PL Płace i Kadry: Dok użytkowa

www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści

NOTE: Patrz też aneksy: PL Dokumentacja. Aneksy: 1-20 PL Dokumentacja. Aneksy:12-24 Patrz też: PL Kartoteka osobowa pracowników PL Pracownicze Plany Kapitałowe PPK PL Płace i Kadry: Dokumentacja użytkowa 1. WSTEP ........................................................... Opis ogólny Warunki serwisowania systemu PL Weryfikacja obliczeń 2. INFORMACJE O SYSTEMIE ........................................... 2.1 System PL w architekturze Trawers ERP ....................... 2.2 Funkcje systemu.............................................. 2.3 Podstawowe pojęcia używane w systemie ....................... 3. INSTALOWANIE SYSTEMU ............................................ 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI ........................... 4.1 Parametry instalacyjne ....................................... 4.2 Parametry systemu ............................................ 4.3 Tabele ....................................................... 4.3.1 Tabela źródeł przychodu ................................. 4.3.2 Tabela kwot stałych ..................................... 4.3.3 Składniki płacowe ....................................... 4.3.4 Symbole dekretacji ...................................... 4.3.5 Urzędy skarbowe ......................................... 4.3.6 Zapisy do kroniki ....................................... 4.3.7 FormułyPL ............................................... 4.3.8 Stawki ZUS .............................................. 4.3.9 Wzorce dokumentów ....................................... 4.3.10 Inne tabele ............................................. 4.3.11 Tabela stanowisk ........................................ 4.3.12 Tabela kodów nieobecności ............................... 4.3.13 Limity zwolnień z PIT ................................... 4.4 Dane firmy płatnika .......................................... 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU ............................................ 5.1 Kartoteka pracowników ........................................ 5.1.0 Przyjmowanie pracownika do pracy ......................... 5.1.1 Informacje w kartotece pracowników ....................... 5.1.2 Zwalnianie pracownika z pracy ............................ 5.1.3 Zmiana nazwiska .......................................... 5.1.4 Stawki wynagrodzenia ..................................... 5.1.5 Pisma, druki, zaświadczenia .............................. 5.1.6 Zakładki w karcie pracownika ............................. 5.2 Opracowywanie list płac ...................................... 5.2.1 Zasady wprowadzania składników .......................... 5.2.2 Zasady oznaczania składników płacowych .................. 5.2.3 Zasady wprowadzania nieobecności ........................ 5.2.4 Algorytmy liczenia wynagrodzenia za czas nieobecności ... 5.2.5 Algorytmy liczenia potrąceń za czas nieobecności ........ 5.2.6 Wprowadzanie niedopłaty wynikającej z rozliczenia podatku dochodowego za poprzedni rok ............................ 5.2.7 Zmiana składnika w danych płacowych ..................... 5.2.8 Przeliczenie danych płacowych ........................... 5.2.9 Próbne obliczenie wynagrodzenia ......................... 5.2.10 Wydruki danych płacowych ................................ 5.2.11 Inne funkcje ............................................ 5.3 Zatwierdzanie/anulowanie wynagrodzeń i zaliczek............... 5.3.1 Zatwierdzanie/anulowanie zaliczek ........................ 5.3.2 Zatwierdzanie list płac .................................. 5.3.3 Koszty uzyskania przychodu. Kwota zmniejszająca podatek .. 5.3.4 Stornowanie (anulowanie) wynagrodzeń ..................... 5.4 Drukowanie list płac i zaliczek .............................. Próbna lista płac ........................................... Lista zaliczek .............................................. Zatwierdzona lista płac ..................................... Odcinki dla pracowników ..................................... Podsumowanie list płac ...................................... 5.5 Kartoteka wynagrodzeń ........................................ 5.6 Deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe ....................... 5.6.1 Deklaracje podatkowe PIT ................................. Deklaracje podatkowe PIT Drukowanie ..................... Deklaracje podatkowe PIT Zapis do XML ................... Deklaracje podatkowe PIT Wysyłanie e-mailem.............. Ujmowanie i pomijanie pracowników zwolnionych............ 5.6.2 Deklaracje ubezpieczeniowe ZUS ........................... 5.7 Zestawienia .................................................. 5.7.1 Zestawienia wg składników ................................ 5.7.2 wynagrodzenie w roku ..................................... 5.7.3 Składka ZUS w roku ....................................... 5.7.4 Narzuty na wynagrodzenia wg zleceń [ZZZZZZ] .............. 5.7.5 Nieobecności pracowników ................................. 5.7.6 Statystyka zatrudnienia .................................. 5.7.7 Zestawienie średnich wynagrodzeń.......................... 5.8 Polecenia księgowania ........................................ 5.9 Zamknięcie okresu: miesiąca, roku ............................ 5.10 Weryfikacja ................................................. 5.11 Ewidencja czasu pracy ....................................... 6. Aneksy NOTE: Aneksy są w oddzialnym dokumencie: PL Dokumentacja. Aneksy: 1-20 PL Dokumentacja. Aneksy: 21-25 Metoda obliczania podatku, składek FUS i FUZ oraz ich księgowania Rejestrowanie list płac z datą wypłaty w następnym miesiącu Pytania i Odpowiedzi Ustalanie podstawy do obliczenia kosztów uzyskania przychodu dla źródeł ryczałtowych (przykład obliczeń) Zasady rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński. (Na podstawie ustawy z dnia 11.01.2001 - Dz.U. Nr 8, poz.64) Ulga podatkowa dla osób do 26 lat Przykłady zapisów do kroniki Rozliczanie podatku z tytułu umów zleceń i o dzieło o wartości poniżej 200 PLN - wg przepisów od 01 stycznia 2009 Jak wdrażać system PL ? Lista kontrolna Jak zainstalować wzorce PIT ? Jak uwzględnić FEP Fundusz Emerytur Pomostowych ? Jak zaewidencjonować nieobecność nieusprawiedliwioną ? Zawartość pól deklaracji ubezpieczeniowych ZUS w formacie XML Zawartość pól PIT w formacie XML Nowe stawki podatku PIT od 10/2019 Rejestrowanie listy płac dla umowy zlecenia od 10/2019 Dane dla PIT-11(25) Zmiana źródeł przychodu od 01/2020 PPK Pracownicze Plany Kapitałowe Deklaracje PIT od 01/2021 Polski Ład od 01/2022 7. Tematy powiązane ---------------------------------------------------------------------- 1. WSTEP Opis ogólny W tej dokumentacji opisane są pojęcia używane w systemie PL, opisany jest sposób jego instalowania i eksploatacji. Dodatkowe opisy są tu: PL Kartoteka osobowa pracowników PL Pracownicze Plany Kapitałowe PPK PL Płace i Kadry: Dok Aneksy:21-25 Zastrzeżenia i uwagi: Warunki serwisowania systemu PL Różnorodność i zmienność warunków obliczeń list wynagrodzeń i pochodnych, powoduje, że za poprawność wyników obliczeń odpowiada użytkownik programu Trawers. Szczególnie dotyczy to funkcji obliczania wynagrodzeń i pochodnych wynagrodzeń. Algorytmy (wzory) obliczeń uwzględniają wiele składowych (kilkadziesiąt elementów) i od ich wartości i poprawności zastosowania zależą wyniki końcowe. W przypadku wątpliwości co do poprawności wyników końcowych należy analizować i sprawdzić poprawność wszystkich składowych uczestniczących w obliczeniach. Pomoc w ramach opłaty abonamentowej Pomoc serwisowa firmy Tres udzielana w ramach abonamentu (Konsultacje e-mailowe) będzie udzielana tylko w ograniczonym zakresie. Jedynie w formie odpowiedzi na konkretne pytania (tylko e-mail) dotyczące przyjętych założeń i rozwiązań funcjonalnych systemu. W szczególności, specjaliści serwisu, w ramach opłat abonamentowych, nie będą diagnozować konkretnych rozwiązań w programach użytkowników: poprawności bazy danych, warunków obliczeń wybranych funkcji, itp. Nie będą sprawdzać poprawności utworzonych zestawień, raportów, sprawozdań. Nie będą także analizować komunikatów i raportów generowanych przez programy Ministerstwa Finansów ani uwag i zastrzeżeń zgłaszanych przez poszczególne Urzędy Skarbowe i inne instytucje państwowe. Takie dodatkowe usługi mogą być realizowane na podstawie i na warunkach oddzielnych umów z firmą Tres. Usługi Tres. Opis ogólny Pomoc Konsultantów i Partnerów Zachęcamy do skorzystania z pomocy specjalistów: Konsultantów i Partnerów. Patrz szczegóły: Konsultanci. Specjaliści Weryfikacja obliczeń Poprawność obliczeń wynagrodzeń i pochodnych realizowane w programie Trawers ERP, w systemie PL można weryfikować i porównywać z obliczeniami w serwisach internetowych. Przykład: https://serwiskadrowego.pl/ Przed ew. zgłoszeniem problemu lub potrzeb dot. systemu PL prosimy wykonać obliczenia w serwisie internetowym i porównać z obliczeniami w systemie PL. 2. INFORMACJE O SYSTEMIE 2.1 System PL w architekturze Trawers ERP System PL jest modułem zintegrowanego programu Trawers ERP. Architektura programu Trawers ERP Podstawowe procesy gospodarcze w programie Trawers

Procesy gospodarcze w programie Trawers o------------o potrzeby rezerwacje o-------------o |Zaopatrzenie|<--------------------o o--<-----------------o Zamówienia | | | | | | sprzedaży | o------------o ^ | o-o---------o-o | v | ^ | | | | | | | | przychody o-o-------------o potrzeby v o-o----------o o-------------->-----------> | Magazyn |<--o rezerwacje <---o | Rynek | | | | | | | | | o--------> o----o----------o | rozchody | | Kontakty | | | rozchody | v | przychody | o------------o | | | JPK | | ^ ^ V | | | | | | | | | | v v o---o----o o----o-----o | o-----------o o--------o o--------------o | Zakupy | | Sprzedaż | | | Produkcja | | Usługi |<-----o Serwisowanie | | |> JPK <| | | | | | | | | o-o----o-o o-o-----o--o | o-----o-----o o---o----o | produktów | | | | | | | | o--------------o | | | | | | | | v v | | | | | o-------------o | | | | o--------o o------------o | | Płatności | | | | | | Środki | | Płace | | | | | | | | | | | i narzuty | | o-----o-------o | | | | | trwałe | | PPK | | | v | | | | o---o----o o-----o------o | | JPK | | | | | | | | | | | | | wynagrodzenia koszty | koszty koszty koszty koszty | | zakupu płatności sprzedaży materiałowe pośrednie | amortyzacja podatki | | | | | | | ZUS | | | | | | | | o----->---o------->----o------->-----o--<-----------o---<-----------o--<---<---o--<----<----<--o | | transakcje syntetycznie | v o-----------------o | Księga główna | ---> JPK o-----------------o System PL jest systemem płacowo-kadrowym umożliwiającym prowadzenie ewidencji pracowników i kandydatów do pracy oraz obliczanie wynagrodzeń i pochodnych wynagrodzeń, tj. składek i świadczeń ZUS oraz deklaracji podatkowych. Obszar ewidencji kadrowej ogranicza się do prowadzenia kartoteki osobowej z podstawowymi danymi koniecznymi do wykonywania obliczeń wynagrodzeń. Przepływ danych w systemie PL o--------------o | Listy płac | | | o-------------------o | Składniki o---<------------<----o Tabela składników | | Czas pracy | | i parametry | | Nieobecności o-<---o | sterujące | o-----------o--o | o-------------------o | ^ Dane źródłowe v | o-------------------o i parametry | | | Kartoteka | sterujące | o----<------<---o pracowników | | | i kandydatów | o | o--------o----------o | | | v | | | v | | | v v o----------------------------------------o | Kartoteka wynagrodzeń | Wyniki obliczeń | | | Listy płac, składki ZUS, podatki | o o-------o----------o----------o----------o | | | | | | | | | | | | v v v v | o-----------------------o | o-----------------------o | | Deklaracje | | | Deklaracje | | | podatkowe PIT | | | ubezpieczeniowe ZUS | v o-----------------------o | o-----------------------o | Zestawienia i raporty | v o--------------------o | Listy wynagrodzeń | | paski, itp. | o--------------------o 2.2 Funkcje systemu * Rozbudowane funkcje związane z obliczaniem wynagrodzeń. * Definiowanie składników płacowych, np. wynagrodzenie chorobowe, dodatki stażowe * Automatyczne naliczanie płac, uwzględniając różne składniki wynagrodzenia, takie jak premie, dodatki, potrącenia * Tworzenie wielu list płac w miesiącu * Przeglądanie kartoteki wynagrodzeń pracowników dowolnego miesiąca * Wydruk danych dla deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych * Przekazywanie deklaracji ubezpieczeniowych w formacie elektronicznym * Tworzenie poleceń księgowania do systemu KG Księga Główna * Możliwość współpracy z Programem Płatnika * Ewidencja pracowników, kandydatów do pracy oraz pracowników zwolnionych * Prowadzenie kroniki wydarzeń dla poszczególnych pracowników * Ewidencja i rozliczanie kredytów i pożyczek udzielonych pracownikom * Ewidencja nieobecności pracowników (urlopy, choroby, urlopy macierzyńskie itp.) * możliwość wydruku pism i formularzy, np. umowy o pracę, zaświadczenia o zarobkach, PIT-ów, według wzorców zdefiniowanych przez użytkownika lub wzorców standardowych * Przygotowywanie raportów i analiz dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń * możliwość pracy w środowisku sieci lokalnej (LAN) i zdalnej (WAN) * Prosta obsługa systemu dzięki wykorzystaniu przejrzystego menu do wyboru funkcji, podpowiedzi, list wyboru oraz komunikatów i informacji o problemach i wskazujących sposób ich rozwiązania Obszar ewidencji kadrowej i spraw pracowniczych nie jest rozbudowany. 2.3 Podstawowe pojęcia używane w systemie Czas pracy (w karcie pracownika) Podajemy czas np. 001001 - cały etat (en: Full time) 001002 - 1/2 etatu (patrz dok. Programu Płatnika) Czy podawać kod choroby wg ZUS (w definicji składników) T/N [T] Oznacza, ze w danych płacowych należy wpisać kod choroby (wg kodów ZUS), aby następnie przekazać do deklaracji ZUS. Do deklaracji przekazuje się kod choroby Zwolnienie chorobowe (en: Sick leave) Dni do przepracowania System liczy ilość dni do przepracowania jako różnice pomiędzy ilością dni w miesiącu a ilością dni wolnych (zaznaczonych w kalendarzu). Dni przepracowane (dni pracy) Ilość dni do przepracowania pomniejszona o ilość dni nieobecności pracownika. Zapisywane do kartoteki wynagrodzeń podczas zamykania miesiąca. Dochód opodatkowany Wielkość, od której jest liczony podatek. Jest to kwota przychodu opodatkowanego pomniejszona o koszty uzyskania przychodu i odliczenia. Dodatek (en: Benefit) Są to składniki, dla których w tabeli zaznaczono, że należą do grupy: Dodatki, np. Dodatek stażowy. Dotyczy świadczenia ZUS (w definicji składników) T/N [T] Oznacza, że w danych płacowych należy wpisać kod świadczenia (wg kodów ZUS), aby następnie przekazać do deklaracji ZUS. Do deklaracji przekazuje się kwotę i/lub okres od..do.. Dotyczy przerwy w opłacaniu składek (w definicji składników) T/N [T] Oznacza, ze w danych płacowych należy wpisać kod przerwy (wg kodów ZUS), aby następnie przekazać do deklaracji ZUS Do deklaracji przekazuje się okres od..do.. Dane płacowe (en: Payroll Form) Dane, na podstawie których system wylicza wynagrodzenie pracownika i obciążenia wynagrodzenia: podatek dochodowy, składki na ubezpieczenie oraz świadczenia z tytułu ubezpieczenia. Dane można rejestrować do dowolnych miesięcy. Dane płacowe umieszczane są na liście płac. Po wprowadzeniu listy składników, dane płacowe mogą być próbnie obliczane - można je korygować, dopisywać nowe i usuwać składniki. FUS-E Fundusz Ubezpieczeń Społecznych - ubezpieczenie emerytalne FUS-R Fundusz Ubezpieczeń Społecznych - ubezpieczenie rentowe FUS-C Fundusz Ubezpieczeń Społecznych - ubezpieczenie chorobowe FUS-W Fundusz Ubezpieczeń Społecznych - ubezpieczenie wypadkowe FUZ Ubezpieczenie Zdrowotne FEP Fundusz Emerytur Pomostowych Godzin Liczba godzin pracy dziennie Wykorzystywane w module Ewidencja czasu pracy Kandydat --> Pracownik Kartoteka osobowa pracowników W kartotece zapisuje się dane podstawowe (dane osobowe) oraz dane dodatkowe, wykorzystywane podczas obliczania wynagrodzeń (np. kwotę kosztu uzyskania przychodu, ulgi podatkowej). NOTE: Gdy w konfiguracji programu Trawers nie ma systemu PL, to kartoteka pracowników dostępna jest w systemie AD Administracja Patrz szczegóły: Kartoteka osobowa pracowników KEDU Kolekcja Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych Plik zawierający zestaw dokumentów ubezpieczeniowych, zapisany w postaci elektronicznej, w odpowiednim formacie, np. tekstowym, XML Kod ubezpieczenia (w karcie pracownika) Tytuł ubezpieczenia wg ZUS Podajemy kod zgodnie z zał. nr 20 p. I Np. 121000 124000 Kartoteka wynagrodzeń Kartoteka wynagrodzeń zawiera dane o wynagrodzeniach pracowników oraz dane dotyczące obliczonych składek i świadczeń ZUS. Dane można przeglądać dla dowolnego miesiąca lub przedziału miesięcy w tym również po zamknięciu roku. Kod choroby wg ZUS (w danych płacowych) Wypełniamy zgodnie z zał. nr 20 p. XV jeśli składnik dotyczy choroby np. 'A ' - jedna choroba (A - wg L4) 'AC' - dwie choroby (A,C - wg L4) (na formularzu ZUS-RSA będzie: A/C Kod przerwy wg ZUS (w danych płacowych) Wypełniamy zgodnie wg tabeli zapisanej w programie Kod świadczenia wg ZUS (w danych płacowych) Wypełniamy zgodnie z zał. nr 20 p. XIV jeśli składnik związany ze świadczeniem ZUS Koszt uzyskania przychodu Kwota lub procent, która zmniejsza przychód. KUP Koszty uzyskania przychodu Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu otrzymania przychodu (np. dojazd do pracy). KUP pomniejszają podatek dochodowy. Kwoty wpisuje się do karty pracownika. Lista płac (en: Payroll) Zestawienie (lista) obliczonych wynagrodzeń, dodatków, potrąceń i kwot do wypłaty (danych płacowych). Lista może być ogólna ('pasek') lub szczegółowa (wszystkie składniki). System umożliwia tworzenie wielu list płac w jednym miesiącu, np. osobnych list płac dla wynagrodzeń, premii, zasiłków, umów zleceń. Na liście mogą znaleźć się wszyscy pracownicy albo wybrani w wielozakresowym oknie wyboru (np. tylko tacy, którzy w polu: Dodatkowe mają wpisane 'UM-ZLEC'. Lista może być drukowana zarówno po zatwierdzeniu wynagrodzenia jak i jako 'lista próbna'. W ramach jednego miesiąca listy płac posiadają unikalne numery. Listę płac można: - zatwierdzić - po zatwierdzeniu nie ma możliwości korekty danych płacowych umieszczonych na tej liście - anulować (stornować) - żeby moc skorygować dane płacowe z zatwierdzonej listy płac, to trzeba ja najpierw anulować Miesiąc obliczeniowy (bieżący) Miesiąc, w którym możemy zatwierdzić wynagrodzenie. Numer tego miesiąca jest wyświetlany w parametrach systemu. Podczas zamykania miesiąca zmieniany jest na kolejny. Okresy obliczeniowe Nieobecności / Absencja / Dni wolne (en: Time off) W systemie można ewidencjonować nieobecności, w tym - z powodu choroby. System umożliwia liczenie wynagrodzeń i potrąceń za czas nieobecności. (en: Employee's paid time off) Zapamiętywane są również ilości dni nieobecności: wykorzystane, zalegle i należne. PIT-4 PIT-4 to jest deklaracja na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy pracownika. PIT-11 Informacja o dochodach pracownika oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Deklarację sporządza pracodawca do końca lutego za rok poprzedni. Podatek dochodowy Każdy pracownik jest zobowiązany do płacenia podatku dochodowego od uzyskanych dochodów. Wysokość podatku obliczana jest od narastającej w ciągu roku kwoty dochodu. Co miesiąc płaci się zaliczkę a ostateczne rozliczenie następuje na koniec roku. System oblicza wielkość podatku na podstawie tabeli podatku dochodowego [228 ad00pd] Podatek ryczałtowy Podatek ryczałtowy liczony jest od składników należących do źródeł przychodu oznaczonych: [T] Źródło ryczałtowe PPE Pracowniczy Program Emerytalny (kwota składnika wpisywana w ZUS RCA IIIB p. 14) Pracownik (en: Employee) Osoba w kartotece. Ma unikalny numer (symbol). Warto oddzielnie numerować pracowników i kandydatów. Np. 100001 - pracownicy 700001 - kandydaci --> Kandydat Przychód opodatkowany Przychód opodatkowany liczony jest jako suma tych składników, dla których w tabeli podano, że mają być wliczane do podstawy opodatkowania. Potrącenia (en: Deduction) Są to składniki, dla których w tabeli zaznaczono, że należą do grupy: Potrącenia. Mogą to być potrącenia na spłaty kredytów (pożyczek), składki związkowe, potrącenia komornicze, alimenty, itp. W systemie PL wyróżnia się również potrącenia za okres nieobecności. Patrz: Tabela kodów nieobecności. Składnik płacowy (en: Earning type) Składniki tworzą dane płacowe pracowników. Składnikami są np. wynagrodzenie stałe, premia, zasiłki, umowy zlecenia. W tabeli składników podaje się, jak ma być liczony dany składnik, do jakiej grupy należy (np. płaca zasadnicza, dodatki), czy ma być od niego liczony podatek dochodowy itd. Po zainicjowaniu pracy dla firmy tabela składników płacowych wypełniana jest typowymi składnikami. Można dopisywać i definiować własne składniki. Składnika grupa (en: Earning Type Category) Lista płac zbudowana jest ze składników. Np. 000001 Wynagrodzenie stałe - grupa 01 100002 Premia kwotowa - grupa 02 200005 Zasiłek opiekuńczy - grupa 03 300003 Ubezpieczenie PZU - grupa 04, itd. Składniki podzielone są na grupy. Przynależność do grupy wpływa na sposób przetwarzania składnika podczas obliczania list płac: Grupy składników: 01 - Płaca zasadnicza - (+) zwiększa wynagrodzenie 02 - Dodatki - (+) zwiększa wynagrodzenie 03 - Zasiłki - (+) zwiększa wynagrodzenie 04 - Potrącenia - (-) zmniejsza wynagrodzenie 05 - Zaliczki - przed zatwierdzeniem nie ujmowane na listach po zatwierdzeniu (-) zmniejsza wynagrodzenie 06 - Zewnętrzne - przychód ze źródła zewnętrznego, składnik zostaje uwzględniony tylko w deklaracji podatkowej pracownika Podział na grupy jest stały. Nie można zmienić listy grup. Składnik refundowany (definicja składnika) T/N [T] Kwota składnika jest finansowana przez X, gdzie X = 1..5 (patrz lista wyboru podczas rejestrowania danych płacowych, np. Fundusz Wypadkowy, Budżet Państwa) Kwoty refundowane zapisujemy w kartotece wynagrodzeń (5 różnych pól), aby następnie umieścić je na deklaracji ZUS DRA Np. płatnik wypłaca zasiłek wychowawczy, a Budżet Państwa (poprzez ZUS) zwraca (refunduje) Staż Suma czasu pracy; w naszym przedsiębiorstwie i poprzednich. W kartotece kadrowej zapisujemy informacje o dotychczasowym czasie pracy (stażu) przed zatrudnieniem się w naszym przedsiębiorstwie. Ta informacja i data zatrudnienia u nas, pozwala zobaczyć ogólny staż pracy - jako suma stażu przed zatrudnieniem u nas plus staż u nas: od dnia zatrudnienia do dzisiaj. Tabela stawek ZUS Ustala wysokość składek na ubezpieczenie społeczne. W tabeli podane są stopy procentowe i kwoty graniczne podstawy obliczania. Firma Tres dostarcza przykładowe wypełnienie tabeli. Użytkownik winien sam zadbać o prawidłowe wypełnienie tabeli. Numer tabeli wpisuje się do karty pracownika. Można ustalić wiele różnych tabel dla różnych pracowników. Kwota zmniejszająca podatek Kwota odejmowana od kwoty obliczonego podatku dochodowego. Wysokość tej kwoty wprowadza się w kartotece pracowników oraz w Tabeli stawek podatku dochodowego w AD np. w 2022: 425,00 w 2021: 43,76 RMUA To dokument dla osoby ubezpieczonej, przekazywany co miesiąc przez płatnika składek (pracodawcę). Funkcjonuje on jako potwierdzenie objęcia ubezpieczeniami, prawa do świadczeń oraz informacji o należnych do przekazania za nas składkach. Informacja taka nie musi być sporządzona koniecznie na formularzu ZUS-RMUA. Informacje o ubezpieczeniu, składkach i świadczeniach można przekazywać, np. z paskiem wypłaty W programie Trawers nie ma drukowania RMUA. Założenie: do programu Płatnika przesyła się dane poprzez pliki XML W programie Płatnika można wygenerować deklaracje ZUS-DRA oraz ZUS-RMUA A na paskach dla pracowników umieszczona jest informacja o odprowadzonych składkach, po to aby nie było potrzeby drukowania RMUA. Wynagrodzenie brutto Wynagrodzenie brutto liczone jest przez system jako suma płacy zasadniczej, dodatków i zasiłków. Wynagrodzenie brutto nie jest równe podstawie opodatkowania. Wynagrodzenie netto Wynagrodzenie netto liczone jest przez system jako wynagrodzenie brutto pomniejszone o zaliczkę na podatek dochodowy oraz potrącenia. Źródła przychodu (en: Source) Źródłami przychodu są np. wynagrodzenia i inne przychody, emerytury-renty krajowe, umowy zlecenia i o dzieło. Dla każdego źródła określa się, czy obliczany jest podatek ryczałtowy (T/N), ile wynosi (np. 20%) oraz ile wynoszą koszty uzyskania przychodu (np. 20%). Składniki płacowe mogą być powiązane z wybranym źródłem przychodu. Przypisanie do źródła definiuje sposób liczenia zaliczek na podatek dochodowy oraz decyduje gdzie pojawi się na PIT wartość tego składnika. Po zainicjowaniu pracy systemu PL dla firmy, tabela źródeł przychodu wypełniana jest dla typowych źródeł. Nie ma możliwości definiowania własnych źródeł przychodu. Zaliczka wynagrodzenia System umożliwia rejestrację i zatwierdzanie zaliczek. Zaliczkami są wszystkie składniki, dla których w tabeli zapisano, że nalezą do grupy 'zaliczki'. Zatwierdzone zaliczki zmniejszają kwotę wynagrodzenia do wypłaty. Zaliczka na podatek dochodowy Kwota, którą należy odprowadzić do urzędu skarbowego za dany miesiąc. Zaokrąglenia Poziomy zaokrągleń poszczególnych kwot ustalane są w parametrach. PL > Pomocnicze > Zaokrąglenia obliczeń [PL_TDF20] 3. INSTALOWANIE I URUCHOMIENIE SYSTEMU System PL instalowany jest razem z innymi systemami programu Trawers 4. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO EKSPLOATACJI Po zainicjowaniu pracy, w systemie wypełnione będą: * tabela źródeł przychodu * tabela składników płacowych * tabela symboli dekretacji * tabela wzorców dokumentów * tabela formuł * tabela stawek ZUS Lista źródeł przychodu jest na stałe ustalona w systemie. Pozostałe tabele, to jest tylko propozycja firmy TRES i przed ich wykorzystaniem należy sprawdzić, czy odpowiadają specyfice firmy i ewentualnie skorygować lub utworzyć własne 4.1 Parametry programu Trawers Patrz szczegóły: System parametrów Trawers ERP 4.2 Parametry systemu PL Są to parametry eksploatacyjne, które mogą być różne w różnych firmach, dla których prowadzi się ewidencje. Ustala się w funkcji: PL > Pomocnicze > Parametry [PL_TPA20] * Okresy 1-sza lista płac Okres zamknięty * Składniki dopłat i niedopłat * Nazwy kas zapomogowo-pożyczkowych * Składniki ujmowane w raportach ZUS Pola: Pierwsza lista płac w ... Służy tylko informacji kiedy rozpoczęliśmy użytkowanie systemu. Aby uzyskać kompletna kartotekę wynagrodzeń oraz dane dla rocznych deklaracji podatkowych, należy wprowadzić i zatwierdzić dane płacowe od początku roku, tzn. parametr 'Pierwsza lista płac w ...' należy wpisać miesiąc: 01. Okres ostatnio zamknięty Do zamkniętego miesiąca nie można rejestrować dokumentów. Aby uzyskać pełne zestawienia wynagrodzeń i wszystkie deklaracje podatkowe i ZUS, to należy wprowadzić wszystkie składniki wynagrodzeń pracowników od początku roku. Okres następny po ostatnio zamkniętym jest okresem bieżącym. Wynagrodzenie można rejestrować do dowolnego okresu po bieżącym ale zatwierdzać tylko dla bieżącego. Rozliczenie podatku doch. za rok ubiegły w ... Podajemy okres, kiedy rozliczamy nadpłaty i niedopłaty podatku dochodowego z poprzedniego roku. Zwykle: [03] Marzec Składnik dopłaty / Składnik nadpłaty Składniki, które wykorzystuje system podczas rozliczania podatku dochodowego za rok ubiegły. Składnik rozliczający niedopłatę powinien być z grupy potrąceń (obniża wynagrodzenie) a składnik rozliczający nadpłatę, z grupy dodatków nieopodatkowanych. Nazwy kas (kredyty) Nadajemy nazwy dla 4 różnych kas zapomogowo-pożyczkowych. Ewidencja jest w karcie pracownika w zakładce [Kredyty / Składki] W definicji składnika płacowego można wskazać, że dotyczy kredytu (kasy): (spłaty raty lub składki). średnia z ... miesięcy Podajemy liczbę miesięcy, z których maja być wyliczane średnie nr 1,2,3,4, np. ustalamy, ze średnia 1 ma być liczona z 3 m-cy, średnia 2 - z 6. W tabeli składników określa się, czy system ma uwzględniać składnik do liczenia poszczególnych średnich. Można np. ustalić, że średnia 1 będzie obliczana z wynagrodzenia stałego, premii i nadgodzin. średnia może służyć do obliczania składników liczonych według wzoru (np. wynagrodzenie chorobowe = 80 % * średnia 1). Potrącenia za czas choroby Ustalamy, czy potrącenia maja by liczone od 30 dni, czy od dni pracujących (jak oznaczono w kalendarzu). (1)-od 30 dni (2)-od dni pracy Wzory obliczeń podane są w opisie rejestrowania danych płacowych Nr średniej do wyliczenia wynagrodzenia chorobowego Podajemy, która średnia wynagrodzenia (1...4) będzie brana do wyliczania wynagrodzenia za czas choroby Składniki ujmowane w raportach imiennych ZUS Podajemy symbole składników dla: Zasiłku rodzinnego, Zasiłku pielęgnacyjnego, Zasiłku wychowawczego, Składki podstawowej PPE. Kwoty składników umieszczane będą w w raportach imiennych ZUS. W liście wyboru (F2) tylko zatrudnieni (T/N) [T] Na liście wyboru z kartoteki pracowników pojawią się tylko pracownicy aktualnie zatrudnieni [N] Pojawią się wszyscy pracownicy Patrz też: Parametry PPK Pracownicze Plany Kapitałowe PL Pracownicze Plany Kapitałowe PPK 4.3 Tabele 4.3.1 Tabela źródeł przychodu Lista źródeł przychodu jest na stałe ustalona w systemie. Nie można dopisywać własnych źródeł, można natomiast korygować niektóre dane. Tabele > Źródła przychodu [PL_TZP10] Źródła przychodu to np. 'Wynagrodzenia i inne przychody', 'Umowy zlecenia', 'Zasiłki wypłacane przez organ rentowy'. Źródła wskazują skąd pochodzą przychody i jak je opodatkować. W tabeli składników definiuje się, do jakiego źródła należy dany składnik. Do jednego źródła może należeć wiele składników. Źródła przychodu ustalane są w tabeli rocznej. Podane w niej zapisy obowiązuja we wskaznym roku. Czy obliczany jest podatek ryczałtowy ? [T] Płaci się podatek ryczałtowy w wysokości ... (patrz niżej) [N] Nie płaci się podatku ryczałtowego, płaci się podatek wg tabeli stawek podatku dochodowego Ile wynosi koszt uzyskania przychodu ? Te wartość podajemy tylko dla źródeł, dla których Ryczałt jest [T]. Podajemy procentową wartość kosztów. Np. dla umów zleceń i o dzieło wynoszą one 20%. Dla źródeł, dla których podatek ma być liczony według tabeli stawek podatku dochodowego, koszt uzyskania przychodu definiowany jest kwotowo w kartotece pracowników. Ile wynosi podatek ryczałtowy ? Tą wartość podajemy tylko dla źródeł, dla których Ryczałt jest [T]. Podajemy procentową wartość stawki podatku PIT. Czy przychód pomniejszać o składki FUS ? Dla potrzeb liczenia kosztów uzyskania przychodu od ryczałtowych źródeł przychodu. Pole: FUS T/N [T] Przychód pomniejszać o składki FUS (koszty uzyskania przychodu liczy się od przychodu pomniejszonego o składki FUS) [N] Przychodu nie pomniejszać o składki FUS 4.3.2 Tabela kwot stałych Tabele kwot stałych definiujemy w: Tabele > Tabela kwot stałych [PL_TKS10]. Podajemy nazwy i wartości 8 różnych kwot stałych, np. kwotę najniższego wynagrodzenia, zasiłku rodzinnego. Kwoty te można wykorzystywać przy ustalaniu wartości składników płacowych o wartości typu Wzór oraz przy tworzeniu formuł jako jeden z argumentów. Przykładowo można ustalić, ze dodatek stażowy wynosi 20% kwoty nr 2, gdzie kwota nr 2, to średnie wynagrodzenie w kraju. 4.3.3 Składniki płacowe Składniki płacowe odgrywają kluczową rolę w procesie obliczania wynagrodzeń w systemie PL programu Trawers ERP. Grupy składników: * Wynagrodzenie podstawowe. Stanowi bazę do obliczeń innych składników. * Premie i dodatki. Różne formy dodatkowych wynagrodzeń. Zasiłki. * Potrącenia. Różne rodzaje potrąceń. Składki. * Zaliczki. * Inne. Zewnętrzne. Każdy z tych składników jest dokładnie rejestrowany i uwzględniany przez system. To zapewnia precyzyjne i zgodne z przepisami naliczanie wynagrodzeń. Wynagrodzenie pracowników to jest suma (zestawienie) składników płacowych Składniki tworzą wynagrodzenie pracowników. Składniki zdefiniowane są w tabeli składników płacowych i z tej tabeli pobierane są podczas rejestrowania danych płacowych. W definicji składników w tabeli ustalamy sposób 'zachowania' się składnika podczas obliczania wynagrodzenia. Składniki płacowe definiujemy w funkcji: Tabele > Składniki płacowe [PL_TSP10]. Kolejne składniki można wpisywać ręcznie, pole po polu, lub skopiować z innego składnika i zmienić wybrane pola. Zastosowanie składników Składnikami płacowymi są np. wynagrodzenie stałe, premia procentowa, akord godzinowy, wynagrodzenie chorobowe. Należy wprowadzić wszystkie składniki, które występują w wynagrodzeniach pracowników naszego przedsiębiorstwa. Cześć składników jest już zdefiniowana i te wystarczy tylko sprawdzić i ewentualnie skorygować do naszych potrzeb. Podczas definiowania składników obliczanych wg wzoru można korzystać ze stawek i średnich wprowadzonych w Kartotece pracowników, kwot stałych wprowadzonych w Tabeli kwot stałych, a także z Formuł, które zostały omówione w tej instrukcji. Podstawowa zasada definiowania składników jest następująca: Jeżeli wybrany składnik należy różnie traktować dla różnych grup pracowników, to należy go wprowadzić tyle razy, aby wszystkie możliwości zostały wyczerpane. Przykład: Od umowy zlecenia płacimy składkę ZUS w przypadku gdy jest ona dłuższa niż 14 dni i jeśli przerwy miedzy kolejnymi umowami są krótsze niż 60 dni. System nie kontroluje długości trwania umów ani długości okresu miedzy kolejnymi umowami. Dlatego należy samemu ewidencjonować okresy umów np. w Kronice kadrowej. Następnie, na liście płac należy umieszczać składnik odpowiedni do sytuacji danego pracownika. Wynika z tego, że należy utworzyć dwa składniki: Praca na zlecenie, które różnić się będą tylko parametrami: - Wliczać do podstawy składek na FUS-E + FUS-R ?: - Wliczać do podstawy składek na FUS-C + FUS-W ?: - Wliczać do podstawy składek na FUZ ?: [0] nie dotyczy [2] Tak - ZUS od umów zleceń Składnik płacowy. Elementy Definiując składnik płacowy podajemy: Symbol i nazwa składnika Np. 000007 Premia procentowa Grupa Wybieramy do jakiej grupy należy składnik tj. 01 - Płaca zasadnicza 02 - Dodatek 03 - Zasiłek (01, 02, 03 - sumujemy składniki należące do tych grup w kartotece wynagrodzeń) 04 - Potrącenie, np. alimenty (sumujemy w grupie POTRACENIA, wartość grupy jest odejmowana od pozycji RAZEM (płaca zasadnicza + dodatki + zasiłki) podczas ustalania KWOTY DO WypłatY) 05 - Zaliczka na wynagrodzenia (sumujemy w grupie ZALICZKI, ale dopiero po zatwierdzeniu zaliczek; przed zatwierdzeniem ZALICZKI nie są ujmowane na liście, po zatwierdzeniu - traktowane jak POTRACENIA) 06 - Zewnętrzne (Przychód ze źródła zewnętrznego, który powinien znaleźć się na deklaracjach podatkowych). Rejestrując taki składnik podajemy: dochód, koszty uzyskania, zaliczka na podatek. Składniki z tej grupy uwzględniane będą tylko na deklaracjach podatkowych pracownika. Kod nieobecności Ustala się, czy składnik powiązany jest z nieobecnością. Podczas wpisywania składnika z kodem nieobecności: 1 2 3 4 C do danych placowych, to trzeba podać czas nieobecności (daty od.. do..) Gdy C - Choroba, to trzeba podać nr statystyczny choroby wg ZUS. Nieobecności: 1 2 3 4 C sumowane są narastająco w karcie pracownika Dodatkowo program: * oblicza wynagrodzenie za czas nieobecności * oblicza potrącenie (obniżka wynagrodzenia) za czas nieobecności - przy wykorzystaniu definicji składników specjalnych. Kod kredytu Kod wskazuje jak składnik zmienia zapisy w karcie pracownika w polach kas zapomog/pożyczkowych. Składnik może zwiększyć wkład (składka) lub zmniejszyć pożyczkę (rata). 0 - składnik nie dotyczy kasy zapomog/pożyczkowej 1..8 - składnik odpowiednio zwiększa lub zmniejsza wkład lub pożyczkę. np. Spłata kredytu PKZP -> kod 1 -> Kasa1 - rata Składka PKZP -> kod 2 -> Kasa1 - składka Odliczać od dochodu ? [T] Wartość składnika ma zmniejszać dochód do opodatkowania. Wartości są odejmowane wraz z kosztami uzyskania przychodu od: PRZYCHOD OPODATK. zmniejszając: DOCHOD OPODATK. i tym samym: ZALICZKA PODATK. DOCH. Np. składki na organizacje do których przynależność jest obowiązkowa. Do podstawy podatku ? [T] Od wartości składnika obliczany jest podatek dochodowy. Dodatkowo należy podać symbol źródła przychodu, aby określić sposób obliczenia podatku. Sposób księgowania podatku (dekretacje) ustala się podając symbol dekretacji w karcie pracownika. Dotyczy świadczenia ZUS [T] W danych płacowych należy wpisać kod świadczenia (wg kodów ZUS), aby następnie przekazać do deklaracji ZUS. Do deklaracji przekazuje się: kwotę i/lub okres od..do.. Refundowany ? [T] Kwota składnika jest finansowana (refundowana) przez X, gdzie X = 1..5, Fundusz Wypadkowy, Budżet Państwa itd.) X podajemy (wybieramy z listy) podczas rejestrowania danych płacowych. Kwoty refundowane umieszczamy na deklaracji ZUS DRA. Dotyczy przerwy w opłacaniu składek [T] W danych płacowych należy wpisać kod przerwy (wg kodów ZUS), aby następnie przekazać do deklaracji ZUS. Do deklaracji przekazujemy: okres od..do.. Podać kod choroby wg ZUS [T] W danych płacowych należy wpisać kod choroby (wg kodów ZUS), aby następnie przekazać do deklaracji ZUS. Do deklaracji przekazujemy: kod choroby Do podstawy składek na FUS-E + FUS-R Czy wartość składnika wchodzi do podstawy składek ? [0] Nie [1] Tak - od umów o pracę [2] Tak - od umów zleceń Do podstawy składek na FUS-C + FUS-W [0] Nie [1] Tak - od umów o pracę [2] Tak - od umów zleceń Do podstawy składek na FUZ [0] Nie [1] Tak - od umów o pracę [2] Tak - od umów zleceń Źródło przychodu Podajemy symbole źródła przychodu. Np. składnik 'Zasiłek chorobowy' należy do źródła 'Zasiłki wypłacane przez organ rentowy'. Określamy w ten sposób, jak obliczać podatek dochodowy od wartości danego składnika oraz gdzie na PIT pojawi się wartość tego składnika. Źródło przychodu trzeba podać jeśli oznaczono składnik jako wliczany do podstawy opodatkowania. Symbol dekretacji Wybieramy symbol dekretacji z tabeli. Wskazuje on sposób tworzenia poleceń księgowania (dekretacji) dla składnika Dodatkowa analityka dla wartości składnika W symbolu konta można użyć liter %SS%, które oznaczają dodatkowa analitykę (patrz Tabela symboli dekretacji). Pozwala to na bardziej szczegółowa dekretacje. Obniżać dla nieobecności ? (1,2,3,4,C) Wskazujemy [T] te nieobecności (1,2,3,4,C), których wystąpienie w danych płacowych spowoduje obniżenie wartości składnika. Średnia/Z ilu miesięcy Wskazujemy [T] te średnie (1,2,3,4), na których wartość będzie miał wpływ ten składnik. Np. średnia nr 1 liczona jest z wynagrodzenia stałego i premii. System podpowiada liczbę miesięcy, z których maja być obliczane średnie (liczbę miesięcy podajemy w parametrach). Obliczanie składnika: [K] Kwota, [W] Wzór Sposób obliczenia wartości składnika Wartość składnika można określić na dwa sposoby: [K] Kwota - np. wynagrodzenie stałe = 4 200 PLN ubezpieczenie grupowe PZU = 136 PLN [W] Wzór - wartość składnika zależy od zmiennych, np. wynagrodzenie za pracę w akordzie = ilość wykonana * stawka za jednostkę wyrobu Uwaga! Składniki, zdefiniowane w parametrach jako specjalne - mogą być tylko [K] [W] Wzór Dla składników typu [Wzór], podajemy dodatkowo: Rodzaj stawki Podajemy typ argumentu, tj. przez co ma być mnożona ilość Do wyboru są: - składnik - definiowany w tabeli składników - średnia/stawka - podana w karcie pracownika - kwota stała - podana w tabeli kwot stałych - formuła - definiowana w tabeli formuł Ilość jednostek np. 80 %, 100 Sztuk Kod jednostki Podajemy: S/D/G/% - Sztuki, Dni, Godziny lub procenty (%). [S] Sztuki [D] Dni [G] Godziny [%] Procenty Jednostka występuje podczas obliczania wartości składnika według formuły Jednostki: [S] Sztuki, [D] Dni, [G] Godziny, [%] Procenty np. Wyn. akordowe = ilość jednostek w sztukach [S] * stawka za szt wyrobu Współczynnik Współczynnik dodatkowo modyfikuje wartość stawki, według której obliczana jest wartość składnika. Pozwala to na wykorzystanie jednej stawki kilkakrotnie. Np. zamiast definiować 3 stawki w karcie pracownika dla wynagrodzenia godzinowego, nadgodzin 50% i nadgodzin 100% wystarczy podać jedną stawkę, a następnie operować współczynnikiem wpisując odpowiednio 1, 1.5 i 2. Stawka za jednostkę W zależności od rodzaju stawki (patrz wyżej) wybieramy: składnik z listy, numer stawki, numer średniej, numer kwoty stałej lub symbol formuły. Stawka, czyli typ argumentu, który będzie stanowił podstawę do wyliczenia wartości składnika płacowego w formule. np. wyn. akordowe = ilość jednostek [S] * stawka [STAWKA 1] * Składnik - definiowany w Tabeli składników płacowych * Średnia/Stawka - podana w karcie pracownika np.: STAWKA 1 wpisana w tabeli stawek = 14zł ŚREDNIA 1 liczona z całego roku = 1.680 zł * Kwota stała - podana w Tabeli kwot stałych np.: Najniższe wynagrodzenie = 824 zł Dodatek funkcyjny = 360 zł * Formuła - podana w Tabeli formuł ---- Poniższe typy argumentu używane są w definicji formuł -------- * Dni przepracowane - w okresie liczenia średniej do średniego wynagrodzenia pracownika np. 132 dni * Godz przepracowane - w okresie liczenia średniej do średniego wynagrodzenia pracownika np. 1056 godz * Godz pracy w miesiącu bieżącym - ilość godzin pracy w miesiącu bieżącym na podstawie kalendarza i ilości godzin zapisanych w karcie pracownika. Służy np. do obliczania nadgodzin dla pracowników umysłowych. Np. Kwota nadgodzin = Płaca zasadnicza / ilość godzin roboczych w miesiącu * ilość nadgodzin * Godz pracy w miesiącu bieżącym licząc od daty zatrudnienia - ilość godzin pracy w miesiącu bieżącym na podstawie kalendarza, ilości godzin i daty zatrudnienia zapisanych w karcie pracownika. Służy np. do obliczania wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w połowie mc-a. Np. Wynagrodzenia = Płaca zasadnicza - (ilość godzin roboczych w miesiącu - ilość godzin od daty zatrudnienia ) * (Płaca zasadnicza / ilość godzin roboczych w miesiącu ) Przykład: Premia procentowa liczona jest jako 25% wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Podajemy odpowiednio: Rodzaj stawki = '1' (składnik) Ilość jednostek = 25 Kod jednostki = '%' Współczynnik = 1 Stawka za jednostkę = '000001' (symbol wynagrodzenia zasadniczego) W funkcji: Opracowywanie list płac wprowadzamy składnik: Wynagrodzenie zasadnicze z wartością 1000 PLN, a następnie składnik: Premia procentowa zdefiniowany jak powyżej. System wyliczy wartość premii na 250 PLN. 4.3.4 Symbole dekretacji W systemie PL można wykonywać następujące rodzaje operacji (transakcji): - KW Obliczanie wartości składnika wynagrodzenia - PD Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy - ZU Obliczanie składki FUS - płaconej przez ubezpieczonego - Z1 Obliczanie składki FUS - płaconej przez płatnika - Z2 Obliczanie składki FUZ - płaconej przez ubezpieczonego - Z3 Obliczanie składek FP, FGSP - płaconych przez płatnika - Z4 Obliczanie składek FEP - płaconych przez płatnika - Z5 Obliczanie składek PPK - płaconych pracownika - Z6 Obliczanie składek PPK - płaconych przez zatrudniającego Patrz też: System dekretacji Poszczególne zdarzenia powodują różne dekretowania w systemie księgowym. Dlatego w systemie PL można ustalić różne Symbole dekretacji. Np. dla 'Obliczenie wartości składnika' można dopisać symbole dla: 'Wynagrodzenia brutto', 'Składki ZUS', 'Zasiłków' itd. Do każdego: Symbolu dekretacji przypisuje się odpowiadające danemu zdarzeniu gospodarczemu konta księgowe. Przykład -------- Składki na ubezpieczenia społeczne, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz pracy, pokrywane przez płatnika, księgujemy: Wn 40 'Koszty według rodzajów' (Wn), w analityce - 'Świadczenia na rzecz pracowników' lub bezpośrednio na właściwych kontach zesp. 5 'Koszty rozliczone' Ma konto 22 'Rozrachunki publicznoprawne'. Składki na ubezpieczenia społeczne, potrącane ubezpieczonemu księgujemy: Wn konto 40 'Koszty według rodzajów' (lub zesp. 5), Ma konto 23 'Rozrachunki z pracownikami' Wn konta 23 'Rozrachunki z pracownikami' Ma konta 22 'Rozrachunki publicznoprawne'. Podobnie (Wn 23, Ma 22) księgujemy składki na ubezpieczenie zdrowotne, pomniejszające podatek dochodowy ubezpieczonego. Symbole dekretacji określają, na które konta mają być tworzone polecenia księgowania. Polecenia księgowania (tworzone są podczas zatwierdzania danych płacowych) można pobrać w systemie księgowym. PPPPPP Symbol (numer) pracownika, np. 000052 (w kartotece pracownika widzimy np. ' 52', ale podczas tworzenia symbolu konta numer zostanie uzupełniony o zera z lewej strony, do '000052') Podczas zatwierdzania dokumentów system PL zastąpi litery cyframi, np. podatek dochodowy dekretowany jest na konta: 231 Wn i 220UUU Ma. W kartotece pracowników podajemy symbol urzędu skarbowego, np. 101. Po zatwierdzeniu danych system utworzy polecenie księgowania na konta 231 i 220101. Strona Podajemy 'Wn' lub 'Ma'. Znak Podajemy '+' lub '-'. Jeżeli podamy '-', to kwota z pozycji zostanie zapisana na wskazanym koncie ze znakiem '-'. Procent wartości Podajemy, jaki procent kwoty operacji zapisany zostanie na to konto. Zwykle zapisujemy daną kwotę w 100% na wskazanym koncie. Procent wartości może być mniejszy niż 100, jeżeli chcemy daną kwotę rozdysponować na kilka kont w różnym procencie (np. 30%, 45%, 25%). Zawsze jednak suma procentów powinna być równa 100. W przeciwnym wypadku dany dokument nie będzie mógł być zaksięgowany, gdyż będzie niezbilansowany. Suma (poziomy sumowania) Podajemy [Tak] lub [Nie], w zależności od tego, czy chcemy, aby wszystkie zapisy na to konto, które powstały podczas rejestrowania dokumentów zostały zsumowane po przekazaniu do systemu księgowego. [Tak] Zapisy będą zsumowane w dokumentach księgowych KG [Nie] Zapisy nie będą zsumowane Patrz szczgóły: Tabele dekretacji Pola: Treść i Treść2 W polach treści w dokumentach KG będą różne, w zależności od poziomu sumowania. [Tak] Zapisy sumowane Pole Treść : Suma zapisów na konto Pole Treść1: puste (spacje) [Nie] Zapisy niesumowane Przykłady zapisów w polach: Treść i Treść2 Pole: TREŚĆ --------------------------------------- 1. L12345 ,WYN/2 ,xx.01.31,20xx.01.31 2. L12345 ,FUS/U ,xx.01.31,20xx.01.31 3. L12345 ,FUS/P ,xx.01.31,20xx.01.31 4. L12345 ,FP /U ,xx.01.31,20xx.01.31 --------------------------------------- --o--- --o--- --o--- | | | | | | Nr listy Symbol | płac dekretacji | Data wypłaty Pole: TREŚĆ2 --------------------------------------- 1. L:L12345, P:000001, S:000003 <--- Nr składnika 2. L:L12345, P:000001, FUS-ubezp. 3. L:L12345, P:000001, FUS-płatnik 4. L:L12345, P:000001, FP i FGSP-płatnik --------------------------------------- --o--- --o--- --o--- | | | | | | Nr listy Nr | płac pracownika | | Rodzaj transakcji 4.3.5 Urzędy skarbowe Do tabeli wpisujemy symbole (cyfrowe), nazwy i adresy urzędów skarbowych. NOTE: Tabela jest w AD > Tabele. Słowniki > Urzędy skarbowe [AD_TSK10] Symbole te następnie wpisujemy do kart pracowników i do danych firmowych płatnika (użytkownika systemu PL) Na podstawie podanych symboli system wyszukuje nazwy i adresy urzędów podczas drukowania deklaracji podatkowych. 4.3.6 Zapisy do kroniki Kronika pracownika (kadrowa) to jest zbiór informacji o zdarzeniach związanych z pracownikiem, np. zapisujemy informacje o urlopie, o nieobecnościach, poprzednim zatrudnieniu, o zwiększeniu wynagrodzenia. Powtarzającym się zdarzeniom możemy nadać symbole i nazwy, umieścić je w tabeli (funkcja Tabele > Zapisy do kroniki) i wykorzystywać podczas zapisywania informacji do kroniki pracowników. --> ANEKS 7: Przykłady zapisów do kroniki 4.3.7 FormułyPL Patrz też: Formuły i wzory obliczeniowe Formuły definiujemy w funkcji Tabele > Formuły [PL_TFO10]. Można tworzyć dowolne formuły, które potem mogą być wykorzystywane podczas obliczania wartości składników. Formułę można wpisać jako stawkę podczas definiowania składnika typu WZOR. Definicja formuły: * Symbol i opis Identyfikator formuły * Argument Identyfikator argumentu. Musi zawierać 'i' oraz kolejny numer argumentu * Nazwa Opis argumentu * Co Argumentem mogą być następujące obiekty: '1' - składnik występujący w wynagrodzeniu pracownika '2' - średnia lub stawka z Kartoteki pracowników '3' - kwota stała z Tabeli kwot stałych '4' - inna formuła '5' - liczba dni przepracowanych przez pracownika w okresie liczenia średniej .... i inne - szczegółowa lista jest w ciągłej rozbudowie proszę sprawdzić w programie * Stawka Wypełniamy w zależności od rodzaju argumentu Przykład formuły Wprowadzamy formułę o symbolu 0001 i nazwie 'Podstawa premii'. Definiujemy argumenty: i1 'Wynagr.stałe'; w polu 'Co' wybieramy: składnik; w polu 'stawka' wybieramy składnik: 'Wynagrodzenie stałe'. i2 'Nadgodziny'; jest to również składnik 'Nadgodziny' i3 'Wynagrodzenie chorobowe'; jest to składnik 'Wynagrodzenie chor.' i4 'Potrącenie za czas choroby'; jest to składnik o tej nazwie. Definiujemy wzór: i1 + i2 + i3 + i4 W tabeli składników dopisujemy nowy składnik 'Premia kwartalna', która będziemy obliczać na podstawie wzoru: 25 % formuły 0001. 4.3.8 Stawki ZUS W tabeli stawek ZUS (funkcja Tabele > Stawki ZUS [PL_TSZ10]) zapisuje się sposób liczenia składek na poszczególne fundusze, którymi zarządza ZUS. Możemy ustalić wiele tabel, gdyż różni pracownicy mogą płacić różne składki. Firma Tres dostarcza tabele nr 1 ze standardowym wypełnieniem. Nr tabeli Podajemy 1 znak, np. 1 Nr tabeli wpisujemy do karty pracownika. Nazwa tabeli Np. Standardowa Nazwa funduszu System wyświetla nazwy funduszy: np. FUS-C (od 28.11.2002 Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych (FUZ) występuje w dwóch pozycjach: a) FUZ pobrany - określa stawkę potrącaną z wynagrodzenia b) FUZ odliczany - taki % podstawy wymiaru składek FUZ może być odliczony od wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy). Od kwoty Do kwoty Podajemy zakres kwot podstaw obliczeń składek. Dla kwot poza podanym zakresem NIE liczymy składek. Podajemy kwoty w skali roku. Stawka (%) Podajemy % stawki opłacanej przez: a) Ubezpieczonego (pracownika) b) Płatnika (pracodawcę) o-- Tabela stawek ZUS ---------------------------------------------o | | | Tabela: 1 Standardowa | | | | Stawka(%) | | Lp Fundusz Od kwoty Do kwoty Ubezpieczony Płatnik | | -- ------------- -------- -------------- ------ ------ | | 1. FUS-E ....... 0.00 73,560.00 9.76 9.76 | | 2. FUS-R ....... 0.00 73,560.00 3.50 3.50 | | 3. FUS-C ....... 0.00 999 999 999.99 2.45 0.00 | | 4. FUS-W ....... 0.00 999 999 999.99 0.00 1.68 | | 5. FUZ pobrany.. 0.00 999 999 999.99 9.00 0.00 | | FUZ odliczany 7.75 0.00 | | 6. FP .......... 0.00 999 999 999.99 0.00 2.45 | | 7. FGSP ........ 0.00 999 999 999.99 0.00 0.10 | | 8. FEP ......... 0.00 0.00 0.00 0.00 | o------------------------------------------------------------------o Wyliczone kwoty składek (podstawa * % stawki) zapisywane będą do kartoteki wynagrodzeń. Te zapisy posłużą do tworzenia dokumentów rozliczeniowych ZUS (raportów imiennych). Uwaga 1: ------- Zmiana % stawki FUZ po zatwierdzeniu list płac, nie ma wpływu na kwotę składki FUZ w tworzonych Deklaracjach Ubezpieczeniowych. W deklaracjach utworzonych przed i po zmianie procentu stawki FUZ, kwota składki jest taka sama, inna jest natomiast podstawa do jej naliczania (taka aby kwota FUZ była odpowiednim procentem z podstawy). Wynika to z przyjętego sposobu wyliczania danych do Deklaracji Ubezpieczeniowych ZUS. Dane do nich wyliczane są na podstawie zatwierdzonych list płac. Przed zmiana kwoty składki FUZ na liście płac (anulowanie list i ponowne zatwierdzenie) nie można zmienić jej w Deklaracjach Ubezpieczeniowych ZUS. Uwaga 2: ------- P. Czy podstawa może być ujemna ? O. Wg danych danych płacowych: - odrębnie dla każdego źródła liczona jest podstawa i składki FUS i FUZ - następnie sumowane są podstawy i składki FUS i FUZ ze wszystkich źródeł na liście i są one zapisywane w kartotece wynagrodzeń. To ze obliczane składki mogą być również od ujemnych podstaw, jest jak najbardziej poprawne i celowe. Aby można było w miesiącu następnym robić korekty do miesiąca poprzedniego. Przykład - w kwietniu pomyłkowo 'wprowadzono' wynagrodzenie chorobowe (10 dni) a powinien być wprowadzony zasiłek chorobowy(bez FUS). Pracownik dostał zbyt niska wypłatę, bo niepotrzebnie potrącono FUS. P. Co w takiej sytuacji robimy: O. - ręczną korektę deklaracji ZUS za kwiecień - w danych płacowych wprowadzamy dane z m-ca bieżącego + składnik potrącajacy 'wynagrodzenie' chorobowe + składnik zasiłku chorobowgo Oczywiście zawsze trzeba to 'robić z glowa'. Ujemny FUS oznacza iz FUS naliczony w bieżącym m-cu jest nizszy od FUS ze składników 'wyrownujacych' dane z poprzedniego m-ca tzn tych wprowadzonych z wartością (-) 4.3.9 Wzorce dokumentów W funkcji Tabele > Wzorce dokumentów [PL_TWZ10], ustala się wygląd (wzorzec) dokumentów drukowanych w systemie PL: * Dokumenty pracownicze, np. kwestionariusze osobowe, teksty angazży zawiadomienia * Deklaracje podatkowe (pracowników i zakładu - płatnika) W tabeli wzorców można umieścić dowolna liczbę wzorców. Podczas wydruku dokumentów system wyświetli zawartość tablicy i umożliwia wybor. Jeżeli oznaczy się (*) jeden ze wzorców, to podczas wydruku wykorzystany będzie wzorzec oznaczony. Patrz też: Wzorce dokumentów i etykiet Wzorce. Pobieranie z ftp Wiele gotowych wzorców dokumentów znajduje się w katalogu: https://ftp.tres.pl/ pl_pr_kwestionariusz.xml pl_pr_kwestionariusz_graf.xml pl_pr_swiadectwo_pracy_graf.xml pl_pr_umowa_o_dzielo.xml pl_pr_umowa_o_dzielo_graf.xml pl_pr_umowa_o_prace.xml pl_pr_umowa_o_prace_graf.xml pl_pr_umowa_ryczaltowa.xml pl_pr_umowa_zlecenie.xml pl_pr_umowa_zlecenie_graf.xml pl_pr_zaswiad_pracodawcy.xml 4.3.10 Inne tabele Pozostałe tabele wykorzystywane w systemie PL znajduja się w systemie AD. Tabele: - tabela jednostek organizacyjnych - tabela komorek organizacyjnych - tabela stawek podatku PIT - tabela zleceń w AD / ZP Patrz szczegóły Tabele. Słowniki - tabela operatorów Patrz szczegóły Tabela operatorów 4.3.11 Tabela stanowisk AD > Tabele. Słowniki > Zarządzanie kadrami > Tabela stanowisk [AD_T3Z10] Do tabeli wpisuje się symbole i nazwy stanowisk, np. [TO] Tokarz Można wskazać stanowiska o szczególnym charakterze lub pracy w szczególnych warunkach. Takie stanowiska używane są w sprawozdawczości dla ZUS w zwiazku z FEP Funduszem Emerytur Pomostowych. Symbol stanowiska wpisuje się do karty pracownika / kandydata 4.3.12 Tabela kodów nieobecności PL > Tabele > Tabela kodów nieobecności [PL_TKN10] Do tabeli wpisuje się kody nieobecności używane w składnikach płacowych i w ewidencji czasu pracy. Standardowymi kodami są 1,2,3,4,C. Oprócz kodów standardowych które muszą być zdefiniowane w systemie, można zdefiniować własne kody. Dla kodu określa się: Składnik - Potrącenie za niebecność Podaje się składnik, który będzie powodował obniżenie wynagrodzenia za czas nieobecnosci związanej z tym kodem. Podczas rejestrowania danych płacowych wprowadza się ten składnik obniżajacy wynagrodzenie. Jego wartość system wylicza następująco: * wśród wprowadzonych składników wyszukuje te, które podane są jako składniki, których wartość należy obniżyć w przypadku tej nieobecności, * oblicza sumę wartości tych składników * wylicza wartość potrącenia za jeden dzień nieobecności (suma wartości dzielona przez 30 lub liczba dni pracujących) * oblicza wartość potrącenia (wartość za jeden dzień razy liczba dni nieobecności) Przykład -------- W przypadku choroby pracownikowi obliczamy wynagrodzenie chorobowe (80% średniej 1). Pracownik ma zatem obliczone składniki: Wynagrodzenie stałe : 1000.00 zł Wynagrodzenie chorobowe (za 5 dni) : 133.33 zł Z powyższych wyliczeń wynika, że pracownik otrzymałby wyższe wynagrodzenie o 155.56 zł od wynagrodzenia stałego. Trzeba zatem dodać składnik specjalny, który ma obniżać wynagrodzenie w przypadku nieobecności = C Potrącenie za czas choroby : 166.67 zł Wynagrodzenie brutto wyniesie zatem: 1000.00 + 133.33 - 166.67 ---------- = 966.66 zł Wliczaj dni wolne (T/N) Gdy oznaczymy [T] np. dla choroby to dni wolne będą wliczane do dni nieobecności, a także podczas obliczeń kwota wynagrodzenia i potrącenia związana z tym kodem nieobecnosci będzie dzielona przez 30. Gdy oznaczymy [N] to dnie wolne nie będą wliczane a kwota będzie dzielona przez ilość dni pracujących w miesiącu. Składniki obniżane przy tej nieobecności Podajemy liste składnikow, które maja zostać obniżone podczas rejestrowania potrącenia za daną nieobecność. 4.3.13 Tabela limitów zwolnień z PIT PL > Tabele > Limity zwolnień z PIT [PL_TLZ10] Limity zwolnień są widoczne na karcie pracownika w zakładce [Zwolnienia z PIT] Podczas aktualizacji pusta tabela jest wypełniania aktualnymi danymi 2019-20xx. 4.4 Dane firmy płatnika Dane identyfikacyjne firmy płatnika zapisuje się w karcie firmy: AD > Firmy > Karta firmy [AD_TFI10] Patrz też: Wielo-firmowość Są one wykorzystywane podczas generowania deklaracji podatkowych, ubezpieczeniowych i w JPK. Podaje się: Płatnik jest osoba fiz.?: N (T/N) Nazwisko Imie Data urodzenia Rodzaj dowodu: (1)-Dowód osobisty, (2)-Paszport Numer dokumentu REGON Nr PKD PESEL Urząd skarbowy Rozpoczęcie działalności Kraj Województwo Powiat Gmina Poczta Skr. Konto w ZUS-NKP Organ rejestrowy Nazwa rejestru Data rejestracji Numer w rejestrze 5. EKSPLOATACJA SYSTEMU 5.1 Kartoteka pracowników NOTE: Gdy w konfiguracji programu Trawers nie ma systemu PL, to kartoteka pracowników dostępna jest w systemie: AD Administracja. Patrz szczegóły: Kartoteka osobowa pracowników 5.1.0 Przyjmowanie pracownika do pracy Przyjecie pracownika możemy wykonać na dwa sposoby: Przeniesienie danych z kartoteki kandydatów Do Kartoteki kandydatów zapisujemy osoby chętne do podjecia pracy w naszej firmie. możemy tam zapisać takie same dane jak w Kartotece pracowników. Dane te zapisujemy za pomoca funkcji: Kandydaci > Kartoteka kandydatów > Dopisywanie. Przeniesienie danych z Kartoteki kandydatów do Kartoteki pracowników wykonujemy za pomoca funkcji: Kandydaci > Zatrudnienie. W trakcie przenoszenia można zmienić wprowadzone wczesniej dane. Bezpośredni zapis do kartoteki pracowników Każdemu pracownikowi zakładamy karte w kartotece pracowników (funkcja Pracownicy > Kartoteka pracowników > Dopisywanie). Kartotekę pracownika można wypełnić na dwa sposoby: * Wpisz od nowa * Skopiuj z innej karty Dane zapisane na karcie drukowane są na formularzach, PITach, deklaracjach oraz wykorzystywane podczas obliczania wynagrodzeń. 5.1.1 Informacje w kartotece pracowników W kartotece pracowników znajdują się następujące informacje: (w kolejnych zakładkach kart) Dane podstawowe Dane dodatkowe Rachunki bankowe Role w organizacji Kredyty / Składki Nieobecności Stawki wynagrodzeń ... itd. patrz w dalszej części opisu Dane podstawowe (osobowe) Podajemy podstawowe dane osobowe pracownika. Sa one wykorzystywane podczas drukowania PIT-ów i dokumentów pracowniczych, np. umowy o pracę, zaświadczenia o zarobkach. Dane podstawowe (dane osobowe) opisano w oddzielnym artykule. Kartoteka pracowników wykorzystywana jest także w pozostałych systemach programu Trawers: NA Sprzedaży - obliczenie prowizji od sprzedaży ZO Zakupy - ewidencja dokonanych zakupów ZP Zlecenia - rejestracja wykonanych prac na produkcji i w serwisie MG Magazyn - wystawianie dokumentów magazynowych Patrz szczegóły: Kartoteka osobowa pracowników Dane dodatkowe Dane dodatkowe wpływają na sposób obliczania wynagrodzeń i pochodnych (podatku dochodowego i rozliczen z ZUS). Podajemy: Data zatrudnienia Data przyjecia pracownika do pracy, np. 2017.01.01. Wskazuje, ze pracownik jest zatrudniony. Data zwolnienia Wskazuje, czy pracownik jest zwolniony. Pracownik zwolniony może nadal otrzymywać wynagrodzenie. Patrz pole: Wynagrodzenie: T/N Pokrewienstwo (z pracodawca) Informacja, czy pracownik jest osoba obca dla pracodawcy, czy spokrewniona. Podajemy kod wg ZUS. Jako: Informacja, czy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę, czy tylko współpracuje np. na umowę-zlecenie. Wpływa na kod tytułu ubezpieczenia. Wymiar czasu pracy podajemy kody wg ZUS, np. 001001 - caly etat 001002 - 1/2 etatu Jednostka organizacyjna, Komórka organizacyjna Pracownicy mogą pracować w różnych jednostkach i komorkach organizacyjnych (np. wydziałach, oddziałach). Grupa Grupa zawodowa, do której należy dany pracownik. Dodatkowe 1-3 Trzy pola na dowolny tekst. Np. osobom pracujacym tylko na zlecenie możemy wpisać do pola slowo: 'Umowa'. Drukujac zestawienia możemy wybrać wszystkich pracowników, którzy w polu 'dodat.1' maja wpisane 'Umowa'. Kod ubezpieczenia Kod tytulu ubezpieczenia wg ZUS. Patrz załacznik ZUS nr 20 p. I. Wynagrodzenie ? [T] Pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Można rejestrować dane płacowe. Pole: [OTRZYMUJ] Umowa od.. do.. Początek i koniec umowy. Data rozpoczęcia i zakończenia umowy (np. zlecenia). Pola te mają tylko charakter informacyjny i wpływają na obliczanie wynagrodzenia. Rozlicza się sam ? [T] Pracownik rozlicza się sam. Podczas wydruku rocznych deklaracji podatkowych można go pominac. Podatki wg tabeli ? [SPOSOBNA] [T] Podatek od wszystkich źródeł przychodu ma być liczony według tabeli stawek podatku dochodowego, nawet gdy symbol źródła przychodu mówi, że należy liczyć podatek ryczałtowo. Podajemy [T], gdy pracownik osiąga wyższy próg podatkowy i jednoczesnie pracuje u nas na umowę zlecenie. Gdyby obliczać zaliczkę na podatek dochodowy wg ryczałtu, to w obliczeniu rocznym pracownik miałby niedopłatę. Obniżać podatek / zaliczkę o ... (%) (wartość podana w procentach) [0] - Nie obniżać nie obniżamy ani podatku ani zaliczki. Zawsze 100% [1] - Obniżać Podatek dochodowy Obliczony będzie podatek wg skali i obniżony do ... %. Gdy pracownik wchodzi w próg 30% (wyższy) a chcemy nadal odprowadzać podatek 19% (nizszy), to podajemy: Wg obliczenia: 19/30 = 0.6333, czyli 19 -- * 100 = 63.33 % 30 Dotyczy tylko źródeł przychodu nieryczałtowych. [2] - Obniżać zaliczkę na podatek przed odjęciem FUZ. Obliczony będzie podatek wg skali a zaliczka obniżona do ... %. Dopiero obniżona zaliczka pomniejszana jest o składkę FUZ [3] - Obniżać zaliczkę na podatek pomniejszoną o składki FUZ Obliczony będzie podatek wg skali. Po odjęciu składek FUZ zaliczka do odprowadzenia będzie obniżona do ... %. --> Pytania i odpowiedzi Składki ubezp. od umowy o pracę Podajemy numer tabeli składek ZUS od umowy o pracę Składki ubezp. od umowy zlecenia Podajemy numer tabeli składek ZUS od umów zlecenia Symbole dekretacji Symbole dekretacji określają sposób księgowania (dekretowania) składek ZUS i FUZ opłacanych przez ubezpieczonego. (Symbole dekretacji zwiazane z ubezpieczonym podajemy w karcie pracownika a symbole zwiazane z płatnikiem - oznaczamy w tabeli dekretacji). Patrz: Tabela symboli dekretacji. Koszty. Ulgi. Stawki PIT 1 2 3 Mies. koszt uzyskania przychodu [ROK1] [KOSZTUZ1 [ROK2] [KOSZTUZ2 [ROK3] [KOSZTUZ3] Mies. kwota zmniejszająca podatek [MIESULG1] [MIESULG2] [MIESULG3] Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek [CZYZUS1] [CZYZUS2] [CZYZUS3] Dane podaje się dla trzech kolejnych lat. - Kwot kosztu uzyskania przychodu, która co miesiąc pomniejsza podstawe opodatkowania - Kwota ulgi podatkowej, która co miesiąc pomniejsza obliczony podatek dochodowy - Kto przekazał info o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składki na FUS-E + FUS-R ? (Wpisywane do deklaracji do ZUS) [0] Brak informacji o przekroczeniu podstawy [1] Info o przekroczeniu podstawy przekazał ubezpieczony [2] Info o przekroczeniu podstawy przekazał płatnik [3] Info o przekroczeniu podstawy przekazał ZUS Wg przepisów: w przypadku zatrudnienia w kilku firmach i odprowadzania składki na ubezpieczenia emerytalne [E] i rentowe [R] przez każdego pracodawcę (płatnika), to pracownik jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników składek o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada sam ubezpieczony. Składka od Dochodu/Umowy [Z] Składka ZUS ma być liczona od zadeklarowanego dochodu (np. w przypadku wlaścicieli firm) [U] Od umowy o pracę Kwota Kwota zadeklarowanego dochodu, gdy poprzednie pole = [Z] Wynagrodzenie na rachunek bankowy [T] Wynagrodzenie należy przesłać na rachunek bankowy. Informacje te wykorzystuje system KC do emisji przelewow. Patrz szczegóły: Przelewy elektroniczne. Tworzenie Kalendarz (en: Work calendar) Podajemy numer kalendarza obowiazujacego dla tego pracownika. Kalendarze wypełniamy (oznaczamy dni wolne) w systemie AD. Dni oznaczone w kalendarzu uwzględniane są podczas obliczania dni do przepracowania i nieobecności. Patrz też: Kalendarze Urząd skarbowy Podajemy numer urzędu (wybieramy z tabeli), do którego należy pracownik. Dane urzędu drukowane są na deklaracjach podatkowych (PIT-ach) Obniżać FUZ (T/N) Dotyczy Art.83 ust.1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej https://lexlege.pl/ustawa-o-swiadczeniach-opieki-zdrowotnej-finansowanych-ze-srodkow-publicznych/art-83/ [T] obniżać składkę FUZ, gdy jest wyższa od zaliczki na PIT (domyślnie) Od 01/2022 obniża się do wysokości 'hipotetycznej' zaliczki obliczanej wg Art.83 ust.2b tj. wg reguł obowiązujących w 12/2021, czyli: - nie ujmuje ulgi dla klasy średniej - z kwotą zmniejszającą podatek: 43.76 zł [N] nie obniżać Bank pracownika Podajemy numer banku pracownika, w którym pracownik ma rachunek. Tabela banków znajduje się w AD. Patrz też: Rachunki bankowe (konta) NRB Rachunek Podajemy numer rachunku w banku. Informacje te wykorzystuje system KC do emisji przelewow. Id podatkowy (Identyfikator podatkowy) [P] PESEL dla podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej [N] NIP dla pozostałych podatników Id podatkowy wskazuje, które pole: PESEL czy NIP umieścić na deklaracjach podatkowych w dziale dane podatnika Kredyty / składki W czterech różnych kasach zapomogowo-pożyczkowych (nazwy kas ustalamy w parametrach firmy) możemy gromadzić środki (składki tworzą wkład) lub pożyczać pieniądze i je spłacać (pożyczkę spłacamy w ratach) Na ekranie przedstawiony jest aktualny stan składek i kredytów. Zapisy są aktualizowane przez program, ale można je modyfikować Składka: Składka wpłacana do kasy Wkład: Środki zgromadzone w kasie Składniki płacowe dotyczące wpłaty składki [Kod kredytu] 2,4,6,8 ---------------------------------------------------------------- Kwota składki z karty pracownika jest podpowiadana jako wartość składnika wstawianego do listy płac. Wartość składnika można zmienić. Zatwierdzenie wynagrodzenia zwiększa wartośc pola [Wkład] Anulowanie wynagrodzenia zmniejsza wartość pola [Wkład] Zatwierdzanie i anulowanie nie zmieniają pola [Składka]. Pożyczka: Opis: opis pożyczki zaciągniętej w kasie Udzielono: Data udzielenia pożyczki Spłacono: Data spłacenia pożyczki (wypełniana automatycznie przy spłacie ostatniej raty) Kwota pożyczki: kwota udzielonej pożyczki (tylko informacyjnie) Pozostało do spłaty: kwota pozostała do spłaty (będzie pomniejszana przy zatwierdzeniu wynagrodzenia) Rata: Kwota raty (podpowiada automatycznie na składniku wstawianym lub przepisywanym do listy płac. Uwzględnia, że ostatnia rata może być mniejsza) Ostatnia rata: kwota jaką będzie miała ostatnia rata może być mniejsza niż Rata Pozostało rat: liczba rat, które pozostały do spłaty (łącznie z ostatnią) np. Pożyczka Rata Ostatnia Pozostało rat 3300 500 300 7 (6x500 + 1x300) Składniki płacowe dotyczących spłaty pożyczki [Kod kredytu]: 1,3,5,7 -------------------------------------------------------------------- * Tworzenie listy płac - dopisywanie składnika Wartość składnika jest podpowiadana z karty pracownika z pola: [Rata] Program pilnuje ostatniej raty, która może być mniejsza. Gdy zero, to program pyta, czy na pewno dopisać składnik. Podpowiedzianą wartość można zmienić. - przepisywanie składnika na nową listę płac [PL_DLP80] Gdy składnik oznaczony jako '*': Wartość składnika jest podpowiadana z karty pracownika z pola: [Rata] Program pilnuje ostatniej raty, która może być mniejsza. Pomija składnik, gdy pożyczka już spłacona (Do spłaty = 0) Gdy składnik oznaczony jako '#' to przenosi go z wartością zero. * Zatwierdzanie wynagrodzeń Zatwierdzenie wynagrodzenia: - zmniejsza wartość pola [Do spłaty] - wpisuje datę spłaty (= data wypłaty wynagrodzenia) gdy w wyniku zatwierdzenie [Do spłaty] będzie 0 Anulowanie wynagrodzenia - zwiększa wartość pola [Do spłaty] - czyści datę spłaty gdy w wyniku anulowania [Do spłaty] będzie > 0 Zatwierdzanie i anulowanie nie zmieniają pola [Rata]. NOTE: Do 02/2021 Pola Rata i Składka były nadpisywane wartościami składnika z listy płac podczas zatwierdzania lub anulowania listy. Nieobecności Na ekranie wyświetlane są ilości dni nieobecności: a) Zalegle z poprzedniego roku b) Należne w bieżącym roku c) Wykorzystane w bieżącym roku Ilości dni wykorzystanych aktualizowane są podczas zamykania miesiąca. 5.1.2 Zwalnianie pracownika z pracy Zwolnienie pracownika z pracy polega na wpisaniu daty zwolnienia w karcie pracownika (Pracownicy > Kartoteka pracowników > Korekta > Dane dodatkowe: Zwolniono ). Gdy przegladamy karte pracownika, to zapis [Z] przed numerem ewidencyjmym oznacza, ze pracownik jest zwolniony. -- Pracownik --------------------------------------------------- (Z) Numer: 000057 Nazwisko: Balicki Imię: Bogusław ---------------------------------------o------------------------ Należy pamietać ze pracownik zwolniony może nadal otrzymywać wynagrodzenie. Decyduje o tym zawartość pola 'Wynagrodzenie ?' w karcie pracownika 5.1.3 Zmiana nazwiska Można zmienić nazwisko i pierwsze imie pracownika (Pracownicy > Zmiana nazwiska). Zmiany zapisywane są w karcie pracownika i tabeli list płac. 5.1.4 Stawki wynagrodzenia Stawka wynagrodzenia (płacy), to wynagrodzenie za jednostkę: za godzine pracy, za wytworzony wyrob (sztuke wyrobu), itp. stosowane przy wynagrodzeniach akordowych. Każdemu pracownikowi możemy okreslić do 8 różnych stawek (Pracownicy > Kartoteka pracowników > Korekta > Stawki wynagrodzeń). Podczas definiowania składnika płacowego podajemy nr stawki (1..8), której wartość będzie pobierana podczas rejestrowania danych płacowych. Zarejestrowane stawki można zmienić u wszystkich lub wybranych pracowników. Np. gdy chcemy podwyższyć stawkę godzinowa o podana kwotę lub procent. Umożliwia to funkcja Okresowe > Zmiana stawek w kartach pracowników. Po zmianie stawek należy uruchomić funkcje: Okresowe > Przeliczenie danych płacowych. 5.1.5 Pisma, druki, zaswiadczenia Dokumenty pracownicze można emitować (drukować i wysyłać e-mailem) do wszystkich lub wybranych pracowników (i kandydatow). Aby wydrukować dokumenty: 1. Oznaczyć (*) pracowników, dla których chcemy wydrukować dokument Funkcja Pracownicy > Dokumenty pracownicze > Oznaczanie kart pracowników 2. Sformułować wzorzec (treść) dokumentu - funkcja Tabele > Wzorce dokumentów 3. Wydrukować dokumenty dla oznaczonych pracowników Funkcja Pracownicy > Dokumenty pracownicze > Drukowanie 4. Zapisać informacje o wydrukowaniu w kronice pracowników Funkcja Pracownicy > Kronika zdarzeń (zakładka) 1. Oznaczenie (*) pracowników ----------------------------- System wyświetla wszystkich pracowników. Oznaczamy (F7,^F7). Możemy zawezić wyświetlona listę do pracowników wybranych wg dowolnych kryteriow, np. pracowników komórki organizacyjnej 01 lub pracowników od numeru 1 do 50. Wybieramy klawisz F3. System wyświetli okno umożliwiajace zbudowanie warunków wyboru. Po zawężeniu listy, operacje oznaczania globalnego (^F7) odnoszą się do pracowników spełniających warunek. 2. Sformułowanie wzorca (treści) dokumentu ------------------------------------------ Treść ustala sie w module: Tabele > Wzorce dokumentów. Podobnie jak w przypadku wzorców deklaracji podatkowych (PIT-ów) do treści dokumentów można pisywać informacje o wynagrodzeniu. Możemy np. utworzyc dokument: 'Zaświadczenie o wynagrodzeniu') 3. Wydrukowanie dokumentu do oznaczonych pracowników ---------------------------------------------------- System wydrukuje treść wskazanego dokumentu tyle razy, ile jest oznaczonych pracowników. System automatycznie wydrukuje dane z kartoteki kadrowej i dane o wynagrodzeniu. 4. Zapisanie informacji o wydrukowaniu w kronice pracowników ------------------------------------------------------------ Można wpisać informacje o wydrukowaniu do kroniki pracowników. Podaje się: symbol zdarzenia i opis. 5.1.6 Zakładki w karcie pracownika, c.d. Średnie wynagrodzenie za okres... Dane dla rozliczen podatku dochodowego Kronika Usuniecie karty pracownika Role w organizacji Średnie wynagrodzenie za okres ... W karcie pracownika przechowywane są wartości średnich wynagrodzeń otrzymanych we wskazanych okresach, np. z 3 m-cy. Okresy możemy ustalić w parametrach. Wartości średnich możemy przegladać i korygować za pomoca funkcji Pracownicy > Kartoteka pracowników > Korekta. Po wybraniu pracownika naciskamy klawisz F2 i wybieramy 'średnie wynagrodzenie' Wartości średnich mogą być wykorzystane jako podstawa dowolnego składnika, np. wynagrodzenia chorobowego, za urlop. W systemie PL można obliczać 4 średnie. Dla każdej ustalamy (w parametrach) liczbę (n) ostatnich miesięcy, za które średnia będzie liczona. Podajemy: ----------------------------------------------------------- średnia1 średnia2 średnia3 średnia4 Za ile m-cy liczyć? 1 3 6 12 ----------------------------------------------------------- Ustalamy także, które składniki 'wchodzą' do średniej 1,2,3 i 4. Poszczególne składniki mogą 'wchodzic' do jednej, do wielu średnich lub nie 'wchodzic' do zadnej średniej. Decydujemy o tym w parametrach definiujących składnik: Podajemy: Czy tworzy średnia (1-4) ? T/N Dla każdej średniej system przechowuje wartości kwot je tworzacych z ostatnich dwunastu miesięcy. Kwoty wchodzące do średniej oznaczone są gwiazdkami (*). Kwoty i średnie aktualizowane są podczas zamykania miesiąca. Można je także zmienić 'recznie' w karcie pracownika. Przydatne jest to na poczatku użytkowania systemu gdy nie ma jeszcze danych płacowych z odpowiedniej liczby miesięcy. 'Reczne' wpisanie kwot pozwoli na korzystanie ze średnich. Średnia wyliczana jest za ostatnie n-miesięcy poprzez podzielenie sumy kwot przez liczbę miesięcy (n). Podczas wyliczania średniej, która jest podstawa do wyliczania wynagrodzenia za czas choroby obowiazuja specjalne reguły (Nr tej średniej ustalamy w parametrach): 1.1 O tym, która średnia liczona jest dla potrzeb chorobowego decyduje parametr: 'Nr średniej do wyliczenia wynagrodzenia chorobowego (1...4)' 1.2 Podstawe do każdej średniej z danego miesiąca oblicza się poprzez zsumowanie pelnych kwot składników wchodzących do średniej. Gdy średnia jest zdefiniowana w parametrach jako chorobowa, to ustala się ile jest dni pracujących w okresie choroby. Jeżeli dni pracujących w okresie choroby jest wiecej niż połowa dni pracujących w miesiącu, to podstawa do średniej z danego m-ca = 0. Jeżeli jest mniej, to obliczona podstawa do średniej jest dzielona przez dni przepracowane, a następnie mnożona przez liczbę dni pracujących w miesiącu (pracownik dostanie tyle ile dostałby gdyby przepracowal caly miesiąc). 1.3 Tak obliczona podstawe do średniej z danego m-ca zapisuje się w kartotece wynagrodzeń x - ilość m-cy do średniej (zapisane jest w parametrach systemu). średnia obliczana jest poprzez zsumowanie podstaw z ostatnich x miesięcy i podzielenie przez x 1.4 Zmiany wprowadzone ustawa z dnia 25 czerwca 1999 o swiadczeniach pienieznych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzynstwa (Dz. U. Nr 60, poz. 636) spowodowaly, ze opisany sposób obliczeń nie jest obecnie wlaściwy dla wszystkich przypadków układu danych płacowych. 1.5 Pelne zautomatyzowanie procesu obliczeń średniej dla nowych przepisów wymagaloby przebudowy konstrukcji systemu (modelu danych i modelu funkcjonalnego). Obecnie pracujemy nad uwzglednieniem tych potrzeb. 1.6 Nawet przy obecnej konstrukcji systemu, można prawidlowo obliczyc średnia. Musza być jednk spełnione następujące warunki: - pracownik nie przekracza górnej granicy podstawy FUS-E+R (zdefiniowanej w tabeli składek ZUS) tzn. zawsze potrącane są składki na FUS-E i FUS-R - wszystkie składniki, które wchodzą do postawy FUS-E+R wchodzą jednocześnie do średniej - pracownik przepracował wiecej niż 15 dni w każdym z miesięcy, z których wynagrodzenie uwzględnione jest przy liczeniu średniej 1.7 Przy zachowaniu tych warunkow, aby poprawnie liczyć średnia, należy zbudować formułę, w której odejmuje się od tej średniej składki potrącone FUS (18.71%). Tak zbudowaną formułę wstawia się do definicji składnika: Wynagrodzenie chorobowe. Dane dla rozliczeń podatku dochodowego Dane te możemy przegladać i korygować za pomoca funkcji Pracownicy > Kartoteka pracowników > Korekta. Po wybraniu pracownika naciskamy klawisz F2 i wybieramy 'Dla rozliczen podatkowych' Tutaj podajemy informacje potrzebne do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz do rocznego rozliczenia podatku. a) Dochod opodatkowany w br. nie ujety w danych płacowych Podajemy kwotę dochodu pracownika. Kwota dodawana jest do podstawy opodatkowania podczas liczenia zaliczki na podatek dochodowy. Aby została wzieta odpowiednia stawka podatku (próg). Zwykle podajemy tu dochód osiagniety w poprzednim miejscu pracy. b)1. Dochod opodatkowany za poprzedni rok nie ujety w danych Kwote dochodu możemy wpisać 'recznie', gdy nie ma danych płacowych z roku poprzedniego. 2. Podatek wg skali za poprzedni rok 3. Kwota składki FUZ odliczona w poprzednim roku 4. Podatek NALEZNY za poprzedni rok (po zaokr. do 10 groszy) 5. Podatek ODPROWADZONY w poprzednim roku 6. Nadpłata za poprzedni rok 7. Nadpłata zaliczona na podatek za m-c 03 bieżacego roku 8. Nadpłata do zwrotu w gotowce w bieżącym roku 9. Konieczna dopłata w bieżącym roku 10. Dopłata potrącona z dochodu za m-c 03 bieżącego roku 11. Dopłata potrącona z dochodu za m-c 04 bieżącego roku Kwoty te wyliczane są przez system podczas zamykania roku oraz aktualizowane podczas rozliczania podatku dochodowago za rok poprzedni (Patrz rejestrowanie danych płacowych). Kwoty te możemy umieścić na deklaracjach podatkowych (PIT-ach). Kronika Kronika pracownika (kadrowa) to jest zbiór informacji o zdarzeniach zwiazanych z pracownikiem, np. zapisujemy informacje o urlopie, o nieobecnościach, poprzednim zatrudnieniu, o zwiększeniu wynagrodzenia. Informacje te zapisujemy za pomoca funkcji Pracownicy > Kartoteka pracowników > Korekta. Po wybraniu pracownika naciskamy klawisz F2 i wybieramy 'Kronika' Podajemy: * datę zdarzenia * symbol i nazwe zdarzenia (symbol możemy pobrać z tabeli) Usuniecie karty pracownika Kartę pracownika usuwamy za pomoca funkcji Pracownicy > Kartoteka pracowników > Usuwanie. Karty pracownika nie można usunac, gdy zarejestrowalismy mu dane płacowe. Role w organizacji Rola wskazuje na charakter wykonywanej pracy, pozycję w organizacji, określa wykonywane zadania * Na prowizji * Na produkcji * W serwisie [T]/[N] * Magazynier Patrz szczegóły: Kartoteka osobowa pracowników Profil kompetencyjny W karcie pracowników i kandydatów można wymienić ich kompetencje. Patrz szczegóły: Kartoteka osobowa pracowników 5.2 Opracowywanie list płac Listy płac tworzy sie w funkcji: Płace > Listy płac [PL_DLP10] System umożliwia tworzenie wielu list płac w jednym miesiącu, np. osobnych list płac dla wynagrodzeń, premii, zasiłkow, umów-zleceń. Na liście mogą znaleźć się wszyscy lub wybrani pracownicy. Dane płacowe można rejestrować do dowolnych m-cy, ale zatwierdzać można tylko w m-cu bieżącym. Po zatwierdzeniu nie można już ich korygować, chyba ze je anulujemy (stornujemy) - można to zrobić tylko do czasu zamkniecia miesiąca. 5.2.1 Zasady wprowadzania składników Dla każdego pracownika wprowadza się składniki płacowe, na podstawie których zostanie obliczone wynagrodzenie i związane z nim obciążenia. System umożliwia wprowadzanie składników płacowych na 2 sposoby: - Indywidualnie: Wybrani pracownicy dla każdego pracownika odrębnie Po wyborze pracownika należy wybrać funkcje: 'Dane płacowe'. Pierwszy składnik dopisujemy odpowiadając 'TAK' na pytanie 'Brak danych, czy dopisać ?'. Kolejne składniki dopisujemy używając klawisza <Ins>. - Globalnie: Wszyscy pracownicy na bieżącej liście płac Po wyborze pracownika należy wybrać funkcje: 'Dopisanie składnika wszystkim pracownikom'. Jeżeli podamy wartość w składniku, to system dopisze składnik wszystkim pracownikom z ta wartością. Jeżeli składnik jest typu wzór i pozostawimy stawkę i wartość rowne zero to system podczas dopisywania składnika poszczególnym pracownikom będzie obliczać jego wartość zgodnie z danymi pracownika. Aby przyspieszyć wprowadzanie danych: - można sporządzić listę wszystkich składników płacowych wystepujacych w strukturze wynagrodzeń pracowników z danej listy - można wprowadzić je wszystkie w sposób opisany powyżej, tj. globalnie dla wszystkich pracowników - można przejrzeć dane płacowe wszystkich pracowników i dopisać wartości w składnikach, które nie zostały obliczone podczas dopisywania oraz usunąć składniki, które mu się nie należa (szybciej usuwa się składnik niż go dopisuje) Przykład: --------- W Tabeli składników zdefiniowane zostały 2 składniki: 000001 Wynagrodzenie zasadnicze jako wzór: 1 * STAWKA1 000002 Premia jako wzór : 25% Wynagrodzenia zasadniczego W Kartotece kadrowej mamy 2 pracowników. STAWKA1 została zapisana w następujący sposób: Jan Kowalski : 1100 Piotr Nowak : 1200 Obaj pracownicy są na jednej liście płac. Jeżeli dopiszemy im składniki 000001 i 000002 pozostawiając stawkę i wartość równe zero to otrzymamy następujące dane: Jan Kowalski : 000001 Wynagrodzenie zasadnicze = 1100 000002 Premia = 275 Piotr Nowak : 000001 Wynagrodzenie zasadnicze = 1200 000002 Premia = 300 Dane definiujące składniki płacowe ------------------------------------------------------ Składnik : Nazwa składnika : Źródło przychodu: Gr Pod E+R C+W FUZ PPK Ilość m-cy cyklu: 1 0 0 0 N Ilość : 0.00 Współczynnik : 1.00 Stawka : 0.00 Od dnia... : . . Do dnia... : . . Kod świadcz. ZUS: Kod przerwy ZUS: Kod choroby ZUS: / Nr stat. choroby: Wypadek,ch.zawod: N Kto refunduje : 0 Zlecenie, JJ,KK : 0 Wartość : 0.00 ------------------------------------------------------- Wprowadzając składniki płacowe podajemy: Składnik i nazwa Wybieramy z listy składnik znajdujący się w tabeli składników. Źródło przychodu System wyświetla symbol źródła powiązany ze składnikiem Ilość m-cy cyklu Składnik może pojawiać się w danych płacowych w pewnym cyklu, np. premia jest wypłacana co 3 m-ce. Obliczanie cyklu rozpoczyna się zawsze od poczatku roku. Np. jeśli wprowadzimy składnik cykliczny w miesiącu 02 z cyklem 3 miesiące, to będzie o~n uwzgledniany w obliczeniach w miesiącach 03, 06, 09 i 12, a nie 05, 08, 11, 02 Ilość Podajemy dla składników typu: WZOR. Podajemy, np. ilość przepracowanych godzin, wyprodukowanych sztuk, dni nieobecności, procent stawki - w zależności od definicji składnika. Współczynnik, stawka Podajemy dla składników typu: WZOR. Obie wartości definiowane są w tabeli składników i tutaj pojawiaja się jako wartości domyslne, które można zmienić. Od dnia.. do dnia Podajemy okres nieobecności (od.. do..), gdy składnik jest zwiazany z nieobecnością, np. wynagrodzenie za czas choroby, (gdy wypełniony kod nieobecności (1,2,3,4 lub C) w definicji składnika w tabeli składników). * OD DNIA.. - data w zakresie bieżącego miesiąca i poprzedniego * DO DNIA.. - data w zakresie bieżącego miesiąca, poprzedniego i miesięcy następnych Dodatkowo system wyświetli liczbę dni tej nieobecności w bieżącym roku (bez uwzglednienia dni wprowadzonych w bieżącym miesiącu). Kod świadczenia ZUS Podajemy kod wg tabel ZUS, gdy składnik zwiazany jest ze swiadczeniem ZUS. Np. 211 - zasiłek porodowy. Kod przerwy ZUS Podajemy kod wg tabel ZUS, gdy składnik zwiazany jest z przerwa w opłacaniu składek, np. urlop bezpłatny. Dodatkowo podajemy daty przerwy od.. do.. Aktualne kody ZUS zapisane są bezpośrednio w programie Kod choroby ZUS Podajemy kod wg tabel ZUS, gdy składnik zwiazany jest z choroba, np. B - niezdolność spowodowana wypadkiem przy pracy Uwaga: Gdy podamy TAKIE SAME: kod świadczenia i kod przerwy, to oznacza, ze składnik jest powiązany z przerwa w opłacaniu składek i JEDNOCZESNIE z swiadczeniem, np. 313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego Nr choroby, Wypadek/Choroba zawodowa Podajemy te dane, gdy składnik jest zwiazany z choroba - kod nieobecności = C w definicji składnika w tabeli składników). Podajemy numer statystyczny choroby oraz 'T', gdy jest skutkiem wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Kto refunduje ? Podajemy (wybieramy z tabeli) kod refundującego kwotę składnika, np. płatnik wypłaca zasiłek wychowawczy, a Budżet Państwa (poprzez ZUS) zwraca (refunduje). Pole wypełniamy, gdy w definicji składnika w tabeli podamy: 'Czy składnik refundowany?' = 'T'. Zlecenie ZZZZZZ Miejsce powstawania kosztow. Jest to symbolicznie okreslone miejsce powstawania kosztow, np. oznaczenie budowy, na której zatrudnieni są pracownicy. Po zatwierdzeniu wynagrodzen możemy uzyskać zestawienie narzutów (podatki, składki na ubezpiecznie) poniesionych na wskazane zlecenia. Zlecenie Umowa-zlecenie. Wartość Podajemy lub korygujemy wartość składnika wyliczoną przez system. Jeżeli składnik należy do grupy '06' (Zewnętrzne; np. Zasiłki wypłacane przez organ rentowy), to dodatkowo podajemy: - wartość kosztów uzyskania przychodu przyjeta do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od tego składnika. - wartość dochodu opodatkowanego (wartość - koszty uzyskania) - wartość zaliczki na podatek dochodowy od tego składnika i inne dane. 5.2.2 Zasady oznaczania składników płacowych Aby składnik był stałym elementem wynagrodzenia tzn. aby wchodził do wynagrodzenia pracownika co miesiąc lub w podanym cyklu, to należy go oznaczyc (klawisz F10). [*] - oznacza, że dany składnik ma stałą wartość w każdym miesiącu i jest przenoszony bez zmian do następnego miesiąca, np. miesięczne wynagrodzenie zasadnicze [#] - oznacza, że dany składnik występuje w każdym miesiącu, ale może mieć zmienną wartość, np. premia, wynagrodzenie akordowe (przenoszony jest bez kwoty, kwotę trzeba podać w następnym m-cu) [ ] - (bez znaku) dany składnik występuje jednorazowo w wynagrodzeniu i nie będzie przenoszony do następnego m-ca, np. nagroda jubileuszowa, wynagrodzenie za czas nieobecności. Przenoszenie do następnego miesiąca odbywa się w funkcji: PL > Płace > Przenoszenie do kolejnego miesiąca [PL_DLP80]. 5.2.3 Zasady wprowadzania nieobecności Nieobecność wprowadzamy przy pomocy składników, które maja wypełniony kod nieobecności (1,2,3,4 lub C) w definicji w tabeli składników. Jeśli czas nieobecności wykracza poza zatwierdzany miesiąc, to składnik należy oznaczyc (#). Spowoduje to jego przeniesienie do następnego miesiąca i jednoczesne 'rozbicie' tej nieobecności na dwie. Pierwsza: do konca zatwierdzanego miesiąca Druga: od początku następnego miesiąca. Wynagrodzenie w zatwierdzanym miesiącu zostanie policzone tylko za okres pierwszej nieobecności. Przykład: Wprowadzamy nieobecność od 2017.02.20 do 2017.03.12 Podczas zatwierdzania otrzymamy: Pierwsza: 2017.02.20 .. 2017.02.28 Druga: : 2017.03.01 .. 2017.03.12 W następnym miesiącu należy skorygować wartość składnika. W miesiącu, w którym kończy się nieobecność należy zmienić oznaczenie składnika z '#' na ' ', aby nie byl przenoszony do następnego miesiąca. Jesli w danych płacowych występują składniki, które należy obniżyć w przypadku tej nieobecności, to drugim krokiem będzie wprowadzenie potrącenia za czas nieobecności. Potrącenie wprowadzamy przy pomocy składnika specjalnego jako potrącenie dla tej nieobecności. Potrącenie należy oznaczyc (F10) tak samo jak składnik nieobecności. Jesli pracownik pracuje w akordzie, albo jego wynagrodzenie jest uzależnione od liczby przepracowanych godzin, to nie jest konieczne wprowadzanie potrącenia. Należy tylko wpisać pracownikowi ilość przepracowanych w tym miesiącu godzin (pomniejszona o czas nieobecności). Uwaga. System nie zmienia automatycznie wysokości wynagrodzenia za czas choroby w zależności od liczby dni. Tzn. osoba rejestrujaca musi sama dopilnować kiedy wprowadzić: - wynagrodzenie za czas choroby 80% (do 33 dnia choroby włącznie) - zasiłek chorobowy 80% (35-90 dni) - zasiłek chorobowy 100% (powyżej 90 dni) System wyświetla dotychczasowa liczbę dni choroby, co pozwala zorientować się który składnik należy wprowadzic. 5.2.4 Algorytmy liczenia wynagrodzenia za czas nieobecności System wylicza wartość wynagrodzenia za czas nieobecności tylko wtedy, gdy składnik jest zdefiniowany jako: WZOR z jednostką: [%] 1. Dla nieobecności spowodowanej choroba (C) Należy oznaczyć 'Wliczaj dni wolne'='T' w tabeli kodów nieobecności aby uwzględnić dni wolne od pracy i dzielić przez 30. Najpierw wyliczana jest zaokrąglona stawka dzienna. (ILOSC * WSPOLCZYNNIK * STAWKA) Stawka dzienna = ------------------------------- 30 wartość = (DO DNIA - OD DNIA) * Stawka dzienna Uwaga: System nie odlicza dni wolnych od pracy. 2. Dla pozostałych nieobecności (1,2,3,4) Jako nieobecność traktowane są tylko dni pracujace. O tym czy dany dzień jest pracujacy decyduje kalendarz przypisany pracownikowi. W kalendarzu zaznacza się dni wolne. liczba dni nieobecności wartość = (ILOSC*WSPOLCZYNNIK*STAWKA) * ----------------------- liczba dni pracujących 5.2.5 Algorytmy liczenia potrąceń za czas nieobecności Potrącenia za czas nieobecności wprowadzane są za pomoca składników specjalnych. Składniki te musza znajdować się w tabeli składników. Aby potrącenie zostało obliczone, w wynagrodzeniu pracownika musi zostać wprowadzona nieobecność. Moze być wprowadzona na innej liście. W tabeli kodow nieobecnosci musza byc zdefiniowane składniki, którym należy obniżyć wartość w przypadku wystąpienia danej nieobecności. Podczas liczenia potrącenia uwzględniane są dane ze wszystkich wprowadzonych list płac. Sposób liczenia potrąceń: 1. Potrącenie za czas choroby (C) jest liczone na dwa sposoby w zależności od parametru 'Potrącenia za czas choroby (1/2)' (1) - od 30 dni SUMA POTRĄCANYCH dni nieobecności (z dniami wolnymi) wartość = * ----------------------------------- Składników 30 (2) - od dni pracy SUMA POTRACANYCH dni nieobecności (bez dni wolnych) wartość = * ---------------------------------- Składników dni pracujace w m-cu 2. Potrącenie za pozostałe rodzaje nieobecności (1,2,3,4) SUMA POTRACANYCH dni nieobecności (bez dni wolnych) wartość = * ---------------------------------- Składników dni pracujace w m-cu 5.2.6 Wprowadzanie niedopłaty Niedopłata wynikająca z rozliczenia podatku dochodowego za poprzedni rok. W miesiącu, w którym rozliczamy podatek dochodowy za rok poprzedni (numer tego miesiąca podajemy w parametrach), a także w miesiącu następnym, możemy rozliczyc podatek (klawisz <F9> w funkcji: Dane płacowe). 5.2.7 Zmiana składnika w danych płacowych Składniki kwotowe na listach płac wybranego miesiąca możemy zmienić za pomoca funkcji Okresowe > Zmiana składnika w danych płacowych [PL_OZM30]. Np. gdy chcemy podwyższyć wynagrodzenie zasadnicze o podany procent albo kwotę u wszystkich lub wybranych pracowników. Jeżeli zmieniony składnik jest elementem wzoru, wg którego wyliczany jest inny składnik płacowy, to po wykonaniu omawianej funkcji należy uruchomić funkcje Okresowe > Przeliczenie danych płacowych. 5.2.8 Przeliczenie danych płacowych Funkcja Okresowe > Przeliczenie danych płacowych: [PL_OPD10] umożliwia ponowne wyliczenie wartości składników, znajdujących się w danych płacowych wskazanego miesiąca. System przelicza wartość składników wyliczanych wg wzoru (W). Uwzglednia aktualna wartość argumentów wzoru: stawek, średnich, kwot stałych, innych składników oraz formuł. Przykład -------- Lista płac nr 4 jest lista premii. Premia jest liczona jako 25% formuły 001. Formuła 001 jest suma wynagrodzenia zasadniczego (ilość godzin * STAWKA1) i dodatku stazowego. Zmieniamy STAWKE1 (patrz funkcja: Zmiana stawek w karcie). Uruchamiamy funkcje przeliczenia danych płacowych z zaznaczeniem aby aktualizować składniki z argumentem typu stawka/średnia i formuła na liście nr 4. 5.2.9 Próbne obliczenie wynagrodzenia Próbne obliczenia, to funkcja pod-menu: PL > Listy płac > Dopisywanie / Korekta > Próbne obliczenie wynagrodzenia Wykonywane są tu wszystkie obliczenia, podobnie jak podczas zatwierdzania, lecz bez zapisu w kartotece wynagrodzeń. Jest to symulacja zatwierdzania, która pozwala zorientować się jaka będzie lista płac i jej pochodne (podatek, składki ZUS). Próbną listę płac można wydrukować w module: Zestawienia Podczas próbnego obliczania, system uwzględnia koszty uzyskania przychodu i miesięczą kwotę zmniejszającą podatek z karty pracownika, w wysokości niewykorzystanej na dotychczas zatwierdzonych listach płac. Dlatego po zatwierdzaniu kolejnych list, próbne obliczenia mogą się różnić od poprzednich obliczeń, gdyż koszty i kwota zmniejszająca mogły być uwzględnione na poprzednich listach (podczas zatwierdzania dane te uwzględniane są tylko raz). 5.2.10 Wydruki danych płacowych Dane płacowe można wydrukować za pomoca funkcji: Płace > Wydruki/zestawienia. Można utworzyć zestawienia: Zarejestrowane dane płacowe Lista składników stałych Niezatwierdzone dane płacowe Zarejestrowane dane płacowe Na wydruku ujete są wszystkie składniki płacowe zarejestrowane dla poszczególnych pracowników w wybranym miesiącu z podzialem na listy płac. Lista składników stałych Na wydruku ujete są tylko składniki stałe (oznaczone symbolem *) zarejestrowane dla poszczególnych pracowników bez podzialu na listy płac. Niezatwierdzone dane płacowe Na wydruku ujete są tylko niezatwierdzone składniki płacowe dla poszczególnych pracowników w podanym przedziale miesięcy z podzialem na listy płac. 5.2.11 Inne funkcje * Przeniesienie składników na inną listę płac * Dopisanie nowej listy płac * Usunięcie istniejącej listy płac 5.3 Zatwierdzanie/anulowanie wynagrodzeń i zaliczek 5.3.1 Zatwierdzanie zaliczek Funkcja umożliwia zatwierdzenie zaliczek na wynagrodzenie [PL_OZA10]. Zaliczka, to wypłata dokonana przed obliczeniem wlaściwego, pelnego wynagrodzenia, np. gdy wynagrodzenie zależy od ilości wykonanej pracy a w dniu wypłaty nie mamy wszystkich dokumentów dla wyliczenia koncowego wynagrodzenia. Aby wypłacić zaliczkę: - ustalamy składnik: Zaliczka na wynagrodzenie (Tabele > Składniki płacowe) - wpisujemy składnik do danych płacowych, np. 500 zł (Płace > Listy płac) - zatwierdzamy zaliczke (Płace > Zatwierdzanie > Zatwierdzanie zaliczek). Od momentu zatwierdzenia kwota zaliczki zmniejsza wynagrodzenie 'Do wypłaty'. Zaliczka niezatwierdzona nie jest nigdzie uwzgledniana. - Zaliczki zatwierdzone możemy wydrukować (Zestawienia > Wynagrodzenie w m-cu (lista płac) > Lista zaliczek). - Zaliczki zatwierdzone można anulować poprzez usuniecie zaliczki z danych płacowych (Płace > Listy płac) Zaliczki nie mogą stanowić odrebnej listy płac. Należy je dopisać do listy płac, na której już są inne składniki. Zaliczki uwzgledniaja dane z innych list płac. Jeżeli jednak kwota do wypłaty na danej liście będzie mniejsza niż kwota zaliczki, to nie będzie można zatwierdzić takich pozycji. 5.3.2 Zatwierdzanie list płac Zatwierdzenie konczy proces rejestrowania danych płacowych. Wynagrodzenie zatwierdzone nie może być korygowane (można anulować i następnie korygować). Zatwierdzać można tylko dane bieżącego miesiąca obliczeniowego. Płace > Zatwierdzanie > Zatwierdzanie wynagrodzeń [PL_OZA30] Procedury i obliczenia * Wylicza zaliczkę na podatek dochodowy Próg podatku ustalany jest wg dochodu osiagnietego do poprzedniego miesiąca, tzn. wejście w wyższy próg podatkowy odbędzie się dopiero w następnym miesiącu * Zapisuje dane do kartoteki wynagrodzeń: sumy poszczególnych składników, zaliczki na podatek, składki ZUS * Tworzy polecenia księgowania dla systemu księgowego * Zaznacza, ze wynagrodzenie zostało zatwierdzone * W miesiącu rozliczenia podatku za rok ubiegły (zwykle marzec), aktualizuje kwoty nadpłat wynikajace z rozliczenia podatku dochodowego za rok poprzedni Raport z zatwierdzania Podczas zatwierdzania system tworzy raport, w którym umieszczone są komunikaty o przyczynach ew. niezatwierdzenia. Np. - brak danych płacowych - zmieniono definicje składnika np. grupe, symbol źródła w tabeli składników już po wpisaniu go do danych płacowych - nie podano symbolu dekretacji w karcie pracownika lub w tabeli składników - nie podano stawek podatkowych dla bieżącego roku w tabeli stawek w AD - nie podano kosztów uzyskania przychodu i ulgi dla bieżącego roku w karcie pracownika - nie podano informacji dla bieżącego roku w tabeli źródeł przychodu dla źródła bioracego udzial w obliczeniach - kwota wszystkich potrąceń jest większa od składników zwiększajacych (kwota do wypłaty < 0) - przy rozliczaniu podatku za roku ubiegy, system ustalil, że trzeba dopłacic, a nie wprowadzono odpowiedniego składnika 5.3.3 Koszty uzyskania przychodu. Kwota zmniejszająca podatek Zasady uwzględniania kosztów uzyskania przychodu (KUP) i miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek. Koszty i kwota zmniejszająca zapisane w karcie pracownika są uwzględniane przy obliczeniach podatku dochodowego. Do tych obliczeń brane są składniki zwiazane ze źródłami nieryczałtowymi. Kwota zmniejszająca jest uwzględniana w pełnej wysokości, gdy obliczona zaliczka na PIT jest większa lub równa (>=) od kwoty zmniejszającej. Jeśli zaliczka na PIT jest mniejsza (<) od tej kwoty, to uwzględniana jest tylko jej cześć równa zaliczce. Na następnej zatwierdzanej liście płac, na której znajduje się ten pracownik może zostać uwzględniona pozostała cześć kwoty zmniejszającej. Koszty uzyskania przychodu (KUP) uwzględniane są podobnie. Jeśli przychod opodatkowany jest >= od kosztów, to uwzgledniamy je w pełnej wysokości. Jeśli jest < to uwzględniamy tylko ich cześć równą przychodowi opodatkowanemu. Na następnej zatwierdzanej liście płac, na której znajduje się ten pracownik może zostać uwzględniona pozostała część kosztów uzyskania przychodu. 5.3.4 Stornowanie (anulowanie) wynagrodzeń Płace > Anulowanie (stornowanie) [PL_OZA50] Stornowanie list płac jest procesem odwrotnym do zatwierdzania. Wykonuje się je w celu dokonania korekt w danych płacowych. Służy do tego funkcja Płace > Anulowanie (stornowanie). Stornowanie można wykonać tylko w miesiącu otwartym. Podczas stornowania usuwane są także dane z następnego miesiąca przeniesione tam podczas zatwierdzania. Usuwane są wszystkie dane z listy, również te które zostały tam dopisane już po automatycznym przeniesieniu. Podczas stornowania tworzone są polecenia księgowania z kwotami minusowymi (-). 5.4 Drukowanie list płac i zaliczek Próbna lista płac Po wprowadzeniu danych płacowych możemy sporządzić próbna listę płac. Zestawienia > Wynagrodzenie w m-cu > Próbna lista płac [PL_ZLP10]. Uwzglednia ona wszystkie dane płacowe, w tym niezatwierdzone. Wydruk pozwala nam sprawdzić poprawność wprowadzonych danych płacowych i w przypadku wykrycia nieprawidlowości dokonać zmian bez konieczności stornowania listy płac. Lista zaliczek Listę zaliczek można wydrukować za pomoca funkcji Zestawienia > Wynagrodzenie w m-cu > Lista zaliczek [PL_ZLP20]. Drukowana lista uwzglednia składniki należące do grupy 'zaliczki' ale tylko jeśli zaliczki zostały zatwierdzone. Zatwierdzona lista płac Zatwierdzona listę płac można wydrukować za pomoca funkcji Zestawienia > Wynagrodzenie w m-cu > Zatwierdzona lista płac [PL_ZLP30]. Odcinki dla pracowników Odcinki dla pracowników można wydrukować za pomoca funkcji Zestawienia > Wynagrodzenie w m-cu > Odcinki dla pracowników [PL_ZLP40]. Wydruk zawiera szczegółowa informacje na temat składników płacowych pracownika oraz informacje, które znajduja się na liście płac. Treści odcinków można wysłać pracownikom na ich adresy e-mailowe. Podsumowanie list płac Podsumowanie list płac można wydrukować za pomoca funkcji Zestawienia > Wynagrodzenie w m-cu > Podsumowanie list płac [PL_ZLP50]. Na wydruku znajduja się sumaryczne dane z wybranych list płac bez wyszczególniania pracowników. 5.5 Kartoteka wynagrodzeń Kartoteka wynagrodzeń informuje o obliczonych danych płacowych oraz rozliczeniu z ZUS w wybranym okresie. Informacje te uzyskujemy za pomoca funkcji Płace > Kartoteka wynagrodzeń [PL_KKW10]. Ekran podstawowy Ekran podstawowy pokazuje: - zsumowane dane płacowe pracownika ze wszystkich zatwierdzonych list płac z wybranego miesiąca - liczbę dni, które winien byl przepracować - liczbę dni nieobecności Kolejne ekrany można wybrać po nacisnieciu klawisza F2-cd. Składki ZUS Na tym ekranie wyświetlane są dane o podstawach i składkach ZUS ze wszystkich zatwierdzonych list płac wybranego miesiąca. Listy płac Na tym ekranie przeglądamy wynagrodzenie na poszczególnych (F5,F6) listach płac wybranego pracownika. Wynagrodzenie / Składki ZUS w okresie od... do... Na tym ekranie przegladamy zsumowane dane płacowe / podstawy i składki ZUS pracownika ze wszystkich zatwierdzonych list płac w podanym okresie od.. do..., np. 2017/01 ... 2017/05. Wynagrodzenie w roku... Na tym ekranie przegladamy, dla wszystkich miesięcy roku: - BRUTTO - suma płacy zasadniczej, dodatków opodatkowanych i zasiłków opodatkowanych - PRZYCH.OPOD. - kwota przychodu opodatkowanego - DOCHOD - kwota dochodu opodatkowanego - POD.DOCH. - kwota podatku dochodowego - WypłatA - kwota do wypłaty Składki ZUS w roku... Na tym ekranie przeglądamy, dla wszystkich miesięcy roku: - PODST.FUS-E+R - suma podstaw FUS-E + FUS-R od umów zleceń i od umów o pracę - PODST.FUS-C+W - suma podstaw FUS-C + FUS-W od umów zleceń i od umów o pracę - PODST.FUZ - suma podstaw FUZ od umów zleceń i od umów o pracę - UBEZPIECZONY - suma składek ZUS zapłaconych przez ubezpieczonego - PŁATNIK - suma składek ZUS zapłaconych przez płatnika 5.6 Deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe 5.6.1 Deklaracje podatkowe PIT Deklaracje podatkowe PIT Drukowanie Deklaracje podatkowe PIT drukuje się za pomocą funkcji: Płace > Deklaracje podatkowe PIT Funkcja ta umożliwia drukowanie deklaracji podatkowych według wzorców formularzy ustalonych w module Tabele > Wzorce dokumentów lub wg wzorców standardowych dostarczonych przez TRES. Na deklaracjach można umieścić pobierane przed wydrukiem dodatkowe dane: - data wystawienia - dowolna data - opis - dowolny opis Dane dla deklaracji podatkowych pobierane są z danych płacowych. Ważne: 1. Deklaracje podatkowe PIT40 powstaja na podstawie zapisów z całego roku. Dlatego prawidłowe wartości uzyskamy po zamknieciu roku (zamknieciu grudnia). Deklaracje wydrukowane przed zamknięciem danego roku, zawierały będą wartości z poprzedniego roku (ostatnio zamkniętego). 2. Do wydruku deklaracji PIT40, PIT11 potrzebne są dane z kartoteki pracownika: rok, koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca podatek. Dlatego, dla wydruku deklaracji np. za rok 2017, w kartotece musi być wpisany rok [17] i wartości kosztu uzyskania i ulgi dla tego roku. Jesli rok [17] nie będzie wpisany, to wydruk nie powstanie. 3. Imię i nazwisko operatora drukującego PIT 11(23) Na wzorcu PIT 11 w sekcji: G. PODPIS PŁATNIKA LUB OSOBY WYZNACZONEJ DO OBLICZENIA I POBRANIA PODATKU / PEŁNOMOCNIKA PŁATNIKA 77. Imię 78. Nazwisko wstawiane są imię i nazwisko operatora, który drukuje PIT. Pola: Wydruk - Bieżący operator Imię z karty pracownika Wydruk - Bieżący operator Nazwisko z karty pracownika Dane te pobierane są z kartoteki pracowników z karty osoby wskazanej w karcie operatora w polu: Osoba. Przykład dla operatora: AA Adam Abacki 1. W kartotece pracowników dodać kartę pracownika Adam Abacki, np. 900000 2. W zakładce F2-Role w organizacji ustalić: Operator [T] 3. W tabeli operatorów w karcie operatora AA podać symbol Pracownika/Osoby: 900000 Deklaracje podatkowe PIT Zapis do XML Patrz opis: e-Trawers > e-deklaracje podatkowe XML Deklaracje podatkowe PIT Wysyłanie e-mailem PL > Płace > Deklaracje podatkowe PIT > Deklaracje PIT-11 1. Przygotowanie ---------------- - skonfigurować pocztę w Trawers TrEmail Wbudowana poczta elektroniczna - dopisać urządzenie typu [Email PDF] i nadać do niego uprawnienia, np. [EMAIL1] - uzupełnić adresy e-mail w kartach pracowników - zmodyfikować wzorzec PIT-11: We wzorcu wydruku PIT-11 np. pl_p2_pit1129w.xml dopisać lub odkomentować linię: T ţEmailEdycja{Nie} ţEmailTemat{PIT-11} ţEmailDo{ş---------------------------- Email ----------------------------ş} NOTE: Można podać ţEmailEdycja{Tak} aby program pokazał okno emaila przed wysłaniem. 2. Wysyłanie do jednego pracownika ---------------------------------- * Na liście pracowników wybrać F2-cd > 5 Wydruk deklaracji PIT-11 wg wzorca: pracownika * wybrać wydruk na urządzenie typu [Email PDF] 3. Wysyłanie do wielu pracowników (oznaczonych) ---------------------------------- [W opracowaniu...] Ujmowanie i pomijanie pracowników zwolnionych W deklaracjach PIT pomijani są pracownicy zwolnieni, których data zwolnienia jest spoza okresu deklaracji: np. data zwolnienia: 2019.12.20 i deklaracja PIT-11 za 2020 Pracownicy zwolnieni, których data zwolnienia należy do okresu deklaracji mogą zostać ujęci lub pominięci. Na ekranie jest pole [Zwolnieni? T/N] [T] Ująć pracowników zwolnionych w podanym okresie [N] Nie ujmować pracowników zwolnionych w podanym okresie (domyślnie) np. data zwolnienia: 2020.03.01 i deklaracja PIT-11 za 2020 gdy Zwolnieni? [T] to ujmie gdy Zwolnieni? [N] to pominie 5.6.2 Deklaracje ubezpieczeniowe ZUS Funkcja Płace > Deklaracje ubezpieczeniowe, umożliwia przeglądanie i wydruk: * Dane o składkach i zasiłkach (ZUS RCA, ZUS RZA) - Obliczanie - Przeglądanie / Wydruk - Raport różnic do KG Pokazuje kwoty różnic w obliczeniach (wynikające z zaokrągleń): PL: liczy składki od każdej pozycji na liście i tak przekazuje do KG Zestawienie: Składka ZUS od wynagrodzeń Płatnik: liczy składki od całej podstawy i taką kwotę płaci się do ZUS Zestawienie: Dane do deklaracji rozliczeniowej DRA Wykazaną kwotę różnicy należy zaksięgować w systemie KG Księga Główna Patrz szczegóły: --> ANEKS 1 Metoda obliczania podatku, składek FUS i FUZ oraz ich księgowanie * Dane o świadczeniach i przerwach (ZUS RSA) - Obliczanie - Przeglądanie /Wydruk * Dane do deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) - Wydruk (patrz wyżej: Raport różnic do KG) Można też zapisywać te deklaracje jako plik KEDU w formatach oczekiwanych przez program Płatnik * Wysyłanie KEDU do Płatnika (zapis do pliku .KDU * Wysyłanie KEDU do Płatnika (zapis do pliku .XML) Wysyłanie zbioru KEDU do Programu Płatnika Wykonujemy kolejne kroki: - Upewniamy się, że NAZWA SKROCONA, NIP oraz REGON są takie same w Programie Płatnika i w programie Trawers (Dane firmy płatnika) - Upewniamy się, ze listy płac są zatwierdzone - Wywolujemy funkcje: Płace\Deklaracje ubezpieczeniowe, podajemy: wynagrodzenie obliczone .... wynagrodzenie wypłacone .... - Tworzymy deklaracje (wywolujemy kolejno funkcje 1, 2 i 3) NOTE: W funkcji 3 jest tylko wydruk danych do deklaracji DRA Samą deklarację tworzymy w Programie Płatnika. - Tworzymy plik KEDU w formacie .KDU lub .XML - W Programie Płatnika: - Wczytujemy dane KEDU. Wybieramy funkcje: ZESTAW\NOWY lub OTWORZ i następnie: ZESTAW\IMPORTUJ NOWE (podajemy ściezke gdzie znajduje się plik KEDU zapisany przez PL) - Tworzymy deklaracje DRA w funkcji: DOKUMENT\NOWY\DEKLARACJA DRA (Wyliczenie wartości w odpowiednich połach formularza następuje po wybraniu przycisku: 'Wylicz') Dokładny opis znajduje się w dokumentacji Programu Płatnika NOTE 01/2014 * Nowe wzory imiennych deklaracji ubezpieczeniowych ZUS-DRA, ZUS-RCA, ZUS-RZA, ZUS-RSA w formacie XML Wg EWD Elektroniczna Wymiana Dokumentów. Specyfikacja wejścia - wyjścia. Wersja 2.2 http://www.zus.pl/bip/default.asp?id=180 Dla Platnik (9) Szczegółowy opis zawartości dokumentu XML podany jest w: Aneks 13 Znane problemy: * Liczba dokumentów pominiętych z powodu braku identyfikacji płatnika: Rada: Wypełnić wszystkie pola identyfkujące płatnika, np. Nazwa skrocona, NIP i upewnić się ze są takie same w Programie Płatnika i w programie Trawers (AD > Firmy > Karta firmy > Dane firmy płatnika) 5.7 Zestawienia 5.7.1 Zestawienia wg składników Zestawienie to drukujemy za pomoca funkcji Zestawienia > Zestawienia wg składników. Można wydrukować: - Zestawienie składników według poszczególnych pracowników: [PL_ZSK10] sumy wartości wszystkich składników jakie pracownik otrzymał w wybranym okresie - Zestawienie dotyczace wybranego składnika wg pracowników: [PL_ZSK20] otrzymujemy informacje kto w wybranym okresie otrzymał wynagrodzenie z danego składnika np. premie, zasiłki porodowe itp. - Podsumowanie wszystkich składników w podanym zakresie czasu: [PL_ZSK30] z podziałem na grupy, do których należą składniki (np. osobno będą podsumowane składniki należące do grupy 'zasiłki', 'płace zasadnicze i dodatki') - Godzinowy bilans czasu pracy: [PL_ZSK40] drukowane są wg pracowników wszystkie składniki, które kod jednostki maja zdefiniowany jako G-Godzina; podsumowywany jest pracownik, składniki oraz całość. 5.7.2 Wynagrodzenie w roku Zestawienie to drukujemy za pomoca funkcji: Zestawienia > Wynagrodzenie w roku. Jest to zestawienie dla wszystkich lub wybranych pracowników wynagrodzenia, podatku dochodowego i składek ZUS. Można podać zakres m-cy: od.. do.. Na wydruku są następujące wartości: - PRZYCHOD OPODATKOWANY - SKLADKI FUS POTRACONE - KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU - ODLICZENIA - DOCHOD OPODATKOWANY - KWOTA ZMNIEJSZAJĄCA PODATEK - SKLADKI FUZ POTRACONE - ZALICZKA ODPROWADZONA - PRZYCHOD NIEOPODATKOWANY - DO WypłatY 5.7.3 Składka ZUS w roku Zestawienie to drukujemy za pomoca funkcji Zestawienia > Składka ZUS w roku. Informuje ono o wielkości składek na ubezpieczenie dla wszystkich lub wybranych pracowników. Można podać zakres m-cy: od .. do .. Na wydruku są sumy składek od umowy o pracę i od umowy zlecenia. 5.7.4 Narzuty na wynagrodzenia wg zleceń [ZZZZZZ] Zestawienie to drukuje się za pomoca funkcji: PL > Zestawienia > Narzuty na wynagrodzenia wg zleceń [PL_ZNA10] i [PL_ZNA20]. Informuje o wielkości narzutów na wynagrodzenie (podatku oraz ZUS) w podziale na poszczególne zlecenia w wybranym miesiącu. 5.7.5 Nieobecności pracowników Listę nieobecności pracowników w wybranym okresie pokazuje funkcja: PL > Zestawienia > Nieobecności pracowników [PL_ZNN10]. Drukowane są okresy nieobecności i zarejestrowane dla tych nieobecności składniki płacowe. 5.7.6 Statystyka zatrudnienia Funkcja: Okresowe > Statystyka zatrudnienia [PL_ZSZ10]. Za pomoca tej funkcji można uzyskać informacje, ile osob było zatrudnionych w podanym dniu oraz ilu zatrudniono, zwolniono oraz ilu było nieobecnych z różnych powodów w podanym okresie. Stan zatrudnienia Zatrudnieni w dniu rrrr.mm.dd : Zatrudnieni w przeliczeniu na etaty: Liczba pracowników przyjętych : Liczba pracowników zwolnionych : Nieobecności Urlop wypoczynkowy : Opieka nad dzieckiem: Urlop szkoleniowy : Inne : 5.7.7 Zestawienie średnich wynagrodzeń PL > Zestawienia > Zestawienie średnich wynagrodzeń [PL_ZSR10] PL Płace. Zestawienie średnich wynagrodzeń NOTE: To jest fragment opisu wyodrębniony z opisu systemu PL Płace Kadry. Patrz szczegóły: PL Płace i Kadry: Dok użytkowa Potrzeba zestawienia Celem zestawienia jest zebranie danych o wynagrodzeniu i warunkach zatrudnienia pracownika, tak aby ułatwić osobie naliczającej wynagrodzenia decyzje czy i w jakiej wysokości należy się wynagrodzenie chorobowe. Średnie wynagrodzenie pracownika za wybrany okres pracy może być podstawą wynagrodzenia chorobowego, premii itp. Mając wydruk zestawienia przychodów wchodzących do średniego wynagrodzenia, można nie tylko obliczyć wynagrodzenie w bieżącym miesiącu ale także sprawdzić obliczenia poprzednich miesięcy np. w przypadku kontroli. Źródło informacji: dane płacowe, definicje składników Zestawienie średnich wynagrodzeń drukuje przychody i średnie na podstawie danych płacowych i definicji składników. Nie korzysta z wartości zapisanych w kartotece kadrowej. NOTE: Dane w kartotece kadrowej obliczane są podczas zamknięcia miesiąca, i mogą być też wpisane ręcznie. Dane z kartoteki kadrowej mogą być wykorzystane przez formuły obliczeń wynagrodzeń. W kartotece kadrowej są przychody wchodzące do średnich z ostatnich 12 miesięcy a zestawienie można wydrukować za dowolny okres. Bezpośrednią przyczyną powstania zestawienia była potrzeba wyliczenia średniej chorobowej w sposób odmienny niż w kartotece kadrowej. Tam wartość przychodów jest dzielona przez liczbę okresów wyznaczonych dla średniej chorobowej w parametrach PL. Na zestawieniu wartość przychodów jest dzielona przez liczbę przepracowanych miesięcy. Jeśli pierwszy miesiąc pracy pracownika nie rozpoczynał się od pierwszego dnia pracującego, to jest on pomijany w średniej chorobowej. Także sposób obliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest inny: na zestawieniu wartość wynagrodzenia jest pomniejszana o składki odprowadzane na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Zapis średnich do kartoteki pracowników Od 12/2022 ---------- Średnie obliczone w zestawieniu można zapisać do kartotek pracowników. W parametrach PL trzeba ustalić: Nr średniej chorob x Liczyć ? [N] [T] Zapisywać średnie dla wynagrodzeń przy zamknięciu m-ca [PL_OZM10] * program oblicza i zapisuje podczas zamknięcia okresu [PL_OZM10] - średnie - podstawy średnich dla ostatnich 12 mcy - dni i godziny przepracowane w okresach liczenia średnich - dni nieobecności [N] Nie zapisywać przy zamknięciu miesiąca. Zapisać w zestawieniu [PL_ZSR10] * program oblicza i zapisuje podczas zamknięcia okresu w PL_OZM10: - dni i godziny przepracowane w okresach liczenia średnich - dni nieobecności - (nie zapisuje średnich ani podstaw) * program pozwala zapisać średnie obliczone w zestawieniu PL_ZSR10 Przeglądanie średnich Na karcie pracownika F2 > Średnie wynagrodzenie program prezentuje średnie i podstawy z ost 12 m-cy oraz dni i godziny przepracowane w okresach liczenia średnich. Dodatkowo pokazuje średnią chorobową wyliczoną i zapisaną wg zestawienia PL_ZSR10 (pole SREDNIAC w karcie pracownika). W składniku płacowym oraz w formułach dodano możliwość użycia tej średniej. Aby skorzystać z nowej średniej należy skopiować definicję składnika wynagrodzenia chorobowego. W nowym składniku we wzorze wybrać średnią SREDNIAC. Słowa kluczowe #Pracownicy-Kartoteka #Wynagrodzenia-ListyPłac #Wynagrodzenia-Składniki #Wynagrodzenia-Parametry 5.8 Polecenia księgowania Polecenia księgowania Polecenia księgowania tworzą się podczas zatwierdzania danych płacowych. O tym na jakie konta tworzą się polecenia, decydują zapisy w tabeli dekretacji. W systemie PL są następujące rodzaje dekretacji: - KW Obliczanie wartości składnika wynagrodzenia - PD Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy - ZU Obliczanie składki FUS - płaconej przez ubezpieczonego - Z1 Obliczanie składki FUS - płaconej przez płatnika - Z2 Obliczanie składki FUZ - płaconej przez ubezpieczonego - Z3 Obliczanie składek FP, FGSP - płaconych przez płatnika - Z4 Obliczanie składek FEP - płaconych przez płatnika - Z5 Obliczanie składek PPK - płaconych pracownika - Z6 Obliczanie składek PPK - płaconych przez zatrudniającego Polecenia księgowania 5.9 Zamknięcie okresu, miesiąca, roku Okresy obliczeniowe Zamknięcie miesiąca Zamkniecie miesiąca wykonuje się w funkcji: Okresowe > Zamykanie okresu > Zamykanie okresu: miesiąca/roku [PL_OZM10]. Zamknięcie kończy proces obliczania wynagrodzeń w tym miesiącu. UWAGA ! Proces zamknięcia miesiąca jest nieodwracalny. Po jego zakończeniu nie ma możliwości korygowania danych ani stornowania list płac. System umożliwia próbne obliczanie list płac dla miesięcy kolejnych, lecz nie można ich zatwierdzić do czasu zamknięcia miesiąca poprzedniego. Podczas zamykania miesiąca obliczeniowego wykonywane są następujące operacje: * Sprawdzenie czy wynagrodzenia wszystkich pracowników są zatwierdzone oraz sprawdzenie poprawności danych płacowych zamykanego miesiąca. * Zapisanie danych o dniach do przepracowania do Kartoteki wynagrodzeń * Zapisanie do kartoteki kadrowej wyliczonych średnich i wykorzystanych dni nieobecności Zamknięcie roku Zamkniecie miesiąca wykonuje się w funkcji: Okresowe > Zamykanie okresu > Zamykanie okresu: miesiąca/roku [PL_OZM10] Zamknięcie m-ca 12 (grudzień) jest równoznaczne z zamknięciem roku. Dane z zamknietego roku są nadal przechowywane w systemie. Można je drukować i przeglądać. Podczas zamykania grudnia wykonywane są dodatkowo następujące operacje: * Program sprawdza, czy są koszty i ulgi i tabela podatku dochodowego następnego roku * Oblicza dni nieobecności, choroby oraz średnie * Oblicza roczny podatek dochodowy od wynagrodzeń poszczególnych pracowników Podatek oblicza wg wskazanej tabeli stawek (pobiera rok i nr tabeli, np. 20xx A) * Zapisuje dane wynikające z obliczeń nadpłat / niedopłat podatku dochodowego 5.10 Weryfikacja Diagnozowanie i usuwanie problemów Weryfikację wykonuje się w funkcji: Okresowe > Weryfikacja [PL_PWE10]. System sprawdza zgodność zapisów w dwóch podstawowych zbiorach: a) Zbiór zatwierdzonych danych płacowych (bieżący miesiąc) b) Kartoteka wynagrodzeń 1. Sprawdza zgodność wartości składników zapisanych w danych płacowych z ich sumami (w grupach) zapisanymi w kartotece wynagrodzeń. 2. Sprawdza zgodność kwot dot. obliczeń podatku dochodowego (dochód, koszty, zaliczka na podatek) zapisanych w danych płacowych z ich sumami zapisanymi w kartotece wynagrodzeń. 3. Sprawdza zgodność zapisów dot. dni nieobecności. W przypadku niezgodności należy: * anulować listy płac i ponownie zatwierdzić lub * odtworzyć dane z ostatniej zawierającej poprawne dane kopii bezpieczeństwa a następnie powtórzyc wykonane od tej pory operacje Niektóre powody wystapienia niezgodności: ----------------------------------------- - wprowadzono zmiany do tabeli składników już po zatwierdzeniu wynagrodzeń, w których zmieniony składnik wystąpił. W takiej sytuacji należy: - przywrocić stan tabeli składników (do stanu przed zmianami) - anulować listy płac - wprowadzić zmiany do tabeli - zatwierdzić wynagrodzenia Kiedy uruchamiać weryfikację ? ------------------------------ - bezpośrednio przed każdorazowym wykonaniem kopii zapasowej systemu - po odtworzeniu danych z kopii zapasowej - po zauważeniu jakiejkolwiek nieprawidłowości w działaniu systemu Diagnozowanie i usuwanie problemów ----------------------------------------------------------------------- 5.11 Ewidencja czasu pracy PL > Płace > Ewidencjonowanie czasu pracy [PL_DCP10] Przepisy: Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy względem każdego pracownika. W programie Trawers do ewidencji służy: Kartoteka czasu pracy. Program mmożliwia szczegółową ewidencje czasu pracy w postaci kart pracy. W ewidencji rejestruje się: - godziny normatywne (można wypełnić automatyczne wg normatywów [PL_DCP30]) - godziny nadliczbowe 50% - godziny nadliczbowe 100% - nieobecnosci: wg kodów zdefiniowanych w Tabeli kodów nieobecności Rejestrując nieobecność: - można podać zakres dat, program doda odpowiedni zapis dla każdego dnia - trzeba podać składnik płacowy, umożliwi to przeniesienie danych z czasu pracy do listy płac Do zbioru: Ewidencja czasu pracy w systemie PL (140 pl%rcz%f) można pobierać czas pracy przepracowany na produkcji. Godziny pracy na produkcji zarejestrowane w systemie ZP Zlecenia produkcyjne. Pobieranie czasu pracy: PL > Płace > Ewidencjonowanie czasu pracy [PL_DCP10] PL > Płace > Wydruk ewidencji czasu pracy [PL_DCP20] Wydruk ewidencji czasu pracy w postaci kart pracy lub sumarycznie. PL > Płace > Wypełnianie kart godz. normatywnymi [PL_DCP30] Program automatycznie wypełnia dane dotyczące normatywnego czasu pracy dla pracowników nie będących na produkcji. Wypełnia zbiór: Kartoteka czasu pracy danymi standardowymi (normatywnymi) Na podstawie informacji zawartych w kartotekach programu: - Kalendarz, pomija dni wolne - Kartoteka pracownika: ile godzin dziennie pracuje : okres zatrudnienia PL > Płace > Czas pracy -> listy płac Na podstawie ustalonych godzin pracy można ustalić wynagrodzenie. Funkcja: PL > Płace > Czas pracy --> listy płac [PL_DLP90] Program przeniesie dane z: Ewidencja czasu pracy na: Lista płac (dla pracowników znajdujących się na tej liście). Przeniesione zostaną nieobecności oraz składniki rozliczane godzinowo. Wynagrodzenie za czas pracy normatywny zostanie naliczone tylko dla pracownikow będących 'Na produkcji'. Wcześniejsze dane o nieobecnościach oraz wynagrodzenie normatywne pracowników na produkcji zostaną usunięte. 6. Aneksy NOTE: Aneksy są w oddzialnym dokumentach: PL Dokumentacja. Aneksy: 1-20 PL Dokumentacja. Aneksy: 21-25 7. Tematy powiązane Tabele. Słowniki Tabela operatorów Polecenia księgowania JPK Jednolity Plik Kontrolny Integracja z internetem e-Trawers Opis ogólny e-Deklaracje podatkowe XML Przelewy elektroniczne. Tworzenie Wzorce dokumentów i etykiet Wzorce Pobieranie z ftp PL PPK Pracownicze Plany Kapitałowe Słowa kluczowe #Pracownicy-Kartoteka #Admin-Operatorzy #Wynagrodzenia-ListyPłac #Wynagrodzenia-Składniki #Wynagrodzenia-Deklaracje #Wynagrodzenia-Parametry #Wynagrodzenia-PPK

www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści

Polityka prywatności Ustawienia Cookies