www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
TJP Trawers Jazda Próbna a) Zawiera b) Forma c) Cena d) Warunki a) Zawiera: ----------- * Udostępnienie programu Trawers do pracy próbnej Program może znajdować się w chmurze (en: Cloud), na serwerze firmy Tres (en: Hosted) lub na serwerze firmy Klienta * Asysta konsultantów firmy Tres na wszystkich etapach projektu b) Forma: --------- E-mail, dostęp zdalny c) Cena: -------- Do ustalenia d) Warunki: ----------- W opisie TJP Trawers Jazda Próbna (poniżej) Trawers - Jazda Próbna TJP 1. Opis ogólny - dlaczego TJP ? 1.2 Dlaczego inaczej niż tradycyjnie ? 1.2 Dlaczego TJP Trawers Jazda Próbna jest lepszą metodą ? 1.3 Dlaczego TJP a nie oglądanie DEMO ? 2. Istotne elementy projektu 2.1 Praca zdalna 2.2 Dane rzeczywiste 2.3 Standardowe dane branżowe 2.4 Najlepsze praktyki 3. Kolejne kroki TJP - model idealny 4. Reguły TJP - ogólne 5. Reguły TJP - szczegóły: w firmie produkcyjnej 6. Scenariusz TJP - model idealny 7. Scenariusz TJP - model praktyczny 8. Tematy powiązane TJP bis Testowa Jazda Próbna Bis 1. Opis ogólny - dlaczego TJP ? Trawers - Jazda Próbna TJP, to najtańsza metoda oceny przydatności programu, to metoda sprawdzenia programu w środowisku naturalnym, tj. bezpośrednio w firmie. NOTE: Stosuje się także pojęcie: Proof of Concept Dowód słuszności koncepcji. Krótko-okresowe przedsięwzięcie w celu wykazanie słuszności i sensowności zastosowania rozwiązania w konkretnej sytuacji, w konkretnej firmie. 1.2 Dlaczego inaczej niż tradycyjnie ? W tradycyjnej praktyce są dwa modele wybierania programu ERP: a) Na podstawie prezentacji (oglądu) Do firmy zapraszani są kolejni dostawcy i prezentują swoją ofertę przed przedstawicielami firmy. W gronie słuchaczy są zwykle przedstawiciele zarządu oraz reprezentanci najważniejszych działów firmy. Dostawcy zwykle nie znają modelu funkcjonowania firmy klienta więc starają się przekazać jak najwięcej informacji o oferowanym produkcie. W natłoku informacji umyka cel, że program ma usprawnić pracę tej konkretnej firmy. Słuchacze gubią się w tym potoku informacji. Także dlatego, że dostawca często używa nowych pojęć, nieznanych słuchaczom. W takiej sytuacji, słuchacze próbują odnaleźć w prezentacji pojęcia i rozwiązania znane im z obecnie używanego programu i koncentują się na ustalaniu podobieństw i różnic. W efekcie, po spotkaniu z dostawcą, nie wiadomo czy oferowany program usprawni firmę. A skoro nie ma merytorycznych przesłanek wyboru, to sięga się do przesłanek poza-merytorycznych. Np. to drogi program więc musi być dobry, dostawca jest >wiodącym producentem<, program ma ładne raporty mój kolega (co prawda w innej branzy) używa i jest generalnie zadowolony Oczywiście, nie ma pewności że wybór poza-merytoryczny zakończy się klęską. Współczesne programy ERP są na tyle elastyczne, że poprzez odpowiednią parametryzację i ew. uzupełnienie o programy dedykowane, będą poprawnie pracowały. Lecz w zmieniającej się gospodarce liczy się czas i koszty wdrożenia programu. Co z tego, że po roku od rozpoczęcia wdrożenia, program wreszcie poprawnie pracuje. Skoro teraz po roku, firma musi zmienić swoje cele biznesowe i cała pracę trzeba wykonać od nowa. b) Na podstawie listy wymagań Wyznaczona osoba w firmie lub konsultant zewnętrzny dostaje zadanie opracowania listy wymagań na nowy program. Zwykle nie ma czasu (ani możliwości) zbudowania modelu biznesowego firmy który mógłby być punktem wyjścia do budowania modelu procesów i następnie kompletnej listy wymagań. Ogranicza się więc do spisania listy funkcji >wiodących< programów i rozesłania zapytania do dostawców: czy wasz system ma takie funkcje. Na ocenę, czy wymienione funkcje są potrzebne firmie, nie ma zwykle czasu Inna metoda polega na spisaniu listy wymagań na nowy program przez kierowników poszczególnych działów i wysłanie zebranej listy do dostawców Wady metody: spisane wymagania odnoszą się do aktualnie użytkowanego programu i w całości nie składaja się na zintegrowany program ERP. 1.2 Dlaczego TJP Trawers Jazda Próbna jest lepszą metodą ? Podstawowa zaleta zapisana jest w nazwie: Jazda próbna. Metoda pozwala poznać własne potrzeby i oferowane rozwiązania w praktyce, na własnych danych i w naturalnym środowisku. Opiera sie na zawołaniu: spróbuj zanim kupisz. TJP pozwala też na zebranie uwag pracowników, przyszłych użytkowników nowego programu. Tylko praca na rzeczywistych danych pozwala na rzeczowe uwagi. Kolejną zaletą jest praktyczne sprawdzenie dostawcy. Jak pracuje, jakie ma standardy usług i reagowania na pytania i potrzeby. TJP jest też znakomitym sposobem zaznajomienia przyszłych użytkowników z programem. A to przyda się na etapie wdrożenia. Proces wdrożenia 1.3 Dlaczego TJP a nie oglądanie DEMO ? Większość dostawców programów ERP udostępnia demo. Najczęściej z zawartością tj. danymi przykładowymi. Trawers też jest w wersji demo. Poznawanie Trawers ERP Szukanie informacji o programie Demo powinno być, gdyż nikt nie chce kupować kota w worku. Demo pokazuje funkcje programu, sposób pracy, zawartość kartotek i raportów. Ale demo nie odpowie na podstawowe pytanie: Czy program pomoże mojej firmie w prowadzeniu mojego biznesu (kiedyś mówiono: mojego interesu) ? Tylko używanie programu w warunkach rzeczywistych da taką odpowiedź. Projekt TJP daje taką możliwość. Dodatkowe korzyści dla firm produkcyjnych, to edukacja: poznanie metody MRP i innych standardowych metodyk metodą przy-warsztatową. 2. Istotne elementy projektu TJP 2.1 Praca zdalna Użytkownik i Tres (uczestnicy) pracują na wspólnym serwerze Serwer może znajdować się w siedzibie Użytkownika, w Tres, u Partnera lub na zewnętrznym serwerze wirtualnym. 2.2 Dane rzeczywiste Praca odbywa się na danych rzeczywistych Użytkownika: a) asortyment i stany zapasów b) reprezentatywni kontrahenci i stany rozrachunków c) cenniki zakupu (oferty dostawców) d) BOM i technologia - w firmach produkcyjnych Tres zapewnia narzędzia i pomoc w przenoszeniu danych z użytkowanego programu do Trawersa. 2.3 Standardowe dane branżowe Tres dostarcza następujące standardowe dane, typowe dla branży: tzw. Industry Templates e) plan kont, schematy dekretacji i tabele wspomagające, np. jedn. org. f) tabele odsetek, upustów, uprawnień, parametrów sterujących g) wzorce dokumentów Możliwe są 3 pakiety danych o różnym stopniu zbliżenia do danych rzeczywistych Użytkownika 1. Dane wzorcowe, przygotowane przez Tres, tworzone automatycznie podczas generowania bazy danych dla firmy Użytkownika 2. Dane wzorcowe z p.1 i dodatkowo kartoteka towarów i usług 3. Dane z p.1 i 2 i dodatkowo tabele ustalające zasady kontroli limitów kredytowych, liczenia marż i upustów, uprawnień operatorów i inne, które organizują bieżącą pracę przedsiębiorstwa. Dane branzowe. Profile firm Dane standardowe 2.4 Najlepsze praktyki Tres publikuje opisy najlepszych praktyk i rozwiązań: * organizacja produkcji: od zamówień sprzedaży do wysyłki produktu * czynności okresowe * polityka bezpieczeństwa: operatorzy, hasła, uprawnienia, logowanie * polityka zaopatrzenia: oferty, zamówienia, ocena dostawców * polityka upustowa * polityka kredytowa * ocena rentowności działalności handlowej * ocena rentowności działalności produkcyjnej, koszty produkcji * polityka komunikacji e-mailowej itp. 3. Kolejne kroki TJP - model idealny * Zapoznanie się z metodą TJP przez Użytkownika * Zapoznanie się z firmą Użytkownika przez Tres: a) zebranie informacji o firmie wg: Ankieta - Opis firmy b) opisanie kluczowych procesów gospodarczych, które budują na rynku przewagę konkurencyjną firmy Użytkownika c) stworzenie grupy wdrażającej TJP * Prezentacja szczegółów TJP Użytkownikowi * Podpisanie umowy TJP z określeniem zadań, terminów i osób odpowiedzialnych --> Reguły TJP * Udostępnienie środowiska IT a) lokalne b) zdalne * Pierwsze prace na danych wzorcowych, tzn. wykonanie podstawowych procesów biznesowych, np. zakup materiałów, wystawienie faktury Pierwsze wnioski i rozbudowa ew. zmiany modelu, np. wpisanie kolejnych danych * Drugie prace na nowych danych + drugie wnioski * ew. trzecie i czwarte prace i wnioski * Podsumowanie TJP Ważne, aby TJP zamknął się w 10 tygodniach, dlatego harmonogram należy rozpisać na kolejne tygodnie. Zakłada się pracę zdalną oraz zdalną prezentację sposobu pracy na stanowiskach Przewiduje się utworzenie scenariuszy pracy na poszczególnych stanowiskach (rolach), np. fakturowanie, windykacja, planowanie produkcji. Prosimy o zgłaszanie zainteresowania, np. e-mail z hasłem: Jazda Próbna PS: Są pozytywne rezultaty TJP. Partner Piotr Naumiuk używal Trawersa w formule TJP na serwerze Tres dla swojego Klienta. Po 3 miesiącach jazdy próbnej Klient zakupił licencję na Trawersa. 4. Reguły TJP - ogólne * TJP prowadzi Kierownik Projektu (KP), podobnie jak w procesie wdrażania * Tres jest konsultantem - przekazuje wiedzę i konsultuje ustalenia * Wszystkie decyzje, ustalenia, rozwiązania itp. zapisywane są w RZ + ew. załączniki do zadań w RZ - w ten sposób powstaje dokumentacja TJP Zapisywać mogą wszyscy, ale zapisy weryfikuje KP. Zadania do wykonania deleguje tylko KP * Należy rejestrować w RZ czas pracy wszystkich osób uczestniczących w TJP * Nie przewiduje się szkoleń z podstaw posługiwania się programem tj. jakie klawisze itp. wszystko jest w opisach * Nie przewiduje się wizyt w siedzibie klienta, tylko w wyjatkowych przypadkach można wspolnie ustalić że wskazana jest wizyta Wszystkie kontakty odbywają się zdalnie + dokumentacja dostępna dla wszystkich uczestników * Kontakt z Tres wyłącznie poprzez system RZ lub e-mailowy. Ew. telefon tylko inicjowany przez Tres w wyjątkowych przypadkach * Tres ma dostęp on-line do TJP * TJP trwa max 10 tygodni od dnia pierwszej prezentacji TR NOTE: ustalić jakie prace będą wykonywane w poszczególnych tygodniach - Wydruki kierowane na ekran. Aby ominąć etap konfigurowania instalacji komputerowej u Użytkownika, w tym drukarek, zakłada się, że wydruki kierowane będą na ekran. Ew. podłączenie drukarek może wykonać samodzielnie adminstrator IT. 5. Reguły TJP - szczegóły: w firmie produkcyjnej * konfiguracja użytkowana podczas TJP: --> Tak: ZA,ZO,MG,BM,RO,ZP,MR,JC,NA tzn. zakupy, magazyn, zlecenia struktury wyrobów, operacje, zamowienia sprzedaży --> Nie: KB,PL,ST,KG,MI,KC,ML,NZ Z PL tylko kartoteka pracowników powiązana z tabelą operatorów Ze względów organizacyjnych używany będzie RK (terminy) i RZ (dokumentacja projektu i zadania) Dodatkowe ustalenia: struktury BOM bez opcji, karty KIM bez LOT/SER, ..... Dlaczego taka konfiguracja ? Zakładamy, że proste i oczywiste do wdrożenia są obszary: sprzedaż, płatności, rozrachunki, płace i kadry, ew. środki trwałe i księgowość. Istnieją schematy gotowe do użycia pochodzące z wielu firm, użytkowników TR i nie warto tracić czasu na jazdę próbną. Rzeczywiste wyzwania są w obszarze produkcji: zdefiniowanie kart produktów, materiałów, BOM. Ustalenie kosztów normatywnych. Następnie: organizacja i realizacja codziennych czynności produkcyjnych, tj. rejestrowanie zleceń, sprawdzanie dostępności komponentów (w tym obliczenia MRP), drukowanie dokumentacji warsztatowej (tj. co, gdzie i z czego wykonywać, na jakie zlecenie i na kiedy) Wreszcie - rejestracja zdarzeń w obszarze produkcyjnym: rozchód komponentów, przychód wyrobów, ewidencja i rozliczanie kosztów. Oraz analiza zestawień. Koncentacja na obszarze produkcyjnym pozwoli poznać metodę MRP, ustalić organizację oraz zdecydować o parametryzacji modułów. TJP używamy do najważniejszych procesów biznesowych w firmie klienta w firmie produkcyjnej są to procesy produkcyjne tzn. co będziemy robić dzisiaj, dlaczego, z czego i czym (kim) Na tym etapie nie zajmujemy się procesami technologicznymi ani zasobami: ludzie, maszyny. 6. Scenariusz TJP - model idealny * instalacja IT * poznanie TR i zaplanowanie kolejnych kroków (-->metoda i przebieg TJP) poznanie obszarów funkcjonalnych Trawersa i ich roli w przedsiębiorstwie klient sam zapoznaje się z TR na podstawie materiałów dostępnych na www.tres.pl, ftp i CD z demo, szczególnie opisy (dokumentacje) Dane branzowe. Profile firm * TJP rozpoczyna się na tabelach wypełnionych danymi domyślnymi (wzorcowymi) * pobranie danych rzeczywistych klienta: KIM i KSOM (patrz metoda wypełniania) oraz BOM * Tzn rozpoczynamy od wpisania zleceń produkcyjnych, które będziemy wykonywać dzisiaj I to zadanie spowoduje, że trzeba wpisać szereg kolejnych, brakujących informacji np. indeksy produktów i materiałów, struktury BOM, ew. odbiorców i zamówienia sprzedaży. Następnie wydać materiały (aby wydać, to muszą być w magazynie, więc trzeba przyjąć) NOTE: podczas tych prac podejmowane są decyzje np. metoda wyceny materiału, grupy indeksowe, numeracja LOT/SER itp. Wszystkie ustalenia zapisywane są w systemie RZ wraz z uzasadnieniem 7. Scenariusz TJP - model praktyczny * instalacja Trawersa na serwerze Linuxowym w siedzibie klienta, w Tres lub u dostawcy zewnętrznego np. na serwerze wirtualnym. * utworzenie wspólnego środowiska pracy dla Zespołu Projektowego w składzie: Kierownik Projektu (ze strony klienta), członkowie zespołu, konsultant z Tres lub od Partnera * wypełnienie stanów początkowych programu (wg etap 2 wdrożenia) wypełnienie danymi standardowymi branży zbliżonej do branży klienta * zapoznanie się Zespołu Projektowego z używaniem Trawersa na danych standardowych * ustalenie, które procesy biznesowe (gospodarcze) Trawersa będą stosowane u klienta --> F1 Pomoc > Procesy gospodarze * ustalenie scenariuszy podstawowych procesów, np. Sprzedaż towarów * wypełnienie stanów początkowych danymi klienta - etap 2 programu wdrożenia i dalej, wg programu wdrożenia 8. Tematy powiązane Poznawanie Trawers ERP Szukanie informacji o programie TJP Komunikacja w systemie RZ TJP Prezentacja Wprowadzanie danych początkowych Dane standardowe TJP bis Testowa Jazda Próbna Bis 1. TJP reaktywacja 2. Założenia TJP bis 2.1. Zawiera 2.2. Forma 2.3. Cena 2.4. Warunki 3. Dla kogo TJP bis ? 1. TJP reaktywacja Nasycenie rynku oprogramowania ERP utrudnia wybór odpowiedniego programu do zarządzania firmą. Długa lista potrzeb klienta i niekończące się rozmowy z dostawcami nie prowadzą do celu, a często wręcz od niego oddalają. Dla nas, producenta oprogramowania ważne jest zadowolenie naszych przyszłych klientów z użytkowanego programu Trawers. Dla klienta, wśród ofert wielu dostawców na pozór podobnych wybrać tę, która sprawdzi się w rzeczywistości biznesowej. TJP, czyli Trawers Jazda Próbna to pierwszy krok firmy Tres ku nowej jakości wyboru i wdrażania zintegrowanego programu ERP/MRPII. Drugi krok to TJP bis. To nie jest reaktywacja TJP. To coś więcej... 2. Założenia TJP bis TJP bis to projekt testowego wdrożenia programu Trawers u potencjalnego użytkownika. Interesy obu stron, dostawcy i klienta są jasne. Założenia również: -> Klient zna swoją działalność, potrafi określić cele -> Specjaliści Tres znają program Trawers, jego funkcjonalność oraz dobre praktyki Jak połączyć drogi klienta i dostawcy? Jakich argumentów użyć, by przekonać do rozwiązań programowych? Jak rozwiać obawy? Jak niwelować ryzyko niepowodzenia projektu? Po pierwsze: USTALIĆ CEL! Chcemy usprawnić dialog i wyeliminować szumy komunikacyjne. TJP bis ma przybliżyć sposób pracy dostawcy oprogramowania z klientem oraz umożliwić sprawdzenie programu Trawers w rzeczywistych warunkach w oparciu o wstępne analizy procesów biznesowych i ustalenie celu. To klient wskazuje procesy, które program ma obsłużyć oraz oczekiwany produkt. Specjaliści firmy Tres wskażą możliwości w Trawersie. W efekcie nie tworzymy specyfikacji wymagań, lecz scenariusze testów. Klient w oparciu o naszą asystę i stworzone tutoriale przypadków zastosowań podejmuje świadomą i trafną decyzję wyboru oprogramowania. 2.1. Zawiera: ------------- - TJP - Trawers Jazda Próbna TJP Trawers Jazda próbna A ponadto ? NOWOŚĆ!!! - analizę procesów biznesowych klienta pod kątem adaptacji programu Trawers 2.2. Forma i kroki ------------------ - wizyta Specjalistów firmy Tres (lub Partnerów) w siedzibie potencjalnego klienta (1 dzień) - opracowanie planu testowego wdrożenia przez wyznaczonego z firmy klienta Kierownika Projektu TJP bis oraz Specjalistów firmy Tres - wprowadzenie danych standardowych (przykładowe) oraz wstępna parametryzacja programu przez Specjalistów firmy Tres na podstawie SUIT SUIT Przewodnik wdrożeniowy - stworzenie scenariuszy przypadków - testów krok po kroku dla użytkowników - prezentacja programu Trawers w siedzibie klienta na rzeczywistych danych - testowanie programu Trawers przez osoby wyznaczone w firmie klienta zgodnie z warunkami i regułami TJP TJP TRAWERS Jazda próbna - zdalna pomoc Specjalistów firmy Tres 2.3. Cena --------- GRATIS!!! TJP bis to nasza inwestycja. Najważniejszy jest zadowolony użytkownik Testowe wdrożenie programu na rzeczywistych danych firmy w oparciu o wcześniejszą analizę potrzeb skutkuje płynnym przejściem na wersję licencyjną. 2.4. Warunki ------------ Zgodne z warunkami TJP 3. Dla kogo TJP bis ? --------------------- TJP bis stworzony został z myślą o naszych przyszłych klientach. Sektor, działalność, branża zgodny z przeznaczeniem programu Trawers. Dla kogo Trawers? Jeśli są Państwo na etapie poszukiwania programu ERP/MRPII... Jeśli dotychczasowe rozmowy z dostawcami oprogramowania nie przynoszą rezultatów... Jeśli potrzebują Państwo solidnych argumentów przy wyborze programu... Jeśli obawy przed informatyzacją firmy są większe niż merytoryczne przesłanki... to TJP bis jest właśnie dla Państwa. Zgłoszenia prosimy kierować na nasz adres mailowy: tres@tres.pl
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści