www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Księga główna i księgi pomocnicze Przyjęte zasady rachunkowości (zarys) JPK Jednolity Plik Kontrolny Organizacja ksiąg rachunkowych 1. Opis ogólny 1.1 Schemat organizacji 1.2 Księgi rachunkowe 1.3 Rok obrotowy 2. Dzienniki 2.1 Opis ogólny 2.2 Dzienniki w programie Trawers 3. Konta księgi głównej (KG) 4. Konta ksiąg pomocniczych 4.1 Opis ogólny 4.2 Księgi pomocnicze w programie Trawers 4.3 Zasilanie księgi głównej zapisami w dziennikach dziedzinowych 4.4 Reguły powiązania między księgami pomocniczymi a księga główną 4.5 Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną Porównywanie zapisów w zbiorach danych Zestawienia służące do porównań Porównanie kont syntetycznych z kartotekami 4.6 Postępowanie w przypadku niezgodności 5. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej 6. Organizacja przepływu: dok źródłowy --> dok księgowy 7. Ślad rewizyjny 8. Jak śledzić zapisy od dokumentu księgowego do dokumentu źródłowego ? 9. Kontroling a Trawers 10. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. W księgach rachunkowych rejestruje się, na podstawie dowodów księgowych, wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym. W programie Trawers księg rachunkowe obejmują: 1. Dzienniki 2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) 3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) 4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej Od strony technicznej: 1. Dzienniki a) Dziennik, Księga Główna. Zapisy dokumentów księgowych w KG b) Dzienniki częściowe (pomocnicze). Zapisy dokumentów (transakcji gospodarczych) w systemach pomocniczych. Do Księgi Głównej zapisuje się sumy zbiorcze transakcji znajdujących się w dziennikach pomocniczych (częściowych). 2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) Znajdują się w systemie KG Księga Główna. 3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) Znajdują się w systemach pomocniczych (pomocniczych). Zapisy sumaryczne w systemach pomocniczych uzgadniają się z odpowiednimi kontami analitycznymi w KG Księga Główna. 4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej Zestawienie na podstawie zapisów na kontach syntetycznych i analitycznych w KG Księga Główna. 1.1 Schemat organizacji Model danych o----------o o----------o o----------o o----------o ... itd. | Faktury | | Wyciągi | |Przychody | | Faktury | | sprzedaży| | bankowe | |magazynowe| | kosztowe | Dokumenty | | | | | | | (zakupu) | źródłowe o----------o o----------o o----------o o----------o w księgach | | | | pomocniczych | | | | o--------->----o-->--o--<-----o----<---------o | | v o-----------------------o | Polecenia | | księgowania | Zbiory poleceń | | księgowania o-----------------------o | | v o-----------------------o | KG Księga Główna | | Konta, Dzienniki | Księga | Stany i obroty | Główna o-----------------------o | | | o-------------o-------------o | | | v v v o----------o o----------o o----------o | Bilans | | Rachunek | | Obroty | | | | wyników | | kont | Sprawozdania | | | | | | o----------o o----------o o----------o Architektura programu Trawers 1.2 Księgi rachunkowe Księgi rachunkowe w programie Trawers zorganizowane są zgodnie z zaleceniami ustawy o rachunkowości i obejmują: 1. Dzienniki 2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) 3. Konta ksiąg pomocniczych 4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej 1.3 Rok obrotowy Jako rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy trwający 12 miesięcy. Jednak można ustalić, że rok obrotowy obejmuje inny okres, trwający 12 kolejnych, pełnych miesięcy kalendarzowych. Np. od kwietnia do marca. Tj. rok obrotowy, który nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Rok obrotowy przesunięty Okresy obliczeniowe 2. Dzienniki 2.1 Opis ogólny Dzienniki służą do zapisywania kolejno, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych (transakcjach) Wszelkie transakcje rejestrowane są najpierw w dzienniku, a następnie w księgach: księdze głównej i księgach pomocniczych. Można wyróżnić dzienniki: * Dziennik główny * Dzienniki dziedzinowe (częściowe, pomocnicze) Dziennik główny W dzienniku głównym w KG zapisywane są wszystkie transakcje, które zapisywane są w księdze głównej. Są to transakcje indywidualne lub transakcje zbiorcze zawierające sumy zapisów dokonanych w dziennikach dziedzinowych. Dokumenty w dzienniku głównym, po ostatecznym zaksięgowaniu, zapisywane są w dzienniku księgowań, w którym otrzymują kolejny numer, unikalny w obrębie roku obrotowego. W dzienniku głównym zapisy powadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (PLN) Dzienniki dziedzinowe (pomocnicze) Dzienniki dziedzinowe grupują operacje wg rodzajów, np. dziennik sprzedaży, dziennik zakupów, dziennik kasowy. Dzienniki dziedzinowe tworzy się tam, gdzie jest duża liczba transakcji i chce się uniknąć dużej ilości szczegółowych zapisów w dzienniku głównym i w księdze głównej. Do księgi głównej zapisuje się najczęściej sumy zbiorcze (np. za m-c) transakcji znajdujących się w dziennikach dziedzinowych. W dziennikach dziedzinowych zapisy można prowadzić w walucie obcej. Kwoty w walucie obcej przelicza się na walutę polską (PLN) wg kursu z tabeli walut. Wielo-walutowość W zbiorach dzienników dziedzinowych program prowadzi zapisy w walucie i w PLN. 2.2 Dzienniki w programie Trawers * W systemach pomocniczych (magazynowy, sprzedaży, zakupów itd.) prowadzi się dzienniki dziedzinowe w postaci miesięcznych zbiorów dokumentów. Okresy obliczeniowe Zbiory danych okresowych Zapisy w dziennikach dziedzinowych mogą mieć charakter roboczy (można je zmieniać). Po zatwierdzeniu (zaksięgowaniu) mają charakter ostateczny (nie można ich zmieniać). Zapisy w dziennikach dziedzinowych mają swoje odzwierciedlenie w zapisach na kontach ksiąg pomocniczych (kartoteka magazynowa, kartoteka odbiorców itd.) i zapisach w zbiorze poleceń księgowania (opis dalej). Zapisy w zbiorze poleceń księgowania przenoszone są następnie do dziennika w systemie księgowym i tam księgowane. Zapisy w dziennikach dziedzinowych autoryzowane są przez operatora, który dokonał zapisu dokumentu źródłowego. * W systemie KG prowadzi się dziennik główny (dla księgi głównej), tj. miesięczne zbiory dokumentów, które zawierają wszystkie zapisy miesiąca. Także te, które wynikają z przeniesienia ich z systemów pomocniczych, ze zbiorów poleceń księgowania. Jako osoba dokonująca zapisu, identyfikowana jest osoba (operator), która dokonuje księgowania dokumentu. * Dokumenty znajdujące się w dzienniku głównym w KG mają dwa stany: * dokumenty zarejestrowane (W) * dokumenty zaksięgowane (K) Zapisy wynikające z obu stanów można oglądać na kontach księgi głównej: ([K] zaKsięgowane [W] Wszystkie) Dokumenty dziennika po zaksięgowaniu otrzymują unikalną numerację (numer pozycji w dzienniku), która jest prowadzona narastająco od początku roku obrachunkowego. * Dziennik księgowań Dziennik z dokumentami zaksięgowanymi i unikalną, narastającą numeracją. 3. Konta księgi głównej (KG) Na kontach księgi głównej zapisuje się: * Salda początkowe BO * Dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące, które zarejestrowano uprzednio lub równocześnie w dziennikach * Salda końcowe BZ KSO Kartoteka Stanów i Obrotów W programie Trawers, księgę główną prowadzi się w systemie KG, w kartotece: KSO Kartoteka Stanów i Obrotów. W KSO, dla każdego konta zapisuje się: * Salda początkowe (Bilans Otwarcia), zapisywane w dniu otwarcia ksiąg. Zapis może się odbywać ręcznie, tj. poprzez zapisanie dokumentu wprowadzającego stany początkowe, lub automatycznie, poprzez automatyczne utworzenie dokumentu wprowadzającego stany początkowe nowego roku obrotowego na podstawie stanów ksiąg zamykanego roku (bilansu zamknięcia). * Dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące. Dane są równolegle rejestrowane w księdze głównej i dzienniku (zbiorze dokumentów). Zgodność zapisów w KSO i dzienniku jest zagwarantowana technologią przetwarzania, tj. kontrolą zgodności obrotów podczas zamykania kolejnych miesięcy. Zgodność ta może być potwierdzona także wydrukiem zestawienia obrotów i sald i w funkcji weryfikującej zgodność KSO z dziennikiem miesiąca. Bezpieczeństwo. Mechanizmy Plan kont KG Księga Główna 4. Konta ksiąg pomocniczych 4.1 Opis ogólny Księgi pomocnicze służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów w księdze głównej. Można je prowadzić jako: a) Wyodrębnione księgi (kartoteki, zbiory danych) w ramach kont księgi głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont księgi głównej (jest to tzw. księgowość finansowa). b) Wyodrębniony system kont poza księga główną (podsystem rachunkowości), który służy uszczegółowieniu zapisów w księdze głównej ale także służy do realizacji innych zadań, np. wyliczania amortyzacji i umorzenia, obsługi rozrachunków, rachuby płac. Dane z tych podsystemów zasilają księgę główną. Musi być możliwość uzgodnienia zapisów w księgach pomocniczych z zapisami w księdze głównej (Ustawa o rachunkowości Art 16.1). Księgi pomocnicze prowadzi się dla środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, transakcji sprzedaży, zakupu, kosztów produkcji, itp. Księgi pomocnicze prowadzi się: * Ilościowo-wartościowo, * Tylko wartościowo (np. w sklepach detalicznych) * Tylko ilościowo (na koniec miesiąca trzeba wycenić) * Metodą odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów w momencie ich zakupu i ustalania na koniec kwartału stanu tych składników drogą spisu z natury i jego wyceny. 4.2 Księgi pomocnicze w programie Trawers Prowadzone są w systemach pomocniczych jako wyodrębniony system kont poza księgą główną. Służą one do uszczegóławiania zapisów w księdze głównej. W poszczególnych systemach pomocniczych programu Trawers utworzono następujące księgi pomocnicze: KB Kartoteka środków pieniężnych (wartościowa) MG Kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa) NA Kartoteka odbiorców i kartoteka rozrachunków (wartościowa) PL Kartoteka pracowników i kartoteka rozliczeń pracowników i pracodawców (wartościowa) ST Kartoteka środków trwałych (ilościowo-wartościowa) ZO Kartoteka dostawców i kartoteka rozrachunków (wartościowa) ZP Kartoteka zleceń (księga zleceń), w której zapisywane są koszty normatywne oraz koszty rzeczywiste produktów wytworzonych i produkcji niezakończonej (produkcja w toku) (ilościowo-wartościowa) 4.3 Zasilanie księgi głównej zapisami w dziennikach dziedzinowych Jednocześnie z rejestracją zdarzeń gospodarczych w dziennikach dziedzinowych, następuje przekształcenie tych zapisów na postać poleceń księgowania. Dokumenty poleceń księgowania Pozycja sprzedaży w systemie sprzedaży, powoduje zapis w dzienniku sprzedaży: ------------------------ Dokument : 000001 Data : 20xx.02.14 Kwota netto : 105.00 Podatek PTU : 23.10 Kwota brutto: 128.10 ------------------------ Zapis do zbioru poleceń księgowania, zgodnie z definicjami w tabeli dekretacji, następuje podczas zatwierdzania zarejestrowanych wcześniej dokumentów lub automatycznie, jeżeli dokument jest od razu rejestrowany jako zatwierdzony. Tabele dekretacji Wymieniona wyżej pozycja sprzedaży, w procesie zatwierdzania, spowoduje utworzenie następujących poleceń księgowania: -------------------------------------- Wn Ma ---- ---- Konto sprzedaży 700 105.00 Konto należności 200 128.10 Konto podatków 220 23.10 =============== 128.10 128.10 -------------------------------------- Automatycznie utworzone zapisy w zbiorach poleceń księgowania są zbiorami pośrednimi, które łączą dzienniki częściowe z dziennikiem księgi głównej. Zapisy te należy pobrać do dziennika księgi głównej i tam zaksięgować. Trawers umożliwia kilka poziomów sumowania poleceń księgowania, w zależności od deklaracji w tabeli dekretacji. Tabele dekretacji Można utworzyć następujący dokument w dzienniku księgi głównej: Dokument: NA0001 ------------------------------------------------------ Nr pozycji Konto Wn Konto Ma Kwota Wn Kwota Ma ---------- -------- -------- -------- -------- 1 700 105.00 2 200 128.10 3 220 23.10 ================== 128.10 128.10 ------------------------------------------------------ Ślad rewizyjny Przyjęty mechanizm przepływu (przekształcania) zapisów do dziennika księgi głównej, umożliwia: 1. Identyfikacje źródła ich pochodzenia, tj. ślad rewizyjny. 2. Sprawdzenie (uzgodnienie) poprawności przetworzenia danych 3. Sprawdzenie kompletności przeniesionych zapisów. Dokumenty poleceń księgowania Pobieranie poleceń księgowania Tabele dekretacji Parametry systemu KG 4.4 Reguły powiązania między księgami pomocniczymi a księgą główną w KG Okresy obliczeniowe. Otwarte i zamknięte * Zdarzenie gospodarcze (transakcje, dokumenty) można rejestrować tylko do okresów otwartych. Okresy obliczeniowe * W programie Trawers ERP każdy dokument (transakcja) należy do konkretnego okresu obliczeniowego. Dokumenty w księgach pomocniczych i ich odpowiedniki (dekretacje) w KG Księga Główna, należą do tego samego okresu. Nie ma więc wątpliwosci, do którego okresu np. w ST Środki Trwałe, należy dokument (dekret) zapisany w KG. Oba należą do tego samego okresu. * Zamkniecie okresu kończy rejestrację zdarzeń gospodarczych dla danego okresu. Po zamknięciu okresu nie można dopisywać ani zmieniać dokumentów, czyli księgi pomocnicze nie mogą być zmieniane dla okresów zamkniętych. Polecenia księgowania i księgowanie * Polecenia księgowania pobierane są w KG Księga Główna i tam księgowane * Podczas księgowania następuje zapis do dziennika księgowań. Program nadaje kolejne (unikalne w roku obrotowym) numery pozycjom w dzienniku księgowań. * Polecenia księgowania powstają w funkcji zatwierdzania dokumentów. Polecenia powstają na podstawie dokumentów oraz schematów dekretacji. Dokumenty poleceń księgowania Zmiany dekretacji * W okresach zamkniętych (w księgach pomocniczych ale otwartych w KG), można zmienić schemat dekretacji i powtórnie utworzyć polecenia. Zmienione polecenia księgowania można pobrać w KG i umieścić w miejscu pierwotnie pobranych poleceń księgowania. Poprzednie należy usunąć z KG. Nie można ich usunąć, gdy zostały zaksięgowane, ale można utworzyć bliźniaczy dokument ze znakiem (-) jako dokument stornujący. Gdy zostały zaksięgowane, to ew. korekta zapisów może być wykonana dodatkowym dokumentem (notą księgową) bezpośrednio w KG. Konta księg pomocniczych. Zapisy tylko wg poleceń księgowania * Zapisy na kontach reprezentowanych przez księgi pomocnicze nie powinny pochodzić z zapisów bezpośrednio w księdze głównej, a tylko z ksiąg pomocniczych. Np. na koncie 201-10 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi powinny znajdować się zapisy tylko z systemów NA i KB, gdyż tylko one mają bezpośrednie powiązanie z kartoteką rozrachunków znajdującą się w NA (należności). 4.5 Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną Porównywanie zapisów w zbiorach danych 1. Porównywanie zapisów miesięcznych w dziennikach dziedzinowych, np. obrotów zwiększających i zmniejszających stany magazynowe z zapisami w zbiorze poleceń księgowania (dla kont zasadniczych, np. konta stanów magazynowych), 2. Porównywanie zapisów miesięcznych w zbiorze poleceń księgowania na poszczególnych poszczególnych kontach z zapisami w dzienniku w KG 3. Porównywanie sald i obrotów zapisów w kartotekach pomocniczych z zapisami na kontach księgi głównej, np. stany w kartotece magazynowej ze stanami na koncie: Towary handlowe Trzeba jednak pamiętać, że zapisy na kontach w księdze głównej mogły powstać nie tylko na podstawie poleceń księgowania pobranych z systemu MG (dla tego przykładu), ale także na podstawie dokumentów zarejestrowanych i zaksięgowanych bezpośrednio w systemie KG. Należy też uwzględnić naturalne różnice rachunkowe wynikające np. z zaokrągleń. Takie różnice mogą powstać w saldach rozrachunków między zapisami w kartotece należności i zobowiązań a KG w wyniku zaokrągleń różnic kursowych. Patrz opis: Różnice kursowe. Salda porównuje się zwykle na koniec okresu. Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Zestawienia służące do porównań Zestawienia sald i obrotów w księgach pomocniczych, które służą do porównania (uzgodnień) z saldami i obrotami w księdze głównej to: (en: Book Value versus Actual Value) KB Kartoteka środków pieniężnych Zestawienie sald i obrotów w kasach i na rachunkach bankowych Zarządzanie płatnościami KB Kartoteka zaliczek (rozrachunków z zaliczkobiorcami) Zestawienie sald osób (zaliczkobiorców) Zestawienie sald zaliczek (rozrachunków). Stany na dzien... Kartoteka rozrachunków MG Kartoteka magazynowa Zestawienie sald (stanów) i obrotów zapasów Raporty stanu i obrotów zapasów NA Kartoteka należności (rozrachunków z odbiorcami) Zestawienie sald (stanów) i obrotów należności (faktur i zapłat) Kartoteka rozrachunków PL Kartoteka wynagrodzeń, zaliczek na podatek dochodowy i potraceń na ubezpieczenie społeczne Zestawienia z kartoteki wynagrodzeń ST Kartoteka środków trwałych i odpisów Zestawienia wartości środków trwałych i naliczonego umorzenia i amortyzacji ZO Kartoteka zobowiązań (rozrachunków z dostawcami) Zestawienie sald (stanów) i obrotów zobowiązań (faktur i zapłat) Kartoteka rozrachunków ZP Kartoteka zleceń Zestawienie sald (stanów) i obrotów kosztów normatywnych i kosztów rzeczywistych zleceń produkcyjnych Księgowanie próbne wg dok źródłowych [AD_PDV14] (en: Provisional Posting) Jest to symulacja zapisów na konta księgowe na podstawie dokumentów źródłowych i tabel dekretacji w systemach dziedzinowych. Funkcja przydatna przed zamknięciem okresu i roku. Aby sprawdzić czy zarejestrowano wszystkie transakcje jeszcze zanim pobierze się polecenia księgowania w KG. Pobieranie poleceń księgowania w KG Porównanie kont syntetycznych z kartotekami Program: KG > Okresowe > Porównanie ksiąg: głównej i pomocniczych [KG_ZPK30] Prezentuje kwoty zapisane w księgach w chwili tworzenia zestawienia. Dlatego należy porównywać na koniec miesiąca, gdy wszystkie zapisy z ksiąg pomocniczych zostały przeniesione do księgi głównej. Program pokazuje wartości na kontach syntetycznych i w księgach pomocniczych. Domyślne konta syntetyczne: KB Stan kas 100-***************** KB Stan rach bankowych 131-***************** KB Stan zaliczek 234-***************** MG Zapasy magazynowe 311-***************** ST Wart środków trw 011-***************** NA Stan należności 201-***************** ZO Stan zobowiązań 202-***************** --------------------------------------------------- Księga Księgi pomocnicze Konto Księga główna ------------------------- ----------------- KB Stan kas -40,609.41 100-***************** -40,609.41 Wn KB Stan na rach bankow 216,192.65 131-***************** 0.00 Wn KB Stan zaliczek 3,127.60 234-***************** 120.00 Wn MG Zapasy magazynowe 44,121.00 311-***************** 44,121 03 Wn ST Wart środków trw 236,356.51 011-***************** 236,356.51 Wn NA Stan należności 109,341.07 201-***************** 48,164.44 Wn ZO Stan zobowiązań 14,224.56 202-***************** 1,444.01 Ma --------------------------------------------------- 4.6 Postępowanie w przypadku niezgodności Przyczyny niezgodności P. Jakie mogą być przyczyny niezgodności (en: Discrepancies) między KG a księgami pomocniczymi ? O. * Nieprawidłowa dekretacja, np. dokumenty (transakcje) zapisywane do ksiąg pomocniczych nie tworzą odpowiednich zapisów do poleceń księgowania i dalej do księgi głównej, np. pozycja faktury sprzedaży (zwiększenie należności) nie tworzy zapisu na konto rozrachunków. * Nieprawidłowe pobranie poleceń księgowania w KG, np. pobranie części dokumentów, następnie zbudowanie poleceń od nowa i pobranie kolejne, spowoduje zdublowanie zapisów. * Dopisanie dokumentów w KG z dodatkową dekretacją na uzgadniane konta Wyszukiwanie P. Jak wyszukiwać niezgodności i ustalać przyczyny ? O. * Sprawdzać, czy dekretacja jest prawidłowa, tzn. czy wszystkie operacje dekretowane są na odpowiednie konta KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10] KG > KSO > Schematy dekretacji [KG_ZSD10] * Porównywać zestawienia sald (stanów) i obrotów w księgach pomocniczych z księga główną, rozpocząć od zestawień najbardziej syntetycznych np. stany należności na koniec okresu, poprzez bardziej szczegółowe, aż do kwot z poszczególnych pozycji dokumentów KG > Okresowe > Porównanie ksiąg: głównej i pomocniczych [KG_ZPK30] * Przeglądać zestawienie dekretacji dokumentów źródłowych w księgach pomocniczych z numerami pozycji w dzienniku księgowań KG > Dokumenty > Dokumenty źródłowe w dzienniku [KG_ZPD20] Poprawianie P. Jak poprawiać niezgodności ? O. * Jeżeli polecenia księgowania można powtórnie utworzyć i pobrać w KG, to należy poprawić dekretację, powtórnie utworzyć polecenia księgowania i pobrać do KG. Przedtem usunąć z KG poprzednio pobrane polecenia. * Jeżeli nie można, to różnice należy wprowadzić bezpośrednio w KG, notą księgową z odpowiednim wyjaśnieniem. Można też utworzyć dokument bliźniaczy ze znakiem (-) jako dokument stornujący. Należy przyjąć, że zapisy (stany i obroty) w księgach pomocniczych są poprawne i zapisy w KG skorygować odpowiednio na plus lub na minus. 5. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej KG > Zestawienia > Stany o obroty [KG_ZSO10] [KG_ZSO1A] Zestawienie sporządzane na koniec każdego miesiąca Zawiera: * Symbole i/lub nazwy poszczególnych kont * Salda kont na dzień otwarcia ksiąg (na początku roku) * Obroty Wn i Ma za m-c * Obroty Wn i Ma od dnia otwarcia (od początku roku, tj. narastająco) * Salda kont na koniec miesiąca + Sumy łączne wszystkich tych danych Łączne obroty za m-c i od początku roku powinny być zgodne z obrotami wykazanymi na wydruku zapisów w dzienniku. W programie Trawers, w systemie KG sporządzane jest zestawienie stanów i obrotów za okres obliczeniowy w module: KG > Zestawienia. Zestawienia w KG Księga Główna 6. Organizacja przepływu: dok źródłowy --> dok księgowy 6.1 Schemat ogólny W programie Trawers zbudowany został mechanizm przepływu (przenoszenia, (przekształcania) zapisów z dokumentów źródłowych, zapisanych w dziennikach dziedzinowych do dziennika księgi głównej. Reguły * Dane źródłowe należą zawsze do konkretnych okresów obliczeniowych * Przekształcenia odbywają się tylko w obrębie jednego okresu * Zapisy końcowe zawsze należą do tych samych okresów co zapisy źródłowe * Przepływ odbywa się w jedną strone, z systemów dziedzinowych do księgi głównej. Schemat przepływu danych o----------o o----------o o----------o o----------o | Dokumenty| | Polecenia|--->[2] --> | Dokumenty| | Dziennik | | źródłowe |-->[1] -->| księgow. | | w KG |--->[4] -->| i konta | | | | | [3] --> | | | analit. | o----------o o----------o o----------o o----------o | ^ V | o Nr polecenia: MMnnnn ----o Nr polecenia [MMnnnn] jest łącznikiem między księgami pomocniczymi a KG To jest ślad rewizyjny (ścieżka). [1] Operacja w księgach pomocniczych: Zatwierdzenie dokumentów źródłowych powoduje utworzenie poleceń księgowania zgodnie ze schematem dekretacji podanym w tabeli dekretacji. Polecenie księgowania otrzymuje kolejny numer o symbolu: MMnnnn [2] Operacja w KG: Pobranie poleceń księgowania do zbioru dokumentów księgowych w KG. [3] Operacja w KG: Wprowadzanie dokumentów bezpośrednio w KG. Bez pośrednictwa ksiąg pomocniczych. Np. rejestrowanie not memoriałowych. [4] Operacja w KG Księgowanie (zatwierdzanie) dokumentów. Powoduje nadanie kolejnego numeru w dzienniku księgowań. 6.2 Poziomy sumowania [Tak][Nie][Dok] Podczas pobierania poleceń w KG mogą wystąpić 3 poziomy sumowania zapisów: [Nie] Nie ma sumowania [Dok] Sumowanie w ramach dokumentu [Tak] Sumowanie w ramach kont Sumowanie (en: Consolidating Transactions) zmniejsza liczbę rekordów w dokumentach KG powiązanych z kontami księgowymi. Wskaźniki: [Nie] [Dok] [Tak] definiuje się w: Tabele dekretacji. Tabele dekretacji Np. można prowadzić jedno konto syntetyczne: 201 Rozrachunki z odbiorcami. Nie tworzyć kont analitycznych dla poszczególnych odbiorców. W definicji dekretacji sprzedaży podać konto rozrachunkow 201 i wskaźnik [Sum]. Podczas pobierania poleceń księgowania program zsumuje kwoty transakcji dekretowane na konta 201. Przykład: Faktura sprzedaży w NA Wystawienie faktury sprzedaży FA0001/03/21 Dwie pozycje sprzedaży: 1. Netto: 32.00 PTU : 7.37 2. Netto: 1.00 PTU : 0.23 Dekretacja: Sprzedaż towarów 202 Wn 700 Ma PTU (VAT) należny 202 Wn 22101 Ma Utworzenie poleceń księgownia w NA Zestawienie wg dokumentów źródłowych (8 zapisów) Ro --Dokument-- Odbiorca Poz --- Konto ---- -- Kwota -- -- -- ------------ -------- --- -------------- ----------- -- FA FA0001/03/21 000001 P 1 202- 32.00 Wn FA FA0001/03/21 000001 P 1 700- 32.00 Ma FA FA0001/03/21 000001 P 1 202- 7.36 Wn FA FA0001/03/21 000001 P 1 221-01 7.36 Ma FA FA0001/03/21 000001 P 2 202- 1.00 Wn FA FA0001/03/21 000001 P 2 700- 1.00 Ma FA FA0001/03/21 000001 P 2 202- 0.23 Wn FA FA0001/03/21 000001 P 2 221-01 0.23 Ma ---------------------------------------------------------- Pobranie poleceń księgowania w KG W KG tworzy się dokument księgowy. Dokument w KG tworzy się na podstawie poleceń księgowania w NA. Dokument w KG może zawierać tyle samo rekordów (zapisów) co zbiór poleceń ksiegowania w NA lub mniej (rekordy będą zsumowane). Zależy od wskaźnika w tabeli dekretacji: Nie / Dok / Tak 1. Poziom sumowania [Nie] --------------------------------------------- Dokument NA 030001 Sumowanie [Nie] ---- Pozycje -------------------------------- Poz Konto Wn Konto Ma Kwota ----- ------------- ------------- -------- 1 202 32.00 2 700 32.00 3 202 7.36 4 221-01 7.36 5 202 1.00 6 700- 1.00 7 202 0.23 8 221-01 0.23 ... Treść1 FA0001/03/21,RO-/ ,21.03.01,000001 2 Lakier satynowany 2. Poziom sumowania [Dok] --------------------------------------------- Dokument NA 030001 Sumowanie [Dok] ---- Pozycje -------------------------------- Poz Konto Wn Konto Ma Kwota ----- ------------- ------------- -------- 1 202 40.59 2 221-01 7.59 3 700- 33.00 ... Treść1 Suma dok: FA0001/03/21,21.03.01,000001 2 Lakier satynowany 3. Poziom sumowania [Tak] --------------------------------------------- Dokument NA 030001 Sumowanie [Tak] ---- Pozycje -------------------------------- Poz Konto Wn Konto Ma Kwota ----- ------------- ------------- -------- 1 202 40.59 2 221-01 7.59 3 700- 33.00 ... Treść1 Suma zapisów na konto 2 NOTE: Sumowanie [Dok] i [Tak] tworzy taki sam dokument w KG gdyż w przykładzie jest tylko jeden dokument źródłowy (faktura sprzedaży). Zapisy w polach: Treść i Treść2 1. [Nie] Poziom sumowania ========================= Do KG pobranych jest tyle zapisów, ile jest w zbiorze poleceń księgowania. W polu: Treść Wpisywany jest tekst złożony: ----------------------------------- np. F00127/01/00,SPO/ ,10.01.19,001021 ----------------------------------- ------------ ------ -------- ------ ^ ^ ^ ^ | | | | nr | data | dokumentu | dokumentu | symbol | dekretacji symbol odbiorcy W polu: Treść2 w KB: 40 znaków pola: Treść z pozycji dokumentu W polu Treść2 można umieścić: Skrót nazwy kontrahenta i nr faktury. Np. [Drozd Handel Hurtowy: F00006/09/23] Patrz parametry KB w MG: 30 znaków pola: Opis z nagłówka dokumentu w NA: 40 znaków nazwy sprzedawanego asortymentu z pozycji faktury sprzedaży np. [Usługa tłumaczenia], [Fotel JAZZ210F BIS] w PL: L:L12345, P:000001, FP i FGSP-płatnik Lista płac, Pracownik, Rodzaj transakcji w ST: 40 znaków: symbol i nazwa środka trwałego w ZO: 40 znaków nazwy kupowanego asortymentu z pozycji faktury zakupu np. [Zakup palet] lub pola: Treść pozycji noty uznaniowej i obciążeniowej w ZP: 40 znaków pola: Treść z pozycji dokumentów kosztowych Przykład w ZO: ----------------------------------------------------------------- Tabela dekretacji ZO: [PR] [PR+/ ] Zakup towarów 301%MM Wn 100% Nie 201 Ma 100% Nie [MP] [MP+/ ] PTU (VAT) 222 Wn 100% Nie 201 Ma 100% Nie Dokument: Faktura zakupu ma dwie pozycje: 1 FOTEL-J210C 3.000 656.00 1 968.00 Dekret: [PR+/ ] 2 PTU naliczony wg stawki 23.0% 452.64 Dekret: [MP+/ ] Polecenia księgowania: Ro --Dokument-- Dostawca Poz --- Konto - -- Kwota -- -- -- ------------ -------- --- ----------- ----------- -- 1. FA FA0002/09/22 000001 1 301-10 1 968.00 Wn Treść FA0002/09/22,PR+/ ,22.09.13,000001 cd. Fotel JAZZ210C PRZ 2. FA FA0002/09/22 000001 1 201- 1 968.00 Ma Treść FA0002/09/22,PR+/ ,22.09.13,000001 cd. Fotel JAZZ210C PRZ 3. FA FA0002/09/22 000001 2 222- 452.64 Wn Treść FA0002/09/22,MP+/ ,22.09.13,00000 cd. 4. FA FA0002/09/22 000001 2 201- 452.64 Ma Treść FA0002/09/22,MP+/ ,22.09.13,000001 cd. NOTE: Pozycje 1,2 poleceń księgowania mają Treść2 (cd.) Pozycje 3,4 poleceń księgowania nie mają Treść2 (cd.) ----------------------------------------------------------------- 2. [Dok] Poziom sumowania ========================= Jest sumowanie kwot dekretacji dla poszczególnych kont w ramach tych samych dokumentów źródłowych. Np. sumowane są kwoty PTU wszystkich pozycji jednej faktury. W polu: Treść Wpisywany jest tekst złożony: ---------------------------------------- np. Suma dok: F00127/01/00, 10.01.19, 001021 ---------------------------------------- ^ ^ ^ | | | ------------ -------- ------ nr dokumentu data odbiorca W polu: Treść2 Nie ma zapisów 3. [Tak] Poziom sumowania ========================= Jest sumowanie kwot dekretacji dla poszczególnych kont w ramach wszystkich zapisów w zbiorze poleceń księgowania. Np. sumowane będą kwoty PTU wszystkich pozycji wszystkich faktur. W polu: Treść Wpisywany jest tekst: ---------------------------------------- [Suma zapisów na konto] ---------------------------------------- W polu: Treść2 Nie ma zapisów 7. Ślad rewizyjny Ślad rewizyjny to możliwość prześledzenia każdego zapisu, począwszy od zapisu końcowego, poprzez poszczególne etapy przetwarzania aż do danych źródłowych, tzn. możliwość identyfikacji źródła pochodzenia zapisu. Chodzi o przetwarzanie zapisów źródłowych, które niosą informacje o operacjach gospodarczych, do zapisów na kontach w księdze głównej, które są źródłem zestawień sprawozdawczych. W programie Trawers jest ślad rewizyjny (ścieżka). Gdy polecenia księgowania przekazywane są do KG bez sumowania: [Suma = Nie], to w pozycji dokumentu księgowego jest identyfikacja dokumentu źródłowego, na podstawie którego utworzono polecenie księgowania. Numer dokumentu w NA Numer dokumentu źródłowego można wyświetlić klawiszem: F10-źródło, np. dokument NA o-- Dokument źródłowy w NA ----------o | | | Ro --Dokument-- Odbiorca Poz | | FA FA0001/06/12 000001 1 | | | o------------------------------------o Dokument w ZO Gdy dokument źródłowy jest w systemie ZO Zakupy, to pokazywany jest cały dokument, a nie tylko jego numer (jak w przykładzie w NA) F10-źródło o-- Faktury zakupu [FA] 20xx/04 -----------------------------------------o | | | Dostawca 000001 Dostawca 1 | | | | Nr dokumentu FA0001/04/17 z dnia xx.04.03 M-c PTU | |Do faktury Nr obcy z dnia xx.04.03 20xx/04 | | | | | | Termin xx.04.17 Dni 14 Forma P | o------------------------------------------------------------------------o |Poz ---- Indeks ---- ---- Ilość --- ------ Cena ------ - Wartość ---- | | 1 FOTEL-J210C 5.000 870.00 4 350.00T| | 2 PTU naliczony wg stawki 23 % odliczany bezpośrednio 1 000.50T| | | |Mg: 10 Nazwa: Fotel typ JAZZ210C PRZ RC:[N]| o------------------------------------------------------------------------o | Razem 5 350.50 | o------------------------------------------------------------------------o Pojęcia: dane źródłowe Zapisy pierwotne w dzienniku w księdze głównej lub w księdze pomocniczej. Zawierają informacje pozwalające zidentyfikować źródła pochodzenia. etapy przetwarzania (przekształcania) Etapy (fazy) przekształcania zapisów, np. z dokumentów transakcyjnych (operacji) w księgach pomocniczych do poleceń księgowania i dalej do księgi głównej. Sposoby przekształceń: * Sumowanie (agregacja) (powinna być możliwość ustalenia, które zapisy były sumowane) * Przepisanie (kopiowanie) z jednego zbioru do innego (powinna być możliwość identyfikacji zbioru źródłowego i docelowego) * Wybieranie (rozdzielanie) (powinna być możliwość ustalenia metody wybierania) rewizyjna ścieżka (ślad) Możliwość prześledzenia każdego zapisu, począwszy od zapisu końcowego, poprzez poszczególne etapy przetwarzania aż do danych źródłowych. Czyli możliwość identyfikacji źródła pochodzenia zapisu. zapis końcowy Zapis w księdze głównej: w dzienniku i na kontach analitycznych 8. Jak śledzić zapisy od dokumentu księgowego do dokumentu źródłowego ? Identyfikator księgi Zapisy w dzienniku i na kontach analitycznych mają identyfikatory, które pozwalają ustalić, gdzie powstał zapis pierwotny dokumentu: * w KG ? * w księgach pomocniczych ? Przykład zestawienia obrotów kont: ---------------------------------------------------------------------------- OBROTY: 20xx/09-20xx/10 ---------------------------------------------------------------------------- Dokument Poz. --Data-- Kwota Wn-- Kwota Ma-- --- Treść1 ------------------- ============================================================================ Konto : 101-01 KB 090001 11 xx.09.30 78.28 Suma zapisów na konto KG 000001 1 xx.09.06 123.00 Nota memoriałowa 1 KB 090001 1 xx.09.30 100.00 000021 ,ZAL/G ,xx.09.04,K01 ---------------------------------------------------------------------------- o | o--- Symbol księgi pomocniczej (tu: KB) lub KG Zapis w polu: Treść1 pozwala ustalić, jaki był poziom sumowania (Nie, Dok, Tak). Patrz przykłady wyżej. Ten zapis pozwala zidentyfikować polecenie księgowania. Zapis w polu: Treść2 zawiera dodatkowe szczegóły, np. Treść operacji kasowej lub bankowej, Nazwę pozycji z faktury zakupu lub dostawy. Przykład W zbiorze poleceń księgowania KB okresu: 20xx/09 wyszukujemy pozycje z zapisem na konto: 101-01 i poziomem sumowania: Tak ------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------- Przesłano do KG Konto-- --Numer-- Poz Kwota Wn--- Kwota Ma--- Suma --- Treść1 ---------------- =============================================================================== 10101 KB 090001 171 0.00 4,385.53 Nie 000022 ,WYP/G ,xx.09.12,K01 10101 KB 090001 173 68.28 0.00 Tak 000022 ,ZAS/ ,xx.09.25,K01 10101 KB 090001 174 10.00 0.00 Tak 000022 ,ZAS/ ,xx.09.25,K01 10101 KB 090001 175 0.00 1,000.00 Nie 000022 ,ZAL/G ,xx.09.25,K01 ------------------------------------------------------------------------------- Znajdujemy pozycje nr 173 i 174 utworzone na podstawie dokumentów źródłowych. (tu: dwie pozycje rejestru kasowego nr: 000022 w kasie nr 01 z dnia 20xx.09.25) na kwoty: 68.28 + 10.00 = 78.28) Na podstawie zapisu w polu: Treść1 odszukujemy dokument źródłowy, tu: rejestr kasowy nr: 000022 pozycje: 8 i 9 -------------------------------------------------------- REJESTR 000022, WALUTA: PLN ZA OKRES: xx.09.11 - xx.09.27 -------------------------------------------------------- Poz. Data -Od/Dla-- Operacja --Treść-------- Kwota ======================================================== 8 xx.09.25 999999-KB ZAL/G Wypłata zaliczki 10.00 9 xx.09.25 000004-KB ZAL/G Wypłata zaliczki 78.28 -------------------------------------------------------- W podobny sposób możemy przejść ścieżkę rewizyjną (znaleźć ślad rewizyjny) dla poziomu sumowania 'Dok'. Dokumenty źródłowe w dzienniku Zestawienie dekretacji dokumentów źródłowych w księgach pomocniczych z numerami pozycji w dzienniku księgowań. KG > Dokumenty > Dokumenty źródłowe w dzienniku [KG_ZPD20] Dekretacje dokumentów źródłowych z: MG Okres: 20xx/01 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- KG5 (kg_zpd20) -- Mg Ro Dokument -------------- Konto --------------- ---- Kwota Wn ---- ---- Kwota Ma ---- -PozycjaDZ --Data-- Dok księg Poz Op --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sumowany 540- 0.00 840.00 5 xx.01.31 MG 010001 4 AA ================================================================================================================= Razem 0.00 840.00 ................................................................................................................................. 10 PR MG 100001 320-10 840.00 0.00 3 xx.01.31 MG 010001 2 AA ================================================================================================================= Razem 840.00 0.00 ................................................................................................................................. 10 PR MG PZ0001 301-10 0.00 3 023 892.00 2 xx.01.31 MG 010001 1 AA 320-10 3 023 892.00 0.00 4 xx.01.31 MG 010001 3 AA ================================================================================================================= Razem 3 023 892.00 3 023 892.00 ................................................................................................................................. Ogółem 3 024 732.00 3 024 732.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9. Kontroling a Trawers Właściwości oczekiwane Systemy informatyczne służące kontrolingowi powinny posiadać następujące właściwości: * Dostarczać informacji służących podejmowaniu decyzji, tj. rachunkowości zarządczej * Powinny być użytkowane i obsługiwane przez osoby bezpośrednio uczestniczące w procesach gospodarczych * Dostarczać informacji niezbędnych w podejmowaniu bieżących decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania: wiele wymiarów informacyjnych * Gromadzić wszystkie dane w jednym miejscu, w centralnej bazie danych * Wszelkie informacje rejestrować tylko raz, dlatego wzrasta szczegółowość rejestrowanych danych, bo trzeba zapisać dane, które będą potrzebne także innym użytkownikom Właściwości programu Trawers Program Trawers posiada następujące właściwości: * W architekturze pakietu wydzielono systemy dziedzinowe (księgi pomocnicze) i system centralnej rachunkowości (Księga Główna) Księga główna i księgi pomocnicze * Funkcje rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej są ze sobą zintegrowane * Użytkownicy systemów dziedzinowych, np. systemu sprzedaży i rozrachunków z odbiorcami realizują zadania operacyjne (obsługa zamówień, sprzedaż, kontrola płatności, windykacja) i jednocześnie dostarczają informacji finansowych i zarządczych (przekazują dekrety księgowe do Księgi Głównej) i tworzą wielowymiarową sprawozdawczość analityczną (informacje o sprzedaży i o rozrachunkach w różnych układach analitycznych) Raporty i analizy * Dane gromadzone są w jednym miejscu, w centralnej bazie danych * Wszelkie informacje rejestrowane są tylko raz, w systemach dziedzinowych i z nich uzyskuje się podstawowe informacje analityczne w różnych wymiarach * Definiowanie planów (budżetu) i kontrola jego realizacji w Księdze Głównej Budżet kont * Definiowanie i analizowanie odchyleń kosztów jednostkowych produktów * Definiowalny, wielopoziomowy mechanizm dekretacji zdarzeń gospodarczych System dekretacji * Obsługa zamówień sprzedaży i zakupów ze śledzeniem ich realizacji * Ustalanie potrzeb zaopatrzeniowych w oparciu o zarejestrowane zamówienia sprzedaży i poziomy stanów minimalnych w magazynie * Rozbudowany system rabatów i upustów * Rozbudowany system obsługi rozrachunków (potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, limity kredytowe) * Definiowalne zestawienia analityczne dot. sprzedaży i zakupów Raporty i analizy * Funkcje ułatwiające inwentaryzację * Analizowanie obrotów zapasami * Kalkulowanie kosztów produkcji wyrobów * Mechanizmy globalnych zmian cen * Kontrolowanie stanu zapasów magazynowych Narzędzia wspomagające analizy i kontroling W programie Trawers jest szereg gotowych zestawień i funkcji wspomagających procesy kontrolingu Raporty i analizy * Struktura zdarzeń gospodarczych: sprzedaży, zakupów, płatności, produkcji * Dynamika (zmiany w czasie) tych zdarzeń * Rankingi, udział poszczególnych zdarzeń w całości * Dane w różnych układach i wymiarach * Możliwość przekazywania zgromadzonych danych do specjalizowanych programów analitycznych i kontrolingowych Wymiana danych z innymi programami Raporty i analizy Zestawienia w KG Księga Główna 10. Tematy powiązane Księga główna i księgi pomocnicze Procesy gospodarcze w programie Trawers System dekretacji Tabele dekretacji Plan kont w KG Księga Główna Kartoteka rozrachunków Okresy obliczeniowe Zbiory danych okresowych JPK Jednolity Plik Kontrolny KE Analizy w MS Excel Zestawienia w KG Księga Główna Raporty i analizy Budżet kont Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Parametry systemu KG Wielo-walutowość Bezpieczeństwo. Mechanizmy Wymiana danych z innymi programami
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści