www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Dokumenty poleceń księgowania 1. Opis ogólny 2. Organizacja zbioru dokumentów poleceń księgowania 3. Przetwarzanie poleceń księgowania 3.1 Tworzenie próbne 3.2 Przeglądanie i drukowanie Wg numerów poleceń księgowania Wg symboli kont Wg dokumentów źródłowych Sumowane na konta w ramach dokumentu Wg symboli dekretacji (operacji) 3.3 Scalone polecenia księgowania 3.4 Weryfikacja poleceń 3.5 Ponowne tworzenie poleceń 3.5.1 Raport zgodności analityki (znaki maskujące) 3.6 Bilansowanie się poleceń księgowania 4. Rekomendacje 5. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Polecenia księgowania są ogniwem pośrednim między dokumentami źródłowymi (transakcjami) w księgach pomocniczych: sprzedaż, zakupy, zapasy, itp. a dokumentami księgowymi w Księdze Głównej. Na podstawie transakcji powstają polecenia księgowania, które następnie zapisuje się jako dokumenty księgowe w Księdze Głównej. Dokumenty księgowe Schemat przekształceń o----------o o------------o o----------o o----------o | Dokumenty| | Polecenia |-->[2] --> | Dokumenty| | Dziennik | | źródłowe |-->[1] -->| księgowania| | w KG |-->[4]--> | i konta | | | | | [3] --> | | | analitycz| o----------o o------------o o----------o o----------o -------- Księgi pomocnicze -------- --------- Księga główna ---------- Sprzedaż, Zakupy, Zapasy, Produkcja Dokumenty księgowe, Stany i obroty Rozrachunki, Płatności, Śr trwałe Bilans, Rachunek wyników Wynagrodzenia, Zaliczki NA ZO MG KB ZP ST PL KG [1] Operacja w księgach pomocniczych: Zatwierdzenie dokumentów źródłowych powoduje utworzenie poleceń księgowania zgodnie ze schematem dekretacji podanym w tabeli dekretacji. Polecenie księgowania otrzymuje kolejny numer o symbolu: MMnnnn [2] Operacja w KG: Pobranie poleceń księgowania do zbioru dokumentów księgowych w KG [3] Operacja w KG Wprowadzanie dokumentów bezpośrednio w KG. Bez pośrednictwa ksiąg pomocniczych. Np. rejestrowanie not memoriałowych. [4] Operacja w KG: Księgowanie (zatwierdzanie) dokumentów. Powoduje nadanie kolejnego numeru w dzienniku księgowań. Schemat omawiany jest też tu: Organizacja ksiąg rachunkowych 2. Organizacja zbioru dokumentów poleceń księgowania Polecenia księgowania, to są dokumenty zapisywane podczas zatwierdzania dokumentów źródłowych w systemach pomocniczych, np. faktur sprzedaży. Polecenia księgowania powstają zgodnie z definicjami dekretacji. Definicje dekretacji znajdują się w tabelach dekretacji. Tabele dekretacji Organizacja ksiąg rachunkowych Polecenia księgowania są dokumentami wielopozycyjnymi. Mogą mieć max. 99999 lub 9999 pozycji. Decyduje parametr w systemie KG. Domyślnie: max. 99999 pozycji. Polecenia księgowania zapisywane są w zbiorach okresowych, np. 03/20xx. Okres zbioru poleceń księgowania jest taki sam jak okres dokumentów źródłowych (transakcji), wg których je utworzono, tu: 03/20xx. Zbiory danych okresowych Okresy obliczeniowe Numerowanie dokumentów Dokumenty poleceń numerowane są zgodnie ze schematem (schemat domyślny): ------- MM nnnn ------- o- -o-- | | | o---------- MM : nr m-ca, np. 07 o-------------- nnnn : numer kolejny w m-cu, np. 000012 Schemat można zmienić (param 0213) na: ------- OO nnnn ------- o- -o-- | | | o---------- OO : operator, np. AA o-------------- nnnn : numer kolejny w m-cu, np. 000012 NOTE: Gdy polecenia tworzone są ponownie w procesie weryfikacji, to [OO] przyjmuje symbol operatora, który wykonuje weryfikację. Jeden lub wiele dokumentów W zbiorze okresowym może być jeden lub wiele dokumentów poleceń księgowania. To zależy od liczby pobrań do Księgi Głównej (KG). Przykład: --------- W pierwszym tygodniu marca w systemie MG rejestrowano dokumenty przychodu do magazynu. Dokumenty zatwierdzano. Powstały polecenia księgowania. Program utworzył 1-szy dokument poleceń o numerze: 030001 ^ ^---- kolejny numer o------ nr miesiaca: marzec -- Dokumenty -------- MG 030001 20xx.03.02 --------------------- --o--- ----o----- | | | o----------- data zapisania pozycji polecenia o--- numer dokumentu polecenia 14-go marca polecenia zostały pobrane do Księgi Głównej (KG) Data pobrania do KG została oznaczona w dokumencie ----->--o | | -----o------ - Polecenia księgowania 20xx/03 ------------------------------- Pobrano w KG - Numer - Poz ------ Konto - Kwota ------ -- Suma - Data - - MG 040001 1 32010 123.00 Wn Dok xx.03.14 v MG 040001 2 30110 123.00 Ma Dok xx.03.14 v MG 040002 1 32010 99.00 Wn Dok xx.03.14 v MG 040002 2 30110 99.00 Ma Dok xx.03.14 v MG 040002 3 32010 264.00 Wn Dok xx.03.14 v MG 040002 4 30110 264.00 Ma Dok xx.03.14 v --------------------------------------------------------------- W następnym tygodniu marca w systemie MG zarejestrowano kolejne dokumenty. Dokumenty zatwierdzono. Powstały polecenia księgowania. Program utworzył kolejny dokument polecenia, nr: 030002 ----------------------- MG 030001 20xx.03.02 v MG 030002 20xx.03.16 ----------------------- --o--- ----o----- - | | o---- v oznacza, że jest w KG | o----------- data zapisania pozycji polecenia o--- numer dokumentu polecenia Po pobraniu numeru 030002, kolejny dokument otrzyma nr: 030003, itd. W praktyce, pobieranie poleceń w KG odbywa się jeden raz w miesiącu. Dlatego dokumenty mają jeden numer, np. 030001 Nie ma potrzeby pobierania częściej, gdyż bieżące zestawienia analityczne zwykle wykonuje się na podstawie dokumentów źródłowych (transakcyjnych) a nie zapisów w KG. Podczas zamykania okresu (miesiąca) w systemie pomocniczym, np. w systemie sprzedaży NA, program sprawdza, czy wszystkie polecenia zostały pobrane w Systemie KG Księga Główna. 3. Przetwarzanie poleceń księgowania Zapisy w zbiorze poleceń księgowania można: * Tworzyć na próbę * Tworzyć na trwałe (zapisywać) * Przeglądać i drukować * Weryfikować * Tworzyć ponownie (odbudowywać) 3.1 Tworzenie próbne Program tworzy próbnie polecenia księgowania wg dokumentów źródłowych, które jeszcze nie zostały zatwierdzone. Np. MG > Okresowe > Polecenia księgowania > Tworzenie próbne [MG_PPK30] Tworzenie próbne pozwala sprawdzić poprawność dekretacji przed końcowym tworzeniem, które odbywa się podczas zatwierdzania dokumentów. Można wskazać (warunek query) dokumenty źródłowe, wg których utworzone będą polecenia. Np. operator może sprawdzić dekretacje swoich dokumentów przed ostatecznym zatwierdzeniem. Poprawność dekretacji (konta docelowe) można także sprawdzić umieszczająć pieczątkę dekretacyjną na wydruku dokumentu źródłowego, np. na fakturze. Pieczątka dekretacyjna: patrz opis poniżej i tu: Tabele dekretacji Polecenia utworzone próbnie można przeglądać wg kont i numerów dokumentów źródłowych. Nie można przeglądać wg numerów poleceń księgowania, gdyż program w fazie tworzenia próbnego nie tworzy dokumentów poleceń (nie nadaje numerów). NOTE Patrz też: Księgowanie próbne wg dok źródłowych AD > Finanse > System dekretacji > Księgowanie próbne [AD_PDV14] Jest to symulacja zapisów na konta księgowe na podstawie dokumentów źródłowych i tabel dekretacji w systemach dziedzinowych. Pobieranie poleceń księgowania w KG 3.2 Przeglądanie i drukowanie Wg numerów poleceń księgowania Uporządkowane wg numerów dokumentów --------------------------------------------------------------- Pobrano w KG - Numer - Poz ------ Konto - Kwota ------ -- Suma - Data - - MG 040001 1 32010 123.00 Wn Dok xx.03.14 v MG 040001 2 30110 123.00 Ma Dok xx.03.14 v MG 040002 1 32010 99.00 Wn Dok xx.03.14 v MG 040002 2 30110 99.00 Ma Dok xx.03.14 v MG 040002 3 32010 264.00 Wn Dok xx.03.14 v MG 040002 4 30110 264.00 Ma Dok xx.03.14 v --------------------------------------------------------------- o --o--- -o-- --o----------- -----o------ o- | | | | | Strona | | | Konto Kwota dekretacji System | Pozycja Numer dokumentu Wg symboli kont Uporządkowane wg symboli kont Wg dokumentów źródłowych Dekretacje pozycji wskazanego dokumentu. Faktura sprzedaży ma 20 pozycji. Kazda pozycja jest dekretowana na 4 konta: 202 Wn 700 Ma 202 Wn 221 Ma to zestawienie będzie miało 4 * 20 = 80 pozycji Sumowane na konta w ramach dokumentu Dekretacje sumowane na konta powtarzające się w dekretacji dokumentu Sumowane zestawienie dla faktury (patrz wyżej) będzie miało 3 pozycje: -------------------------- Konto Kwota Wn Kwota Ma ----- -------- -------- 202 99999999 221 99999999 700 99999999 -------- -------- Razem 99999999 99999999 -------------------------- Wg symboli dekretacji (operacji) Uporządkowane wg rodzajów operacji oraz symboli dekretacji. --------------------------------------------------- Operacja --- Konto ------- -- Kwota Wn Kwota Ma O2 O2-/ Odchylenia 301-10 -3.00 0.00 340- 0.00 -3.00 ======================================== Razem -3.00 -3.00 ................................................... PR PR+/ Zakup towarów 201- 0.00 3,018.50 301-10 3,018.50 0.00 ======================================== Razem 3,018.50 3,018.50 --------------------------------------------------- 3.3 Scalone polecenia księgowania AD > Finanse > System dekretacji > Scalone polecenia księgowania [AD_PDV12] Program połączy polecenia księgowania systemów pomocniczych: KB, MG, NA, PL, ST, ZO, ZP Funkcja pokazuje zapisy na kontach, tak jak w KG (zestawienie obrotów konta), ale jeszcze przed pobraniem ich do księgi głównej. Można, np. przeglądać zapisy na kontach rozliczenia magazynu lub kasy w taki sposób jak zapiszą się ona na kontach, tzn. sumami dokumentów. Zestawienie pomaga sprawdzić poprawność poleceń z perspektywy całego programu Trawers. Pokazuje sumy obrotów i sald wynikających z transakcji zapisanych w poszczególnych systemach pomocniczych. Można sumować kwoty dokumentów poleceń w taki sam sposób, w jaki odbywa się to podczas pobierania poleceń w systemie KG Księga Główna o----------------------------------[X]o | K wg symboli Kont | | D wg symboli Dekretacji | | S wg pola Sumuj z definicji dekretu | o-------------------------------------o 3.4 Weryfikacja poleceń Weryfikacja poleceń księgowania jest elementem ogólnego systemu zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony przed nieuprawnionym dostępem do danych i dbania o integralność i poprawność danych. Patrz też: Bezpieczeństwo. Mechanizmy Podczas weryfikacji poleceń księgowania program sprawdza, czy zapisy w zbiorze poleceń księgowania wynikają z zapisów w dokumentach i tabeli dekretacji. Po zakończeniu przetwarzania można oglądać raport wskazujący ew. niezgodności Jeżeli są niezgodności, np. zmieniono dekretacje, to można powtórnie utworzyć polecenia na podstawie dokumentów i aktualnych dekretacji Dodatkowo, program wskazuje symbole kont, które powstały podczas tworzenia poleceń a których nie ma w aktualnym planie kont w KG 3.5 Ponowne tworzenie poleceń (odbudowywanie) Tworzenie poleceń ksiegowanie na nowo Program na nowo utworzy polecenia księgowania - na podstawie zatwierdzonych dokumentów oraz aktualnej tabeli dekretacji. NOTE: Powstanie jeden, wielopozycyjny dokument, np. 030001 Polecenia można ponownie utworzyć także w miesiącach zamkniętych w systemach dziedzinowych (z wyjątkiem ST Środki Trwałe). Można zmienić dekretację w tabeli dekretacji i utworzyć polecenia księgowania z dekretacjami na inne konta. Pobranie poleceń w KG Księga Główna Polecenia można następnie pobrać w KG jako dokumenty z ksiąg pomocniczych. Jeżeli pierwotnie utworzone polecenia księgowania zostały już pobrane, przed ponownym pobraniem nowych poleceń należy je usunąć z KG. NOTE: System KG Księga Główna musi mieć oczywiście ten okres otwarty. Jeżeli nie można usunąć, bo zostały zaksięgowane, to można utworzyć bliźniaczy dokument (skopiować) ze znakiem (-) jako dokument stornujący. (en: Contra-entry, Reversing Transaction). Ponowne tworzenie poleceń stosowane jest najczęściej w celu poprawnienia lub zmiany dekretacji. Ponowne tworzenie poleceń księgowania to jest opcja w funkcji weryfikacji poleceń. o------------------------------------------------------o | [T] Ponownie utworzyć polecenia | | | | [N] Nie tworzyć ponownie, tylko sprawdzić poprawność | o------------------------------------------------------o Kroki * Zmienić dekretację w tabeli * Wykonać: Weryfikacja polecen z ponownym tworzeniem ([T] Ponownie utworzyć polecenia) * Usunąć poprzednio pobrany dokument z KG * Powtórnie pobrać polecenia księgowania w KG 3.5.1 Raport zgodności analityki (znaki maskujące) AD > Finanse > System dekretacji > Zgodność analityki(znaki maskujące) [AD_PDV15] Funkcja jest przydatna w przypadku ustalenia niezgodności między księgą główną a księgami pomocniczymi na pozycjach analitycznych. Program sprawdza zgodność wypełnienia znaków maskujących EE,GG,WW,OO,L,SS w dokumentach z aktualną wartością w kartotece KIM i kartotekach kontrahentów. Sytuacja niezgodności może nastąpić np. w przypadku zmiany, np. grupy indeksu (znaki maskujące GG) w karcie KIM. Grupa indeksu jest zapisywana w dokumencie na etapie jego tworzenia i stąd użyta do utworzenia polecenia księgowania. Zmiana grupy w karcie KIM nie zmienia zapisu w już utworzonych dokumentach a co za tym idzie nie ma wpływu na polecenie księgowania. 3.6 Bilansowanie się poleceń księgowania Dokument zbilansowany Dokument poleceń księgowania jest zbilansowany, gdy po zsumowaniu wszystkich pozycji, suma kwot Wn jest równa sumie kwot Ma. Dokument jest zbilansowany, jeżeli poprawne (zbilansowane) są definicje dekretacji w tabelach symboli dekretacji. Dekretacje zbilansowane: --------------------------------------------------- Operacja Dekretacja ------------------------------- ------------- ZM Przyjęcie materiału z zakupu 311 Wn 301 Ma ZT Przyjęcie towaru z zakupu 330 Wn 303 Ma PW Przyjęcie wyrobu z produkcji 601 Wn 580 Ma --------------------------------------------------- Dekretacje niezbilansowane: --------------------------------------------------- Operacja Dekretacja ------------------------------- ------------- ZM Przyjęcie materiału z zakupu 311 Wn 301 Ma ZT Przyjęcie towaru z zakupu 303 Ma PW Przyjęcie wyrobu z produkcji 601 Wn 580 Ma --------------------------------------------------- Patrz też parametr KG: Szablon dekretacji musi być zbilansowany [T] Szablon dekretacji musi być zbilansowany (Suma Wn = Suma Ma) W tabelach symboli dekretacji, w systemach pomocniczych. [N] Szablon dekretacji nie musi być zbilansowany. Patrz szczegóły: Parametry systemu KG 4. Rekomendacje Oszczędny plan kont * Unikać rozbudowanego planu kont. Nie tworzyć dodatkowych kont analitycznych ponad niezbędne minimum. Większość niezbędnych zestawień można uzyskać z ksiąg pomocniczych. Patrz szczegóły: Raporty i analizy Dodatkowa korzyść prostego planu kont: nie ma potrzeby synchronizacji zapisów na kontach w KG z zapisami w księgach pomocniczych. Znika pracochłonne sprawdzanie zgodności, ustalanie przyczyn i poprawienie niezgodności. Pobierać jeden raz w m-cu * W KG pobierać jeden raz w miesiącu, po zakończeniu miesiąca. Nie ma potrzeby pobierania częściej, gdyż bieżące zestawienia analityczne zwykle wykonuje się na podstawie dokumentów źródłowych (transakcyjnych) a nie zapisów na kontach w KG. Sumować kwoty * Polecenia księgowania sumować, tzn. w tabeli dekretacji oznaczyć: [Tak] Uzasadnienie jest jak wyżej: bieżące zestawienia analityczne należy wykonywać na podstawie dokumentów źródłowych (transakcyjnych). Pieczątki dekretacyjne * Na wydrukach dokumentów można umieszczać pieczątki dekretacyjne. Pieczątka dekretacyjna to są kwoty sumowane na konta w ramach dokumentu. Ułatwiają sprawdzenie schematów dekretacji. Pieczątki umieszcza się na wzorcach wydruków dokumentów, które generują polecenia księgowania, np. faktury sprzedaży, faktury zakupu. Przykłady pieczątek są w tym opisie: Patrz szczegóły: Tabele dekretacji Na wzorcach trzeba wstawić blok danych: [oDEKRET] {ş----DEKRET----ş} Patrz szczegóły: Funkcje TrExtLang Parametry KG * Odpowiednio ustalić parametry systemu KG Szablon zbilansowany ? [T] Można korygować polecenia księgowania ? [N] Sprawdzać konta w poleceniach księgow ? [T] Można księgować dokument z kwotą 0.00 ? [N] Patrz szczegóły: Parametry systemu KG 5. Tematy powiązane Organizacja ksiąg rachunkowych Dokumenty księgowe Tabele dekretacji Pobieranie poleceń w KG Parametry systemu KG Okresy obliczeniowe Bezpieczeństwo. Mechanizmy Raporty i analizy Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Księgowość-PoleceniaKsięgow #Księgowość-Dokumenty #Księgowość-KsięgaGłówna
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści