www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Patrz też: Dokumenty płatności Raporty i analizy Różnice kursowe Przelewy elektroniczne. Tworzenie Pobieranie wyciągów z plików CSV KB System obrotu pieniężnego (elementy opisu) 1. INFORMACJE O SYSTEMIE .................................. 1.1 Ogólny opis ........................................ 1.2 Podstawowe pojęcia używane w systemie .............. 1.3 Powiązanie KB z NA, ZO i KG ........................ 2. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI 2.1 Instalacja i uruchomienie systemu .................. 2.2 Przygotowanie systemu do pracy ..................... 2.3 Definiowanie tabel ................................. 2.3.1 Symbole dekretacji ............................... 2.3.2 Treści operacji .................................. 3. EKSPLOATACJA SYSTEMU 3.1 Zakładanie kartotek ................................. 3.2 Operacje: kasowe i na rachunkach bankowych .......... 3.3 Rozliczanie zaliczek ................................ 3.4 Rozdysponowanie nadpłat.............................. 3.5 Kompensaty 3.6 Polecenia księgowania ............................... 3.7 Zamykanie miesiąca .................................. 3.8 Obliczanie odsetek .................................. 1. INFORMACJE O SYSTEMIE 1.1 Ogolny opis System KB umozliwia ewidencje krajowych i zagranicznych środków pieniężnych: * obrotów (operacji) dokonywanych w kasie, * obrotów (operacji) dokonywanych na rachunkach bankowych, * rozliczania zaliczek pobieranych przez pracowników firmy oraz przez innych dluzników i wierzycieli. * Podczas rejestracji operacji kasowych oraz bankowych system wyświetla i aktualizuje dane z systemów: NA i ZO. Po zatwierdzeniu rejestrów tworzone są polecenia księgowania, które można pobierać w systemie KG. 1.2 Podstawowe pojęcia uzywane w systemie Bilans otwarcia Stan początkowy kas, rachunków bankowych, zaliczek. Stan początkowy wprowadza się pierwszą wpłatą. Gdy saldo początkowe jest ujemne, to wprowadza się wpłatą z minusem (-). Rejestr operacji kasowych Dokument bedacy zestawieniem operacji kasowych (wpłat i wypłat) za dowolny okres (dzien, tydzien itp.). Dla kazdej kasy prowadzi się oddzielny rejestr. Rejestr bankowy Dokument bedacy zestawieniem operacji dokonywanych na danym rachunku bankowym w dowolnym przedziale czasu (dniu, tygodniu, miesiącu itp). Dla kazdego rachunku bankowego prowadzi się oddzielny rejestr. Bieżący okres pracy (kasy, rachunku bankowego) Miesiąc i rok, w ktorym prowadzimy ewidencje kasy i rachunku bankowego. Zamknięcie miesiąca pozwala na rejestracje dokumentow w kolejnym miesiącu. Kartoteka zaliczek Kartoteka zaliczek służy do ewidencji pobranych zaliczek. Operacje do rozliczenia Operacje zapisywane jako nowe pozycje do kartotek, np. nadpłaty, przedpłaty. Operacje rozliczajace Operacje, które czesciowo lub całkowicie rozliczaja pozycje wcześniej dopisane do kartotek, np. zapłata za fakturę sprzedazy, zakupu. Treść2 Pole opisowe: Treść2 (20 znakow) w pozycji rejestru kasowego i bankowego. Informacje zapisane w tym polu, zapisywane sa także w kartotece rozrachunkow. Dlatego moga zawierać opisy objasniajace charakter rozrachunku. Informacje te można zobaczyć na liscie wyboru F2 z kartoteki rozrachunkow np. podczas rejestrowania wpłat i wypłat, w kolumnie: Nr obcy/Uwagi/Treść2 Przykład wykorzystania pola opisany jest w: Zarządzanie płatnościami Zamykanie rejestru m-ca: rrrr/mmm Zamykanie rejestru za wskazany (kolejny) okres umozliwia rozpoczęcie rejestracji pozycji do rejestru w nowym miesiącu. W funkcji zamykania rejestru kas (rachunków bankowych), do kartoteki kas (rachunków bankowych) zapisywany jest numer następnego okresu (miesiąca). Zamykanie mesiąca Zamykanie miesiąca kończy proces rejestracji dokumentów tego miesiąca. Przed zamknięciem miesiąca należy zatwierdzić wszystkie rejestry i rozliczenie zaliczek. Zaliczka Kwota wypłacona pracownikom oraz innym osobom (zapisanym w Kartotece Osob), z ktorymi rozrachunki nie maja charakteru transakcji z odbiorcami i dostawcami. 1.3 Powiazanie KB z NA, ZO i KG Wpłaty i wypłaty dokonywane w kasie i na rachunkach bankowych moga odnosić się do rozrachunków prowadzonych w systemach: NA i ZO. Podobnie jak w NA i ZO istnieje tu dwu etapowość operacji: najpierw rejestruje się operacje, a po zakończeniu rejestru (kasowego lub bankowego) zatwierdza się go. * Rejestracja powoduje aktualizacje kartoteki rozrachunków w NA i ZO (czesciowe lub całkowite rozliczenie rozrachunkow) * Zatwierdzenie powoduje trwaly zapis w kartotece rozrachunków w NA i ZO oraz utworzenie polecen księgowania w systemie KB. Polecenia księgowania powstale w systemie KB można pobierać w systemie KG i tam księgowac. 2. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI 2.1 Instalowanie i uruchomienie systemu System instalowany jest razem z innymi systemami podczas instalowania calego pakietu. 2.2 Przygotowanie systemu do pracy System jest gotowy do pracy zaraz po zainstalowaniu. Przed rozpoczęciem wlasciwej eksploatacji należy ustalić parametry. 2.3 DEFINIOWANIE TABEL 2.3.1 SYMBOLE DEKRETACJI W trakcie rejestrowania operacji: wpłat i wypłat wybiera się symbol dekretacji, na podstawie którego, po zatwierdzeniu rejestru, utworzone zostana polecenia księgowania. Polecenia księgowania można pobrać w systemie KG i tam zaksięgowac. Tabele dekretacje NOTE: Symbol TT (symbol oddzialu): Podczas tworzenia polecen księgowania na podstawie operacji z rejestru kasowego lub bankowego, na miejscu symbolu %TT zostanie wstawiony symbol oddzialu tego operatora, ktory zalozyl rejestr. I tylko operatorzy z tego oddzialu beda mogli rejestrować dokumenty do tego rejestru. Przykłady symboli dekretacji ---------------------------- * Wpłata do kasy <<- Odbiorca z NA Konta: 100%AA Wn ; 207%OOOOOO Ma ; znak + ; 100 % wartosci Jezeli zarejestrujemy wpłate do kasy 03 od odbiorcy o symbolu 000123, to po zatwierdzeniu, utworzone zostana dekrety na konta: 10003 Wn i 207000123 Ma. * Wypłata z kasy ->> Dostawca z ZO Konta: 200%DDDDDD Wn ; 100%AA Ma ; znak + ; 100 % wartosci Jezeli zarejestrujemy wypłate z kasy 99 dla dostawcy o symbolu 000999, to po zatwierdzeniu, utworzone zostana dekrety na konta: 200000099 Wn i 10099 Ma. * Wypłata z kasy ->> Osoba z KB Konta: 234%PPPPPP Wn ; 100%AA Ma ; znak + ; 100 % wartosci Jezeli zarejestrujemy wypłate z kasy 56 dla pracownika o symbolu (w Kartotece osob) 000777, to po zatwierdzeniu rejestru, utworzone zostana dekrety na konta: 234000777 Wn i 10056 Ma. * Wpłata do kasy <<- Inne wpłaty Konta: 100 Wn ; 139 Ma ; znak + ; 100 % wartosci (pobranie gotowki z banku do kasy) gdzie konto 139 oznacza środki pieniężne w drodze Uwaga ! Jednoczesnie należy zarejestrowac wypłate z banku ->> Inne wypłaty Konta: 139 Wn ; 130 Ma; znak + ; 100 % wartosci. Operacje pobrania gotowki z banku do kasy należy zadekretowac na koncie pośrednim 139, zeby zapisać ją jednoczesnie do rejestru kasowego (jako wpłate) i do bankowego (jako wypłate). 2.3.2 TRESCI OPERACJI W funkcji Tabele - Treść operacji można dopisać typowe treści, np. zapłata należnosci od odbiorcy, pobranie gotowki z banku do kasy. W trakcie rejestracji operacji bedzie można wybrać z listy dopisane wczesniej treści operacji. 3. EKSPLOATACJA SYSTEMU 3.1 Zakładanie kartotek W module Kartoteki dopisuje się kartoteki kas, rachunków bankowych oraz osob (pracownikow), które wpłacaja oraz otrzymuja środki pieniężne od firmy. Kartoteka kas ------------- W systemie można prowadzić rejestry dla wielu kas. Dla kazdej kasy tworzony jest oddzielny rejestr. Poszczegolne kasy moga pracowac w roznych okresach obliczeniowych. Kartoteka rachunków bankowych ----------------------------- System może prowadzić rejestry dla kilku rachunków bankowych. Dla kazdego rachunku bankowego tworzony jest odrebny rejestr. Poszczegolne rachunki bankowe moga pracować w roznych okresach obliczeniowych. Kartoteka osob -------------- Kartoteka pracowników i innych osob, które moga pobierać i rozliczac zaliczki oraz dokonywać wpłat i wypłat środków pieniężnych. 3.2 Operacje: kasowe i na rachunkach bankowych W module Operacje rejestruje się wpłaty i wypłaty z kasy i banku. Dla kazdej kasy (dopisanej uprzednio do Kartoteki Kas) i dla kazdego rachunku bankowego (dopisanego do Kartoteki Rachunków Bankowych) tworzy się odrebny rejestr. Numer rejestru można wpisać tylko raz - podczas wprowadzania pozycji do pierwszego rejestru dla danej kasy lub banku. Podczas rejestracji kazdego następnego rejestru system sam nadaje kolejny numer. Stan początkowy Jak zarejestrować stan początkowy kasy i banku ? Stan początkowy rejestru wynika z salda końcowego poprzedniego rejestru. Podczas zatwierdzania rejestru, system przenosi stan końcowy na stan początkowy kolejnego rejestru. Podczas wprowadzania pierwszego rejestru stan początkowy jest wiec rowny 0.00 Początkowy stan wprowadzić można poprzez rejestracje pierwszej operacji (WPLATA -> INNE): W Tabeli Symboli dekretacji należy dla rodzaju: * Wpłata do kasy <<- Inne wpłaty dopisać symbol dekretacji, np. konto 100; strona WN; znak +; 0 % wartosci. * Wpłata do banku <<- Inne wpłaty dopisać symbol dekretacji, np. konto 130; strona Wn; znak +; 0% wartosci. Poniewaz jest 0 % wartosci, na kontach faktycznie nie zostanie zapisana zadna kwota. Należy pamietać, aby stan początkowy kasy i banku zapisany w systemie KB był równy saldu kont: Kasy i Rachunku bieżącego w systemie KG. Rejestracja dokumentów Jak rejestrować operacje ? Rejestry (kasowe i bankowe) moga dotyczyć dowolnego okresu (dnia, miesiąca, jednego dokumentu kasowego lub jednego rachunku bankowego itp). Dla danej kasy i dla danego rachunku bankowego może być jednak zawsze otwarty tylko jeden rejestr. Zarejestrowane pozycje rejestru aktualizuja tymczasowo (do czasu zatwierdzenia) kartoteki rozrachunków w systemie NA i ZO. Pozycje rejestru, az do ich zatwierdzenia, można korygować oraz usuwac. Po rejestracji kazdej pozycji można sprawdzić stan gotowki w kasie i stan rachunku bankowego. Po wprowadzeniu ostatniej pozycji do rejestru należy go zatwierdzic (w funkcji Zatwierdzanie). Zatwierdzenie rejestru powoduje: - ostateczna aktualizacje kartotek w systemie NA i ZO, - obliczenie salda końcowego rejestru. Saldo końcowe staje się saldem początkowym dla następnego rejestru, - utworzenie polecenia księgowania. Po wprowadzeniu wszystkich rejestrów w danym miesiącu: - można w funkcji: Zamknięcie, zamknąć miesiąc danej kasy oraz banku. W systemie KB można prowadzić rejestry kasowe i bankowe w roznych miesiącach. można np. zamknąć miesiąc dla rejestru kasowego (gdyz chcemy z dniem 1 zacząć prowadzenie rejestru kasowego w następnym miesiącu), natomiast dalej rejestrować operacje bankowego w danym miesiącu (gdyz czekamy na ostatnie wyciagi bankowe z tego miesiąca). - należy zamknąć miesiąc w module Okresowe. Tym samym zakończymy proces rejestracji dokumentów do tego miesiąca. Funkcja Zamkniecia miesiąca w module Okresowe nie wymaga zamkniecia poszczegolnych rejestrów w funkcji Operacje. Saldo końcowe z ostatniego w danym miesiącu rejestru zostanie przeniesione na saldo początkowe pierwszego rejestru w kolejnym miesiącu. Wpłaty w wypłaty Wpłat i wypłat moga dokonywać: * Odbiorcy z NA * Dostawcy z ZO * Osoby z KB (np. pracownicy pobierajacy i rozliczajacy zaliczki) * Inne (np. pobranie gotowki z banku do kasy) Wypłaty i wpłaty moga być dokonywane na zlecenia (ZZZZZZ), komorki (KK) i jednostki (JJ) organizacyjne oraz inne (XX)). Wpłaty i wypłaty mogą być: * Rozliczajace Operacja rozlicza konkretna fakture zarejestrowana w systemie NA lub ZO lub pobrana przez osobe z KB zaliczke. * Do rozliczenia Operacja pozostaje do rozliczenia, np. przedpłata, nadpłata. Wprowadza się tu termin rozliczenia oraz symbol odbiorcy, dostawcy lub pracownika, którego rozliczenie dotyczy. * Inne Np. Pobranie gotowki z banku do kasy, wypłata pieniedzy na okreslone zlecenie (można uzyć w symbolu dekretacji 6-znakowego symbolu ZZZZZZ). Wycena walut po kursie średnim W kasach i bankach walutowych - waluty sa wyceniane po kursie średnim. Różnice kursowe Naliczane są różnice kursowe między kursem średnim posiadanej waluty a kursem dnia operacji (gdy pozbywamy się waluty) w kasie i banku. Zaokrąglenia kursu średniego Sposób obliczania zaokrągleń: 1) stan kasy/banku w walucie 2) stan kasy/banku w PLN wynikajacy z przemnożenia kwoty w walucie przez kurs dla poszczegolnych operacji 3) kurs średni wynikajacy z podzielenia kwoty w PLN przez kwote w walucie - po zaokrągleniu do 4 miejsc po przecinku. 4) stan kasy/banku w PLN wynikajacy z przemnożenia stanu w walucie przez kurs średni Kwotę zaokrąglenia w kasie/banku oblicza się jako różnicę pomiędzy 2) i 4). Przykład obliczenia zaokrąglenia w kasie walutowej: WPLATA 200,200.00 EUR x 3.8940 = 778,800.00 PLN WPLATA 245,278.21 EUR x 3.8841 = 952,685.10 PLN ------------------------------------------------------ Razem 445,278.21 EUR 1,731,485.10 PLN Kurs średni w kasie: 1,731,485.10 / 445,278.21 = 3.8885 (po zaokrągleniu) Stan w kasie w PLN wynikajacy z pomnożenia kursu waluty razy stan w EUR 3.8885 x 445,278.21 EUR = 1,731,464.32 PLN Obliczone zaokrąglenie: 20,78 PLN Wycena rozrachunku Rozrachunek zawsze wyceniamy na dzień, w którym następuje jego rozliczenie: - dla dokumentu pozycji rejestru kasy i banku - rozliczenie w dniu operacji wpłaty/wypłaty - dla dokumentu rozliczenia zaliczki - rozliczenie w dniu wypłacenia zaliczki - dla dokumentu rozdysponowania nadpłat - rozliczenie w dniu zarejestrowania nadpłaty - dla dokumentu kompensat - rozliczenie w dniu umownym Różnice kursowe Naliczamy różnicę kursową między kursem dokumentu rozliczanego (faktury) a kursem z dnia w ktorym następuje jego rozliczenie, księgujemy je na konto rozrachunku i konto zysków/strat. Wpłaty i wypłaty w walucie należy rejestrować w kasie/banku walutowym po kursie z dnia operacji. W przypadku wpłaty nie powstanie różnica kursowa ale kwota zmieni odpowiednio kurs średni w kasie. W przypadku wypłaty powstanie różnica kursowa pomiędzy kursem średnim (S) a kursem dnia wypłaty (K). - gdy S < K, to mamy dodatnia różnicę kursowa (zysk) - gdy S > K, to mamy ujemna różnicę kursowa (strata) Wpłaty i wypłaty Rozliczajace w walucie dodatkowo moga wygenerowac różnicę kursowę rozrachunku, gdy kurs z dokumentu rozliczanego (D) jest różny od kursu dnia operacji (A). Zapłata zobowiązania: - gdy D < A, to mamy ujemną różnicę kursowa (strata) - gdy D > A, to mamy dodatnią różnicę kursowa (zysk). Zapłata należnosci: - gdy D < A, to mamy dodatnia różnicę kursowa (zysk) - gdy D > A, to mamy ujemna różnicę kursowa (strata) Jesli wpłata lub wypłata odbywa się w innej walucie niż waluta kasy/banku należy pobrać dodatkowo kurs tej innej waluty w dniu operacji, przeliczyć na kurs waluty urządzenia w dniu operacji i policzyć różnicę kursowa jw. 3.3 Rozliczanie zaliczek Rozliczanie zaliczek 3.4 Rozdysponowanie nadpłat Nadpłaty i kompensaty W KB można rejestrować dokumenty rozdysponowujace nadpłaty w KB, NA, ZO. Dla wybranego kontrahenta wybierany jest dokument, na ktory bedzie rozdysponowana nadpłata a następnie pozycja nadpłaty. 3.5 Kompensaty Nadpłaty i kompensaty 3.6 Polecenia księgowania W trakcie zatwierdzania rejestru informacje o operacjach rejestrowane sa rownoczesnie w: - zbiorze dokumentow - zbiorze polecen księgowania Dokumenty poleceń księgowania 3.7 Zamykanie miesiąca W systemie KB można mieć dowolna ilość otwartych miesięcy. Zamykanie miesiąca kończy proces rejestracji dokumentów do danego miesiąca. Miesiąc można zamknąć, gdy wszystkie rejestry utworzone w zamykanym miesiącu zostaly zatwierdzone (nie musza być zamkniete). Podczas zamykania miesiąca: * Salda końcowe z ostatniego rejestru zapisanego w zamykanym miesiącu sa przenoszone na salda początkowe pierwszego rejestru w kolejnym miesiącu. * System sprawdza poprawność zapisów w kartotekach 3.8 Obliczanie odsetek Obliczanie odsetek
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści