www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Wysyłanie e-mailem dokumentów sprzedaży 1. Opis ogólny Cykl przetwarzania (KSeF + e-mail) 2. Przygotowanie do wysyłania Moduł poczty TrEmail Urządzenie: [Email PDF] KSeF: wysyłka ręczna i automatyczna Osoba do kontaktu 3. Wysyłanie faktur pojedynczo Faktura Wysyłanie do KSeF (ręcznie/automatycznie) Wydruk / e-mail (PDF wizualizacja) - wg wskaźnika odbiorcy Właściwości urządzenia: [Email PDF] 4. Wysyłanie dokumentów seryjnie Potrzeba Funkcje wysyłające do KSeF (seryjnie) Funkcje e-mail (seryjnie) - wg wskaźnika odbiorcy Numer RefNo, numer KSeF, UPO 5. Wysyłanie dokumentów seryjnie. Alert Alert wysyła do KSeF Alert wysyła e-mailem (PDF/powiadomienie) - wg wskaźnika odbiorcy Pełna automatyzacja Częściowa automatyzacja Adresaci e-maili 6. Wysyłanie faktur sprzedaży w Tres CO 7. Tematy powiązane 1. Opis ogólny 1.1 Wprowadzenie W programie Trawers dokumenty sprzedaży, np. faktury mogą być: * przekazywane do KSeF jako faktury ustrukturyzowane (XML) - to jest właściwa, formalna postać faktury, * wysyłane e-mailem jako wizualizacja PDF oraz/lub jako powiadomienie (opcjonalnie, wg preferencji odbiorcy). Wysyłka e-mail realizowana jest bezpośrednio z programu poprzez wbudowany moduł poczty elektronicznej TrEmail. Patrz opis TrEmail: E-mail Wbudowana poczta TrEmail Dokumenty można wysyłać na dwa sposoby (kanały): 1. KSeF (obowiązkowy kanał faktury ustrukturyzowanej) Dokument jest generowany jako XML i wysyłany do KSeF. 2. E-mail (kanał informacyjny, opcjonalny) Program może wysłać e-mail z wizualizacją PDF lub powiadomieniem. O tym, czy wysyłać e-mail, decyduje wskaźnik w karcie odbiorcy (pole eDokFV). Kartoteki odbiorców i dostawców Uwaga: PDF wysyłany e-mailem jest wizualizacją. Właściwa faktura jest przekazywana i dostępna w KSeF. E-mail może dodatkowo przenosić załączniki plikowe (np. rysunki, zdjęcia, specyfikacje, protokoły) wysyłane 'obok KSeF'. Tego typu pliki są elementem korespondencji handlowej i nie stanowią części faktury ustrukturyzowanej KSeF. 1.2 Cykl przetwarzania (KSeF + e-mail) Standardowy cykl przetwarzania dokumentu sprzedaży: 1. Rejestrowanie (wystawianie) dokumentu (np. faktury) 2. Generowanie e-Faktury KSeF (XML) i walidacja danych 3. Wysłanie do KSeF (tryb ręczny lub automatyczny - zależnie od ustawień) 4. Odbiór wyniku: przyjęta / odrzucona, zapis numeru KSeF oraz UPO 5. (Opcjonalnie) Drukowanie do PDF (wizualizacja) 6. (Opcjonalnie) Wysłanie e-maila (PDF/powiadomienie) - wg wskaźnika odbiorcy W treści/temacie e-maila zaleca się podanie numeru KSeF (i opcjonalnie UPO), jeżeli są dostępne. 1.3 Zapisanie w e-archiwum Dokument można dodatkowo zapisać w archiwum dokumentów (e-archiwum). Zaleca się, aby przy dokumencie przechowywać co najmniej: * numer KSeF, * UPO, * ewentualnie XML wysłany do KSeF, * ewentualnie PDF wizualizacji i kopię wysłanej wiadomości e-mail. 2. Przygotowanie do wysyłania Moduł poczty TrEmail Przygotować do pracy moduł poczty elektronicznej TrEmail. Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail Urządzenie: [Email PDF] Przygotować do pracy urządzenie wyjściowe: [Email PDF] Wysyłanie dokumentu e-mailem, to wariant procesu drukowania (emitowania) dokumentu, w tym przypadku kanałem elektronicznym. [Email PDF] Wysłanie e-maila z PDF (wizualizacja) Program zapisuje treść wydruku do pliku w formacie PDF i następnie wysyła ten plik jako załącznik e-maila. Urządzenia wyjściowe o-- Urządzenia wyjściowe ---------------------------------------------[X]o | | |Symbol -- Nazwa --------------------- ----------------------- - Rodzaj -| | | |CUPS00 Drukarka domyślna na serwerze <drukarka domyślna> CUPS | |EKRAN0 Przeglądanie Ekran Ekran | |EMAILP Email pdf Poczta elektroniczna Email PDF | <--- Urządzenie [Email PDF] |EVINCE Przeglądanie wydruku w pliku P evince Polecenie | |PDF000 Zapo-- Urządzenie: Email pdf ---------------------o Plik PDF | |PRN0IG Pli| | Plik PRN | |PUTTY0 Dru| Symbol EMAILP | Polecenie | | | Nazwa Email z załączonym plikiem PDF | | | | Rodzaj Email PDF Wysłanie e-maila z PDF | | | | Poczta elektroniczna | | | o----------------------------------------------o | o------------------------------------------------------------------------o | | v o-- Właściwości: Email pdf ------------o | | | Skrzynka nadawcza: BI Biuro | | | o--------------------------------------o E-mail Wbudowana poczta elektroniczna Nadać uprawnienia operatorom (rolom) do urządzenia wyjściowego [EMAILP] AD > Trawers > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień i warunków KSeF: wysyłka ręczna i automatyczna Przygotować środowisko KSeF (zgodnie z wdrożeniem w danej firmie): * ustawienia dostępu do KSeF (środowisko test/produkcyjne), * uprawnienia operatorów do funkcji KSeF, * parametry trybu pracy: wysyłka ręczna - operator uruchamia wysyłkę dokumentu lub zakresu, wysyłka automatyczna - wysyłka uruchamiana jest automatycznie (np. po zatwierdzeniu lub przez alert). W pracy bieżącej operator powinien mieć możliwość sprawdzenia: * statusu wysyłki (oczekuje / wysłana / odrzucona), * numeru KSeF, * UPO, * komunikatów błędów (w przypadku odrzucenia). Osoba do kontaktu Ustalić adresy e-mail w kartach osób do kontaktu. Adres e-mail powinien pozwolić na jednoznaczną identyfikację kontrahenta. Poprzez adres e-mail odszukiwany jest kontrahent. Po otrzymaniu e-maila program przeszukuje wszystkie kartoteki osób do kontaktu. Po znalezieniu adresu e-mail, łączy treść e-maila z kartą kontrahenta. Wpisać adres e-mail w karcie osoby do kontaktu Osoby do kontaktu Program może wysłać e-mail (PDF/powiadomienie) na adres e-mailowy osoby do kontaktu - jeżeli wynika to ze wskaźnika w karcie odbiorcy (eDokFV) o-- Osoby do kontaktu -------------------------------------------[X]o |- --- Pan(i) ------------------ Dział -- Stanowisko ----- @ Of D O | | | | Biuro: Janina Kruk BI T T? 3 | | | |-------------------------------------------------------------------| | Tel.1 111-222-333 Tel.2 | | Email [T] biuro@odb000001.pl | | | o-------------------------------------------------------------------o 3. Wysyłanie faktur pojedynczo 3.1 Wystawienie faktury Zarejestrować fakturę, wpisać osobę do kontaktu do pola: Odbierający. E-mail (jeśli będzie wysyłany) zostanie wysłany na adres tej osoby. o-- Faktura sprzedaży 20xx/10 ----------------------------------------[X]o | | | Odbiorca 000001 Odbiorca 1 | | | | Dokument AA0001/10/12 Data xx.10.03 Sprzedał POMO10 Data sprzedaży .. | | | | | | Wysłać do AD0001 Odbiorca 1 Adres wysyłki 1 | | Odbierający Biuro: Janina Kruk | | --------o--------- | o---------------------------------------------- | ------o ^ o E-mail będzie wysłany na adres Janiny Kruk jeśli eDokFV przewisuje e-mail 3.2 Wysłanie do KSeF (ręcznie lub automatycznie) Po zarejestrowaniu i zatwierdzeniu faktury dokument jest przekazywany do KSeF: * Tryb ręczny: operator uruchamia funkcję 'Wyślij do KSeF' dla bieżącego dokumentu. * Tryb automatyczny: wysyłka uruchamia się automatycznie (zgodnie z ustawieniami firmy, np. po zatwierdzeniu lub przez alert). Po poprawnym przyjęciu w KSeF dokument otrzymuje: * numer KSeF, * UPO. Zalecenie: e-mail z PDF wysyłać dopiero wtedy, gdy dokument ma status 'przyjęta w KSeF'. Jeżeli numer KSeF nie jest jeszcze dostępny, e-mail można wysłać później (po nadaniu numeru) albo wysłać powiadomienie uzupełniające z numerem KSeF. 3.3 Wydruk / e-mail (PDF wizualizacja) (wg wkaźnika w karcie odbiorcy) Rozpocząć wydruk: F4-drukuj * Wybrać wzorzec wydruku faktury * Wybrać urządzenie wyjściowe: [Email PDF] (EMAILP) o-- Urządzenie wyjściowe ----------------[X]o | | | Symbol: EMAILP Email pdf | | | | Poczta elektroniczna | | | o-------------------------------------------o Właściwości urządzenia: Email PDF * Symbol nadawczej skrzynki pocztowej NOTE: Adres e-mail nadawcy, program odczyta z tabeli skrzynek pocztowych. Odczyta adres e-mail skrzynki, do której operator ma uprawnienie. Gdy jest więcej niż jedna skrzynka, to adres skrzynki podpowiadanej [*] Właściwości urządzeń wyjściowych 3.4 Wysłanie e-maila z załącznikiem (PDF wizualizacja) Program przygotuje e-mail do osoby do kontaktu odbiorcy. W zależności od ustawień (eDokFV / wzorzec / urządzenie) e-mail może zawierać: * powiadomienie o fakturze przekazanej do KSeF (np. numer dokumentu + numer KSeF), * PDF wizualizacji (opcjonalnie) jako załącznik, * załączniki plikowe (opcjonalnie) wg zasad 'E-maile z załącznikami' (załączniki standardowe/indywidualne, załączniki z KIM itp.). Następnie pokaże okno e-maila z: * adres odbiorcy (osoby do kontaktu) * temat (tytuł) i nr faktury, np. [PL:SI-FA0001/01/21] Faktura sprzedaży FA0001/01/21 | KSeF: 1234-5678 * załącznik: PDF wizualizacji oraz/lub plikami towarzyszącymi (poza KSeF) W oknie można dopisać treść e-maila, np.: ------------------------------------------------------------------------ Dzień dobry, informujemy, że wystawiono fakturę FA0001/01/21 i przekazano do KSeF. Numer KSeF: 1234-5678-... W załączeniu (opcjonalnie) wizualizacja PDF oraz dokumenty towarzyszące. Wyrazy szacunku, Adam Abacki ------------------------------------------------------------------------ Wysłany e-mail zostanie powiązany z odbiorcą faktury poprzez adres osoby do kontaktu tego odbiorcy. W folderze [Wysłane] będzie taki e-mail: o-- Adam Abacki / Wysłane / apc8q4jv.eml -------------------------o | Od: Adam Abacji <ksiegowosc@alfa.com.pl> | | Do: biuro@parkas.com.pl | | | | Temat: [PL:SI-FA0001/01/21] Faktura sprzedaży FA0001/01/21 | | | | Data: 20xx.01.27 Cz 08:18:33 Odbiorca: P.H. PARKAS Sp.J. | | | o------------------------------------------------- Załączniki: 1 -o | W załączeniu faktura VAT ------o------ | | | | | Wyrazy szacunku, | | | Adam Abacki | | o------------------------------------------------------- | -------o | | Plik załącznika: [Faktura sprzedaży FA0001-01-21.pdf] ------o 3.5 Wysłanie e-maila z załącznikiem - warunkowo, z pytaniem Potrzeba Nie wszyscy odbiorcy oczekują e-maila z PDF. Decyzja o wysyłce e-mail jest sterowana wskaźnikiem w karcie odbiorcy. Realizacja W karcie odbiorcy ustalić wskaźnik emisji (pole eDokFV), np.: * [1] Faktura papierowa * [2] KSeF + e-mail (PDF/powiadomienie) * [3] KSeF + papier + e-mail Nazwy wariantów mogą pozostać takie jak obecnie; kluczowe jest, że KSeF jest ścieżką faktury, a e-mail dotyczy wizualizacji/powiadomienia. Wzorce kaskadowe, funkcje TrExt i dotychczasowy mechanizm pytania można pozostawić, ale pytanie powinno dotyczyć dodatkowej wysyłki e-mail (wizualizacji) lub dodatkowego wydruku, a nie 'czy wysłać e-fakturę'. Wysyłka do KSeF nie jest przedmiotem pytania w tym miejscu - odbywa się niezależnie, zgodnie z konfiguracją KSeF (ręcznie/automatycznie). Patrz: Wzorce Kaskadowe i składane Funkcje TrExt - Dopisać z ftp wzorzec NA FA: na_fa_pyt_mail.xml jako [PYT_MAIL] Wzorce Pobieranie z ftp - Dopisać w używanym wzorcu faktury sprzedaży, na końcu, linię: TţWstawWydruk{NA;FA;PYT_MAIL;şNr dokum. ş}ţPorównaj{ţTR_MEM[WyslijEmail];Tak;ţInnyWydruk{EMAIL1;NA;FA;FRA_SPRZ;şNr dokum. ş}} To spowoduje, że podczas wydruku na drukarkę (Win32 lub CUPS), gdy odbiorca ma wskaźnik: Faktura (PDF): e-mail [3] pojawi się dodatkowe okno z pytaniem, czy wysłać także e-mail. Po potwierdzeniu, program użyje urządzenia [EMAIL1] i przygotuje e-maila z załączonym plikiem: FakturaPDF. 4. Wysyłanie dokumentów seryjnie Potrzeba Seryjne wysyłanie dokumentów, np. faktur, przydatne jest w firmach świadczących tzw. usługi masowe np. przedsiębiorstwa komunalne, biura rachunkowe, usługi telekomunikacyjne. W warunkach KSeF proces obejmuje zwykle dwa kroki: 1. Seryjne przekazywanie dokumentów do KSeF (XML) 2. Opcjonalne seryjne wysłanie e-maili (powiadomienie/PDF wizualizacja) - wg wskaźnika eDokFV. Funkcje wysyłające do KSeF (seryjnie) W funkcji seryjnej operator wybiera zakres dokumentów do przekazania do KSeF. Program generuje XML, wykonuje walidację i wysyła dokumenty do KSeF. Dla dokumentów przyjętych zapisywany jest numer KSeF i UPO. (Nazwy/ścieżki funkcji zależą od wdrożenia; w dokumentacji lokalnej należy wskazać konkretne pozycje menu i symbole funkcji KSeF.) Funkcje e-mail (seryjnie) - wg wskaźnika odbiorcy Program może wysłać e-maile z wizualizacjami PDF do odbiorców na adresy e-mail zapisane w kartach osób do kontaktu. Warunek: * e-mail wysyłany jest tylko dla tych odbiorców, którzy mają odpowiedni wskaźnik w karcie odbiorcy (eDokFV) oraz * zaleca się wysyłkę e-mail dopiero po statusie 'przyjęta w KSeF'. Program dodatkowo zapisze kontakty o symbolu [EM] w kronice kontaktów. Treści wysłanych e-maili zapisze w folderze [Wysłane]. E-maile mogą mieć załączniki, np. foldery reklamowe, katalogi produktów. Funkcje wysyłania seryjnego, tj. w jednej funkcji wysyła się wiele e-maili z dokumentami, przygotowano do wysyłki: [OF] Oferty sprzedaży, [ZL] Zamówienia sprzedaży, [FA] Faktury sprzedaży, [FK] Faktury korygujące. To te dokumenty zwykle wysyła się seryjnie (masowo). Pozostałe dokumenty, np. [FZ] Faktury zaliczkowe, [FO] Noty obciążeniowe, [ZI] Noty uznaniowe, są z reguły wysyłane rzadziej. Te dokumenty można wysyłać wprost podczas pracy z konkretnym dokumentem używając urządzenia wyjściowego [Email PDF]. Program wydrukuje dokument do pliku PDF i następnie wyśle e-mail z plikiem PDF (z fakturą) jako załącznikiem. Funkcje wysyłające Wysyłanie seryjne: 1. Oferty sprzedaży NA > Oferty sprzedaży > Opracowanie > E-mail [NA_DOF70] 2. Zamówienia sprzedaży NA > Zamówienia sprzedaży > Opracowanie > E-mail [NA_DZM70] 3. Faktury sprzedaży NA > Sprzedaż > Faktury sprzedaży > E-mail [NA_DFA70] 4. Faktury korygujące NA > Sprzedaż > Faktury korygujące > E-mail [NA_DFK70] 5. Zamówienia zakupu ZA > Zamówienia > Zamówienia zakupu > E-mail [ZA_DZA70] Program wyśle e-maile z wydrukami dokumentów w PDF do kontrahentów, na adresy e-mail zapisane w kartach osób do kontaktu. Numer RefNo Dodatkowo, w tytule (temacie) e-maila program zapisze numer identyfikujący RefNo, np. [TR:SP-OF1441/11/22] Dokument OF OF1441/11/22 ------------------ (numer RefNo) Numer KSeF, UPO (dla dokumentów objętych KSeF) Jeżeli dokument ma status 'przyjęta w KSeF', program może umieścić w temacie i/lub treści e-maila: * numer KSeF, * (opcjonalnie) identyfikator UPO lub informację 'UPO zapisane w systemie'. Zaleca się wysyłkę seryjną e-mail dopiero po nadaniu numeru KSeF (i UPO - jeśli firma tego wymaga). Aby wykonać funkcję, należy wybrać zakres dokumentów, wzorzec oraz urządzenie wyjściowe: [Email PDF]. Dodatkowo, program zapisze kontakty o symbolu: [EM] w kronice kontaktów. RK Rynek Kontakty Treści wysłanych e-maili program zapisze w folderze [Wysłane] Można dodatkowo dołączyć fakturę w formacie EDI. EDI Dokumenty sprzedaży 5. Wysyłanie dokumentów seryjnie. Alert Mechanizm alertów, to alternatywna metoda obsługi procesu - w tym wysyłki do KSeF i (opcjonalnie) wysyłki e-mail. Zadaniem alertu jest uruchomienie procesu, gdy wystąpi zdarzenie lub zostanie spełniony określony warunek, np. dokument zatwierdzony. Alerty i raportowanie. Opisy Alert wysyła do KSeF Alert może sprawdzić czy dokument: * jest zatwierdzony, * nie został jeszcze wysłany do KSeF, * spełnia warunki formalne. Jeżeli warunki są spełnione, alert uruchamia wysyłkę do KSeF. Alert wysyła e-mailem (PDF/powiadomienie) - wg wskaźnika eDokFV Drugi alert (opcjonalny) może wysłać e-mail tylko wtedy, gdy: * dokument ma status przyjęta w KSeF (ma numer KSeF i UPO), * odbiorca ma wskaźnik eDokFV przewidujący e-mail, * e-mail nie został jeszcze wysłany. E-mail wysyłany przez alert może być powiadomieniem (bez PDF) i/lub zawierać PDF wizualizacji oraz załączniki plikowe 'poza KSeF' - zgodnie z konfiguracją wzorca i mechanizmem 'E-maile z załącznikami'. Pełna automatyzacja Przygotowuje się dwa alerty * alert do wysyłki dokumentów do KSeF, * alert do wysyłki e-mail (PDF/powiadomienie) - wg eDokFV W tym modelu operator kontroluje jedynie wyjątki, np. odrzucenia w KSeF. Częściowa automatyzacja Alert wysyła do KSeF i/lub e-mail, lecz są sytuacje, gdy niektóre faktury powinny mieć również formę papierową. Na wzorcu można dopisać kontrolę i pytanie, gdy operator próbuje drukować fakturę papierowo dla kontrahenta, który ma ustawione 'tylko e-mail' lub 'e-mail jako preferowany kanał'. Ważne: pytanie i kontrola dotyczą dodatkowego wydruku / dodatkowego e-maila, a nie przekazania faktury do KSeF. Rozwiązanie uwględniono we wzorcu faktury sprzedaży: https://ftp.tres.pl/wzorce/tr5i6 > na_fa_faktura_sprzedazy_vat.xml Kontrola formy faktury w karcie kontrahenta i pytanie operatora jest we wzorcu: na_fa_faktura_sprzedazy_v_pytanie.xml Adresaci e-maili W przypadku alertów program wyśle e-maile na adresy osób do kontaktu wskazanego działu. Każda osoba z tego, wskazanego działu otrzyma e-mail. Zwykle ustala się dział: [FI] Dział Finansowo-Księgowy. Program pozwala wpisać ten sam adres do wielu osób do kontaktu, np. adres biura rachunkowego do kart wielu klientów. E-maile mogą trafić do klientów oraz do ich biura rachunkowego. Osoby do kontaktu 6. Wysyłanie faktur sprzedaży w Tres CO Faktury wystawiane przez firme Tres CO będą doręczane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Faktura będzie uznana za skutecznie doręczoną z chwilą nadania numeru KSeF. Dodatkowo, wystawiona faktura będzie wysłana e-mailem jako wizualizacja, w formacie PDF, z kodem QR - jak dotychczas, jako załącznik do e-maila. Taka procedura ma na celu zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów oraz niezwłocznego przekazania informacji o wystawionej fakturze (w szczególności w zakresie kwoty, terminu płatności oraz numeru identyfikacyjnego KSeF). Przekazanie faktury w formacie PDF stanowi dodatkowy kanał informacyjny, zgodny z przepisami, mający na celu usprawnienie obiegu dokumentów i ograniczenie wątpliwości co do otrzymania dokumentu przez odbiorcę. Patrz też: Karta odbiorcy > Dane finansowe > Faktura: druk/e-mail: [ ][1][2][3] (eDokFV) Kartoteki odbiorców i dostawców 7. Tematy powiązane KSeF Opis ogólny. Konfiguracja Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail Właściwości urządzeń wyjściowych E-maile z załącznikami Kartoteki odbiorców i dostawców Osoby do kontaktu RK Rynek Kontakty Alerty i raportowanie. Opisy Wymiana danych z innymi programami Słowa kluczowe #e-KomunikacjaEmail #CRM-Kontakty #CRM-Odbiorcy #PTU/VAT-KSeF
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści