rk-opis.txt SYSTEM RYNEK-KONTAKTY (RK) - DOKUMENTACJA UZYTKOWA ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. WSTEP..................................................... 2. INFORMACJE O SYSTEMIE .................................... 2.1 Ogolny opis .......................................... 2.2 Podstawowe pojecia uzywane w systemie ................ 2.3 Lista funkcji systemu................................. 3. INSTALOWANIE SYSTEMU ..................................... 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI .................... 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ..................................... 5.1 Rejestracja zdarzen - kontaktow z kontrahentem......... 5.1.1 Dopisywanie kontaktu do wybranego kontrahenta..... 5.1.2 Automatyczne dopisywanie kontaktu do wielu kontrahentow...................................... 5.2 Oznaczanie kontrahentow ............................... 5.3 Kronika kontaktow...................................... 5.4 Przegladanie terminarza................................ 5.5 Zamkniecie roku........................................ ................................................................. 1. WSTEP ~~~~~~~~ W tej dokumentacji opisane sa pojecia uzywane w systemie, opisany jest sposob jego instalowania i eksploatacji. 2. INFORMACJE O SYSTEMIE ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.1 Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~~ System RK sluzy do zarzadzania zadaniami i zdarzeniami zwiazanymi z kontaktowaniem sie z kontrahentami firmy - odbiorcami i dostawcami. System moze byc wykorzystany w dziale sprzedazy lub dziale zakupow do wspomagania nastepujacych czynnosci: * do rejestrowania kontaktow z kontrahentami (kroniki), przegladania historii tych kontaktow * do tworzenia terminarza - czynnosci do wykonania (to-do-list). System RK jest zintegrowany systemami sprzedazy i zakupow i korzysta z danych zgromadzonych w kartotece odbiorcow NA i kartotece dostawcow ZO. W systemie RK znajduje sie takze wbudowany klient poczty elektronicznej. 2.2 Podstawowe pojecia uzywane w systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Delegowanie kontaktu Przekazanie kontaktu (czynnosci do wykonania) do innego operatora. Dokumentow tabela W tabeli dokumentow gromadzimy informacje o dokumentach uzywanych w codziennej dzialalnosci przedsiebiorstwa. Uporzadkowanie (pogrupowanie) i skatalogowanie dokumentow ulatwia komunikacje wewnatrz przedsiebiorstwa i komunikacje z kontrahentami. Np. dokumenty moga nalezec do nastepujacych grup: HA Handlowe OK Obsˆuga klienta PA Program partnerski PR Produkcyjne SE Serwisowe W ramach grup identyfikujemy poszczegolne dokumenty, np. do grupy: HA Handlowe mozna zaliczyc: MA0002 Folder.pdf ZA0001 Wstepna oferta z kalkulacja cenowa ZA0002 Warunki handlowe ZA0003 Kroki_sprzedazy.pdf ZA0004 Kroki_sprzeda¾y-schemat.pdf ZA0005 Strategia marketingowa firmy ALFA E-mail List elektroniczny. W systemie RK mozemy wysylac listy elektroniczne. Etap w cyklu sprzedazy (ang. Sales Stage) Kolejne kroki od pozyskania adresu potencjalnego klienta poprzez kolejne czynnosci prowadzace do sprzedazy, zamkniecie sprzedazy az do etapu opieki posprzedaznej. Kroki powinny byc wykonywane jeden po drugim, powinny byc precyzyjnie zdefiniowane i monitorowane. Np. 00 Baza adresowa 10 Kontakt wst‘pny 20 Zbieranie potrzeb 30 Oferta celowa 40 Prezentacja oferty celowej 50 Analiza i ocena oferty 60 Negocjacje 70 Zamkniecie sprzedazy ----------------------------------------------------- 80 Opieka posprzeda§na Import kontaktow i zadan Odczytywanie danych wprowadzonych na innym komputerze, np. przez sprzedawce w terenie (funkcja planowana). Kampania marketingowa (ang. campaign) Szereg dzialan (kontaktow) tworzacych pewna calosc, np. poszukiwanie klientow w regionie zachodnio-pomorskim W karcie kampanii zapisujemy nastepujace dane: - numer kampanii - data rozpoczecia i data zakonczenia - adresaci kampanii, np. warunek wyboru (filtr) z kartoteki kontrahentow, np. region = "ZA" .and. zatrudnionych = "SR" - jaki scenariusz dzialan - jakie dokumenty bedziemy wysylac, okreslamy symbol ew. sciezke mozemy tez okreslic wzorzec dokumentu, ktorego uzyjemy do zbudowania wysylanego dokumentu - przewidywane koszty kampanii - inne atrybuty (cechy), ktore pozniej pozwola analizowac przebieg i rezultaty kampanii Numer kampanii podajemy podczas rejestrowania kontaktu. To pozwala sledzic kontakty wykonane w ramach kampanii. Kontakt - czynnosc, zdarzenie Np. wizyta u klienta, wyslanie listu seryjnego: T4 Rozne rodzaje kontaktow zapisujemy w tabeli (symbol i nazwa). Kontakty powinny byc starannie identyfikowane, tak aby przegladanie kroniki pozwolilo na jednoznaczne okreslenie charakteru i celu kontaktu przeszlego i ustalenie charakteru i celu kontaktu nastepnego. Zaleca sie ustalenie ostatecznej i kompletnej tresci tabel rodzaju KONTAKTOW, CELOW i REZULTATOW jeszcze przed rozpoczeciem uzytkowania systemu. Wymaga to precyzyjnej identyfikacji i nazwania procesow zachodzacych w firmie (co robimy, po co, czego sie spodziewamy, kto, kiedy ?). Zaleca sie takze planowanie procesow, aby kontrolowac ich realizacje. Kontaktu cel Np. zaprezentowanie produktu Kontaktow kronika Lista kontaktow (zdarzen) wskazanego operatora z kontrahentami. Kontakt nastepny Kontakt planowany operatora z kontrahentem. Moze byc tylko jeden nastepny kontakt danego operatora. Ale z jednym kontrahentem moze byc wiele kontaktow nastepnych, tyle ile operatorow. Kontakt ostatni Kontakt operatora z kontrahentem: zrealizowany, z najwyzsza data. Kontakt zrealizowany Aby zapisac nastepny kontakt, poprzedni musi byc zrealizowany. Kontakty archiwalne Przeniesione do rocznego zbioru archiwalnego. Kronika -->kontaktow kronika Lejek sprzedazy (ang. sales pipelines, sales funnel) Zestawienie w formie lejka (szeroko u gory, wasko na dole), ktore obrazuje liczbe klientow znajdujacych sie na kolejnych etapach w -->cyklu sprzedazy. W prawidlowym cyklu, w miare przechodzenia do kolejnych etapow cyklu, liczba klientow powinna byc mniejsza. Zestawienie pomaga planowac dzialania sprzedazowe, aby przechodzic do kolejnych etapow w cyklu sprzedazy. Np. Etap w cyklu sprzedazy Liczba klientow na etapie ---------------------- -------------------------- 00 Baza adresowa 26881 *****************....************ 10 Kontakt wst‘pny 1844 *************** 20 Zbieranie potrzeb 465 ******* 30 Oferta celowa 230 **** 40 Prezentacja oferty dedyk. 189 *** 50 Analiza i ocena oferty 145 ** 60 Negocjacje 38 * 70 Zamkniecie sprzedazy ----------------------------------------------------- 80 Opieka posprzeda§na 871 ********* 99 Odrzucony 8127 *********************...*** ------------------------------------ RAZEM 36766 Operator Osoba rejestrujaca kontakt, zdarzenie. Oznaczenie kontrahenta Mozemy wybrac i oznaczyc (*) kontrahentow, ktorzy spelniaja podane warunki. Np. - oznaczamy kontrahentow z: Kategoria ABCD = "D" i nie ma zdarzenia "T4", - drukujemy etykiety adresowe dla oznaczonych, - wysylamy list "T5", - zapisujemy nowe zdarzenie "T5" do oznaczonych. Kontrahentow mozna oznaczyc w funkcji: * "Oznaczanie kart odbiorcow/dostawcow" - tutaj mozemy ustalic warunki wyboru kart kontrahentow + kroniki zdarzen, * Wybor odbiorcow wg warunkow (Query) - tutaj mozemy ustalic warunki wyboru kart kontrahentow. Partnerzy handlowi Firmy lub osoby, ktore sprzedaja oraz serwisuja produkty producenta. Obecnie w RK znajduja sie funkcje pozwalajace zarzadzac Partnerami firmy Tres. Prosimy o zglaszenia potrzeb, aby utworzyc funkcje, ktore pozwola zarzadzac takze Panstwa Partnerami. Procesow tabela W tabeli procesow gromadzimy informacje o procesach (czynnosciach) gospodarczych (biznesowych) wykonywanych w codziennej dzialalnosci przedsiebiorstwa. Uporzadkowanie (pogrupowanie) i skatalogowanie procesow porzadkuje codzinna prace w przedsiebiorstwie. Np. procesy moga nalezec do nastepujacych grup: OK Obsˆuga klientow PA Obsluga partnerow PR Procesy produkcyjne SE Procesy serwisowe W ramach grup identyfikujemy poszczegolne procesy, np. do grupy: OK Obsˆuga klientow mozna zaliczyc: OK0001 Wysylanie ofert OK0002 Analizowanie zamowien i ustalanie warunkow dostaw OK0003 Wystawianie faktur VAT OK0004 Rejestrowanie zgloszen serwisowych OK0005 Analiza sprzedazy i serwisu Produkty u odbiorcow Produkty znajdujace sie u odbiorcow, ktore ewidencjonujemy. Obecnie w RK znajduje sie kartoteka produktow firmy Tres, tj. licencji na program Trawers. Kartoteka oraz funkcje ja obslugujace wykorzystywane sa obecnie jedynie w firmie Tres. Prosimy o zglaszenia potrzeb, aby takze dla Panstwa produktow znajdujacych sie sie u Panstwa klientow, np. serwisowanych, prowadzona byla kartoteka w systemie RK. Rezultat Rejestrujemy po zrealizowaniu kontaktu, podajemy (F2) rezultat, np. zainteresowani; chca szczegoly. Terminarz Kalendarz kontakow - zawiera informacje o wydarzeniach i czynnosciach, np. spotkaniach z klientami w okreslonym dniu i godzinie. W RK terminarz, to zestawienie przyszlych (nastepnych) kontaktow uporzadkowane chronologicznie. Przewiduje sie nastepujace widoki na dane w terminarzu: * terminy sprzedawcy (operatora) * terminy odbiorcy * terminy dostawcy * terminy w podanym dniu, tygodniu... 2.3 Lista funkcji systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Odbiorcy 1.1 Rejestracja kontaktow operatora 1.2 Kronika kontaktow operatora 1.3 Kronika wszystkich kontaktow 1.4 Kontakty wedlug warunkow 1.5 Oznaczanie kart odbiorcow 1.6 Dopisywanie kontaktow automatycznie 1.6 Wysylanie listow e-mail 2. Dostawcy 2.1 Rejestracja kontaktow operatora 2.2 Kronika kontaktow operatora 2.3 Kronika wszystkich kontaktow 2.4 Kontakty wedlug warunkow 2.5 Oznaczanie kart dostawcow 2.6 Dopisywanie kontaktow automatycznie 3. Terminy 3.1 Na dzien 3.2 Na tydzien 3.3 Wszystkie 4. Okresowe 4.1 Zamkniecie roku 5. Tabele 5.1 Kontakty 5.2 Cele 5.3 Rezultaty 6. Pomocnicze 6.1 Gospodarka zbiorami 6.2 Parametry firmy 6.3 Parametry systemu 3. INSTALOWANIE SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Instalowanie systemu polega na przeniesieniu zawartosci nosnika dystrybucyjnego do katalogow na twardym dysku. Instrukcja instalowania znajduje sie na nosniku dystrybucyjnym. 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System jest gotowy do pracy zaraz po zainstalowaniu. Przed rozpoczeciem wlasciwej eksploatacji nalezy podac parametry firmy, tj. ostatnio zamkniety rok (akceptujemy propozycje systemu), parametry alarmu oraz strukture kampanii handlowej. 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po uruchomieniu systemu i podaniu symbolu operatora moze pojawiac sie lista planowanych kontaktow. To czy lista bedzie sie ukazywala i z jakim zakresem terminow kontaktow, zalezy od ustawienia parametrow w funkcji: Parametry firmy. Zaplanowane kontakty z listy planowanych kontaktow mozna delegowac do innych operatorow (F9). 5.1 Wypelnienie tabel: kontaktow, celow i rezultatow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Przed rozpoczeciem zapisywania kontaktow z kontrahentami nalezy wypelnic tabele kontaktow, celow i rezultatow kontaktow (funkcja Tabele). Nadajemy symbole latwe do skojarzenia, np. T1 - Telefon ...., L12 - List seryjny nr 12, itp. 5.1.1 Dopisywanie kontaktu z kontrahentem ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Wykonujemy kolejne kroki: 1. Wybieramy kontrahenta (F2 wg symbolu lub wg nazwy) lub wg warunkow (Query) 2. Uaktywniamy funkcje: Kontakty (F10) 3. Rejestrujemy (dopisujemy) planowany kontakt (zdarzenie) (F8) 4. Mozemy podac: Dodatkowy opis. Przegladanie dodatkowego opisu po nacisnieciu (F2) Aby dopisac kolejny planowany kontakt musimy okreslic rezultat poprzedniego. Wpisujemy rezultat (wybieramy z listy - F2). Kontakty zrealizowane nie pojawiaja sie w terminarzu. Przyklad: W firmie produkujacej oprogramowanie rejestrujemy fakt wyslania oferty sprzedazy. Zapisujemy date (planowany kontakt), kiedy powinnismy zadzwonic, aby zorientowac sie czy potencjalny klient zapoznal sie z oferta. Liste planowanych kontaktow przegladamy w Terminarzu kontaktow. 5.1.2 Automatyczne dopisywanie kontaktu z wieloma kontrahentami ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie umozliwiono szybkie dopisanie kontaktu z wieloma kontrahentami. Odbywa sie to w funkcji: Dopisywanie kontaktow automatycznie. System zapisuje podany kontakt do kontrahentow oznaczonych (*). Przyklad: Rejestrujemy fakt wyslania materialow reklamowych, informacji o nowym produkcie do wielu kontrahentow. 5.2 Oznaczanie kontrahentow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie istnieje mozliwosc oznaczania (*) kontrahentow. Oznaczyc mozna jednego lub wielu kontrahentow. Celem oznaczania jest okreslenie listy kontrahentow np. do automatycznego dopisywania kontaktow, do wydruku. Kontrahentow mozemy oznaczac: - w funkcju: Odbiorcy/Oznaczanie kart odbiorcow oraz Dostawcy/Oznaczanie kart dostawcow Wybieramy nastepujace parametry: - Kontakty: Wszystkie, WyBrane - 'W' - Odbiorcy/dostawcy: Wszyscy, wyBrani - 'B', a nastepnie po wybraniu F8 wprowadzic warunek okreslajacy kontrahenta lub grupe kontrahentow. Przyklad: Zaznaczamy kontrahentow, do ktorych chcemy wyslac materialy reklamowe. 5.3 Kronika kontaktow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Kronike kontaktow mozna przegladac: - dla wybranego kontrahenta - dla jednego operatora - funkcja 'Kronika kontaktow operatora', - dla wszystkich operatorow - funkcja 'Kronika wszystkich kontaktow'. Kronika obejmuje kontakty zarowno zrealizowane jak i planowane. Poza podstawowymi informacjami o kontakcie mozna przegladac koszty poszczegolnych kontaktow oraz koszty laczne. Mozliwy jest wydruk kontaktow w okreslonym przez uzytkownika zakresie dat oraz wyswietlanie diagramu okreslajacego zajetosc czasu w wybranym tygodniu wybranego miesiaca. - dla wszystkich lub grupy kontrahentow - funkcja 'Oznaczanie kart odbiorcow/dostawcow'. Informacja o kontakcie zawiera takie dane jak: rodzaj kontaktu, cel, rezultat, symbol i nazwe kontrahenta, termin i symbol operatora. Zakres podawanych kontaktow moze zostac ograniczony przez podanie parametru B (wyBrane) dla parametru: Zakres kontaktow. Wybranie tego parametru umozliwi podanie warunkow wyboru kontaktu. 5.4 Przegladanie terminarza ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Terminy kontaktow mozna przegladac w funkcji 'Terminy'. System umozliwia prezentacje terminow w trzech wariantach: - Na dzien - Na tydzien - Wszystkie Po wyborze wersji prezentacji terminow, na ekranie ukazuje sie kalendarz na biezacy miesiac. Przy uzyciu klawiszy PgUp i PgDn mozna zmienic miesiac a przy kolejnych wyborach rowniez rok prezentowanego kalendarza. Po akceptacji kalendarza wyswietlana jest lista terminow kontaktow danego operatora. Kontakt mozna delegowac do innego operatora (F9). 5.5 Zamkniecie roku ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zamkniecie roku polega na przeniesieniu ZAKONCZONYCH (zrealizowanch) kontaktow do archiwum rocznego. Kontakty zakonczone, przeniesione do archiwum mozna przegladac i drukowac. Trzeba podac nr roku archiwum, np. 1999. --- koniec ---