www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Przyjęte zasady rachunkowości (zarys) 1. Wymogi ustawy 2. Zarządzenie kierownika jednostki (propozycja treści dokumentu) 3. Załączniki do zarządzenia 3.1 Zasady ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych Zasady odwzorowania zdarzeń w systemie rachunkowości Opis codziennych czyności 3.2 Wykaz stosowanych kont 3.3 Wykaz zbiorów tworzacych księgi rachunkowe 3.4 Opis systemu informatycznego Identyfikacja programu Wykaz programów, algorytmów i rola parametrów Wartości parametrów sterujących pracą programu 3.5 Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów 3.6 Okres przechowywania dokumentów 4. Kontrola wewnętrzna 5. Tematy powiązane 1. Wymogi ustawy Ustawa o rachunkowości wymaga, aby kierownik jednostki gospodarczej utworzył dokumentację, która opisuje przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Fragmenty ustawy ... Art. 4. 1. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. ... 5. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki ... zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Art. 10. 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W szczególności: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów 2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1. 3. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki, inne niż wymienione w art. 2 ust. 3, mogą stosować MSR. ... Poniżej znajduje się propozycja układu i zawartości takiej dokumentacji w tej części, która nawiązuje bezpośrednio do użytkowanego programu Trawers. 2. Zarządzenie kierownika jednostki (propozycja treści dokumentu) Zarządzenie kierownika jednostki Stosownie do postanowień ustawy o rachunkowości (...) ustalam co następuje: 1. Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy. Tj. okres 12 kolejnych miesięcy począwszy do miesiąca 01 stycznia. 2. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze. Za okres sprawozdawczy przyjmuje się: okres jednego miesiąca. Sumowania obrotów na kontach księgi głównej oraz uzgadniania z dziennikiem i zapisami na kontach ksiąg pomocniczych odbywają się w ramach okresów sprawozdawczych. 3. Księgi jednostki prowadzi się w siedzibie (... podac siedzibę) 4. Rachunek zysków i strat (Rachunek wyników) sporządza się w wariancie porównawczym / kalkulacyjnym (... wskazać wariant) 5. Rachunek przepływów pieniężnych sporządza się wg metody pośredniej / bezpośredniej (... wskazać metodę) 6. Ewidencję i rozliczenie kosztów działalności operacyjnej prowadzi się (... tu opisać sposób) np. według rodzajów - na kontach zespołu 4, przy zastosowaniu konta 490 i równocześnie według funkcji (działalności) - na kontach zespołu 5. W przedsiębiorstwach produkcyjnych należy utworzyć dokument: 'Architektura systemu ustalania kosztów wytworzenia', którego zadaniem jest ustalenie kosztów wytworzenia wyrobów sprzedanych. W programie Trawers system ten jest oparty o zleceniowy rachunek kosztów normatywnych (ZRKN) Zleceniowy rachunek kosztów 7. Ustala się 3 znakowy symbol kont syntetycznych określonych w Wykazie kont załączonym do Planu kont 8. Księgi pomocnicze prowadzi się dla: * [ST] Środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych * [NA] [ZO] Rozrachunków z kontrahentami, tj. wykaz analityczny zapisów zwiększających i zmniejszających należności i zobowiązania * [NA] Operacji sprzedaży - kolejno numerowane własne faktury i inne dowody * [ZO] Operacji zakupu - obce faktury i inne dowody * [KB] Operacji gotówkowych w kasach oraz operacji bankowych * [MG] Zapasów magazynowych * [ZP] Kosztów normatywnych i rzeczywistych zleceń produkcyjnych 9. Dowody zastępcze można stosować w następujących przypadkach: (... wymienić) (art. 20 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 ustawy) 10. Podstawą działalności jednostki jest (... opisać) 11. Działalnością pomocniczą do działalności podstawowej jest (... opisać) 12. Inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadza się ... (... opisać metodę i częstotliwość) 13. Integralną częscią zarządzenia są następujące załączniki: 1) Zasady ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych 2) Wykaz stosowanych kont 3) Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych 4) Opis systemu informatycznego zawierający wykaz programów wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. 5) Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nim zapisow. 3. Załączniki do zarządzenia 3.1 Zasady ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych Zasady odwzorowania zdarzeń w systemie rachunkowości Tu opisuje się elementy systemu rachunkowości, które funkcjonują w jednostce, np. wycena stanu i rozchodów rzeczowych składników aktywów obrotowych, oraz sposob ewidencji, np. rejestrowanie dokumentów w systemie magazynowym. Czesto stosowaną metodą opisu jest omawianie funkcjonowania kolejnych kont w planie kont. Ze szczegółowym opisem dokumentow źródłowych i sposobem ich przekształcania do pozycji dokumentów poleceń księgowania, aż do bezpośredniego zapisu na konta w Księdze Głównej. Np. materiały służące do wytwarzania produktów ewidencjonuje się ilościowo i wartościowo, w rzeczywistych cenach zakupu, wartość rozchodu ustala się metodą FIFO Pierwsze przyszło, Pierwsze wyszło. Dodatkowo, szczegółowo opisać rolę i zasady ewidencji w poszczególnych księgach pomocniczych, np. ZO Zakupy, zobowiązania * Ewidencja dokumentów dotyczących zobowiązań (faktury, noty) * Rejestry zakupu i PTU( VAT) naliczony * Ewidencja rozrachunków z dostawcami (faktury, noty, płatności) * Rejestr dostaw i faktur oczekujących na dostawy Wskazać osoby odpowiedzialne za poprawność ewidencji w księgach pomocniczych oraz za poprawność przekazywania poleceń księgowania do Księgi Głównej. W szczególności za poprawność definicji dekretacji w tabeli dekretacji oraz za zgodność zapisów w księgach pomocniczych i Księdze Głównej. Opis codziennych czyności Opisuje sie codzienne i okresowe prace wykonywane na poszczególnych stanowiskach ewidencjonowania i przetwarzania dokumentów, tzw. instrukcja stanowiskowa. Np. Stanowisko: Prowadzenie gospodarki pieniężnej * Przyjmowanie i wypłaty gotówki * Nadzor nad rozliczaniem zaliczek gotówkowych * Bieżące wprowadzanie wyciągów bankowych * Przygotowanie przelewów bankowych w systemie bankowości elektronicznej * Pilnowanie terminarza zapłat 3.2 Wykaz stosowanych kont Wykaz stosowanych kont znajduje się w zastawieniach programu Trawers: 1. KG > Zestawienia > Plan kont syntetycznych 2. KG > Zestawienia > Plan kont analitycznych 3.3 Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe Zbiory tworzące księgi rachunkowe mogą być prowadzone w sposób tradycyjny, np. w skoroszytach, teczkach, szufladach oraz w elektronicznych bazach danych w systemie informatycznym (tu: w programie Trawers). Zbiory prowadzone w programie Trawers wymienione i opisane są w dokumentacji programu. Jest tam określenie ich struktury, wzajemne powiązania. Słownik danych - opis Funkcje w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych. Organizacja ksiąg rachunkowych 3.4 Opis systemu informatycznego Identyfikacja programu. Plik: licencja.txt Program Trawers, produkcji firmy Tres Centrum Oprogramowania. Cechy identyfikujące zapisane są w pliku: licencja.txt W pliku zapisane są m.in. * Numer wersji programu, np. 5.00 * Nr seryjny programu, np. 00121331 * Data utworzenia pliku licencji, np. 20xx.09.11 * Data udzielenia licencji * Data wygaśnięcia licencji * Konfiguracja programu, tj. lista systemów (modułów) * itd. Należy pamiętać, że użytkowanie programu Trawers regulowane jest przepisami prawa autorskiego. Patrz opis: Warunki licencji Warunki licencji Dodatkowo, na ekranie: AD > Trawers > Konfiguracja, podana jest data wydania, np. 20xx.10.11, która umożliwia ustalenie właściwości funkcjonalnych programu. Identyfikacja programu Trawers Informacje o nowościach i zmianach w programie są publikowane na portalu Tres, na stronach: Baza Wiedzy Trawers ERP. Podany jest opis zmian i data ich wprowadzenia do programu. Nowości i zmiany Dopuszczenie do stosowania programu Kierownik jednostki decyduje o dopuszczeniu do stosowania programu o cechach podanych w: licencja.txt, w wydaniu z dnia: ... Wykaz programów, algorytmów i rola parametrów Pozostałe informacje, tj. wykaz programów wraz z opisem algorytmów i roli parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania podane są w innych opisach dostępnych w programie (AD > ...) oraz w: Baza wiedzy Trawers ERP. Kierownik jednostki wskazuje w jaki sposób wykorzystuje się parametry. Wartości parametrów sterujących pracą programu System parametrów Wartości parametrów sterujących pracą programów powinny być elementem dokumentacji w sprawie zasad rachunkowości. Należy ująć, co najmniej: * Parametry wszystkich użytkowanych systemów, np. parametry KG * Wartości słowników i tabel sterujących, np. grupy indeksów, tabele odsetek, stawki PTU, stawki podatku PIT * Schematy dekretacji (symbole operacji) użyte w systemach pomocniczych KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10] KG > KSO > Schematy dekretacji [KG_ZSD10] * Tabele procesów automatycznych, np. automaty księgowe * Parametry operatorów (ról), preferencje operatorów * Arkusze programu MS Excel, stosowane w module analiz KE, np. bilans 3.5 Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów Bezpieczeństwo. Mechanizmy Należy zapewnić bezpieczeństwo danych i programów komputerowych. Celem systemu ochrony jest: * Zabezpiecznie przed utratą lub uszkodzeniem * Uniemożliwienie dostępu do danych i programów osobom nieuprawnionym * Zabezpiecznie przed kradzieżą sprzętu i tym samym utratą danych * Ustalenie procedur na wypadek awarii sprzętu lub zasilania W zwiazku z tym, wprowadza się obowiazek: * Wykonywania kopii bezpieczeństwa na nośniki, które można umieścić w innych pomieszczeniach, tj. ... * Wykonywanie kopii co najmniej w okresach ... * Następujące kontrole i weryfikacje ... np. kontrola na obecność wirusów ... weryfikacje danych i zestawienia kontrolne w programie Trawers ... weryfikacja uprawnień operatorów (użytkowników) programu * Sprzęt komputerowy znajduje się ... * Zabezpieczenie przed niepożądanym dostępem z sieci internet ... * Dane archiwalne przechowuje się przez okres ... * Dane archiwalne przechowuje się na nośnikach ... w pomieszczeniu .. 3.6 Okres przechowywania dokumentów Archiwum danych Okres przechowywania dokumentów jest uzależniony od ich rodzaju. Zgodnie z artykułem 74 ustawy o rachunkowości (fragmenty): 1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat. 2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe - 5 lat 2) karty wynagrodzeń pracowników, nie krócej niż 5 lat 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy 4) dowody księgowe dotyczące ... przez 5 lat 5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości (politykę rachunkowości) - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności 6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok 7) dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat 3. Okresy przechowywania wymienionej dokumentacji oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego wymienione zbiory dotyczą. 4. Kontrola wewnętrzna Kontrola wewnętrzna to proces, którego celem jest zapewnienie, że jednostka prawidłowo realizuje swoje zadania i osiąga założone cele. Kontrola wewnętrzna spełnia ważną rolę w zapobieganiu i wykrywaniu nadużyć oraz w ochronie zasobów materialnych i niematerialnych jednostki. Udziela odpowiedzi na pytanie: ----------------------------- Jak jest, a jak być powinno ? ----------------------------- Kontroli wewnętrznej podlegają wszystkie występujące w przedsiębiorstwie procesy techniczne, technologiczne, ekonomiczne i społeczne. Podstawowe ogniwo w systemie kontroli wewnętrznej stamowi główny księgowy oraz pion, który mu podlega tj. księgowość, rachunkowość. Współcześnie większość procesów operacyjnych i finansowych przedsiębiorstw wspomaganych jest przez systemy oprogramowania. Kontroli wewnętrznej podlegają procesy, w których biorą udział systemy oprogramowania. Jednocześnie, same systemy mogą wspomagać pracę kontrolerów. Program Trawers jako element składowy systemu rachunkowości, następująco wspomaga kontrolę wewnętrzną jednostki: * W obszarze bezpieczeństwa danych Mechanizmy bezpieczeństwa * W obszarze zgodności zapisów zródłowych i zapisów w księgach Organizacja ksiąg rachunkowych * W obszarze zgodności stanów faktycznych z zapisami w kartotekach Inwentaryzacja * W obszarze działalności handlowej Raporty i analizy * W obszarze działalności produkcyjnej Koszty produkcji NOTE: Patrz też: Ustawa Sarbanes-Oxley (SOX). SOX wprowadzono w USA w 2002 roku. Od tego czasu kolejne kraje wprowadzają zbliżone regulacje, np. Japonia i Kanada. SOX wprowadza: * Wymóg ujawniania przez kierownictwo dodatkowych informacji dotyczących skuteczności kontroli wewnętrznej * Obowiązek kontroli jakości usług biegłych rewidentów * Sankcje finansowe i karne dla władz spółki w przypadku wykrycia błędów w sprawozdaniu finansowym * Bezwzględny wymóg niezależności biegłego rewidenta 5. Tematy powiązane Organizacja ksiąg rachunkowych Trawers a ustawa o rachunkowości Plan kont w Księdze Głównej Rachunkowość firm produkcyjnych Słownik danych. Opis Warunki licencji Dług technologiczny Zadania administratora Trawers System parametrów Bezpieczeństwo. Mechanizmy Bezpieczeństwo danych. Pytania Okresy obliczeniowe Archiwum danych Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Księgowość-PoleceniaKsięgow #Księgowość-Dokumenty #Księgowość-KsięgaGłówna
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści