www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Organizacja ksiąg rachunkowych Księga główna i księgi pomocnicze 1. Księgi rachunkowe 1.1 Dziennik (en: Journal) Uwagi ogólne W programie Trawers Kontrola przenoszenia Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną 1.2 Księga główna. Konta księgi głównej (en: General Ledger) Uwagi ogólne W programie Trawers 1.3 Księgi pomocnicze. Konta ksiąg pomocniczych (en: Subsidiary Ledger) Uwagi ogólne Księgi pomocnicze w programie Trawers 2. Rachunek wyników z ksiąg pomocniczych 3. Tematy powiązane 1. Księgi rachunkowe Wg ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują: 1.1 Dziennik 2.2 Konta księgi glównej (ewidencja syntetyczna) 3.3 Konta ksiąg pomocniczych 4.4 Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej 1.1 Dziennik (en: Journal) Dziennik służy do zapisywania kolejno, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych - transakcjach. Wszelkie transakcje rejestrowane są najpierw w dzienniku (en: Book of oryginal entry) a następnie w księgach (głównej i pomocniczych). Można wyróżnić dzienniki główne i częściowe (dziedzinowe). Dziennik główny W dzienniku głównym (en: General journal) zapisuje się wszystkie transakcje, które zapisywane są księdze głównej. Są to transakcje indywidualne lub transakcje zbiorcze zawierające sumy zapisów dokonanych w dziennikach częściowych (dziedzinowych, pomocniczych). Dzienniki częściowe Dzienniki częściowe, pomocnicze (en: Subsidiary journals, Special-purpose journals) grupują operacje wg rodzajów, np. dziennik sprzedaży (en: Sales journal), dziennik zakupów (en: Purchase journal), dziennik kasowy (en: Cash payments and receipts). Dzienniki częściowe tworzy się tam, gdzie istnieje duża liczba transakcji i chce się uniknąć dużej ilości szczegółowych zapisów w dzienniku głównym i w księdze głównej. Do księgi głównej zapisuje się najcześciej sumy zbiorcze transakcji znajdujących się w dziennikach częściowych. Zwykle zapisy są raz w miesiącu. Co zawiera dziennik główny ? Art. 23 * numer transakcji (operacji - pozycji) w dzienniku * data operacji (w Trawersie jest jedna data - data zakwalifikowania do księgowania) * rodzaj i nr identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiacego podstawę zapisu * tekst, skrót lub kod operacji * oznaczenie kont, których dotyczy * kwota zapisu * identyfikacja osoby dokonujacej zapisu NOTE: Polecenie księgowania przekazane z systemu dziedzinowego do KG jest dokumentem, który jest autoryzowany operatorem, który to polecenie zaksięgował w KG. Dokument źródłowy - na podstawie którego dokonano wpisu - jest autoryzowany operatorem, który tego wpis dokonał. Takie rozwiązanie spełnia wymogi Ustawy. Zwłaszcza, że w różny sposób można agregować polecenia księgowania - co też jest dopuszczone Ustawą. W programie Trawers * W systemach dziedzinowych (MG Magazynowy, NA Sprzedaży, ZO Zakupów itd.) prowadzi się dzienniki częściowe w postaci miesięcznych zbiorów operacji - dokumentow. Zapisy w dziennikach częściowych mogą mieć charakter roboczy: można je zmieniać. Po zatwierdzeniu (zaksięgowaniu) mają charakter ostateczny: nie można ich zmieniać. Zapisy w dziennikach częściowych mają swoje odzwierciedlenie w zapisach na kontach ksiag pomocniczych (kartoteka magazynowa, kartoteka odbiorców itd.) i zapisach w zbiorze poleceń księgowania (opis dalej). Zapisy w zbiorze poleceń księgowania przenoszone są następnie do dziennika w systemie księgowym i tam księgowane. Zapisy w dziennikach częściowych autoryzowane są przez operatora, który dokonal zapisu dokumentu źródłowego. * W systemie KG prowadzi się dziennik główny (dla księgi głównej) tj. miesięczne zbiory dokumentow, które zawierają wszystkie zapisy miesiąca także te, które wynikają z przeniesienia ich z systemów pomocniczych (dziedzinowych) - ze zbiorów poleceń księgowania. Jako osoba dokonujaca zapisu jest identyfikowana osoba (operator), który dokonuje księgowania dokumentu. Kontrola przenoszenia 1. Porównanie zapisów miesięcznych w dziennikach częściowych, np. obroty zwiekszające i zmniejszające stany magazynowe, z zapisami w zbiorze poleceń księgowania (dla kont zasadniczych, np. konta stanów magazynowych). Lub zestawienie obrotów rozrachunków z danego m-ca, aby porównać obroty na koncie syntetycznym odbiorców z obrotami w dokumentach (na kontach analitycznych). 2. Porównanie zapisów miesięcznych w zbiorze poleceń księgowania poszczególnych kont z zapisami w dokumentach w KG. Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną Patrz opis: Organizacja ksiąg rachunkowych 1.2. Księga główna. Konta księgi głównej (en: General Ledger) Uwagi ogólne Na kontach księgi głównej zapisywane są: * salda początkowe * dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące, które zarejestrowano uprzednio lub równoczesnie w dziennikach. Na kontach księgi głównej obowiazuje zasada podwójnego zapisu. Zapisy w księdze głównej powinny być zgodne z zapisami w dzienniku. Sprawdzianem zgodności jest równość (bilansujacych się stronami) a) narastających od początku roku obrotów wszystkich kont b) z obrotami dziennika Zapisy powadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (PLN) W programie Trawers W systemie KG prowadzi się księgę główna: Zbiór KSO - Kartoteka Stanów i Obrotów. KSO Kartoteka Stanów i Obrotów ============================== W KSO dla każdego konta zapisywane są: * Salda początkowe (Bilans Otwarcia), które mogą być zapisywane w dniu otwarcia ksiąg rachunkowych. Zapis może się odbywać 'recznie' tj. poprzez zapisanie dokumentu wprowadzającego stany początkowe lub automatycznie - poprzez automatyczne utworzenie dokumentu wprowadzającego stany początkowe nowego roku obrotowego na podstawie stanów ksiąg zamykanego roku (bilansu zamknięcia). * Dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące. Dane są równolegle rejestrowane w księdze głównej i dzienniku (zbiorze dokumentow). Zgodność zapisów w KSO i dzienniku jest zagwarantowana technologia przetwarzania, tj. kontrola zgodności obrotów podczas 'zamykania' kolejnych miesięcy. Zgodność ta może być potwierdzona także wydrukiem zestawienia obrotów i sald i w funkcji weryfikujacej zgodność KSO z dziennikiem miesiąca. Zapisy powadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (PLN) 1.3 Księgi pomocnicze. Konta ksiąg pomocniczych (en: Subsidiary Ledger) Uwagi ogólne Księgi pomocnicze służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów w księdze głównej. Można je prowadzić jako: a) Wyodrebnione księgi (kartoteki, zbiory danych) w ramach kont księgi głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowia wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont księgi głównej (jest to tzw. księgowość finansowa). b) Wyodrebniony system kont poza księga główna (podsystem rachunkowości), który służy uszczegółowieniu zapisów w księdze głównej ale takze służy do realizacji innych zadań, np. wyliczania amortyzacji i umorzenia, obsługi rozrachunków, rachuby płac. Dane z tych podsystemów zasilają księgę główną. Musi być możliwość uzgodnienia zapisów w księgach pomocniczych z zapisami w księdze głównej (Ustawa o rachunkowości Art 16.1). Księgi pomocnicze prowadzi się dla środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, transakcji sprzedaży, transakcji zakupu, kosztów, itp. Księgi pomocnicze prowadzi się: * ilościowo-wartościowo, * tylko wartościowo (np. w sklepach detalicznych i innych miejscach, gdzie zapisy dotyczą przychodów, rozchodów i stanów całego zapasu), * tylko ilościowo (na koniec miesiąca trzeba wycenić) * metoda odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów w momencie ich zakupu i ustalania na koniec kwartalu stanu tych składników droga spisu z natury i jego wyceny. Księgi pomocnicze w programie Trawers Księgi pomocnicze w Trawersie prowadzone są w systemach dziedzinowych jako wyodrębniony system kont poza księga główna. Służą one do uszczegółowiania zapisów w księdze głównej Księgi pomocnicze ================= W poszczególnych systemach dziedzinowych Trawers ERP utworzono następujące księgi pomocnicze: KB Kartoteka środków pieniężnych (wartościowa) MG Kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa) NA Kartoteka odbiorców i kartoteka rozrachunków (wartościowa) PL Kartoteka pracowników i kartoteka rozliczeń pracowników i pracodawców ST Kartoteka środków trwałych (ilościowo-wartościowa) ZO Kartoteka dostawców i kartoteka rozrachunków (wartościowa) ZP Kartoteka zleceń, w której zapisywane są koszty normatywne i koszty rzeczywiste produktów wytworzonych i produkcji niezakończonej Wielo-walutowość W systemie KG Księga Główna zapisy prowadzi się w walucie bazowej (PLN). W księgach pomocniczych zapisy można prowadzić w walucie obcej. Kwoty w walucie obcej przelicza się na walutę bazową (PLN) wg kursu z tabeli walut. Wielo-walutowość 2. Rachunek wyników z ksiąg pomocniczych Rachunek wyników (Rachunek zysków i strat) tradycyjnie tworzy się na podstawie zapisów na kontach KG Księga Główna. W programie Trawers ERP rachunek wyników można tworzyć bezpośrednio z kont w KG Księga Główna oraz pośrednio w module KE Analizy w MS Excel. Dodatkową, wygodną metodą, jest tworzenie rachunku wyników na podstawie danych źródłowych (danych transakcyjnych). Nie trzeba czekać na przesłanie tych danych (via polecenia ksiegowania) na konta KG Księga Główna. Obliczenia można wykonywać wielokrotnie w ciągu miesiąca. Wyniki obliczeń stanowią cenne informacje o finansach firmy. Tym cenniejsze, że obrazują aktualną sytuacje. Dane z KG Księga Główna zwykle uzyskuje się z opóźnieniem. Patrz szczegóły: Rachunek wyników na podstawie dok źródłowych Raport o stanie finansów firmy 3. Tematy powiązane Organizacja ksiąg rachunkowych Dokumenty poleceń ksiegowania Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Przyjęte zasady rachunkowości (zarys) JPK Jednolity Plik Kontrolny Parametry systemu KG Wielo-walutowość Plan kont Raport o stanie finansów firmy Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Księgowość-PoleceniaKsięgow #Księgowość-Dokumenty #Księgowość-KsięgaGłówna
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści