za-opis.txt ZAMOWIENIA DO DOSTAWCOW (ZA-TRES 4) - DOKUMENTACJA UZYTKOWA ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. WSTEP .................................................. 2. INFORMACJE O SYSTEMIE .................................. 2.1 Ogolny opis ........................................ 2.2 Podstawowe pojecia uzywane w systemie .............. 2.3 Lista funkcji systemu .............................. 3. INSTALOWANIE SYSTEMU ................................... 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI .................. 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ................................... 5.1 Rejestracja ofert .................................. 5.2 Potrzeby i propozycje zamowien ..................... 5.2.1 Ustalanie potrzeb zaopatrzeniowych ............ 5.2.2 Tworzenie propozycji zamowien: automatyczne i "z reki" .................................... 5.2.3 Opracowywanie propozycji zamowien (zmiany, oznaczanie) ................................... 5.2.4 Tworzenie i emisja zamowien do dostawcow (na podstawie propozycji zamowien) ............ 5.3 Zamowienia ......................................... 5.4 Tworzenie wzorcow zamowien ......................... ----------------------------------------------------------- 1. WSTEP ~~~~~~~~ W tej dokumentacji opisane sa pojecia uzywane w systemie, opisany jest sposob jego instalowania i eksploatacji. Dalsze informacje dotyczace systemu znajduja sie w tekstach pomocniczych (helpach), ktore system wyswietla po nacisnieciu klawisza F1. 2. INFORMACJE O SYSTEMIE ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.1 Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie ZA-TRES (Zaopatrzenie) mozemy realizowac nastepujacy proces zaopatrzenia: - zbieranie informacji o cenach (i innych danych) na towary u dostawcow (oferty od dostawcow) - ustalanie potrzeb zaopatrzeniowych (Przegladanie zapotrzebowania) - tworzenie propozycji zamowien: automatyczne i dopisywane "z reki" - opracowywanie propozycji zamowien (zmiany, oznaczanie do zamowienia) - tworzenie i emisja zamowien do dostawcow: * automatycznie - na podstawie propozycji zamowien * dopisywane "z reki" - sledzenie stanu realizacji zamowien (przegladanie i drukowanie zamowien zrealizowanych i niezrealizowanych) - usuwanie zamowien zrealizowanych (na zyczenie) 2.2 Podstawowe pojecia uzywane w systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ceny u dostawcow (zbior ofert od dostawcow) Zbior informacji o towarach i ich cenach u roznych dostawcow. Zbior ten ulatwia wybranie dostawcy, u ktorego zlozymy -->zamowienie. Podczas tworzenia propozycji zamowien (-->zamowien propozycja) oraz rejestrowania zamowien mozemy skorzystac ze zbioru ofert, aby wybrac dostawcow zapewniajacych oczekiwane przez nas warunki, np. cena nie wyzsza niz.... (Obecnie w ZA-TRES wybierana jest oferta z priorytetem 1. Atrybut priorytetu mozna pozostawic jako jedno z kryteriow). Zbior zawiera nastepujace pola: * identyfikacje towaru u nas: magazyn, grupa, indeks (nazwa) * identyfikacja towaru u dostawcy (indeks u dostawcy) - drukowany na zamowieniu do dostawcy * symbol dostawcy, np. 006001 * jednostka miary zakupu (jmzak), np. KART * przelicznik jmzak na jm (jednostke miary zapasow), np. 25 np. 1 KART = 25 SZT. wg wzoru: jmzak = jm / przelicznik jm = jmzak * przelicznik (wszystkie dokumenty zaopatrzeniowe prowadzone sa w jmzak, dokumenty magazynowe prowadzone sa w jm zapasow) * minimalna ilosc zamawiana (nie mozna mniej zamowic u tego dostawcy), np. 20 kartonow * dostawa w opakowaniach po.. (ilosc zamawiana musi byc wielokrotnoscia tej liczby, bo tyle jest w opakowaniach i nie mozna ich rozrywac) np. 20 kartonow w skrzyni - zwykle ta sama liczba co minimalna ilosc zamawiana. * ceny podane przez dostawce cena jednostkowa 1 cena jednostkowa 2 (wybor zalezy od pola: nr ceny w karcie dostawcy) cena jednostkowa 3 * n-ry tabel upustow, np. 001, 005, 008 * dni dostawy - ile dni trzeba czekac na dostawe (deklarowane i rzeczywiste) termin dostawy wyliczany jest nastepujaco: dzien wystawienia zamowienia + dni dostawy * priorytet - wybierana jest pierwsza oferta z priorytetem: 1 * oferta z dnia ... * pole opisowe do dowolnego wykorzystania * symbol rejestrujacego Z tego zbioru mozna tworzyc wydruk uporzadkowany wg towarow. Dla wskazanych towarow (zakres) drukujemy KTO dostarcza np. - dane towaru - dane dostawcy1 - dane dostawcy2 (w kolejnosci priorytetu) operator (branzysta) Osoba ustalajaca propozycje zamowien i rejestrujaca zamowienia do dostawcow. zamowien propozycja (zamowienia zakupu - do dostawcow) lista towarow (i dostawcow) proponowana do zamowienia. Lista ta zawiera nastepujace pola: * identyfikacje towaru u nas: magazyn, grupa, indeks (nazwa) * symbol dostawcy, np. 006001 * identyfikacja towaru u dostawcy (indeks u dostawcy) - drukowany na zamowieniu do dostawcy * ilosc potrzebna (w jm), np. 50 SZT. * ilosc zamawiana (w jmz), np. 2 KART * cena jednostkowa netto * upust (%) * cena jednostkowa zakupu (z upustem) cena jednostkowa 2 (wybor zalezy od pola: nr ceny w karcie dostawcy) cena jednostkowa 3 * n-ry tabel upustow, np. 001, 005, 008 * oferta z dnia ... * priorytet - wybierana jest pierwsza oferta z priorytetem: 1 * symbol rejestrujacego * dni dostawy - ile dni trzeba czekac na dostawe (deklarowane i rzeczywiste) termin dostawy wyliczany jest nastepujaco: dzien wystawienia zamowienia + dni dostawy * pole opisowe do dowolnego wykorzystania Na podstawie propozycji mozemy tworzyc -->zamowienia zamowienie do dostawcy (zamowienie zaopatrzeniowe) zestawienie towarow (uslug), ktore chcemy kupic u dostawcy. zamowienia zamykanie zamowienie nalezy zamknac wowczas gdy wprawdzie dostawca nie dostarczyl jeszcze wszystkiego, ale wiadomo juz napewno, ze dalsze dostawy nie nastapia. zamowienie niezrealizowane zamowienie, dla ktorego ilosc dostarczona jest mniejsza od ilosci zamowionej. zamowienie zrealizowane zamowienie staje sie zrealizowane, gdy ilosc dostarczona jest wieksza lub rowna ilosci zamowionej. Zamowienie -->zamkniete jest zrealizowane. ilosc w magazynie ilosc w magazynie - rzeczywista ilosc znajdujaca sie w magazynie. Ilosc zwiekszana jest podczas operacji przychodowej i zmniejszana podczas operacji rozchodowej. ilosc w opakowaniu ilosc normalnie umieszczana w opakowaniu. Mozna wyswietlac jako typowa ilosc operacji magazynowej. ilosc zamawiana Ilosc standardowo odnawiajaca zapasy w magazynie. Zwykle ustalana jako wypadkowa miedzy kosztem magazynowym a kosztami zaopatrzenia. ilosc zamowiona pole w karcie magazynowej, informujace o ilosci towaru lub materialu zamowionego u dostawcow. Ilosc zlecona do produkcji (w PP-TRES) lub zamowiona u dostawcy (w ZA-TRES), czyli planowana do przyjecia w przyszlej operacji przychodu. PP-TRES zwieksza te ilosc przy otwieraniu zlecenia produkcyjnego i zmniejsza przy anulowaniu lub zamykaniu zlecenia. ZA-TRES zwieksza te ilosc przy rejestrowaniu zamowienia i zmniejsza przy dostarczeniu (-->ilosc dostarczona). ilosc zarezerwowana ilosc w magazynie, ktora jest planowana do wydania w przyszlej operacji rozchodu (sprzedazy, wydania do produkcji). O te ilosc zredukowany jest dostepny stan magazynowy. System NA-TRES zwieksza pole 'ilosc zarezerwowana' w operacji rejestrowania zamowienia od dostawcy i podczas rejestrowania faktury sprzedazy. W NA-TRES mozemy zarejestrowac (i zarezerwowac) sprzedaz wieksza niz aktualna ilosc w magazynie, lecz nie mozemy takiej sprzedazy zatwierdzic. Ilosc zarezerwowana moze byc wyzsza niz -->ilosc w magazynie, bo np. sa duze zamowienia od odbiorcow i chcemy zarezerwowac dla nich produkty, ktore dopiero beda wyprodukowane. (Oczywiscie, nie mozna rozchodowac wiecej niz -->ilosc dostepna) czas dostawy czas jaki uplynie od chwili zlozenia -->zamowienia do otrzymania -->dostawy od konkretnego dostawcy. Moze byc uzywany do ustalania momentu wyslania zamowienia do konkretnego dostawcy, gdy wiemy kiedy element bedzie potrzebny. W ZA-TRES jest zapisany w zbiorze okreslajacym warunki dostawy (-->ceny u dostawcow) poziom odnowienia zapasow ilosc w magazynie, przy ktorej nalezy wystawic zamowienie odnawiajace zapas (-->zamowienie do dostawcy) zapasu odnawianie mechanizm w systemie, ktory zapewnia, ze zapasy beda uzupelnione, gdy ich poziom spada ponizej ustalonego poziomu -->zapasu minimalnego zapotrzebowania zaopatrzeniowego obliczanie co i ile nalezy kupic u dostawcy ? 2.3 Lista funkcji systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Oferty 1.1 Ceny u dostawcow na towary 1.2 Wydruk wg towarow 2. Potrzeby 2.1 Przegladanie zapotrzebowania 2.2 Propozycje zamowien Tworzenie propozycji Opracowanie propozycji 3. Zamowienia Dopisywanie, Korekta, Usuwanie, Przegladanie, Wydruk 4. Tabele 4.1 Wzorce zamowien Dopisywanie, Kopiowanie, Korekta, Usuwanie, Przegladanie, Wydruk 5. Pomocnicze 5.1 Gospodarka zbiorami Indeksowanie Usuwanie zamowien zrealizowanych Przegladanie wydrukow 5.2 Parametry firmy Dopisywanie, Korekta, Przegladanie 5.3 Parametry systemu Hasla Uprawnienia Kolory ekranu Polskie litery 3. INSTALOWANIE I URUCHOMIENIE SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Instalowanie systemu polega na przeniesieniu zawartosci dyskietek dystrybucyjnych do katalogow na twardym dysku. Instrukcja instalowania znajduje sie w pliku CZYTAJ.BAT na dyskietce dystrybucyjnej. 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System jest gotowy do pracy zaraz po zainstalowaniu. Przed rozpoczeciem wlasciwej eksploatacji nalezy ustalic parametry eksploatacyjne dla firmy, dla ktorej prowadzimy ewidencje: - Ilosc poczatkowych liter w numerze dokumentu (zamowienia) Numer zamowienia moze skladac sie z liter oraz cyfr. Np. ZAM001, ZAM002,... lub Z00001, Z00002,... Tutaj podajemy ile liter bedzie na poczatku numeru zamowienia. Mozna podac: 0,1,2,3,4 lub 5. Uwaga! Po zapisaniu tego parametru nie bedzie mozna go zmienic. - Drukowac dokument po zarejestrowaniu ? Jezeli podamy "Tak", to po zakonczeniu rejestracji zamowienia system zapyta, czy go wydrukowac. Jezeli podamy "Nie", to system nie zapyta a dokument mozna wydrukowac w oddzielnej funkcji: Wydruk - Czy system prowadzi zakup do magazynu ? Jezeli podamy "Tak", to bedziemy mogli skladac zamowienia na towary i materialy znajdujace sie w kartotece magazynowej. Jezeli podamy "Nie", to bedziemy mogli skladac zamowienia tylko na uslugi. Mozna rowniez (choc nie jest to konieczne) zmienic parametry systemu takie jak: system hasel i uprawnien dostepu, kolory elementow ekranu i sposob uzyskiwania polskich znakow na ekranie i wydruku. 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 5.1 Rejestracja ofert ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestracje ofert umozliwia funkcja: Ceny u dostawcow na towary. Zapisujemy tutaj jakie towary lub materialy mozemy kupic u dostawcow i na jakich warunkach. Oferty ulatwiaja wybranie dostawcy, u ktorego zlozymy zamowienie. Rejestrujac oferte podajemy: * identyfikacje towaru u nas: magazyn, grupa, indeks (nazwa) * identyfikacje towaru u dostawcy (indeks u dostawcy) - moze byc wydrukowany na zamowieniu * symbol dostawcy, np. 006001 * jednostka miary zakupu (JmZak), np. KART * przelicznik jmzak na jm (jednostke miary zapasow), np. 25 np. 1 KART = 25 SZT. wg wzoru: jmzak = jm / przelicznik jm = jmzak * przelicznik (wszystkie dokumenty zaopatrzeniowe prowadzone sa w jmzak, dokumenty magazynowe prowadzone sa w jm zapasow) * minimalna ilosc zamawiana (nie mozna mniej zamowic u tego dostawcy), np. 20 kartonow * dostawa w opakowaniach po.. (ilosc zamawiana musi byc wielokrotnoscia tej liczby, bo tyle jest w opakowaniach i nie mozna ich rozrywac), np. 20 kartonow w skrzyni - zwykle ta sama liczba co minimalna ilosc zamawiana. * ceny podane przez dostawce (wybor zalezy od pola: nr ceny w karcie dostawcy) cena jednostkowa 1 cena jednostkowa 2 cena jednostkowa 3 * n-ry tabel upustow, np. 001, 005, 008 * oferta z dnia ... * priorytet - podczas tworzenia propozycji zamowienia wybierana jest pierwsza oferta dostawcy z priorytetem: 1 * symbol rejestrujacego (operatora) * dni dostawy - ile dni trzeba czekac na dostawe (deklarowane i rzeczywiste) termin dostawy wyliczany jest nastepujaco: dzien wystawienia zamowienia + dni dostawy * pole opisowe do dowolnego wykorzystania Po zapisaniu ofert mozna sporzadzic wydruk wg towarow. Dla wskazanych towarow (zakres) drukujemy KTO dostarcza np. - dane towaru - dane dostawcy1 - dane dostawcy2 (w kolejnosci priorytetu) 5.2 Potrzeby i propozycje zamowien ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 5.2.1 Ustalanie potrzeb zaopatrzeniowych (przegladanie) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Potrzeby zaopatrzeniowe ustalamy w funkcji Potrzeby -> Przegladanie zapotrzebowania. Przegladamy jakie sa niedobory towarow i materialow w magazynach. Podajemy: * Symbole magazynow * Symbole grup * Kategorie ABC * Numer wzoru, ktory ustala: - Kiedy zamawiac, np. IloscwMag-IloscZarez+IloscZamow < NormaMin tzn. zamowic nalezy, gdy ilosc w magazynie pomniejszona o ilosc zarezerwowana na sprzedaz lub produkcje i powiekszona o ilosc zamowiona u dostawcow jest mniejsza niz ilosc minimalna - Ile zamawiac, np. NormaZam albo (NormaMin-(IloscwMag-IloscZarez)-IloscZamow) tzn. ilosc wieksza z: ilosc zamawiana lub ilosc brakujaca do ilosci minimalnej. (wszystkie dane znajduja sie w karcie magazynowej) W rezultacie system wyswietla pozycje magazynowe, dla ktorych obliczona ilosc "Ile zamawiac" > 0. 5.2.2 Tworzenie propozycji zamowien: automatyczne i "z reki" ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Propozycje zamowien, to potrzeby zaopatrzeniowe obliczone wg metody opisanej wyzej i zapisane do zbioru propozycji. Okreslaja one: * co nalezy zamowic, * w jakiej ilosci, * u jakiego dostawcy. Propozycja zamowien tworzone sa odrebnie dla kazdego operatora (branzysty) Symbol proponowanego dostawcy wybierany jest ze zbioru ofert (co kto oferuje). W ten sposob system automatycznie tworzy propozycje zamowien. Dodatkowo mozna dopisac propozycje do zbioru "recznie". 5.2.3 Opracowywanie propozycji zamowien (zmiany, oznaczanie) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Utworzone propozycje mozna korygowac. Mozna zmieniac nastepujace pola: Dostawca Dostawca u ktorego zlozymy zamowienie moze byc wybierany z grona wszystkich dostawcow lub tylko dostawcow, ktorzy zlozyli oferty. Ilosc potrzebna Ilosc obliczona wg wzoru Ilosc zamawiana Ilosc, ktora zamowimy u dostawcy (moze byc w innych jednostkach miary) Indeks u dostawcy Cena netto (bez upustu) Upust Cena netto (z upustem) Termin dostawy Uwagi Rejestrowal Wybrane pozycje propozycji mozna oznaczyc (*). Pozycje oznaczone zostana umieszczone na zamowieniu. 5.2.4 Tworzenie i emisja zamowien do dostawcow (na podstawie propozycji zamowien) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Na podstawie propozycji zamowien mozemy utworzyc zamowienia do dostawcow. W zamowieniu umieszczone beda pozycje oznaczone. 5.3 Zamowienia ~~~~~~~~~~~~~~~ Modul: Zamowienia umozliwia: - modyfikacje zamowien utworzonych na podstawie propozycji zamowien - dopisywanie zamowien "z reki" - wydruk utworzonych zamowien. Zamowienie wysylane do dostawcy zawiera takie same informacje jak faktura zakupu. Podczas rejestrowania faktur zakupu i dokumentow dostaw w systemie zakupow ZO-TRES mozemy odwolac sie do zamowien (wybrac numer zamowienia, ktore ten zakup lub dostawa realizuje). Zamowienie staje sie zrealizowane, gdy ilosc dostarczona jest wieksza lub rowna ilosci zamowionej. System pozwala sledzic stan realizacji zamowien - mozna przegladac zamowienia zrealizowane i niezrealizowane (Zamowienia->Wydruk). Pozycje zamowienia mozna zamknac. Pozycja zamknieta oznacza, ze nie bedzie wiecej zakupow ani dostaw dla zamowien niezrealizowanych, a nie chcemy, aby pozycja pojawiala sie wsrod niezrealizowanych. 5.4 Tworzenie wzorcow zamowien ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Opisy dotyczace wzorcow znajduja sie w dokumencie: WZORCE.TXT --- koniec ---