www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Wysyłanie e-mailem dokumentów sprzedaży 1. Opis ogólny Cykl przetwarzania 2. Przygotowanie do wysyłania Moduł poczty TrEmail Urządzenie: [Email PDF] Osoba do kontaktu 3. Wysyłanie faktur pojedynczo Faktura Wydruk Właściwości urządzenia: [Email PDF] 4. Wysyłanie dokumentów seryjnie Potrzeba Funkcje wysyłające Numer RefNo 5. Wysyłanie dokumentów seryjnie. Alert Alert drukuje faktury i wysyła e-mailem Pełna automatyzacja Częściowa automatyzacja Adresaci e-maili 6. Tematy powiązane 1. Opis ogólny W programie Trawers faktury i inne dokumenty sprzedaży można wysyłać na adres e-mail odbiorcy. Wysyłać można bezpośrednio z programu, przy pomocy wbudowanego do programu modułu poczty elektronicznej TrEmail. Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail Patrz też: E-maile z załącznikami Przewaga TrEmail nad programami zewnętrznymi, np. Outlook, Thunderbird polega na tym, że pozwala na wysyłanie e-maili bezpośrednio z programu i jest połączony z danymi zgromadzonymi w programie. Wysyłane i odbierane e-maile są automatycznie łączone (kojarzone) z odbiorcami i dostawcami. W karcie odbiorcy, w zakładce: Kronika e-maili, można oglądać e-maile odebrane i wysłane powiązane z osobami do kontaktu tego odbiorcy. W TrEmail wiadomości przechowywane są na dysku serwera. Ułatwia to np. archiwizowanie e-maili. Dokumenty, np. faktury można wysyłać: a) Pojedynczo, bezpośrednio po ich zarejestrowaniu b) Seryjnie, tzn. jednocześnie wiele faktur do różnych odbiorców Faktura (e-faktura) wysyłana jest elektronicznie jako plik PDF. Plik PDF z fakturą stanowi załącznik do e-maila. Cykl przetwarzania Faktury wysyła się e-mailem w standardowym cyklu przetwarzania: 1. Rejestrowanie 2. Drukowanie do pliku PDF 3. Wysyłanie jako załącznik e-maila Fakturę można zapisać w archiwum dokumentów, w e-archiwum e-faktury, e-archiwum 2. Przygotowanie do wysyłania Moduł poczty TrEmail Przygotować do pracy moduł poczty elektronicznej TrEmail. Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail Urządzenie: [Email PDF] Przygotować do pracy urządzenie wyjściowe: [Email PDF] Wysyłanie dokumentu e-mailem, to wariant procesu drukowania (emitowania) dokumentu, w tym przypadku kanałem elektronicznym. [Email PDF] Wysłanie e-maila z PDF Program zapisuje treść wydruku do pliku w formacie PDF i następnie wysyła ten plik jako załącznik e-maila. Urządzenia wyjściowe o-- Urządzenia wyjściowe ---------------------------------------------[X]o | | |Symbol -- Nazwa --------------------- ----------------------- - Rodzaj -| | | |CUPS00 Drukarka domyślna na serwerze <drukarka domyślna> CUPS | |EKRAN0 Przeglądanie Ekran Ekran | |EMAILP Email pdf Poczta elektroniczna Email PDF | <--- Urządzenie [Email PDF] |EVINCE Przeglądanie wydruku w pliku P evince Polecenie | |PDF000 Zapo-- Urządzenie: Email pdf ---------------------o Plik PDF | |PRN0IG Pli| | Plik PRN | |PUTTY0 Dru| Symbol EMAILP | Polecenie | | | Nazwa Email z załączonym plikiem PDF | | | | Rodzaj Email PDF Wysłanie e-maila z PDF | | | | Poczta elektroniczna | | | o----------------------------------------------o | o------------------------------------------------------------------------o | | v o-- Właściwości: Email pdf ------------o | | | Skrzynka nadawcza: BI Biuro | | | o--------------------------------------o E-mail Wbudowana poczta elektroniczna Nadać uprawnienia operatorom (rolom) do urządzenia wyjściowego [EMAILP] AD > Trawers > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień i warunków Osoba do kontaktu Ustalić adresy e-mail w kartach osób do kontaktu. Adres e-mail powinien pozwolić na jednoznaczną identyfikację kontrahenta. Poprzez adres e-mail odszukiwany jest kontrahent. Po otrzymaniu e-maila program przeszukuje wszystkie kartoteki osób do kontaktu. Po znalezieniu adresu e-mail, łączy treść e-maila z kartą kontrahenta. Wpisać adres e-mail w karcie osoby do kontaktu Osoby do kontaktu Program wyśle fakturę na adres e-mailowy osoby do kontaktu, tu: biuro@odb000001.pl o-- Osoby do kontaktu -------------------------------------------[X]o |- --- Pan(i) ------------------ Dział -- Stanowisko ----- @ Of D O | | | | Biuro: Janina Kruk BI T T? 3 | | | |-------------------------------------------------------------------| | Tel.1 111-222-333 Tel.2 | | Email [T] biuro@odb000001.pl | | | o-------------------------------------------------------------------o 3. Wysyłanie faktur pojedynczo Faktura Zarejestrować fakturę, wpisać osobę do kontaktu do pola: Odbierający. E-mail zostanie wysłany na adres tej osoby. o-- Faktura sprzedaży 20xx/10 ----------------------------------------[X]o | | | Odbiorca 000001 Odbiorca 1 | | | | Dokument AA0001/10/12 Data xx.10.03 Sprzedał POMO10 Data sprzedaży .. | | | | | | Wysłać do AD0001 Odbiorca 1 Adres wysyłki 1 | | Odbierający Biuro: Janina Kruk | | --------o--------- | o---------------------------------------------- | ------o ^ o E-mail będzie wysłany na adres Janiny Kruk Wydruk Rozpocząć wydruk: F4-drukuj * Wybrać wzorzec wydruku faktury * Wybrać urządzenie wyjściowe: [Email PDF] o-- Urządzenie wyjściowe ----------------[X]o | | | Symbol: EMAILP Email pdf | | | | Poczta elektroniczna | | | o-------------------------------------------o Właściwości urządzenia: Email PDF * Symbol nadawczej skrzynki pocztowej NOTE: Adres e-mail nadawcy, program odczyta z tabeli skrzynek pocztowych. Odczyta adres e-mail skrzynki, do której operator ma uprawnienie. Gdy jest więcej niż jedna skrzynka, to adres skrzynki podpowiadanej [*] Właściwości urządzeń wyjściowych Wysłanie e-maila z załącznikiem Program utworzy plik PDF z treścią faktury i następnie wyśle e-mail oraz plik PDF z fakturą jako załącznik. Następnie pokaże okno e-maila z: * adresem odbiorcy (osoby do kontaktu) * tematem z nr faktury, np. [PL:SI-FA0001/01/21] Faktura sprzedaży FA0001/01/21 * załącznikiem: faktura w PDF W oknie tym można dopisać treść e-maila, np.: W załączeniu faktura VAT Wyrazy szacunku, Adam Abacki Wysłany e-mail zostanie powiązany z odbiorcą faktury poprzez adres osoby do kontaktu tego odbiorcy. W folderze [Wysłane] będzie taki e-mail: o-- Adam Abacki / Wysłane / apc8q4jv.eml -------------------------o | Od: Adam Abacji <ksiegowosc@alfa.com.pl> | | Do: biuro@parkas.com.pl | | | | Temat: [PL:SI-FA0001/01/21] Faktura sprzedaży FA0001/01/21 | | | | Data: 20xx.01.27 Cz 08:18:33 Odbiorca: P.H. PARKAS Sp.J. | | | o------------------------------------------------- Załączniki: 1 -o | W załączeniu faktura VAT ------o------ | | | | | Wyrazy szacunku, | | | Adam Abacki | | o------------------------------------------------------- | -------o | | Plik załącznika: [Faktura sprzedaży FA0001-01-21.pdf] ------o Wysłanie e-maila z załącznikiem - warunkowo, z pytaniem Potrzeba -------- Wszystkim klientom, wysyłane są papierowe faktury sprzedaży. Ale niektórzy chcą dodatkowo otrzymywać faktury PDF e-mailem. Realizacja ---------- Wykorzystać wzorce kaskadowe, funkcje TrExt oraz wskaźnik w karcie odbiorcy. Patrz: Wzorce Kaskadowe i składane Funkcje TrExt - W karcie odbiorców, którzy chcą fakturę emailem wpisać wskaźnik: Dane finansowe > Faktura: druk/e-mail [3] | [3] Faktura papierowa + e-mail <---o (pole: eDokFV) - Dopisać urządzenie wyjściowe rodzaju [Email PDF], np. [EMAIL1] i nadać uprawnienia operatorom do tego urządzenia (jeśli już jest urządzenie tego rodzaju, to można je użyć) - Dopisać z ftp wzorzec NA FA: na_fa_pyt_mail.xml jako [PYT_MAIL] Wzorce Pobieranie z ftp - Dopisać w używanym wzorcu faktury sprzedaży, na końcu, linię: TţWstawWydruk{NA;FA;PYT_MAIL;şNr dokum. ş}ţPorównaj{ţTR_MEM[WyslijEmail];Tak;ţInnyWydruk{EMAIL1;NA;FA;FRA_SPRZ;şNr dokum. ş}} To spowoduje, że podczas wydruku na drukarkę (Win32 lub CUPS), gdy odbiorca ma wskaźnik: Faktura: druk/e-mail [3] pojawi się dodatkowe okno z pytaniem, czy wysłać także e-maila. Po potwierdzeniu, program użyje urządzenia [EMAIL1] i przygotuje e-maila z załączoną fakturą w PDF. 4. Wysyłanie dokumentów seryjnie Potrzeba Seryjne wysyłanie dokumentów, np. faktur, przydatne jest w firmach świadczących tzw. usługi masowe np. przedsiębiorstwa komunalne, biura rachunkowe, usługi telekomunikacyjne. Program wyśle e-maile z cyfrowymi obrazami wydruków dokumentów (np. PDF) do odbiorców, na adresy e-mailowe zapisane w kartach osób do kontaktu. E-maile mogą mieć załączniki, np. foldery reklamowe, katalogi produktów. Program, dodatkowo, zapisze kontakty o symbolu [EM] w kronice kontaktów. Treści wysłanych e-maili program zapisze w folderze [Wysłane] Funkcje wysyłania seryjnego, tj. w jednej funkcji wysyła się wiele e-maili z dokumentami, przygotowano do wysyłki: [OF] Oferty sprzedaży, [ZL] Zamówienia sprzedaży, [FA] Faktury sprzedaży, [FK] Faktury korygujące. To te dokumenty zwykle wysyła się seryjnie (masowo). Pozostałe dokumenty, np. [FZ] Faktury zaliczkowe, [FO] Noty obciążeniowe, [ZI] Noty uznaniowe, są z reguły wysyłane rzadziej. Te dokumenty można wysyłać wprost podczas pracy z konkretnym dokumentem używając urządzenia wyjściowego [Email PDF]. Program wydrukuje dokument do pliku PDF i następnie wyśle e-mail z plikiem PDF (z fakturą) jako załącznikiem. Funkcje wysyłające Wysyłanie seryjne: 1. Oferty sprzedaży NA > Oferty sprzedaży > Opracowanie > E-mail [NA_DOF70] 2. Zamówienia sprzedaży NA > Zamówienia sprzedaży > Opracowanie > E-mail [NA_DZM70] 3. Faktury sprzedaży NA > Sprzedaż > Faktury sprzedaży > E-mail [NA_DFA70] 4. Faktury korygujące NA > Sprzedaż > Faktury korygujące > E-mail [NA_DFK70] 5. Zamówienia zakupu ZA > Zamówienia > Zamówienia zakupu > E-mail [ZA_DZA70] Program wyśle e-maile z wydrukami dokumentów w PDF do kontrahentów, na adresy e-mail zapisane w kartach osób do kontaktu. Numer RefNo Dodatkowo, w nagłówku e-maila program zapisze numer identyfikujący RefNo, np. [TR:SP-OF1441/11/22] Dokument OF OF1441/11/22 ------------------ (numer RefNo) Aby wykonać funkcję, należy wybrać zakres dokumentów, wzorzec oraz urządzenie wyjściowe: [Email PDF]. Dodatkowo, program zapisze kontakty o symbolu: [EM] w kronice kontaktów. RK Rynek Kontakty Treści wysłanych e-maili program zapisze w folderze [Wysłane] Można dodatkowo dołączyć fakturę w formacie EDI. EDI Dokumenty sprzedaży 5. Wysyłanie dokumentów seryjnie. Alert Mechanizm alertów, to alternatywna metoda seryjnego wysyłania dokumentów w formie elektronicznej, e-mailami. Alert umożliwia automatyczną wysyłkę e-mailem wielu dokumentów, np. faktur sprzedaży do wielu odbiorców. Zadaniem alertu jest prezentowanie i wysyłanie raportu (tu jako wydruk faktury), gdy wystąpi zdarzenie lub zostanie spełniony określony warunek. Alerty i raportowanie. Opisy Np. wpłynie nowe zamówienie sprzedaży, poziom zapasów spadnie poniżej minimum, upłynie termin płatności zobowiązań. Alert drukuje faktury i wysyła e-mailem Alert może sprawdzić czy faktura jest zatwierdzona i nie została jeszcze wysłana e-mailem lub nie została wydrukowana. Jeżeli warunki są spełnione: faktury są zatwierdzone i nie zostały wysłane, to alert może uaktywnić proces wysyłania lub drukowania takich faktur. Wskaźnik w karcie odbiorcy: Faktura: druk/e-mail (pole: eDokFV) określa czy drukować fakturę czy wysyłać e-mailem. Alert wykorzystuje ten wskaźnik, aby ustalić oczekiwany kierunek emisji faktury. Pełna automatyzacja Przygotowuje się dwa alerty. Jeden do wysyłki faktur e-mailem, drugi do wydruku faktur papierowych. Program (alert) sam wysyła e-mailem zatwierdzone faktury, gdy odbiorca ma w karcie wskaźnik: Faktura: druk/e-mail [2] Wysłać fakturę e-mailem Drugi alert drukuje faktury, które trzeba wysłać pocztą. Odpowiedzialna osoba odbiera dokumenty z drukarki, wkłada do koperty i niesie na pocztę. Ewentualnie można tu wykorzystać usługę Envelo i proces wysyłki faktur sprowadzi się do wgrania pliku z fakturami i zlecenia usługi. Wymiana danych z innymi programami Wydruk na żądanie (F4-drukuj) pozostaje do sporadycznych sytuacji wyjątkowych gdy klient któremu zwykle wysyłamy e-mail robi zakup osobiście i chce fakturę do ręki. W tym modelu nie trzeba nic dopisywać do wzorców, warunki są w alercie. Częściowa automatyzacja Podobnie jak wyżej (pełna automatyzacja), alert wysyła faktury e-mailem. Lecz są sytuacje, gdy niektóre faktury powinny mieć również formę papierową. Na wzorcu trzeba dopisać kontrolę i pytanie gdy operator próbuje drukować fakturę dla kontrahenta który wybrał: [2] Wysłać fakturę e-mailem. Operator naciskając F4-drukuj, gdy miał być tylko e-mail, zobaczy pytanie czy kontynuować wydruk. Rozwiązanie uwględniono we wzorcu faktury sprzedaży: https://ftp.tres.pl/wzorce/tr5i6 > na_fa_faktura_sprzedazy_vat.xml Kontrola formy faktury w karcie kontrahenta i pytanie operatora jest we wzorcu: na_fa_faktura_sprzedazy_v_pytanie.xml Adresaci e-maili W przypadku alertów program wyśle e-maile na adresy osób do kontaktu wskazanego działu. Każda osoba z tego, wskazanego działu otrzyma e-mail. Zwykle ustala się, aby wysyłać e-maile do działu: [FI] Dział Finansowo-Księgowy. Program pozwala wpisać ten sam adres do wielu osób do kontaktu. Można wpisać np. adres biura rachunkowego do kart wielu klientów. E-maile z fakturami pójdą do klientów oraz do ich biura rachunkowego. Osoby do kontaktu Można też od razu wysłać do swojego biura rachunkowego dodając do alertu kolejnego adresata. Tylko wspomaganie W tym rozwiązaniu nie używa się alertów. Warunki na wzorcu wydruku powodują drukowanie większej lub mniejszej liczby kopii i ew. dodatkową wysyłkę e-maili. 6. Tematy powiązane Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail Właściwości urządzeń wyjściowych E-maile z załącznikami Osoby do kontaktu EDI Dokumenty sprzedaży Archiwum danych RK Rynek Kontakty Alerty i raportowanie. Opisy Wymiana danych z innymi programami
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści