kr-opis.txt KR - opis systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~ (patrz tez drukowany podrecznik uzytkownika) Tresc: 1. Opis ogolny 2. Model danych 3. Podstawowe pojecia 4. Przygotowanie systemu do eksploatacji 4.1 Ustalanie parametrow dla firmy 4.2 Tabela typow dokumentow 4.3 Kartoteka odbiorcow i dostawcow 5. Eksploatacja systemu 5.1 Rejestrowanie dokumentow 5.2 Przegladanie rozrachunkow z odbiorcami i dostawcami 5.3 Drukowanie rejestrow sprzedazy i zakupow 5.4 Rozrachunki - Obliczanie odsetek 5.4.1. Opis ogolny 5.4.2. Obliczanie odsetek 5.4.3. Przyklad obliczania odsetek 5.5 Zamkniecie roku --------------------------------------------------------------------------- 1. Opis ogolny ~~~~~~~~~~~~~~ System KR adresowany jest do tych uzytkownikow pakietu TRAWERS, ktorzy eksploatuja system AD i KG i nie uzywaja systemu NA (Sprzedaz i rozrachunki z odbiorcami), ZO (Zakup i rozrachunki z dostawcami) i KB (Obrot pieniezny) a potrzebuja narzedzia do tworzenia rejestrow sprzedazy i zakupow (rejestrow VAT) oraz do prowadzenia rozrachunkow z odbiorcami i dostawcami. Wspolpraca KR z KG polega na tym, ze podczas rejestrowania pozycji dokumentu, zapisy pozycji odnosi sie bezposrednio do kont znajdujacych sie w KG, zapisuje sie je bezposrednio w zbiorze dokumentow i w kartotece KSO (Stany i Obroty). Natychmiast po zarejestrowaniu sa one "widoczne" jako obroty odpowiednich kont (w stanie nie zaksiegowanym). Dokumenty te mozna ksiegowac w KG. Jednak nie mozna ich tam poprawiac - ze wzgledu na to, ze ewentualna korekta wymagalaby zmian w rozrachunkach w KR a tego KG "nie potrafi" zrobic. System KR umozliwia: - rejestrowanie dokumentow sprzedazy i zakupow, - drukowanie rejestrow PTU (VAT), - prowadzenie rozrachunkow z odbiorcami (naleznosci) i dostawcami (zobowiazania) tj. rejestrowanie zaplat, not, roznic kursowych operacyjnych i okresowych, - rejestrowanie innych dokumentow Wszystkie dokumenty rejestrowane sa czesciowo w zbiorach KR, np. wartosc sprzedazy zapisywana jest w kartotece rozrachunkow do pozniejszego rozliczenia i czesciowo w zbiorach KG - w zbiorze dokumentow i w kartotece kont KSO. 2. Model danych ~~~~~~~~~~~~~~~ KR | KG o----------------o | | Rejestracja | | o------------------- | dokumentow **/ o----------------------->| Dokumenty rr/mm | (naglowki i | | o------------------- | pozycje) */ | | o----------------o | o--------------- | | KSO rr | o--------------- | 205000012 000012 ................................^ o---------------------- | Dluznicy o---------------------- 200000012 000012.................................^ o---------------------- | Wierzyciele o---------------------- Parametry: 201OOOOOO - struktura konta odbiorcow 205DDDDDD - struktura konta dostawcow konta roznic kursowych itp. 000012+data+nrdok o----------------------- | Rozrachunki z dluznikami (Naleznosci) o----------------------- 000012+data+nrdok o----------------------- | Rozrachunki z wierzycielami (Zobowiazanie) o----------------------- */ W NAGLOWKACH beda zapisane dane identyfikujace odbiorce/dostawce i rozrachunek (nr faktury, data sprzedazy/otrzymania itp.) (te dane beda potrzebne tylko dla rozrachunkow i rejestrow) W POZYCJACH bada zapisane dane potrzebne dla KG (te same pola co w dokumencie KG) 3. Podstawowe pojecia ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Wyjasnienie nastepujacych pojec znajduje sie w dokumentacji KG: konto, KSO, dokument ksiegowy, ksiegowanie, dokument zbilansowany, konto pozabilansowe, Bilans Otwarcia dokumentu naglowek Zawiera dane ogolne dokumentu: * nr dokumentu, * data dokumentu, * nazwa (opis), * typ (wybrany z tabeli), * rodzaj operacji: Faktura, Inne zwiekszenia, Zaplata, Inne zmniejszenia * oznaczenie kontrahenta: Odbiorca, Dostawca, Inne * charakter operacji rozrachunkowej: Rozliczajaca, Do rozliczenia, Inne * symbol kontrahenta wybrany z kartoteki odbiorcow lub dostawcow, * date i numer dokumentu rozliczanego, * numer dokumentu wlasnego lub obcego, * kwota operacji, * waluta operacji, dokumentu pozycja Zawiera dekretacje, czyli sposob zaksiegowania kwoty dokumentu na kontach systemu KG oraz dodatkowe dane wykorzystywane podczas drukowania rejestrow sprzedazy i zakupu: * rodzaj pozycji o---------------------------------------------------o | Netto - kwota netto sprzedazy lub zakupu | | PTU - kwota podatku naleznego lub do odliczenia | | Inne - inny rodzaj pozycji | o---------------------------------------------------o * PTU - nr i stawka PTU * Konto Wn * Konto Ma * Kwota * Tresc operacji rejestr sprzedazy W rejestrze sprzedazy znajda sie dokumenty, dla ktorych podano nastepujace informacje: Rodzaj operacji: Faktura Kontrahent: Odbiorca Dodatkowo mozna wybierac numery lub daty dokumentow i typy dokumentow. rejestr zakupu W rejestrze zakupow znajda sie dokumenty, dla ktorych podano nastepujace informacje: Rodzaj operacji: Faktura Kontrahent: Dostawca Dodatkowo mozna wybierac numery lub daty dokumentow i typy dokumentow. wybory podczas rejestrowania operacji: FAKTURA ODBIORCA ROZLICZAJACA Inne zwiekszenia ZAPLATA DOSTAWCA DO ROZLICZENIA Inne zmniejszenia INNE INNE Aby uzyskac zapisy --> wybieramy ------------------------------ ------------ * do dokumentow KG: wszystkie operacje * do rejestrow sprzedazy/zakupow: FAKTURA + ODBIORCA/DOSTAWCA * do rozrachunkow: FAKTURA/ZAPLATA/INNE + ODBIORCA/DOSTAWCA + ROZLICZJACA/DO ROZLICZENIA typ dokumentu np. dokument zaplaty, dokument sprzedazy, dokument zakupu na sprzedaz opodatkowana, np. ZA, SP, ZO, ZN, IN, itp. Typy definiujemy w tabeli. Podajemy podczas rejestrowania dokumentow. Mozemy tworzyc wydruki -->rejestrow, np. sprzedazy i zakupow umieszczajac w nich wskazane typy dokumentow. 4. Przygotowanie systemu do eksploatacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 4.1 Ustalanie parametrow dla firmy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Parametry steruja praca systemu, podpowiadaja standardowe wartosci. Podajemy: - Ostatni zamkniety rok Podajemy, ktory rok obrachunkowy ma byc zapisany jako ostatnio zamkniety. Jest to informacja dla programow obslugi rozrachunkow rozliczonych. Programy te zapisuja rozrachunki rozliczone do zbiorow rocznych lat otwartych, tj. wyzszych od podanego. Nalezy podac ten sam rok, co w parametrach systemu KG. - Parametry dekretacji - oznaczenie sposobu ksiegowania. W tabeli podajemy typowe, powtarzalne dekretowanie operacji zakupu i sprzedazy. System podpowie podane symbole podczas rejestrowania pozycji dokumentow. Przewidziano dekretacje dla nastepujacych pozycji: * Sprzedaz netto (N), np. 201OOOOOO Wn 701OOOOOO Ma * PTU nalezny (P), np. 201OOOOOO Wn 222OOOOOO Ma * Inna (I) * Roznica kursowa okresowa (+) * Roznica kursowa okresowa (-) * Zakup netto (N), np. 300 Wn 200DDDDDD Ma * PTU naliczony (P), np. 221 Wn 200DDDDDD Ma * Inna (I) * Roznica kursowa okresowa (+) * Roznica kursowa okresowa (-) Gdzie: OOOOOO - oznacza odbiorce DDDDDD - oznacza dostawce Podczas rejestrowania operacji system zastapi litery oznaczajace odbiorce i dostawce cyframi symbolu konkretnego kontrahenta, np. sprzedaz dla odbiorcy o symbolu 100123 zaksiegowana bedzie na konta 201100123 Wn i 701100123 Ma. Pozycje z dekretacjami: sprzedaz i zakup netto (N) oraz podatek PTU (P) zostana zapisane do rejestru sprzedazy i zakupow. Pojawia sie one w odpowiedniej kolumnie rejestru, np. sprzedaz netto wg stawki PTU 01 (22%) lub PTU nalezny wg stawki 02 (7%). 4.2 Tabela typow dokumentow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Podajemy dowolne symbole, ktore przydzielimy rejestrowanym dokumentom. Na wydrukach rejestrow mozna bedzie umiescic tylko wskazane typy. Podajemy symbol i nazwe, np. ZO Zakup na sprzedaz opodatkowana. 4.3 Kartoteka odbiorcow i dostawcow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W karcie odbiorcy/dostawcy zapisane sa dane adresowe i finansowe oraz rozne parametry sterujace praca systemu podczas odwolywania sie do odbiorcy/dostawcy podczas rejestrowania dokumentow. Dla kazdego odbiorcy/dostawcy prowadzimy osobna karte. System identyfikuje (wyszukuje) karte poprzez symbol i nazwe. Przy zakladaniu karty podajemy: Odbiorca/Dostawca Podajemy 6-znakowy symbol, np. 100021, 000011. Symbol moze byc elementem konta ksiegowego (konto analityczne) i musi skladac sie z cyfr. Nazwa Podajemy maksymalnie 60-znakowa nazwe. Ta nazwa pojawi sie na wydrukach, np. w rejestrze sprzedazy. Numer NIPu Mozna sprawdzic, czy podany NIP zostal juz wpisany do innej karty (kontrola odbedzie sie po zakonczeniu rejestracji karty). Platnik PTU (T/N) ? Pole wypelniamy dowolnie. Kraj Pole wypelniamy dowolnie. Adres Telefony Telex Fax Pan(i) Nazwisko przedstawiciela odbiorcy/dostawcy. Operator Operator odpowiedzialny za kontakty z odbiorca/dostawca. Uwagi 1, Uwagi 2 Pola na dowolny komentarz. Komorka i jednostka organizacyjna Wydzial, zaklad lub inny element w strukturze organizacyjnej odpowiedzialny za kontakty z odbiorca/dostawca. Kategoria ABC Pole wypelniamy dowolnie. Numer banku, nr rachunku bankowgo Nr pobieramy z tabeli bankow w AD. Limit kredytowy Pole wypelniamy dowolnie. Platnosc w ciagu .. dni Pole wypelniamy dowolnie. Odsetki wg tabeli Podajemy nr tabeli odsetek. Tabela znajduje sie w AD. Patrz funkcje obliczania odsetek. Staly rabat Pole wypelniamy dowolnie. Waluta Dla odbiorcow/dostawcow walutowych podajemy symbol waluty. Patrz oddzielny opis dot. operacji walutowych w KR. Numer ceny Pole wypelniamy dowolnie. Numer upustu Pole wypelniamy dowolnie. Forma platnosci Pole wypelniamy dowolnie. Obroty calkowite Zwiekszenia (sprzedaz/zakupy) i zmniejszenia (zaplaty) naleznosci/zobowiazan tego odbiorcy/dostawcy. System zapisuje do tych pol podczas rejestrownia dokumentow. Mozna je takze wpisac "recznie". 5. Eksploatacja systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 5.1 Rejestrowanie dokumentow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Podajemy: Dokument KR Podajemy kolejny numer dokumentu, np. 000012 Data Podajemy date dokumentu, np. 98.01.31 Opis Podajemy dowolny opis, np. Sprzedaz dla firmy NOWIMEX S.A. Typ Wybieramy typ dokumentu z tabeli Rodzaj operacji: * Faktura - dokument trafi do rejestru sprzedazy lub zakupu. * Inne zwiekszenia * Zaplata * Inne zmniejszenia Wszystkie wymienione dokumenty moga trafic do zbioru rozrachunkow i odpowiednio zwiekszyc lub zmniejszyc naleznosci i zobowiazania. O tym czy trafiaja, decyduja nastepne wybory. Dla kogo / od kogo: * Odbiorca - dokument trafi do zbioru rozrachunkow z odbiorcami * Dostawca - dokument trafi do zbioru rozrachunkow z dostawcami * Inne Charakter rozrachunku: * Rozliczajacy Dokument rozlicza rozrachunek, np. zaplate od odbiorcy. W kolejnym kroku bedziemy wybierac fakture do rozliczenia. * Do rozliczenia Dokument pozostanie do rozliczenia, np. przedplata od odbiorcy, faktura od dostawcy. * Inne Dokument nie zostanie zapisany w rozrachunkach Termin Termin rozliczenia rozrachunku, np. termin zaplaty Odbiorca / Dostawca Wybieramy odbiorce lub dostawce z kartoteki (F2 lub ^F2) lub dopisujemy nowego Rozliczany dokument Wybieramy rozliczany dokument, np. 97.11.24 Nr: 000001 Numer Podajemy numer dokumentu do rozliczenia, np. nr faktury lub numer dokumentu rozliczajacego, np. zaplaty z dnia ... Dzien wystawienia (dla rejestru sprzedazy) lub dzien otrzymania dokumentu (dla rejestru zakupow) Data sprzedazy Data dla rejestru sprzedazy Forma platnosci Podajemy forme platnosci (gotowka, przelew, czek,...). Kwota Podajemy kwote, ktora zostanie zapisana w rozrachunkach. Pozycje dokumentu sa rozpisaniem tej kwoty na konta ksiegowe oraz do kolumn w rejestrze sprzedazy lub zakupow. System NIE kontroluje zgodnosci podanej kwoty z suma wartosci pozycji dokumentu. Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje, ktore sa rozpisaniem kwoty (wartosci) dokumentu na konta ksiegowe oraz do kolumn w rejestrze sprzedazy lub zakupow. Podajemy: Rodzaj pozycji (N) Netto - kwota pozycji zostanie zapisana do rejestru sprzedazy lub zakupu do kolumny "Netto" (P) PTU - kwota pozycji zostanie zapisana do rejestru sprzedazy lub zakupu do kolumny "PTU" (I) Inna - Konto Wn Konto Ma Symbol konta Wn lub Ma, na ktore zapisana bedzie podana kwota. PTU Wybieramy numer i stawke PTU. Kwota pozycji pojawi sie w rejestrze sprzedazy lub zakupu w kolumnie z podanym numerem PTU. Kwota Podajemy kwote, ktora zapiszemy na podane konto lub konta. Mozemy podac zero (0.00) jezeli wartosc dokumentu ma byc zapisana tylko w rozrachunkach, bez zapisu na konta. Np. podczas rejestrowania stanow poczatkowych naleznosci. Metoda odliczenia (tylko faktura od dostawcy) Podajemy: PTU odliczany bezposrednio / PTU odliczany warunkowo / PTU nie odliczany. Od tego wyboru zalezy, do ktorej kolumny w rejestrze zakupu trafi wartosc tej pozycji. Tresc Podajemy opis pozycji (operacji). Mozemy wpisac lub wybrac z tabeli tresci operacji. Przyklad typowej dekretacji dla faktury sprzedazy: Konto sprzedazy netto, np. 700 Ma kwota 100 PLN Konto odbiorcy, np. 200 Wn kwota 100 PLN Konto PTU, np. 220 Ma kwota 22 PLN Konto odbiorcy, np. 200 Wn kwota 22 PLN 5.2 Przegladanie rozrachunkow z odbiorcami i dostawcami ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Przegladanie i wydruk aktualnych informacji o stanach rozrachunkow z odbiorcami/dostawcami w roznych ujeciach: - salda ogolne - rozrachnki nierozliczone - rozrachunki rozliczone 5.3 Drukowanie rejestrow sprzedazy i zakupow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestr sprzedazy i rejestr zakupow to wydruki uzyskane ze zbioru miesiecznych dokumentow zarejestrowanych w systemie KR. W rejestrach pojawia sie dokumenty, ktore zostaly zarejestrowane jako faktury dla odbiorcow lub faktury od dostawcow. Na wydruku mozna umiescic dokumenty wybrane wg roznych kryteriow: - typ dokumentu (wszystkie typy, wybrane typy) - od daty... do daty... lub od numeru... do numeru... - charakter odliczen (dla rejestru zakupu) 5.4 Rozrachunki - Obliczanie odsetek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 5.4.1. Opis ogolny ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Odsetki naliczane sa od zaplat dokonanych po terminie. Wysokosc naliczonych odsetek zalezy od wysokosci kwoty do rozliczenia, liczby dni zwloki w zaplacie oraz stawki procentowej. Stawki procentowe zapisane sa w tabeli stawek odsetek w AD a numer tabeli podajemy w karcie kontrahenta (mozemy ustalic indywidualne stawki poszczegolnym kontrahentom). 5.4.2. Obliczanie odsetek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie KR obliczamy odsetki od wszystkich rozrachunkow. Zarowno rozliczonych jak i nierozliczonych. Odsetki od rachunkow nierozliczonych (odsetki potencjalne), to jest informacja, jaka kwota odsetek moglibysmy obciazyc kontrahenta, gdyby zaplate dokonano we wskazanym dniu. W kwocie tej sa uwzglednione rowniez odsetki nalezne, czyli odsetki naliczone od zaplat dokonanych. Na zyczenie mozna zobaczyc kwoty zaplat i dni opoznienia. Sama note odsetkowa (dokument zwiekszajacy naleznosc od kontrahenta) rejestrujemy jako dowolny dokument "Do rozliczenia". 5.4.3. Przyklad obliczania odsetek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Zakladamy karte odbiorcy: Firma ALFA. Podajemy, ze odsetki dla tego odbiorcy bedziemy liczyli wg tabeli odsetek nr 002. Tabela 002 zapisana w systemie AD zawiera nastepujace dane: Poz od do stawka rodzaj dziennie --- -------- -------- ---- ------ -------- 001 00.01.01 00.06.30 40 % roczna 0.1096 % 002 00.07.01 00.12.31 50 % roczna 0.1370 % 2. W dniu 2000.04.01 wystawiamy fakture dla odbiorcy na kwote 1000 PLN z terminem platnosci 2000.04.14. Sytuacja A ---------- W dniu 2000.08.24 obliczamy odsetki (potencjalne, bo nie ma zaplaty) Kwota naleznosci: 1000 PLN Dni zaleglosci: 132 dni (od 00.04.15 do 00.08.24) Kwota odsetek: 159.74 PLN Wg wyliczenia: 77 dni * 0.1096 % * 1000 PLN = 84.39 (okres od 00.04.15 do 00.06.30) 55 dni * 0.1370 % * 1000 PLN = 75.35 (okres od 00.07.01 do 00.08.24) Sytuacja B ---------- Odbiorca placi czesc naleznosci: 500 PLN w dniu 2000.08.01. W dniu 2000.08.24 obliczamy odsetki (od czesci zaplaconej i czesci niezaplaconej) Kwota naleznosci: 1000 PLN Dni zaleglosci: patrz nizej Kwota odsetek: 144.00 PLN Wg wyliczenia: Od czesci zaplaconej: 77 dni * 0.1096 % * 500 PLN = 42.20 (00.04.15 - 00.06.30) 31 dni * 0.1370 % * 500 PLN = 21.92 (00.07.01 - 00.08.01) Od czesci niezaplaconej: 77 dni * 0.1096 % * 500 PLN = 42.20 (00.04.15 - 00.06.30) 55 dni * 0.1370 % * 500 PLN = 37.68 (00.07.01 - 00.08.24) Patrz tez: Tabela stawek odsetek w AD Karta odbiorcy/dostwacy 5.5 Zamkniecie roku ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zamkniecie roku polega na przepisaniu rozliczonych rachunkow odbiorcow i dostawcow do zbioru rocznego "Rachunki archiwalne" i usunieciu przepisanych z biezacych zbiorow rozrachunkow. Przepisywane rachunki (faktury i zaplaty) musza byc zaksiegowane w systemie KG W jakiej kolejnosci zamykamy rok ? Najpierw zamykamy rok w KG a potem KR. *--- koniec