www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
KG Księga Główna: Dokumenty księgowe 1. Opis ogólny 2. Podstawowe pojęcia 3. Definiowanie tabel i symboli 4. Dokumenty księgowe 4.1. Dokumenty bilansu otwarcia 4.2. Rejestrowanie dokumentów Rejestrowanie Pobieranie z innych systemów Rejestrowanie z ksiąg pomocniczych Trawers ERP Pobieranie z pliku .CSV Wprowadzanie dokumentów stornujacych Wprowadzanie dokumentów na konta pozabilansowe Kopiowanie dokumentu Usuwanie dokumentu Tworzenie dokumentu przeksięgowań BZnnnn Rejestrowanie wg szablonu 4.3 Ksiegowanie dokumentów Oznaczanie do księgowania Księgowanie 4.4 Raporty i zestawienia 4.5. Operacje okresowe Zmknięcie okresu (miesiąca) Zamknięcie roku Weryfikacja obrotów w KSO Konta w KSO zamykanego roku 5. Zestawienie wydruków 6. Tematy powiązane 1. Opis ogólny 2. Podstawowe pojęcia AutomatyKG. Automaty księgowe Definicje typowych, powtarzalnych księgowań, które można uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów. Bilans otwarcia (BO) Podczas zamykania roku system przekształca bilans zamknięcia kont w bilans otwarcia. Automatycznie tworzony jest dokument o numerze BO0001, który ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO różny od zera. Kolejne zmiany BO mogą być wprowadzane w dowolnym czasie. Każda zmiana powoduje utworzenie kolejnego dokumentu. Zarejestrowanie dokumentu BO powoduje jego natychmiastowe wpisanie do KSO. Nie ma tu dwu-etapowości jak podczas rejestrowania dokumentów transakcyjnych. W razie popełnienia błędu należy skorygować odpowiednią kwotę poprzez zarejestrowanie kolejnego dokumentu BO. Suma bilansu otwarcia wszystkich kont stron Wn musi być równa sumie stron Ma. BO wprowadza się na konta analityczne. Do syntetyki system dochodzi sam poprzez sumowanie danych wprowadzonych na konta analityczne. Bilansowanie się kosztów Patrz: krąg kosztowy Dekretacja Ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania. W programie Trawers dekretacja, to powiązanie pozycji dokumentu transakcyjnego z symbolem dekretacji, to jest wskazanie symbolu konta, strony konta i sposobu agregacji kwoty transakcji. Na dokumencie program może postawić pieczątkę dekretacyjną. --> pieczątka dekretacyjna Tabele dekretacji Dokumenty Zbiory zawierające zapisane chronologicznie dokumenty księgowe. W każdym okresie obliczeniowym tworzone są odrębne zbiory. Dokument zbilansowany * Suma kwot Wn jest równa sumie kwot Ma (po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe) * Koszty są zbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy Dokument niezbilansowany Dokument jest oznaczony: [?] * Suma kwot Wn jest różna od sumy kwot Ma (po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe) * Koszty są niezbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy -- 20xx/10 -------------------------------------------- Numer Liczba dokumentu pozycji Kwota Wn Kwota Ma -- ------ ----- --------------- -------------- [?] KG 120001 1 123.00 0.00 o ------------------------------------------------------ ^ | [?] Dokument niezbilansowny. Kwota Wn inna niż Kwota Ma Klawisz: ^F10-krąg pokazuje dlaczego dokument jest niezbilansowany Dokumenty B.O. Zbiory zawierające dokumenty bilansu otwarcia wprowadzone przez użytkownika oraz powstałe w wyniku przekształcenia Bilansu Zamknięcia w Bilans Otwarcia. Dokumenty: Okres 13 W systemie KG można rejestrować dokumenty do okresu 13-go. Dokumenty zwykle zawierają ostatnie poprawki. Zmieniają obroty i salda wskazanych kont. NOTE: Dokumenty okresu 13-go otrzymują automatycznie datę: ostatni dzień roku, tj. 20xx.12.31 Taka data, a nie dowolna, umożliwia tworzenie prawidłowego raportu JPK_KR. Raport JPK_KR ustala okres obliczeniowy wg dat dokumentów a nie wg okresu zdefiniowanego w systemie KG. Uwaga techniczna: patrz zadanie #00051725 Dokumenty księgowe, księgowanie Dokumenty księgowe to utrwalony na pismie przebieg operacji gospodarczej. W systemie KG można rejestrować wszystkie rodzaje dokumentow: faktury (rachunki) własne i obce, dowody kasowe i bankowe, polecenia księgowania i inne. Dokumenty dotyczące sprzedaży i zakupu (faktury, zapłaty za nie, dostaw, itd.) rejestruje się w systemach NA i ZO. Z systemów tych pobiera się polecenia księgowania, które po zaksięgowaniu w KG tworza dekrety na konta wskazane w tabelach symboli dekretacji w systemach NA i ZO. Dokumentem księgowym jest zapis stwierdzający treść operacji gospodarczej podlegający ewidencji księgowej. Dokumenty zbudowane są z nagłówka (tytułu) i pozycji. Dokument może być zbilansowany - suma kwot wszystkich pozycji strony Wn równa jest sumie kwot strony Ma. Do obliczenia sum brane są tylko konta bilansowe. Możemy sprawdzać, czy dokument jest zbilansowany kosztowo (tzw. krąg kosztowy) Wn 400..489 Ma 490 = Wn 5************ lub 64*********** (lub konto zamykające, zwykle 765) Przy wprowadzaniu dokumentów na konta zespołu 5 mogą być automatycznie tworzone zapisy na konta zespołu 4. Dokumenty zarejestrowane (en: Pending) i zaksięgowane Wprowadzania dokumentów do systemu wykonywane jest w dwóch etapach: 1. Rejestrowanie Dokumenty zarejestrowane, oczekujące na księgowanie 2. Księgowanie (zatwierdzanie) Dokumenty zaksięgowane Dokumenty zarejestrowane mogą być korygowane Podczas księgowania dokumentow, system nada kolejny numer księgowania tzw. numer w dzienniku (kolejny numer w roku obrotowym). Dokumenty zaksięgowane nie mogą być korygowane Zestawienia, np. zestawienie stanów i obrotów z KSO mogą zawierać dokumenty tylko zaksięgowane [K] lub zaksięgowane i zarejestrowane [W]. Dziennik księgowań (en: Journal/accounting journal, de: Buchungsjournal) Zestawienie dokumentów zaksięgowanych. Lista dokumentów zaksięgowanych z unikalną numeracją, narastającą w roku obrotowym. Zapisy do dziennika następują podczas księgowania dokumentów. Program nadaje kolejne numery zapisom do dziennika, od 1 do 999999999. Krąg kosztowy Suma wartości zapisów strony Wn na konta z zakresu 400...489 powinna się równać sumie wartości zapisów strony Ma konta 490 i sumie zapisów strony Wn na kontach o symbolu 5******* lub 64****** (lub konta zamykającego - zwykle 765). Tj. Wn 400..489 = Ma 490 = Wn 5******** lub 64******* System może sprawdzać, czy dokumenty mają zbilansowany krąg kosztowy. Księgowanie Proces zapisywania kolejnych dokumentów niezaksięgowanych do kartoteki kont KSO (aktualizacja zapisów w KSO na podstawie dokumentow). Obroty Suma transakcji zarejestrowana na koncie. Obroty Wn - zarejestrowane po stronie Wn Obroty Ma - zarejestrowane po stronie Ma Obroty bieżące Obroty bieżącego okresu (miesiąca) Obroty narastająco Suma: Bilans Otwarcia + suma wszystkich obrotów roku (łącznie z obrotami bieżącymi) Szablony dokumentów Szablony, to typowe powtarzalne zawartości pozycji dokumentów Odpowiednio przygotowane, pozwalają znacznie przyśpieszyc rejestrację. Szablony definiuje się w tabeli [KG_TDE10] i wpisuje do dokumentów podczas ręcznej rejestracji kolejnych pozycji dokumentów. Zamknięcie okresu Zakończenie rejestrowania i księgowania dokumentów w danym okresie. Po zamknięciu okresu nie można księgować dokumentow. Zamknięcie roku Zakończenie rejestrowania i księgowania dokumentów w roku. Podczas zamykania roku tworzona jest kartoteka KSO następnego roku, salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich bilans otwarcia i jednoczesnie tworzony jest automatycznie dokument o numerze BO0001 w zbiorze: Dokumenty BO. Zamknięcie roku wykonuje się podczas zamykania ostatniego okresu. Ostatnim jest okres 13. 3. Definiowanie tabel i symboli 3.1. Parametry systemu KG Liczba znaków konta syntetycznego 3 (2/3) Automatycznie dekretować na zespół 4 T Konto zamykające krąg kosztowy 765 Kontrolować krąg kosztowy ? T Szablon zbilansowany ? T Podsumować kolejne strony wydruku ? T Waluta zestawień PLN Można korygować polecenia ksiegowania ? N Sprawdzać konta w poleceniach księgow ? T Można korygować archiwalny plan kont ? T Można księgować dokument z kwotą 0.00 ? N Maska automatów może mieć 8 zn [!] ? N Patrz szczegóły: Parametry systemu KG 3.2 Tabele dekretów na zespół 4 Przy wprowadzaniu zapisów na konta zespołu 5 system może automatycznie tworzyć dodatkowa pozycje z zapisem na konto zespołu 4. Należy zdefiniować Tabelę dekretów na zespół 4 przyporządkowującą odpowiedniej pozycji analitycznej kont zespołu 5 (poz. analityczna to ostatnie 3 znaki konta zespołu 5) powiązane z nimi konta zespołu 4. Tabele dekretów na zespół 4 mogą być bardzo pomocnym narzedziem w firmach, które stosują zespół 5 i 4. Pozwala to bowiem na znaczne skrócenie czasu rejestracji danych (wprowadza się 2 razy mniej pozycji), oraz ogranicza możliwość popełnienia błędu przez rejestrujacego dane: --- Dekrety na zespół 4 ------------------------------------ Poz. analityczna Konto Opis zespołu 5 zespołu 4 rodzaju kosztu --- -------------- -------------------------- 401 401- amortyzacja 411 411- zużycie materiałów 412 412- prasa, książki, czasopisma 413 413- artykuly biurowe 414 414- środki czystości 415 415- paliwo 419 419- energia 421 421- obróbka obca 426 426- usługi transportowe 427 427- usługi remontowe ------------------------------------------------------------ Przy tak zdefiniowanej Tabeli, jeżeli wprowadzimy dokument z symbolem konta zaczynającym się cyfrą 5 oraz trzech ostatnich cyfrach 401, to utworzona zostanie dodatkowa pozycja na konto 401. Wprowadzamy dokument: -------------------------- Konto Wn Konto Ma 508401 200004 Kwota: 100.00 Treść: Zakup wyposażenia -------------------------- W zbiorze dokumentów niezaksięgowanych utworzone zostana 2 pozycje o następującej treści: ------------------------------------------ 1. 508401 Wn 490 Ma kwota: 100.00 2. 401 Wn 200004 Ma kwota: 100.00 ------------------------------------------- Uwaga: Symbol konta 401 pobierany jest z Tabeli Kont zespołu 4 (odpowiada pozycji analitycznej zespołu 5 - 401), a symbol 490 jest automatycznie wstawiany przez system. 3.3 Tabele treści operacji księgowych Korzystanie z tabeli treści operacji księgowych ułatwia i przyspiesza rejestrowanie dokumentów księgowych. Do Tabeli wprowadzamy typowe, najcześciej powtarzające się treści dokumentow. Rejestrując dokument księgowy zamiast wpisywać treść z klawiatury wybieramy tekst z tabeli (F2 - z podanej listy). Przykłady treści: -------------------------------- Pobranie gotówki z banku do kasy Zaliczka dla kierowcy Koszty bankowe -------------------------------- 3.4. AutomatyKG. Automaty ksiegowe Automaty księgowe, to są definicje typowych, powtarzalnych księgowań, które można uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów. Patrz opis automatów: Automaty księgowe 4. Dokumenty księgowe 4.1. Dokumenty bilansu otwarcia Dokumenty bilansu otwarcia BO można wprowadzić tylko raz, podczas rozpoczynania pracy z systemem KG Księga główna. Kolejne dokumenty, które tworzą bilans otwarcia kolejnego roku obrotowego program tworzy automatycznie podczas zamykania roku poprzedniego. Korekta BO BO nowego roku można korygować dokumentami: Korekta BO Kolejne zmiany BO mogą być wprowadzane w dowolnym czasie. W systemie KG bilans otwarcia wprowadzamy tylko na konta analityczne. Nie prowadzi się oddzielnej ewidencji na kontach syntetycznych. Do syntetyki system dochodzi sam poprzez sumowanie zapisów na kontach analitycznych. Prawidłowe zbudowanie planu kont pozwoli na wykorzystanie wszystkich zalet systemu, np. * tworzenie różnego rodzaju zestawień * definiowanie formuł * automatyczne tworzenie dokumentow * tworzenie automatycznych dekretów na zespół 4 Jeżeli bilans otwarcia jest niezbilansowany, to: * system informuje o tym przy księgowaniu * system nie pozwala zamknąć miesiąca Uwaga! Kwoty zmieniające BO zapisywane są w natychmiast jako księgowane po wprowadzeniu dokumentow. Nie ma tu podzialu na rejestracje i księgowanie, tak jak podczas wprowadzania innych dokumentow. Błędnie wprowadzone dane można stornować tj. wprowadzać kolejny dokument z ujemną (-) kwotą. Przeglądać i drukować można zestawienie kont analitycznych lub zestawienie kont syntetycznych dotyczące BO. Dla wybranego roku obrotowego podany zostanie symbol i nazwa konta, kwota BO Wn, kwota BO Ma. Dodatkowo można obejrzeć dokumenty wchodzace w skład BO. Jeżeli dokument powstal z przeniesienia bilansu zamknięcia na bilans otwarcia kolejnego roku, to pojawi się komunikat: B.O. powstały podczas zamknięcia roku Podczas zamknięcia roku tworzona jest Kartoteka kont KSO dla następnego roku, a salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich bilans otwarcia. Jednoczesnie tworzony jest automatycznie dokument BO0001 w zbiorze: Dokumenty BO. Dokument ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO różne od zera. Dokument BO Bilans Otwarcia Korekta KG - Podajemy kolejny numer dokumentu korekty BO, np. BO0001 Pozycja - System podaje numer kolejnej pozycji, np. 1 Data - Podajemy date operacji Konto - Podajemy symbol konta, np. 101001 Kwota Wn lub Kwota Ma: z dokumentu - Kwota BO wynikająca z dokumentu. Kwota Wn lub Kwota Ma: BO roku obrotowego - Kwota BO wynikająca z przeniesienia bilansu zamknięcia. Treść - Treść operacji. Jeżeli dopisaliśmy wcześniej w tabeli treści operacji księgowych odpowiednią treść np. Bilans otwarcia roku 20xx, to można ją teraz wybrać z wyświetlonej listy. Wprowadzanie bilansu otwarcia na początku pracy z programem ----------------------------------------------------------- Jeżeli użytkowanie systemu KG rozpoczynamy w trakcie roku obrotowego, najlepiej bilans otwarcia wprowadzić w funkcji BO, a obroty miesięcy w funkcji: Dokumenty > Rejestrowanie 4.2. Rejestrowanie dokumentow 4.2.1 Opis ogólny Dokumenty księgowe, to utrwalony na pismie przebieg operacji gospodarczych. Dane o operacjach zapisuje się w zbiorach dokumentów okresowych w KG. Patrz opis: Okresy obliczeniowe Dokumenty można dopisywać ręcznie lub pobierać z systemów pomocniczych jako polecenia księgowania. Numerowanie dokumentów Dokumenty zgromadzone w systemie KG Księga Główna mają oddzielne numeracje w zależności od źródła pochodzenia i metody tworzenia. [KG] nnnnnn Dokument rejestrowany w KG [KB] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu KB [MG] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu MG [NA] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu NA [PL] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu PL [ST] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu ST [ZO] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu ZO [ZP] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu ZP Sposoby rejestrowania dokumentów * Wpisywanie ręczne Patrz opis niżej * Generowanie wg definicji automatów: AutomatyKG Automaty księgowe * Pobieranie poleceń księgowania z systemów pomocniczych Pobieranie poleceń księgowania w KG * Pobieranie z plików CSV Patrz opis niżej * Tworzenie wg innych dokumentów (kopiowanie) * Tworzenie dokumentów BO Bilans Otwarcia Patrz opis niżej 4.2.2 Rejestrowanie KG > Dokumenty > Rejestrowanie dokumentów [KG_DDR10] Rejestrowanie dokumentów powoduje jednoczesny zapis rejestrowanych kwot na konta w kartotece kont KSO. Rejestrowanie dokumentu na konto, którego nie ma w KSO powoduje dopisanie tego konta do Kartoteki (system informuje nas o tym) Dokument księgowy Dokument KG - Podajemy kolejny numer dokumentu, np. B00011 Opis - Opis dokumentu, np. 'Wyciag bankowy nr ....' Pozycja - Kolejny numer pozycji, np. '13' Jeżeli są luki w numeracji pozycji, to można pozycje przenumerować. Klawisz: CtrF8 (w Linuxie klawisz: Z) Program nada kolejne, rosnące numery Data - Data rejestracji pozycji dokumentu Konto Wn - Wybieramy symbol konta, na którego strone Wn zapiszemy kwotę Konto Ma - Wybieramy symbol konta, na którego strone Ma zapiszemy kwotę (możemy podać tylko konto Wn lub tylko konto Ma lub oba konta) Kwota - Kwota, która zapiszemy na podane konto lub konta Treść - Opis pozycji dokumentu, np. 'Wplata od odbiorcy .....' Rejestrować dokumenty można w dowolnym miesiącu. Przed zaksięgowaniem dokumenty można poprawiać i usuwać z systemu. Można przeglądać wszystkie wprowadzone dokumenty lub tylko niezbilansowane (tzn. takie, dla których sumy kwot stron Wn i Ma nie są równe lub w których nie jest poprawny krąg kosztowy). Wprowadzając dokument wielopozycyjny, jeżeli chcemy powielić kwotę lub treść z poprzedniej pozycji dokumentu, należy nacisnąć klawisz F10 w chwili, gdy kursor znajduje się w danym polu (tzn. polu kwota lub treść) Podczas rejestrowania kolejnych pozycji dokumentu, system sumuje kwoty Wn i kwoty Ma z poszczególnych pozycji. System sprawdza, czy dokument jest zbilansowany Dokument niezbilansowany [?] Dokument niezbilansowany, jest oznaczony [?], gdy: * Suma kwot Wn jest różna od sumy kwot Ma (po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe) * Koszty są niezbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy -- 20xx/10 -------------------------------------------- Numer Liczba dokumentu pozycji Kwota Wn Kwota Ma -- ------ ----- --------------- -------------- [?] KG 120001 1 123.00 0.00 o ------------------------------------------------------ ^ | [?] Dokument niezbilansowny. Kwota Wn inna niż Kwota Ma Klawisz: ^F10-krąg pokazuje dlaczego dokument jest niezbilansowany Krąg kosztowy Przed zarejestrowaniem dokumentu system pyta, czy automatycznie dekretować na zespół 4. Jeżeli uzupełnilismy tabele zespołu 4, to system automatycznie utworzy dekrety na odpowiednie konta zespołu 5 i na konto 490. Szerzej jest to opisane w rozdziale: Tabele dekretów na zespół 4. System może (gdy tak chcemy) kontrolować czy dokument jest zbilansowany kosztowo (tzw. krąg kosztowy), tj. Wn 400..489 Ma 490 = Wn 5************ lub 64*********** (lub konto zamykające, zwykle 765) Przykład --- Kontrola kręgu kosztowego [T] ---------------- ------- Konto --- Str -- Suma ----- - Różnica --- 400-489 Wn 100.00 50.00 490 Ma 150.00 150.00 Zespół 5,6 Wn 0.00 765- Wn 0.00 Pozabilansowe Wn 0.00 Pozabilansowe Ma 0.00 0.00 -------------------------------------------------- Dokument niezbilansowany -------------------------------------------------- Przenumerowanie pozycji Jest możliwość przenumerowania pozycji dokumentów księgowych w KG. Np. jest: 1 2 5 6 będzie: 1 2 3 4 Program nada kolejne, rosnące numery Klawisz jest w funkcji: Korekta dokumentu 4.2.3 Rejestrowanie automatyczne KG > Dokumenty > Rejestrowanie automatyczne [KG_DDA10] [KG_DDA20] Dokumenty księgowe możemy tworzyć automatycznie, na podstawie wzorów ustalonych w tabeli automatów (AutomatyKG). Podczas automatycznego tworzenia, dokumenty zapisywane są do zbioru dokumentów. Tam je można przeglądać i poprawiać. Utworzone dokumenty otrzymuja numer składający się z symbolu: AU i numeru automatu np. AU0012 Numer ten można zmienić. Automaty księgowe Można tworzyć dokumenty wielopozycyjne - jeżeli w definicji automatu użyjemy znaków [!] Znaki maskujące w symbolu konta 4.2.4 Pobieranie z innych systemów - z ksiąg pomocniczych Trawers ERP KG > Dokumenty > Pobieranie z innych systemów [KG_DDP10] Dokumenty księgowe można pobierać z innych systemów (importować). Najcześciej pobierać będziemy dokumenty ze zbiorów poleceń księgowania utworzonych w systemach dziedzinowych Trawers ERP (księgach pomocniczych), tj. KB, MG, NA, PL, ST, ZO, ZP Patrz szczegóły: Dokumenty poleceń księgowania 4.2.5 Pobieranie z pliku .CSV KG > Dokumenty > Pobieranie z pliku CSV [KG_DDP30] Dokumenty księgowe możemy pobierać z innych systemów. Możemy je pobierać z pliku .CSV w formacie ustalonym w AD > Tabele > Definicje plików .CSV Patrz opis pobierania z CSV: CSV Pobieranie plików Krok po kroku 4.2.6 Wprowadzanie dokumentów stornujacych W systemie KG można wprowadzać dokumenty stornujące: Storno czarne Wprowadza zapis przeciwstawny, tzn. dokument z takimi samymi danymi, zamieniając jedynie strony kont Storno czerwone Anuluje zapis poprzedni, tzn. wprowadza dokument z takimi samymi danymi podając kwotę ujemną (-) Zaleca się stosowanie storna czerwonego, aby sumy obrotów na kontach pozostawały rzeczywiste, a nie zwiększone przez zapisy stornujące (czarne). 4.2.7 Wprowadzanie dokumentów na konta pozabilansowe Dokumenty wprowadzone na konta pozabilansowe nie są brane pod uwagę w kontroli bilansowania się dowodu. 4.2.8 Kopiowanie dokumentu KG > Dokumenty > Kopiowanie dokumentu [KG_DDK10] W Funkcji: Kopiowanie dokumentu, tzn. tworzenie wielopozycyjego dokumentu na podstawie innego dokumentu, można ustalić jak będzie zapisywana kwota: o-------------------------------------------[X]o | Z Zerować kwoty pozycji tworzonego dokumentu | | S Stornować, tzn. zapisać ze znakiem (-) | | K Kopiować bez zmiany | o----------------------------------------------o [Z] Będzie zerowana (0.00), co pozwoli wprowadzić nowe, aktualne kwoty a zachować konta i treść operacji. To jest metoda na rejestracje dokumentów powtarzanych, np. co miesiąc, ale z innymi kwotami [S] Jako storno (-) kwoty z dokumentu źródłowego To jest metoda stornowania zaksięgowanych dokumentów [K] Będzie przepisana z dokumentu źródłowego bez zmiany To jest metoda na rejestracje dokumentów powtarzanych, np. co miesiąc 4.2.9 Usuwanie dokumentu Pojedyńcze pozycje można usuwać w funkcji KG > Dokumenty > Korekta KG > Dokumenty > Korekta [KG_DDR20] Całe dokumenty (wszystkie pozycje) usuwa się w KG > Dokumenty > Usuwanie KG > Dokumenty > Usuwanie dokumentu [KG_DDR30] Gdy dokumenty mają wiele tysięcy pozycji, to usuwanie może długo trwać. Aby przyśpieszyć, należy usuwać fragmentami. 1. Usunąć np. 3000 pozycji 2. Przerwać: F10-przerwanie 3. Wykonać AD > Gospodarka zbiorami > Indeksowanie z reorganizacją (R) system KG, zbior dokumentów 4. Usunąć kolejnych, np. 3000 pozycji Z doświadczenia: * system Linux * usuwanie 9999 pozycji * na 4000 przerwa F10, indeksowanie i reorganizacja * usuwanie pozostałych pozycji Czas wszystkich czynności: 6 minut 4.2.10 Tworzenie dokumentu przeksięgowań BZnnnn KG > Dokumenty > Tworzenie dokumentu przeksięgowań [KG_PKO30] Podczas zamknięcia roku salda zamknięcia kont przenoszone są do bilansu otwarcia roku następnego. Salda kont zespołów 4,5,7 nie powinny być przenoszone (powinny być równe zero na początku nowego roku). Funkcja tworząca dokument przeksięgowań pozwala automatycznie przenieść salda kont zespołów 4,5,7 na konto 860 Wynik finansowy. Dokument należy utworzyć na koniec roku, w dodatkowym: Okres 13. Program odczytuje kolejne rekordy (konta) KSO Przetwarza tylko konta zaczynające się na 4, 5, 7. Dla kolejnego konta, oblicza saldo zamknięcia. Dokument ma datę: 20xx.12.31, tj. ostatni dzień roku. Tworzy dokument w: Okres 13 Zawartość dokumentu: Nr BZnnnn, np. BZ0001 Nazwa Przeksięgow. sald kont 4,5,7 Poz (kolejny nr) Data 20rr.12.31 Konto Wn kolejne konto, gdy saldo końcowe Ma Konto Ma kolejne konto, gdy saldo końcowe Wn Kwota obliczone saldo Tresc1 Przeksięgowanie na 860 2 W efekcie, salda kont zaczynajacych sie na 4,5,7 będą zerowe. Program sumuje salda przetwarzanych kont po stronie Wn i Ma. Na koniec zapisuje jedną, ostatnią pozycję na konto 860 z kwotą salda Wn/Ma obliczonych sum sald poszczególnych kont. 4.2.11 Wyszukiwanie pozycji spełniających podany warunek Klawisz: [F3] pozwala wyświetlić i wydrukować tylko te pozycje dokumentu, które spełniają podany warunek (query). Patrz opis Query: Zapytania wg warunków (Query) Warunek może być zbudowany z wielu warunków cząstkowych połączonych spójnikami logicznymi, np. Kwota > 1000.00 i Data = 2012.02.02 Klawisz: [/] (-szukaj) pozwala wyszukać ciągi znaków dokumentach. 4.2.12 Rejestrowanie wg szablonu Szablony, to typowe powtarzalne zawartości pozycji dokumentów. Odpowiednio przygotowane, pozwalają znacznie przyśpieszyc rejestrację. Szablony definiuje się w tabeli [KG_TDE10] i wpisuje do dokumentów podczas ręcznej rejestracji kolejnych pozycji dokumentów. 4.3 Księgowanie dokumentów 4.3.1 Opis ogólny KG > Dokumenty > Księgowanie [KG_DKS10] Księgowanie (zatwierdzanie) polega na ostatecznym zaktualizowaniu kartoteki KSO i nadaniu dokumentom kolejnych numerów w dzienniku dokumentów zaksięgowanych (numer w dzienniku księgowań). Na wydrukach z KSO system drukuje ten numer: Uwzględniono pozycje dziennika do nr-u ... Pozwala to na kontrole, czy wydruki z KSO (księgi głównej) odpowiadają wydrukom z dokumentów. Dokumentów zaksięgowanych nie można poprawiać. Pomyłki można poprawiać dokumentami stornującymi, z kwotami minusowymi (-). Dane w KSO można przeglądać i drukować jako: * Dane wszystkie (zarejestrowane i zaksięgowane) [W] * Dane zaksięgowane [K] Rejestrować można dowolną liczbę miesięcy do przodu, tj. do wszystkich otwartych okresów. W systemie może być do xx okresów otwartych (xx podaje sie w parametrach). * M-c bieżący - m-c do którego możemy księgować (pierwszy otwarty) * M-c obliczeniowy - m-c dla którego robimy obliczenia (może być dowolny: zamknięty, otwarty) * M-c otwarty - miesiąc do których możemy rejestrować dokumenty * M-c zamknięty Księgowanie do m-ca bieżącego Księgować można tylko do jednego miesiąca bieżącego, którym jest pierwszy miesiąc otwarty, np. 20xx/02 - zamknięty 20xx/03 - otwarty, bieżący, można rejestrować i księgować 20xx/04 - otwarty, można rejestrować 20xx/05 - otwarty, można rejestrować o---------o o--------o o--------o o--------o | 20xx/02 | | 20xx/03| | 20xx/04| | ...... | o---------o o--------o o--------o o--------o Zamknięty Otwarty Otwarty Otwarty Bieżący ^ ^ ^ | | | o--------------o-----------o-----< można rejestrować ^ | o--------------------------------< można księgować 4.3.2 Oznaczanie do księgowania KG > Dokumenty > Oznaczanie do księgowania [KG_DOZ10] Dokumenty przeznaczone do księgowania należy oznaczyć: [*] Dokumenty mogą mieć następujące oznaczenia: [ ] zbilansowany, nie oznaczony do księgowania [*] zbilansowany, oznaczony do księgowania [?] niezbilansowany [v] zaksięgowany Dokumenty zakwalifikowane do zaksięgowania, muszą być zbilansowane. 4.3.3 Księgowanie KG > Dokumenty > Księgowanie [KG_DKS10] Księgować można dokumenty z jednego (bieżącego) miesiąca. Aby zaksięgować dokumenty z następnego, bieżący miesiąc trzeba zamknąć. Aby uzyskać wszystkie zestawienia księgowe, księgowanie nie jest konieczne, gdyż już po zarejestrowaniu dokumentów mamy aktualne dane we wszystkich kartotekach systemu. Podczas ksiegowania program nadaje kolejny numer w dzienniku księgowań. Numer jest unikalny w roku obrotowym. 4.4 Raporty i zestawienia Obroty konta KG > Zestawienia > Stany i obroty [KG_ZSO10] Okres: nn KG > Zestawienia > Obroty konta [KG_ZKO10] Okresy: od.. do.. Wydruki zawierają zestawienia obrotów (dokumentów) zapisanych na wskazanym koncie lub kontach w podanym okresie (lub w okresach od.. do..). Drukując, system poszukuje zbiorów dokumentów w kolejnych miesiącach i wybiera dokumenty z dekretacją na podane konto. Można pominąć konta, na których obroty są równe 0.00. Ująć konta z zerowymi obrotami ... ? Gdy odpowiedź [N]. Nie ujmować: W zestawieniach nie będzie kont, na ktorych suma obrotów w podanym okresie lub zakresie od.. do.. jest zerowa (równa 0.00). NOTE: Te konta mogą mieć obroty (dokumenty), które dają saldo 0.00. Dokument i storno dokumentu. Te konta będą pominięte i ich dokumenty nie będą drukowane. Sytuacje wyjątkowe Komunikaty: Niedostepny zbior dokumentów w tym miesiącu gdy: * nie ma zbioru dokumentów tego miesiąca, * zbior jest używany przez innych (w sieci), Nie zaksięgowano dokumentów w tym miesiącu gdy: * zbior jest, lecz nie bylo w danym miesiącu zapisów na wskazane konto. 4.5. Operacje okresowe Zamknięcie okresu (miesiąca) KG > Okresowe > Zamykanie okresu [KG_PZM10] Zamknięcie miesiąca kończy proces rejestrowania i księgowania dokumentów w danym miesiącu. Po zamknięciu nie będzie można rejestrować ani księgować dokumentów danego miesiąca. Okresy obliczeniowe Uwaga! Należy pamietać o kolejności zamykania miesięcy w poszczególnych systemach. Najpierw zamyka się m-c w systemach KB, NA i ZO, potem w MG, a na koncu w KG. Jeżeli zamkniemy dany miesiąc najpierw w systemie KG, to nie będzie można pobrać poleceń księgowania z tego miesiąca z systemów pomocniczych. Miesiące należy zamykać po kolei. System nie pozwoli na zamknięcie, np. marca, jeśli styczen i luty nie zostały zamknięte. Nie można takze zamknąć stycznia, jeśli poprzedni rok nie został zamknięty. Jeżeli w systemie pozostały niezaksięgowane dokumenty w zbiorach danego miesiąca, to tego miesiąca nie można będzie zamknąć (w ten sposob system chroni przed pominięciem niezaksięgowanych dokumentów). Nie można zamknąć miesiąca, jeżeli bilans otwarcia jest niezbilansowany. Zamknięcie roku Podczas zamykania roku (Okres 13) KG system wykonuje operacje: * Takie jak podczas zamykania wszystkich pozostałych miesięcy --> Zamykanie okresu (m-ca) * Salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich bilans otwarcia (BO). Jednocześnie tworzony jest automatycznie dokument BO0001 w zbiorze Dokumenty BO. Dokument ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO różne od zera. Dokument ten jest odpowiednikiem noty memoriałowej, którym wprowadza się stany początkowe kont w księgowości ręcznej. Okresy obliczeniowe Weryfikacja obrotów w KSO KG > Okresowe > Weryfikacja danych [KG_PWE10] Weryfikacja obrotów w KSO we wskazanym miesiącu polega na sprawdzeniu zgodności kwot Wn i Ma obrotów KSO z kwotami Wn i Ma zaksięgowanych dokumentów oraz zgodności kwot Wn i Ma bilansu otwarcia w KSO z kwotami Wn i Ma dokumentów BO. Weryfikacje zaleca się przeprowadzać: * Bezpośrednio przed wykonaniem kopii systemu * Po odtworzeniu danych z kopii zapasowej * Po zauważeniu jakiejkolwiek nieprawidłowości w pracy systemu Ewentualne niezgodności można automatycznie poprawiać. Diagnozowanie i usuwanie problemów Konta w KSO zamykanego roku KG > Okresowe > Korekta planu kont w zamykanym roku [KG_PZM00] Funkcja użyteczna będzie raz w roku, tuż przed zamknięciem m-ca 13-go (zamknięciem roku). Umożliwia dopisanie konta (symbolu, nazwy i atrybutów konta) do KSO roku, który będzie zamykany. Po co taka funkcja ? Plan plan kont jest rejestrem kont powiązanym z roczną kartoteką KSO. Jest nadal osobnym zbiorem symboli i nazw kont, lecz ścisle zwiazanym z rocznym KSO. Przy zamykaniu roku obrotowego plan kont 'sklejany' jest z zamykanym KSO. Staje się 'prywatnym' planem kont zamykanego roku. Ale do tego 'prywatnego' planu kont zamykanego roku zapisywane są konta, na których byly operacje (księgowania) w zamykanym roku. Jeżeli operacji nie bylo, to nie są zapisywane. Jednak może być taka potrzeba, aby przepisać informacje o kontach na których nie było operacji, np. konta syntetyczne. Po to, aby ich nazwy pojawiały się w zestawieniach. Ta funkcja umożliwia dopisanie informacji o takich kontach do KSO zamykanego roku. 5. Zestawienie wydruków DOKUMENTY (wszystkie pozycje) Wydruk dokumentów zapisanych do zbioru w miesiącu: mm. Drukowane są wszystkie informacje ze wskazanych dokumentów DOKUMENTY (sumy kontrolne) Wydruk dokumentów zapisanych do zbioru w miesiącu: mm. Drukowane są tylko sumy kontrolne wskazanych dokumentów DOKUMENTY (dokumenty niezbilansowane) Wydruk dokumentów niezbilansowanych zapisanych do zbioru w miesiącu: mm RAPORT Z KSIĘGOWANIA Lista dokumentów, które nie zostały zaksięgowane w czasie ostatniego księgowania. Drukowana jest również przyczyna niezaksięgowania dokumentu POZYCJE DZIENNIKA roku: rr Wydruk pozycji zaksięgowanych numerowanych narastająco od początku roku (Dziennik Księgowań) DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE W DZIENNIKU Dekretacje dokumentów źródłowych w księdze pomocniczej [KG_ZPD20]. Ze wskazaniem numeru pozycji w dzienniku księgowań w Księdze Głównej. STANY I OBROTY Zestawienie analityczne - Drukowane są stany i obroty wskazanych kont analitycznych dowolnego miesiąca (w tym zamkniętego). Drukowany jest bilans otwarcia, suma obrotów narastająco, obroty danego miesiąca. Mogą zostać wydrukowane również zaksięgowane dokumenty OBROTY KONTA Drukowane są wszystkie dokumenty zapisane na wskazanym koncie lub kontach z podanego zakresu w podanym okresie oraz stany konta, tj. bilans otwarcia i obroty narastająco (suma całości) BILANS OTWARCIA Konta analityczne Wydruk bilansu otwarcia kont analitycznych. Wydruk może obejmować wszystkie dokumenty BO BILANS OTWARCIA Konta syntetyczne Wydruk bilansu otwarcia kont syntetycznych (powstaje przez sumowanie kont analitycznych) 6. Tematy powiązane Dokumenty poleceń księgowania Organizacja ksiąg rachunkowych Tabele dekretacji Pobieranie poleceń w KG Parametry systemu KG Okresy obliczeniowe Przetwarzanie dokumentów KE Analizy w MS Excel JPK Jednolity Plik Kontrolny Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Księgowość-PoleceniaKsięgow #Księgowość-Dokumenty #Księgowość-KsięgaGłówna
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści