www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Zwroty do i z magazynu 1. Opis ogólny 2. Zwrot do dokumentu pierwotnego 2.1 Powiązanie dokumentów 2.2 Ile asortymentu można zwrócić ? 2.3 Wycena zwrotu z magazynu do dostawcy 2.4 Gdy nie ma dokumentu pierwotnego 3. Faktura korygująca do wielu dokumentów rozchodu 4. Faktura korygująca do wielu dokumentów przychodu 5. Zwroty do dostawców 5.1 Zwroty a zamówienia zakupu 5.2 Scenariusze zwrotów 6. Zwroty od odbiorców 6.1 Zwroty a zamówienia sprzedaży 6.2 Scenariusze zwrotów 6.3 Zdarzenia w magazynie 7. RMA Return Merchandise Authorization 8. Zastosowanie standardów GS1 9. Zestawienia ilościowe i wartościowe zwrotów 10. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Zwroty mają wpływ na stan ilościowy i wartościowy magazynu. Zwroty do magazynu, zwiększają stany magazynowe (+) Zwroty z magazynu, zmniejszają stany magazynowe (-) Dokumenty zwrotu Dokumenty zwrotu wprowadza się: * W systemie magazynowym MG Dokument [Z1] Zwrot do magazynu (przychód) Dokument [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód) Dokumenty magazynowe * W systemie sprzedaży NA Faktura korygująca [FK] z pozycją: korekta (-) sprzedaży z magazynu Podczas zatwierdzania powstaje dokument w MG: [Z1] Zwrot do magazynu (przychód) Dokumenty sprzedaży * W systemie zakupów ZO Faktura korygująca [FK] z pozycja: (korekta (-) zakupu do magazynu Podczas zatwierdzania powstaje dokument w MG [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód) Dokumenty zakupu * W systemie zleceń produkcyjnych ZP Dokument [Z1] Zwrot do magazynu z produkcji (przychód) Dokument [Z2] Zwrot wyrobu na produkcję (rozchód) Dokumenty w produkcji Np. faktura korygująca sprzedaż z zapisem: Było 10, Jest 4 Szt Zatwierdzenie spowoduje automatyczne utworzenie dokumentu MG: [Z1] Zwrot do magazynu (+) na ilość 6 Szt. Gdyż sprzedaż po korekcie, to 4 Szt. Do magazynu trzeba zwrócić 10 - 4 = 6 Faktury korygujące Zwroty w systemie sprzedaży NA oraz w systemie zakupu ZO inicjowane są fakturami korygującymi. Faktury korygujące w systemie sprzedaży NA, podczas zatwierdzania, generują dokumenty: 1. Dokument [Z1] Zwrot do magazynu (przychód (+)) 2. Dokument zmniejszenia należności odbiorcy Dokumenty sprzedaży Faktury korygujące w systemie zakupu ZO, podczas zatwierdzania, generują dokumenty: 1. Dokument [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód (-)) 2. Dokument zmniejszenia zobowiązania wobec dostawcy Dokumenty zakupu 2. Zwrot do dokumentu pierwotnego 2.1 Powiązanie dokumentów Dokument zwrotu musi być powiązany z dokumentem pierwotnym (źródłowym), tj. dokumentem rozchodu lub przychodu. Bowiem do magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało wydane, i po cenie z dokumentu rozchodu. Także z magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte, i po cenie z dokumentu przychodu. Dlatego operacja zwrotu rejestrowana bezpośrednio w systemie MG lub pośrednio, poprzez zatwierdzenie faktur korygujących sprzedaży w NA lub zakupu w ZO, odwołuje się do dokumentu pierwotnego: rozchodu lub przychodu. Odwołanie to ma na celu ustalenie ilości i ceny na dokumencie pierwotnym. Szukanie dokumentu powiązanego Dane dokumentu powiązanego, np. faktury sprzedaży lub dokumentu wydania można ustalić wg identyfikatorów na etykiecie logistycznej GS1 (patrz dalej). Jeżeli nie ma tych danych, to można wyszukać dokument powiązany w bazie danych, np. wg numeru faktury sprzedaży lub indeksu lub nazwy asortymentu. Szukanie w bazie danych 2.2 Ile asortymentu można zwrócić ? Zwrócić można tylko taką ilość, jaką przyjęto lub wydano dokumentem bazowym. Program sprawdza, czy ilość na dokumencie zwrotu przekracza ilość na dokumencie pierwotnym (bazowym). Nie można zwrócić wiecej niż przyjęto lub wydano. Może pojawić się komunikat: --------------------------------- Cała ilość została już zwrócona --------------------------------- Zwrócić można tylko taką ilość, jaką przyjęto lub wydano dokumentem bazowym. Po zarejestrowaniu zwrotu, program zapamiętuje zwróconą ilość w dokumencie bazowym. Gdy ilość zwracana przekracza ilość wydaną (lub pozostałą do zwrotu, gdy były już wcześniej zwroty), to program informuje: o-----------------------------------------------o | | | Można jeszcze zwrócić: 11.000 lt | | Dok bazowy: 12.000 Już zwrócono: 1.000 | | | o-----------------------------------------------o Na ekranie, podczas przeglądania dokumentu bazowego w MG, program pokazuje ilości zwrócone i daty, np. o---------------------------------------------------------------------o | | | Ilość zwrócona: 50.000 Zwrot pier: 20xx.01.12 Zwrot ost: 20xx.08.23 | o---------------- --o--- ---------------------------------------------o ^ | Ilość już zwrócona Te zapisy pozwalają także na utworzenie zestawień dokumentów zwrotów. KIM > Zakładka: Kroniki dokumentów Dokumenty magazynowe 2.3 Wycena zwrotu z magazynu do dostawcy Dokument zwrotu do dostawcy musi być powiązany z dokumentem pierwotnym, dokumentem przychodu do magazynu. Z magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte. Wycena rozchodu musi taka sama jak wycena przychodu do magazynu. Może się zdażyć, że asortyment przyjęty od dostawcy w cenie, np. 100 PLN został już sprzedany i na podstawie faktury korygującej zakup, nie można wydać z magazynu asortymentu po 100 PLN (w magazynie jest tylko po 110 PLN). Taka sytuacja może wystąpić gdy przyjęto metodę wyceny LIFO lub FIFO. W takiej sytuacji program wydaje to co jest, a na różnicę wartości tworzy dokument odchyleń. Odchylenia w wycenie zapasów Metody wyceny zapasów 2.4 Gdy nie ma dokumentu pierwotnego Może wystąpić sytuacja, że nie ma pierwotnego dokumentu, z którym trzeba powiązać dokument zwrotu. Np. w początkowym okresie użytkowania programu Trawers ERP. Dokument pierwotny wystawiono w poprzednim systemie a teraz trzeba zarejestrować zwrot. Dokument magazynowy w MG a rozliczenie w NA i ZO Jeżeli nie ma pierwotnego dokumentu przychodu lub rozchodu, to nie można zarejestrować dokumentu zwrotu. Zwrot do magazynu należy zarejestrować dokumentem przychodu w systemie magazynowym MG, a ew. zmniejszenie należności odbiorcy, w NA fakturą sprzedaży pozycji nie-magazynowej (usługi) na ilość minusową (-). Podobnie, zwrot z magazynu należy zarejestrować dokumentem rozchodu w MG, a ew. zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy, fakturą zakupu pozycji nie-magazynowej (usługi) w ZO na ilość minusową (-). 3. Faktura korygująca do wielu dokumentów rozchodu Program wymaga, aby dokumenty pierwotne (przychody i rozchody) były jednoznacznie powiązane z dokumentami zwrotu (fakturami korygującymi). Fakturę sprzedaży można powiązać z wieloma różnymi dokumentami rozchodu z magazynu. Takie powiązanie powstaje, gdy faktura sprzedaży w NA tworzona jest na podstawie wielu różnych dokumentów rozchodu [RO] w MG. Realizacja zamówień sprzedaży Aby prawidłowo utworzyć dokumenty zwrotu do magazynu i zapisać ilości zwrócone w dokumentach pierwotnych, to trzeba utworzyć tyle faktur korygujących sprzedaż (i tworzących dokumenty zwrotu), z iloma różnymi dokumentami rozchodu powiązana jest faktura pierwotna (korygowana). Program informuje: ----------------------------------------------------- Tą pozycję wydano innym dokumentem WZ, niż poprzednią Proszę utworzyć kolejną Fakturę Korygujacą ----------------------------------------------------- Zalecamy kroki: Zamówienie --> Wydanie (WZ) do zamówienia w MG --> Faktura W takim scenariuszu jest jednoznaczne powiązanie między zamówieniami, wydaniami z magazynu i fakturami sprzedaży Realizacja zamówień sprzedaży 4. Faktura korygująca do wielu dokumentów przychodu Podobnie jak faktury korygujące sprzedaż tak i faktury korygujące zakup tworzą dokumenty magazynowe zwrotu powiązane z dokumentami pierwotnymi. Fakturę zakupu można powiązać z wieloma różnymi dokumentami przychodu do magazynu. Takie powiązanie powstaje, gdy faktura zakupu tworzona jest na podstawie wielu różnych dokumentów przychodu (PZ) w scenariuszu: [ZL] Zamówienie zakupu -> [PR] Przychód w MG -> [FA} Faktura w ZO Aby prawidłowo utworzyć dokumenty zwrotu z magazynu i zapisać ilości zwrócone w dokumentach pierwotnych, to trzeba utworzyć tyle faktur korygujących zakup (i tworzących dokumenty zwrotu), z iloma różnymi dokumentami przychodu powiązana jest faktura pierwotna (korygowana). Program informuje: ------------------------------------------------------- Tą pozycję przyjęto innym dokumentem PZ, niż poprzednią Proszę utworzyć kolejną Fakturę Korygujacą ------------------------------------------------------- Zalecamy kroki: [ZL] Zamówienie zakupu --> [PR] Przychód do zamówienia w MG --> [FA] Faktura W takim scenariuszu jest jednoznaczne powiązanie między zamówieniami, przychodami do magazynu i fakturami zakupu. Realizacja zamówień zakupu 5. Zwroty do dostawców 5.1 Zwroty a zamówienia zakupu Podczas realizacji zamówienia, w pozycji (rekordzie) zamówienia rejestruje się następujące stany ilościowe i wartościowe: -------------------------------------------------------------- | Zamówiono | Przyjęto | Zwrócono | Fakturowano | Korygowano | ----------------------------o--------------------------------- ^ | Ilość zwrócona Realizacja zamówień zakupu Jak widać, jest tam informacja o ilości zwróconej (wydanej z magazynu). Ilości (stany) można oglądać w pozycji zamówienia zakupu: Po rozwinięciu zamówienia (zakładka: Przychód Zwrot Faktury Korekty): o-- W pozycji zamówienia -----------------------------------------------o | | | (+) (-) | | MG Przychód (rejest) Przychód (zatw) Zwrot (rejest) Zwrot (zatw) | | 0.000 10.000 0.000 5.000 | <--- Zwrócono 5.000 | | | (+) (-) | | NA Faktura (rejest) Faktura (zatw) Korekta (rejest) Korekta (zatw)| | 0.000 10.000 0.000 1.000 | | | o-----------------------------------------------------------------------o Pokazane są ilości zapisane w transakcjach (dokumentach) zatwierdzonych [zatw] i niezatwierdzonych (zarejestrowanych [rejest]) W przykładzie: * Zamówienie : 10 szt * Dok przychodu w MG, zatwierdzony: 10 szt * Dok zwrotu w MG, zatwierdzony : 5 W pozycji zamówienia zakupu: ---------------------------------------------------------------------- Poz ---- Indeks -Zamówiono Fakturowano Przyjęto ---- Cena ---- Wartość 1 DESKI-D 10.000 0.000 5.000 28.50 285.00 --------------------------------------- ---o--- ---------------------- | v Przyjęto: 10-5 (zwrot) = 5 NOTE: Parametr 0133 [1] Zwrot zmniejsza ilość przyjętą [ ] Zwrot nie zmniejsza ilości przyjętej Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx 5.2 Scenariusze zwrotów do dostawcy 1. Zamówienie zakupu -> Przychód w MG -> Faktura w ZO Rejestracja w ZO faktury korygującej otrzymanej od dostawcy. Faktura korygująca zmniejsza zobowiązanie wobec dostawcy. Zatwierdzenie faktury generuje w MG dokument: [Z2] Zwrot z magazynu. Dokumenty zakupu 2. Zamówienie zakupu -> Przychód w MG -> Faktura w ZO Rejestracja w MG dokumentu: [Z2] Zwrot z magazynu. W następnym kroku: faktura korygująca w ZO (tylko dla zmniejszenia zobowiązania, gdyż wydanie z magazynu już nastąpiło) Fakturę korygującą w ZO należy zarejestrować jako fakturę niemagazynową. P. Dlaczego najpierw dokument: [Z2] Zwrot z magazynu ? O. Fakturę korygujacą od dostawcy zwykle otrzymuje się po pewnym czasie. Dostawca chce mieć czas na ocenę przyczyny zwrotu i ustalenie kolejnych kroków. Czy wymienić towar, czy wystawić fakturę korygującą. Zmniejszenie zobowiązania (faktura korygująca) jest ostatnim krokiem w sekwencji. Program pokaże wszystkie zwroty do dostawców, które wydano w MG bezpośrednio do zamówień zakupu (bez faktur korygujących) ZO > Zakupy > Zestawienia > Zwroty do dostawcy (bez fa koryg) [ZO_ZDO90] NOTE: Zestawienie informacyjne. Zawiera wszystkie zwroty. Realizacja zamówień zakupu 6. Zwroty od odbiorców 6.1 Zwroty a zamówienia sprzedaży Podczas realizacji zamówienia, w pozycji (rekordzie) zamówienia rejestruje się następujące stany ilościowe i wartościowe: ------------------------------------------------------------ | Zamówiono | Wydano | Zwrócono | Fakturowano | Korygowano | --------------------------o--------------------------------- ^ | Ilość zwrócona Realizacja zamówień sprzedaży Jak widać, jest tam informacja o ilości zwróconej (przyjętej do magazynu). Ekrany zestawień są podobne jak przy zwrotach do dostawców (opis jest wyżej). NOTE: Parametr 0137 [1] Zwrot zmniejsza ilość wydaną [ ] Zwrot nie zmniejsza ilości wydanej Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx 6.2 Scenariusze zwrotów od odbiorców Zwrot towaru, zwrot pieniędzy 1. Odbiorca zwraca towar nieuszkodzony, który można powtórnie sprzedać. Następuje przychód do magazynu i zmniejszenie należności: zwrot gotówki z kasy lub wypłata przelewem bankowym dla odbiorcy. Rejestracja w NA faktury korygującej sprzedaż. Faktura korygująca zmniejsza należność od odbiorcy. Zatwierdzenie faktury generuje w MG dokument: [Z1] Zwrot do magazynu. Wypłata z kasy lub z rachunku bankowego. Dokumenty sprzedaży Wymiana na inny towar, w tej samej cenie 2. Odbiorca zwraca towar. W zamian otrzymuje inny egzemplarz tego samego towaru. Inny egzemplarz jest w tej samej cenie. Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu i [RO] Rozchód z magazynu. Wymiana na inny towar, ew. rozliczenie różnicy ceny 3. Odbiorca zwraca towar. W zamian otrzymuje asortyment zamienny. a) Zamiennik jest w tej samej cenie Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu i [RO] Rozchód z magazynu. b) Zamiennik jest droższy. Musi dopłacić Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu, [RO] Rozchód z magazynu. [FA] Faktura sprzedaży na różnicę ceny. c) Zamiennik jest tańszy. Musi otrzymać zwrot części należności. Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu, [RO] Rozchód z magazynu. [ZI] Nota uznaniowa na różnicę ceny. Naprawa towaru, ew. rozliczenie kosztów naprawy 4. Odbiorca zwraca towar, który wymaga naprawy. Otrzymuje towar naprawiony (z tym samym indeksem) a) Nie ponosi dodatkowych opłat, np. naprawa gwarancyjna b) Ponosi dodatkowe opłaty, np. naprawa po-gwarancyjna Modernizacja towaru 5. Odbiorca zwraca towar, który wymaga naprawy, rozbudowy, modernizacji. Zwrot do magazynu, otwarcie zlecenia produkcyjnego (serwisowego). Wydanie towaru i komponentów serwisowych na produkcję. Rejestracja zdarzeń na produkcji. Przyjęcie towaru do magazynu. Rozchód z magazynu dla odbiorcy. --> Patrz: Modernizacja produktu u producenta ciągników Likwidacja towaru, ew. rozliczenie kosztów 6. Odbiorca nie zwraca towaru, gdyż uległ zniszczeniu lub zaginął w transporcie. Dokument: [K2] Korekta niedoboru (-) zmniejsza stany magazynowe. a) Nie wysyła się odpowiednika towaru. Obniża się należność. [ZI] Nota uznaniowa na różnicę ceny. b) Wysyła się odpowiednik lub zamiennik towaru. Bez zmiany ceny. Dokument: [RO] Rozchód z magazynu. 6.3 Zdarzenia w magazynie Likwidacja towaru * Zwrócony towar podlega likwidacji W programie Trawers: zarejestrować dokument: [K2] Korekta niedoboru. Dokument zmniejsza stany magazynowe. Dokumenty magazynowe Przychód i ew. rozchód towaru * Zwrócony towar może zostać powtórnie sprzedany w tej samej cenie Wymiana indeksu, ew. zmiana ceny * Zwrócony towar zostaje przeceniony i może być powtórnie sprzedany a) Otrzymuje inny indeks. Zmiany są znaczne i nie może występować pod pierwotnym indeksem. Inna jest wycena magazynowa COGS i niższa cena sprzedaży b) Zachowuje ten sam indeks. Ta sama wycena magazynowa COGS, niższa cena sprzedaży 7. RMA Return Merchandise Authorization Inne określenia: Merchandise Authorization Return Order Numer RMA RMA służy usprawnieniu procesu zwrotów i napraw towarów. (en: Reverse Logistics). Proces przyjmowania zwrotu towarów. Klient zgłasza zwrot. Pracownik nadaje zgłoszeniu numer RMA. Ew. generuje --> Etykieta zwrotna. Klient wysyła paczkę oznaczona numerem RMA. Od tego momentu wszystkie czynności powiązane są z numerem RMA. Realizacja w programie Trawers (zastosować istniejące dokumenty i procesy) * Zarejestrować zamówienie sprzedaży lub ofertę sprzedaży (aby nie rezerwować zapasów). * Nr dokumentu (zamówienie lub oferta), to jest numer RMA. Wysłać potwierdzenie z etykietą zwrotu do naklejenia na przesyłce. * Wszystkie kolejne transakcje (dokumenty i procesy) należy powiązać z RMA. [Z1] Zwrot do magazynu [RO] Rozchód z magazynu na produkcję [ZI] Nota uznaniowa na różnicę ceny [RO] Rozchód z magazynu dla klienta [K2] Korekta niedoboru [FA] Faktura sprzedaży na różnicę ceny * Etykieta zwrotna (en: Return label, Return shipping label) Etykieta do naklejenia na zwracanej paczce. - może standardowo wchodzić w skład wysyłanego towaru - może być wysłana pocztą po zgłoszeniu reklamacji (RMA) - może byc wysłana e-mailem - może być pod wskazanym adresem, do wydrukowania przez klienta 8. Zastosowanie standardów GS1 W procesach logistycznych zwrotów, szczególnego znaczenia nabiera zastosowanie standardów GS1 a konkretnie globalnych identyfikatorów: * SSCC Seryjny Numer Jednostki Logistycznej * GTIN Globalny Numer Jednostki Handlowej (EAN, BarKod) Przy sprzedaży (wydanie i wysyłka) na etykiecie logistycznej umieszcza się identyfikatory SSCC i GTIN. Etykiety GS1-128 Zastosowania Po otrzymaniu zwrotu, na podstawie identyfikatorów można zidentyfikować transakcję sprzedaży (wydania). Wystarczy zeskanować kody i odszukać transakcję. Kody kreskowe Zastosowania W rejestrowanym dokumencie zwrotu można od razu zapisać powód zwrotu. Opisy: Memo i Remark 9. Zestawienia ilościowe i wartościowe zwrotów MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obroty lat/m-cy [MG_ZZR50] Dane o obrotach magazynowych można przeglądać w układach: [ ] Ogółem [ ] Magazyny [ ] Grupy [ ] Asortyment Można ująć (ilościowo i wartościowo) - Przychody - Rozchody - Zwroty Dane zawierają następujące wartości/ilości: - Wartość/Ilość przychodów - Wartość/Ilość rozchodów - Wartość/Ilość zwrotów z magazynu - Wartość/Ilośc zwrotów do magazynu Zestawienia tabelaryczne pozwalają na analizę dynamiki zjawisk (zmian w czasie). W przypadku obrotów magazynowych ważna jest nie tylko obserwacja dynamiki przychodów i rozchodów. Ważna jest obserwacja dynamiki (zmian w czasie) zwrotów do magazynu i zwrotów z magazynu. Który asortyment jest coraz częściej zwracany do magazynu ?. Który asortyment my coraz częściej zwracamy dostawcom ?. Odpowiedzi na te pytania pozwalają przebudować politykę dystrybucji i zaopatrzenia. Sumaryczne dane roczne Inne zestawienia: MG > Obroty w okresie od ... do ... [MG_ZOB40] Rodzaj operacji: Zwrot do magazynu [*] Raporty i analizy 10. Tematy powiązane Realizacja zamówień sprzedaży Dokumenty sprzedaży Realizacja zamówień zakupu Dokumenty zakupu Dokumenty magazynowe Dokumenty w produkcji Dokumenty płatności Sumaryczne dane roczne Raporty i analizy Kody kreskowe Zastosowania Etykiety GS1-128 Zastosowania Opisy: Memo i Remark Szukanie w bazie danych Słowa kluczowe #Magazyny-Zapasy #Magazyny-Dokumenty #Magazyny-Organizacja
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści