www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
E-faktury, e-archiwum. W szczegółach 1. Dokumenty elektroniczne 1.1 Pliki elektroniczne 1.2 Autentyczność pochodzenia 1.3 Integralność treści 1.4 Czytelność 1.5 Przetwarzanie faktur elektronicznie 2. Pojęcia 3. E-faktury w programie Trawers 3.1 Koncepcja (KSeF + wizualizacja + kanały pomocnicze) 3.2 Schemat przepływu danych (KSeF) 3.3 Przeglądanie e-faktur i metadanych KSeF 4. Pobieranie e-faktur z e-archiwum 4.1 Pobieranie faktur z KSeF (sprzedaż/zakup) 4.2 Pobieranie dokumentów z e-archiwum (PDF) - opis ogólny 4.3 Opisy techniczne (alerty e-mail) - zastosowania poza KSeF 4.4 Przykład (legacy) 5. Bezpieczeństwo 6. Rozwiązania alternatywne 7. Archiwizowanie wydruków dokumentów 8. Zarządzanie dokumentami DMS 9. Tematy powiązane 1. Dokumenty elektroniczne Gospodarka elektroniczna (e-gospodarka, e-commerce) ma coraz większe znaczenie. Przepisy pozwalają stosować dokumenty elektroniczne w miejsce papierowych. W Polsce, po wdrożeniu KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) dokumentem podatkowym faktury sprzedaży w obrocie krajowym staje się w praktyce faktura ustrukturyzowana (XML) zarejestrowana w KSeF, a wydruk PDF pełni rolę wizualizacji. 1.1 Pliki elektroniczne Dokumenty elektroniczne, to dokumenty tworzone, przeglądane i przesyłane jako pliki elektroniczne. Można je wymieniać z kontrahentami i instytucjami. W kontekście Trawers ERP występują najczęściej: * XML KSeF (faktura ustrukturyzowana - dokument źródłowy), * PDF (wizualizacja/obraz wydruku), * EDI (np. INVOIC - jeśli stosowane komunikaty EDI), * inne pliki (raporty, potwierdzenia, załączniki). Aby dokument elektroniczny mógł być traktowany jako odpowiednik dokumentu papierowego, to muszą być spełnione następujące warunki:) 1.2 Autentyczność pochodzenia (en: Authenticity) Zapewnienie tożsamości wystawcy dokumentu. Po wdrożeniu KSeF: * dla faktur zarejestrowanych w KSeF, autentyczność jest zapewniana przez mechanizmy KSeF (rejestracja, identyfikacja, numer KSeF, UPO/statusy), * dla dokumentów poza KSeF (np. PDF wysyłany e-mailem, raporty, dokumenty pomocnicze) autentyczność zapewnia się 'kontrolami biznesowymi', np. logowaniem wysyłek, kontrolą adresów e-mail, ograniczeniem dostępu, archiwizacją obrazu dokumentu. 1.3 Integralność treści (en: Integrity) Integralność oznacza wiarygodne zapewnienie, że treść dokumentu nie została zmieniona. Po wdrożeniu KSeF: * integralność faktury źródłowej zapewnia KSeF (XML w systemie i potwierdzenia/statusy), * integralność wizualizacji PDF zapewnia się przez archiwizację wydruku (np. Auto Archive) i kontrolę dostępu do plików. 1.4 Czytelność (en: Readability) Czytelność oznacza, że dokument odczyta człowiek lub przetworzy maszyna. Po wdrożeniu KSeF: * XML KSeF jest przetwarzany maszynowo, * dla człowieka stosuje się wizualizację/druk (PDF) - często z numerem KSeF i kodem QR w celu łatwej weryfikacji. 1.5 Przetwarzanie faktur elektronicznie Przetwarzanie faktur elektronicznie: tworzenie, przesyłanie, gromadzenie i udostępnianie. Model docelowy po KSeF: * Sprzedawca generuje fakturę (XML), wysyła do KSeF i odbiera statusy/UPO, * Odbiorca pobiera fakturę z KSeF (automatycznie lub przez panel), * Wewnętrznie można stosować wizualizacje (PDF), DMS, obieg akceptacji, księgowanie. 1.6 Dokument źródłowy po wdrożeniu KSeF Zasada: * Dla faktur objętych KSeF, dokumentem źródłowym jest XML zarejestrowany w KSeF (numer KSeF, UPO/statusy). * PDF/druk jest wizualizacją (dla człowieka), pomocną w obiegu operacyjnym, ale nie jest jedynym dowodem 'oryginału'. Wniosek praktyczny: E-archiwum (PDF), po KSeF, nie musi pełnić roli archiwum faktur 'dla celów podatkowych', ale nadal jest użyteczne dla: * dokumentów poza KSeF, * archiwum wydruków (duplikaty wizualizacji), * raportów i załączników, * wewnętrznego obiegu/DMS. 2. Pojęcia Duplikat dokumentu Kopia obrazu dokumentu, np. PDF przechowywana jako 'stan z dnia wystawienia'. NOTE (po KSeF): Dla faktur KSeF co do zasady nie ma potrzeby wystawiania duplikatów w klasycznym sensie - treść faktury jest dostępna w KSeF przez wymagany okres. W praktyce pozostaje potrzeba posiadania wizualizacji/druków do obiegu operacyjnego lub archiwum wydruków. Uwaga ogólna dotycząca duplikatów: Powtórny wydruk dokumentu z bazy danych programu może zawierać inną treść niż wydruk wykonany w dniu rejestracji. Bowiem wiele danych, podczas wydruku, pobieranych jest z bieżących kartotek np. adres klienta. Jeżeli klient zmienił siedzibę, to adres może być inny na nowym wydruku. Dlatego wydruki dokumentów należy zapisywać w archiwum wydruków, formacie gotowym do powtórnego wydrukowania, np. w formacie PDF. E-faktura (pojęcie rozróżnione) W praktyce spotyka się kilka znaczeń - po KSeF należy je rozdzielić: * Faktura KSeF (ustrukturyzowana) Dokument w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF, zarejestrowany w systemie i identyfikowany numerem KSeF. * E-faktura PDF (wizualizacja) Obraz wydruku faktury (dla człowieka), używany operacyjnie, do wysyłek informacyjnych, obiegu wewnętrznego lub archiwum wydruków. * Faktura EDI (np. INVOIC) Wymiana elektroniczna w standardach EDI - jeśli stosowana w danym wdrożeniu. Numer KSeF Unikalny identyfikator faktury nadany po przyjęciu faktury do KSeF.~ UPO Urzędowe Poświadczenie Odbioru (w praktyce informacja/artefakt potwierdzający przyjęcie/obsłużenie wysyłki w procesie KSeF; w Trawers zwykle dostępne przez statusy i dane operacyjne). Statusy KSeF Stany procesu wysyłki/odbioru faktur, np. przygotowana do wysyłki -> wysłana -> przyjęta/odrzucona -> numer KSeF -> UPO/błąd walidacji/oczekuje. Offline24 Tryb wystawienia/wydruku wspierający pracę przy ograniczonym dostępie lub w procesie awaryjnym - zależnie od funkcji dostępnych w danej wersji/konfiguracji Trawers. Kod QR (wydruk KSeF) Element wizualizacji/druków umożliwiający szybkie powiązanie wydruku z danymi faktury (numer KSeF i/lub dane weryfikacyjne). E-archiwum Repozytorium dokumentów (najczęściej PDF) generowanych w Trawers ERP. Po KSeF, e-archiwum służy głównie do: * archiwizowania wydruków (PDF) i raportów, * przechowywania dokumentów poza KSeF (np. korespondencja, potwierdzenia, wyciągi, dokumenty wewnętrzne), * wspierania procesów DMS. Dokumenty do e-archiwum można zapisać podczas drukowania. Funkcja: ţZapiszWArchiwum{} Funkcje TrExtLang Wydobywanie (pobieranie) z e-archiwum odbywa się ręcznie (odebranie i wysłanie e-maila) lub automatycznie, poprzez system alertów. Patrz przykłady niżej. Dokumenty w e-archiwum otrzymują unikalny identyfikator: RefNo. Identyfikator ułatwia zarządzanie zawartością e-archiwum. Można łatwo wyszukiwać, przeglądać i wydobywać znajdujące się tam dokumenty. Nry referencyjne RefNo W rozwiązaniu przyjętym w programie Trawers, e-archiwum nie jest portalem internetowym. Dostęp do niego jest przez e-mail. Autoryzacja sprowadza się do sprawdzenia adresu e-mail. Nie ma haseł, pinów, itp. Program Trawers odbiera e-maile z żądaniem pobrania dokumentu z archiwum i wysyła dokument e-mailem jako załącznik Podpis elektroniczny Podpis elektroniczny (en: Electronic signature), to są dane w postaci elektronicznej, które służą do identyfikacji osoby, wystawcy dokumentu. Zapewnienie tożsamości wystawcy dokumentu, to jest jeden z warunków uznania dokumentu elektronicznego jako odpowiednika dokumentu papierowego. Warunek: Autentyczność pochodzenia (en: Authenticity). Pozostałe warunki: * Integralność treści (en: Integrity) Zapewnienie, że na dokumencie nie zostały zmienione dane. * Czytelność (en: Readability) Zapewnienie, że dokument odczyta człowiek lub/i przetworzy maszyna. Podpis kwalifikowany Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać. Podpisem kwalifikowanym można podpisać dowolny dokument. Dokumenty JPK W programie Trawers ERP wysyła się dokumenty JPK. Dokumenty muszą być podpisane podpisem elektronicznym. Dopuszczalne metody podpisywania: * Podpis kwalifikowany - podpis elektroniczny * Profil zaufany ePUAP Użytkownicy programu Trawers ERP mogą wykorzystać do podpisu dokumentów JPK programy udostąpnione przez centra certyfikacji. Procedura: * Trawers zapisuje plik (dokument) w katalogu /podpis * Użytkownik podpisuje plik, np. programem SmartSign * Pobiera podpisany plik z katalogu /podpis do katalogu /wysyłk * Wysyła plik (dokument) na serwer MF Patrz opis: Podpis elektroniczny dokumentów JPK JPK Jednolity Plik Kontrolny 3. E-faktury w programie Trawers 3.1 Koncepcja (po KSeF) W Trawers ERP rozdzielamy: A) Proces KSeF (docelowy dla faktur krajowych) * Tworzenie danych faktury w zbiorach sprzedaży, * Generacja XML KSeF i kontrola poprawności (walidacja), * Wysyłka do KSeF, * Odczyt statusów, odbiór numeru KSeF i potwierdzeń, * Podgląd/druk wizualizacji (PDF) - zwykle z numerem KSeF i QR, * Księgowanie/raportowanie/JPK z uwzględnieniem numerów KSeF (jeżeli wymagane w raportach). B) Kanały pomocnicze (PDF, e-mail, e-archiwum, EDI) * PDF może być wysyłany e-mailem jako informacja handlowa/operacyjna, * e-archiwum przechowuje wizualizacje i inne dokumenty poza KSeF, * alerty e-mail (autoresponder) pozostają przydatne do dokumentów poza KSeF i zastosowań specjalnych. C) E-archiwum E-archiwum jest elementem programu Trawers: * Tylko Trawers umieszcza dokumenty w e-archiwum * Odbiorcy mogą wyszukiwać i pobierać dokumenty w e-archiwum * Odbiorcy mogą mieć dostęp czasowy, np. urzędnicy na czas kontroli * Rejestruje się (log) operacje umieszczania i pobierania dokumentów Umieszczanie dokumentów w e-archiwum tylko przez Trawers jest elementem kontroli biznesowej zapewniającej autentyczność ich pochodzenia. 3.2 Schematy przepływu danych (modele danych) Schemat przepływu danych (KSeF) * Wystawienie faktury w Trawers (sprzedaż) * Generacja XML KSeF + walidacja * Przygotowanie i wysyłka do KSeF * Statusy procesu: przyjęta/odrzucona/oczekuje -> nadanie numeru KSeF -> UPO/potwierdzenia * Wizualizacja/druk (PDF) z numerem KSeF i QR (opcjonalnie Offline24) * (Opcjonalnie) Wysłanie e-mail do kontrahenta z wizualizacją PDF + numer KSeF (informacyjnie) * Archiwizacja operacyjna: metadane, logi, powiązania w systemie, ewentualnie zapis wizualizacji do e-archiwum / DMS Schemat przepływu danych (e-archiwum przez e-mail) Ten model jest nadal możliwy, ale po KSeF traktowany jako: * rozwiązanie dla dokumentów poza KSeF, * rozwiązanie usługowe (np. pobranie PDF na życzenie). Model przepływu (skrót): * zapis PDF do e-archiwum podczas wydruku, * e-mail do odbiorcy z informacją, że dokument jest w archiwum, * odbiorca wysyła e-mail z żądaniem (kod w temacie), * alert analizuje e-mail i odsyła PDF lub zestawienie. o-- Firma -------o | | | o------------o | o------------o | | | | (2) e-mail + pdf | | (2) | | Trawers o--->------------>----------->----o Odbiorca | | | | | | | | o----o-------o | o------------o (1) | (1)| | | |pdf | o------------o | | | (3) e-mail | Odbiorca | (3) | v | o-----<------------<------o Inne | | o----o-------o | | | instytucje | | | o--<----o o--o---------o | | | | | | | | | | | | e-archiwum | | (4) e-mail + pdf | (4) | | o--->---------->----------->---------o | | | | | o------------o | (5) powiązanie: e-mail i dokument (5) o-----------o----o | | v o------------o | (6) e-mail + pdf | | o----->----------------------->------o Odbiorca | (6) | | o------------o (1) Zapis w e-archiwum obrazu dokumentu w pdf via wydruk wg wzorca Wzorce dokumentów i etykiet (2) Wysłanie do odbiorcy e-maila z powiadomieniem o utworzeniu dokumentu Zawiera informacje o sposobie pobrania dokumentu z e-archiwum (że powinien wysłać e-mail o podanej treści na podany adres) Do e-maila można załączyć plik pdf z utworzonym dokumentem Wysyłanie dokumentów e-mailem (3) Odebranie e-maila wysłanego przez odbiorcę e-maila z poleceniem pobrania dokumentu z e-archiwum (4) Analiza odebranego e-maila (w temacie: [HA:LSI?....]) i wysłanie do odbiorcy e-maila z załączonym dokumentem (plikiem pdf) Proces automatyczny, sterowany mechanizmem alertów Alerty i raportowanie Patrz niżej: definicja alertu, który analizuje otrzymany e-mail i odsyła dokument (5) Powiązanie e-maila z załączonym plikiem pdf i dokumentem źródłowym w zbiorze transakcyjnym Identyfikatorem powiązania jest numer RefNo Nry referencyjne RefNo (6) Odbiorca sam pobiera dokument z e-archiwum 3.5 Przeglądanie dokumentów w e-archiwum (PDF) Dokumenty zapisane w e-archiwum (PDF) można przeglądać: * z poziomu dokumentu (np. faktury): zakładka/akcja typu 'Dokument w archiwum w pliku PDF', * z poziomu gospodarki zbiorami, bezpośrednio z systemu plików (uprawnienia administracyjne). NOTE (po KSeF): Dla faktur KSeF podgląd PDF w e-archiwum jest wizualizacją i nie zastępuje źródła KSeF (XML).
4. Pobieranie dokumentów
4.1 Pobieranie faktur z KSeF (sprzedaż/zakup)
Proces docelowy w KSeF:
* Sprzedaż: operator widzi kolejkę/statusy wysyłki, numer KSeF, ewentualne błędy i potwierdzenia.
* Zakup: operator pobiera faktury zakupu z KSeF (w określonym zakresie),
następnie przepisuje/opracowuje je do dokumentów w Trawers (w zależności od przyjętego procesu).
Patrz instrukcja wdrożeniowa:
* kiedy wysyłka jest automatyczna, a kiedy ręczna,
* jak wygląda obsługa błędów (walidacja, odrzucenie),
* jak wykonywać ponowienia,
* jak drukować/wizualizować faktury (numer KSeF + QR).
4.2 Pobieranie dokumentów z e-archiwum (PDF) - opis ogólny
Z e-archiwum można pobierać:
* wizualizacje (PDF) dokumentów,
* raporty i zestawienia,
* dokumenty poza KSeF.
Uprawnieni odbiorcy (przykładowo):
* kontrahent (jeśli przewidziano taką usługę),
* biuro rachunkowe,
* uprawniony kontroler (czasowy dostęp),
* pracownicy firmy.
4.3 Opisy techniczne
Opisy techniczne (alerty e-mail) - zastosowania poza KSeF
Alerty e-mail może realizować autoresponder, np.:
* odebranie e-maila z kodem żądania w temacie,
* identyfikacja dokumentu,
* odesłanie PDF lub zestawienia.
Po KSeF zalecenie:
Nie traktować alertów e-archiwum jako podstawowego kanału udostępniania faktur KSeF;
stosować je:
* dla dokumentów poza KSeF,
* dla archiwum wydruków,
* lub jako usługę dodatkową (np. 'wyślij wizualizację PDF na żądanie').
Wstęp
NOTE: Opisy techniczne adresowane do administratora programu Trawers
Pobieranie z archiwum odbywa się w dwóch krokach:
(patrz schemat przepływu danych)
(3) Wysłanie e-maila od odbiorcy do Trawersa z poleceniem pobrania
e-faktury z e-archiwum
(4) Wysłanie e-maila z Trawersa do odbiorcy z załączonym plikiem pdf
Odbieraniem e-maila od odbiorcy i wysłaniem e-faktury zajmuje się moduł alertów.
Program analizuje zdarzenie (tu: pojawienie się e-maila) i odpowiednio,
tj. zgodnie z definicją alertu reaguje na zdarzenie (tu: wysyła zestawienie
faktur miesiąca lub obraz pdf konkretnej faktury)
Patrz szczegóły:
Alerty i raportowanie
Przeglądanie e-maili przychodzących powinno być cykliczne, dlatego program
powinien przetwarzać tabele alertów cyklicznie. Dlatego alerty należy
wywołać w trybie Autorun
Definicje w tabeli alertów
Przykłady definicji alertów przetwarzających odebrane e-maile
(Alerty pracują tu jako autoresponder)
NOTE: Aktualne definicje alertów są w katalogu: https://ftp.tres.pl/alerty/
1. PZ0002 Email__lista_faktur_okresu.xml
2. PZ0001 Email__faktura_z_archiwum.xml
Katalog: ftp.tres.pl
1. PZ0002 Email: lista faktur okresu 2023.01.24 16:57 2023.01.29 16:07
2. PZ0001 Email: faktura z archiwum 2023.01.24 17:12 2023.02.17 13:55
1. PZ0002 Email: lista faktur okresu 2023.01.24 16:57 2023.01.29 16:07
--------------------------------------------------------------------------
o-- Alert ------------------------------------------------------------o
| Symbol PZ0002 Email: lista faktur okresu Priorytet 0 |
| Status |
| System RK Rynek - Kontakty |
[1]| Zbiór 303 E-maile RK Ilość okresów 0 |
| |
[2]| Sprawdzać co 0 dni 0 godzin 10 minut W godzinach 00:00 - 00:00 |
[3]| Powtarzać T po 1 dni 0 godzin 0 minut |
o- Adresaci ----------------------------------------------------------o
|- --- Adresat ------------------------- --- Urządzenie wyjściowe ----|
[4]|C FI Dział Finansowo-Księgowy EMAIL2 Email txt |
| |
o---------------------------------------------------------------------o
Objaśnienie wierszy:
[1] Program monitoruje zbiór e-maili w systemie RK
[2] Sprawdza co 10 minut, przez całą dobę, czy jest e-mail z pytaniem
Można zmniejszyć lub zwiększyć częstotliwość sprawdzania
Zwiększenie spowoduje dodatkowe obciążenia serwera
Czas ten powinien być taki sam lub krótszy niż odstęp między kolejnymi
pobraniami poczty z serwera
[3] Czas po którym odpowiedź ma zostać wysłana ponownie
Powtarzać po 1 dniu łącznie z warunkiem query filtrującym e-maile dzisiejsze
spowoduje, że powtórzenie nigdy nie nastąpi
Zwiększenie tego czasu nie zmieni działania programu. Spowoduje, że program
będzie niepotrzebnie dłużej trzymał w pamięci e-mail na który odesłał
odpowiedź
Skrócenie tego czasu spowoduje wielokrotne odesłanie odpowiedzi
[4] Adresatami odpowiedzi są osoby, które przysłały pytanie
Program wyśle odpowiedź do osób z działu FI, które mają wpisany adres
e-mail i wyraziły zgodę na otrzymywanie korespondencji
Można podać inny dział.
Można dopisać kolejnych adresatów odpowiedzi. Można dopisać innych
niż [C] Kontrahent ze zbioru 224 (osoba do kontaktu)
Np. operatora (użytkownika) programu Trawers, aby powiadomić go
o wysłaniu odpowiedzi
Należy zachować ostrożność aby nie wysłać odpowiedzi do nieuprawnionych osób.
o-- Warunek -------------------------------------------------------o
[1]| [Data] jest = TODAY i |
[2]| [Id skrzynki] jest = "XE" i |
[3]| [E-mail Rodzaj [W][O][P][D][ ]] jest = "O" i |
[4]| [Id folderu] jest = "01" i |
[5]| [Osoba System: NA ZO PL] jest = "NA" i |
[6]| [Osoba Symbol] jest wypełniony i |
[7]| [Temat] wyrażenie regularne (regex) |
| |
o------------------------------------------------------------------o
Objaśnienie wierszy:
[1] Tylko e-maile z dnia dzisiejszego
Jednoczesne ustawienie parametru Powtarzać po na 1 dzień powoduje, że program
nie będzie ponownie wysyłał odpowiedzi dla starszych e-maili
[2] Symbol sprawdzanej skrzynki pocztowej
[3] Tylko e-maile odebrane [O]
[4] Tylko e-maile z folderu: Odebrane [01]
Pominie np. e-maile odebrane, ale przeniesione do kosza
[5] Kontrahent w kartotece odbiorców w systemie NA
[6] Symbol odbiorcy musi być wypełniony
Program sam wypełni, gdy adres e-mail znajduje się w kartotece osób do kontaktu
Pominięte zostaną e-maile, których nadawca nie został rozpoznany
[7] Sprawdzenie czy temat e-maila rozpoczyna się od: [HA:LSI?....]
Wyrażenie regularne: ^[^\S]*\[HA:LSI\?[^\]]+\]
Program pominie e-maile z tematem mającym na początku np. Re:, Odp:, Fw:
To uchroni przed ponownym wysłaniem odpowiedzi na e-mail Re: [HA:LSI?...]
o-- Alert - definicja raportu -----------------------------------------------------------[X]o
[1]| Temat Odp. automatyczna @TEMAT |
o- Nagłówek --------------------------------------------------------------------------------o
|Zestawienie wygenerowane automatycznie. |
|Odpowiedź na e-mail z dnia @DATA temat: @TEMAT |
| |
[2]|ţHttpGetParam{Param;ţRegex{\[HA:LSI([^\]]+)\];2;@TEMAT}} |
[3]|ţPorównaj{ţParam[y];; |
| Brak parametru rok okresu obliczeniowego, y= ? [HA:LSI?y=rrrr&m=mm] |
|} |
[4]|ţPorównaj{ţParam[m];; |
| Brak parametru miesiąc okresu obliczeniowego, m= ? [HA:LSI?y=rrrr&m=mm] |
|} |
[5]|ţOdbiorca={@ODBDOST} |
|ţ# ========= Odbiorcy upoważnieni do oglądania wszystkich faktur ========== |
[6]|ţPorównaj{@ODBDOST;100000;ţOdbiorca={}} |
[7]|ţPorównaj{@ODBDOST;005304;ţOdbiorca={}} |
| |
[8]|ţWstawWydruk{NA_DFA50;;;;ţParam[y];ţParam[m];tOdbiorca} |
[9]|ţNazwijPlik{Zestawienie faktur za okres ţParam[y]/ţParam[m]} |
o- Pozycje ---------------------------------------------------------------------------------o
| |
| |
o- Stopka ----------------------------------------------------------------------------------o
| |
o-------------------------------------------------------------------------------------------o
Objaśnienie wierszy:
[1] Temat raportu będzie tematem odesłanego e-maila
[2] Odczyt parametrów z tematu e-maila
Makro tRegex odszukuje ciąg [HA:LSI.....] w temacie. Zwraca fragment odpowiadający
wyrażeniu regularnemu ujętemu w nawiasy (). Jest to treść między [HA:LSI a nawiasem ]
Wynik przekazywany jest do funkcji ţHttpGetParam, która przekształca zapis parametrów
z postaci GET protokołu HTTP do zapisów w t62-Tabela o nazwie 'param'.
Parametry w postaci HTTP GET spotyka się często w pasku adresowym przeglądarki inernetowej
Za adresem strony jest znak ? a po nim rozdzielone znakiem & parametry zapisane w postaci
nazwa=wartość
[3] Kontrola czy podano parametr y=..
[4] Kontrola czy podano parametr m=..
Powyższe kontrole można pominąć. Ułatwiają diagnozę problemu
Brak parametrów może być spowodowany błędem w temacie e-maila
[5] Zapamiętanie w rejestrze symbolu odbiorcy
Symbol odbiorcy zostanie przekazany w linii 8 do funkcji przygotowującej zestawienie faktur
Spowoduje to ujęcie na zestawieniu wyłącznie faktur tego odbiorcy
[6] Usunięcie z rejestru symbolu odbiorcy gdy = 100000
[7] Usunięcie z rejestru symbolu odbiorcy gdy = 005304
Usunięcie symbolu odbiorcy spowoduje ujęcie wszystkich faktur na zestawieniu
Odbiorca 100000 to odbiorca wewnętrzny
Odbiorca 005304 to biuro rachunkowe.
[8] Wstawienie zestawienia faktur do raportu
Program wywoła wydruk zestawienia faktur NA_DFA50. Treść wydruku wstawi do raportu
Dodatkowo można ustawić parametry zestawienia:
p7 - Zawiera: Wszystkie pozycje, Sumy zbiorcze (W/S) [S]
p8 - Ujmij pozycje: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone.(W/N/Z) [W]
--> Opis funkcji: ţInnyWydruk{} i ţWstawWydruk{}
Funkcje TrExtLang
[9] Nazwa utworzonego pliku załącznika
2. PZ0001 Email: faktura z archiwum 2023.01.24 17:12 2023.02.17 13:55
--------------------------------------------------------------------------
o-- Alert -----------------------------------------------------------o
| Symbol PZ0001 Email: faktura z archiwum Priorytet 0 |
| Status |
| System RK Rynek - Kontakty |
| Zbiór 303 E-maile RK Ilość okresów 0 |
| |
| Sprawdzać co 0 dni 0 godzin 10 minut W godzinach 00:00 - 00:00 |
| Powtarzać T po 1 dni 0 godzin 0 minut |
o- Adresaci ---------------------------------------------------------o
|- --- Adresat ------------------------- --- Urządzenie wyjściowe ---|
|C FI Dział Finansowo-Księgowy EMAIL2 Email txt |
| |
o--------------------------------------------------------------------o
o-- Warunek -------------------------------------------------------o
| [Data] jest = TODAY i |
| [Id skrzynki] jest = "XE" i |
| [E-mail Rodzaj [W][O][P][D][ ]] jest = "O" i |
| [Id folderu] jest = "01" i |
| [Osoba System: NA ZO PL] jest = "NA" i |
| [Osoba Symbol] jest wypełniony i |
| [Temat] wyrażenie regularne (regex) |
| |
o------------------------------------------------------------------o
Warunek jest zgodny z poprzednim alertem. Różni się wyrażeniem regularnym
Poszukiwane są e-maile z tematem rozpoczynającym się od [HA:SI?...]
Wyrażenie regularne: ^[^\S]*\[HA:SI\?[^\]]+\]
o-- Alert - definicja raportu ----------------------------------------------------[X]o
| Temat Odp. automatyczna @TEMAT |
o- Nagłówek -------------------------------------------------------------------------o
|E-mail wygenerowany automatycznie. |
|Odpowiedź na e-mail z dnia @DATA temat: @TEMAT |
|Uwaga: Brak załącznika z plikiem pdf oznacza brak faktury o podanym numerze. |
| |
|ţHttpGetParam{Param;ţRegex{\[ţFirma :SI([^\]]+)\];2;@TEMAT}} |
|tParam[nr]{ţRegex{F[0-9]{5}\/[0-1][0-9]\/[0-9]{2};;ţParam[nr]}} |
|ţPorównaj{ţParam[nr];; |
| Brak parametru nr dokumentu, nr= ? [ţFirma :SI?nr=xxxxxx/mm/rr] |
|} |
|ţOdbiorca={@ODBDOST} |
|ţ# ========= Odbiorcy upoważnieni do oglądania wszystkich faktur ========= |
|ţPorównaj{@ODBDOST;100000;ţOdbiorca={}} |
|ţPorównaj{@ODBDOST;005304;ţOdbiorca={}} |
| |
|ţWstawWydruk{NA_DFA50;ZALACZFA;ţParam[nr];;;;ţOdbiorca} |
|ţNazwijPlik{raport} |
o- Pozycje --------------------------------------------------------------------------o
| |
| |
o- Stopka ---------------------------------------------------------------------------o
| |
o------------------------------------------------------------------------------------o
Definicja raportu jest podobna do poprzedniej
Uwzględnia różnicę w temacie e-maila i parametrach
3. Treść wzorca wydruku faktury: ZALACZFA
-----------------------------------------
TţZałączPlik{ţNazwaPliku{20ş2ş-ş1ş-ş- Id dokum. -ş;.pdf};trarchiwum/ţFirma /na}
4.3 Przykład
Przykład wymiany informacji, przy zastosowaniu definicji podanych wyżej
Skrzynka xetres@tres.pl
Wysłanie e-maila z poleceniem pobrania:
1. Listy faktur z miesiąca
2. Obrazu pdf konkretnej faktury
1. [HA:LSI?y=2023&m=01] 2023.01.24 NA 100000
2. [HA:SI?nr=F00027/01/23] 2023.01.24 NA 100000
1. e-mail z tematem:
---------------------------------------------------------------
[HA:LSI?y=2023&m=01] 2023.01.24 NA 100000
---------------------------------------------------------------
Odpowiedź na test@tres.pl: lista faktur okresu 2023/01
---------------------------------------------------------------
Temat: Odp. automatyczna [HA:LSI?y=2023&m=01] 2023.01.24 NA 100000 &
Treść: ------------------------------------------------------
Email wygenerowany automatycznie przez program Trawers
Załącznik: text/plain Zestawienie faktur za okres 2023-01.txt
---------------------------------------------------------------
Treść załącznika:
---------------------------------------------------------------
Zestawienie wygenerowane automatycznie.
Odpowiedź na e-mail z dnia 2023.01.24 temat: [HA:LSI?y=2023&m=01]
TRES Centrum Oprogramowania Użytkownik: TRES - Gdynia
FAKTURA SPRZEDAŻY 2023/01
numer od: do:
Dnia: 2023.01.24 Cz
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nr dokumentu Odbiorca - Data - -Termin- - Wartość netto -- -- Wartość PTU --- - Wartość brutto - -- Zatwierdzono --
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
F00001/01/23 004014 23.01.03 23.01.24 1 651.10 379.75 2 030.85 0.00
F00002/01/23 005076 23.01.03 23.01.17 749.00 172.27 921.27 0.00
F00003/01/23 218513 23.01.03 23.01.17 87.50 20.13 107.63 0.00
F00004/01/23 001121 23.01.03 23.01.10 622.64
... itd
---------------------------------------------------------------
2. e-mail z tematem:
---------------------------------------------------------------
[HA:SI?nr=F00027/01/23] 2023.01.24 NA 100000
---------------------------------------------------------------
Odpowiedź na test@tres.pl: z załączonym plikiem pdf
pobranym z katalogu archiwum
Zawiera fakturę F00027/01/23
---------------------------------------------------------------
Temat: Odp. automatyczna [HA:SI?nr=F00027/01/23] 2023.01.24 NA 100000 &
Treść: ------------------------------------------------------
E-mail wygenerowany automatycznie przez program Trawers
Załącznik: text/plain raport.txt
application/pdf 2023-01-SI-F00027-01-23.pdf
---------------------------------------------------------------
raport.txt
---------------------------------------------------------------
E-mail wygenerowany automatycznie.
Odpowiedź na e-mail z dnia 2023.01.24 temat: [HA:SI?nr=F00027/01/23]
Uwaga: Brak załącznika z plikiem pdf oznacza brak faktury o podanym numerze
---------------------------------------------------------------
2023-01-SI-F00027-01-23.pdf
---------------------------------------------------------------
tu graficzny obraz faktury w formacie pdf
---------------------------------------------------------------
Odbiorca
* Otrzymuje email z e-fakturą w PDF i info o e-archiwum
* Wysyła e-maila do e-archiwum i pobiera e-faktury
e-archiwum
* Jest zasilane dokumentami e-faktur wysyłanymi przez Trawers (pdf)
* Tylko administrator e-archiwum może usuwać dokumenty
* Odbiorcy mogą pobierać dokumenty elektroniczne
5. Bezpieczeństwo
5.1 Bezpieczeństwo KSeF
Wdrażając KSeF należy zapewnić:
* właściwe uprawnienia operatorów do wysyłki/odbioru,
* kontrolę dostępu do numerów KSeF, statusów, UPO,
* logowanie operacji (kto wysłał, kiedy, jaki był wynik, jakie błędy),
* rozdzielenie ról (np. wystawianie vs. wysyłka vs. administracja).
5.2 Bezpieczeństwo e-archiwum (PDF) i alertów e-mail
Prawidłowe definicje alertów i warunków dostępu zapewniają, że dokumenty~
pobierają tylko osoby uprawnione:
* rozpoznanie nadawcy po adresie e-mail i powiązaniu z kartoteką,
* ograniczenie do dokumentów danego odbiorcy,
* wyjątki tylko dla wybranych podmiotów (biuro rachunkowe, kontrola) -
najlepiej osobne alerty lub jawne reguły wyjątków,
* ostrożność w dołączaniu dodatkowych adresatów
(żeby nie wysłać dokumentów do nieuprawnionych).
Pojedyńcze faktury
Osobą uprawnioną do pobrania faktury jest osoba wpisana do kartoteki osób do
kontaktu z działu FI. Faktura musi należeć do odbiorcy
Faktury wysyłane są do osób z działu FI odbiorcy, który przysłał pytanie
Warunek query filtruje e-maile powiązane z odbiorcą
E-mail zawsze odsyłany jest do osób z działu FI. Jeżeli osoba pytająca
nie należy do działu FI, to musi zwrócić się do odpowiedniej osoby aby odebrać fakturę
Symbol odbiorcy przekazany jest do funkcji, która załącza fakturę lub
przygotowuje listę dostępnych faktur. Dzięki temu zwrócona zostanie jedynie
faktura należąca do odbiorcy, który wysłał pytanie. Podobnie lista faktur
będzie ograniczona do dokumentów odbiorcy
Udostępnianie wielu faktur
Wybrani odbiorcy: biura rachunkowe, urzędnicy na czas kontroli, administrator
mogą wymagać dostępu do wielu faktur
Można to wykonać na dwa sposoby:
1. Zdefiniować nowy zestaw alertów
- w warunku Query wskazać uprawnionych odbiorców
- pominąć parametr: odbiorca w definicji raportu w ţWstawWydruk{}
2. Dodać wyjątek w definicji raportu
- przykład w opisie: Definicje w tabeli alertów
6. Rozwiązania alternatywne
Wymiana faktur i dokumentów może wymagać uzgodnienia formatów, mapowania i integracji.
Po KSeF, rozwiązania pośredniczące są nadal stosowane głównie dla:
* EDI i integracji B2B poza KSeF,
* wymiany międzynarodowej,
* obiegów dokumentów i usług DMS,
* archiwizacji dokumentów innych niż faktury KSeF.
W takich sytuacjach można skorzystać z usług firm pośredniczących w wymianie
faktur miedzy użytkownikami systemów ERP stosujących różne formaty
Istota usług takich firm sprowadza się do tłumaczenia formatów z jednego
standardu na inny standard zapisu
Firmy takie, dodatkowo, oferują usługi śledzenia drogi dokumentu w łańcuchu
od nadawcy do odbiorcy, usługi rejestracji (wystawiania) dokumentów
na formularzu internetowym, oraz pośredniczenie w zapewnieniu terminowej
płatności.
7. Archiwizowanie wydruków dokumentów
Dokument w archiwum
Archiwizowanie wydruków dokumentów, raportów itp. to jest zapisywanie kopii wydruków,
np. w formacie PDF we wskazanym katalogu.
Zapis zwykle odbywa się automatycznie (Auto Archive)
Zastosowanie po KSeF:
* dla faktur KSeF: archiwum wydruków jest operacyjne (wizualizacja, obieg, DMS),
nie musi być archiwum źródłowym treści,
* dla dokumentów poza KSeF: archiwum wydruków bywa kluczowe
(duplikaty, niezmienność treści w czasie).
NOTE:
Wydruk z bazy danych może różnić się po latach (np. zmienione dane kontrahenta w kartotece).
Dlatego archiwum wydruków nadal ma sens jako 'obraz pierwotny'.
Duplikat dokumentu
Achiwowanie wydruków jest istotne w przypadku, gdy przepisy wymagają aby duplikaty
dokumentów miały takie same dane jak dokumenty oryginalne. Problem powstaje
gdy w międzyczasie zmieniły się np. dane adresowe kontrahenta.
Program drukuje dane adresowe z aktualnej kartoteki. Nie pamięta poprzedniego adresu.
Dlatego duplikat dokumentu (jego obraz pierwotny) należy wydrukować z archiwum.
NOTE: Po wprowadzeniu KSeF nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur.
Duplikat. Krok po kroku
Patrz szczegóły:
e-archiwum. Dokumenty. Duplikaty
9. Tematy powiązane
Archiwum danych
Nry referencyjne dokumentów RefNo
Alerty i raportowanie
Procesy automatyczne
Słowa kluczowe
#e-Faktury
#e-Dokumenty
#e-Archiwum
#e-TrawersERP
#PTU/VAT-KSeF
#Pomoc-AsystentAI
(AsystentAI)
NOTE: Po wdrożeniu KSeF nie ma potrzeby archiwowania faktur.
Opisane procesy można zastosować do archiwowania innych dokumentów,
np. wyciągów bankowych, dokumentów księgowych, itp.
Pobieranie e-faktury z e-archiwum - krok po kroku
1. Z poziomu dokumentu (np. faktury sprzedaży)
Szybki dostęp:
- Otwórz dokument faktury (np. FV0012/10/21)
- Wciśnij F2 -> wybierz opcję:
Dokument w archiwum w pliku PDF
Program automatycznie otworzy powiązany plik PDF zapisany w e-archiwum.
2. Z poziomu gospodarki zbiorami
Lokalizacja plików:
- Przejdź do:
`NA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami`
- Otwórz katalog:
`/trtres/trarchiwum/ff/na/`
gdzie `ff` to symbol firmy
Wyszukiwanie pliku:
- Pliki mają nazwę wg wzorca:
`rrrr.mm.dd_FA_<numer faktury>.pdf`
np. `2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf`
Możesz otworzyć plik bezpośrednio w przeglądarce PDF lub skopiować go na dysk lokalny.
3. Z poziomu systemu plików (Linux / Windows)
Dostęp techniczny:
- Zaloguj się na serwer, gdzie przechowywane są pliki archiwum
- Przejdź do katalogu:
`/trtres/trarchiwum/ff/na/`
- Użyj polecenia `ls` lub wyszukiwarki plików, aby znaleźć fakturę po dacie lub numerze
4. Przez mechanizm alertów (automatyczne pobieranie)
Dla odbiorców zewnętrznych:
- Odbiorca wysyła e-mail z żądaniem faktury (np. z kodem `[HA:LSI?...]`)
- System analizuje wiadomość i automatycznie odsyła e-fakturę jako załącznik PDF
- Proces jest sterowany przez alerty i funkcje TrExtLang
Dobre praktyki
- Używaj identyfikatora RefNo do szybkiego powiązania faktury z plikiem PDF
- Regularnie backupuj katalog `/trarchiwum/`
- Możesz zabezpieczyć dostęp do archiwum dla urzędników lub klientów na czas kontroli
***********************************************************************************************************************
Przykład definicji alertu
Alert, który automatycznie analizuje przychodzące e-maile i odsyła e-fakturę
z e-archiwum jako załącznik PDF.
Alert ten może być używany np. przez klientów, którzy wysyłają żądanie faktury,
lub przez instytucje kontrolujące.
Alert: Automatyczne wysyłanie e-faktury z e-archiwum
Cel alertu
Automatycznie odpowiadać na e-mail zawierający żądanie faktury (np. z kodem `[HA:LSI?...]`)
i odesłać plik PDF z e-archiwum powiązany z dokumentem źródłowym.
Mechanizm działania
| Etap | Opis |
|------|----------------------------------------------------------------------------|
| 1 | Odbiorca wysyła e-mail z żądaniem faktury (np. temat zawiera [HA:LSI?...]) |
| 2 | Alert analizuje temat i treść wiadomości |
| 3 | System identyfikuje dokument na podstawie RefNo |
| 4 | Pobiera plik PDF z e-archiwum |
| 5 | Wysyła e-mail zwrotny z załączoną fakturą |
Definicja techniczna alertu
Parametry:
- Typ alertu: E-mail przychodzący
- Warunek aktywacji: Temat zawiera `[HA:LSI?...]`
- Źródło danych: RefNo z treści e-maila
- Akcja:
- Pobierz plik PDF z katalogu `/trtres/trarchiwum/ff/na/`
- Wyślij e-mail z załącznikiem PDF na adres nadawcy
Funkcje TrExtLang użyte w alertach:
ţOdczytajTemat{} // analizuje temat e-maila TODO
ţZnajdzRefNo{} // identyfikuje dokument TODO
ţPobierzPlikPDF{} // lokalizuje plik w archiwum TODO
ţWyślijEmail{} // wysyła e-mail z załącznikiem TODO
Dobre praktyki
- Upewnij się, że RefNo jest unikalny i zapisany w każdej fakturze
- Katalog e-archiwum powinien być dostępny dla alertu z odpowiednimi uprawnieniami
- Dodaj logowanie operacji wysyłki (np. do tabeli TrEmail lub logu systemowego)
***********************************************************************************************************************
Definicja alertu w systemie Trawers ERP
Alert automatycznie analizuje przychodzące e-maile z żądaniem faktury i odsyła
e-fakturę z e-archiwum jako załącznik PDF.
Alert ten wykorzystuje identyfikator RefNo do powiązania dokumentu z plikiem PDF.
Alert: Automatyczna wysyłka e-faktury z e-archiwum
Cel alertu
Odpowiadać na e-mail zawierający kod żądania (np. `[HA:LSI?...]`) i odesłać fakturę
w formacie PDF z katalogu archiwum.
Parametry techniczne alertu
| Element | Wartość / Opis |
|----------------------|------------------------------------------------------------------------------|
| Typ alertu | E-mail przychodzący |
| Warunek aktywacji | Temat e-maila zawiera [HA:LSI?...] |
| Źródło danych | RefNo wyciągany z treści e-maila |
| Akcja | Wysłanie e-maila z załącznikiem PDF z katalogu /trtres/trarchiwum/ff/na/ |
| Częstotliwość | Co 5 minut (lub wg harmonogramu) |
| Logowanie operacji | Tak zapis do tabeli TrEmail lub logu systemowego |
Funkcje TrExtLang użyte w alertach
ţOdczytajTemat{} // analizuje temat e-maila TODO
ţZnajdzRefNo{} // identyfikuje dokument źródłowy TODO
ţNazwijPlik{} // generuje nazwę pliku PDF TODO
ţPobierzPlikPDF{} // lokalizuje plik w archiwum TODO
ţWyślijEmail{} // wysyła e-mail z załącznikiem TODO
Przykładowa konfiguracja treści alertu
```
Jeśli temat zawiera: [HA:LSI?FV0012/10/21]
Wtedy:
- RefNo = FV0012/10/21
- Nazwa pliku = ţNazwijPlik{20şData wş_FA_şNr dokum. ş;}
- Lokalizacja = /trtres/trarchiwum/ff/na/2021.10.24_FA_FV0012-10-21.pdf
- Wyślij e-mail z załącznikiem PDF na adres nadawcy
```
Dobre praktyki
- Upewnij się, że każda faktura ma przypisany RefNo
- Katalog archiwum powinien być dostępny z odpowiednimi uprawnieniami
- Alert powinien logować operacje wysyłki dla celów audytu
- Można dodać komunikat zwrotny: 'Faktura została przesłana na adres...'
***********************************************************************************************************************
Przykładowy wzorzec e-maila
Wzorzec, który klient powinien wysłać, aby automatyczny alert w systemie Trawers ERP
rozpoznał żądanie i odesłał e-fakturę z e-archiwum:
Wzorzec e-maila żądania e-faktury
Temat wiadomości:
[HA:LSI?FV0012/10/21]
Ten kod w temacie jest kluczowy - alert rozpoznaje go jako żądanie faktury.
[FV0012/10/21] to numer faktury, który system wykorzysta do odnalezienia pliku PDF w archiwum.
Treść wiadomości:
Szanowni Państwo,
Proszę o przesłanie kopii faktury sprzedaży nr FV0012/10/21 wystawionej dnia 24.10.2021.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
Firma ABC
jan.kowalski@firmaabc.pl
Treść może być dowolna - alert analizuje głównie temat wiadomości.
Dla bezpieczeństwa warto, aby adres e-mail nadawcy był zgodny z danymi kontrahenta w systemie.
Efekt działania alertu:
- System Trawers automatycznie:
- Rozpoznaje numer faktury z tematu
- Lokalizuje plik PDF w katalogu e-archiwum
- Wysyła e-mail zwrotny z załączoną fakturą
***********************************************************************************************************************
Funkcja potwierdzenia wysyłki e-faktury - warianty wdrożenia
1. Komunikat ekranowy dla operatora
Dodaj do alertu funkcję:
```
ţKomunikat{"Faktura FV0012/10/21 została wysłana do klienta ABC na adres: jan.kowalski@firmaabc.pl"}
```
Komunikat pojawi się na ekranie operatora po wykonaniu alertu.
Możesz użyć zmiennych dynamicznych, np. `şNr dokum. ş`, `şE-mail kontrahenta ş`.
2. Zapis do logu systemowego
Dodaj wpis do kroniki operacji:
```
ţZapiszDoLogu{"Wysłano e-fakturę FV0012/10/21 do jan.kowalski@firmaabc.pl"}
````
Wpis zostanie zapisany w logu (np. TrEmail, TrLog), co pozwala na późniejsze śledzenie operacji.
Można oznaczyć logi kodami `[0804]`, `[0810]` dla monitorowania dostępu do danych.
3. Automatyczna wiadomość e-mail z potwierdzeniem
Dodaj funkcję:
```
ţWyślijEmail{"operator@firma.pl";"Potwierdzenie wysyłki e-faktury";"FV0012/10/21 została wysłana do jan.kowalski@firmaabc.pl"}
```
E-mail potwierdzający może być wysyłany do operatora, administratora lub działu księgowości.
Można dodać załącznik PDF lub link do pliku w archiwum.
Dobre praktyki
- Używaj RefNo jako identyfikatora w komunikacie - zapewnia jednoznaczność
- Loguj każdą operację wysyłki - przydatne przy audytach i reklamacjach
- Komunikaty ekranowe są pomocne przy testach i ręcznym uruchamianiu alertów
***********************************************************************************************************************
Szablon komunikatu potwierdzenia wysyłki e-faktury
```
Faktura nr: şNr dokum. ş
Data wystawienia: şData wystawienia ş
RefNo: şRefNo ş
Została pomyślnie wysłana do odbiorcy:
şNazwa kontrahenta ş
Adres e-mail: şE-mail kontrahenta ş
Plik PDF zapisano w e-archiwum:
/trtres/trarchiwum/ff/na/şNazwa pliku ş
Operację wykonano dnia: şData operacji ş
Operator: şOperator ş
```
Zastosowanie szablonu
Komunikat ekranowy:
Wyświetlany po wykonaniu alertu lub funkcji TrExtLang
-> użyj: `ţKomunikat{}`
Wpis do logu:
Zapisany w kronice operacji lub tabeli TrEmail
-> użyj: `ţZapiszDoLogu{}`
Treść e-maila potwierdzającego:
Wysłany do operatora lub działu księgowości
-> użyj: `ţWyślijEmail{}`
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści