja. Wystarczy wypelnic pole: Symbol operacji i pole: Kolumna KPR. Numer kolumny zapamietany bedzie w miesiecznym zbiorze dokumentow miesiecznych sprzedazy w NA i zakupow w ZO. Wazne: podany Nr Kolumny KPR wpisywany jest do zbioru miesiecznego sprzedazy NA / zakupu ZO w chwili rejestracji faktury. Program pobierajacy do systemu KP w procesie pobierania zaglada tylko do zbioru miesiecznego. Wniosek. Jezeli zarejestrowalismy faktury sprzedazy przed wypelnieniem pola: Kolumna KPR, to nie mamy w zbiorze numeru kolumny i proces pobierania nic nie pobierze. Podczas przesylania danych do ksiegi KPR, system KP nastepujaco wypelni kolejne kolumny ksiegi: Lp Kolejny numer pozycji. Po zakonczeniu pobierania danych, system KP od nowa kolejno ponumeruje narastajaco pozycje zgodnie z data (dniem) operacji Dzien Data wystawienia (nr dnia) z dokumentu sprzedazy/zakupu, np. 15 Nr dokumentu Nr dokumentu sprzedazy/zakupu, np. FV0014 Kontrahent Skrot nazwy (20 znakow) z karty odbiorcy/dostawcy Adres 23 znaki zlozone z zawartosci pol: miasto i ulica z karty odbiorcy/dostawcy Opis zdarzenia 30 znakow z pola: Uwagi z dokumentu sprzedazy/zakupu Kolumny 7...15 Wartosc pozycji sprzedazy/zakupu zwiazana z operacja. Ilosc wierszy (pozycji) jaka zostanie zapisana do ksiegi, zalezy od ilosci pozycji na dokumencie sprzedazy/zakupu powiazanych z poszczegolnymi symbolami operacji. Przyklad: --------- Faktura sprzedazy nr FV0014 jest wystawiona 15.01.2000 dla firmy "ALFA", ktora miesci sie w Gdynia przy ul.Kwiatowej 12. Faktura zawiera 3 pozycje: 1. komputer - wartosc netto 3000,- 2. drukarka laserowa - wartosc netto 600,- 3. szafa - wartosc netto 150,- Pozycje 1,2 to towary handlowe; zapisano w nich symbol operacji powiazany z kolumna nr 7 KPR. Pozycja 3 to sprzedaz srodka trwalego; zapisano w niej symbol operacji powiazany z kolumna nr 8 KPR. Pole 'Uwagi' nie zostalo wypelnione. Po transmisji tej faktury do ksiegi KPR powstana 2 zapisy w ksiedze: - wiersz 1: Lp (1) - kolejny nr pozycji Dzien (2) - 15 Nr dokumentu (3) - FV0014 Kontrahent (4) - ALFA Adres (5) - Gdynia Kwiatowa 12 Opis zdarzenia (6) - brak zapisu w kolumnie Towary i uslugi (7) - 3600.00 Przychod pozostale (8) - 0.00 Razem (7+8) (9) - 3600.00 pozostale kolumny - brak zapisu - wiersz 2: Lp (1) - kolejny nr pozycji Dzien (2) - 15 Nr dokumentu (3) - FV0014 Kontrahent (4) - ALFA Adres (5) - Gdynia Kwiatowa 12 Opis zdarzenia (6) - brak zapisu w kolumnie Towary i uslugi (7) - 0.00 Przychod pozostale (8) - 150.00 Razem (7+8) (9) - 150.00 pozostale kolumny - brak zapisu Dane, ktore pochodza z systemow NA i ZO zapisywane sa tylko do ksiegi KPR. Dane nie sa zapisywane do kartoteki rozrachunkow w KP. Poziom naleznosci i zobowiazan i szczegoly rozrachunkow z kontrahentami mozemy sledzic w systemach macierzystych: NA i ZO. Nr kolumny zwiazany z symbolem operacji umieszczony w pozycji dokumentu wskazuje nr kolumny, do ktorej zapisywana jest wartosc NETTO sprzedazy lub zakupu. Jezeli operacje rejestruje "nie-Vatowiec", to w NA/ZO, do pol netto powinien wpisac netto+PTU. Po pobraniu dokumentow, system KP oznaczy je jako pobrane (zapisze biezaca date przetwarzania w zbiorze dokumentow systemu NA i ZO w polu: DATAKPR). Przy kolejnej rejestracji (pobieraniu) w tym samym miesiacu, dokumenty oznaczone beda pomijane. 5.5 Numerowanie pozycji KPR wg daty ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Funkcja 'Numerowanie pozycji KPR wg daty' pozwala na zmiane ukladu pozycji w KPR tj. na uszeregowanie ich wg dat. System nadaje kolejne pozycje od 1 do ... zapisom znajdujacym sie w zbiorze wskazanego miesiaca. 5.6. Obliczanie podatku ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Podatek i zaliczki obliczane sa na podstawie danych zapamietanych w ksiegach miesiecznych KPR oraz informacji podanych przez uzytkownika. Procentowe stawki podatku pobierane sa z tabeli definiowanej w systemie AD. Obliczanie powinno odbywac sie dla kolejnych miesiecy roku. Obliczenia podatku dla danego miesiaca mozemy powtarzac wielokrotnie. Jezeli uznamy, ze zakonczylismy obliczenia dla danego miesiaca, to zamykamy ten miesiac i mozemy rozpoczac obliczenia dla miesiaca nastepnego. Obliczenia do zeznania rocznego dokonywane sa w grudniu (gdy podamy 12 jako numer m-ca obliczeniowego). Obliczone podatki i zaliczki zostaja zapamietane w kartotece podatkow i mozna je przegladac dla wszystkich miesiecy roku. Aby obliczyc podatek dochodowy, naciskamy klawisz F7 w momencie, gdy podswietlona jest kwota podatku dochodowego. Program wyswietla formatke 'Podatek dochodowy za m-c mm/rr'. Pole 'Przychod od poczatku roku' - wypelnia program. Jest to suma kolumny "Przychod" z KPR dla wszystkich miesiecy od poczatku roku. Pole 'Koszty z KPR' - wypelnia program. Jest to suma kolumn: "Koszty" dla wszystkich miesiecy od poczatku roku. Pole 'Podatek od podstawy' - oblicza program korzystajac z Tabeli Podatku Dochodowego i wyswietla obliczona kwote podatku dochodowego. Po zakonczeniu obliczen, na formatce 'Podatek za m-c mm/rr' wyswietlone sa kwoty podatku dochodowego i zaliczek do wplacenia za dany miesiac. 5.7 Zamykanie okresu obliczeniowego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zamkniecie miesiaca oznacza zapamietanie obliczonego podatku dochodowego i zaliczek w kartotece podatkow. Przed zamknieciem miesiaca nalezy: - sumy kolumn wpisac do ksiegi otrzymanej z Urzedu Skarbowego, - ksiege wydrukowac, - obliczyc zaliczke na podatek Dla zamknietych miesiecy nie bedzie mozna zmieniac zapisow w ksiedze KPR ani zmieniac obliczonych podatkow. Miesiacem obliczeniowym stanie sie miesiac nastepny po miesiacu ostatnio zamknietym. 5.8 Katalog kontrahentow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Do katalogu mozna zapisac nastepujace informacje dotyczace kontrahentow: - nazwa kontrahenta (skrocona) - moze byc wprowadzona w tej funkcji lub automatycznie w czasie dopisywania pozycji do ksiegi, - pelna nazwa kontrahenta, - NIP, - adres, telefon, telex i fax, - banki i numery rachunkow bankowych - odleglosc do kontrahenta w km (wykorzystane podczas obliczania przebiegu pojazdu) 5.9 Kontrahenci nierozliczeni i ich rozliczanie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rachunek nie jest rozliczony, gdy dla danego numeru rachunku kwota rachunkow (rodzaj R) jest rozna od sumy kwot zaplat (rodzaj Z). Na przyklad: W ksiedze zarejestrowalismy sprzedaz towaru dla odbiorcy 'ZREMB" na kwote 100 PLN pod numerem rachunku 'F0012'. Do czasu zarejestrowania platnosci od odbiorcy 'ZREMB' bedzie on nierozliczony. Rachunek mozna rozliczyc rejestrujac zaplaty w funkcji: Kontrahenci nierozliczeni -> Rozliczanie. Zaplaty rejestrujemy dla wskazanego rachunku (wg numeru rachunku) u wybranego kontrahenta nierozliczonego (dostawcy lub odbiorcy). Rozliczenie rachunku nastapi w chwili, gdy roznica pomiedzy kwota rachunku (rodzaj: R) i suma kwot zaplat (rodzaj: Z) bedzie zerowa. Jezeli przez pomylke wpiszemy wieksza zaplate niz wynosila kwota rachunku, to rozliczymy taki rachunek wprowadzajac ujemna kwote zaplaty (tzn. roznice pomiedzy kwota rachunku a kwota zaplaty). 5.10. Tabele ~~~~~~~~~~~~ Tutaj mozna prowadzic dodatkowe tabele uzywane podczas ewidencji operacji gospodarczych: 1. Ewidencja pojazdow uzywanych w firmie Dla kazdego pojazdu mozna zapisac nastepujace dane: - wlasciciel - rejestracja - marka - pojemnosc - stawka za 1 km przebiegu 2. Ewidencja przebiegu pojazdu (dla kazdego miesiaca oddzielnie) Dla kazdego pojazdu mozna zapisac nastepujace dane: - data przejazdu (dzien) - trasa - cel przejazdu - kontrahent - liczbe przejechanych kilometrow - stawka za 1 km (podpowiadana jest stawka zapisana w ewidencji pojazdow) Na podstawie tych danych wyliczany jest koszt przejazdu. 3. Ewidencja kosztow eksploatacji pojazdu (dla kazdego miesiaca oddzielnie) W tabeli tej wpisuje sie wydatki zwiazane z normalna eksploatacja pojazdu. Naleza do nich wydatki na paliwo, olej, naprawy, remonty, holowanie, oplaty parkingowe itp. Wydatki te musza byc udokumentowane faktura lub rachunkiem. Dla kazdego pojazdu zapisujemy: - date faktury (dzien) - nr faktury - cel (rodzaj wydatku) - wartosc faktury 4. Ewidencja wyposazenia Dla kazdego przedmiotu zaliczanego do wyposazenia zapisujemy - date nabycia - nr faktury - nazwe przedmiotu - cene nabycia - nr pozycji w ksiedze W przypadku likwidacji zapisujemy: - date likwidacji - powod likwidacji 5. Roczne zestawienie kosztow ekspolatacji pojazdu Dla kazdego pojazdu mozna wydrukowac tabele zawierajaca informacje: a) miesieczny koszt na podstawie tabeli (nr 2) ewidencji przebiegu pojazdu b) narastajacy koszt na podstawie tabeli (nr 2) ewidencji przebiegu pojazdu c) miesieczny koszt na podstawie tabeli (nr 3) ewidencji kosztow eksploatacji pojazdu d) narastajacy koszt na podstawie tabeli (nr 3) ewidencji kosztow eksploatacji pojazdu e) miesieczna kwota zaliczona do kosztow uzyskania przychodu f) narastajaca kwota zaliczona do kosztow uzyskania przychodu Zasada obliczania kwoty wydatkow do zaliczenia w koszty danego miesiaca jest nastepujaca: Podajemy przyklad dla marca 2000. - Jezeli kwota z tabeli 2 od 01.2000 do 02.2000 ( b ) + kwota z tabeli 2 dla 03.2000 ( a ) > kwota z tabeli 3 od 01.2000 do 03.2000 ( d ) czyli b + a > d, to w koszty wpisujemy calosc wydatkow 03.2000 razem z nierozliczonymi wydatkami z poprzednich miesiecy tzn. kwota z tabeli 3 od 01.2000 do 03.2000 ( d ) - kwota z tabeli 3 od 01.2000 do 02.2000 ( f ) czyli (d - f) - Jezeli kwota z tabeli 2 od 01.2000 do 02.2000 ( b ) + kwota z tabeli 2 dla 03.2000 ( a ) < kwota z tabeli 3 od 01.2000 do 03.2000 ( d ) czyli b + a < d, to w koszty wpisujemy kwote z tabeli 2 dla 03.2000. Pozostale wydatki bedzie mozna uwzglednic w rozliczeniu nastepnego miesiaca. 6. Tresci operacji Do tabeli wpisujemy typowe, czesto powtarzane tresci operacji wpisywane do pola 'Opis zdarzenia gospodarczego' podczas dopisywania pozycji do ksiegi. Wybieramy je potem z tabeli zamiast wpisywania z klawiatury. --- koniec ---