www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Osoby do kontaktu u kontrahentów 1. Opis ogólny 2. Gromadzone informacje 2.1 Karta osoby 2.2 Uporządkowanie kart osób 2.3 Powiązanie karty osoby z innymi informacjami 3. Adres e-mail osoby do kontaktu 4. Wyszukiwanie kontrahentów wg osoby do kontaktu 5. Lista osób do kontaktu 6. Jak przyśpieszyć dopisywanie osoby do kontaktu ? 7. Kompetencje osoby 8. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Osoby do kontaktu (en: Contact), to konkretne (z imienia i nazwiska) osoby powiązane z kontrahentami. * Osoby powiązane z kartą odbiorcy w kartotece odbiorców w NA. Dane osób program zapisuje w tabeli: 234 Osoby do kontaktu NA. Zarządzanie bazą odbiorców * Powiązane z kartą dostawcy w kartotece dostawców w ZO. Dane osób program zapisuje w tabeli: 359 Osoby do kontaktu ZO. Zarządzanie bazą dostawców * Powiązane z kartą magazynu, w tabeli magazynów w MG Dane osób program zapisuje w tabeli: 245 Tab mag, grup, jm MG. Tabela magazynów Wiele osób do kontaktu Z jednym kontrahentem, tj. odbiorcą i dostawcą można powiązać wiele osób do kontaktu. Każda osoba może mieć inną funkcję i w różnych sprawach można kontaktować się z różnymi osobami. Osoby do kontaktu w innych modułach W programie Trawers ERP karty osób do kontaktu, gromadzone w systemie NA Sprzedaż i w systemie ZO Zakupy, można powiązać z danymi w pozostałych systemach programu Trawers ERP. * Zdarzenia rejestrowane w programie Trawers powiązane są z osobami. Np. wysyłane i odbierane e-maile, kontakty (zdarzenia) rejestrowane w systemie RK Rynek-Kontakty. Patrz szczegóły: RK Rynek Kontakty * Kontrahentów (odbiorców i dostawców) można wyszukać, gdy znane jest nazwisko osoby do kontaktu. * Przychodzące e-maile łączy się (kojarzy) z kontrahentami poprzez adres e-mail zapisany w karcie osoby do kontaktu. * Fakturę sprzedaży można wysłać do klienta na adres e-mail podany w karcie osoby. Patrz szczegóły: E-mail. W kontaktach z kontrahentami * Z osobą zapisaną w karcie magazynu, można ustalić szczególy dotyczące dnia i godziny odbioru towaru. 2. Gromadzone informacje 2.1 Karta osoby do kontaktu Symbol, imię i nazwisko Symbol (pole techniczne KOSYMBOL) Symbol nadawany automatycznie. Przyjmuje wartości generowane losowo przez program. Symbol służy do powiązania karty z innymi informacjami np. z e-mailami i kontaktami w bazie kontaktów marketingowych Pan(i) Imię i nazwisko, np. Adam Abacki Stanowisko Stanowisko np. Główny księgowy Dział Symbol działu Dział w którym pracuje osoba do kontaktu. Symbole są stałe. BI Biuro FI Dział Finansowo-Księgowy IN Dział Informatyki SP Dział Sprzedaży ZA Dział Zakupów DS Dział Serwisu ZZ Zarząd Do osób pracujących w poszczególnych działach można kierować e-maile na podane adresy, np. * Do osoby pracującej w dziale: FI Finansowo-Księgowym można wysłać e-maile z wezwaniami do zapłaty * Do osoby pracującej w dziale: IN Informatyki można wysłać informacje o najnowszych wydaniach oprogramowania Telefon Telefon, IP Voice, np. dla Skype np. 058 623 321 321 Adres e-mail Adres e-mail np. aabacki@firma.pl 1. Na podane adresy program wysyła e-maile do osób do kontaktu powiązanych z kontrahentami: odbiorcami, dostawcami i pracownikami (en: Outgoing mail). 2. Podane adresy umożliwiają automatyczne powiązanie e-maili przychodzących (en: Incoming mail) z kontrahentami (osobami u kontrahentów). NOTE: Takie same adresy e-mail można powiązać z wieloma osobami do kontaktu. Np. księgowa firmy i pracownik biura rachunkowego. O tym, z którą osobą i z którym kontrahentem powiązany będzie e-mail przychodzący decyduje wskaźnik w karcie: Powiązać odebrane ? [T][N]. Szczegóły, patrz opis poniżej: Adres e-mail. Zgoda na otrzymywanie e-maili Wskazanie, czy można wysyłać e-maile do tej osoby [ ] [T] [N] [?] Pozycja decyzyjna Pozycja decyzyjna [1] [2] [3] [4] [5] Pozycja decyzyjna, czyli ocena w jaki stopniu osoba do kontaktu ma wpływ na realizacje naszych celow biznesowych. Np. szef działu zaopatrzenia ma większy wpływ na podjęcie decyzji o zakupie sprzedawanych przez nas materiałów, niż magazynier. Podobnie, szef działu informatyki ma większy wpływ na wybór systemu ERP, niż elektronik, który serwisuje komputery. Pozycję osoby warto uwzględnić podczas rozmów handlowych oraz przy masowej wysyłce materiałów marketingowych, np. e-maili. Operator zewnętrzny RA Zdalny dostęp T/N [T] Oznacza, że ta osoba jest pracownikiem firmy partnerskiej (kontrahenta) i ma prawo do zdalnego dostępu do programu Trawers. Po zalogowaniu do programu uzyska uprawnienia (role) przydzielone operatorowi o podanym symbolu. Symbol podaje sie w następnym polu. (dodatkowo, trzeba podać: E-mail (login) i Hasło zdalnego dostępu) RA Zdalny dostęp kontrahentów Przykład karty - --- Pan(i) ------------------ Dział ---- Stanowisko -------------- @B Of P Janina Kruk Biuro BI Specj ds Sprzedaży T NN 3 ---------------------------------------------------------------------------- Tel 1 111-222-333 Tel 2 Email [T/ ] biuro@odb000001.pl Zmieniono AA 20xx.04.29 Utworzono AA 20xx.10.14 Ostatni e-mail . . ---------------------------------------------------------------------------- 2.2 Uporządkowanie kart osób Dla celów wyszukiwanie i tworzenia zestawień, kartoteka osób do kontaktu uporządkowana jest (sortowana) wg pól (kolumn): * Pan(i) Imię i nazwisko osoby (KOOSOBA 30 znaków) * E-mail Adres e-mail osoby (KOEMAIL 65 znaków) 2.3 Powiązanie karty osoby z innymi informacjami * Kontakty rejestrowane i planowane (terminarz) powiązane są z kontrahentami i osobami do kontaktu u kontrahentów. RK Rynek Kontakty * Osoba do kontaktu może być uprawniona do zdalnego dostępu do danych w programie. (dodatkowo, trzeba podać: E-mail (login) i Hasło zdalnego dostępu) RA Zdalny dostęp kontrahentów * Osoba odbierająca fakturę Osoba do kontaktu jest wskazywana jako osoba odbierająca dokument sprzedaży. Patrz param: [1] 0104 Można wpisać dowolne dane [ ] 0104 Trzeba wybrać osobę ze zbioru osób do kontaktu * Wysyłanie faktury e-mailem Na adres e-mail osoby do kontaktu, wskazanej jako osoba odbierająca, można automatycznie wysłać dokument sprzedaży, ofertę lub fakturę. Wysyłanie faktur e-mailem 3. Adres e-mail osoby do kontaktu Szczególne znaczenie ma adres e-mail. 1. Na podane adresy program wysyła e-maile do osób do kontaktu powiązanych z kontrahentami: odbiorcami, dostawcami i pracownikami (en: Outgoing mail). 2. Podane adresy umożliwiają automatyczne powiązanie e-maili przychodzących (en: Incoming mail) z kontrahentami (osobami u kontrahentów). Wskaźnik: Powiązać odebrane ? Adresy e-mailowe mogą powtarzać się w bazie danych. Można podać takie same adresy w kartach wielu osób i u różnych kontrahentów. Jeżeli jest wiele takich samych adresów w bazie danych, to e-mail odebrany program powiąże z tym adresem (osobą i kontrahentem), który ma wskaźnik: Powiązać odebrane ? = [T]. Tylko jeden z powtarzających się adresów może otrzymać wskaźnik: Powiązać odebrane ? = [T]. Wskaźnik można zmienić w karcie osoby do kontaktu. Program wskaże w której innej karcie jest taki sam e-mail i zapyta: [Czy zmienić oznaczenie ?]. Gdy zgoda, to wpisze [T] w karcie bieżącej i wpisze [N] w tej innej karcie, z takim samym adresem e-mail co w bieżącej. Gdy przychodzi e-mail z adresu: aabacki@firma.pl i adres jest oznaczony [T], to wiemy, że otrzymaliśmy e-mail od tej konkretnej firmy. Gdy przychodzi e-mail z adresu: aabacki@firma.pl i adres nie jest oznaczony (jest [ ]), ale jest tylko jeden taki adres w bazie danych, to też wiemy, że otrzymaliśmy e-mail od tej konkretnej firmy. Program automatycznie łączy e-mail z osobą i z firmą. Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail E-mail. W kontaktach Patrz przykłady niżej. Czy można scalić e-maile ? Pani Dorota Fortuna została wpisana jako osoba do kontaktu w trzech firmach. W każdej firmie podano te same adresy e-mailowe. Adres e-mail Symbol firmy Osoba do kontaktu ---------------- ------ ----------------- dorotaf@firmaabc.pl 000001 Dorota Fortuna dorotaf@firmaabc.pl 000002 Dorota Fortuna dorotaf@firmaabc.pl 000003 Dorota Fortuna W rezultacie, w bazie danych e-maili jest korespondencja z Dorotą Fortuna powiązana z trzema firmami: 000001, 000002, 000003 Cel: Zgromadzić te e-maile pod jednym symbolem i zapewnić, że kolejne też będą pod jednym symbolem firmy [000003] Zadanie: Powiązać wszystkie e-maile z [000003] 1. Wyszukać wszystkie e-maile otrzymane z adresu: dorotaf@firmaabc.pl > F2 > Szukaj e-maile > we wszystkich skrzynkach > Email nadawcy [dorotaf@firmaabc.pl] 2. Zaznaczyć wszystkie znalezione e-maile (klawisz [+] lub F2 > oznacz...) 3. Powiązać z właściwym symbolem kontrahenta (F6). NOTE: Program podpowiada symbol kontrahenta z aktualnie podświetlonego e-maila. Gdy widać na liście, to zamiast wpisywać, można podświetlić i powiązać pozostałe e-maile z tym samym. 4. Powtórzyć kroki wyszukując e-maile wysyłane do: dorotaf@firmaabc.pl Aby w przyszłości sytuacja się nie powtarzała, to usunąć adresy e-maili z kart Doroty Fortuna jako osoby do kontaktu w firmach: [000001] i [000002]. Karty osoby pozostawić w bazie danych. ~Można pozostawić adresy e-maili we wszystkich kartach, lecz w karcie [000003] oznaczyć: Powiązać odebrane [T]. Program będzie wiązał odebrane e-maile z firmą [000003]. Przykład adresu do wysłania i do odbioru Firma ALFA wystawia faktury w programie Trawers. Faktury wysyła e-mailem w formacie pdf do swoich kilkuset klientów. Rachunkowość dla kilkunastu klientów firmy ALFA prowadzi Biuro Rachunkowe BRACH. Firma ALFA wysyła 2 egzemplarze faktur: do klienta i do biura BRACH. Adresy i wskaźniki: Powiązać odebrane ===================================== Adresy e-mail do wysłania i odbioru podaje się w kartach osób do kontaktu klientów firmy ALFA. Podaje się po 2 adresy (2 osoby do kontaktu) np. Klient A: 1. biuro@klientA.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T] 2. sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [ ] Klient B: 1. biuro@klientB.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T] 2. sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [ ] Biuro BRACH: sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T] Adresy do odbioru, to adresy oznaczone [T] u klientów biuro@klientA.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T] biuro@klientB.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T] i w biurze rachunkowym sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T] Wysyłanie faktur Firma ALFA może wysłać po 2 egzemplarze faktur: do klienta i do biura rachunkowego (adres powtarza się). Odbieranie faktur Odebrane e-maile program może automatycznie powiązać z kartami klientów: Klient A biuro@klientA.pl Klient B biuro@klientB.pl i kartą biura rachunkowego sekretariat@brach.pl Adres e-mail jako login Adres e-mail to jednocześnie login użytkownika zdalnego dostępu. E-mail służy do logowania się w systemie zdalnego dostępu. Taki adres nie może się powtarzać w bazie danych. Musi być unikalny. RA Zdalny dostęp odbiorców Automatyczne wysyłanie e-maili w module: Alerty W module: Alerty można automatycznie wysyłać dokumenty, np. faktury na adresy e-mail osób do kontaktu wskazanego działu, np. [FI] Dział Finansowo-Księgowy. E-maile z dokumentami można wysyłać na różne adresy, np. do działu księgowości firmy oraz do biura rachunkowego. E-mail Wysyłanie faktur Alerty i raportowanie. Opis 4. Wyszukiwanie kontrahentów wg osoby do kontaktu Zarządzanie bazą odbiorców Kontrahenta można wyszukać, gdy zna się pełną lub częściową nazwę (nazwisko) osoby do kontaktu lub e-mail. Kroki: - wybrać klawisz: F6-(wg e-mail osoby) - wpisać nazwisko lub e-mail - wybrać klawisz: F3, np. Nowak <F3> Program wyświetli listę osób z ich adresami e-mail ----------------------------------------------------------- E-mail Symbol Nazwisko -------------------------------- ------ ----------------- admin@mebleradomice.pl 013322 Michał Nowak anilwat@nieruchomosci-anilwat.pl 010281 Halina Nowakowska greesnet@gmail.com 014915 Marcin Nowak info@nowikowja.pl 000507 Dariusz Nowak jan.nowak.wp.pl 441821 Biuro .... ----------------------------------------------------------- Proszę zwrócić uwagę, że na liście jest też pozycja z nazwą: Biuro. Osoba z nazwą: Biuro ma e-mail z wyrazem: Nowak. To dlatego jest pozycja z nazwą: Biuro, bo program szuka podanego ciągu znaków w obu polach: E-mail i Nazwisko Osoby do kontaktu i kontrahentów z którymi są powiązani można wyszukiwać na zestawieniu: Lista osób do kontaktu [NA_OSZ40] (opis niżej). 5. Lista osób do kontaktu NA > Odbiorcy > Lista osób do kontaktu [NA_OSZ40] Na zestawieniu mogą być osoby wybrane wg różnych warunków (Query). o--- Osoby do kontaktu [NA_OSZ40] ----------o | | | Osoby do kontaktu u kontrahentów wg Query | | | | Kontrahenci: Wszyscy, wyBrani (W/B) W | | | | Osoby: Wszystkie, wyBrane (W/B) W | | | | Dodatkowy opis ? N | | | o-------------------------------------------o 6. Jak przyśpieszyć dopisywanie osoby do kontaktu ? Na liście wyboru (F2) odbiorcy lub dostawcy, rozwinąć kartę (F10), wybrać zakładkę: Osoby do kontaktu i dopisać (F8) nową osobę. 7. Kompetencje osoby Osoba do kontaktu Na ekranie: Kompetencje, można wpisać grupę i symbol kompetencji osoby. Np. Uprawnienia SEP, Język angielski na poziomie B2 First. W programie Trawers jest tabela kompetencji: AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Zarządzanie kadrami > Kompetencje [AD_TTK10] NA > Odbiorcy > Kompetencje osób do kontaktu [NA_ZKO10], to zestawienie które zawiera listę osób posiadających wskazaną kompetencję (en: Skills or knowledge). Pracownik Patrz też: Kartoteka pracowników > Profil kompetencyjny Kartoteka osobowa pracowników W zakładce karty pracownika można wpisać grupę i symbol kompetencji pracownika. Program korzysta z tej samej tabeli: Słowniki > Zarządzanie kadrami > Kompetencje [AD_TTK10] Karta KIM (usługi serwisowe) Patrz też: Kartoteka indeksu KIM > Serwis W zakładce karty KIM, w indeksie: Usługi serwisowe można wpisać symbol kompetencji serwisanta. Podana kompetencja może być wymagana (opcja) przy przydzielaniu serwisanta do wykonywania tej usługi serwisowej. Program korzysta z tej samej tabeli: Słowniki > Zarządzanie kadrami> Kompetencje 8. Tematy powiązane Zarządzanie bazą odbiorców Zarządzanie bazą dostawców Adresy wysyłkowe Kartoteka osobowa pracowników RK Rynek Kontakty Wysyłanie faktur e-mailem TrEmail Wbudowana poczta elektroniczna E-mail. W kontaktach Rozwiązania CRM Kampanie handlowe Komunikacja w Trawers Alerty i raportowanie. Opis Tabela magazynów
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści