zo-opis5.txt ZO 5 System Zakupow i Rozrachunkow z Dostawcami wersja 5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ DOKUMENTACJA UZYTKOWA 1. Informacje o systemie .................................. 1.1. Ogolny opis ........................................ 1.2. Cechy systemu ...................................... 1.3. Podstawowe pojecia uzywane w systemie .............. 2. Przygotowanie systemu do eksploatacji .................. 2.1. Parametry firmy .................................... 2.2. Definiowanie tabel i symboli ....................... 2.2.1. Symbole operacji ................................. 3. Eksploatacja systemu ................................... 3.1. Zakladanie kartoteki dostawcow ..................... 3.2. Wprowadzanie bilansu otwarcia ...................... 3.3. Rejestrowanie faktur zakupu ........................ 3.3.1. Dostawa rownoczesna z faktura .................... 3.3.2. Rejestracja naglowka faktury ..................... 3.3.3. Rejestrowanie pozycji faktury .................... 3.3.4. Dostawy .......................................... 3.4. Rejestrowanie faktur korygujacych .................. 3.5. Rejestrowanie zaplat i zwrotow zaplat .............. 3.6. Rejestrowanie not obciazeniowych i uznaniowych ..... 3.7. Zatwierdzanie dokumentow ........................... 3.8. Przegladanie i drukowanie informacji ............... 3.8.1. O saldzie rozrachunkow z dostawcami .............. 3.8.2. O fakturach nierozliczonych i rozliczonych ....... 3.8.3. O stanach i obrotach ............................. 3.8.4. O wielkosci zaleglosci platniczych ............... 3.8.5. O dostawach bez faktury .......................... 3.9. Rozdysponowanie nadplat ............................ 3.10. Przesylanie polecen ksiegowania do systemu ksiegowego ........................................ 3.11. Rejestr zakupow ................................... 3.12. Weryfikacja zapisow w kartotekach ................. 3.13. Zamykanie okresu obrachunkowego ................... 3.14. Roznice kursowe na dzien 31 grudnia ............... Dodatek A. Zestawienie wydrukow ........................... Dodatek B. Powiazanie ZO i MG ............................. Dodatek C. Transakcje walutowe ............................ Dodatek D. Pole: M-c PTU w dokumentach zakupow............. Dodatek E. Faktury VAT RR (Rolnik Ryczaltowy) ............. Dodatek F. Jak rejestrowac faktury zaliczkowe ? ........... 1. Informacje o systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1.1. Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~~ System ZO umozliwia rejestracje zakupu materialow, towarow i uslug oraz sledzenie na biezaco stanu rozrachunkow z dostawcami. System ZO wspolpracuje z systemem MG, KB i KG. Dzieki temu mozna kupowac towary i materialy do magazynu. Podczas wprowadzania faktury zakupu mozna rejestrowac jednoczesnie przychod do magazynu. Po zatwierdzeniu takiej faktury zwiekszone zostana odpowiednio stany magazynowe. System ZO wspolpracuje z systemem KB. Podczas rejestrowania operacji kasowych lub bankowych w KB system aktualizuje rozrachunki w ZO, tzn. fakture rejestrujemy w ZO, a zaplate w KB. Zakup w systemie ZO powoduje utworzenie polecen ksiegowania, ktore mozna przekazac do systemu ksiegowosci KG. Aby ulatwic wprowadzanie poprawek czy uzupelnien do dokumentow zakupow (faktur zakupu, faktur korygujacych, not obciazeniowych i uznaniowych) wystawiane sa one w dwoch etapach: - Rejestracja dokumentu nie powoduje zmian w kartotekach systemowych, powoduje zas zmiany w stanach rozrachunkow z dostawcami. Faktury zakupu i korygujace po zarejestrowaniu ujmowane sa juz w rejestrze zakupu. Pozycje zarejestrowanego dokumentu moga byc korygowane lub usuwane. Mozna takze usunac caly dokument. - Zatwierdzenie dokumentu (nastepujace natychmiast po zarejestrowaniu lub pozniej) powoduje wprowadzenie zmian w kartotekach systemu (zmiane stanow magazynowych i powstanie polecen ksiegowania). 1.2. Cechy systemu - Wygodna i bezpieczna praca dzieki podzialowi na rejestracje i zatwierdzanie dokumentow. - Mozliwosc rejestrowania zakupow towarow i uslug, dostaw bez faktur (dostawy niefakturowane) oraz faktur bez dostaw (towary w drodze). - Rejestracja zaplat za faktury i noty. Zaplaty mozna rejestrowac w KB. - Mozliwosc rejestrowania innych obciazen i uznan. - Mozliwosc sledzenia na biezaco stanu rozrachunkow z dostawcami. - Emisja zestawien o ustalonej formie i tresci, np. wydruk faktur nierozliczonych, rozliczonych, zaleglosci platniczych. - Mozliwosc wspolpracy z systemem MG i automatyczna aktualizacja ilosci i wartosci w kartotekach magazynowych. - Mozliwosc wspolpracy z systemem ksiegowym KG poprzez przesylanie do KG polecen ksiegowania wynikajacych z operacji dokonanych w systemie ZO. - Mozliwosc pracy w srodowisku sieci lokalnej i rozleglej. - Mozliwosc przetwarzania danych dla wielu firm (w wersji wielofirmowej). - Mozliwosc ograniczenia dostepu do systemu poprzez hasla i uprawnienia - Prosta obsluga systemu dzieki wykorzystaniu przejrzystego menu do wyboru funkcji, podpowiedzi (help), list wyboru oraz komunikatow i informacji o popelnionych bledach i wskazujacych sposob rozwiazania problemu. - Mozliwosc korzystania ze zdefiniowanych przez uzytkownika wlasnych wzorcow dokumentow, zestawien i pism do dostawcow. - Mozliwosc okreslenia zakresu wydruku Rejestru Zakupu (np. wg wybranych symboli operacji, osobno dla faktur zakupu i dla korygujacych) oraz uzyskania rejestru juz na etapie rejestracji faktur. 1.3. Podstawowe pojecia uzywane w systemie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Dostawca Dostawca to kontrahent, od ktorego kupujemy towar lub usluge. Informacje o naszych kontrahentach zapisane sa w kartotece dostawcow. Kazdy dostawca w kartotece posiada jeden zapis i identyfikowany jest w kartotece poprzez: - symbol - nazwe. Oznacza to, ze jezeli znamy symbol lub nazwe dostawcy, to system ZO wyszuka pozostale informacje o dostawcy. Zawartosc karty dostawcy opisana jest w rozdziale: Zakladanie kartoteki dostawcow. Rozrachunki Zdarzenia gospodarcze moga powodowac powstanie zobowiazan oraz naleznosci wobec innych podmiotow gospodarczych. Naleznosci i zobowiazania dziela sie na: - rozrachunki - te, ktore zostaly uznane za prawidlowe, - rozliczenia - nie uznane za prawidlowe i oczekujace na wyjasnienie, - roszczenia - kwoty w calosci lub czesci niezaakceptowane przez dluznika, - roszczenia sporne - roszczenia skierowane do komisji arbitrazowej lub sadu w celu ich wyegzekwowania. W dalszym opisie wszystkie rejestrowane w systemie ZO zdarzenia okreslac bedziemy pojeciem rozrachunki. W ZO ewidencjonujemy operacje wplywajace na stan zobowiazan. Zdarzenia wplywajace na stan naleznosci ewidencjonujemy w systemie Sprzedazy i Rozrachunkow z Odbiorcami NA. Operacje zwiekszajace zobowiazania wobec dostawcow powoduja uznanie kont rozrachunkow z kontrahentami w systemie rachunkowosci firmy (zapis po stronie Ma). Operacje zmniejszajace zobowiazania wobec dostawcow powoduja obciazenie kont rozrachunkow z kontrahentami w systemie rachunkowosci firmy (zapis po stronie Wn). Zdarzeniami gospodarczymi, ktore powoduja powstanie, zwiekszenia lub zmniejszenia zobowiazan sa: - faktury zakupu i korygujace - zaplaty i zwroty zaplat - noty uznaniowe i obciazeniowe W systemie ZO rejestrujemy nastepujace operacje: Faktury Zarejestrowanie faktury (zakupu i korygujacej) zwiazane jest z zakupem towarow lub uslug. Noty uznaniowe (Ma) Operacje wplywajace na zwiekszenie zobowiazania wobec dostawcy, nie ujmowane w rejestrze zakupu (sluzace np. do rejestracji bilansu otwarcia). Noty obciazeniowe (Wn) Operacje wplywajace na zmniejszenie zobowiazania wobec dostawcy, nie ujmowane w rejestrze zakupu (sluzace np. do rejestracji bilansu otwarcia lub kompensaty zobowiazan z naleznosciami). Zaplaty - wprowadzane sa w KB Kwoty wplacone dla dostawcy za zakupione towary lub uslugi. Mozna zarejestrowac przedplate wpisujac numer faktury. Nadplaty - wprowadzane sa w KB Jezeli podczas rejestrowania zaplaty, wprowadzana kwota bedzie wyzsza od kwoty zobowiazan wobec dostawcy, to roznica moze zostac zarejestrowana w systemie jako nadplata. Kwote te mozna bedzie rozdysponowac na dowolne faktury lub noty uznaniowe, gdy tylko zostana one zarejestrowane i zatwierdzone. Kartoteka rozrachunkow System ZO prowadzi rozrachunki z dostawcami w kartotece rozrachunkow. W dowolnej chwili mozna przegladac lub drukowac dokumenty nierozliczone i rozliczone. Dokument jest nierozliczony, gdy suma wszystkich pozycji zwiekszajacych jest rozna od sumy wszystkich pozycji zmniejszajacych, np. nierozliczonym dokumentem jest niezaplacona faktura lub nota (takze nadplata). Stan rozrachunkow W systemie ZO mozna przegladac biezace stany rozrachunkow z poszczegolnymi dostawcami oraz sumy wszystkich zobowiazan. W funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow" dla kazdego dostawcy mozna zobaczyc, jakie mamy z nim saldo zobowiazan oraz ile wynosi saldo zobowiazan z wszystkimi dostawcami. Dodatkowo mozna dla wybranego dostawcy uzyskac informacje o fakturach zakupu, ktore zostaly juz rozliczone oraz o jeszcze nierozliczonych. Podczas przegladania listy faktur rozliczonych lub nierozliczonych podane sa: numer faktury lub noty, kwota faktury, kwota zaplaty za te fakture, i kwota zobowiazania (roznica miedzy kwota faktury a kwota zaplaty). Przegladanie poszczegolnych dokumentow mozliwe jest po nacisnieciu F10 przy numerze wybranego dokumentu. Mozna sie wtedy dowiedziec, jaka byla data wystawienia dokumentu, termin platnosci, kwota dokumentu oraz jego rodzaj (np. faktura zakupu, faktura korygujaca, nota uznaniowa) Stany i obroty z dostawcami w wybranych miesiacach mozna przegladac w funkcji "Dostawcy->Stany i Obroty". Opis pol zestawienia: Stan na poczatku roku - Suma nierozliczonych w calosci faktur oraz suma zaplat dotyczacych danego kontrahenta na poczatku roku. M-ce zamkniete roku - Suma faktur otrzymanych od dostawcy oraz suma zaplat dla dostawcy - liczone od poczatku roku do ostatniego zamknietego miesiaca wlacznie. M-ce otwarte roku - Suma faktur otrzymanych od dostawcy oraz suma zaplat zarejestrowanych dla niego w miesiacach otwartych. Razem - Suma faktur i suma zaplat w calym roku obrachunkowym wlacznie ze stanem na poczatek roku. Saldo - Roznica miedzy suma faktur a suma zaplat. Dla wybranego miesiaca mozna przegladac obroty (F10) z danym dostawca: numery dokumentow zarejestrowanych w danym miesiacu, kwoty dokumentow oraz rodzaje dokumentow (np. faktura zakupu, korygujaca lub nota uznaniowa) Rozrachunki zalegle Informacje na wskazany dzien o zobowiazaniach, ktorych termin platnosci minal. Dla kazdego nierozliczonego dostawcy wyswietlane sa: - symbol dostawcy, - kwoty zaleglosci pogrupowane wedlug ilosci dni opoznienia. Dla wybranego dostawcy mozemy obejrzec wszystkie zalegle faktury nierozliczone z podzialem na okresy zaleglosci (F10). Pojedyncze dokumenty mozna przegladnac po nacisnieciu F10. Wyswietlone zostana wtedy informacje o dacie dokumentu, terminie jego platnosci, kwocie dokumentu i ewentualnej czesciowej zaplacie oraz o saldzie i rodzaju dokumentu (np. faktura zakupu, nota obciazeniowa). Uwaga! Jezeli na wydruku rozrachunkow zaleglych pojawi sie dostawca z saldem zaleglosci rownym 0 tzn. ze kwota zobowiazan zaleglych jest rowna kwocie zaplat lub faktur korygujacych i nalezy rozdysponowac zaplaty, noty lub faktury korygujace na faktury zakupu lub noty (rozdysponowanie nadplat jest opisane w rozdziale pod tym tytulem). Faktury VAT - zakupu i korygujace Kazde przedsiebiorstwo kupuje towary i uslugi. Zakup powoduje powstanie zobowiazania wobec dostawcy. Przyklad Zakup 20 sztuk maszyn do pisania po 500 zl za sztuke od firmy POLDRUK z Kielc powoduje: - zwiekszenie naszych zobowiazan wobec firmy POLDRUK o 10.000 zl - zwiekszenie zapasow w magazynie towarow handlowych o 10.000 zl - czesciowe zrealizowanie naszego zamowienia, ktore opiewalo na 100 sztuk. Wartosc zakupionych towarow lub uslug okreslamy na podstawie faktury od dostawcy. W praktyce najczesciej otrzymujemy dostawe towaru wraz z faktura, mozemy wiec jednoczesnie zarejestrowac przychod do magazynu i kwote zobowiazania wobec dostawcy. W przypadku wprowadzania faktury korygujacej nalezy podac miesiac, w ktorym rejestrowana byla faktura korygowana oraz jej numer. Zdarza sie, ze otrzymujemy tylko fakture (dostawa nastapi pozniej) lub ze otrzymamy dostawe bez faktury i nie znamy wartosci dostarczonych towarow. Jezeli otrzymamy fakture bez dostawy towarow i zarejestrujemy te fakture w systemie ZO, to system: - zwiekszy nasze zobowiazania wobec dostawcy, - zwiekszy sume wartosci faktur, dla ktorych "dostawa bedzie pozniej". Jezeli pozniej bedziemy rejestrowali przychod towarow w funkcji "Dostawy" (faktura juz byla), to system zapyta o numer faktury, ktorej dana dostawa dotyczy. Zwiekszenie stanow magazynowych nastapi po zarejestrowaniu i zatwierdzeniu dostawy. P. Jak rejestrujemy PTU (VAT) naliczony ? O. 1. Zakupy krajowe, gdy kraj w karcie dostawcy = PL Nalezy zarejestrowac rodzaj pozycji faktury: PTU naliczony wg stawki. System zapyta o nr stawki PTU, obliczy wartosc zakupow netto wg tej stawki i podpowie kwote podatku (wartosc zakupu netto * stawka PTU). Kwote podatku PTU mozna zmienic. Mozliwosc zmiany jest przydatna, gdy kwota PTU na rejestrowanej fakturze jest inna niz wyliczona przez program. Np. gdy na fakturze jest liczona "w pionie" w tutaj program liczy "w poziomie". 2. Wewnatrzwspolnotowe Nabycie Towarow (WNT) oraz import towarow i uslug, gdy kraj w karcie dostawcy # PL Do odprowadzania PTU od tych zakupow zobowiazany jest nabywca. Dlatego kazdy taki zakup powinien pojawic sie w rejestrze zakupow. Rejestrujac zakupy wewnatrzwspolnotowe lub importowe nalezy podac wlasciwa stawke PTU juz podczas rejestrowania pozycji zakupu. System obliczy automatycznie (dla kazdej pozycji zakupu) kwote podatku jako kwote netto z pozycji razy stawke PTU. Tak obliczona kwota nie zwieksza zobowiazan dostawcy, ale pojawia sie na rejestrach VAT i jest ksiegowana. Dla takich zakupow nie rejestrujemy dodatkowej pozycji: PTU naliczony. Jesli sa to zakupy unijne, mamy prawo do odliczenia PTU naliczonego od naleznego w tym samym miesiacu, w ktorym zakup wchodzi do rejestrow VAT. Dlatego od 05/2004 mozna zarejestrowac fakture wewnetrzna w systemie sprzedazy powiazana z zakupem unijnym, aby PTU naliczony mogl byc odliczony od PTU naleznego w tym samym miesiacu. Dostawy niefakturowane i towary w drodze Jezeli otrzymamy dostawe towarow bez faktury, to system zarejestruje przychod i po zatwierdzeniu dokumentu zwiekszy stany zapasow magazynowych. Dla Dostawy (bez faktury) mozemy zarejestrowac fakture pozniej. Po otrzymaniu faktury rejestrujemy ja podajac symbol operacji dla sprzedazy z magazynu. System zapyta czy: - dostawa rownoczesna - dostawa bedzie pozniej - dostawa byla wczesniej. Jezeli wybierzemy "dostawa byla wczesniej", to trzeba podac lub wybrac z listy numer dokumentu dostawy i zarejestrowac pozostale pozycje faktury. Zatwierdzanie dokumentow Rejestracja dokumentow (faktur zakupu, korygujacych, not uznaniowych i obciazeniowych i dokumentow przychodu do magazynu) powoduje zmiany w kartotece rozrachunkow. Sa to jednak zapisy "tymczasowe", gdyz zarejestrowany dokument do momentu zatwierdzenia moze byc skorygowany lub usuniety w calosci. Przy zatwierdzaniu dokumentu system ZO wykonuje nastepujace operacje: - aktualizuje na stale kartoteke rozrachunkow, a zatwierdzony dokument w zaleznosci od rodzaju umieszczony zostaje na stale w zbiorze faktur nierozliczonych badz rozliczonych. - tworzy polecenie ksiegowania na konta podane w tabeli symboli operacji (dekretacji) - aktualizuje ilosc i wartosc stanow magazynowych, jezeli wykonano operacje zakupu magazynowego do systemu MG. Dokumenty mozna zatwierdzac tuz po rejestracji (ustala sie to w parametrach firmy) lub w osobnej funkcji "Zatwierdzanie" w module "Zakupy" zaznaczajac rodzaj i zakres dokumentow. Jezeli jakies pozycje zakupu nie moga byc zatwierdzone, to pozycje PTU i rabatu od wartosci faktury tez nie zostana zatwierdzone. Jezeli chcemy przetransmitowac polecenie ksiegowania do systemu ksiegowego, to trzeba sie upewnic, czy nie pozostaly jeszcze niezatwierdzone dokumenty z tego miesiaca. Najlepiej w takim wypadku zrobic wydruk faktur niezatwierdzonych (w funkcji "Faktury->Wydruk"). Uwaga! Zamkniecie miesiaca nie bedzie mozliwe, jezeli sa jeszcze jakies niezatwierdzone dokumenty z tego miesiaca. 2. Przygotowanie systemu do eksploatacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.1. Parametry firmy ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Ostatni zamkniety okres Podajemy miesiac i rok, ktory zostal zamkniety jako ostatni. Poczawszy od wskazanego miesiaca wszystkie kolejne beda otwarte i bedzie mozna w nich rejestrowac dokumenty. Przyklad Jezeli chcemy rozpoczac eksploatacje programu np. w miesiacu 06, to mozemy albo: - rejestrowac dokumenty w miesiacu 06 i jednoczesnie nanosic "bilans otwarcia" (czyli nierozliczone na koniec roku dokumenty zakupu i zaplat) w m-cu 12 roku poprzedniego (zeby nie zwiekszac obrotow m-ca 01) oraz dokumenty m-cy od 01 do 05 wlacznie. W takim wypadku trzeba wskazac m-c 11 jako ostatnio zamkniety. - wpisac "bilans otwarcia" na koniec 05 (czyli nierozliczone do konca maja dokumenty) i rejestrowac dokumenty z czerwca. W takim przypadku ostatnio zamknietym miesiacem powinien byc kwiecien. Uwaga: Po dopisaniu firmy nie mozna skorygowac tego pola. Ilosc poczatkowych liter w numerze dokumentu - System ZO umozliwia prowadzenie numeracji wewnetrznej, skladajacej sie z liter na poczatku numeru dokumentu. Mozna w ten sposob roznicowac dokumenty, np.: FZ0001/01/98 - faktura zakupu NU0001/01/98 - nota uznaniowa Ilosc poczatkowych liter moze byc 0, 1 lub 2. Uwaga! Po dopisaniu firmy nie mozna tego pola skorygowac Czy zatwierdzac dokument po zarejestrowaniu ? Jezeli wprowadzimy "Tak", to po zakonczeniu rejestracji kazdego dokumentu, system zapyta, czy go zatwierdzic. W przeciwnym razie nalezy to zrobic w funkcji "Zakupy->Zatwierdzanie dokumentow". Czy drukowac dokument po zarejestrowaniu ? Jezeli wybierzemy "Tak", to po zakonczeniu rejestracji kazdego dokumentu, system zapyta, czy go wydrukowac. W przeciwnym razie bedzie to mozna zrobic juz po rejestracji w funkcji "Wydruk" (np. aby wydrukowac fakture zakupu, trzeba bedzie przejsc do funkcji "Zakupy->Faktury->Wydruk"). 2.2. Definiowanie tabel i symboli ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 2.2.1. Symbole operacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rodzaje operacji mozliwe do wykonania w systemie ZO to: - Zakupy do magazynu (dotyczy w. netto) - Zakupy inne (dotyczy w. netto) - Korekty (-) zakupu do magazynu (dotyczy w. netto) - Korekty (-) zakupow innych (dotyczy w. netto) - PTU (VAT) naliczony (dotyczy kwoty podatku) - Korekty (-) PTU naliczonego (dotyczy kwoty podatku) - Inne uznania (Ma) (dotyczy w. brutto) - Inne obciazenia (Wn) (dotyczy w. brutto) - Opakowania zwrotne - przyjecia - Opakowania zwrotne - zwroty W przypadku dostaw niefakturowanych, w momencie rejestrowania faktury, moga powstac roznice w cenach. Rodzaje operacji dla tych roznic to: - Odchylenia-zwiekszenia - Odchylenia-zmniejszenia oraz, jezeli uzywamy transakcji walutowych: - Dodatnie roznice kursowe - Ujemne roznice kursowe - Koszty i oplaty graniczne Symbole operacji definiuje sie w funkcji "Tabele->Symbole operacji". Przyklad Operacje systemu ZO: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rodzaj operacji Symbol Nazwa operacji Konto Strona Zakupy do magazynu ZAK/TO Zakup towarow 300/202 300 Wn 202 Ma Zakup uslug ZAK/US Zakup uslug 4KK/202 4KK Wn 202 Ma Korekty (-) zakupu do magazynu KOR/TO Korekta zak.tow -300/-202 300 (-) Wn 202 (-) Ma Operacje systemu MG: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rodzaj operacji Symbol Nazwa operacji Konto Strona Przychod ZAK/TO Przyjecie towarow 330/300 330 Wn 300 Ma Zwrot z magazynu KOR/TO Zwrot towarow -330/-300 330 (-) Wn 300 (-) Ma Symbole operacji mozna dopisywac, korygowac i usuwac w dowolnej chwili pracy z systemem. Nie nalezy jednak korygowac i usuwac symboli (dla potrzeb kontroli), na podstawie ktorych zarejestrowalismy juz jakas operacje. 3. Eksploatacja systemu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 3.1. Zakladanie kartoteki dostawcow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Informacje dotyczace nowych dostawcow mozemy wprowadzic w module "Dostawcy" w funkcji "Kartoteka Dostawcow->Dopisywanie" oraz podczas rejestrowania dokumentow. Przy dopisywaniu nowego dostawcy do kartoteki musimy podac nastepujace informacje: Dostawca - Podajemy 6-znakowy symbol, np. 100021, GD0011. Symbol dostawcy moze byc elementem konta ksiegowego (konto analityczne dostawcy) w takim przypadku symbol musi skladac sie z cyfr Nazwa - Podajemy maksymalnie 60-znakowa nazwe dostawcy. Ta nazwa pojawi sie na wydrukach, np. fakturze, rejestrze zakupow Numer NIPu - Mozna sprawdzic czy podany NIP zostal juz wpisany do innej karty (kontrola odbedzie sie po zakonczeniu rejestracji karty) Platnik PTU (T/N) - Pole nie jest wykorzystywane Kraj - Pole obecnie nie jest wykorzystywane Adres - Kod pocztowy, miejscowosc, ulica i nr siedziby dostawcy. Telefony, Telex, Fax - Numery urzadzen telekomunikacyjnych dostawcy. Pan(i) - Nazwisko przedstawiciela dostawcy, z ktorym bedziemy sie kontaktowali. Operator - Operator odpowiedzialny za kontakty z dostawca Uwagi 1, Uwagi 2 - Pola na dowolny komentarz Komorka i jednostka organizacyjna - Wydzial, zaklad lub inny element w strukturze organizacyjnej odpowiedzialny za kontakty z dostawca Kategoria ABC - Podajemy A,B,C w zaleznosci od waznosci dostawcy, np. rabaty otrzymujemy tylko od dostawcow A Numer banku, nr rachunku bankowego - Nr pobieramy z tabeli bankow w AD. Podczas tworzenia propozycji przelewow w systemie KC pobierany bedzie pierwszy z dwoch podanych tutaj bankow i rachunkow Limit kredytowy - Podajemy dowolne dane Platnosci w ciagu .. dni - Ilosc dni liczona od daty wystawienia faktury, w czasie ktorych powinnismy zaplacic dostawcy Odsetki wg tabeli - Podajemy dowolne dane Staly rabat - Okreslamy w procentach (%) staly rabat, jakiego udziela nam dostawca. Wykorzystywane w systemie zaopatrzenia. Waluta - Dla dostawcow walutowych podajemy symbol waluty. Patrz oddzielny opis dotyczacy operacji walutowych. Numer ceny - Mozemy wpisac numer ceny zakupu podany w ofercie od dostawcy (1,2 lub 3). Wykorzystywane w systemie zaopatrzenia. Numer upustu Jezeli podamy: - 0 - to cena zakupu obnizona bedzie o procent (%) podany w polu: "Staly rabat", - 9 - to cena zakupu obnizona bedzie o % pobrany z tabeli upustow o numerze podanym w nastepnym polu. Wykorzystywane w systemie zaopatrzenia. Forma platnosci - Proponowana forma: Gotowka, itp. Obroty calkowite - Zwiekszenia (zakupy) i zmniejszenia (zaplaty) zobowiazan wobec tego dostawcy. System zapisuje do tych pol podczas rejestrowania operacji. Mozna je takze wpisac "recznie". 3.2. Wprowadzanie bilansu otwarcia ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rozpoczynajac prace z systemem musimy wprowadzic bilans otwarcia, czyli faktury nierozliczone (w kwotach brutto) i ewentualne przedplaty. Jezeli rozpoczynamy prace z ZO od nowego roku, to najlepiej wprowadzic bilans otwarcia w grudniu poprzedniego roku (obroty stycznia nie beda zawyzone przez bilans otwarcia). W takim przypadku ostatnio zamknietym miesiacem bedzie listopad. Jezeli rozpoczynamy prace z systemem w polowie roku np. w czerwcu, to mozna albo: - rejestrowac dokumenty czerwca i jednoczesnie uzupelniac poprzednie miesiace. Ostatnio zamknietym miesiacem powinien byc listopad (w grudniu wprowadzamy BO). - wprowadzic BO, czyli faktury nierozliczone i przedplaty w m-cu maju i dalej rejestrowac wszystkie dokumenty poczawszy od czerwca. Ostatnio zamknietym miesiacem powinien byc kwiecien. Bilans otwarcia w systemie ZO wprowadza sie w "Innych uznaniach (Ma)", ewentualnie w "Innych obciazeniach (Wn)". Wczesniej nalezy dopisac symbol operacji dla rodzaju: Inne obciazenia (Wn) i Inne uznania (Ma): Symbol operacji - Wpisujemy symbol operacji dla bilansu otwarcia np. BO /MA Nazwa - Nazwa operacji np. "Bilans otwarcia" Konto - Symbol konta dostawcow, np: 202 Strona - Strona konta zobowiazan, np.: Ma Znak - Znak kwoty, np: "+" Procent wartosci - Procent kwoty, ktora ma byc zaksiegowana na koncie zobowiazan, np: 100%. Suma - "Tak", jezeli zapisy na dane konto maja byc przetransmitowane do systemu ksiegowego w formie syntetycznej. "Nie", jezeli zapisy na dane konto maja byc szczegolowe. "Dok", jezeli zapisy na dane konto maja byc sumowane w ramach dokumentu. Uwaga! Bilans otwarcia wprowadza sie zawsze w kwotach brutto. Uwaga! Po przetransmitowaniu polecenia ksiegowania dotyczacego BO z systemu ZO systemu ksiegowego, nalezy je usunac w funkcji "Dokumenty->Rejestrowanie dokumentow->Usuwanie". Usuniecie tego polecenia ksiegowania jest konieczne, gdyz dokument ten jest niezbilansowany (kwoty brutto dotyczace BO byly ksiegowane jednostronnie na koncie zobowiazan) i nie moze byc zaksiegowany. Wprowadzajac bilans otwarcia nalezy wpisac na konto zobowiazan syntetyczna kwote BO. Kwota ta powinna byc rowna kwocie z polecenia ksiegowania systemu ZO dotyczacego BO (ktore zostanie usuniete). 3.3. Rejestrowanie faktur zakupu ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestrowanie faktur zakupu to podstawowa operacja w systemie ZO dokumentujaca zakup towarow i uslug od dostawcow. Wartosc zakupionych towarow lub uslug okreslamy na podstawie faktury od dostawcy. Fakture zakupu rejestruje sie w kilku pozycjach: - najpierw rejestrujemy pozycje zakupu (kwoty netto), podajac przy pozycji stawke PTU. - po pozycjach zakupu trzeba zarejestrowac pozycje "PTU naliczony wg stawek". Dla kazdej stawki sumowane sa wartosci netto zakupow i wyliczany jest podatek PTU. Jezeli jest on inny niz wynika to z faktury zakupu, to mozna zmienic kwote podatku. - jezeli dostawca udzielil nam rabatu od wartosci faktury, to nalezy to zarejestrowac w pozycji "Rabat od wartosci faktury wg stawki PTU". - w pozycji "Opakowania kaucjonowane" rejestrujemy przyjecie lub zwrot opakowan zwrotnych. Ich wartosc nie jest ujmowana w rejestrze zakupu. W praktyce podczas zakupu do magazynu moga zajsc nastepujace sytuacje: 1. fakture otrzymujemy jednoczesnie z dostawa 2. otrzymujemy dostawe niefakturowana - najpierw rejestrujemy przychod do magazynu, a potem otrzymujemy fakture. 3. towary sa w drodze - otrzymujemy fakture, a po jakims czasie przychodzi zakupiony towar. 3.3.1. Dostawa rownoczesna z faktura ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestrujac pozycje zakupu nalezy podac nastepujace informacje: 3.3.2. Rejestracja naglowka faktury ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Dostawca - Podajemy symbol dostawcy, od ktorego otrzymalismy fakture. Symbol dostawcy mozna wybrac z listy (F2). Mozna rowniez znalezc go po nazwie lub czesci nazwy (zostalo to opisane w rozdziale Zakladanie kartoteki dostawcy). Jezeli wpiszemy symbol, ktory nie zostal jeszcze wprowadzony, system zapyta: "Brak dostawcy w kartotece. Czy dopisac? Tak/Nie" Po dopisaniu danych do kartoteki system powroci do rejestracji faktury. Dokument - Numer wewnetrzny dokumentu. System sam wyswietli kolejny numer dokumentu np. 000023/01/98 - dokument nr 23 ze stycznia 98. Jezeli w parametrach firmy okreslilismy ilosc liter w numerze dokumentu, to system poda kolejny numer dopiero, gdy wpiszemy pierwsze litery w numerze. Litery w numerze pozwalaja na latwa identyfikacje dokumentow np.: ZT0001/01/98 - Faktura zakupu towarow ZU0001/01/98 - Faktura zakupu uslug NO0001/01/98 - Nota obciazeniowa Numery dokumentow sa naliczane w ramach miesiaca tzn. ze pierwszy dokument w m-cu lutym bedzie mial numer 000001/02/98. Numery mozna zmieniac, stad jezeli chcemy np., aby numeracja byla narastajaca w ramach roku, to mozna zmienic numer pierwszego dokumentu w danym miesiacu i np. pierwszy dokument z lutego bedzie mial numer 000123/02/98 (w styczniu bylo zarejestrowanych 122 dokumentow). Przy rejestracji kolejnego dokumentu lutego system podpowie nastepny numer: 000124/02/98. Wystarczy wiec zmienic numer pierwszego dokumentu w miesiacu. System nie pozwoli na wpisanie dwoch takich samych numerow. Pojawi sie wtedy komunikat: "Taki numer juz wczesniej nadano dla dokumentu ..." Do faktury - Numer otrzymanej faktury (numer obcy). z dnia - Dzien wystawienia faktury. Data otrzymania - Data otrzymania faktury. Mozna zmienic tylko dzien, miesiac musi byc taki sam jak miesiac obliczeniowy. Termin platnosci - Termin platnosci za fakture. Forma platnosci - Podajemy symbol formy platnosci. Uwagi - Pole na dowolny komentarz dotyczacy faktury. 3.3.3. Rejestrowanie pozycji faktury ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje faktury. Mozemy wpisac nastepujace rodzaje pozycji: 1. Zakup towarow 2. Zakup uslug 3. PTU naliczony 4. Rabat wg PTU 5. Wydanie i zwrot opakowan 6. Dodatkowy opis 1. Zakup towarow ~~~~~~~~~~~~~~~~ Nr pozycji - Faktury moga byc wielopozycyjne. System automatycznie wyswietla kolejne pozycje faktury. Mg/Gr/Indeks - 1. Dostawa rownoczesna 2. Dostawa bedzie pozniej 3. Dostawa byla wczesniej 1 i 2: Gdy faktura jest rownoczesnie z dostawa lub dostawa bedzie pozniej, to wybieramy magazyn oraz indeks (nazwe). 3. Gdy dostawa byla wczesniej, to odszukujemy dostawe w zbiorze dostaw niefakturowanych (F2 w polu "Do dostawy..."). System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i cene zakupu (podpowiada ostatnia cene zakupu). Wg zamowienia - Jezeli zarejestrowalismy zamowienie do dostawcy w systemie zaopatrzenia, to odszukujemy je w zbiorze zamowien (F2). PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej. Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej ale mozemy kupowac wg innych jednostek niz jednostki magazynowe. Np. mozemy rejestrowac zakup w beczkach a w magazynie prowadzic w litrach. Podajemy przelicznik np. beczka = 200 litrow. Ilosc - Podajemy ilosc kupowanego towaru. Cena netto - Podajemy cene netto bez upustu. Upust - Podajemy upust od ceny. Cena z upustem - Podajemy cene z upustem. Wartosc - Wyliczana przez system (ilosc * cena z upustem) Operacja zakupu netto - Podajemy symbole operacji zakupu z tabeli operacji. Wg tej definicji utworzone beda polecenia ksiegowania. Symbole oznaczone (patrz tabela) wyswietlane sa automatycznie. PTU... - Do wyboru jest: - PTU odliczany bezposrednio - PTU odliczany warunkowo - PTU nie odliczany. Od tego wyboru zalezy, do ktorej kolumny w rejestrze zakupu trafi wartosc tej pozycji. 2. Zakup uslug ~~~~~~~~~~~~~~ Pozycja zakupu uslug rejestrowana jest podobnie jak pozycja zakupu towarow (patrz). Informacje o usludze (indeks, nazwa, jm. cena, itd) pobierane sa z KIM - rodzaj: usluga obca. 3. PTU naliczony ~~~~~~~~~~~~~~~~ Wartosc PTU naliczonego od zakupu rejestrujemy po zapisaniu pozycji zakupu towarow i uslug. Rejestrujemy tyle pozycji PTU ile roznych stawek PTU bylo na fakturze. PTU: Stawka - Wybieramy z listy numer PTU. Zakup netto: - Suma zakupu netto wedlug tej stawki zostanie automatycznie wyswietlona przez system. PTU Operacja - Wybieramy symbol operacji dla "PTU (VAT) naliczony". Kwota podatku - Kwota podatku zostanie wyliczona przez system od sumy wartosci netto wg wskazanej stawki. Razem - Zakup brutto wedlug stawek liczony jako suma zakupu netto i kwoty podatku wedlug wskazanej stawki PTU. 4. Rabat wg PTU ~~~~~~~~~~~~~~~ Upust od ceny zakupu towaru lub uslugi zostal juz opisany wyzej (rejestrowanie pozycji zakupu towarow i uslug). Tutaj opiszemy sposob rejestrowania rabatu od wartosci calej faktury. Udzielony rabat musi proporcjonalnie zmniejszyc wartosc zakupu netto i wartosc PTU i byc odpowiednio zaksiegowany. % - Wielkosc udzielonego rabatu. PTU: Nr, Stawka - Z listy wyboru wybieramy numer i stawke podatku. Rabat bowiem jest naliczany od wartosci zakupu wedlug stawek podatku. Netto - rabat, PTU - rabat - Wybieramy symbole operacji, ktore okreslaja sposob ksiegowania. System automatycznie wyliczy wartosc zmniejszajaca zakup netto i kwote PTU naliczonego. 5. Wydanie i zwrot opakowan ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Pozycje te wpisujemy, gdy przy zakupie nastepuje przyjecie lub zwrot opakowan W systemie ZO rejestrujemy przyjecia i zwroty opakowan obcych tzn. opakowania nie sa nasza wlasnoscia i nie prowadzimy dla nich ewidencji ilosciowo-wartosciowej w systemie magazynowym MG. Obrot opakowaniami zwrotnymi nie jest opodatkowany PTU i nie jest ujmowany w rejestrze zakupu. 6. Dodatkowy opis ~~~~~~~~~~~~~~~~~ Na fakturze mozemy umieszczac pozycje z dodatkowym opisem, np. opisy wykonanych uslug, opisy warunkow gwarancji towarow. W tabeli dodatkowych opisow moga byc umieszczone typowe, powtarzalne opisy, ktore tutaj wykorzystac. Tabela opisow znajduje sie w systemie sprzedazy. 3.3.4. Dostawy ~~~~~~~~~~~~~~ Dokument dostawy rejestrujemy w systemie zakupow wtedy, gdy dostawe towaru do magazynu otrzymamy: - zanim otrzymamy fakture (dostawa niefakturowana), - po otrzymaniu i zarejestrowaniu faktury (faktura zostala zarejestrowana bez dostawy jako tzw. towary w drodze). Po zarejestrowaniu dostawy bez faktury (punkt a) dokument mozna zatwierdzic. Spowoduje to przychod do magazynu wg podanej ceny. Ewentualne odchylenie wynikle z roznicy ceny przychodu i ceny na fakturze obliczone bedzie podczas rejestrowania faktury. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Dostawy zarejestrowane moga byc korygowane. Dostawca - Podajemy symbol lub nazwe dostawcy. Wybieramy z kartoteki (F2lub ^F2) lub dopisujemy nowego. Nr dokumentu - Zostanie podpowiedziany kolejny numer dokumentu. Jezeli numer zbudowany jest z liter i cyfr (patrz parametry firmy), to podajemy poczatkowe litery, np. FA i system wyswietli kolejny numer np. FA0124, FA0125 itp. System prowadzi numeracje narastajaco w ramach miesiaca np. FV0057/05/98 oznacza faktur' VAT nr 57 w maju 98r. Numer ten mozna zmienic. Jezeli np. chcemy, zeby faktury byly numerowane narastajaco w ciagu roku, to w kazdym kolejnym miesiacu nalezy zmienic pierwszy numer faktury na kolejny liczony od poczatku roku. Przy rejestracji nastepnej faktury system poda kolejny numer faktury. Z dnia - Wpisujemy dzien wystawienia dokumentu. Uwagi - Podajemy dowolny tekst, ktory mozna umiescic na wydruku. Rejestrowanie pozycji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje dokumentu. - Faktura bedzie pozniej - Faktura byla wczesniej Pozycja: Faktura bedzie pozniej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Nr pozycji - System automatycznie wyswietla kolejne pozycje. Mg/Gr/Indeks - Wybieramy magazyn oraz indeks (nazwe). System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i cene zakupu (podpowiada ostatnia cene zakupu). Wg zamowienia - Jezeli zarejestrowalismy zamowienie do dostawcy w systemie zaopatrzenia, to odszukujemy je w zbiorze zamowien (F2). PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej. Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej ale mozemy kupowac wg innych jednostek niz jednostki magazynowe. Np. mozemy rejestrowac zakup w beczkach a w magazynie prowadzic w litrach. Podajemy przelicznik np. beczka = 200 litrow. Ilosc - Podajemy ilosc kupowanego towaru. Cena netto - Podajemy cene netto bez upustu. Upust - Podajemy upust od ceny. Cena z upustem - Podajemy cene z upustem. Wartosc - Wyliczana przez system (ilosc * cena z upustem) Przychod - Podajemy symbole operacji zakupu do magazynu z tabeli operacji. Wg tej definicji utworzone beda polecenia ksiegowania. Symbole oznaczone (patrz tabela) wyswietlane sa automatycznie. Pozycja: Faktura byla wczesniej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Nr pozycji - System automatycznie wyswietla kolejne pozycje. Do faktury - Wybieramy numer i pozycje faktury oczekujacej na dostawe. Pola: Mag/Gr/Indeks, PTU, Jm, Ilosc, Cena netto, Upust, Cena z upustem, Wartosc, system pobiera z pozycji faktury. Przychod - Podajemy symbol operacji zakupu do magazynu z tabeli operacji. Wg tej definicji utworzone beda polecenia ksiegowania. Symbole oznaczone (patrz tabela) wyswietlane sa automatycznie. 3.4. Rejestrowanie faktur korygujacych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Faktury korygujace rejestruje sie podobnie jak faktury zakupu. Dodatkowo mozna rejestrowac pozycje zmniejszajace ilosc lub wartosc zakupu wybierajac operacje: - Korekta (-) zakupu magazynowego (towaru) - Korekta (-) zakupu niemagazynowego (uslug) - Korekta (-) PTU naliczonego Pozycje zmniejszajace zakup towarow wymagaja odniesienia do pozycji zakupu z wczesniej zarejestrowanej i zatwierdzonej faktury korygowanej. Faktura korygujaca ma swoj wlasny, nowy numer i dodatkowo nr faktury korygowanej. Operacja wykonywana jest w dwoch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie. Zarejestrowane faktury pojawiaja sie w rejestrze zakupow VAT oraz w kartotece rozrachunkow (zwiekszenie lub zmniejszenie zobowiazania wobec dostawcy - w zaleznosci od charakteru korekty). Zarejestrowanie zmniejszenia zakupu pozycji z magazynu powoduje zwrot z magazynu. (podczas zatwierdzania). Faktury zarejestrowane, do czasu zatwierdzenia, moga byc korygowane. P. Otrzymalismy od dostawcy dokument korygujacy kwote PTU (na 9.00 PLN). Jak zarejestrowac samo PTU (do rozrachunkow i do rejestru PTU)? O. Nie ma specjalnej funkcji do rejestrowania samego PTU. Kwota PTU podczas rejestrowania towarzyszy fakturze zakupu. Dlatego nalezy: 1. Zarejestrowac fakture korygujaca: pozycje zakupu (netto) dowolnej uslugi i pozycje PTU naliczonego (pamietac o wlasciwej stawce, np. 22%) na korygowana kwote, tu: 9.00 PLN 2. Usunac pozycje zakupu uslugi. Pozostanie tylko pozycja z kwota PTU. Rejestrowanie naglowka faktury korygujacej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Naglowek rejestrujemy tak samo jak naglowek faktury zakupu. Rejestrowanie pozycji faktury korygujacej ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Po wypelnieniu naglowka wypelniamy pozycje faktury. Mozemy zarejestrowac takie same rodzaje pozycji jak dla faktury zakupu i dodatkowo operacje: - Korekta (-) zakupu towarow - Korekta (-) zakupu uslug - Korekta (-) PTU naliczonego, ktore umozliwiaja zapisanie zmniejszenia ilosci i wartosci zakupu. Jezeli wybierzemy operacje: "Korekta (-) zakupu towarow", to musimy podac numer faktury korygowanej, aby system odszukal dane o przychodzie do magazynu, ustalil cene przychodu i wykonal zwrot z magazynu do dostawcy po tej samej cenie co przychod. Dlatego, po wybraniu operacji: "Korekta (-) zakupu towarow" mozemy zmienic tylko ilosc zakupionego towaru, np. w poprawianej pozycji faktury zakupu byla ilosc = 123, i zwrocono caly towar, to nalezy wpisac w pozycji faktury korygujacej ilosc = 123. Jezeli zwrocono 60 sztuk towarow, to wpisujemy ilosc = 60. Jezeli otrzymalismy fakture korygujaca, ktora zmienia cene towaru juz przyjetego do magazynu, to nalezy wybrac operacje nie zwiazana z magazynem i zarejestrowac jedynie zmiane wartosci pozycji faktury. W przypadku wybrania operacji zmniejszajacej (Korekta (-)), wartosc musi byc ujemna (-). Szczegolne przypadki: -------------------- P. Jak wystawic fakture korygujaca tylko cene ? O. Aby wystawic fakture korygujaca tylko cene nalezy na fakturze korygujacej zapisac 3 pozycje: 1. Zakup towaru po nowej, np. zmniejszonej cenie (ilosc bez zmiany) 2. Korekte (-) zakupu towarow po starej cenie 3. Korekte (-) PTU Wazne, aby w tej kolejnsci, najpierw przychod a nastepnie rozchod. P. Postepuje wg w/w procedury, ale w p. 2 pojawil sie problem: magazyn prowadzony jest wg FIFO i juz nie moge wykonac korekty (-) zakupu, bo w magazynie nie ma juz partii L/F ze stara cena. O. a) jesli brak partii L/F w magazynie na tym indeksie ( ilosc = 0 ) Wyprowadzamy taka sama ilosc ze znakiem (-) korekta na minus po cenie z faktury zrodlowej. Powstanie odchylenie w MG na kwote roznicy wynikajacej ze zmiany ceny. Przyklad: w magazynie 0 szt faktura zrodlowa 6 szt 5 PLN = 30 faktura korekta 1) 6 szt x 4 PLN = 24 korekta na (+) 2) 6 szt x 5 PLN = -30 korekta na (-) w magazynie powstanie odchylenie(-) w kwocie -6 PLN zwiazane ze zwrotem z magazynu dla pozycji z minusem b) gdy sa partie L/F na tym indeksie ( ilosc <> 0 ) nalezy wyprowadzic tak¥ sam¥ ilo˜† po cenie z faktury zrodlowej. Powstanie odchylenie w MG na kwote roznicy wynikajacej ze zmiany ceny. Przyklad -------- W magazynie sa: Partia 1: 2 x po 5 zl Partia 2: 3 x po 6 zl Partia 3: 4 x po 7 zl Jesli w fakturze pierwotnej byla ilosc 6 szt. po 5 zl, a korekta dotyczy zmiany ceny na 4 zl to nalezy wprowadzic w fakturze korygujacej: 1) 6 szt x 4 PLN = 24 korekta na (+) 2) 6 szt x 5 PLN = -30 korekta na (-) Wystarczy jedna pozycja korekty(-) na caˆ¥ ilo˜†. Program sam zdejmie odpowiednie partie L/F. Ilosc w sumie bedzie = 0 a wartosc ulegnie zmianie Wartosc 6 x 4=24 -6 x 5= -30 wartosc magazynu zmniejsza sie o 6 zl Powstanie odchylenie(+) w MG na kwote 5 zl: Partia 1: 2 x (5 - 5) = 0 Partia 2: 3 x (6 - 5) = 3 Partia 3: 1 x (7 - 5) = 2 ---------------------------- 6 5 zl 3.5. Rejestrowanie zaplat i zwrotow zaplat ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zaplata to kwota placona przez nas dostawcy za dostarczone towary lub uslugi. Jednorazowo wplacana kwota moze rozliczac jedna lub wiele faktur i not - calkowicie lub tylko czesciowo. Po calkowitym rozliczeniu, faktura umieszczana jest w zbiorze faktur rozliczonych. Zaplaty i zwroty zaplat rejestruje sie w systemie KB. 3.6. Rejestrowanie not obciazeniowych i uznaniowych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Jezeli powstanie zdarzenie gospodarcze, ktore nie jest faktura ani zaplata, a jednak wplywa na stan rozrachunkow z dostawca (np. bilans otwarcia), to mozemy zarejestrowac je jako note (w module "Rozrachunki"): - obciazeniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Wn dostawcy (nastepuje zmniejszenie zobowiazania wobec dostawcy). - uznaniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Ma dostawcy (nastepuje zwiekszenie zobowiazania wobec dostawcy). Uwaga: Noty nie sa ujmowane w rejestrze zakupu. Rejestrujac note obciazeniowa lub uznaniowa musimy podac nastepujace informacje: Dostawca - Podajemy symbol dostawcy, ktoremu wystawiamy note. Dokument - Numer dokumentu noty nadawany automatycznie przez system. Do tej numeracji naliczane sa takze dokumenty zaplaty. Numer dokumentu mozna zmienic. z dnia - Data rejestrowania noty. System wyswietla (sugeruje) date podana w czolowce systemu. Termin platnosci - Pole wyswietlane podczas rejestracji not uznaniowych. Forma platnosci Uwagi - Pole na dowolny komentarz dotyczacy noty. Poz. - Numer kolejnej pozycji noty nadawany automatycznie przez system. Faktura/nota - Numer faktury lub noty, ktorej dotyczy pozycja noty (np. numer nierozliczonej faktury wprowadzanej jako bilans otwarcia). Tego pola nie wypelniamy dla not uznaniowych. Operacja - Symbol operacji odpowiednio dla "Innych uznan (Ma)" lub dla "Innych obciazen (Wn)". Wartosc - Wartosc pozycji. Jezeli wpisujemy fakture nierozliczona jako bilans otwarcia, to w polu wartosc nalezy wpisac kwote brutto faktury. Razem - Suma wartosci zarejestrowanych pozycji. Noty przed zatwierdzeniem mozna korygowac, usuwac, przegladac i drukowac. 3.7. Zatwierdzanie dokumentow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zatwierdzanie dokumentow powoduje ich trwaly zapis w rozrachunkach. Po zatwierdzeniu nie mozna juz ani skorygowac dokumentu, ani go usunac. Jezeli w parametrach firmy zaznaczylismy, ze dokument ma byc zatwierdzany tuz po rejestracji, to po skonczeniu wprowadzania dokumentu, system sie pyta, czy go zatwierdzic. Zatwierdzic dokumenty mozna rowniez w funkcji "Zakupy->Zatwierdzanie". Mozna wybrac rodzaj dokumentow (np. tylko faktury zakupu i korygujace) oraz ich zakres (od numeru ... do numeru). Mozna rowniez jednorazowo zatwierdzic wszystkie dokumenty. Po zakonczeniu zatwierdzania mozna przegladac lub wydrukowac raport. Raport informuje, ile pozycji zostalo zatwierdzonych, a ile nie i jaka byla tego przyczyna (np. "Usunieto symbol ... z Tabeli Symboli Operacji", "Brak partii wprowadzonej tym dokumentem"). Niezatwierdzenie jakiejs pozycji zakupu powoduje niezatwierdzenie pozycji PTU i rabatu od wartosci faktury (komunikat: "PTU/Rabat - pozostaly niezatwierdzone pozycje zakupu"). Uwaga: System nie pozwoli na zamkniecie miesiaca, jezeli sa jeszcze jakies niezatwierdzone dokumenty z tego miesiaca. Po zatwierdzeniu dokumentow: - tworzone sa polecenia ksiegowania - mozna rozdysponowac nadplate - aktualizowane sa kartoteki magazynowe Uwaga! Jezeli nie mozemy zatwierdzic w czesci lub calosci jakiegos dokumentu i uwazamy, ze nie ma powodu, dla ktorego nie moze byc zatwierdzony, to zaleca sie przeprowadzenie weryfikacji kartotek zarowno w ZO jak i MG. Dokumenty zatwierdzone oznaczone sa znakiem "v" 3.8. Przegladanie i drukowanie informacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie ZO mozna przegladac oraz drukowac (na ekran, drukarke laserowa, iglowa, dysk) zestawienia dotyczace rozrachunkow. Wydruki na dysk mozna w dowolnym momencie roku przegladac (F10), drukowac (F4) lub usuwac (F9) w funkcji "Pomocnicze->Gospodarka zbiorami->Przegladanie wydrukow". Plikom drukowanym na dysk sami nadajemy nazwy np. STROZR01.PRN (Stan rozrachunkow na koniec m-ca 01). 3.8.1. O saldzie rozrachunkow z dostawcami ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie ZO mozna przegladac i drukowac stany rozrachunkow wobec poszczegolnych dostawcow oraz wobec wszystkich dostawcow w funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow". W funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow->Wydruk" mozna okreslic zakres wydruku: Forma: Dokument, Zestawienie - Jezeli chcemy wyslac do wskazanego dostawcy pismo informujace o stanie naszych z nim rozrachunkow, to wybieramy forme dokument. Zestawienie moze dotyczyc faktur nierozliczonych, rozliczonych lub wszystkich dla wybranych dostawcow. Moze to byc zestawienie szczegolowe lub ogolne. Ujmij: Nierozliczone, Rozliczone, Wszystkie - Wybieramy, jakiego rodzaju faktury maja byc ujete w zestawieniu. Od:... Do:... - Wybieramy symbole dostawcow, dla ktorych chcemy otrzymac zestawienie. Od numeru: ... Do numeru:... - W przypadku drukowania zestawienia dla jednego dostawcy, mozna okreslic zakres faktur, ktore maja byc ujete w zestawieniu. Drukuj: sumy faktur/not, Wszystkie pozycje - Zestawienie moze byc szczegolowe lub moze zawierac tylko sumy faktur/not. W funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow->Przegladanie" mozna zobaczyc, jakie mamy saldo rozrachunkow z wybranym dostawca i z wszystkimi dostawcami (ALT, F10). 3.8.2. O fakturach nierozliczonych i rozliczonych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow->Przegladanie" dla danego dostawcy mozna zobaczyc liste faktur nierozliczonych (F10) i rozliczonych (^F10): Faktura/nota - Numer faktury/noty. System wyswietla nasz numer wewnetrzny. Nr. obcy wyswietlony jest na krawedzi okna. Faktury - Kwota faktury Zaplaty - Kwota zaplaty czesciowej lub calkowitej. Zobowiazanie - Roznica miedzy kwota faktury a kwota zaplaty. Dni - Liczba dni opoznienia. Mozna rowniez zobaczyc sume faktur nierozliczonych lub rozliczonych dla danego dostawcy (ALT, F10). Poszczegolne dokumenty (faktury rozliczone, nierozliczone) mozna zobaczyc po nacisnieciu F10. 3.8.3. O stanach i obrotach ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Dostawcy->Stany i obroty" mozna przegladac stany i obroty rozrachunkow z wybranym dostawca: Dostawca - Symbol dostawcy, ktorego stany i obroty chcemy zobaczyc. Stan na poczatku roku - Suma faktur i suma zaplat nierozliczonych na poczatek roku. M-ce zamkniete roku - Suma faktur i suma zaplat w miesiacach zamknietych roku. M-ce ... (otwarte) - Suma faktur i suma zaplat w miesiacach otwartych roku. Razem - Suma faktur i suma zaplat zarejestrowanych dla dostawcy w ciagu roku wlacznie ze stanem na poczatek roku. Saldo - Roznica miedzy suma faktur a suma zaplat. Dla wybranego miesiaca mozna obejrzec obroty z dostawca: Numer dokumentu - Numer zarejestrowanego w danym miesiacu dokumentu np. numer faktury zakupu, numer noty uznaniowej. Rodzaj dokumentu - Rodzaj zarejestrowanego dokumentu np. faktura zakupu, nota. Faktury - Kwota faktury lub noty uznaniowej. Mozna rowniez zobaczyc sume wszystkich dokumentow danego miesiaca (ALT, F10). 3.8.4. O wielkosci zaleglosci platniczych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zaleglosci platnicze to zobowiazania przeterminowane, dla ktorych minal termin platnosci. O zaleglosciach platniczych na wskazany dzien mozemy dowiedziec sie w funkcji "Rozrachunki->Rozrachunki Zalegle". Okresy zaleglosci (np. do 30 dni, od 31 do 60 dni i powyzej 60 dni) mozemy okreslic sami podczas przegladania lub wydruku. Dla wskazanego dostawcy sumowane sa kwoty dokumentow nieuregulowanych w terminie. Mozna rowniez obejrzec poszczegolne dokumenty z podzialem na okresy zaleglosci (F10). Uwaga! Jezeli na wydruku rozrachunkow zaleglych pojawi sie dostawca z saldem zaleglosci rownym 0 tzn. ze kwota zobowiazan zaleglych jest rowna kwocie zaplat lub faktur korygujacych i nalezy rozdysponowac zaplaty, noty lub faktury korygujace na faktury zakupu lub noty (rozdysponowanie nadplat jest opisane w rozdziale pod tym tytulem). 3.8.5. O dostawach bez faktury ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Zakupy-> Dostawy" rejestruje sie dostawy niefakturowane. Dokumenty dostaw mozna przegladac w ukladzie wedlug dostawcow lub wedlug numerow. Wydruk (na ekran, drukarke lub dysk) mozna uzyskac rowniez wedlug dostawcow lub numerow, wedlug wskazanego zakresu dokumentow, tylko dla dokumentow zatwierdzonych, niezatwierdzonych lub dla wszystkich. Wydruk moze obejmowac tylko sumy zbiorcze dokumentow lub wszystkie pozycje. 3.9. Rozdysponowanie nadplat ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Gdy rejestrujemy zaplaty, kwota zaplaty moze byc wyzsza od kwoty calosci zobowiazan wobec dostawcy (np. gdy przekazujemy przedplate dostawcy). Nadplaty sa wyswietlane w rozrachunkach ze znakiem "-". Nadplata moze powstac gdy: - zaplata jest wyzsza od kwoty zobowiazania - usunelismy fakture, za ktora zostala zarejestrowana zaplata - zarejestrowalismy przedplate lub zaliczke - faktura korygujaca (po zatwierdzeniu) nie zostala rozdysponowana na fakture zakupu Nadplaty rozdysponowuje sie w systemie KB 3.10. Przesylanie polecen ksiegowania do systemu ksiegowego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W trakcie zatwierdzania (np. zakupu, noty) informacje o operacjach zapisywane sa rownoczesnie w dwoch zbiorach: - w zbiorze dokumentow systemu - w zbiorze polecen ksiegowania. Z kazdej operacji zarejestrowanej w zbiorze dokumentow powstaje tyle zapisow w zbiorze polecen, ile jest dekretow (zapisow na konta). O sposobie dekretowania decyduja definicje zawarte w Tabeli Symboli Operacji. Funkcja "Polecenia Ksiegowania" umozliwia przegladanie, transmisje i wydruk polecen ksiegowania. Wydruk polecen mozna robic na ekran, drukarke laserowa lub iglowa i na dysk. 3.11. Rejestr zakupow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rejestr zakupow w systemie ZO drukowany jest na podstawie miesiecznych zbiorow faktur zakupu i korygujacych. Zawiera informacje o fakturach zarejestrowanych (nie musza byc zatwierdzone). Nie zawiera natomiast informacji o notach. Aby uzyskac wydruk rejestru zakupu, nalezy podac miesiac obliczeniowy oraz wybrac, czy ma byc drukowany w ukladzie wedlug dat czy wedlug numerow. Kolejne informacje to: Dokumenty: Wszystkie, Zakupu, Korygujace - Rejestr zakupu mozna wydrukowac osobno dla faktur zakupu i dla faktur korygujacych. Mozna tez wydrukowac jeden rejestr dla wszystkich faktur. Ujmij: Wszystkie, Odliczane zawsze, warunkowo, Bez odliczen - Mozna drukowac rejestry oddzielnie dla zakupow, w ktorych PTU jest odliczany zawsze, odliczany warunkowo i w ogole nie jest odliczany. Operacje: Wszystkie, Wybrane - Rejestr zakupu moze byc drukowany dla wybranych z listy symboli operacji. Mozna w ten sposob np. uzyskac osobne rejestry dla zakupow magazynowych i pozamagazynowych. Wydruk: W calosci, czesciach - Rejestr zakupu moze byc drukowany w calosci lub w czesciach (A i B). Czesc A obejmuje: numer faktury, date wystawienia i date otrzymania faktury, numer wewnetrzny dokumentu, numer NIPu/PESEL oraz nazwe dostawcy, kwote zobowiazania. Czesc B obejmuje: kwote PTU naliczonego, zakupy netto (odpowiednio dla stawek 7 i 22 %) oraz kwoty PTU dla tych stawek, zakupu netto ze stawka 0% i zakupy zwolnione z podatku. Dokumenty, ktore znajda sie na wydruku, wybiera sie podajac zakres symboli dostawcow (Wg dostawcow) lub podajac przedzial czasu (Wg dat). Rejestr mozna wydrukowac na ekran, drukarke i zapisac w pliku dyskowym 3.12. Weryfikacja zapisow w kartotekach ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Weryfikacji podlega zgodnosc zapisow w 3 podstawowych zbiorach: - w kartotece dostawcow - w kartotece rozrachunkow - w zbiorach (otwartych) miesiecznych dokumentow (operacji) Dokumenty <-> Rozrachunki ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System sprawdza zgodnosc kartoteki rozrachunkow z miesiecznymi zbiorami dokumentow (dla m-cy otwartych). Dla kazdego dokumentu (operacji) system porownuje zapisy (kwoty) znajdujace sie w zbiorach dokumentow i w kartotece rozrachunkow. Porownanie przeprowadzane jest dla wszystkich miesiecy otwartych (zapisy w zbiorach m-cy zamknietych musza byc poprawne, gdyz nie mozna zamknac miesiaca, gdy weryfikacja wykazuje niezgodnosci). Jezeli zapisy sa rozne, to system informuje o tym i pozwala na poprawienie zapisow w kartotece rozrachunkow. Zapisow w zbiorze dokumentow nie mozna zmieniac. Dostawcy <-> Rozrachunki ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System sprawdza zgodnosc zapisow w kartotece dostawcow i w kartotece rozrachunkow. Dla kazdego dostawcy system porownuje saldo (operacje zwiekszajace zobowiazania minus operacje zmniejszajace zobowiazania) oraz sumy obrotow miesiecy otwartych w obu kartotekach. Jezeli stany sa rozne, to system automatycznie uaktualnia zapisy w kartotece dostawcow (nie informuje o tym, gdyz sa to zapisy kontrolne i wystarczy zgodnosc sprawdzona miedzy zbiorami dokumentow i kartoteka rozrachunkow). Weryfikacja wykonywana jest: - w module "Okresowe" - podczas zamykania miesiaca (nie mozna zamknac miesiaca, gdy sa niezgodne kartoteki) Bledne zapisy powstaja wskutek pracy z systemem z uszkodzonymi tablicami indeksowymi. Przyczyn uszkodzenia moze byc wiele, np. nagle przerwanie pracy systemu wskutek wylaczenia zasilania. Weryfikacje nalezy przeprowadzac w nastepujacych sytuacjach: - bezposrednio przed kazdorazowym wykonaniem kopii zapasowej systemu - po odtworzeniu danych z kopii zapasowej - po zauwazeniu jakiejkolwiek nieprawidlowosci w dzialaniu systemu - po "upadku" systemu wskutek awarii zasilania Przed uruchomieniem weryfikacji trzeba poindeksowac wszystkie zbiory. Weryfikacje przeprowadza sie dla wszystkich otwartych miesiecy. Po skonczeniu weryfikacji mozna wyswietlic raport. 3.13. Zamykanie okresu obrachunkowego ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Zamykanie miesiaca konczy proces rejestrowania operacji w danym okresie obrachunkowym. Po zamknieciu miesiaca nie mozna juz dopisac zadnych dokumentow z data tego miesiaca. Podczas zamykania miesiaca system wykonuje nastepujace operacje: - sprawdza, czy wszystkie dokumenty z tego miesiaca zostaly zatwierdzone - przeprowadza weryfikacje zapisow w zamykanym miesiacu - notuje fakt zamkniecia w zbiorze parametrow W systemie ZO mozna miec do 23 otwartych miesiecy. Miesiace nalezy zamykac po kolei, np. nie mozna zamknac marca, jezeli nie zostal zamkniety luty. Uwaga! Podczas zamykania miesiaca nalezy pamietac o kolejnosci zamykania go w systemach! Najpierw zamyka sie miesiac w NA i ZO, potem w MG, a na koncu w systemie ksiegowym. Jezeli zmienimy kolejnosc i zamkniemy miesiac np. w systemie ksiegowym, to nie przetransmitujemy polecenia ksiegowania tego miesiaca z systemow NA, ZO i MG do systemu ksiegowego. Jezeli zamkniemy miesiac w MG, to w systemach NA i ZO nie bedzie mozna zarejestrowac zadnej faktury. Zamykanie grudnia konczy proces rejestrowania operacji w danym roku obrachunkowym. 3.14. Roznice kursowe na dzien 31 grudnia ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Roznice kursowe powinno sie obliczac w m-cu 12 po wprowadzeniu wszystkich faktur zakupu i korygujacych. System przeliczy na podstawie nierozliczonych faktur w walutach ujemne lub dodatnie roznice kursowe na koniec roku wedlug wskazanej tabeli przeliczen i utworzy polecenia ksiegowania. Dodatek A. Zestawienie wydrukow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ WYDRUK FAKTUR ZAKUPU I KORYGUJACYCH - Mozna wydrukowac pojedyncze faktury zakupu i korygujace lub ich zestawienie. Zestawienie moze obejmowac faktury zatwierdzone, niezatwierdzone, oczekujace na dostawe lub wszystkie. WYDRUK DOSTAW NIEFAKTUROWANYCH - Wydruk dostaw niefakturowanych mozna robic wedlug dostawcow lub wedlug numerow dokumentow. Moze obejmowac dokumenty zatwierdzone, niezatwierdzone lub wszystkie. WYDRUK DOSTAW (FAKTURA JUZ BYLA) - W przypadku, gdy najpierw rejestrujemy faktury zakupu, a dostawa przychodzi w terminie pozniejszym, tworzone sa dokumenty przychodu, ktore mozna drukowac wedlug dostawcow lub numerow. Wydruk moze obejmowac dokumenty zatwierdzone, niezatwierdzone lub wszystkie. WYDRUK RAPORTU Z ZATWIERDZANIA - Informuje, ile pozycji zostalo zatwierdzonych, ile nie i jaka byla tego przyczyna. WYDRUK STANU ROZRACHUNKOW - Informuje o saldzie zobowiazan z poszczegolnymi dostawcami. Wydruk mozna robic w formie pisma do dostawcy lub zestawienia. WYDRUK FAKTUR/NOT ROZLICZONYCH WYDRUK FAKTUR/NOT NIEROZLICZONYCH WYDRUK ROZRACHUNKOW ZALEGLYCH - Wydruk niezaplaconych w terminie faktur lub not wedlug wskazanych okresow zaleglosci. Wydruk moze byc w formie pisma do dostawcy lub zestawienia. WYDRUK NOT UZNANIOWYCH - Wydruk moze obejmowac noty zatwierdzone, niezatwierdzone lub wszystkie. WYDRUK NOT OBCIAZENIOWYCH - Wydruk moze obejmowac noty zatwierdzone, niezatwierdzone lub wszystkie. WYDRUK STANOW BIEZACYCH WYDRUK OBROTOW - Wydruk obejmuje obroty wskazanych miesiecy. WYDRUK KARTOTEK DOSTAWCOW - Wydruk informacji zapisanych w kartotece dostawcow (symbol, nazwa, adres, telefony, adresy bankow itp.) WYDRUK POLECEN KSIEGOWANIA - Wydruk polecen ksiegowania zadekretowanych na wskazane konta. WYDRUK REJESTRU ZAKUPOW - Wydruk moze obejmowac faktury zakupu, faktury korygujace lub wszystkie faktury. Rejestr zakupow moze byc drukowany wedlug wybranych symboli operacji, w zaleznosci, czy PTU jest odliczany warunkowo, zawsze lub w ogole nie jest odliczany, w dwoch czesciach (A, B) lub w calosci. WYDRUK RAPORTU Z WERYFIKACJI WYDRUK ZAWARTOSCI TABELI SYMBOLI OPERACJI Dodatek B. Powiazanie ZO i MG ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie ZO mozna rejestrowac operacje zakupu polaczone z przychodem lub zwrotem towarow i materialow z magazynu (zwiekszenie lub zmniejszenie ilosci i wartosci towarow w kartotece magazynowej) oraz rejestrowac oferty od dostawcow na towary znajdujace sie w magazynie. Aby system ZO mial dostep do kartoteki magazynowej z mozliwoscia automatycznego dokonywania zmian w stanach magazynowych nalezy: - w MG - podac symbole operacji dla "Przychodow" i "Zwrotow z magazynu" oraz okreslic konta, na ktore tworzone beda polecenia ksiegowania po wykonaniu przychodu w systemie ZO (patrz: Definiowanie symboli operacji). - w ZO - podac takie same symbole operacji dla "Zakupow do magazynu" i "Korekty (-) zakupow do magazynu" jakie podalismy w MG dla operacji odpowiednio: "Przychod" i "Zwrot z magazynu". Przyklad W systemie ZO dla rodzaju operacji "Zakupy do magazynu" dopisano nastepujacy symbol: - ZAK/MG Zakup towarow 300/202 300 WN / 202 MA W systemie MG dla rodzaju operacji "Przychod" nalezy dopisac symbol: - ZAK/MG Przyjecie towarow 330/300 330 WN / 300 MA Analogicznie, tylko ze znakiem "-", powinny byc dopisane symbole operacji dla: "Korekty (-) zakupu do magazynu" (w ZO) i "Zwrotu z magazynu" (w MG). Przy zakupie towarow do magazynu mamy do czynienia z nastepujacymi sytuacjami: - dostawa przychodzi wraz z faktura. Podczas rejestracji faktury, po podaniu symbolu operacji dla zakupu do magazynu, wybieramy opcje dostawa rownoczesna. - dostawa niefakturowana. Rejestruje sie ja w funkcji "Zakupy-Dostawy" (bez faktury). Po otrzymaniu faktury podczas jej rejestracji wybiera sie opcje: Dostawa byla wczesniej. Jezeli ceny z faktury roznia sie od cen podanych przy rejestracji dostawy, to system poprosi o podanie symbolu operacji dla odchylen. - towar w drodze. Podczas rejestracji faktury wybiera sie opcje: Dostawa bedzie pozniej. Po otrzymaniu dostawy rejestruje sie przychod w funkcji "Zakupy-Dostawa" (faktura juz byla). - Zwrot towarow wykonywany jest na skutek wprowadzenia faktury korygujacej. Zwrot musi odnosic sie do wczesniejszej operacji zakupu. Trzeba podac miesiac z dokumentem zakupu. System odszukuje wskazany dokument zakupu i pobiera z niego informacje, ktore moga zostac skorygowane. Po zatwierdzeniu dokumentow odpowiednie stany magazynowe w systemie MG zostana zaktualizowane. Dodatek C. Transakcje walutowe w systemie ZO ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1.1 Ogolny opis ~~~~~~~~~~~~~~~~ Funkcje systemu ZO umozliwiaja: - rejestrowanie zakupu uslug, zakupu towarow, not obciazeniowych i uznaniowych, - przeliczanie kwot rejestrowanych w walutach obcych na PLN wg wskazanego kursu walutowego - wycene przychodu towaru zakupionego w walucie wg ceny nabycia, gdzie cena nabycia to: rzeczywista cena z faktury (przeliczona na PLN) + dodatkowe koszty, np. clo - ustalenie roznic kursowych operacyjnych - po rejestracji not - ustalenie roznic kursowych okresowych - na przelomie roku obrotowego - przekazywanie do systemu ksiegowego operacji walutowych przeliczonych na PLN na wlasciwe konta ksiegowe, zgodnie z definicjami symboli operacji, - przekazywanie do systemu ksiegowego dekretow dotyczacych zarachowania kosztow zagranicznych, cla, w okreslajacych, w sumie z cena z faktury, cene nabycia towaru. 1.2 Podstawowe pojecia ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ (Nastepujace pojecia opisane sa w dokumentacji TK - Tabela kursow: Bank, Waluta, Tabela kursow, Przeliczniki walutowe). Faktura w walucie Dokument stwierdzajacy zakup towarow lub uslug. Cena i wartosc transakcji podana jest w walucie obcej. Kredyt walutowy Zaciagniecie zobowiazania w walucie obcej. W systemie ZO rejestrowane jako nota uznaniowa. Roznice kursowe Roznice kursowe powstaja podczas rozliczania transakcji zawieranych w walutach obcych (podczas przeliczania srodkow pienieznych, naleznosci i zobowiazan wyrazonych w walutach obcych na PLN). Roznice kursowe powstaja wtedy, gdy kurs waluty w momencie zaplaty lub czesciowej zaplaty jest inny niz w momencie powstania naleznosci lub zobowiazania. W systemie ZO roznice dodatnie powstana, gdy bedziemy placic za fakture walutowa, a kurs w momencie zaplaty bedzie nizszy niz w momencie rejestracji faktury. Roznica ujemna powstanie, gdy kurs bedzie wyzszy w momencie zaplaty. Dodatnie roznice kursowe sa przychodami z tytulu operacji finansowych, ujemne roznice kursowe - kosztami operacji finansowych. Ewidencja szczegolowa konta powinna umozliwic wyodrebnienie poszczegolnych pozycji roznic kursowych. Dlatego tez z systemu ZO do KG warto przekazywac dekrety w postaci niezsumowanej. 1.3 Kiedy ZO wyliczy roznice kursowe ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ZO moze wyliczyc roznice kursowe przy rejestrowaniu zaplaty, noty obciazeniowej, po rozdysponowaniu nadplaty oraz podczas zamykania roku. Przyklad: W systemie zarejestrowano fakture nr FA0123 na kwote 100 EUR. Zobowiazanie przeliczono wg tabeli kursow obowiazujacej w dniu wystawienia faktury. Kurs wynosil: 1.00 EUR = 4.00 PLN. Zatem zobowiazanie wynosi 100 EUR * 4.00 = 400.00 PLN. Po miesiacu zaplacono 50 EUR wg kursu 4.10 PLN. System wyliczyl roznice kursowa (ujemna) ((4.10 - 4.00) * 50) = 5.00 PLN W efekcie, po zapisaniu operacji zaplaty i roznicy kursowej, bedziemy winni dostawcy 50 EUR, w PLN to bedzie 200 PLN. Wynika z tego, ze zobowiazanie caly czas (nawet gdy bedzie czesciowo zaplacone) bedzie "wycenione" wg kursu z dnia powstania. 1.4 Co sie dzieje podczas zamykania roku ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Przepisy wymagaja, aby ustalic roznice kursowe okresowe, jezeli w dniu konczacym rok obrotowy sredni kurs walut obcych rozni sie od kursu przejetego przy ustalaniu wartosci zobowiazan (badz innych aktywow i pasywow np. pozyczek, kredytow bankowych). Przed zamknieciem roku, po zarejestrowaniu wszystkich faktur w walucie, w funkcji "Okresowe->Roznice kursowe na dzien 31 grudnia", po podaniu odpowiedniej tabeli kursow, system obliczy dodatnie i ujemne roznice kursowe na koniec roku. Gdyby faktura, o ktorej mowa w przykladzie pozostawala nierozliczona (saldo 50 EUR) a kurs EUR na koniec roku wynosilby 4.10 PLN, to ujemna roznica kursowa wynioslaby 5.00 PLN ((4.10-4.00) * 50). Wiecej informacji jest w opisie funkcji: Roznice kursowe na dzien 31 grudnia 1.5 Jak roznice kursowe zapisywane sa w kartotekach rozrachunkow i dostawcow ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Roznice kursowe maja wplyw na wyrazony w PLN stan zobowiazan. Roznica obliczona w przykladzie: 5.00 PLN zostanie zapisana ze znakiem "-" po stronie zaplat. Zwiekszy wiec kwote zobowiazania, gdyz kwota zobowiazania liczona jest jako roznica miedzy kwota faktury lub noty a kwota zaplaty za nia. Gdyby nie zapisywac roznic kursowych, to faktury rozliczone w walucie, bylyby nadplacone (gdy roznice ujemne) lub niedoplacone (gdy roznice dodatnie). Zapis roznic kursowych w kartotece rozrachunkow ma taki sam numer dokumentu jak dokument, ktory spowodowal jego obliczenie. Roznica kursowa obliczona na koniec roku, ma wlasny, unikalny numer dokumentu. 1.6 Jak rozliczac roznice kursowe od rozrachunkow w nastepnym roku obrotowym ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Na przelomie roku dokonujemy bilansowej wyceny naleznosci i zobowiazan - jak opisano wyzej. Jest to de facto przecena wartosci rozrachunkow przy uwzglednieniu sredniego kursu NBP. W procesie wyceny powstaja roznice kursowe. W nastepnym roku nastepuje faktyczna zaplata rozrachunkow. W dniu faktycznej zaplaty takze moga powstac roznice kursowe. Jak rozliczyc obie roznice kursowe, te powstale w momencie przeceny i te ktore powstaly w momencie uregulowania rozrachunku ? Jak tego dokonac i kiedy, czy na poczatku roku obrotowego, czy dopiero w chwili faktycznej regulacji naleznosci lub zobowiazania ? Nie ma obowiazujacych norm regulujacych, ani w przepisach dotyczacych rachunkowosci, ani w przepisach o podatku dochodowym. W praktyce stosowane sa rozne metody, w publikacjach internetowych mozna znalezc wiele opisow. Najczesciej opisywane sa trzy metody: 1. Metoda stornowania na poczatku roku 1 stycznia nastepnego roku obrotowego stornujemy roznice kursowe ustalone na dzien bilansowy z kont rozrachunkow. w korespondencji z kontem przychodow finansowych / kosztow finansowych. Jest to powrot do stanu pierwotnego rozrachunkow. 2. Metoda stornowania w momencie zaplaty rozrachunku W dniu faktycznej zaplaty naleznosci lub zobowiazan stornujemy roznice kursowe ustalone na dzien bilansowy i rownoczesnie ustalamy roznice kursowe za okres od momentu powstania naleznosci lub zobowiazan do dnia ich zaplaty. 3. Metoda ujmowania w ksiegach nowego roku obrotowego tylko tych roznic kursowych, ktore powstaly od poczatku roku do dnia zaplaty naleznosci lub zobowiazania. Zaleta tej metody jest utrzymywanie realnej wysokosci wyniku finansowego biezacego okresu i wartosci informacyjnej sald rozrachunkow. Wada jest koniecznosc odrebnego ustalania wlasciwych kwot roznic kursowych dla potrzeb podatku dochodowego od kazdego salda rozliczonego w roku obrotowym. Dla ustalenia tych kwot niezbedne jest bowiem uwzglednienie roznic obliczonych dla okresu od dnia powstania naleznosci lub zobowiazania do dnia bilansowego. W ZO zostala zastosowana metoda trzecia. 4.3 Definiowanie tabeli symboli operacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Jezeli prowadzimy rozrachunki walutowe, to musimy podac dodatkowe symbole operacji: - dodatnie roznice kursowe, - ujemne roznice kursowe, - koszty i oplaty graniczne (jest to umowna kategoria dla utworzenia symboli operacji nie wplywajacych na zobowiazania wobec dostawcy, wplywajacych natomiast na wycene przychodu tj. cene nabycia - np. clo, akcyza) Przykladowe symbole operacji dla roznic kursowych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Wn Ma RK+/ - dodatnia roznice kursowa 200 752 RK-/ - ujemna roznica kursowa 200 751 4.4 Rozliczanie kredytow walutowych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W systemie mozna ewidencjonowac zaciagniete kredyty walutowe i rejestrowac splaty rat. Po zarejestrowaniu zaplaty raty, system wyliczy roznice kursowe. Bank udzielajacy kredytu moze byc traktowany jako dostawca a zaciagniecie kredytu ewidencjonujemy nota uznaniowa. Dla not nalezy okreslic symbole operacji, np.: Symbol Rodzaj Nazwa Konto Konto operacji operacji Wn Ma UZN/KR Inne uznania (Ma) Zaciagniecie kredytu 130 110 DRK/KR Dodatnie roznice kursowe (+)roznice kursowe (kredyt) 110 752 URK/KR Ujemne roznice kursowe (-)roznice kursowe (kredyt) 110 751 Przyklad Zaciagniecie kredytu walutowego w wysokosci 10.000,00 USD - Data: rrr.05.06 Przygotowanie: A. W systemie TK dodac walute USD i zalozyc tabele kursow walut zawierajaca kurs USD. B. W ZO zalozyc w kartotece dostawcow karte banku. - W "Danych finansowych" w polu "Waluta" wpisac: "USD". Rejestrowanie operacji 1. Zaciagniecie kredytu rejestrowane jest jako "Inne uznania (Ma)" (UZN/KR) z data rrr.05.06 po kursie 3.7608, - nastepuje zwiekszenie salda rozrachunkow z dostawca o 37,608.00 PLN. 2. Splata I raty (1.000,00 USD) dnia rrr.06.01 po kursie 3.8262 rejestrowana jako zaplata rozliczajaca (ZP/KR) do dokumentu z punktu 1. - 1.000,00 USD (3.826,20 PLN). 3. Kurs USD zwiekszyl sie, a wiec wraz z dokumentem zaplaty rejestrowane sa automatycznie ujemne roznice kursowe (URK/KR) bedace kosztami operacji finansowych. Sa one ksiegowane ze znakiem (-) minus i wynosza w tym przypadku 65.40 PLN. Po splacie pierwszej raty: - Stan rozrachunkow z bankiem (wyrazony w PLN) wynosi: 33,847.00. - Do splaty pozostalo 9,000.00 USD - wartosc pozostala do rozliczenia na dokumencie z punktu 1. Schemat ksiegowan: Rachunek Rozliczenie Koszty operacji bankowy (130) kredytu (110) finansowych (751) -------------------- -------------------- --------------------- 1) 37,608.00 | | 37,608.00 (1 | |3,826.20 (2 2) 3,826.20| | | 3) -65.40| |-65.40 (3 5.1 Operacje walutowe - opis ogolny ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Faktury w walucie wprowadza sie podajac cene w walucie i ilosc. System wylicza wartosc pozycji w walucie i zlotych. Wartosc w zlotych stanowi wartosc celna towaru (podstawe obliczania cla, akcyzy, podatku importowego). Podczas rejestrowania faktur za uslugi i towary, zaplat i not kwota operacji moze byc podana w walucie obcej. Nadplaty mozna rozdysponowac tylko na dokumenty zarejestrowane w tej samej walucie. Po zarejestrowaniu, system zapamieta wartosc operacji w walucie oraz w PLN. Wartosc w zlotych obliczona bedzie wg przelicznika ze wskazanej tabeli kursow walut. Wartosc transakcji w PLN zostanie rowniez zapisana, po zatwierdzeniu dokumentow, do polecen ksiegowania. Zaplaty, noty i nadplaty rejestrowane po innym kursie niz kurs dokumentow bazowych powoduja automatyczne wyliczenie roznic kursowych. 5.2 Zakupy towarow w walucie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W czasie rejestrowania faktury mozemy przyjac towar do magazynu (dostawa rownoczesna). Faktycznie zmiana stanow magazynowych nastapi po zatwierdzeniu faktury. W kartotekach magazynowych zapasy wyceniane sa w PLN. Towar moze zostac przyjety do magazynu (dostawa-(bez faktury)) przed otrzymaniem faktury (dostawa byla wczesniej). Mozna tez najpierw zarejestrowac fakture (dostawa bedzie pozniej), a potem przychod do magazynu (Dostawa (faktura juz byla)). Przy rejestrowaniu faktur zakupu system dopuszcza wprowadzenie ilosci i ceny lub ilosci i wartosci. W oknie "Wycena zakupu w walucie" zamiast kwot jednostkowych podaje sie zbiorcze kwoty z SAD (uwaga - musza to byc jednak kwoty przypadajace na dana pozycje faktury) - Pierwsza pobierana kwota jest wartosc celna towaru - system podpowie wartosc z faktury. Wartosc te mozna zmienic w przypadku, gdy Urzad Celny inaczej ja wyliczyl - Nastepnie nalezy podac dodatkowe elementy zmieniajace wycene zakupu System ustali cene nabycia jednostki towaru jako wynik dzielenia sumy wartosci faktury, cla, podatku importowego, akcyzy przez ilosc towaru. Jezeli wynik dzielenia z dokladnoscia do dwoch miejsc po przecinku ulegnie zaokragleniu, system ustali odchylenie korygujace wartosc zapasu w magazynie. Jaka bedzie wartosc przychodu ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Cena nabycia, po jakiej towar zostanie przyjety do magazynu zostaje ustalona dla jednostki towaru. Do ceny z faktury doliczane sa kolejno (podane w % lub kwotowo) przypadajace na jednostke zakupionego towaru dodatkowe elementy: - koszty do granicy zwiekszajace wartosc celna (np. transport, ubezpieczenie), - clo, - inne. UWAGA: 1. Oplacenie ewentualnych kosztow zagranicznych itp. rejestrujace sie w systemie ksiegowym. 2. Operacja przychodu i wynikajace z niej ksiegowania tworzone sa w systemie MG. 3. Zobowiazanie wobec dostawcy zwieksza sie o wartosc z faktury. Przyklad - zakup towaru w walucie za 10 szt po 10 USD (kurs 3.7659) - clo 10% Symbole operacji (dekretacja) w systemie ZO: ------------------------------ Rodzaj Nazwa Konto Konto operacji operacji Wn Ma IT Zakupy do magazynu Import towarow 303 200 CL Koszty i oplaty graniczne Clo 303 223 OI/- Odchylenia-zmniejszenie Odchylenia (import -) 344 303 w systemie MG ------------------ IT* Przychod Przychod w walucie 330 303 Przyklady dekretacji: Rozliczenia z Rozliczenie zakupu Rozliczenie z dostawcami (200) towarow (303) urzedem celnym (223) ------------- ------------------ -------------------- |376.59 (IT IT)376.59| |37.66 (CL | CL) 37.66| | | |-0.05 (OI/- |414.30 (IT* Urzad celny Odchylenia od Towary na (223) cen-import (344) skladzie (330) ------------- --------------- --------------- | 37.66 (CL OI/-) -0.05| IT*) 414.30| | | | - Operacja IT* zostaje przekazana do KG przez system MG. 5.3 Przegladanie i drukowanie informacji ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Przegladanie faktur nierozliczonych ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W funkcji "Rozrachunki->Stan Rozrachunkow" mozna przegladac dla wybranego dostawcy faktury nierozliczone i rozliczone. W przypadku faktury w walucie (F10 - dokumenty) na ekranie wyswietlona jest kwota w walucie obcej i w zlotowkach. 5.4 Zamykanie roku (miesiaca 12 - grudnia) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Podczas zamykania roku system oblicza roznice kursowe okresowe (patrz opis pojec uzywanych w systemie). Do obliczen brany jest kurs sredni NBP z 31 grudnia. Nalezy wskazac tabele, ktora zawiera taki kurs. (Dodatkowo, nalezy podac symbole operacji dla dodatnich i ujemnych roznic kursowych). Tabela powinna byc kompletna, tj. powinna zawierac kursy tych wszystkich walut, w ktorych byly zarejestrowane faktury i noty nierozliczone w dniu 31 grudnia. Jezeli kursu nie bedzie w tabeli, to system nie wyliczy roznicy dla takiej waluty a rok nie zostanie zamkniety. Po uzupelnieniu tabeli o kurs brakujacej waluty i przetransmitowaniu utworzonych dotad polecen ksiegowania, mozna ponownie wywolac funkcje zamkniecia roku (miesiaca 12). System wyliczy brakujace roznice kursowe. WAZNE! System utworzy zbior polecen ksiegowania. Zbior ten nalezy przeslac do KG jako dokumenty miesiaca 12 (grudnia) i zaksiegowac. Dodatek D. Pole: M-c PTU w dokumentach zakupow ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Dokumenty miesieczne a rejestr sprzedazy/zakupu -------------------------------------------------- Dokumenty sprzedazy i zakupu rejestrowane sa w zbiorach miesiecznych. Wydruki rejestrow sprzedazy i zakupow (netto i PTU) danego miesiaca, tworzone sa zwykle na podstawie zapisow w jednym zbiorze miesiecznym. Sa jednak przypadki, gdy pozycje rejestru danego miesiaca powinny zawierac sprzedaz/zakupy zarejestrowane w zbiorach innych miesiecy. Np. - gdy o umieszczeniu faktury w rejestrze danego m-ca decyduje termin platnosci lub data faktycznej zaplaty - gdy m-c otrzymania faktury jest inny niz data wystawienia 2. Pole: "M-c PTU" ------------------ Dlatego do dokumentow sprzedazy i zakupow wprowadzono pole "M-c PTU" (rok/miesiac - rr/mm), ktore wskazuje na okres, na ktory przypada platnosc/mozliwosc odliczenia podatku PTU. Pole wypelniane jest podczas rejestrowania dokumentow. System podpowiada date sprzedazy (w NA) i date otrzymania (ZO). Pole moze pozostac nie wypelnione. Mozna wypelnic i zmienic pozniej, takze po zatwierdzeniu dokumentow (ale tylko w miesiacach otwartych). Pole "M-c PTU" wykorzystywane jest podczas drukowania rejestrow sprzedazy i zakupow. Wydruki rejestrow danego miesiaca, np. 2000/11, moga byc teraz tworzone na podstawie zapisow znajdujacych sie w zbiorach dokumentow wielu miesiecy, np. 2000/09 do 2000/11. System wyszukuje w zbiorach: 2000/09, 2000/10 i 2000/11 dokumenty, w ktorych pole "M-c PTU" jest rowne "2000/11". Drukuje "Rejestr 2000/11". Jezeli pole "M-c PTUc" pozostawimy w dokumencie niewypelnione, to pozycje tego dokumentu nie pojawia sie w rejestrze sprzedazy / zakupow. Dodatek E. Faktury VAT RR (Rolnik Ryczaltowy) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Faktury VAT wprowadza sie w ZO. Nalezy utworzyc wzorzec wydruku sprzedazy faktury zakupowej. W dystrybucji jest przyklad wzorca ROLNIK.FA Podczas rejestracji faktury zakupu w ZO, sami nadajemy nr faktury wlasnej. Nr obcy podajemy taki sam jak nr wlasny. Nr dowodu osobistego jest dostepny w kartotece dostawcy. Ew. mozna uzyc pol uwag i dodatkowych opisow. Dodatek F. Jak rejestrowac faktury zaliczkowe ? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Rejestracja faktury zaliczkowej - Zakup > Faktury zakupu > Rejestracja ... Operacje: - zaliczka wartosc netto - PS Zakupy Uslug - zaliczka wartosc ptu - MP PTU (VAT) naliczony 2. Rejestracja faktury normalnej - Zakup > Faktury zakupu > Rejestracja ... Operacje: - zakup wartosc netto - PR Zakupy do magazynu - korekta (-) z tyt zaliczki - PS Zakupy Uslug Np. 1. Zakup asortymentu np. 1 szt * 100 PLN = 100 PLM 2. Zakup uslugi rozliczajacej zaliczke: -1 szt * 100 PLN = - 100 PLN nie wpisywac PTU, bo zostal zapisany w fakturze zaliczkowej Razem 0.00 PLN W rejestrze zakupu bedzie 0.00 *--- koniec