www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Kartoteki odbiorców i dostawców 1. Opis ogólny 2. Gromadzone informacje 2.1 Karty kontrahentów 2.2 Weryfikacja adresów 3. Cechy odbiorców i dostawców 3.1 Opis ogólny 3.2 Parametry sterujące 4. Wyszukiwanie kontrahentów Wg symbolu Wg nazwy Wg NIP Wg e-mail osoby do kontaktu Wg części nazwy, miasta, www F3-szukaj Wg warunków query 5. Dopisywanie 5.1 Ręczne 5.2 Automatyczne 5.3 Ochrona przed duplikatami 5.4 Ochrona przed wtórnikami 6. Usuwanie 7. Kody pocztowe PL 8. Kontakty z kontrahentami 9. Działania marketingowe 10. Dystrybucja poprzez partnerów 11. Raporty i statystyki 12. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Kartoteki odbiorców i dostawców W programie Trawers ERP informacje o odbiorcach (klientach) i dostawcach znajduja się w oddzielnych kartotekach (zbiorach danych). * System NA Sprzedaż: Kartoteka odbiorców * System ZO Zakupy: Kartoteka dostawców Gdy ten sam kontrahent jest i odbiorcą i dostawcą Gdy kontrahent firmy występuje jednocześnie w roli odbiorcy i dostawcy, to trzeba jego dane wpisać do obu kartotek. Polem łaczącym może być symbol (6 znaków) lub NIP (13 znaków). Zalecany jest NIP. Podczas dopisywania karty odbiorcy lub dostawcy, można skopiować (powielić) dane kontrahenta z kartoteki powiązanej, odpowiednio z kartoteki dostawcy lub odbiorcy. Funkcja: Skopiuj jest w zakładce karty. Gdy odbiorca jest jednocześnie dostawcą, to stan jego rozrachunków ustala się porównując zapisy w obu kartotekach, w kartotece należności i zobowiązań. Kwoty można wzajemnie kompensować. Nadpłaty i komensaty W przygotowaniu dokumentów kompensat może być pomocny raport przedstawiający należności i zobowiązania podmiotu, który jest jednocześnie odbiorcą i dostawcą. Raport o odbiorcy/dostawcy wg NIP Zarządzanie kontrahentami Celem funkcji zarządzania kontrahentami jest dostarczenie niezbędnych informacji dla podejmowania decyzji: * marketingowych, np. kto powinien być adresatem kampanii * handlowych, np. jaką oferte wysłać, jaki ustalić limit kredytowy * windykacyjnych, np. jakie etapy i treść monitów * zaopatrzeniowych, np. u kogo można zakupić towary i materiały * zakupowych, np. u kogo złożyć zamówienie zakupu 2. Gromadzone informacje 2.1 Karty kontrahentów Podstawowe informacje o kontrahentach gromadzone są w kartach kontrahentów w systemach NA: Kartoteka odbiorców i ZO: Kartoteka dostawców Karty tworzą kartotekę, w której odbiorcy i dostawcy identyfikowani są poprzez symbol, nazwę oraz NIP. Karty składają się z części tematycznych, nazywanych zakładkami. Dane ogólne Dane podstawowe Symbol: 6 znaków Nazwa : 60 znaków Długa nazwa: 4 linie po 60 znaków W kolejnych liniach można zapisać dodatkowe informacje o odbiorcy/dostawcy. Np. rozbudowane nazwy miejscowości, ulic, itp. Na wzorcach dokumentów treści linii można umieścić oddzielnie, w różnych miejscach dokumentu. Dane tele-adresowe: kod pocztowy, miasto, ulica, nr domu, Warto co pewien czas weryfikować dane adresowe zapisane w kartotece z danymi w bazie internetowej GUS. Kraj: 2 znaki W karcie odbiorcy i dostawcy podaje się dwa symbole kraju (z tabeli [AD_TAK60]) Kraj 1 NIP - dla potrzeb identyfikacji NIP, PTU (VAT) i Intrastat Kraj 2 ADR - dla potrzeb danych tele-adresowych (domyślnie taki jak Kraj 1) Magazyn domyślny (patrz: Tabela magazynów, pole: OdMag Tabela magazynów Operator odpowiedzialny NA: Operator odpowiedzialny za kontakty z odbiorcą, np. operator, który kontaktuje się z odbiorcą w sprawach handlowych (sprzedawca). ZO: Operator odpowiedzialnyu za kontakty z dostawca, np. operator, który kontaktuje się z dostawcą w sprawaach zakupów (branżysta, zaopatrzeniowiec). Dane osoby do kontaktu, Tel.1 Tel.2, Email. NOTE: Sugerujemy aby dane osób do kontaktu i ich telefony i e-maile wpisywać w zakładce: Osoby do kontaktu. Patrz niżej. Grupa: 2 znaki Z tabeli: [AD_TKT10] Oddział: 2 znaki Z tabeli: [AD_TOD10] ILN: International Location Number Międzynarodowy Numer Lokalizacji Stosowany do identyfikacji wysyłającego i odbierającego w komunikatach EDI PESEL: 11-cyfrowy symbol identyfikujący osobę fizyczną REGON: Numer podmiotu w: Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej PłatnikPTU: Patrz Centralizacja rozliczeń PTU (VAT) Dane finansowe Prosimy przeszukać bazę wiedzy: [Dane finansowe] Dane handlowe Prosimy przeszukać bazę wiedzy: [Dane handlowe] Dodatkowy opis (remark) 15 wierszy. Można pokazywać w locie (param 0218 [1]) Opisy i notatki. Memo i Remark Rachunki bankowe Rachunki bankowe (konta) NRB Profil EDI EDI Elektroniczna wymiana dokumentów Oferty cenowe dostawców Kartoteka cen dostawców Osoby do kontaktu Osoby do kontaktu Do korespondencji e-mailowej prosimy używać adres e-mail w kartotece: Osoby do kontaktu. Osoby do kontaktu NOTE: Sugerujemy aby nie używać adresów e-mail na ekranie: Dane ogólne kontrahenta. Te adresy nie są wykorzystywane w procedurach (funkcjach) programu Trawers ERP. Zalecamy używać (wypełniać) adresy e-mail na ekranach: Osoby do kontaktu. Adres e-mail w karcie osoby do kontaktu umożliwia automatyczne powiązanie e-maili przychodzących (en: Incoming mail) z kontrahentami. E-mail Używanie poczty TrEmail Adresy odbiorców Adresy odbiorców Adresy odbiorców Rozrachunki Rachunki do rozliczenia Rachunki rozliczone Rozrachunki z kontrahentami Kroniki zdarzeń Kronika e-maili Kronika kontaktów/zdarzeń Kronika zadań Znaczące daty RK Rynek Kontakty Kroniki dokumentów Kronika faktur sprzedaży W okresie .., Oddziały, Zatwierdzone, Sortowanie, Razem Kronika zamówień sprzedaży Otwarte, Wszystkie, W okresie ..., Razem Oferty sprzedaży, nagłówki Oferty sprzedaży, pozycje Kronika faktur zakupu W okresie .., Oddziały, Zatwierdzone, Sortowanie, Razem Kronika zamówień zakupu Otwarte, Wszystkie, W okresie ..., Razem Zlecenia produkcyjne Do realizacji, Wszystkie, W okesie ... Internet Lokalizacja na mapie Google Strona www kontrahenta Internetowe bazy danych Integracja z internetem Faktura: druk/e-mail [ ][1][2][3] Wskaźnik w karcie odbiorcy: Faktura: druk/e-mail (pole: eDokFV) Wskaźnik określa czy drukować faktury sprzedaży czy wysyłać e-mailem. [ ] Nie ustalono Nie ustalono postaci dokumentu. Decyduje operator [1] Faktura papierowa Kontrahent oczekuje faktur drukowanych [2] Faktura e-mailem Kontrahent oczekuje faktur e-mailem [3] Faktura papierowa + e-mailem Kontrahent oczekuje faktur e-mailem i dodatkowo, wydruku Program wyświetla: [ ][1][2][3] w nagłówku dokumentu sprzedaży, np. e[3]. Wskaźnik można uwzględnić w procesie emitowania dokumentów. Gdy [3], to po wydrukowaniu program zapyta czy dodatkowo wysłać e-mail. Patrz: E-mail Wysyłanie dok sprzedaży Można zautomatyzować wysyłkę faktur. Alert może automatycznie wysłać e-maile do kontrahentów, u których, w karcie wskazano, że wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur sprzedaży w formie elektronicznej. Patrz przykład: E-mail Wysyłanie dok sprzedaży Przeglądanie innych kartotek i transakcji W zakładkach można także oglądać dane zapisane w innych kartotekach i zbiorach transakcyjnych: rozrachunki (należności) pozostałe do rozliczenia i rozliczone, kroniki ofert, zamówień, faktur, e-maili, kontaktów itp. Wszyscy klienci (odbiorcy), niezależnie od roli, zgromadzeni są w jednej kartotece. Tzn. są tu klienci potencjalni, klienci aktywni, nieaktywni, itp. Ułatwia to wyszukiwanie i zarządzanie informacjami o kontrahentach. Zawężanie przeglądanej listy kontrahentów Listę wyświetlanych kart można zawęzić poprzez filtry (warunki). Można np. wyłączyć z list wyboru odbiorców z grupy: Nieaktywni lub odbiorców oznaczonych jako zablokowani. Query. Zapytania wg warunków 2.2 Weryfikacja adresów W kartach kontrahentów i w kartach adresów dodatkowych, np. adresów wysyłkowych są dane tele-adresowe: kod pocztowy, miasto, ulica, nr domu. Poprawność adresów można weryfikować podczas dopisywania oraz sprawdzać okresowo. Metody weryfikacji: Baza internetowa GUS Podczas dopisywania kart, dane kontrahentów pobierać z bazy internetowej GUS. Okresowo można weryfikować dane adresowe zapisane w kartotekach kontrahentów w programie Trawers z danymi zgromadzonymi w bazie GUS. Jest zakładka w kartach kontrahentów, która pozwala pobrać on-line aktualne dane z GUS i zapisać do karty kontrahenta. Integracja z internetem Kody pocztowe PL W programie jest tabela polskich kodów pocztowych, tj. Pocztowe Numery Adresowe [AD_TKP10]. W tabeli jest ponad 350 tys kodów. Kody pocztowe używane są podczas dopisywania i poprawiania kart odbiorców i dostawców. Po wybraniu w tabeli kodu, program podpowiada miasto i ulicę. Natomiast po wybraniu miasta i ulicy, program podpowie kod pocztowy. Melissa. Usługa internetowa Melissa. Address verification. Weryfikacja adresów w 240+ krajach. Także w Polsce. Usługa internetowa. Podaje adres, kod pocztowy oraz współrzędne geograficzne. Np. ul. Targowa 46 84-230 RUMIA POLAND Address Line 1 ul. Targowa 46 Locality (City) Rumia Sub-Administrative Area Rumia Administrative Area (State) Wejherowski Postal Code 84-230 Sub-National Area Pomorskie Country Name Poland (POL) Latitude & Longitude 54.576187 18.402159 Melissa wyświetla dane adresowe oraz przekazuje w formacie XML i JSON. EGON Addres Quality Program do weryfikacji adresów pocztowych. Można zintegrować z ERP. Firma: Ware Place SRL Włochy * Normalizuje adresy: analizuje i koryguje niedokładności lub niespójności w adresie * Przydziela adresom współrzędane geograficzne * De-duplikuje dane, tj. identyfikuje podwójne dane i proponuje eliminację powtarzających się 3. Cechy odbiorców i dostawców 3.1 Opis ogólny W kartach kontrahentów zapisane są cechy: profil, branża, wielkość, obroty, model biznesowy, struktura organizacyjna, miejsce w strukturze, źródło pozyskania, warunki finansowe współpracy, warunki wysyłki towarów, PKD Polska Klasyfikacja Działalności, itp. Większość cech zdefiniowana jest w słownikach w systemie AD: AD > Trawers > Słowniki > Cechy kontrahentów [AD_TKT10] [AD_TKT20]... Modele biznesowe są w tabeli: RK > Tabele > Modele biznesowe firm [RK_TMB10]. Model biznesowy, to, skrótowo, opis w jaki sposób firma zarabia. Model wpływa na procesy w firmie i, dalej, na rozwiązania informatyczne. Wg cech wpisanych do kart można wyszukiwać kontrahentów (Query) oraz tworzyć zestawienia: sprzedaży, zakupów, działań marketingowych, korespondencji, itp. Query. Zapytania wg warunków Oznaczenia cech a maski dekretacji Oznaczenia cech należy odróżnić od oznaczeń: [JJ] Jednostki organizacyjne, [KK] Komórki organizacyjne [XX] Inne. [JJ] [KK] [XX] mogą być elementami kont w poleceniach ksiegowania. Tabele dekretacji Oznaczenia cech nie są elementami kont księgowych. Stosowane są do selekcji i grupowań w zestawieniach i raportach. Raporty i analizy ----------------------- Grupy kontrahentów Etapy w cyklu sprzedaży Wartość sprzedaży Obroty firmy Liczba zatrudnionych Regiony np. Polska północna, środkowa, zachodnia Kraje symbole krajów wg ISO 3166 Cechy dodatkowe Sektory gospodarki Tabela: [AD_TAK90] np. Produkcyjny, Publiczny (komunalny), Handlowy - Detaliczny Zródła pozyskania skąd pochodzi informacja o kontrahencie, np. od innego klienta, z internetu, z folderów reklamowych Wyróżniki kontrahentów. Tabela: [AD_TAKA1] (zakładka: Dane finansowe) Struktura organizacyjna np. sieć handlowa, zespół szkół, grupa producencka Miejsce w organizacji np. wyodrębniony zakład serwisowy, sklep firmowy Klasyfikacje PKD PKD Polska Klasyfikacja Działalności [AD_TKD10] Kod PKD wskazuje na rodzaj działalności gospodarczej. NOTE: od 01/2020 w Polsce stosuje się tylko PKD Klasyfikacje EKD Europejska Klasyfikacja Działalności [AD_TED10] Kod EKD wskazuje na rodzaj działalności gospodarczej. NOTE: od 01/2020 w Polsce nie stosuje się EKD Języki ----------------------- 3.2 Parametry sterujące Odbiorcy Odbiorcy, to są kontrahenci, którym dostarcza się materiały, wyroby i usługi. W programie Trawers prowadzi się kartotekę odbiorców, przyjmuje zamówienia, wystawia faktury i dokumenty rozchodu z magazynu, prowadzi rozrachunki (należności). Dostawcy Dostawcy, to są kontrahenci, którzy dostarczają materiały, wyroby i usługi. W programie Trawers prowadzi się kartotekę dostawców, wysyła zamówienia zakupu, rejestruje przychody i faktury, prowadzi rozrachunki (zobowiązania). Kontakty handlowe z poszczególnymi kontrahentami i ich dokumentowanie mogą być zróżnicowane w zależności od rodzaju (sprzedaże hurtowe, cykliczne, okazjonalne), od zakresu (drobne sprzedaże, duże dostawy), charakteru rozliczeń (gotówka, na kredyt). Parametry sterujące w kartach kontrahentów O przebiegu poszczególnych procesów i ich dokumentowaniu, np. zamówienia i faktury zakupu, decydują parametry sterujące poszczególnymi funkcjami programu. Część parametrów podaje się bezpośrednio w kartach odbiorców i dostawców. Np. Czy fiskalizować sprzedaż, Czy sprawdzać limit kredytowy, Czy liczyć odsetki, Numer ceny sprzedaży z cennika, Metoda (forma) płatności, Czy zablokowany ?, Czy split payment, itd. Inne parametry sterujące Cześć w parametrach systemu NA Sprzedaż. Parametry systemu NA Cześć w parametrach systemu ZO Zakupy i ZA Zamówienia zakupu. Parametry systemu ZO Parametry systemu ZA Parametry ogólne Param ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx Parametry operatorów Param operat 05xx 06xx 07xx 11xx System parametrów Dodatkowe informacje w zakładkach kart kontrahentów * Rachunki bankowe Rachunki bankowe (konta) NRB * Waluta transakcji * Limit kredytowy Limity kredytowe * Numer ceny sprzedaży (odbiorcy) * Numer tabeli odsetek za zapłaty po terminie Odsetki, noty odsetkowe * Upusty od ceny. Tabele upustów Upusty od cen sprzedaży i zakupu * Metody płatności Metody płatności * Pojazdy odbiorców * Pojazdy dostawców Gdy dostawca jest przewoźnikiem, spedytorem, to jego pojazd można umieścić na dokumencie [LD] Załadunek (wskazuje zawartość przewozu środkiem transportu) Tabele. Słowniki 4. Wyszukiwanie kontrahentów Listy (rekordy) można przeglądać (przewijać) pozycjami, stronami oraz przemieszczać się na początek i koniec listy. Lista może być ułożona wg symbolu, nazwy lub wg NIP. Szukanie w bazie danych Wyszukiwać można wg całości lub części znaków znajdujących sie w polach: symbol, nazwa krótka i długa, NIP, osoba do kontaktu i adres siedziby. --------------------------------------------------------------- F2/3-wybór (wg symbolu), Tab-(wg nazwy), F5-(wg NIP), F6-osoba --------------------------------------------------------------- Wg symbolu Można podać cały symbol, tj. 6 znaków lub część symbolu i klawisz <F2/F3>. Program układa listę rosnąco wg symboli kontrahentów. Wg nazwy Najlepsza metoda: 1. przełączyć się na nazwę (Tab) (parametr 0608 [1] przełącza na stałe) 2. wpisać część nazwy np. Wi+jan i nacisnąć klawisz <F3> Program wyszuka np. Zakład Wielobranżowy Niewiadomski Jan oraz Nowina Janusz Klawisz <F3> w listach wyboru wyszukuje ciągi znaków zawarte w tekście. Bez znaczenia jest miejsce ciągu w tekście oraz bez znaczenia czy są małe czy duże litery i czy zawierają polskie 'ogonki'. Program wyświetla listę rosnąco wg nazw kontrahentów. Szukanie w bazie danych Klawisze i mysz Wg NIP (parametr 0608 [2] przełącza na stałe na wybór wg NIP) Można podać cały numer, tj. 10 znaków lub część numeru i klawisz <F2/F3>. Proszę nie podawać kresek [-], gdyż program wyszukujący pomija kreski. Np. aby wyszukać NIP 123-00-08-431, trzeba podać: 12300 <F3> zamiast: 123-00 <F3> Program wyświetla listę rosnąco wg numerów NIP. NOTE: Domyślnie NIP identyfikuje tylko jednego kontrahenta. Symbol nie może sie powtarzać. Wg e-mail osoby do kontaktu Można wyszukać odbiorcę pośrednio. Najpierw wyszukać osobę do kontaktu (via e-mail). Program wyświetla osoby do kontaktu. Lista uporządkowana jest rosnąco wg adresów e-mail. Zwykle podaje się fragment imienia lub nazwiska i klawisz: Szukaj <F2/F3>. Po akceptacji wiersza z e-mailem i osobą do kontaktu, program ustala kartę odbiorcy. Osoby do kontaktu Wg części nazwy, miasta, www Podczas wyszukiwania kontrahentów (odbiorców i dostawców) w polu: nazwa, program dodatkowo (oprócz pola: nazwa) szuka podanego ciągu w polach: miasto, ulica, www, nazwy długie 1,2,3,4. Np. spolka+gdynia<F3>. Wystarczy podać fragment nazwy odbiorcy, nazwę miasta i klawisz <F3> Program wyszuka kontrahentów z tego miasta. Np. Tore+Gdynia <F3> Program wyświetli listę np. PPH Torewski Gdynia, Storemar Gdynia. F3-szukaj Na liście wyboru (po F2/F3) pojawiają się klawisze: --------------------------------------- F2-warunek, F3-szukaj, F10-karta, Enter ----------- ----o---- ----------------- | v------o-----------------------------------------v Szuka w: NIP, nazwa krótka, miasto, ulica, www, nazwa długa Wg warunków query Skuteczną metodą wyszukiwania, w której warunki wyszukiwania (filtry) można zbudować dla każdego pola (kolumny) karty, jest: Zapytanie Query. Zapytania wg warunków Query 5. Dopisywanie Podczas dopisywania kart kontrahentów należy pilnować, aby nie dopisać kolejnej karty tego samego kontrahenta. Tzn. aby uniknąć duplikatów. Szczególnie skomplikowane jest usuwanie duplikatów, gdy powiązane są z nimi dane transakcyjne, np. faktury. Dlatego trzeba tworzyć rozwiązania programowe i organizacyjne, aby nie dopuścić do duplikatów. W programie Trawers są następujące sposoby dopisywania kontrahentów: 5.1 Dopisywanie ręczne Dopisywanie ręczne polega na wypełnieniu pól na kolejnych ekranach karty odbiorcy w funkcji: NA > Odbiorcy > Kartoteka odbiorców > Dopisywanie [NA_KDO10]. o----------------------------------------o | Wpisz od nowa - od: NIP pobierz z GUS | <-- pobieranie danych z bazy GUS | Wpisz od nowa - od: symbol, nazwa | | | | Skopiuj z karty wzorcowej: [000001] | <-- nr podany w parametrach NA | Skopiuj z innej karty | <-- podaje się symbol karty o----------------------------------------o | Skopiuj z karty dostawcy ZO | <-- podaje się NIP karty dostawcy o----------------------------------------o Karty można też dopisać w locie, w każdej innej funkcji, w której jest wybor F2 z kartoteki odbiorców lub dostawców. Dopisać w w locie może ten operator, który ma uprawnienie do funkcji np. NA > Odbiorcy > Kartoteka odbiorców > Dopisywanie [NA_KDO10] Bezpieczeństwo. Mechanizmy Symbol kontrahenta program może podpowiedzieć zgodnie ze schematem numeracji wskazanym w parametrach systemu NA i ZO. Patrz też: Numerowanie kartotek Parametry NA Parametry ZO Klawisz F8 przyśpiesza dopisywanie. Wystarczy wypełnić kilka podstawowych pól, a F8 pozostałe pola wypełni wartościami standardowymi i zapisze kartę. Można też użyć zawartości pól kontrahenta wzorcowego. Pola te będą traktowane jako standardowe. Symbol odbiorcy wzorcowego podaje się w parametrach NA i ZO. Karty można dopisywać funkcjami SOA (API): [CustomerNew] [VendorNew]. W parametrach funkcji można podać symbol kontrahenta wzorcowego, z którego program pobierze brakujące dane dopisywanej karty. SOA Funkcje OutBound i InBound Wskazuje się czy NIP ma być wypełniony czy nie (pole: OdNIPTN) [T] NIP jest wymagany [N] NIP nie jest wymagany Patrz też parametry operatora: 0533 NIP odbiorcy jest wymagany 0534 NIP dostawcy jest wymagany Param operat 05xx 06xx ... Od wskaźnika: czy NIP ma być wypełniony zależy też wypełnienie pola: Fiskalizować (odbiorcy). Gdy NIP nie jest wymagany [N], to program nie pobiera NIP i podpowiada [T] w polu: Fiskalizować (zakłada, że kontrahent jest odbiorcą indywidualnym (osobą fizyczną) i trzeba mu wystawić paragon fiskalny) Gdy NIP jest wymagany [T], to program pobiera NIP i podpowiada [N] w polu: Fiskalizować (zakłada, że kontrahent jest odbiorcą (firmą), której wystawia się fakturę NOTE: Powiązanie między NIP a Fiskalizować można usunąć (rozerwać): Param 0211: [1] Fiskalizować --> zawsze podpowie [N] [2] Fiskalizować --> zawsze podpowie [T] 5.2 Dopisywanie automatyczne Plik CSV W funkcji: Pomocnicze > Pobieranie kart odbiorców (import) [NA_PDO10] Pobieranie kart dostawców (import) [ZO_PDO10] można wczytać dane o kontrahentach z pliku CSV. Gdy w pliku CSV podano NIP lub REGON, to podstawowe dane kontrahenta można pobrać on-line z portalu: Baza internetowa GUS (NIP, REGON) Patrz też: Wymiana danych z innymi programami Baza internetowa GUS Pobieranie danych rejestrowych i adresowych z bazy internetowej GUS. Przełączyć się na wybór wg NIP i podać NIP np. [9580970167] Program wyszuka kontrahenta w bazie GUS w podanego NIP. NOTE: Param operatora 0608 [2] przełącza na stałe na wybór wg NIP NOTE: Program skraca niektóre człony w nazwach przedsiębiorstw, np. SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ --> SP. Z O.O. SPÓŁKA AKCYJNA --> SA PRZEDSIĘBIORSTWO PRODUKCYJNO HANDLOWO USŁUGOWE --> PPHU ZAKŁAD PRODUKCYJNO HANDLOWY --> ZPH FIRMA PRODUKCYJNO HANDLOWO USŁUGOWA --> FPHU W kartach kontrahentów jest zakładka, która pozwala pobrać on-line aktualne dane kontrahenta z GUS i zapisać do karty w programie Trawers. Warto co pewien czas weryfikować dane adresowe zapisane w kartotece odbiorców z danymi w bazie internetowej GUS. Podczas dopisywania karty kontrahenta z GUS, po pobraniu danych, program dodatkowo sprawdzi status podatnika VAT na Portalu Podatkowym MF. Patrz też: Integracja z internetem Funkcje SOA Odbiorcę można dopisać programem zewnętrznym funkcją SOA [CustomerNew] Odbiorcę można korygować programem zewnętrznym funkcją SOA [CustomerUpdate] Patrz szczegóły SOA Funkcje OutBound i InBound 5.3 Ochrona przed duplikatami Podczas dopisywania kart kontrahentów należy pilnować, aby nie dopisać powtórnie kolejnej karty tego samego kontrahenta. Tzn. aby uniknąć duplikatów. Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, gdy kontrahent występuje w kartotece wielokrotnie i powiązane są z nimi dane transakcyjne, np. faktury sprzedaży lub zakupu. Zafałszowane są statystki i sprawozdawczość, np. rejestry PTU (VAT), raporty JPK, itd. Dlatego trzeba tworzyć rozwiązania programowe i organizacyjne, aby nie dopuścić do duplikatów. Sprawdzanie duplikatów W programie Trawers są następujące mechanizmy chroniące przed dopisaniem duplikatów kart kontrahentów (zapewnianie unikalności): * Program sprawdza unikalność symbolu (pole: ODBDOST) i nazwy odbiorcy (pole: ODNAZWA). * Program wymusza wypełnienie NIP * Program sprawdza unikalność NIP (pole: ODNIP), tzn. nie pozwoli dopisać kolejnego kontrahenta z takim samym numerem NIP (param 0135 [ ] NIP nie może się powtarzać) * Program sprawdza zdublowane adresy. Szuka czy jest już w kartotece kontrahent z taką samą siedzibą (miasto i ulica) Porównuje pola: ODMIASTO i ODULICA. Sygnalizuje: Jest już adres: 008902 Gminna Spółdzielnia Rozdrażew Rozdrażew ul. Koźmińska 13 * Przed dopisaniem, sprawdzić czy już taki kontrahent, np. wyszukać charakterystyczne wyrazy w nazwie, np. <spoldz+mlecz> i klawisz <F3> (szukaj wystąpienia podanych znaków) Szukanie w bazie danych Generalnie zaleca się, aby tylko jedna osoba w firmie miała prawo dopisywać nowe karty. Aby tylko jedna osoba była odpowiedzialna za poprawność informacji. Jeżeli nie ma takiej zasady, to warto okresowo sprawdzać kto i co zapisał lub zmienił w kartach. Pokazuje to zakładka: Znaczące daty oraz log, w którym jest szczegółowy zapis o tym kto, kiedy i co dopisał lub co zmienił (parametr 0830). Kronika operacji (log) Dodatkowo, warto przestrzegać jednolitych reguł nazewnictwa. Szczególnie skrótów. Np. zawsze pisać: Sp.z o.o. lub PH (Przeds. Handlowe), itp. W ten sposób minimalizuje się ryzyko wpisania tych samych kontrahentów z różnymi nazwami. Okresowo należy sprawdzać poprawność bazy kontrahentów w poszukiwaniu dubletów. Można zbudować raport uporządkowany wg miasta i ulicy i przeglądać nazwy. 5.4 Ochrona przed wtórnikami Wtórnik, duplikat (en: Duplicate, de: Duplikat, Zweitschrif) Wtórnik kontrahenta Wtórnik zapisu (rekordu) powstaje, gdy temu samemu symbolowi kontrahenta przydziela się inną firmę (innego kontrahenta) niż była dotychczas. Np. po 10 latach stwierdzamy że firma: 100012 ABC Sp.z o.o. już nie jest naszym klientem i postanawiamy z symbolem: 100012 powiązać firmę XYZ S.A. W rezultacie, wieloletnie, np. 20-letnie analizy dają niewłaściwy obraz np. przychodów. Gdyż zawierają dane dwóch różnych firm. Rada: Pozostawić pierwotne przyporządkowanie symbolu do kontrahenta. Wtórniki asortymentu NOTE: W przypadku asortymentu może wystąpić inna sytuacja. Jeden asortyment zostaje zastąpiony przez inny asortyment, o tej samej charakterystyce i właściwościach lecz o innym oznaczeniu: inny indeks, inna nazwa, inny EAN. Chcemy aby wielo-letnie analizy dotyczyły tego samego asortymentu lecz o innych oznaczeniach. Rozwiązanie: buduje się tabelę, łańcuch zastępowania (wymian) (en: Supersession Chain, de: Erzetzungskette), w której podaje się jakim indeksem został zastąpiony podany indeks i kiedy (podaje się datę). Z zapisów w tabeli korzystają funkcje raportujące, np. Dynamika sprzedaży wg asortymentu. 6. Usuwanie Kontrahenta można usunąć z kartoteki, gdy nie zapisano jeszcze pozwiązanych z nim informacji w innych zbiorach, tj. * w zamówieniach * w rozrachunkach * w zbiorze dostaw i faktur oczekujących (karta dostawcy) * w zbiorze osób do kontaktu * w zbiorze adresów dodatkowych, np. adresów wysyłkowych Generalnie, nie zaleca się usuwania kontrahentów z kartoteki. Blokada kontrahentów Kontrahentów nieaktywnych można zablokować. --------------- Zablokowany [T] --------------- [T] Kontrahent jest zablokowany Nie można rejestrować transakcji powiązanych z tym kontrahentem: tj. faktur, not, zamówień, dokumentów magazynowych oraz wypłat środków pieniężnych. Można rejestrować wpłaty środków pieniężnych. W polach dodatkowego opisu warto zapisać: kto, kiedy i dlaczego zablokował kontrahenta. [N] Kontrahent nie jest zablokowany Inna metoda wyłączenia kontrahentów: zaliczyć do grupy: Nieaktywni i zbudować warunek, który tę grupę wyłączy z list wyboru. 7. Kody pocztowe PL AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Kody pocztowe PL [AD_TKP10] W programie Trawers znajduje się tabela polskich kodów pocztowych, tj. Pocztowe Numery Adresowe [AD_TKP10]. W tabeli jest ponad 350 tys kodów. Użytkownik może dopisywać kolejne kody do tabeli. Kody pocztowe używane są podczas dopisywania i poprawiania kart odbiorców i dostawców. Po wybraniu w tabeli kodu, program podpowiada miasto i ulicę. Natomiast po wybraniu miasta i ulicy, program podpowie kod pocztowy. -- Kody pocztowe PL --------------------------------- Miejscowość gdynia Ulica kosciuszki Kod 81-370 ----------------------------------------------------- 81-370 Gdynia, Kościuszki 81-301 Gdynia, Kościuszki ----------------------------------------------------- Wg kodów pocztowych można grupować i porównywać dane. Np. sprzedaż, zakupy. Jest to tzw. wymiar terytorialny (geograficzny). Można grupować i porównywać dane na terytoriach uporządkowanych wg kodów pocztowych. Raporty i analizy 8. Kontakty z kontrahentami Kontakty z kontrahentami rejestruje się w module RK Rynek-Kontakty. Tam też zapisuje się kontakty planowane. Program przypomina o terminach planowanych po wywołaniu programu. Planowane kontakty można delegować do innych użytkowników. RK Rynek-Kontakty 9. Działania marketingowe Kontakty W module RK Rynek-Kontakty można rejestrować ręcznie i automatycznie kontakty z kontrahentami: wysłane i otrzymane e-maile, telefony, listy pocztowe, wizyty. Można wyznaczać daty i godziny kolejnych kontaktów (terminarz). Rozwiązania CRM Kampanie Kontakty można powiązać z kampaniami. W systemie RK jest tabela: Kampanie handlowe. W tabeli podaje się symbol kampanii. Symbol ten można powiązać z kontaktami. Aby śledzić działania oraz ich koszty, wykonywane w ramach kampanii. Kampanie handlowe 10. Dystrybucja poprzez partnerów W dystrybucji towarów i usług występują partnerzy (pośrednicy, dealerzy, ...). Typowy model działalności: Producent > Partner > Odbiorca końcowy (EndUser). Partnerzy handlowi i serwisowi, to są niezależne firmy (podmioty), które w swoim imieniu i na własny rachunek sprzedają (i / lub) serwisują nasze produkty. Dokument sprzedaży, np. faktura sprzedaży składa się z nagłówka i pozycji. W nagłówku podaje się symbol odbiorcy pobrany z kartoteki odbiorców. Symbol może wskazywać na odbiorcę końcowego (sprzedaż bezpośrednia) lub na partnera. W pozycji podaje się oznaczenie sprzedawanego asortymentu, indeksy. Jeżeli w nagłówku podaje się symbol partnera a sprzedawany asortyment przeznaczony jest dla odbiorcy końcowego, to w pozycji dokumentu (pole: EndUser) wpisuje się symbol odbiorcy końcowego, także pobrany z kartoteki odbiorców. Patrz opis: Partnerzy handlowi. Dealerzy 11. Raporty i statystyki [ ] Raporty ze sprzedaży [ ] Kronika kontaktów z odbiorcami [ ] Kontakty do wykonania dzisiaj [ ] Wyznaczanie terminów następnych kontaktów z odbiorcami [ ] Zarządzanie etapami w cyklu sprzedaży, lejek sprzedaży [ ] Analiza kosztów działań handlowych [ ] Szanse sprzedaży Raporty i analizy Statystyki * Ilu dopisano odbiorców ? * Ile było kontaktów ? Pokazuje aktywność handlową w poszczególnych okresach * Ilu odbiorcom wystawiono fakturę ? * Ile zapisano e-maili ? Pokazuje liczbę wysłanych i odebranych e-maili * Ile e-maili jest w skrzynkach ? Pokazuje rozkład liczby e-maili w poszczególnych skrzynkach * Ile e-maili jest oznaczonych przez operatorów ? Pokazuje rozkład aktywności operatorów w wysyłaniu i odbieraniu e-maili * Ile e-maili powiązanych jest z kontrahentami ? Pokazuje rozkład aktywności kontrahentów w kontaktach e-mailowych Statystyki działań marketingowych 12. Tematy powiązane Zarządzanie bazą dostawców * Opis modułów dla zarządzania relacjami z kontrahentami * Ewidencja kontaktów, planowania (terminarz), poczta e-mail * Użycie wbudowanej poczty elektronicznej do kontaktów * Ewidencja kontaktów, planowania (terminarz), poczta e-mail * Projekty, zadania, ewidencja zdarzeń Osoby do kontaktu Rozwiązania CRM RK Rynek Kontakty RZ Projekty Zadania * Zarządzanie odbiorcami w firmie wielo-oddziałowej Wielo-oddziałowość * Uprawnienia do dopisywania i poprawiania kartotek kontrahentów * Uprawnienia do poprawiania danych finansowych (zakładka) * Uprawnienia do dopisywania adresów dodatkowych (zakładka) Mechanizmy bezpieczeństwa * Automatyczne dopisywanie kart odbiorców i dostawców SOA Funkcje OutBound i InBound * Automatyczne numerowanie kart odbiorców i dostawców Numerowanie kartotek Parametry NA * Gdy odbiorca jest jednocześnie dostawcą Raport o odbiorcy/dostawcy wg NIP * Raporty, analizy i statystyki Raporty i analizy Szukanie w bazie danych * Dokumenty elektroniczne e-faktury, e-archiwum EDI Elektroniczna wymiana dok * Komunikacja z kontrahentami E-mail Używanie poczty TrEmail Komunikacja w Trawers ERP
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści