www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Kasy i rachunki bankowe 1. Opis ogólny 2. Parametery i wskaźniki tabeli 2.1 Kasa i rachunek oddziału 2.2 Kasa i rachunek Operatora 2.3 Waluta 2.4 Okres rejestracji 2.5 Numer rachunku bankowego 2.6 Rodzaj środków płatniczych [P] [G] Gotówka - gromadzona gotówka (wpłaty i wypłaty) [L] Karta płatnicza - wPłaty kartami płatniczymi (terminal) [Z] Za pobraniem - wPłaty otrzymane od przewoźnika [R] Kredyt bankowy - wPłaty otrzymane od banku kredytującego odbiorcę [E] Polec przelewu - wYpłaty dla kontrahentów [ ] dowolne środki - inne środki 2.7 Typy kas i rachunków bankowych [RR] 3. Zestawienia 4. Usuwanie kas i rachunków 5. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Zarządzanie płatnościami gotówkowymi i bezgotówkowymi odbywa się w systemie KB Obrót pieniężny. W systemie KB prowadzi się tabelę kas, rachunków bankowych i innych urządzeń ewidencjonowania środków pieniężnych. Kasa (księgowo) (en: Cash Account Master File, Cash register). Urządzenie księgowe dla ewidencji środków pieniężnych w kasie. Zapewnia ustalenie stanu i obrotu środków pienieżnych. Bank (księgowo) (en: Bank Account Master File). Urządzenie księgowe do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym. Zapewnia ustalenie stanu i obrotu środków pienieżnych. W systemie KB Kasa Bank prowadzi się rejestr bankowy, tj. dokument, w którym kolejne pozycje zawierają informacje o wpłatach i wypłatach na rachunkach (kontach) bankowych. Pozycje wpłat i wypłat rejestruje się ręcznie na podstawie wydruków wyciągow bankowych lub pół-automatycznie na podstawie plików CSV z wyciągami bankowymi. Do banków przekazuje się polecenia przelewów w formatach oczekiwanych przez banki. Patrz: Przelewy elektroniczne. Tworzenie Tabela kas i banków W tabeli (kartotece) kas i rachunków bankowych (banków) zapisane są symbole i nazwy urządzeń ewidencyjnych środków pieniężnych i ich parametry. Identyfikują urządzenia do rejestrowania stanów i obrotów pieniężnych. (en: Financial Accounts, Cash Accounts, Bank Accounts ) Zarządzanie płatnościami Z każdym urządzeniem, np. rachunkiem bankowy, powiązane są rejestry, tj. ewidencja wpłat i wypłat środków pieniężnych. Dokumenty płatności Terminale płatnicze Oprócz kas i rachunków bankowych, do ewidencjonowania obrotu i stanu środków pieniężne służą: - terminale płatnicze - karty kredytowe i karty przedpłacone Terminale płatnicze, podobnie jak kasy, służą do rejestrowania wpłat od odbiorców za dokumenty sprzedaży z metodą płatności: [L] karta płatnicza. Tak jak dla kas gotówkowych, na urządzeniu powiązanym z terminalem płatniczym, można rejestrować w locie wpłaty i wypłaty bezpośrednio po wystawieniu dokumentu sprzedaży. Karty płatnicze Karty kredytowe i karty przedpłacone można zdefiniować w kartotece rachunków bankowych [KB_KBA10]. Karta kredytowa będzie urządzeniem o saldzie ujemnym, a karta przedpłacona urządzeniem o saldzie dodatnim. Zadłużenie na karcie kredytowej podlega okresowej spłacie. Karta przedpłacona wymaga wcześniejszego zasilenia. Karty kredytowe i karty przedpłacone wykorzystuje sie podobnie jak mechanizm zaliczek w KB, do zapłaty zobowiązań wobec dostawców przez naszych pracowników, którym udostępniono karty. Zależnie od przyjętych w firmie zasad, rozliczenia karty kredytowej/przedpłaconej, transakcje na urządzeniu powiązanym z kartą kredytową/przedpłaconą można rejestrować: - na podstawie potwierdzenia wpłaty dostarczonego przez kupującego wraz z fakturą zakupu - na podstawie wyciągu transakcji związanych z daną kartą, otrzymanego z banku (agenta, który dostarcza kartę). Karta urządzenia ------------------------------------------ Symbol urządzenia: 02 Rodzaj : B Rachunek bankowy Nazwa : AsiaCo Bank Polska S.A. ------------------------------------------ Rejestr (wyciągi bankowe) nr: 000154 ---- Okres: 20xx/11 --------------------------------------------------- Rachunek 02 AsiaCo Bank Polska S.A. Rejestr 000154 o--- Pozycje ---------------------------------------------------------o | | | Poz Data --Od/Dla--- ----- Wpłata ----- ----- Wypłata -| | 1 12.11.05 011745 (NA) 6,150.00 PLN | | 2 12.11.05 004014 (NA) 1,419.15 PLN | | | o---------------------------------------------------------------------o Symbole identyfikujące, tu: [02] zapisywane są w dokumentach transakcyjnych i mogą być elementem konta księgowego (%AA i %BB). To pozwala zapisywać kwoty rejestru na konta analityczne w księdze głównej. Np. kwotę 6,150.00 z powyższego wyciagu można zapisać na konto 130-02 Wn (dekretacja 130%BB% Wn) 2. Parametery i wskaźniki tabeli KB > Kartoteka kas > Dopisywanie [KB_KKA10] KB > Kartoteka rachunków bankowych > Dopisywanie [KB_KBA10] W tabeli (kartotece) urządzeń definiuje się kasy i rachunki bankowe. Podaje się: Aktywny [ ] Aktywny [#] Nieaktywny Symbol np. [20] Nazwa np. Kasa 10 Gotówka PLN Oddział np. [00] Waluta np. PLN Bank np. NBP Okres np. 20xx/07 Metoda np. [G] Typ np. [88] Nr rachunku bankowego, np. 78 1440 1026 0000 0000 0035 6937 Przykład tabeli rachunków bankowych -- Rachunki bankowe ------------------------------------------ Symbol Nazwa Oddz Waluta Okres P RR - -- ------------------------------ -- ----- ------- - -- 17 KREDYTOWY BANK USD 00 USD 20xx/03 31 # 20 KREDYTOWY BANK EUR 00 EUR 20xx/01 35 22 DEUTSCHE BANK-USD 00 USD 20xx/10 31 25 DEUTSCHE BANK-EUR 00 EUR 20xx/10 31 # 29 POLABANK KREDYT PLN 00 PLN 20xx/01 37 31 POLABANK KREDYT USD 00 USD 20xx/01 39 o---> 33 NORDA BANK-KREDYT PLN 00 PLN 20xx/10 36 | -------------------------------------------------------------- | | Rachunek (konto) w banku o-->o------------------------ Cc Bbbb bbbb Rrrr rrrr rrrr rrrr --o | Bank 14401026 Rachunek 78 1440 1026 0000 0000 0035 6937 | o----- ---o---- ---------------------------------------------o | | Nr banku NRB pobierany z tabeli banków v o--------------------------------------------------o | Symbol 14401026 (nr rozliczeniowy) | | Nazwa ASIACO BANK POLSKA S.A. O/GDYNIA | | Swift NDEAPLP2 | | ... | | Format zapisu Multicash-format NRB | o--------------------------------------------------o Rachunki bankowe i tabela banków 2.1 Kasa i rachunek oddziału W firmach wielo-oddziałowych, z oddziałem powiązane jest jedno lub wiele urządzeń ewidencyjnych. W tabeli podaje się nr oddziału, do którego należy urządzenie. Wielo-oddziałowość Operatorowi można przydzielić uprawnienia do urządzenia. Uprawnienia operatorów A że operator należy do konkretnego oddziału, to powstają powiązania: oddział <--> operator oddział <--> kasa lub rachunek bankowy operator <--> kasa lub rachunek bankowy Powiązania te można oglądać na zestawieniu: Prezentacja uprawnień 2.2 Kasa i rachunek operatora Dostęp do ewidencji środków pieniężnych musi być szczególnie chroniony. Temu służy system uprawnień. Uprawnienia operatorów Bezpieczeństwo. Mechanizmy Przyjmuje się, że jeden operator to jedno urządzenie, np. kasa i tylko on rejestruje wpłaty i wypłaty, za które odpowiada. Gdy przydzieli się uprawnienia wielu operatorom do jednej kasy, to obowiązuje reguła, że w jednej chwili rejestrować może transakcję tylko jeden operator. Gdyż inna transakcja może zmienić warunki pracy aktualnie wykonywanej, np. stan kasy, wartość w PLN zapisów walutowych, itp. Tak samo dla każdego stanowiska sprzedaży wyposażonego w terminal płatniczy definujemy w KB w Kartotece Kas terminale płatnicze oznaczone rodzajem środków płatniczych [L]. Następnie przydzielamy uprawnienia operatorom pracującym na danym stanowisku sprzedaży. 2.3 Waluta Wskazuje walutę, w jakiej prowadzona jest ewidencja oraz symbol banku walutowego, w którym prowadzony jest rachunek walutowy. Wielo-walutowość 2.4 Okres rejestracji Rok/m-c, w którym aktualnie rejestruje się transakcje (dokumenty). Transakcje (dokumenty) należą do konkretnego okresu rejestracji, np. 20xx/05. Okres rejestracji (bieżący) można zobaczyć w tabeli kas i rachunków. Kolumna: Okres. Aby rozpocząć rejestrację w kolejnym okresie, 20xx/06, to rejestr 20xx/05 należy zamknąć. Konieczność ta wynika z ciągnionego charakteru rejestrów tj. konieczności wyznaczania salda środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym. Dokumenty płatności Okresy obliczeniowe 2.5 Numer rachunku bankowego Numer rachunku, gdy urządzenie przeznaczone jest do ewidencji zdarzeń na rachunku bankowym. Numer w formacie NRB: CcBbbbbbbbRrrrrrrrrrrrrrrr Rachunki bankowe i tabela banków 2.6 Rodzaj środków płatniczych [P] Wskaźnik w karcie urządzenia: Kasa Wskazuje jakie środki gromadzone są na tym urządzeniu Symbol Nazwa Oddz Waluta Okres P RR - -- ------------------------------ -- ----- ------- - -- 10 Kasa 10 Gotówka PLN 00 PLN 20xx/04 G 00 20 Kasa 20 Gotówka EUR 00 EUR 20xx/04 G 00 30 Kasa 30 Karty płatnicze 00 PLN 20xx/04 L 00 40 Kasa 40 Za pobraniem DHL 00 PLN 20xx/04 Z 00 o -------------o---------------- o -o- ---o--- o o | | | | | | | | | Oddział | Okres | | Symbol Nazwa urządzenia | bieżący | | Waluta | %RR | | [G] Gotówka o [L] Karta płatnicza [Z] Za pobraniem Rodzaj środków: [G] Gotówka - gromadzona jest gotówka [L] Karta płatnicza - zapis wpłat kartami płatniczymi (terminal) [Z] Za pobraniem - zapis wpłat, które otrzyma się od przewoźnika [R] Kredyt bankowy - wpłaty otrzymane od banku kredytującego odbiorcę [E] Polec przelewu - zapis wypłat zleconych przelewami bankowymi [ ] dowolne środki - gromadzone środki nie są klasyfikowane Patrz szczegóły: Metody płatności Bezpośrednio po wystawieniu faktury sprzedaży w systemie NA Sprzedaż, można zapisać, w locie, wpłatę do kasy w systemie KB. Wpłata może być gotówką [G] lub kartą [L]. Oznaczenie kas [G][L][R][Z] rozdziela ewidencję i eliminuje pomyłki operatorów. Rozdzielenie ewidencji pozwala śledzić stan gotówki [G] oraz stan pozostałych rozliczeń, np. z bankiem lub agentem rozliczającym karty płatnicze. Środki pieniężne w drodze O środkach pieniężnych w drodze mówimy każdorazowo, gdy transferujemy pieniądze między naszym urządzeniami. Typowym przykładem jest przelew między rachunkami bankowymi firmy. Rejestrujemy wypłate na podstawie wyciągu na jednym rachunku bankowym, przenosząc środki na konto rozliczeniowe (en: Clearing Account), a następnie wpłatę na podstawie wyciągu na drugim rachunku bankowym, zdejmując środki z konta rozliczeniowego. Saldo konta rozliczeniowego powinno być zawsze równe zero. Podobnie, na koncie rozliczeniowym śledzimy środki pieniężne w drodze, które są transferowane z terminala płatniczego na nasz rachunek bankowy (czyli rozliczenie wpłat od naszych odbiorców). Taki charakter ma także przesłanie srodków z naszego rachunku bankowego na rachunek karty kredytowj i rachunek karty przedpłaconej. Tj. okresowa spłata karty kredytowej lub zasilenie karty przedpłaconej. Operacje w kasach są tworzone przez nas (użytkowników programu), lecz operacje na rachunkach bankowych są rejestrowane wtórnie na podstawie wyciągów bankowych z zachowaniem chronoligii operacji i obliczaniem narastająco salda rachunku. 2.7 Typy kas i rachunków bankowych [RR] Typ, to cecha charakteryzująca kasę lub rachunek bankowy. Kasa: walutowa, utarg ze sprzedaży gotówkowej, itd. Rachunek bankowy: lokata, kredytowy, bieżący, itd. Znaki oznaczające typ: %RR mogą być elementem konta księgowego Pozwalają zgrupować obroty wielu kas lub rachunków na jednym symbolu (członie) analitycznym konta księgowego. Typy definiuje się: KB > Tabele > Typy kas / rachunków [KB_TTU10] 3. Zestawienia * Stany środków pieniężnych w kasach * Transakcje (operacje) w kasach KB > Dokumenty > Rejest kasowy > Przeglądanie, Wydruki * Stany środków pieniężnych na rachunkach bankowych * Transakcje (operacje) na rachunkach bankowych KB > Dokumenty > Rejest bankowy > Przeglądanie, Wydruki * Bieżący stan kas i banków KB > Zestawienia > Bieżący stan kas i banków [KB_ZPW10] NZ > Przekrojowe > Raport o stanie firmy [NZ_ZPL20] Raport o stanie firmy 4. Usuwanie kart kas i kart rachunków Nie można usuwać kart urządzeń, z którymi powiązane są dokumenty (transakcje). Program pyta: Czy zbadać obecność dokumentów ? [T/N] i ew. informuje: Dla tej karty są operacje w: 20xx/03 Urządzenia nieużywane należy oznaczyć: [#] Nieaktywny 5. Tematy powiązane Zarządzanie płatnościami Rachunki bankowe i tabela banków Metody płatności Dokumenty płatności Wielo-walutowość Kartoteka rozrachunków Okresy obliczeniowe
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści