www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
EDI Dokumenty zakupu 1. Opis ogólny 2. Zapisywanie zamówień zakupu EDI [ORDER] 2.1 Opis ogólny 2.2 Format 2.3 Dane dla zamówień zakupu EDI 2.4 Parametry dokumentów EDI 2.5 Opis pól zamówień zakupu XML 3. Pobieranie faktur zakupu EDI [INVOICE] 3.1 Opis ogólny 3.2 Uwagi i zastrzeżenia 3.3 Konwersja: EDI [INVOICE] --> [DA] Dostawa ZO 4. Pobieranie DESADV Awizo dostawy 5. Tematy powiązane 1. Opis ogólny EDI Electronic Data Interchange, to jest przesyłanie standardowych komunikatów elektronicznych, które są odpowiednikami dokumentów handlowych i administracyjnych, np. faktur sprzedaży, zamówień zakupu. W programie Trawers można wysyłać (Export) i pobierać (Import) następujące komunikaty dotyczące zakupu: Eksport Zamówienia zakupu - komunikat ORDER XML1.2 Import Faktury zakupu - komunikat INVOICE XML7.69 Faktury zakupu Korekty - komunikat INVOICE XML7.69 Awizo dostawy [DA] (beta) - komunikat DESADV XML2.9 2. Zapisywanie zamówień zakupu EDI [ORDER] 2.1 Opis ogólny Zamówienia zakupu można zapisywać i wysyłać w formacie EDI [ORDER]: ZO > Zamówienia > Zapisywanie zamówień EDI [ORDER] [ZA_DKZ30] EDI [ORDER] można także zapisać, w locie, w menu wewnętrznym (zakładka) funkcji: ZA > Zamówienia > Akceptowanie [A] [ZA_DAC10] 2.2 Format dokumentu EDI Format opisany jest w specyfikacji: ECOD XML ORDER wersja 1.2 http://www.comarchedi.pl/specyfikacje-plikow (NOTE: Format dostosowano do wymagań firmy: Ceramika Paradyż) 2.3 Dane dla zamówień zakupu EDI Zamówienie zakupu EDI tworzone jest na podstawie pozycji zamówienia zakupu ZA oraz danych znajdujących się w innych powiązanych zbiorach. Aby utworzyć zamówienie zakupu EDI muszą być spełnione następujące warunki: (przed utworzeniem dokumentu EDI należy podać brakujące dane) Jednostki miary * W tabeli jednostek miar należy podać jednostki wg norm EDI: <UnitOfMeasure> (pełna lista wymieniona jest w specyfikacji), np. Trawers JmEDI Nazwa --- --- -------- szt PCE sztuka kg KGM kilogram l LTR litr m2 MT2 metr kwadratowy JmEDI pobiera sie z tabeli: Jednostki miary EDI [MG_TJE10] Dane firmy * W karcie firmy należy podać: - adres siedziby spółki - opis zawierający numer KRS, nazwę sądu rejestrowego oraz kapitał Gdy firma składająca zamówienie jest spółką prawa handlowego. Data dostawy Przyjęto, że w tworzonym zamówieniu zakupu EDI: * żądana data dostawy <ExpectedDeliveryDate> = pole: Termin z pierwszej pozycji zamówienia zakupu Miejsce dostawy Przyjęto, że w tworzonym zamówieniu zakupu EDI: * ILN miejsca dostawy <DeliveryPoint> = a) ILN wskazany w karcie firmy/oddziału (w zamówieniu zakupu) b) ILN wskazany w karcie magazynu a) lub b) wskazuje parametr w karcie dostawcy w zakładce [Profil EDI] (odediILN) Warunki płatności * dane pobierane z karty dostawcy: dni płatności <CashDiscountDays> = Płatność / dni upust <CashDiscountPercendage> = Stały upust 1 2.4 Parametry dokumentów EDI Ustala się format dokumentu EDI i metody pobierania danych. Parametry podaje się w zakładce karty dostawcy: Profil EDI dostawcy Format dokumentu EDI [1] [1] ECOD XML ORDER wersja 1.2 (CP) Faktura [FA] razem z [DA] [T] [T] Faktura [FA] i dostawa [DA] razem [N] Faktura [FA] i dostawa [DA] oddzielnie (w różnych terminach) ILN w zamówieniu zakupu [1] [1] ILN wskazany w karcie magazynu [2] ILN wskazany w karcie firmy/oddziału 2.5 Opis pól zamówień zakupu XML Firma - pola z karty firmy Dostawca - pola z karty dostawcy Dok - pola z nagłówka dokumentu zamówienia Pozycja - pola z pozycji dokumentu Indeks - pola z karty KIM indeksu Order-Header OrderNumber Dok -> Numer OrderDate Dok -> Data ExpectedDeliveryDate Pozycja -> Termin (z pierwszej pozycji) Remarks Dok -> Uwagi Order-Parties Buyer Firma -> Dane podstawowe ILN TaxID Name StreetAndNumber CityName PostalCode Country CourtAndCapitalInformation : Firma -> Sąd rejestrowy, KRS BuyerHeadquarters Firma -> Siedziba spółki ILN Name StreetAndNumber CityName PostalCode Country Seller ILN Dostawca -> ILN CodeByBuyer Dostawca -> numer DeliveryPoint ILN Firma/Magazyn -> ILN (1) CurrencyDetails CurrencyCoded Dok -> Waluta PaymentTermsType CashDiscountDays Dostawca -> Płatność / Dni CashDiscountPercendage Dostawca -> Stały upust 1 Line-Item LineNumber Pozycja -> Numer EAN Indeks -> EAN13 BuyerItemCode Pozycja -> Indeks ItemDescription Pozycja -> Nazwa indeksu ItemType 'CU' OrderedQuantity Pozycja -> Ilość zamówiona UnitOfMeasure Pozycja -> Jednostka miary (wg ECOD) OrderedUnitNetPrice Pozycja -> Cena z upustem Line-Parties DeliveryPoint ILN Magazyn -> ILN (1) (1) DeliveryPoint jest tylko w nagłówku, gdy taki sam ILN wszystkich pozycji. DeliveryPoint jest tylko w pozycjach, gdy różne ILN w pozycjach. NOTE: Komunikaty odbiegające od powyższych specyfikacji można włączyć jako indywidualne rozwiązania, dedykowane poszczególnym użytkownikom programu Trawers. 3. Pobieranie faktur zakupu EDI [INVOICE] 3.1 Opis ogólny Faktury zakupu można pobierać w formacie EDI XML w dwóch funkcjach: * ZO > Faktury > Pobieranie EDI (INVOICE) [ZO_DEDI1] * Funkcja SOA > Polecenie wstawienia faktury zakupu EDI <Document-Invoice> [INVOICE] SOA Funkcje OutBound i InBound NOTE: (Technicznie) Obie w/w funkcje wykonują funkcję: InvoiceZO_EDI() Funkcja wyszukuje asortyment (EAN) wg KIM oraz KID (#00052553) Fakturę można skojarzyć z istniejącym zamówieniem zakupu. Możliwe sposoby kojarzenia: * Przesyłanie EDI ORDER i EDI INVOICE * Przesyłanie tylko EDI INVOICE Wiecej informacji jest w opisie: Przesyłanie dokumentów EDI między firmami EDI Elektroniczna wymiana dokumentów 3.2 Uwagi i zastrzeżenia Identyfikacja elementów na fakturze zakupu EDI INVOICE Patrz też: EDI Stosowane oznaczenia Ustalanie okresu (m-ca) obliczeniowego, do którego trafi faktura zakupu W fakturze zakupu INVOICE nie ma pola wskazującego, do którego okresu obliczeniowego powinien wpisać dokument Nabywca (Buyer). W programie Trawers zastosowano następujacy algortym wnioskujący. * Procedura standardowa (praca w czasie rzeczywistym): Faktura trafia do okresu bieżącego, tj. miesiąca na który wskazuje data systemowa w chwili zapisywania faktury zakupu. Faktura otrzymuje datę bieżącą. * Wykorzystanie pola <InvoicePostDate> Data może wskazywać inny okres niż bieżący (wynikający z daty systemowej). Faktura otrzyma datę z pola: <InvoicePostDate>. Gdy okres, na który wskazuje <InvoicePostDate> jest zamknięty w ZO, to dokument otrzyma datę bieżącą i trafi do okresu bieżącego. Data otrzymania (DataO) i pole M-c PTU wg <InvoicePostDate>. Takie użycie pola <InvoicePostDate> umożliwia zapisanie faktury zakupu w poprzednim okresie obliczeniowym nawet gdy procedura EDI odczytuje INVOICE w okresie bieżącym. Buyer Nabywca, Odbiorca Buyer ILN Na podstawie ILN kupującego program sprawdza czy faktura jest adresowana do nas i jest ustalany numer oddziału Seller ILN Na podstawie ILN sprzedającego jest identyfikowana karta dostawcy. InvoiceNumber Numer obcy faktury, następuje sprawdzenie czy faktura o tym numerze jest zarejestrowana w naszym systemie, sprawdzenie w zbiorze rozrachunków InvoiceDate Data wystawienia faktury NOTE Brak w systemie ZO SalesDate, określającej datę sprzedaży, jest tylko data wystawienia faktury FDATA, w systemie NA jest takie pole Remarks Uwagi do faktury InvoiceCurrency Symbol waluty NOTE: Kurs waluty nie jest ustalany, można dokonać ręcznej korekty BuyerOrderNumber Numer zamówienia kupującego (nasz) Powiązanie (kojarzenie) faktury zakupu z zamówieniem zakupu W strukturze faktury EDI wg ECOD jest zapisany numer zamówienia nie ma natomiast numeru pozycji zamówienia. W Trawersie, gdy wiążemy fakturę z zamówieniem, to trzeba wskazać numer pozycji zamówienia. Jak odszukać ? Uproszczenie -> pierwsze wystąpienie indeksu na wskazanym zamówieniu. Numer zamówienia może być zapisany jeden wspólny w nagłówku lub dla każdej pozycji, wtedy mogą być różne numery zamówień InvoiceReferenceNumber Numer faktury korygowanej, w przypadku wczytywanie faktury korygującej. Numer może być zapisany jeden wspólny w nagłówku lub dla każdej pozycji, wtedy mogą być różne numery faktur korygowanych. Program Trawers nie dopuszcza aby były różne numery faktur korygowanych gdy waluty są inne niż PLN InvoiceReferenceNumber to numer faktury nie ma numeru pozycji W Trawersie, gdy wiążemy fakturę korygującą z pierwotną, to trzeba wskazać numer pozycji Jak odszukać ? Uproszczenie -> Wskazanie pozycji - pierwsze wystąpienie indeksu na fakturze pierwotnej, dodatkowo jest sprawdzenie czy ilość i cena pozycji 'bylo' się zgadzają IvoicePaymentDueDate Termin płatności DeliveryLocationNumber ILN miejsca dostawy Wg ILN ustala się magazyn. W MG > Tabela magazynów jest ILN miejsca dostawy (pole: TmgILN) DeliveryTermsCode Kod warunków dostawy lub transportu wg INCOTERMS EXW - ex works FOR - przekazanie przewoźnikowi w określonym miejscu CPT - opłacone do miejsca dostawy Ustalenie indeksu asortymentu Kolejno identyfikacja (wyszukiwanie) w zbiorach: - Supplier Item Code - na podstawie zapisu w zbiorze ofert dostawców - EAN - na podstawie kodu EAN (obowiazkowy w zbiorze EDI) - Buyer Item Code - na podstawie naszego indeksu InvoiceQuantity Ilość na fakturze UnitOfMeasure Jednostka Miary Program wczytujący zakłada, że ilości asortymentu w fakturze EDI podane są w JmZak, tj. w jednostce miary zakupu (przychodu) InvoiceUnitNetPrice Cena netto w walucie NOTE: Cena zakupu pobierana jest z faktury zakupu (także gdy jest inna niż na zamówieniu zakupu) SerialNumber Numer serii lub partii (LOT/SER) W fakturach zakupu w ZO mogą być wypełnione 2 pola: LOT lub SER. W fakturach EDI: INVOICE jest jedno pole: <SerialNumber> Procedura w programie Trawers: * ZO > Faktury > Pobieranie EDI (INVOICE) [ZO_DEDI1] * Funkcja SOA > Polecenie wstawienia faktury zakupu EDI <Document-Invoice> [INVOICE] W obu procesach (w programie jest to jedna procedura): <SerialNumber> program zapisuje SER lub LOT, zależnie od wskaźnika w KIM Pobieranie DESADV Awizo dostawy Procedura w programie Trawers: * ZO > Dostawy > Pobieranie EDI (DESADV) [ZO_DEDI2] * Funkcja SOA > Awizo dostawy ZO EDI Dopisanie Document-DespatchAdvice [DESADV] W obu procesach (w programie jest to jedna procedura): <SerialNumber> program zapisuje SER lub LOT, zależnie od wskaźnika w KIM Program zapisuje jeden <SerialNumber> (LOT/SER) w pozycji dokumentu. TaxCategoryCode Kod stawki: NA - nie podlega (not applicable) (od 7.58) AE - reverse charge (od 7.58) E - zwolniony (exempt) S - inna, stawka wyrażona liczbą (standard) TaxRate Stawka PTU, np. 23.00 Wg stawki PTU program ustala nr PTU (pole: NRPTU musi być wypełnione w pozycjach faktury zakupu) Odszukuje w tabeli PTU stawkę i numer PTU obowiązujące w dniu transakcji. Np. <InvoiceDate>2020-11-15</InvoiceDate> Podatek VAT RC W zależności od parametrów karty dostawcy i karty KIM jest ustalany automatycznie czy indeks podlega RC Kwota podatku RC jest rejestrowana w pozycji NetAmount Wartość netto pozycji. Wartość ustalana jest na podstawie ceny i ilości z faktury dostawcy. W przypadku różnic groszowych trzeba dokonać korekty ręcznej faktury. System sprawdza czy TotalNetAmount jest równe wartości netto zarejestrowanej faktury Tax-Summary Podsumowanie VAT, rejestrowane są pozycje podatku PTU (VAT) Kwota podatku jest rejestrowana zgodnie z wartościami na fakturze dostawcy Numerowanie pobieranych dokumentów Pobierane dokumenty otrzymują numery wg definicji w: Tabela serii dokumentów Numerowanie dokumentów 3.3 Konwersja: EDI [INVOICE] --> [DA] Dostawa ZO Na podstawie komunikatu EDI [INVOICE] w systemie ZO Zakupy można utworzyć dokument [DA] Dostawa ZO. ZO > Zakupy > Dostawy > EDI INVOICE --> [DA] Dostawa ZO [ZO_DEDI4] (konwersja) Patrz: Dokumenty zakupu 4. Pobieranie DESADV Awizo dostawy DESADV (en: Despatch Advice) to jest zawiadomienie o wysyłce towarów przez dostawcę. Komunikat wysyła dostawca do odbiorcy (klienta). Komunikat zawiera szczegółowe dane o wysyłce: dzień i godzina dostawcy, ogólna ilość asortymentu, opis asortymentu, oznaczenia (kody) asortymentu, kody dostawcy i odbiorcy. DESADV zawiera także numery (kody) palet i dane o opakowaniu: numery, wagi (masę) i wymiary (kubaturę). Komunikat awizuje dostawę i upewnia odbiorcę, że awizowana wysyłka zawiera taki asortyment jaki został zamówiony (jaki jest na zamówieniu zakupu). Na podstawie komunikatu EDI [DESADV] program tworzy dokument ZO: [DA] Dostawa Dokumenty zakupu Patrz szczegóły: EDI DESADV Awizo dostawy 5. Tematy powiązane EDI Dokumenty sprzedaży EDI Opis ogólny EDI Stosowane oznaczenia SOA Wymiana danych e-Trawers Dokumenty zakupu Realizacja zamówień zakupu Warunki (filtry) dekretacji Numerowanie dokumentów
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści