na-opis5.txt NA System Sprzedazy i Rozrachunkow z Odbiorcami wersja 5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ DOKUMENTACJA UZYTKOWA 1. Informacje o systemie .................................. 1.1. Ogolny opis ........................................ 1.2. Cechy systemu ...................................... 1.3. Podstawowe pojecia uzywane w systemie .............. 2. Przygotowanie systemu do eksploatacji .................. 2.1. Definiowanie tabel i symboli ....................... 2.1.1. Definiowanie symboli operacji .................... 3. Eksploatacja systemu ................................... 3.1. Zakladanie kartoteki odbiorcow ..................... 3.2. Wprowadzanie Bilansu Otwarcia ...................... 3.3. Rejestrowanie faktur sprzedazy ..................... 3.3.1. Rejestrowanie naglowka faktury ................... 3.3.2. Rejestrowania pozycji faktury .................... 3.4. Rejestrowanie faktur korygujacych .................. 3.4.1. Rejestrowanie naglowka faktury korygujacej........ 3.4.2. Korekta pozycji sprzedazy ........................ 3.4.3. Korekta PTU naleznego ............................ 3.4.4. Korekta rabatu od wartosci faktury ............... 3.5. Rejestrowanie faktur zaliczkowych .................. 3.6. Rejestrowanie not obciazeniowych i uznaniowych ..... 3.7. Rejestrowanie faktur powtarzalnych ................. 3.8. Rejestrowanie zamowien ............................. 3.9. Rejestrowanie paragonow ............................ 3.10. Rejestrowanie paragonow korygujacych .............. 3.11. Zatwierdzanie dokumentow .......................... 3.12. Przegladanie i drukowanie informacji .............. 3.12.1. O saldzie rozrachunkow z odbiorcami ............. 3.12.2. O fakturach nierozliczonych ..................... 3.12.3. O fakturach rozliczonych ........................ 3.12.4. O stanach i obrotach ............................ 3.12.5. O wielkosci zaleglosci platniczych .............. 3.12.6. O listach seryjnych ............................. 3.13. Obliczanie odsetek ................................ 3.13.1. Wystawianie noty odsetkowej 3.15. Przesylanie polecen ksiegowania do systemu ksiegowego ................................ 3.16. Rejestr sprzedazy ................................. 3.17. Weryfikacja zapisow w kartotekach ................. 3.17.1. Dokumenty <-> Rozrachunki ....................... 3.17.2. Odbiorcy <-> Rozrachunki ........................ 3.17.3. Kiedy uruchamiac weryfikacje? ................... 3.18. Zamykanie okresu obrachunkowego ................... 3.19. Pobieranie kart odbiorcow ze zbioru OBCY.DBF ...... Dodatek A. Zestawienie wydrukow ........................... Dodatek B. Powiazanie NA i MG ............................. Dodatek C. Transakcje walutowe w systemie NA .............. Dodatek D. Ogolny schemat przetwarzania systemu ........... Dodatek E. Struktura funkcji systemu ...................... Dodatek F. Pole "M-c PTU" w dokumentach sprzedazy.......... Dodatek G. Jak rejestrowac faktury zaliczkowe ? ........... G.1 Przyklad rejestracji zaliczek i faktury koncowej G.2 Faktury zaliczkowe wystawione w roku 2010 a rozliczane w 2011 1. Informacje o systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1.1. Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~~ System NA umozliwia rejestracje sprzedazy towarow i uslug, zaplat oraz sledzenie na biezaco stanu rozrachunkow z odbiorcami. System NA wspolpracuje z systemami MG, KB i KG. W systemie NA mozna wystawiac faktury sprzedazy towarow z magazynu (informacje o towarach zapisane sa w kartotekach Systemu Gospodarki Magazynowej MG). Rejestracja faktury powoduje zarezerwowanie wskazanych ilosci w magazynie. Zatwierdzenie faktury powoduje zmniejszenie ilosci i wartosci towarow w kartotekach. System NA wspolpracuje z systemem KB. Podczas rejestrowania operacji kasowych lub bankowych w systemie KB system aktualizuje rozrachunki w NA - fakture wystawiamy w NA, a zaplate w KB. W wyniku operacji dokonywanych w systemie NA tworzone sa polecenia ksiegowania. Dokumenty sprzedazy (faktury sprzedazy, korygujace, noty uznaniowe i obciazeniowe) wystawiane sa w dwoch etapach: - rejestracja dokumentu nie powoduje zmian w kartotekach magazynowych (odpowiednie stany magazynowe sa tylko rezerwowane). Powoduje natomiast zmiany w stanach rozrachunkow z odbiorcami. Faktury zarejestrowane ujete sa w Rejestrze Sprzedazy. Pozycje dokumentu zarejestrowanego moga byc korygowane lub usuwane. Mozna usunac takze caly dokument. - zatwierdzenie dokumentu (nastepujace natychmiast po zarejestrowaniu lub pozniej) powoduje wprowadzenie zmian w kartotekach systemu (zmiane stanow magazynowych, powstanie polecen ksiegowania i ewentualny zapis o realizacji zamowienia). Po zatwierdzeniu dokument mozna skorygowac tylko poprzez wystawienie odpowiedniej faktury korygujacej lub noty. 1.2. Cechy systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - Mozliwosc wystawiania / drukowania faktur sprzedazy towarow i uslug. - Wygodna i bezpieczna praca dzieki podzialowi na rejestracje i zatwierdzanie dokumentow. - Mozliwosc sprzedazy wedlug wczesniej zarejestrowanych zamowien. - Mozliwosc wystawiania / drukowania not obciazeniowych i uznaniowych. - Mozliwosc sledzenia na biezaco stanu rozrachunkow z odbiorcami. - Emisja szeregu zestawien o ustalonej formie i tresci, np. wydruku faktur nierozliczonych, rozliczonych, zaleglosci platniczych, stanow i obrotow. - Mozliwosc czynnej wspolpracy z systemem MG i automatyczna aktualizacja ilosci i wartosci w kartotekach magazynowych. - Mozliwosc wspolpracy z systemem ksiegowym i transmisji polecen ksiegowania wynikajacych z operacji dokonanych w systemie NA. - Mozliwosc pracy w srodowisku sieci lokalnej i rozleglej - Mozliwosc ograniczenia dostepu do systemu poprzez wprowadzenie hasel i nadanie uprawnien. - Prosta obsluga systemu dzieki wykorzystaniu przejrzystego menu do wyboru funkcji, podpowiedzi, list wyboru oraz komunikatow i informacji o popelnionych bledach i wskazujacych sposob rozwiazania problemu. - Mozliwosc korzystania ze zdefiniowanych przez uzytkownika wlasnych wzorcow dokumentow oraz roznych zestawien (statystyk sprzedazy). - Wszystkie operacje dotyczace sprzedazy uwzgledniaja podatek PTU. - Bogaty i elastyczny mechanizm rabatow i upustow. - Mozliwosc przesylania informacji do drukarki fiskalnej. - Mozliwosc naliczania odsetek - Mozliwosc okreslenia zakresu wydruku Rejestru Sprzedazy (np. wg okreslonych symboli operacji, osobno dla faktur sprzedazy i korygujacych), oraz uzyskania rejestru juz na etapie rejestracji faktur. 1.3. Podstawowe pojecia uzywane w systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Odbiorca Kontrahent, ktoremu sprzedajemy towar lub usluge. Informacje o odbiorcach zapisane sa w kartotece odbiorcow. Dla kazdego odbiorcy w kartotece znajduje sie jeden zapis (rekord). Odbiorca identyfikowany jest w kartotece poprzez: - symbol - nazwe - NIP Oznacza to, ze jezeli znamy symbol lub nazwe, to system NA wyszuka karte z pozostalymi informacjami o odbiorcy. Zawartosc Karty Odbiorcy opisana jest w rozdziale: Zakladanie kartoteki odbiorcow. Rozrachunki Zdarzenia gospodarcze moga powodowac powstanie zobowiazan wobec innych podmiotow gospodarczych lub instytucji oraz naleznosci od innych podmiotow. Naleznosci i zobowiazania dziela sie na: - rozrachunki - te, ktore zostaly uznane za prawidlowe, - rozliczenia - nie uznane za prawidlowe i oczekujace na wyjasnienie, - roszczenia - kwoty w calosci lub czesci nie zaakceptowane przez dluznika, - roszczenia sporne - roszczenia skierowane do komisji arbitrazowej lub sadu w celu ich wyegzekwowania. W dalszym opisie wszystkie rejestrowane w systemie NA zdarzenia okreslac bedziemy pojeciem "rozrachunki". W NA ewidencjonujemy operacje wplywajace na stan naleznosci. Zdarzenia wplywajace na stan naszych zobowiazan wobec innych podmiotow ewidencjonujemy w systemie Zakupow i Rozrachunkow z Dostawcami ZO. Operacje zwiekszajace naleznosci od odbiorcow powoduja obciazenie kont rozrachunkow z kontrahentami (strona Wn konta "Naleznosci"). Operacje zmniejszajace naleznosci od odbiorcow powoduja uznanie kont rozrachunkow z kontrahentami (strona Ma konta "Naleznosci"). Zdarzeniami gospodarczymi, ktore powoduja powstanie, zwiekszenia lub zmniejszenia naleznosci sa: - faktury sprzedazy i korygujace - paragony i paragony korygujace - zaplaty i zwroty zaplat (w tym zaliczki i nadplaty) - noty uznaniowe i obciazeniowe W systemie NA rejestrujemy nastepujace dokumenty: Faktury Rejestracja faktur sprzedazy i korygujacych zwiazana jest z operacjami sprzedazy towarow lub uslug. Paragony Paragony dokumentuja sprzedaz towarow dla odbiorcow gotowkowych (anonimowych). Noty obciazeniowe Operacje zwiekszajace naleznosci od odbiorcy (strona WN), nie ujmowane w Rejestrze Sprzedazy (sluzace np. do rejestracji bilansu otwarcia). Noty uznaniowe Operacje zmniejszajace naleznosci od odbiorcy (strona Ma), nie ujmowane w Rejestrze Sprzedazy (sluzace np. do rejestracji bilansu otwarcia). Odsetki Kwoty z tytulu nieterminowego rozliczenia naleznosci obciazaja odbiorce (strona Wn). Odsetki potencjalne Na sume odsetek potencjalnych skladaja sie: a) odsetki nalezne, tj. od faktur zatwierdzonych, zaplaconych po terminie b) odsetki od faktur zaplaconych po terminie, lecz z nie zatwierdzonymi dokumentami zaplat c) odsetki, ktore moglibysmy obliczyc od przeterminowanych faktur gdyby zaplata za nie nastapila w dniu: rrrr.mm.dd W raporcie "Odsetki potencjalne" pojawiaja sie wszystkie faktury Rabaty Kwoty zmniejszajace naleznosci odbiorcy. Nalicza sie je od wartosci faktury wedlug stawek PTU (po zarejestrowaniu wszystkich pozycji dotyczacych sprzedazy). Rabaty udzielone moga byc rowniez podczas rejestrowania kolejnych pozycji faktury jako upusty z ceny. Cena z upustem pomnozona przez ilosc daje wartosc pozycji sprzedazy. Nadplaty Jezeli podczas rejestrowania zaplaty wprowadzana kwota bedzie wyzsza od kwoty naleznosci od odbiorcy, to roznica moze zostac zarejestrowana w systemie jako nadplata. Kwote te mozna bedzie rozdysponowac na dowolne faktury lub noty obciazeniowe, gdy tylko zostana one zarejestrowane i zatwierdzone. Kartoteka rozrachunkow W systemie NA informacje o stanie rozrachunkow zapisane sa w kartotece rozrachunkow. W dowolnej chwili mozna przegladac lub drukowac zestawienie faktur nierozliczonych i rozliczonych. Stan rozrachunkow W systemie NA mozna przegladac stany i obroty rozrachunkow z poszczegolnymi odbiorcami oraz stan wszystkich naleznosci. W funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow" dla kazdego odbiorcy mozemy zobaczyc jego saldo oraz salda wszystkich odbiorcow. Dodatkowo mozemy obejrzec informacje dotyczace faktur nierozliczonych i rozliczonych. Opis pol zestawienia: Faktura/Nota - Numer faktury lub noty rozliczonej badz nierozliczonej. Faktury - Kwoty faktur rozliczonych badz nierozliczonych. Zaplaty - Kwoty zaplat za dana fakture (w tym czesciowych). Naleznosc - Roznica miedzy kwota faktury a zaplata za nia. Stany i obroty dla danego odbiorcy przegladac mozna w funkcji "Odbiorcy->Stany i obroty". Oprocz przegladania stanow rozrachunkow z odbiorcami ("Rozrachunki->Stan Rozrachunkow") oraz stanow i obrotow dla poszczegolnych odbiorcow ("Odbiorcy->Stany i Obroty") w systemie NA mozemy rowniez uzyskac informacje o powstalych zaleglosciach ("Rozrachunki->Rozrachunki Zalegle"). Rozrachunki Zalegle Informacje na wskazany dzien o fakturach niezaplaconych w calosci lub w czesci, ktorych termin platnosci juz minal. Dla kazdego nierozliczonego odbiorcy wyswietlane sa: - symbol odbiorcy, - kwota zaleglosci z podzialem na okresy zaleglosci (np. do 30 dni, od 31 do 60 dni, powyzej 60 dni) - suma nierozliczonych faktur dla danego odbiorcy pomniejszona o sume czesciowych zaplat. Dla wybranego odbiorcy mozemy obejrzec wszystkie zalegle faktury nierozliczone z podzialem na okresy zaleglosci. Mozna rowniez obejrzec pojedyncze dokumenty. Uzyskamy wtedy informacje: o dacie dokumentu, terminie platnosci, kwocie faktury i ewentualnej czesciowej zaplacie, saldzie i rodzaju dokumentu (np. faktura sprzedazy, faktura korygujaca). Faktury Wystawianie faktur to podstawowa operacja w systemie NA. Wystawiona faktura dokumentuje sprzedaz towaru lub uslugi dla odbiorcy. Operacja ta podzielona jest na dwie fazy: rejestracje oraz zatwierdzanie faktur. - Rejestracja faktury nie powoduje zapisu informacji do kartotek magazynowych (stany magazynowe sa rezerwowane, ale nie sa zmniejszane). Kartoteki rozrachunkow sa korygowane o wartosci zarejestrowanych faktur. Tworzone sa zapisy w Rejestrze Sprzedazy. Nie tworzone sa natomiast Polecenia Ksiegowania, nie mozna rowniez rozdysponowac nadplaty (poprzez fakture tylko zarejestrowana) oraz zarejestrowac faktury korygujacej, ktora koryguje fakture jeszcze nie zatwierdzona. Pozycje faktury zarejestrowanej moga byc korygowane. Moze byc tez usunieta cala faktura. - Zatwierdzanie faktury powoduje zatwierdzenie zmian w kartotekach systemu: zmiane stanow magazynowych, zapis o realizacji zamowienia, zwiekszenie stanu naleznosci odbiorcy i powstanie dekretow do systemu ksiegowego. Uwaga! Po zatwierdzeniu faktury nie ma juz mozliwosci jej skorygowania. Jezeli wystapila pomylka w fakturze zatwierdzonej i chcemy te fakture skorygowac, to mozemy to zrobic nota uznaniowa lub wystawic fakture korygujaca. Uwaga! Noty nie sa uwzgledniane w Rejestrze Sprzedazy Rejestrowanie Faktury Sprzedazy Fakture rejestruje sie korzystajac z funkcji "Sprzedaz->Faktury Sprzedazy->Rejestracja". W NA podatek PTU naliczany jest od kazdej pozycji faktury sprzedazy, bezposrednio po zarejestrowaniu pozycji sprzedazy towarow lub uslug. Rejestrowanie Faktury Korygujacej Jezeli faktura zostala zarejestrowana i nie jest jeszcze zatwierdzona, to mozna ja poprawic w funkcji: "Sprzedaz->Faktury Sprzedazy->Korekta". Po zatwierdzeniu faktury sprzedazy nie ma mozliwosci naniesienia jakichkolwiek zmian. Mozna to zrobic tylko poprzez wystawienie faktury korygujacej w funkcji "Sprzedaz->Faktury Korygujace". Faktura korygujaca otrzyma nowy numer i bedzie zapisana w zbiorze faktur ze znakiem minus. Faktura korygujaca dotyczaca zwrotu towaru od odbiorcy po zatwierdzeniu zwieksza stany magazynowe w systemie MG. Przebieg rejestrowania faktur sprzedazy i korygujacych szczegolowo opisany jest w rozdziale: Rejestrowanie faktur. Zatwierdzanie dokumentow Przy zatwierdzaniu kazdego dokumentu (faktur sprzedazy, korygujacych, not uznaniowych i obciazeniowych) system wykonuje nastepujace operacje: - aktualizuje na stale zbior (przy rejestracji aktualizowal go tymczasowo az do zatwierdzenia - mozna bylo wtedy usunac pozycje lub caly dokument) kartoteki rozrachunkow, a zatwierdzony dokument w zaleznosci od rodzaju umieszczony zostaje na stale w: zbiorach faktur nierozliczonych lub rozliczonych. - aktualizuje stan zamowienia, pod warunkiem ze faktura byla wystawiona do wczesniej wprowadzonego zamowienia, - tworzy polecenie ksiegowania na konta podane w tabeli symboli operacji, - aktualizuje ilosc i wartosc stanow magazynowych, jezeli wykonano operacje sprzedazy magazynowej z systemu MG. Zatwierdzic mozna wybrane dokumenty (nalezy wowczas podac rodzaj i zakres dokumentow) badz wszystkie dokumenty. Jezeli jakies pozycje sprzedazy nie moga byc zatwierdzone (np. z powodu braku towaru w magazynie), to rowniez nie zostanie zatwierdzona pozycja rabatu od wartosci faktury (liczone sa one bowiem od wartosci a nie od pozycji). Dopiero po usunieciu przyczyny niezatwierdzenia faktury (np. po przyjeciu towaru do magazynu), pozycje rabatu beda mogly byc zatwierdzone. Jezeli chcemy przetransmitowac polecenie ksiegowania do systemu ksiegowego, to trzeba sie upewnic, czy nie pozostaly jeszcze niezatwierdzone dokumenty z tego m-ca. Najlepiej w takim wypadku wydrukowac liste niezatwierdzonych faktur sprzedazy i korygujacych. PTU - podatek od towarow i uslug Jest to potracalny, wielofazowy podatek obrotowy. Wielofazowy dlatego, gdyz "przechodzi" wraz z towarem lub usluga od jednego podmiotu gospodarczego do drugiego podmiotu. Potracalny dlatego, gdyz podmiot gospodarczy ma prawo zmniejszyc kwote podatku naleznego o kwote podatku "naliczonego" przy zakupie towarow i uslug. Podatek obowiazuje od 5 lipca 1993 roku. Faktura VAT Dokument stwierdzajacy dokonanie sprzedazy. Wyglad i zawartosc dokumentu mozemy sami definiowac wykorzystujac mechanizm wzorcow dokumentow. Jezeli odbiorca jest platnikiem VAT (informacja w Karcie Odbiorcy), to dokument sprzedazy bedzie mial nazwe "Faktura VAT"; jezeli nie, to wystawiony zostanie "Rachunek". P. System NA, podczas wystawiania faktur, ustala kwote podatku PTU w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku (a nie jako suma wartosci netto razy (*) stawka podatkowa). Czy taki sposob obliczen jest prawidlowy ?. O. Tak. Przepisy pozwalaja na taki sposob obliczania kwoty PTU. Patrz: Rozp. MF z 22 grudnia 1999 - Rozdz. 13 $ 37 p.2 Jezeli powstana roznice kwot PTU (na przyklad jesli w oddziale firmy zastosowany zostal inny system sprzedazy), to wystarczy zarejestrowac je jako dodatkowa pozycje "Rabat od calej faktury PTU". Kwote PTU mozna podac jako zwiekszenie lub zmniejszenie. Faktura korygujaca Fakture korygujaca wystawia sie, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatow lub podwyzszono cene oraz w razie stwierdzenia pomylki w cenie, stawce lub kwocie podatku badz w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygujaca wystawiona w przypadku pomylek powinna zawierac dane i kwoty podane w omylkowej wysokosci ("Bylo") oraz dane i kwoty w wysokosci prawidlowej ("Jest"). Gdy pomylka nastapila w oznaczeniu asortymentu, np. klient pobral czajnik a na fakturze zapisano: patelnia, to trzeba wystawic fakture korygujaca: Bylo: patelnia = 1 Jest: patelnia = 0 Oraz, dodatkowo, wystawic zwykla fakture sprzedazy na: czajnik = 1. Na fakturze sprzedazy, w pozycji dodatkowego opisu. szczegolowo opisac powody wystawienia faktury. NOTE: Nie mozna zapisac na fakturze korygujacej Bylo: patelnia = 1 Jest: patelnia = 0 Bylo: czajnik = 0 Jest: czajnik = 1 Fakture sprzedazy nalezy wystawic w miesiacu biezacym. A adresat faktur ew. korekty w swojej ewidencji powinien dokonac notami ksiegowymi (wg PN 04/2010) NIP Numer identyfikacyjny podatnika, ktory zlozyl zgloszenie rejestracyjne, nadany mu przez Urzad. Podatek naliczony Suma kwot podatkow okreslonych w fakturach, stwierdzajacych nabycie towarow i uslug, z uwzglednieniem rabatow (bonifikat, upustow, uznanych reklamacji i skont), a w przypadku importu - jest to suma kwot podatku wynikajacych z dokumentow odprawy celnej. Podatek nalezny Podatek wynikajacy ze sprzedazy (wystawionych faktur za towary i uslugi). Podatek do zaplaty Podatek nalezny minus naliczony (w zasadzie). Co podatnik musi ewidencjonowac? - Musi obliczac podatek nalezny, wynikajacy ze sprzedazy (wystawionych faktur wlasnych), - Musi rejestrowac podatek zawarty w towarach i uslugach zakupionych (na podstawie faktur od dostawcow). Na podstawie w/w dokumentow podatnik oblicza kwote do zaplaty dla budzetu tj. podatek nalezny minus podatek zawarty w zakupach (naliczony). Rozliczenie odbywa sie co miesiac. - Musi miec takze mozliwosc utworzenia zestawien pokazujacych sprzedaz, zakup i zwiazane z nimi stawki i kwoty podatkow. W systemie NA zestawienia takie mozna otrzymac korzystajac z funkcji "Okresowe->Rejestr sprzedazy". Rejestr sprzedazy mozna uzyskac dla wybranego zakresu dat badz numerow faktur, dla wybranych symboli operacji, osobno dla faktur sprzedazy i korygujacych. Rejestr sprzedazy nie zawiera informacji o notach uznaniowych i obciazeniowych. System NA umozliwia wystawianie faktur VAT i korygujacych zawierajacych wszystkie dane wymagane przez odpowiednie przepisy prawne. Wszystkie operacje z wyjatkiem not obciazeniowych i uznaniowych wykonywane w systemie NA uwzgledniaja PTU i pozwalaja na wlasciwe jego obliczenie i ksiegowanie. Uwagi: - Cena towaru moze byc podawana jako cena netto (bez PTU) lub brutto (z PTU). - Przy sprzedazy magazynowej system wyswietla numer tabeli PTU i stawke dla tego numeru tabeli pobrana z systemu AD. Rabaty Rabat zmniejsza wartosc faktury. Udziela sie go po zarejestrowaniu wszystkich pozycji faktury (sprzedazy i PTU). Rabat od wartosci faktury jest zalezny od stawek PTU. Osobno rejestruje sie rabat od np. sumy wartosci netto wedlug stawki 7%, a osobno od sumy wartosci netto wedlug stawki 22%. Rabat zmniejsza o wskazany procent wartosc netto sprzedazy oraz podatek PTU. Upusty Upust zmniejsza cene sprzedazy o podany procent. Zmniejszona cena sprzedazy nazywana jest "cena z upustem". Upust mozna wpisac podczas rejestrowania pozycji sprzedazy. Mozna takze okreslic wczesniej dla danego odbiorcy numer upustu. Wtedy podczas rejestrowania kolejnych pozycji, system bedzie podpowiadal, jaki powinien byc upust. W tym celu nalezy: 1. W funkcji "Tabele->Upusty" w AD zdefiniowac tabele upustow w zaleznosci od ilosci, wartosci lub grupy, do ktorej nalezy towar lub usluga lub w zaleznosci od grupu upustu. 3. W katalogu odbiorcy okreslic numer upustu (0, 8 lub 9) Wielkosc upustu udzielanego klientowi mozna zmienic bezposrednio przy pozycji na fakturze. Przyklad: W magazynie znajduja sie dyskietki HD 3.5". - W cenniku katalogowym w MI zapisane sa m. in. nastepujace informacje: Indeks: 001 Nazwa: Dyskietki HD 3.5" Cena sprzedazy1: 1.20 Cena sprzedazy2: 1.30 Cena sprzedazy3: 1.33 - W kartotece odbiorcy systemu NA zapisane sa m. in. nastepujace informacje: Nazwa: Alfa PHU S.C. Nr ceny: 3 Nr upustu: 9 Nr tabeli upustu: DETAL - W tabeli upustow DETAL w AD zapisane sa nastepujace informacje: Poziom: Od Do Upust (%) 1 10.01 20.00 5.0000 2 20.01 30.00 10.0000 3 30.01 90.00 20.0000 Jezeli sprzedajemy dyskietki HD 3.5" dla odbiorcy Alfa PHU S.C., to system NA wyswietli cene sprzedazy3 z karty magazynowej (gdyz dla tego odbiorcy sprzedajemy wg ceny nr 3 - cene mozna w zmienic) oraz upust wg tabeli upustow nr DETAL (gdyz dla tego odbiorcy udzielamy upustu nr: 9). Np. Jezeli sprzedajemy 10 dyskietek po 1,33 zl to wartosc sprzedazy wyniesie 13,30 zl. Wg tabeli upustow DETAL - dla takiego poziomu wartosci sprzedazy, upust od ceny wynosi 5%. Dlatego system podpowie cene 1,33 zl i upust 5% i po zaakceptowaniu tych wielkosci wyliczy wartosc sprzedazy: 10 * 1,26 zl (cena po upuscie) = 12,60 zl. Upust od ceny mozna definiowac w zaleznosci od ilosci sprzedazy, jej wartosci oraz grupy towaru czy uslugi. Decydujemy o tym podczas wypelniania tabeli upustow. Jezeli chcemy wyslac do odbiorcow cennik naszych towarow i podac zasady udzielania upustow, to: - mozemy utworzyc i wydrukowac cennik w systemie MI - mozemy wydrukowac cennik przy pomocy systemu PM. W cenniku umieszczamy wtedy tylko te towary, dla ktorych stosujemy upust wg. tabeli, np. tabeli nr 001. - mozemy wydrukowac tabele upustow w systemie AD. 2. Przygotowanie systemu do eksploatacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Nalezy podac parametry firmy, ktore beda obowiazywaly w systemie podczas pracy z ta firma: Ostatni zamkniety okres - Podajemy miesiac oraz rok, ktory zostal zamkniety jako ostatni. W momencie rozpoczecia pracy z systemem, chcac np. wprowadzic bilans otwarcia na poczatek roku (najlepiej to zrobic w m-cu 12 - zeby obroty nowego roku nie byly zawyzone przez BO) wpisujemy jako ostatni zamkniety okres m-c 11. Do zamknietego miesiaca nie mozna dopisywac ani korygowac dokumentow. Po dopisaniu firmy nie mozna juz skorygowac tego pola. Od 07/2009 ostatni zamkniety okres podaje sie podczas dopisywania firmy. Struktura numeru dokumentu. System umozliwia wprowadzanie numeracji zawierajacej litery na poczatku numeru dokumentu. Mozna w ten sposob roznicowac dokumenty, np. FV0001/01/98 - Faktury VAT RK0001/01/98 - Rachunki uproszczone Czy kontrolowac limit kredytowy odbiorcy? Podajemy "Tak", jezeli chcemy, aby system kontrolowal poziom udzielonego kredytu, tzn. Kwoty, do-jakiej odbiorca moze byc zadluzony. Dokladniejsze informacje zawiera opis Kartoteki odbiorcow. Symbol odbiorcy, ktoremu sprzedajemy za gotowke Odbiorca znajdujacy sie w kartotece, ktoremu sprzedajemy za gotowke tj. po wystawieniu dokumentu (paragonu) musimy zapisac zaplate. Musimy podac odbiorce gotowkowego, gdy zamierzamy wystawiac dokumenty sprzedazy w funkcji: "Paragony". Sprawdzaj naleznosci zalegajace dluzej niz n dni Podajemy liczbe dni zalegania 2.1. Definiowanie tabel i symboli ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.1.1. Definiowanie symboli operacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Symbole operacji okreslaja, na jakie konta maja byc tworzone polecenia ksiegowania do systemu ksiegowego podczas wykonywania poszczegolnych operacji w systemie NA. Sposob tworzenia polecen ksiegowania (dekretowanie) zalezy od systemu ksiegowosci obowiazujacego w przedsiebiorstwie. Najistotniejszym elementem tego systemu jest plan kont. Dlatego definiowanie symboli operacji nalezy wykonywac przy udziale glownego ksiegowego przedsiebiorstwa i ze swiadomoscia, ze operacje zarejestrowane w systemie rozrachunkow z odbiorcami musza znalezc wlasciwe odbicie w systemie ksiegowym. W NA uzytkownik moze dopisac symbole operacji dla rodzajow operacji: - Sprzedaz z magazynu (wartosc netto) - Korekta (-) sprzedazy z magazynu (wartosc netto) - Sprzedaz uslug (wartosc netto) - Korekta (-) sprzedazy uslug (wartosc netto) - PTU (VAT) nalezny (kwota podatku) - Korekta (-) PTU (VAT) naleznego (kwota podatku) - Wydanie opakowania z magazynu - Zwrot opakowania do magazynu - Inne obciazenia (Wn) (wartosc brutto) - Inne uznania (Ma) (wartosc brutto) Wymienione operacje nazywac bedziemy dalej: Rodzajami operacji. Niektore z wymienionych wyzej operacji moga byc wykonane w wyniku roznych wydarzen gospodarczych, np. mozemy tworzyc roznego rodzaju dokumenty sprzedazy. Po wykonaniu operacji system tworzy polecenie ksiegowania, ktore mozna przeslac do systemu ksiegowego lub wydrukowac i zaksiegowac w systemie ksiegowosci "recznej". Rozne zdarzenia powoduja rozne dekretowania w systemie ksiegowym. W systemie NA mozna ustalic rozne Symbole operacji dla tych samych Rodzajow operacji i ustalic dla nich rozne sposoby tworzenia polecen ksiegowania. Definiowanie symboli operacji oraz sposobu dekretowania odbywa sie w module "Tabele". Uwaga! Przed rozpoczeciem rejestrowania okreslonej operacji (np. sprzedazy uslug) nalezy zdefiniowac symbol operacji dla danego rodzaju operacji w module "Tabele->Symbole Operacji". Podczas definiowania symboli operacji podajemy: Rodzaj operacji - Wybieramy jeden z mozliwych do wykonania w systemie rodzajow operacji (F2). Symbol operacji - Podajemy symbol i nazwe operacji. Mozemy podac dowolny symbol i dowolna nazwe, np. "Spt/01" "Sprzedaz tow. 201/730." Zaleca sie, aby w nazwie operacji podawac symbole kont, na ktore ksiegujemy operacje. W czasie rejestrowania dokumentow program wyswietla liste (F2) wprowadzonych operacji podajac symbol i nazwe operacji. Podane w nazwie symbole kont ulatwiaja identyfikacje operacji. Nastepnie definiujemy konta, na ktore zaksiegujemy kwote operacji. Konto - Podajemy symbol konta. Symbol moze skladac sie z cyfr oraz nastepujacych liter: - ZZZZZZ - symbol zlecenia - OOOOOO - symbol odbiorcy - KK - komorka organizacyjna - JJ - jednostka organizacyjna - MM - symbol magazynu - GG - symbol grupy indeksow - XX - inne Przyklad Firma ksieguje sprzedaz uslug (wartosc netto) na konta: 201 Wn/701Ma, z tym, ze: - uslugi dotyczace transportu ksiegowane sa na konta: 201Wn/70101Ma - uslugi dotyczace napraw pogwarancyjnych na konta: 201Wn/70102Ma - pozostale uslugi zas na konta: 201Wn/70199Ma. Zamiast wprowadzac 3 rozne symbole operacji dla "Sprzedazy uslug", wystarczy wpisac jeden symbol, konta zas rozpisac nastepujaco: 201Wn / 701JJ Ma. Wtedy podczas rejestrowania faktur sprzedazy po wybraniu symbolu operacji, pojawi sie dodatkowe pole "JJ", gdzie wpisujemy ostatnie 2 cyfry konta 701. Istnieje rowniez mozliwosc uzycia w symbolu konta szescioznakowego symbolu odbiorcy OOOOOO, np. 201OOOOOO (jesli planujemy prowadzenie rozrachunkow jednoczesnie w systemach NA i ksiegowym). Nie zaleca sie jednak prowadzenia analityki rozrachunkow w tych dwoch systemach jednoczesnie, ze wzgledu na niepotrzebne rozbudowanie systemu (skoro i tak cala analityka jest prowadzona w NA). Jest to wyjasnione nieco szerzej w rozdziale: Przesylanie polecen ksiegowania do systemu ksiegowego. Strona - Podajemy "Wn" lub "Ma". Znak - Podajemy "+" lub "-". Jezeli wybierzemy znak "-", to kwota operacji zostanie zapisana na zdefiniowanym przez nas koncie ze znakiem "-". Procent wartosci - Podajemy, jaki procent kwoty operacji zapisany zostanie na wskazane konto. Pole to w zasadzie powinno byc zawsze ustawione na "100%". Jezeli zas chcemy dana kwote rozdysponowac w okreslonych procentach na konta sprzedazy, to mozemy okreslic, ze np. na konto 701 ma byc zarejestrowane 30% kwoty, na konto 702 40% kwoty, zas na konto 703 30% kwoty (suma procentow musi dac 100). Suma - Podajemy "Tak", jezeli chcemy, aby wszystkie zapisy na to konto powstale podczas rejestrowania dokumentow, zostaly zsumowane przed przekazaniem do systemu ksiegowego (wtedy bedzie na danym koncie jeden sumaryczny zapis z przetransmitowanego dokumentu z systemu NA). Jesli podamy "Nie", to przekazane zostana wszystkie pozycje wchodzace w sklad tych zapisow. Podajac "Dok" spowodujemy, ze przekazane zostana oddzielne sumy zapisow z poszczegolnych dokumentow (polecenia ksiegowania sumowane beda w ramach jednego symbolu operacji i jednego dokumentu). Zaleca sie, aby prowadzac szczegolowa analityke w systemie NA, nie transmitowac analitycznie (Suma-Nie) polecen ksiegowania. Spowoduje to niepotrzebne rozbudowanie systemu. Najlepiej wiec, gdy sumy symboli operacji dla sprzedazy, not i PTU sa ustawione na Tak. Dla operacji korekt sprzedazy i PTU mozna wpisac: Suma-Nie, tak, aby po zaksiegowaniu dokumentow z systemu NA, mozna bylo wyodrebnic sumaryczne zapisy dla operacji sprzedazy, not i PTU od analitycznych zapisow dla korekt. Jezeli system NA powiazany jest z systemem MG, to symbole operacji (rodzaju Sprzedaz z magazynu i Korekta (-) sprzedazy z magazynu) w systemie NATRES musza byc identyczne jak symbole operacji (rodzaju Rozchod i Zwrot do magazynu) w systemie MG. Jezeli symbole nie beda zgodne, system nie pozwoli na zarejestrowanie faktury. Symbole operacji mozna dopisywac, korygowac i usuwac w dowolnej chwili pracy z programem. Nie nalezy jednak (dla potrzeb kontroli) usuwac i korygowac symboli operacji, na podstawie ktorych zarejestrowalismy juz dokumenty. Dane Firmy Przykladowej zawieraja przykladowe symbole operacji. 3. Eksploatacja systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 3.1. Zakladanie kartoteki odbiorcow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Informacje dotyczace nowych odbiorcow mozemy wprowadzic w module Odbiorcy w funkcji "Kartoteka Odbiorcow->Dopisywanie" oraz podczas rejestrowania dokumentow. Przy dopisywaniu nowego odbiorcy do kartoteki musimy podac nastepujace informacje: Odbiorca - Podajemy 6-znakowy symbol, np. 100021, GD0011. Symbol odbiorcy moze byc elementem konta ksiegowego (konto analityczne odbiorcy) - w takim przypadku symbol musi skladac sie z cyfr. Nazwa - Nazwa odbiorcy (o dlugosci do 60 znakow). Ta nazwa pojawi sie na wydrukach, np. fakturze, rejestrze sprzedazy. Nazwa, podobnie jak symbol, identyfikuje odbiorce. NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej odbiorcy. Adres - Kod pocztowy, miejscowosc, ulica i nr siedziby odbiorcy. Pan(i) - Nazwisko przedstawiciela odbiorcy, z ktorym bedziemy sie kontaktowali; pojawi sie na fakturze jako osoba odbierajaca fakture. Telefon (1 i 2), Telex, Fax - Numery urzadzen telekomunikacyjnych odbiorcy. Operator - Operator odpowiedzialny za kontakty z odbiorca. Uwagi 1, Uwagi 2 - Pola na dowolny komentarz dotyczacy odbiorcy. Komorka i jednostka organizacyjna - Wydzial, zaklad lub inny element w strukturze organizacyjnej odpowiedzialny za kontakty z odbiorca. Kategoria ABC - Podajemy A, B, C w zaleznosci od waznosci odbiorcy, np. rabatow udzielamy tylko odbiorcom A. Numer banku, nr rachunku bankowego - Nr pobieramy z tabeli bankow w AD. Podczas tworzenia propozycji przelewow w systemie KC pobierany bedzie pierwszy z dwoch podanych tutaj bankow i rachunkow. Limit kredytowy - System moze kontrolowac poziom naleznosci od odbiorcy (wielkosc kredytu jakiego mu udzielamy). Jezeli podczas wystawiania faktur (sprzedazy) naleznosci przekrocza podany limit kredytu, to system upewni sie, czy rzeczywiscie chcemy sprzedawac temu odbiorcy: Limit kredytowy przekroczony o ... zl. Czy kontynuowac? Platnosc w ciagu ... dni - Liczba dni liczonych od daty wystawienia dokumentu, w czasie ktorych powinna byc uiszczona zaplata. Jezeli zaplata wplynie po tym terminie, to mozna temu odbiorcy naliczyc odsetki. Odsetki wg tabeli - Numer tabeli definiujacej sposob naliczania odsetek dla tego odbiorcy. Staly upust - Okreslamy w % staly upust od ceny, jakiego bedziemy udzielac odbiorcy. Jezeli w polu "Numer upustu" wpiszemy "0", to system wyswietli podczas rejestracji faktury wielkosc stalego upustu (Patrz opis sposobow udzielania upustow w opisie tabeli upustow w AD). Waluta - Dla odbiorcow walutowych podajemy symbol waluty. Patrz oddzielny opis dot. operacji walutowych w NA. Numer ceny - Wpisujemy numer ceny sprzedazy, ktora bedzie stosowana badz przy sprzedazy magazynowej badz przy sprzedazy uslug. Ceny powinny zostac wczesniej zdefiniowane w cenniku. Cena sprzedazy o podanym numerze bedzie wyswietlana na ekranie w momencie sprzedazy danego towaru lub uslugi w polu "cena". Numer upustu - Jezeli podamy: - 0 - to cena sprzedazy obnizona bedzie o % podany w polu "Staly upust", - 8 - to cena sprzedazy obnizona bedzie o % pobrany z tabeli upustow od asortymentu - 9 - to cena sprzedazy obnizona bedzie o % pobrany z tabeli upustow od IWGU (ilosci, wartosci, grupy towarowej, grupy upustowej) Patrz opis sposobow udzielania upustow w opisie tabeli upustow w AD Forma platnosci - Proponowana forma: Gotowka, itp. Obroty calkowite - Zwiekszenia (sprzedaz) i zmniejszenia (zaplaty) naleznosci tego odbiorcy. System zapisuje do tych pol podczas rejestrowania operacji. Mozna je takze wpisac "recznie". W trakcie rejestrowania dokumentow, w polu symbol odbiorcy wyswietlona zostanie (F2) lista wprowadzonych odbiorcow wedlug symboli. Mozna rowniez szukac odbiorcy po nazwie. Trzeba przejsc wtedy na pole nazwa odbiorcy (TAB) i wpisac szukana nazwe firmy lub czesc tej nazwy. Po nacisnieciu F3 system wyswietli wszystkich odbiorcow, ktorych nazwa zawiera wpisany fragment. np. po wpisaniu do pola nazwa odbiorcy fragmentu: Budo (F3) system wyszuka i wyswietli liste odbiorcow: Budolwex Sp. z O.O Domex Przeds. Budowlane Kaczkowski M. Firma Budowlana Zaleca sie wpisywanie nazw rozpoczynajacych sie od nazwy firmy np. "Oceanik Spolka z O.O", a nie "Spolka z O.O Oceanik". Przyspieszy to wyszukiwanie odbiorcy wedlug nazwy. 3.2. Wprowadzanie Bilansu Otwarcia ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Jezeli rozpoczynamy prace z systemem na poczatku nowego roku, to musimy wprowadzic bilans otwarcia badz w m-cu obliczeniowym styczniu, badz w m-cu grudniu (jako bilans zamkniecia - jest to zalecane z tego wzgledu, ze nie zawyzamy obrotow m-ca stycznia). Trzeba pamietac, aby podczas dopisywania firmy (w funkcji "Pomocnicze->Firmy") ustalic prawidlowo ostatni zamkniety okres (np. w przypadku wprowadzania BO w grudniu ostatni zamkniety okres to listopad roku poprzedniego). Bilans otwarcia w systemie NA wprowadza sie w funkcji: Inne obciazenia lub Inne uznania. Przed rozpoczeciem wprowadzania nie rozliczonych faktur nalezy zdefiniowac symbole operacji dla Innych obciazen i Innych uznan. Nalezy uzupelnic pola: Symbol operacji - Zaleca sie wprowadzenie jednoznacznego symbolu (np. BO /WN), ktory pozwoli pozniej zidentyfikowac operacje jako wprowadzenie bilansu otwarcia. Nazwa - Wpisujemy nazwe operacji np. Wprowadz. BO 201/ Konto - Wpisujemy symbol konta naleznosci np. 201 Strona - W przypadku Innych obciazen strona konta "Naleznosci" powinna byc Wn, w Innych uznaniach strona konta "Naleznosci" powinna byc Ma. Znak - Podajemy znak, z jakim dana kwota ma byc ksiegowana na koncie. W przypadku BO znak powinien byc "+". Procent wartosci - Podajemy, ile procent kwoty ma byc zaksiegowane na koncie. Zaleca sie wpisanie tu 100%, gdyz po wprowadzeniu bilansu otwarcia mozna wydrukowac polecenie ksiegowania z wyszczegolnionymi zapisami dotyczacymi BO. Suma - Podajemy Tak - w systemie ksiegowym po transmisji polecen ksiegowania z systemu NA widoczny bedzie jeden zapis z bilansu otwarcia. Dla bilansu otwarcia okreslamy tylko 1 konto (konto Naleznosci). W ten sposob w systemie NA bedziemy mieli wprowadzone dla danych odbiorcow faktury nierozliczone (uwaga! W Innych obciazeniach lub Innych uznaniach wpisujemy nierozliczone faktury w kwotach brutto) i w kolejnych miesiacach bedzie mozna odniesc do nich zaplaty. Uwaga! W systemie ksiegowym nalezy wprowadzic na konto "Naleznosci" syntetyczny zapis dotyczacy bilansu otwarcia. Uwaga! Po przetransmitowaniu polecenia ksiegowania dotyczacego bilansu otwarcia do systemu ksiegowego trzeba je usunac w funkcji "Dokumenty->Rejestrowanie dokumentow->Usuwanie". Jezeli rozpoczynamy prace z systemem w polowie roku, to mozemy wpisac bilans otwarcia w miesiacu poprzedzajacym m-c, w ktorym chcemy rejestrowac dokumenty np. chcemy rozpoczac prace w czerwcu, to bilans otwarcia czyli faktury nie rozliczone na koniec maja wpisujemy w Innych obciazeniach lub uznaniach w m-cu maju (ostatni zamkniety m-c w parametrach firmy to kwiecien). Mozna rowniez wpisywac dokumenty z m-c biezacego (tu z czerwca) i jednoczesnie wprowadzac wstecz dokumenty z miesiecy poprzednich. 3.3. Rejestrowanie faktur sprzedazy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestrowanie faktur sprzedazy to podstawowa operacja w systemie NA, dokumentujaca sprzedaz towaru lub uslug odbiorcom. Rejestracja faktury odbywa sie w kilku pozycjach: 1. najpierw rejestrujemy pozycje sprzedazy towarow lub uslug. 2. jezeli chcemy udzielic odbiorcy rabatu od calej wartosci faktury, to mozemy to zrobic w kolejnej pozycji Rabat od wartosci f-ry wg stawki PTU. Po podaniu stawki rabatu, program zmniejszy wartosc netto faktury oraz wartosc PTU o % rabatu. 3. w pozycji Opakowania zwrotne rejestrujemy obrot opakowaniami zwrotnymi. Obrot ten nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i nie jest ujmowany w rejestrze sprzedazy. 4. mozemy umiescic dowolny dodatkowy opis. 3.3.1. Rejestrowanie naglowka faktury ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Odbiorca - Podajemy symbol lub nazwe odbiorcy, ktoremu wystawiamy fakture. Jezeli odbiorca znajduje sie juz w kartotece, to jego symbol mozna znalezc na dostepnej liscie wyboru (klawisz F2). Mozna rowniez znalezc odbiorce po nazwie (szczegolowo jest to opisane w rozdziale Zakladanie kartoteki odbiorcow). Pozostale dane system wprowadzi sam, czerpiac je z kartoteki. Jesli wpiszemy nowa nazwe (lub symbol), to system da nam okazje natychmiastowego dopisania nowego odbiorcy do kartoteki. Po dopisaniu danych do Kartoteki system powroci do rejestracji faktury. Nr dokumentu - Zostanie wpisany automatycznie. Jezeli w parametrach firmy okreslilismy ilosc poczatkowych liter w numerze dokumentu, to nalezy je wprowadzic, a system wpisze po nich kolejny numer faktury oraz miesiac obliczeniowy i rok np. FV0154/05/98. Numeracja podpowiadana przez system jest naliczana w ramach miesiaca tzn. ze np. pierwszy dokument w lutym roku 98 bedzie mial numer 000001/02/98. Numer ten mozna zmienic. Jezeli np. chcemy, zeby faktury byly numerowane narastajaco w ciagu roku, to w kazdym kolejnym miesiacu nalezy zmienic pierwszy numer faktury na kolejny liczony od poczatku roku. Przy rejestracji nastepnej faktury system poda kolejny numer faktury. Na przyklad, np. jezeli w styczniu wystawilismy 110 faktur, to w powyzszym przykladzie zmienimy numer 1 na 111; przy wystawianiu kolejnej faktury program poda numer kolejny czyli 000112/02/98. Naciskajac klawisz F3 mozna zobaczyc liste wszystkich zarejestrowanych faktur. System nie pozwoli na ponowne nadanie numeru juz uzytego. Z dnia - Wpisujemy dzien rejestracji/wystawienia faktury. Miesiac jest juz podany przez system (jest taki sam jak miesiac obliczeniowy) i nie mozna go zmienic. Data sprzedazy - Wpisujemy date sprzedazy M-c PTU Opis w zalaczniku Adresat - Podajemy symbol i nazwe adresata faktury (moze byc inny niz odbiorca - platnik faktury). Nazwe i adres adresata mozemy umiescic na wydruku faktury. Odbierajacy - Osoba upowazniona do odbioru faktury. System podpowiada nazwisko wpisane do karty odbiorcy. Termin platnosci - System wyswietli date (mozna ja zmienic) Wynikajaca z przypisanej temu odbiorcy w kartotece ilosci dni do zaplaty. Forma - Wybieramy z listy (gotowka, przelew, czek) forme platnosci za fakture. Uwagi - Podajemy dowolny tekst, ktory moze znalezc sie na fakturze. 3.3.2. Rejestrowania pozycji faktury ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje faktury. Mozemy wpisac nastepujace rodzaje pozycji: 1. Sprzedaz towarow 2. Sprzedaz uslug 3. Rabat od calej faktury wg PTU 4. Wydanie i zwrot opakowan 5. Dodatkowy opis 1. Sprzedaz towarow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Nr pozycji - Faktury moga byc wielopozycyjne. System automatycznie wyswietla kolejne pozycje faktury. Mg/Gr/Indeks - Wybieramy magazynu, z ktorego sprzedajemy towar, grupe oraz indeks lub nazwe. System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i cene sprzedazy. PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej. Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej. Ilosc - Podajemy ilosc sprzedawanego towaru. Jezeli wpiszemy ilosc wieksza niz jest na stanie w magazynie, to system zapyta: "Czy rejestrowac ilosc wieksza niz dostepna w magazynie?" Zarejestrowanie faktury powoduje rezerwacje podanej ilosci. Dopiero zatwierdzenie faktury spowoduje rozchod. Zatwierdzic mozna jednak tylko tyle, ile jest w magazynie. Cena (netto lub brutto) - System wyswietla jedna z cen sprzedazy z cennika: 1...6 w zaleznosci od numeru podanego w karcie odbiorcy. Upust - System podpowiada % upustu wynikajacy z wartosci pola "Nr upustu" w karcie odbiorcy (patrz opis). Cena z upustem - Wyliczana przez system. Wartosc - Wyliczana przez system. Operacja sprzedazy i PTU - Podajemy symbole operacji sprzedazy i PTU z tabeli operacji. Z podanymi operacjami zwiazana jest dekretacja, czyli tworzenie polecen ksiegowania. Polecenia ksiegowania tworzone sa dla sprzedazy netto (cena * ilosc) i PTU naleznego (sprzedaz netto * stawka PTU z karty magazynowej). Symbole oznaczone (patrz tabela) wyswietlane sa automatycznie. Sprzedaz uslug ~~~~~~~~~~~~~~ Pozycja sprzedazy uslug rejestrowana jest podobnie jak pozycja sprzedazy towarow. Informacje o usludze (indeks, nazwa, jm. cena, itd) pobierane sa z KIM. Rabat od celej faktury wg PTU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Upust od ceny sprzedazy towaru lub uslugi zostal juz opisany wyzej (rejestrowanie pozycji sprzedazy towarow i uslug). Mozemy rowniez udzielac rabatu od calej faktury, np. po osiagnieciu okreslonej wartosci faktury. Udzielony rabat musi proporcjonalnie zmniejszyc wartosc sprzedazy netto i wartosc PTU i byc odpowiednio zaksiegowany. System automatycznie wyliczy wartosc zmniejszajaca sprzedaz netto i kwote PTU naleznego. Po zarejestrowaniu podatku PTU, mozna zarejestrowac rabat od wartosci faktury wedlug stawek PTU. % - Wpisujemy % rabatu. O ten % zostanie zmniejszona wartosc sprzedazy netto i PTU nalezny. PTU: Nr, Stawka - Z listy wyboru (F2) wybieramy numer i stawke podatku. Kwota rabatu zostanie obliczona od wartosci netto wedlug wybranej stawki PTU. Netto - rabat, PTU - rabat - Wybieramy symbole operacji, ktore okreslaja sposob ksiegowania. Sprzedaz, PTU nalezny - Po wybraniu numeru i stawki PTU pola: "Sprzedaz" i "PTU nalezny" zostana automatycznie uzupelnione przez system. Rabat, Operacja - Wybieramy symbol operacji dla korekt sprzedazy. Wartosc - Po podaniu stawki rabatu system sam wyliczy wartosc rabatu. Kwoty tej nie mozna zmienic. PTU-rabat, Operacja - Wybieramy symbol operacji dla korekty PTU naleznego. Wartosc - System obliczy kwote korekty PTU zgodnie ze stawka rabatu. Kwoty tej nie mozna zmienic. Rejestracja obrotu opakowaniami zwrotnymi ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W pozycji "Wydanie opakowan" i "Zwrot opakowan" rejestrowac mozna obrot opakowaniami, za ktore pobierana jest kaucja (np. butelki, worki). Obrot opakowaniami jest zwolniony od podatku PTU. Nie jest wiec ujmowany w rejestrze sprzedazy. Wartosci opakowan zwrotnych nie uwzglednia sie w fakturze. Jednak fakt pobrania opakowan moze byc odnotowany na formularzu faktury po zakonczeniu tresci merytorycznej, tzn. po okresleniu kwoty naleznosci ogolem wraz z naleznym podatkiem wyrazonej liczbowo i slownie. Wartosc opakowan zwieksza naleznosc od odbiorcy (jest to kaucja, a wiec musi za to zaplacic). W systemie NA ewidencjonujemy obroty opakowaniami wlasnymi. Mozna to robic w powiazaniu z systemem MG. Wtedy wydanie opakowania powoduje rozchod z magazynu, a przyjecie - zwrot do magazynu. W systemie MG nalezy utworzyc magazyn dla opakowan. Jezeli chcemy wyceniac opakowania wedlug cen magazynowych, to najlepiej ustalic ceny sprzedazy na poziomie cen zakupu. Jako metode wyceny mozna ustalic cene ewidencyjna. Do rejestracji obrotu opakowaniami w systemie NA sluza operacje: zwrot opakowania do magazynu i wydanie opakowania z magazynu. Jednoczesnie w systemie MG trzeba dopisac symbole operacji (musza byc identyczne jak symbole w NA dla w/w operacji) dla Zwrotow i Przychodow. Mozna rowniez ewidencjonowac obrot opakowaniami bez powiazania z magazynem. Nalezy wtedy dopisac odpowiednie symbole operacji dla sprzedazy uslug i korekt (-) sprzedazy uslug. Aby zarejestrowac obrot opakowaniami, trzeba podac nastepujace informacje: Magazyn - Wpisujemy numer magazynu dla opakowan Rodzaj - Pole to bedzie dostepne, jezeli wybierzemy symbol operacji dla sprzedazy uslug lub dla korekty (-) sprzedazy uslug. Mozna wybrac: usluge lub opis. Rodzaj opis sluzy do opisu uslugi zarejestrowanej w poprzedniej pozycji. Gr/Indeks - Wybieramy z listy (F2) lub wpisujemy sami grupe i indeks dla danego towaru czy uslugi. J.m. - Jednostka miary dla opakowan Ilosc - Wpisujemy ilosc przyjetych lub wydanych opakowan Cena netto - Wpisujemy cene opakowania. Cena ta bedzie wyswietlana przez system, jezeli zaznaczylismy w kartotece odbiorcy numer ceny, ktora ma obowiazywac dla tego odbiorcy. Cene mozna zmienic. Upust - Wpisujemy % upustu. Upust moze byc wyswietlony przez system, jezeli wypelnilismy dla danego odbiorcy pole Nr upustu (mechanizm tworzenia upustow opisany jest w rozdziale Upusty). Cena z upustem - System obliczy i wyswietli cene z upustem (cena - cena * upust). Wartosc netto - System obliczy i wyswietli wartosc netto (ilosc * cena z upustem). Kaucja Dodatkowy opis ~~~~~~~~~~~~~~ Na fakturze mozemy umieszczac pozycje z dodatkowym opisem, np. opisy wykonanych uslug, opisy warunkow gwarancji towarow. W tabeli dodatkowych opisow moga byc umieszczone typowe, powtarzalne opisy, ktore tutaj mozemy wykorzystac. 3.4. Rejestrowanie faktur korygujacych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Faktura korygujaca odnosi sie do wczesniej wystawionej faktury sprzedazy (faktury korygowanej). Faktura korygowana musi byc zatwierdzona. Faktura korygujaca ma swoj wlasny, nowy numer i dodatkowo nr faktury korygowanej. Rachunki uproszczone korygujace rejestruje sie tak samo jak faktury, jedynie wydruk jest rozny, zalezy od tego, czy odbiorca jest platnikiem PTU czy nie. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowane faktury pojawiaja sie w rejestrze sprzedazy oraz w kartotece rozrachunkow (zwiekszenie lub zmniejszenie naleznosci od odbiorcow - w zaleznosci od charakteru korekty). Zarejestrowanie zmniejszenia sprzedazy pozycji z magazynu powoduje zwrot do magazynu (podczas zatwierdzania). Faktury zarejestrowane, do czasu zatwierdzenia, moga byc korygowane. Zatwierdzenie faktury spowoduje zmiany stanow magazynowych oraz utworzenie polecen ksiegowania w systemie sprzedazy i systemie magazynowym. Faktury korygowane, tj. zrodlowe - te do ktorych odnosi sie faktura korygujaca, powinny byc wczesniej zatwierdzone. 3.4.1. Rejestrowanie naglowka faktury korygujacej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Podajemy: Odbiorca - Podajemy symbol lub nazwe odbiorcy, dla ktorego wystawiamy fakture. Wybieramy odbiorce z kartoteki (F2 lub F3) lub dopisujemy nowego. Nr dokumentu - Zostanie podpowiedziany kolejny numer dokumentu. Jezeli numer zbudowany jest z liter i cyfr (patrz parametry firmy), to podajemy poczatkowe litery, np. FA, i system wyswietli kolejny numer np. FA0124, FA0125, itp. System prowadzi numeracje narastajaco w ramach miesiaca, np. FV0057/05/10 oznacza fakture VAT nr 57 w maju 2010 r. Numer ten mozna zmienic. Jezeli np. chcemy, zeby faktury byly numerowane narastajaco w ciagu roku, to w kazdym kolejnym miesiacu nalezy zmienic pierwszy numer faktury na kolejny liczony od poczatku roku. Przy rejestracji nastepnej faktury system poda kolejny numer faktury. Z dnia - Wpisujemy dzien rejestracji/wystawienia faktury. Miesiac jest juz podany przez system (jest taki sam jak miesiac obliczeniowy) i nie mozna go zmienic. Data korekty - Wpisujemy date. Nr korygowany - Nalezy podac, z jakiego miesiaca i roku jest faktura korygowana, a nastepnie podac lub wybrac z listy danych (F2) numer tej faktury. Adresat - Podajemy symbol i nazwe adresata faktury (moze byc inny niz odbiorca - platnik faktury). Nazwe i adres adresata mozemy umiescic na wydruku faktury. Odbierajacy - Osoba upowazniona do odbioru faktury. System podpowiada nazwisko wpisane do karty odbiorcy. Termin - Termin zaplaty. System podpowiada termin obliczony nastepujaco: Data rejestracji + liczba dni do zaplaty (z karty odbiorcy). Forma - Podajemy forme platnosci (gotowka, przelew, czek,...). System podpowiada forme podana w karcie odbiorcy. Uwagi - Podajemy dowolny tekst, ktory mozna umiescic na wydruku faktury. 3.4.2. Korekta pozycji sprzedazy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Korekta pozycji sprzedazy pozwala na zmiane ilosci, ceny, upustu oraz numeru tabeli PTU dla sprzedanego towaru lub uslugi. Mozna rowniez zmienic symbol dekretacji (operacji) sprzedazy. Uwaga! Faktura korygowana zostanie anulowana, a pozycje faktury korygujacej zostana dopisane zgodnie z podanymi symbolami operacji dla sprzedazy, PTU naleznego itd. Na ekranie podane sa nastepujace informacje: Poz. - Numer pozycji faktury korygujacej Nr poz. koryg. - Pozycja faktury korygowanej. Jezeli chcemy skorygowac np. 4 pozycje okreslonej faktury sprzedazy, to nalezy wpisac w to pole "4". System przywola wtedy informacje wprowadzone w tej pozycji. Magazyn, Gr/Indeks, J.m. - Magazyn, grupa, indeks i jednostka miary sa wyswietlane automatycznie przez system - sa to informacje wprowadzone w pozycji faktury sprzedazy, ktora teraz jest korygowana. Pozycja-byla - Wyswietlone sa tu wszystkie informacje dotyczace korygowanej pozycji sprzedazy. Pozycja-jest - Dokonywane sa tu wlasciwe korekty pozycji. Zmienic mozna: symbol operacji, ilosc (jezeli nastapil zwrot calosci, to ilosc=0), cene, upust oraz numer tabeli PTU. Wartosc korekty - Jezeli wprowadzimy w "Pozycja-jest" zmiany, to w rownoleglych polach w Wartosci korekty wyswietlone zostana kwoty korekty. Pola te sa jedynie informacyjne i nie mozna ich zmienic. Po naniesieniu ewentualnych zmian, system poprosi o podanie symbolu operacji (dekretacji) anulowania sprzedazy (dostepne sa symbole operacji dla rodzaju: korekta (-) sprzedazy z magazynu lub korekta sprzedazy uslug). Kwoty zapisane w korygowanej pozycji sprzedazy zostana anulowane, nowe skorygowane kwoty zostana zapisane na konta zdefiniowane w symbolu operacji wyswietlonym w polu: Operacja sprz. 3.4.3. Korekta PTU naleznego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Korekta PTU naleznego rejestruje sie automatycznie podczas korygowania pozycji sprzedazy. 3.4.4. Korekta rabatu od wartosci faktury ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W pozycji Korygujaca - rabat od wartosci f-ry wg stawki PTU mozna zmienic stawke rabatu. W pierwszej kolejnosci nalezy wybrac numer tabeli PTU, gdyz rabat jest naliczany od wartosci faktury wedlug stawek PTU. W polu "Stawka rabatu" wpisujemy aktualna stawke procentowa. System wyliczy dwie kwoty: rabatu netto (wartosc netto wg danej stawki PTU * % rabatu) oraz rabat PTU (kwota PTU dla danej stawki * % rabatu). O te kwoty zostanie zmniejszona naleznosc oraz odpowiednio sprzedaz i PTU. W polach "Operacja rabat" i "Rabat PTU" nalezy wpisac symbol operacji odpowiednio dla korekt(-) sprzedazy z magazynu i uslug i dla korekty(-) PTU (VAT) naleznego. Podczas wprowadzania faktury korygujacej mozna rowniez zarejestrowac obrot opakowaniami zwrotnymi. Zarejestrowane faktury korygujace mozna korygowac, usuwac, przegladac i drukowac. 3.5. Rejestrowanie faktur zaliczkowych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki (przedplaty) na poczet sprzedazy towarow lub uslug. Otrzymane zaliczki uwzgledniane sa przy wystawianiu faktury koncowej. Faktura zaliczkowa musi byc powiazana z zamowieniem sprzedazy. --> Dodatek G. Jak rejestrowac faktury zaliczkowe ? 3.6. Rejestrowanie not obciazeniowych i uznaniowych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Jezeli powstanie zdarzenie gospodarcze, ktore nie jest faktura ani zaplata, a jednak wplywa na stan rozrachunkow z odbiorca (np. bilans otwarcia, kompensata naleznosci z zobowiazaniami), to mozemy zarejestrowac je jako: - note obciazeniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Wn odbiorcy (nastepuje zwiekszenie naleznosci od odbiorcy), - note uznaniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Ma odbiorcy (nastepuje zmniejszenie naleznosci od odbiorcy) Uwaga: Noty nie sa ujmowane w rejestrze sprzedazy. Aby zarejestrowac note (obciazeniowa lub uznaniowa) musimy podac nastepujace informacje: Odbiorca - Podajemy symbol odbiorcy, ktoremu wystawiamy note. Mozna rowniez dopisac nowego odbiorce - po podaniu symbolu, ktory nie zostal jeszcze wprowadzony, system zapyta, czy chcemy dopisac nowego odbiorce. Nr dokumentu - System wyswietli numer kolejnego dokumentu. Jezeli w parametrach firmy ustalilismy ilosc liter w numerze dokumentu na 1 lub 2, to system wyswietli kolejny numer dopiero po podaniu 1 lub 2 pierwszych liter. Data - Data rejestrowania noty. System wyswietla date podana w czolowce programu. Miesiac musi byc taki sam jak miesiac obliczeniowy. Termin platnosci - Podaje sie dzien, do ktorego dana nota powinna zostac rozliczona. Forma - Forma platnosci za note. Do wyboru mamy: czek, przelew oraz gotowke. Uwagi - Wpisujemy ewentualne uwagi do noty, ktore moga byc wydrukowane. Nr poz. - Numer pozycji noty Dotyczy faktury/noty - Tego pola nie wypelniamy dla not obciazeniowych. Operacje zwiekszajace naleznosci musza byc jednoznacznie identyfikowane. Operacja - Symbol operacji precyzujacy charakter noty i okreslajacy sposob tworzenia polecen ksiegowania. Symbol musi byc uprzednio zdefiniowany w funkcji "Tabele->Symbole operacji". Wartosc - Wartosc pozycji noty. Podczas rejestracji kolejnych pozycji noty, sumowane sa wartosci pozycji. Suma ta wyswietlana jest w prawym dolnym rogu ekranu. Po zarejestrowaniu noty mozna ja od razu zatwierdzic (jezeli w parametrach firmy zadeklarowalismy, ze dokument ma byc zatwierdzany tuz po zarejestrowaniu) lub zrobic to w funkcji "Sprzedaz->Zatwierdzanie". 3.7. Rejestrowanie faktur powtarzalnych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zdarza sie, ze wystawiamy takie same lub podobne faktury wielokrotnie, z okreslona czestotliwoscia np. co miesiac. Takie faktury mozemy zdefiniowac w systemie jako powtarzalne. Podczas definiowania faktur powtarzalnych podajemy typowe informacje niezbedne dla utworzenia faktury, takie jak: odbiorca, forma platnosci, numer pozycji, symbol operacji, rodzaj operacji (usluga, opis), magazyn, grupa, indeks, nazwa, jednostka miary, ilosc i cena netto sprzedawanego produktu lub uslugi, upust od ceny oraz numer tabeli PTU dla kazdej z pozycji. Fakture powtarzalna mozna przepisac do faktury sprzedazy. 3.8. Rejestrowanie zamowien ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie NA mozemy zarejestrowac (w funkcji "Zamowienia") zamowienie, ktore sklada u nas odbiorca. Na podstawie zarejestrowanych zamowien mozemy oszacowac zapotrzebowanie na nasze towary lub uslugi oraz wystawic fakture. Mozna utworzyc wiele faktur na podstawie jednego zamowienia. Mozemy wyslac do odbiorcy potwierdzenie zamowienia (korzystajac z edytora wzorcow dokumentow). Zamowienie przepisane do faktur staje sie zrealizowane, gdy ilosc zamowiona =< ilosc sprzedana (zafakturowana). System pozwala sledzic stan realizacji zamowien - mozna przegladac zamowienia zrealizowane i niezrealizowane. Zarejestrowanie zamowienia powoduje rezerwacje towaru w magazynie. Pozycje zamowienia mozna zamknac. Pozycja zamknieta oznacza, ze nie bedzie wiecej sprzedazy lub dostaw dla zamowien niezrealizowanych, a nie chcemy aby pozycja pojawiala sie wsrod niezrealizowanych. 3.9. Rejestrowanie paragonow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Paragony dokumentuja sprzedaz towarow dla odbiorcy gotowkowego (anonimowego). Odbiorca gotowkowy jest umownym odbiorca, dla ktorego gromadzimy sprzedaz nie wymagajaca wystawiania dokumentow imiennych. Sprzedaz paragonowa jest sprzedaza gotowkowa tzn. musimy natychmiast wprowadzic zaplate. Sprzedaz paragonowa prowadzona jest w cenach brutto. Symbol i nazwe odbiorcy gotowkowego wpisujemy do kartoteki odbiorcow. Adresu nie musimy podawac, gdyz nie jest wykorzystywany. Symbol odbiorcy gotowkowego podajemy w parametrach firmy. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowane paragony pojawiaja sie w rejestrze sprzedazy. Zarejestrowanie pozycji sprzedazy towaru powoduje zarezerwowanie stanow magazynowych. Zatwierdzenie paragonu spowoduje zmniejszenie stanow magazynowych oraz utworzenie polecen ksiegowania w systemie sprzedazy i systemie magazynowym. Paragony zatwierdzone nie moga byc korygowane. Paragony zatwierdzone moga byc sfiskalizowane na drukarce fiskalnej. Paragon moze byc zamieniony na fakture w funkcji "Przepisanie". Po przepisaniu do faktur nalezy zarejestrowac paragon korygujacy, ktory anuluje dane o paragonie i zapisze informacje o korekcie do rejestru sprzedazy. Rejestrowanie naglowka paragonu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Podajemy: Odbiorca - System automatycznie wyswietli odbiorce gotowkowego, ktorego symbol podamy w parametrach firmy. Nr dokumentu - Zostanie podpowiedziany kolejny numer dokumentu. Jezeli numer zbudowany jest z liter i cyfr (patrz parametry firmy), to podajemy poczatkowe litery, np. PA i system wyswietli kolejny numer np. PA0124, PA0125 itp. System prowadzi numeracje narastajaco w ramach miesiaca np. PA0057/05/98 oznacza paragon nr 57 w maju 98 r. Numer ten mozna zmienic. Jezeli np. chcemy, zeby dokumenty byly numerowane narastajaco w ciagu roku, to w kazdym kolejnym miesiacu nalezy zmienic pierwszy numer na kolejny liczony od poczatku roku. Przy rejestracji nastepnego paragonu system poda kolejny numer. Z dnia - Wpisujemy dzien rejestracji/wystawienia paragonu. Miesiac jest juz podany przez system (jest taki sam jak miesiac obliczeniowy) i nie mozna go zmienic. Data sprzedazy - Wpisujemy date sprzedazy. Rejestrowanie pozycji paragonu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje paragonu. Mozemy wpisac nastepujace rodzaje pozycji: 1. Sprzedaz towarow 2. Rabat od celego paragonu wg PTU 3. Wydanie i zwrot opakowan 4. Zaplata Sprzedaz towarow ~~~~~~~~~~~~~~~~ Nr pozycji - Paragony moga byc wielopozycyjne. System automatycznie wyswietla kolejne pozycje. Mg/Gr/Indeks - System automatycznie wyswietli numer magazynu, ktory podamy w parametrach firmy. Wybieramy grupe oraz indeks lub nazwe. System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i cene sprzedazy brutto. PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej. Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej Ilosc - Podajemy ilosc sprzedawanego towaru. Jezeli wpiszemy ilosc wieksza niz jest na stanie w magazynie, to system zapyta: "Czy rejestrowac ilosc wieksza niz dostepna w magazynie? " Zarejestrowanie paragonu powoduje rezerwacje podanej ilosci. Dopiero zatwierdzenie spowoduje rozchod. Zatwierdzic mozna jednak tylko tyle, ile jest w magazynie. Cena brutto - System wyswietla jedna z cen sprzedazy brutto z cennika: 4...6 w zaleznosci od numeru podanego w karcie odbiorcy. Upust - System podpowiada % upustu wynikajacy z wartosci pola "Nr upustu" w karcie odbiorcy (patrz opis). Cena z upustem - Wyliczana przez system Wartosc - Wyliczana przez system Operacja sprzedazy i PTU - Podajemy symbole operacji sprzedazy i PTU z tabeli operacji. Z podanymi operacjami zwiazana jest dekretacja, czyli tworzenie polecen ksiegowania. Polecenia ksiegowania tworzone sa dla sprzedazy netto (cena * ilosc) i PTU naleznego (sprzedaz netto * stawka PTU z karty magazynowej). Symbole oznaczone (patrz tabela) wyswietlane sa automatycznie. Rabat od calego paragonu wg PTU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Upust od ceny sprzedazy towaru lub uslugi zostal juz opisany wyzej (rejestrowanie pozycji sprzedazy). Tutaj opiszemy sposob udzielania rabatu od calosci paragonu, np. po osiagnieciu okreslonej sumy wartosci. Udzielony rabat musi proporcjonalnie zmniejszyc wartosc sprzedazy netto i wartosc PTU i byc odpowiednio zaksiegowany. Podajemy: % - Wielkosc udzielonego rabatu. PTU: Nr, Stawka - Z listy wyboru wybieramy numer i stawke podatku. Netto - rabat, PTU - rabat - Wybieramy symbole operacji, ktore okreslaja sposob ksiegowania. System automatycznie wyliczy wartosc zmniejszajaca sprzedaz netto i kwote PTU naleznego. Wydanie i zwrot opakowan ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Pozycje wydania i zwrotu opakowan wpisujemy do paragonu, gdy prowadzimy gospodarke opakowaniami wlasnymi, tj. wydajemy towary wraz z opakowaniami (rozchod z magazynu) i przyjmujemy opakowania (zwrot do magazynu) przy okazji kolejnej sprzedazy. Obrot opakowaniami zwrotnymi nie podlega opodatkowaniu PTU i nie jest ujmowany w rejestrze sprzedazy. Zaplata ~~~~~~~ Paragon (sprzedaz gotowkowa) musi byc zaplacony. Platnosci nie mozna odroczyc. Podajemy: F8-zaplata Zaplata zapisywana jest do kasy w systemie KB 3.10. Rejestrowanie paragonow korygujacych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Paragon korygujacy odnosi sie do wczesniej wystawionego paragonu sprzedazy (dokumentu korygowanego). Paragon korygowany musi byc zatwierdzony. Paragon korygowany ma swoj wlasny, nowy numer i dodatkowo nr paragonu korygowanego. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowany paragon pojawi sie w rejestrze sprzedazy. Zarejestrowanie zmniejszenia sprzedazy pozycji z magazynu powoduje zwrot do magazynu (podczas zatwierdzania). Zatwierdzenie paragonu spowoduje zmiany stanow magazynowych, oraz utworzenie polecen ksiegowania w systemie sprzedazy i systemie magazynowym. Paragony zatwierdzone nie moga byc korygowane. Po zarejestrowaniu paragonu musimy zarejestrowac zaplate lub zwrot zaplaty. Rejestrowanie pozycji paragonu korygujacego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje. Korekta pozycji sprzedazy pozwala na zmiane ilosci, ceny, upustu oraz numeru tabeli PTU dla sprzedanego towaru. Mozna rowniez zmienic symbol operacji dla sprzedazy. Uwaga! Paragon korygowany zostanie anulowany, a pozycje paragonu korygujacego zostana dopisane zgodnie z podanymi symbolami operacji dla sprzedazy, PTU naleznego itp. Podajemy: Nr pozycji - Numer pozycji paragonu korygujacego. Nr poz.koryg. - Pozycja paragonu korygowanego. Jezeli chcemy skorygowac np. 4 pozycje, to nalezy wpisac w to pole "4". System przywola wtedy informacje wprowadzone w czwartej pozycji paragonu korygowanego. Mg/Gr/Indeks - Magazyn, grupa, indeks i jednostka miary sa wyswietlane przez system na podstawie pozycji paragonu korygowanego. Pozycja-byla - Wyswietlane sa tu wszystkie informacje dotyczace korygowanej pozycji sprzedazy. Pozycja-jest - Tu dokonywane sa wlasciwe korekty pozycji. Zmienic mozna: symbol operacji, ilosc (jezeli nastapil zwrot calosci, to ilosc = 0), cene, upust oraz numer tabeli PTU. Wartosc korekty - Jezeli wprowadzimy w "Pozycja-jest" jakies zmiany, to w rownoleglych polach w "Wartosci korekty" wyswietlone zostana kwoty korekty. Pola te sa jedynie informacyjne i nie mozna ich zmienic. Po wprowadzeniu zmian, system poprosi o podanie symbolu operacji dla anulowania sprzedazy oraz anulowania PTU naleznego. Dostepne sa symbole operacji dla rodzaju "Korekta (-) sprzedazy z magazynu". Kwoty zapisane w korygowanej pozycji sprzedazy zostana anulowane, nowe skorygowane kwoty zostana zapisane na konta zgodnie z definicjami podanymi w tabeli symboli operacji. 3.11. Zatwierdzanie dokumentow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zatwierdzanie moze odbywac sie tuz po rejestracji dokumentu (w zaleznosci od tego, co zadeklarowalismy w parametrach firmy) lub w module Sprzedaz. Do zatwierdzania w module Sprzedaz mozna wyznaczyc jeden dokument, wszystkie dokumenty okreslonego rodzaju (np. tylko faktury korygujace) lub jednoczesnie wszystkie zarejestrowane dokumenty. Po zakonczeniu zatwierdzania mozna przegladac lub wydrukowac raport. Raport informuje, ile pozycji zostalo zatwierdzonych, a ile nie i jaka byla tego przyczyna (np. "nie mozna pobrac tej ilosci"). Pozycje dokumentu moga zostac niezatwierdzone, jezeli np. nie ma w magazynie podanej ilosci towaru. Niezatwierdzenie jednej z pozycji dokumentu powoduje rowniez niezatwierdzenie pozycji rabatu od wartosci faktury wedlug stawek. System NA nie pozwoli na zamkniecie miesiaca, jezeli sa jakies nie zatwierdzone w calosci dokumenty z tego miesiaca. Po zatwierdzeniu dokumentow: - tworzone sa polecenia ksiegowania, - mozna rozdysponowac nadplaty - mozna wystawic fakture korygujaca do faktury sprzedazy. Faktury zatwierdzone oznaczone sa znakiem "V". 3.12. Przegladanie i drukowanie informacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie NA mozna przegladac i drukowac (na ekran, drukarke i dysk) rozne zestawienia i informacje. Wydruki na dysk mozna w dowolnej chwili roku przegladac (F10) lub wydrukowac (F4) w funkcji "Pomocnicze->Gospodarka zbiorami->Przegladanie wydrukow". Plikom tym sami nadajemy nazwy: ********.prn. Mozna je pozniej przegrac do zbioru archiwalnego lub usunac z dysku (F9). 3.12.1. O saldzie rozrachunkow z odbiorcami ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie NA mozna przegladac i drukowac stany rozrachunkow z poszczegolnymi lub ze wszystkimi odbiorcami. 3.12.2. O fakturach nierozliczonych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Rozrachunki->Rozrachunki w dniu..." mozna dla wybranego odbiorcy zobaczyc jego faktury nierozliczone. 3.12.3. O fakturach rozliczonych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Rozrachunki->Rozrachunki w dniu..." mozna dla wybranego odbiorcy zobaczyc jego faktury rozliczone. 3.12.4. O stanach i obrotach ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Odbiorcy->Stany i obroty" mozna przegladac dla okreslonych odbiorcow ich stany i obroty. 3.12.5. O wielkosci zaleglosci platniczych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zaleglosci platnicze to naleznosci, dla ktorych minal zadeklarowany przy wystawianiu faktur/not termin platnosci. O stanie zaleglosci platniczych na wskazany dzien mozemy dowiedziec sie w funkcji "Rozrachunki->Rozrachunki Zalegle". Zaleglosci pogrupowane sa wedlug ilosci dni opoznienia. 3.12.6. O listach seryjnych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Proces drukowania listow seryjnych sklada sie z nastepujacych czynnosci: a) Utworzenie listy adresatow (wybranie odbiorcow z kartoteki) b) Sformulowanie treœci listu c) Wydrukowanie tresci listu a) Utworzenie listy adresatow (wybranie odbiorcow z kartoteki) Wybierajac adresatow listow seryjnych mozna posluzyc sie nastepujacymi kryteriami: * Symbol - szescioznakowy symbol kontrahenta. * Nazwa - nazwa kontrahenta. * Kod - kod pocztowy zapisany w kartotece kontrahentow. * Miasto - miasto, w ktorym znajduje sie siedziba kontrahenta. * Uwagi1 - kontrahenci posiadajacy okreslony wpis w polu "Uwagi1". * Uwagi2 - kontrahenci posiadajacy okreslony wpis w polu "Uwagi2". * Oznaczenie - Przy tworzeniu listy adresatow beda brani pod uwage jedynie kontrahenci oznaczeni (*) w innych funkcjach systemu. Przyklad: Aby stworzyc liste adresatow zawierajaca oznaczonych odbiorcow, ktorych nazwa zaczyna siê od litery A do K, majacych siedzibe w Gdansku, nalezy podac: o-- Lista adresatow -----------------------------------------------------------o | | | | | | | | | Kontrahenci ? Wszyscy / Wybrani | | | | | |Symbol od: do: | | Nazwa od: A do: K | | Kod od: do: | |Miasto od: Gdansk do: Gdansk | | | | Uwagi1 zawiera : | | Uwagi2 zawiera : | | | | Kontrahenci : Wszyscy, Oznaczeni (*) (W/O) O | | | o------------------------------------------------------------------------------o Powstanie lista zawierajaca wybranych odbiorcow. System utworzy listy oraz etykiety dla odbiorcow znajdujacych sie na liscie i oznaczonych znakiem "*". Na utworzonej liscie mozna wykonac nastepujace operacje: * zmiana danych kontrahenta * dodanie zwrotu grzecznosciowego rozpoczynajacego list * dodanie kontrahenta * usuniecie kontrahenta * oznaczenie (*) kontrahenta/wszystkich kontrahentow UWAGA: Listy seryjne zostana wydrukowane tylko dla oznaczonych adresatow. Domyslnie, po utworzeniu listy, wszyscy adresaci zostaja oznaczeni. Powyzsze operacje wykonywane sa w funkcji "Odbiorcy->Listy seryjne->Lista adresatow->Korekta" b) Sformulowanie treœci listu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Tresc listu wpisuje sie w funkcji: "Odbiorcy->Listy seryjne->Tresc listu->Dopisanie". Podczas wydruku system automatycznie doda przed trescia, w naglowku, nastepujace linie: 1. linia - wolna 2. linia - Nazwa firmy adresata (30 znakow) 3. linia - ciag dalszy nazwy adresata (kolejnych 30 znakow) 4. linia - ulica 5. linia - Kod pocztowy + miasto 6. linia - wolna 7. linia - zwrot grzecznosciowy 8. linia - wolna Nazwa listu moze miec maksymalnie 8 znakow i nie powinna zawierac spacji. Tresc listu zapamietywana jest w zbiorze na dysku, w katalogu NADANE, o nazwie identycznej jak nazwa listu i rozszerzeniem .LIS. c) Wydrukowanie tresci listu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Tresc wskazanego listu, z automatycznie tworzonym naglowkiem, drukowana jest tyle razy, ile oznaczonych odbiorcow znajduje sie na liscie adresatow. 3.13. Obliczanie odsetek ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie NA odsetki naliczane sa od zaplat, ktore zostaly dokonane po terminie platnosci. Odsetki sa obliczane tylko wtedy, jezeli dokumenty ktorych dotycza, sa zatwierdzone. Odsetki naliczane sa wedlug stawek procentowych i okresow zadeklarowanych w Tabeli odsetek w AD. Dodatkowo dla odbiorcow, ktorym chcemy wystawic noty odsetkowe, w ich kartach powinno sie podac numer tabeli odsetek, ktora ma obowiazywac przy ich naliczaniu. W funkcji "Rozrachunki->Odsetki->Odsetki Nalezne - przegladanie" mozna zobaczyc, ile odsetek nalezy sie nam od poszczegolnych odbiorcow. 3.13.1. Wystawianie noty odsetkowej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Aby wystawic note odsetkowa nalezy: 1. Uruchomic funkcje Rozrachunki > Odsetki > Odsetki nalezne - przegladanie Po wybraniu odbiorcy odswietlana jest lista dokumentow zaplaconych po terminie wraz z kwota naleznych odsetek. 2. Wydrukowac zestawienie odsetek nalezych (F4-drukuj) 3. Wybrac F10-pozycje rozliczajace a nastepnie CTRL-F10 noty, aby wpisac lub zmienic date wystawienia noty. Od momentu wpisania daty pola Dni i Odsetki sa maskowane znakami #. 4. Aby wystawic note, nalezy zarejestrowac dokument: Inne obciazenia na kwote odsetek naleznych. Jako date dokumentu przyjac date wystawienia noty (wpisana w rozrachunkach). We wzorcu dokumentu mozna umiescic tekst 'Odsetki wg zalacznika' i dolaczyc wydruk zestawienia odsetek naleznych z p.2 3.15. Przesylanie polecen ksiegowania do systemu ksiegowego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Przy zatwierdzaniu dokumentow tworzone sa polecenia ksiegowania. Po zatwierdzeniu dokumentu powstaje tyle zapisow, ile jest dekretow na konta. O sposobie dekretowania decyduje Tabela Symboli Operacji (opisana w rozdziale Definiowanie tabel i symboli). Zawartosc zbioru polecen ksiegowania mozna przegladac, drukowac (na ekran, na drukarke laserowa lub iglowa i na dysk) oraz pobierac w systemie KG. 3.16. Rejestr sprzedazy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestr sprzedazy w systemie NA drukowany jest na podstawie miesiecznego zbioru faktur sprzedazy i korygujacych i zawiera informacje o fakturach zarejestrowanych. Nie zawiera natomiast informacji o notach. Rejestr sprzedazy moze miec zawartosc i wyglad zaproponowany przez producenta programu lub ustalony przez uzytkownika, wg wlasnego wzorca. Aby uzyskac wydruk rejestru sprzedazy, nalezy podac: Miesiac obliczeniowy - Miesiac, ktorego bedzie dotyczyl sporzadzany rejestr W ukladzie: Wg dat / Wg numerow - Wybieramy, czy rejestr ma byc drukowany wedlug dat czy wedlug numerow. Kolejne informacje, ktore nalezy podac to: Sprzedaz: Faktury, Paragony - Rejestr sprzedazy mozna wydrukowac osobno dla faktur sprzedazy i dla faktur korygujacych. Mozna tez wydrukowac jeden rejestr dla wszystkich faktur. Dokumenty: Wszystkie, Sprzedazy, Korygujace - Rejestr sprzedazy mozna drukowac dla wybranych z listy symboli operacji. Ujmij: Wszystkie, Sfiskalizowane, Niesfiskalizowane Operacje: Wszystkie, Wybrane Od numeru...Do numeru ("wg numerow") - Nalezy podac zakres numerow faktur, ktore maja byc zawarte w rejestrze. System domyslnie przyjmuje zakres od pierwszej do ostatniej faktury wystawionej w danym miesiacu obliczeniowym. Zakres mozna zmienic (np. korzystajac z listy wyboru - dostepnej po nacisnieciu F2). W rejestrze zachowana bedzie kolejnosc faktur rosnaca wedlug numerow. Od daty... do daty - Nalezy podac zakres dat faktur, ktore maja byc zawarte w rejestrze. W rejestrze zachowana bedzie kolejnosc faktur rosnaca wedlug dat. Wydruk: W calosci / W czesciach - Rejestr sprzedazy moze byc drukowany w calosci lub w czesciach (A i B). Czesc A lub B - ze wzgledu na dlugosc wiersza z danymi wymaganymi w rejestrze, wydruk podzielony jest na dwie oddzielnie drukowane czesci. Pierwsza zawiera: numer faktury, date wystawienia i sprzedazy, dane odbiorcy (NIP/Pesel, nazwa) i sprzedaz brutto. Druga zawiera: wykaz sprzedazy netto wedlug poszczegolnych stawek PTU, kwoty podatku wedlug stawek i sprzedazy zwolnionej z podatku. Rejestr mozna wydrukowac bezposrednio na drukarce (laserowej lub iglowej), obejrzec na ekranie lub zapisac na dysku. Plikom drukowanym na dysk sami nadajemy nazwy np. REJSPR01.prn. Rejestr sprzedazy mozna drukowac takze po zamknieciu miesiaca. 3.17. Weryfikacja zapisow w kartotekach ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Weryfikacji podlega zgodnosc zapisow w trzech podstawowych zbiorach: - w kartotece odbiorcow - w kartotece rozrachunkow - w zbiorach (otwartych) miesiecznych dokumentow (operacji) 3.17.1. Dokumenty <-> Rozrachunki ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System sprawdza zgodnosc kartoteki rozrachunkow z miesiecznymi zbiorami dokumentow (dla m-cy otwartych). Dla kazdego dokumentu (operacji) system porownuje zapisy (kwoty) znajdujace sie w zbiorach dokumentow i w kartotece rozrachunkow. Porownanie przeprowadzane jest dla wszystkich otwartych miesiecy. Jezeli zapisy sa rozne, to system informuje o tym i pozwala na poprawienie zapisow w kartotece rozrachunkow. Zapisow w zbiorze dokumentow nie mozna zmieniac. 3.17.2. Odbiorcy <-> Rozrachunki ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System sprawdza zgodnosc zapisow w kartotece odbiorcow i w kartotece rozrachunkow. Dla kazdego odbiorcy system porownuje saldo (operacje zwiekszajace naleznosci minus operacje zmniejszajace naleznosci) oraz sumy obrotow miesiecy otwartych - w obu kartotekach. Jezeli stany sa rozne, to system automatycznie uaktualnia zapisy w kartotece odbiorcow (nie informuje o tym, gdyz sa to zapisy kontrolne i wystarczy zgodnosc sprawdzona miedzy zbiorami dokumentow i kartoteka rozrachunkow). Weryfikacja wykonywana jest: - w module "Okresowe" - podczas zamykania miesiaca - nie mozna zamknac miesiaca, jezeli kartoteki nie sa zgodne. Bledne zapisy powstaja wskutek pracy z systemem z uszkodzonymi tablicami indeksowymi. Przyczyn uszkodzenia moze byc wiele np. nagle przerwanie pracy na skutek wylaczenia zasilania. 3.17.3. Kiedy uruchamiac weryfikacje? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - bezposrednio przed kazdorazowym wykonaniem kopii zapasowej systemu - po odtworzeniu danych z kopii zapasowej - po zauwazeniu jakiejkolwiek nieprawidlowosci w dzialaniu systemu - po "upadku" systemu wskutek awarii zasilania Weryfikacje system przeprowadza dla wszystkich otwartych miesiecy. Po weryfikacji mozna wyswietlic raport. 3.18. Zamykanie okresu obrachunkowego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Dane o operacjach gospodarczych zapisujemy w miesiecznych zbiorach dokumentow. Zbiory miesieczne moga byc otwarte lub zamkniete. Tylko zbiory otwarte moga byc aktualizowane (mozna dopisywac, zmieniac i usuwac dokumenty). Zbiorow zamknietych nie mozna aktualizowac. Mozna je natomiast usuwac w funkcji "Usuwanie danych archiwalnych". Uwaga! Podczas zamykania miesiecy trzeba pamietac o kolejnosci ich zamykania w poszczegolnych systemach. Najpierw nalezy zamknac miesiac w NA i ZO, w nastepnej kolejnosci w MG, a na koncu w systemie ksiegowym. Jezeli zamkniemy najpierw miesiac w systemie ksiegowym, to nie bedzie mozna przetransmitowac polecen ksiegowania do tego miesiaca z systemow NA, ZO i MG. Jezeli zamkniemy miesiac w MG, to w systemach NA i ZO nie bedzie mozna zarejestrowac zadnej faktury w danym miesiacu. Zamykanie miesiaca konczy proces rejestrowania operacji w systemie NA w danym okresie obrachunkowym. Podczas zamykania miesiaca system wykonuje nastepujace operacje: - sprawdza, czy wszystkie dokumenty z danego miesiaca zostaly zatwierdzone - przeprowadza weryfikacje zapisow w zamykanym miesiacu - notuje fakt zamkniecia w zbiorze parametrow Miesiace nalezy zamykac po kolei, np. nie mozna zamknac marca, jezeli nie zostal zamkniety luty. Jezeli w systemie pozostaly nieprzetransmitowane polecenia ksiegowania z miesiaca, ktory chcemy zamknac, to nalezy je koniecznie przetransmitowac do systemu ksiegowego. Zamykanie grudnia konczy proces rejestrowania operacji w roku obrachunkowym. 3.19. Pobieranie kart odbiorcow ze zbioru OBCY.DBF ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Funkcja sluzy do pobierania, z kontrola duplikatow, kart odbiorcow ze zbioru zewnetrznego i dopisywania do kartoteki odbiorcow w NA. Zbior OBCY moze pochodzic z oddzialu naszej firmy, moze nim byc zakupiona od firmy mailingowej baza adresowa lub kartoteka dostawcow z systemu ZO. Program moze takze sluzyc do wyszukiwania w NASZYM zbiorze podwojnych kontrahentow, tzn. takich ktorzy: a) maja taki sam NIP i rozne nazwy b) ktorzy maja takie same adresy (miasto i ulica) a rozne nazwy. Zbior NASZ, to kartoteka odbiorcow w NA. Zbior OBCY, to zbior o strukturze kartoteki odbiorcow NA, ktory zawiera karty kontrahentow, ktore chcemy dopisac. Zbior OBCY powinien miec nazwe: OBCY.DBF, nalezy go umiescic w katalogu \NAINOUT. Opis funkcji: ~~~~~~~~~~~~~ Na wstepie funkcja porzadkuje (indeksuje) kartoteke odbiorcow w NA (zbior NASZ). Nastepnie, pobiera kolejnego kontrahenta ze zbioru OBCEGO i porownuje kolejne pola, czyli szuka czy w zbiorze NASZYM jest kontrahent o takich samych zawartosciach w nastepujacych polach: - symbol - NIP, - nazwa, - adres (miasto, ulica). Funkcja sprawdza 1-szy czlon nazwy, np. Gdansk-Wrzeszcz lub Gdansk Wrzeszcz --> Gdansk, oraz nazwe ulicy (usuwa "ul." i "ul"). Podczas szukania polskie litery w kodzie Mazovia (w tym kodzie TRAWERS zapisuje polskie litery w zbiorach danych) zamieniane sa na "Bez polskich liter", aby ignorowac roznice wynikajace ze sposobu zapisu polskich liter w tekstach. Jezeli kontrahent odczytany ze zbioru OBCEGO juz JEST w zbiorze NASZYM, to mozemy go usunac ze zbioru OBCEGO, aby przy powtornym przetwarzaniu nie bylo powtornego przeszukiwania. Jezeli kontrahenta NIE MA, to mozemy go dopisac do NASZEGO zbioru. Przed zapisaniem program umozliwi zmiane pol karty. Aby wykorzystac program do wyszukiwania w NASZYM zbiorze podwojnych kontrahentow, tzn. takich ktorzy: a) maja taki sam NIP i rozne nazwy - nalezy utworzyc kopie NASZEGO zbioru i potraktowac jako zbior OBCY. b) ktorzy maja takie same adresy a rozne nazwy - nalezy utworzyc kopie NASZEGO zbioru i potraktowac jako zbior OBCY. Dodatkowo nalezy usunac NIP-y ze zbioru OBCEGO. Program kontroluje wtedy adresy (miasto i ulice). Program moze pracowac w 2 trybach: - recznie (operator decyduje o dopisywaniu i usuwaniu) Ten tryb zalecamy, gdyz uzyskujemy wiecej informacji o przebiegu procesu sprawdzania. Mozemy np. wykryc karty odbiorcow, ktorzy maja rozne symbole a takie same nazwy lub NIPy w kartotece odbiorcow w centrali i w oddziale. - automatycznie (dopisywanie do NASZEGO i z OBCEGO bez ingerencji operatora) Prace programu mozna przerwac za pomoca klawisza ESC. Uwagi praktyczne nt. uzupelniana NASZEJ bazy o zakupione adresy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 0. Zbior obcy doprowadzic do struktury zgodnej ze struktura kartoteki odbiorcow/dostawcow i nazwac OBCY.DBF 1. Zbior obcy: OBCY.DBF nalezy przejrzec (DBU) i usunac (delete) rekordy ewidentnie niepotrzebne. W ten sposob oszczedzimy czas sprawdzania zgodnosci miasta i ulicy (dlugo trwa przy duzych bazach danych) 2. Dodatkowo, usunac lub zmienic (replace) zawartosc pol, ktorych wypelnienie jest nieodpowiednie dla nas, np. w polu: OSOBA wpisane jakies komentarze 3. Nalezy dobrze przygotowac zbior OBCY.DBF do pracy w trybie automatycznym, gdyz rekordy beda dopisywane automatycznie do zbioru NASZEGO, tylko wtedy, gdy program nie znajdzie takiego samego: symbolu, nazwy, NIPu i adresu (miasto, ulica). Dlatego warto: - nadac symbole, ktorych nie ma w NA, - usunac wszystkie "smieci" z pol, - usunac rekordy nie warte zapisu, np. adresy osob prywatnych. Dodatek A. Zestawienie wydrukow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System NA tworzy wydruki na ekran, drukarke (laserowa lub iglowa) i na dysk. Wydruki na dysk mozna przegladac w dowolnym momencie roku w funkcji "Pomocnicze->Gospodarka zbiorami->Przegladanie wydrukow". W systemie NA mozna uzyskac nastepujace wydruki: WYDRUK ZAREJESTROWANYCH ZAMOWIEN - Wg odbiorcow, wg numerow i wg indeksow. WYDRUK ZAREJESTROWANYCH FAKTUR SPRZEDAZY - Wg odbiorcow i wg numerow. Fakture mozna wydrukowac bezposrednio po zarejestrowaniu lub pozniej, w dowolnym czasie. WYDRUK ZAREJESTROWANYCH FAKTUR KORYGUJACYCH - Wg odbiorcow i wg numerow. Fakture mozna wydrukowac bezposrednio po zarejestrowaniu lub pozniej, w dowolnym czasie. WYDRUK RAPORTU Z ZATWIERDZANIA STAN BIEZACYCH ROZRACHUNKOW Z ODBIORCAMI - Wydruk zestawienia o stanach biezacych rozrachunkow (stany poczatkowe, miesiace zamkniete roku, miesiace otwarte, salda). OBROTY MIESIECZNE - Wydruk dokumentow zarejestrowanych we wskazanym miesiacu. PARAGONY i PARAGONY KORYGUJACE OFERTY DO ODBIORCOW ZALEGLOSCI PLATNICZE - Wydruk nierozliczonych w terminie faktur wg. zdefiniowanych okresow zaleglosci, szczegolowo lub tylko salda odbiorcow. Wydruk mozna uzyskac w formie pisma do odbiorcy lub zestawienia. KARTOTEKA ODBIORCOW - Wydruk informacji zapisanych w kartotece odbiorcow: symbol, nazwa, adres, telefony, NIP. NOTY OBCIAZENIOWE DO ODBIORCOW - Wydruk wg odbiorcow lub wg numerow, szczegolowo lub tylko sumy zbiorcze, dla not zatwierdzonych lub niezatwierdzonych. NOTY UZNANIOWE DO ODBIORCOW - Wydruk wg odbiorcow lub wg numerow, szczegolowo lub tylko sumy zbiorcze, dla not zatwierdzonych lub niezatwierdzonych. NOTY ODSETKOWE DO ODBIORCOW - Wydruk wg odbiorcow lub wg numerow, szczegolowo lub tylko sumy zbiorcze, dla not zatwierdzonych lub niezatwierdzonych. STANY ROZRACHUNKOW Z ODBIORCAMI - Wydruk moze miec forme pisma do odbiorcy lub zestawienia. Zestawienie moze obejmowac faktury rozliczone, nierozliczone lub wszystkie. FAKTURY I NOTY NIEROZLICZONE - Zestawienie dokumentow nierozliczonych. Wg odbiorcow (nalezy wowczas podac zakres symboli odbiorcow). Mozna drukowac wszystkie pozycje faktur lub tylko sumy zbiorcze. FAKTURY I NOTY ROZLICZONE - Zestawienie dokumentow rozliczonych. Do wyboru analogiczne opcje jak dla dokumentow nierozliczonych. WYDRUK ZAREJESTROWANYCH FAKTUR POWTARZALNYCH WYDRUK ZAWARTOSCI TABELI SYMBOLI OPERACJI POLECENIA KSIEGOWANIA - Wydruk polecen ksiegowania zadekretowanych na wskazane konta. WYDRUK REJESTRU SPRZEDAZY - Dokonanej w systemie we wskazanym miesiacu obliczeniowym. WYDRUK RAPORTU Z WERYFIKACJI KARTOTEK Dodatek B. Powiazanie NA i MG ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie NA mozna rejestrowac zamowienia od odbiorcow na sprzedaz towarow znajdujacych sie w magazynie oraz wykonywac operacje sprzedazy polaczone z rozchodem towarow z magazynu (zmniejszenie ilosci i wartosci towarow w kartotece magazynowej). Podczas rejestrowania faktur odpowiednie stany magazynowe beda rezerwowane. Nalezy podac takie same symbole operacji w systemie NA (rodzaj operacji: Sprzedaz z magazynu i Korekta (-) sprzedazy z magazynu) oraz MG (rodzaj operacji odpowiednio: Rozchod, Zwrot do magazynu), np. w NA "sprzedaz z magazynu": SPT/MG dekret na konta: 201 WN / 731 MA w MG "rozchody": SPT/MG dekret na konta: 706 WN / 330 MA Podczas rejestracji sprzedazy z magazynu rezerwowana jest wskazana w fakturze ilosc towaru. Mozna rezerwowac ilosc wieksza niz jest w magazynie. Jednak do czasu, kiedy podana na fakturze sprzedazy ilosc, nie bedzie dostepna w magazynie nie bedzie mozna zatwierdzic niektorych pozycji faktury (pozycji sprzedazy, rabatu). Po zatwierdzeniu faktury utworzone jest polecenie ksiegowania zgodnie z dekretacja w tabeli symboli operacji. Przy sprzedazy z magazynu tworzone sa polecenia ksiegowania przez oba systemy, NA i MG. Polecenia ksiegowania tworzone przez NA (rodzaj operacji: sprzedaz z magazynu) informuja o sprzedazy, a typowa dekretacja jest nastepujaca: - konto sprzedazy np. 731 Ma - konto rozrachunkow np. 201 Wn Polecenia ksiegowania tworzone przez MG (rodzaj operacji: rozchod) informuja o rozchodzie, a typowa dekretacja jest nastepujaca: - konto towarow np. 330 Ma - konto sprzedazy np. 706 Wn (wartosc towarow w cenie zakupu). Analogicznie, tylko ze znakiem "-", dekretowana jest w NA korekta (-) sprzedazy z magazynu, a w MG odpowiednio Zwrot do magazynu. Symbole operacji dla wyzej wymienionych rodzajow operacji musza byc identyczne w obu systemach. Jezeli symbole nie beda zgodne, system nie pozwoli na zarejestrowanie faktury. Dodatek C. Transakcje walutowe w systemie NA ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Opis znajduje sie w oddzielnym dokumencie Dodatek F. Pole "M-c PTU" w dokumentach sprzedazy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Dokumenty miesieczne a rejestr sprzedazy/zakupu -------------------------------------------------- Dokumenty sprzedazy i zakupu rejestrowane sa w zbiorach miesiecznych. Wydruki rejestrow sprzedazy i zakupow (netto i PTU) danego miesiaca, tworzone sa zwykle na podstawie zapisow w jednym zbiorze miesiecznym. Sa jednak przypadki, gdy pozycje rejestru danego miesiaca powinny zawierac sprzedaz/zakupy zarejestrowane w zbiorach innych miesiecy. Np. - gdy o umieszczeniu faktury w rejestrze danego m-ca decyduje termin platnosci lub data faktycznej zaplaty - gdy m-c otrzymania faktury jest inny niz data wystawienia 2. Pole: "M-c PTU" ------------------ Dlatego do dokumentow sprzedazy i zakupow wprowadzono pole "M-c PTU" (rok/miesiac - rr/mm), ktore wskazuje na okres, na ktory przypada platnosc/mozliwosc odliczenia podatku PTU. Pole wypelniane jest podczas rejestrowania dokumentow. System podpowiada date sprzedazy (w NA) i date otrzymania (ZO). Pole moze pozostac nie wypelnione. Mozna wypelnic i zmienic pozniej, takze po zatwierdzeniu dokumentow (ale tylko w miesiacach otwartych). Pole "M-c PTU" wykorzystywane jest podczas drukowania rejestrow sprzedazy i zakupow. Wydruki rejestrow danego miesiaca, np. 2000/11, moga byc teraz tworzone na podstawie zapisow znajdujacych sie w zbiorach dokumentow wielu miesiecy, np. 2000/09 do 2000/11. System wyszukuje w zbiorach: 2000/09, 2000/10 i 2000/11 dokumenty, w ktorych pole "M-c PTU" jest rowne "2000/11". Drukuje "Rejestr 2000/11". Jezeli pole "M-c PTUc" pozostawimy w dokumencie niewypelnione, to pozycje tego dokumentu nie pojawia sie w rejestrze sprzedazy / zakupow. Dodatek G. Jak rejestrowac faktury zaliczkowe ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Tresc: G.1 Przyklad rejestracji zaliczek i faktury koncowej G.2 Faktury zaliczkowe wystawione w roku 2010 a rozliczane w 2011 G.1 Przyklad rejestracji zaliczek i faktury koncowej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Do firmy wplywa zamowienie od kontrahenta na towary: A - 2000 PLN, B - 3000 PLN, C (6000 PLN). Laczna kwota zamowienia to 11000 PLN. Kontrahent wplaca zaliczke 10000 PLN. Odbior zamowionych towarow rozlozony jest w czasie. Najpierw odbierany jest towar A, pozniej towary B i C. Gdy nie ma obowiazku fiskalizacji faktur: ----------------------------------------- 1. Wplata zaliczki 10000 PLN. Wystawiamy fakture gotowkowa na zaliczke oraz zaplate w KB 1. Zaliczka (+1) * 10000 = 10000 PLN (sprzedaz uslug) 2. Rejestracja zamowienia: 1. Towar A 1 * 2000 = 2000 PLN (sprzedaz towarow) 2. Towar B 1 * 3000 = 3000 PLN (sprzedaz towarow) 3. Towar C 1 * 6000 = 6000 PLN (sprzedaz towarow) ------------------------------------------------------------------ Razem 11000 PLN Wydruk zamowienia dolaczamy do faktury zaliczkowej, aby zgodnie z rozporzadzeniem MF na fakturze zaliczkowej znalazly sie rowniez dane dotyczace zamowienia lub umowy. Do tego zamowienia bedzie mozna wystawic pozniej wlasciwa fakture sprzedazy 3. Klient odbiera towar A: Wystawiamy fakture: 1. Rozliczenie zal. (-1) * 2000 = -2000 PLN (sprzedaz uslug) 2. Towar A (+1) * 2000 = 2000 PLN (sprzedaz towarow) ------------------------------------------------------------------ do zaplaty 0 PLN 4. Klient odbiera towary B i C: 1. Rozliczenia zal. (-1) * 8000 = -8000 PLN (sprzedaz uslug) 2. Towar B 1 * 3000 = 3000 PLN (sprzedaz towarow) 3. Towar C 1 * 6000 = 6000 PLN (sprzedaz towarow) ------------------------------------------------------------------- do zaplaty 1000 PLN Gdy jest obowiazek fiskalizacji faktur: --------------------------------------- 1. Wplata zaliczki 10000 PLN Wystawiamy fakture gotowkowa na zaliczke + zaplate w KB: 1. Zaliczka (+1) * 10000 = 10000 PLN (sprzedaz uslug) 2. Rejestracja zamowienia: 1. Towar A 1 * 2000 = 2000 PLN (sprzedaz towarow) 2. Towar B 1 * 3000 = 3000 PLN (sprzedaz towarow) 3. Towar C 1 * 6000 = 6000 PLN (sprzedaz towarow) ------------------------------------------------------------------ Razem 11000 PLN Wydruk zamowienia dolaczamy do faktury zaliczkowej, aby zgodnie z rozporzadzeniem MF na fakturze zaliczkowej znalazly sie rowniez informacje dotyczace zamowienia lub umowy. Do tego zamowienia bedzie mozna wystawic pozniej wlasciwa fakture sprzedazy. 3. Klient odbiera towar A: Wystawiamy fakture korygujaca do faktury zaliczkowej: 1. Zaliczka 0 * 2000 = 0 PLN (sprzedaz uslug) ------------------------------------------------------------------ do zwrotu 2000 PLN Wystawiamy fakture sprzedazy 1. Towar A (+1) * 2000 = 2000 PLN (sprzedaz towarow) ------------------------------------------------------------------ do zaplaty 2000 PLN I po zatwierdzeniu faktur rozdysponowujemy nadplate z FK na FA. 4. Klient odbiera towary B i C Wystawiamy fakture korygujaca do faktury zaliczkowej: 1. Zaliczka 0 * 8000 = 0 PLN (sprzedaz uslug) ------------------------------------------------------------------ do zwrotu 8000 PLN Wystawiamy fakture sprzedazy: 1. Towar B 1 * 3000 = 3000 PLN (sprzedaz towarow) 2. Towar C 1 * 6000 = 6000 PLN (sprzedaz towarow) ------------------------------------------------------------------- do zaplaty 9000 PLN I po zatwierdzeniu faktur rozdysponowujemy nadplate z FK na FA. Po rozdysponowaniu pozostaje kwota do zaplaty to 1000 PLN. Do miesiecznego raportu fiskalnego nalezy dolaczac rejestr dokumentow korygujacych z tego miesiaca. G.2 Faktury zaliczkowe wystawione w roku 2010 a rozliczane w 2011 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Faktury zaliczkowe wystawione w roku 2010 o rozliczane w 2011 wymagaja specjalnej ewidencji. Przykˆad, kolejne kroki: ------------------------ 1. Zam¢wenie ZA0001/11/10: 1 Usˆuga-naprawa 300 PLN netto + PTU 01 22% = 366 brutto PLN 2. Zaliczka 1 w 2010/10: FZ0001/11/10 122 PLN brutto = 100 + 22 Vat 3. Zaliczka 2 w 2011/01: FZ0001/01/11 123 PLN brutto = 100 + 23 Vat 4. Faktura koäcowa w 2011/01: Poz ---- Indeks ---- ---- Ilo˜† --- ----- Cena ------- -- Warto˜† ---- P 1 Usˆuga-naprawa 1.000 300.00 369.00 R 2 Rozliczenie zaliczki wg PTU FZ0001/11/10 01 -122.00 R 3 Rozliczenie zaliczki wg PTU FZ0001/01/11 01 -123.00 U 4 Rabat od warto˜ci wg stawki PTU 01 0.28% -1.00 Pozycja sprzeda¾y usˆugi jest wg stawki 23%. Zam¢wienie byˆo wg 22% ale na fakturze brana jest aktualna stawka 23%. Dopisujemy pozycje rozliczenia zaliczek - program podpowiada wˆa˜ciwe stawki PTU z dokument¢w zaliczek. Po dopisaniu pozycji rozliczenia zaliczek saldo wyniosˆoby: 124 PLN. Dlatego nale¾y dopisa† pozycj©: Rabatu wg PTU, na kwot© -1 PLN (0 netto, -1 PTU) aby wyliczenie VAT w stawce 23% byˆo poprawne, tzn. 124 - 1 = 123 --> 100 PLN + 23 VAT NOTE: Opis dot. faktur zaliczkowych sa tez w: AD > Info > Scenariusze procesow --- koniec