www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Odchylenia od cen zakupu 1. Opis ogólny 2. Wartość dostawy a wartość faktury 3. Wartość przychodu MG a wartość faktury ZO 4. Zaokrąglenia przeliczeń walutowych Faktura zakupu w walucie (przychód będzie później) Faktura zakupu w walucie (przychód był wcześniej) 5. Wartość zakupu a ilość (*) cena 6. Faktura korygująca do faktury z odchyleniem Faktura zakupu Faktura korygująca 7. Obserwowanie i analiza odchyleń Czy można uniknąć odchyleń ? Zestawienie: Odchylenia od cen zakupu Inne zestawienia 8. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Odchylenia (en: Variance) są to różnice między wartościami oczekiwanymi a rzeczywistymi, np. między wartościami dwóch operacji, które właściwie powinny być takie same ale, z różnych powodów, nie są. Np. różnica między wartością rzeczywistą (na dokumencie) a wartością wyliczoną przez program przeznaczoną do zapisania w transakcji. Odchylenia od cen zakupu Odchylenie od cen zakupu to różnica między jednostkową ceną przychodu do magazynu a jednostkową ceną ceną zakupu podaną na fakturze. (en: PPV Purchase Price Variance). Sytuacja taka powstaje, gdy najpierw jest dostawa i przychód do magazynu a później faktura zakupu. Przychód wyceniany jest szacunkowo, np. wg ceny ostatniego przychodu lub wg ceny na zamówieniu zakupu. Program oblicza odchylenie między ceną przychodu a ceną na fakturze. Patrz szczegóły: Faktury zakupu a dostawy Odchylenie może także powstać, gdy w magazynie stosuje się metodę wyceny: [E] Ewidencyjna. Stała cena ewidencyjna. Odchylenie, to różnica między ceną [E] a rzeczywistą ceną zakupu. Wartość odchylenia zapisywana jest w pozycji faktury. Kwotę odchylenia widać na ekranie pozycji dokumentu. Podczas zatwierdzania faktury powstaje polecenie księgowania: ----------------------------------- Rodzaj Nazwa -- --------------------------- O1 Odchylenia (+) Zwiększenia O2 Odchylenia (-) Zmniejszenia ----------------------------------- Dokument polecenia księgowania zawiera kwoty do zaksięgowania w KG Księga Główna na konta zgodnie z definicją w tabeli dekretacji. Patrz też: Tabele dekretacji 2. Wartość dostawy a wartość faktury Dostawa a faktura Jeżeli jest różnica między ceną dostawy ZO [DA] a ceną na fakturze ZO [FA], to program wylicza odchylenie i tworzy polecenie księgowania w systemie ZO. Dekretacja: [O1] Odchylenia (+) Zwiększenia lub [O2] Odchylenia (-) Zmniejszenia. Takie odchylenie można nazwać: odchylenie od szacunkowej ceny przychodu. (en: Invoice Price Variance (IPV) lub RNI Adjustments (od: Received Not Invoiced (RNI)) Takie odchylenie może też powstać po zarejestrowaniu dokumentu przychodu towaru z importu, bez faktury. Przychod rejestrowany jest w PLN. Po zarejestrowaniu faktury zakupu powiązanej z taką dostawą, program porównuje wartość na fakturze z wartością dostawy i, gdy są różne, to oblicza odchylenie na wartość różnicy. Patrz opis w: Powiązanie faktur zakupu z dokumentami przychodu. Faktury zakupu a dostawy Rozliczanie odchyleń Odchylenia rozlicza się w KG, podobnie jak odchylenia od cen ewidencyjnych. Np. koryguje się wartość zużycia materiałów o narzut odchyleń przypadających na zużyte materiały lub sprzedane towary, tj. proporcjonalnie do rozchodu lub wydań asortymentu w okresach rozliczeniowych. Wartości odchyleń można przeglądać tabelarycznie w: ZO > Zakupy > Zestawienia > Odchylenia [ZO_ZDO60] Odchylenia: Wartość nabycia w ZO [FA] a wartość przychodu w MG [PR] Wartość odchylenia widać także w zbiorze poleceń księgowania Dokumenty poleceń księgowania 3. Wartość przychodu MG a wartość faktury ZO W programie Trawers przychód do magazynu można zarejestrować w systemie MG, np. automatycznie, skanując etykiety logistyczne na opakowaniach. Dokumenty magazynowe Następnie zarejestrować fakturę zakupu w systemie ZO w powiązaniu z tym dokumentem przychodu w MG. Dokumenty zakupu Cena na dokumencie przychodu MG a cena na fakturze zakupu ZO mogą się różnić. Jeżeli jest różnica między ceną na dokumencie przychodu w MG a ceną na fakturze zakupu w ZO, to program wylicza odchylenie i tworzy dokument polecenia księgowania w systemie ZO. Takie odchylenie można nazwać: odchylenie od ceny przychodu. (en: Invoice Price Variance (IPV)) Po zarejestrowaniu faktury zakupu powiązanej z przychodem, program porównuje wartość na fakturze z wartością dostawy i, gdy są różne, to oblicza odchylenie na wartość różnicy. NOTE: Odchylenia a faktury korygujące (zwroty z magazynu). Szczególne przypadki opisano w dokumentacji: ZO5 System Zakupów i Rozrachunków 4. Zaokrąglenia przeliczeń walutowych Poniżej opisano przypadki zaokrągleń w wyniku przeliczeń wg kursów walut. Inne przykłady są w opisie wielo-walutowości: Wielo-walutowość Faktura zakupu w walucie (przychód będzie później) Rejestracja faktury zakupu w walucie. Dokument przychodu powstanie później np. podczas zatwierdzania faktury zakupu lub na podstawie dokumentu przychodu w ZO do tej faktury Rejestracja pozycji faktury w walucie ===================================== Podczas przeliczania kwot w walucie na kwoty w PLN mogą powstać różnice z zaokrągleń (zaokrąglenia są do 2-ch miejsc po przecinku) W celu wyrównania różnic program tworzy dokument systemowy: Odchylenia (+) lub (-) Przykład -------- Rejestracja faktury zakupu (przychód będzie później) Kurs 1 EUR = 4.2692 PLN Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 125.22 439.95 EUR 1,878.23 -0.07 Cena nabycia = cena z faktury = 29.33 EUR * 4.2692 = 125.22 PLN (a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.2692 = 1,878.23 PLN (taką wartość ma faktura w ZO) (b) Wartość nabycia = 15.000 * 125.22 PLN = 1,878.30 PLN (taką wartość bedzie miał dok przychodu w MG po zatwierdzeniu faktury) Roznica z zaokraglen (a) - (b) = 1,878.23 - 1,878.30 = -0.07 (taką wartość ma dokument odchylen) Korekta kursu waluty ==================== Po wprowadzeniu korekty (zmiany) kursu, program przelicza od nowa kwoty w walucie na kwoty w PLN. Podczas przeliczeń mogą powstać różnice z zaokrągleń i dokumenty systemowe: Odchylenia Przykład -------- Zmiana kursu waluty w pozycji faktury z przykładu poprzedniego (F2-cd. > Korekta kursu waluty) Kurs poprzedni: 1 EUR = 4.2692 PLN Kurs nowy : 1 EUR = 4.3337 PLN Następuje przeliczenie wszystkich wartości w PLN Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 127.11 439.95 EUR 1,906.61 -0.04 Cena nabycia = cena z faktury = 29.33 * 4.3337 = 127.11 PLN (a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.3337 = 1,906.61 PLN (taką wartość ma faktura w ZO) (b) Wartość nabycia = 15.000 * 127.11 PLN = 1,906.65 (taką wartość bedzie miał dok przychodu w MG po zatwierdzeniu) Różnica z zaokrągleń (a) - (b) = 1,906.61 - 1,906.65 = -0.04 (taką wartość ma dokument odchyleń) Faktura zakupu w walucie (przychód był wcześniej) Rejestracja faktury zakupu w walucie. Dokument przychodu powstał wcześniej np. podczas przychodu bezpośrednio w MG do zamówienia zakupu Rejestracja pozycji faktury w walucie ===================================== Przykład -------- Faktura do zamówienia zakupu i wcześniejszego przychodu do magazynu Zamówienie zakupu ----------------- Kurs 1 EUR = 4.0000 PLN Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 117.32 439.95 EUR 1,759.80 Przychód w MG > Jedno zamówienie --> przychód ------------- Kurs 1 EUR = 4.0000 PLN Indeks Ilość Cena nabycia Wartość PLN INDEKS-1 15.000 szt 117.32 PLN 1,759.80 Faktura zakupu ZO > Zamówienie + przychód MG -->faktura ----------------- Kurs 1 EUR = 4.2692 PLN Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 125.22 439.95 EUR 1,878.23 118.43 Cena nabycia = cena z przychodu = 29.33 * 4.0000 = 117.32 PLN (a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.2692 = 1,878.23 PLN (taką wartość ma faktura w ZO) (b) Wartość nabycia = 15.00 * 117.32 PLN = 1,759.80 (taką wartość ma dok przychodu w MG Wartość odchylenia = (a) - (b) = 1,878.23 - 1,759.80 = 118.43 (taką wartość ma dokument odchyleń) Korekta kursu waluty ==================== Po wprowadzeniu korekty (zmiany) kursu, program przelicza od nowa kwoty w walucie na kwoty w PLN Jezeli faktura jest rejestrowana do wcześniejszego przychodu, to cena nabycia nie będzie przeliczana podczas korekty kursu, ale zostanie pobrana z dokumentu przychodu. Przykład -------- Zmiana kursu waluty w pozycji faktury z przykładu poprzedniego (F2-cd. > Korekta kursu waluty) Kurs poprzedni: 1 EUR = 4.2692 PLN Kurs nowy : 1 EUR = 4.3337 PLN Następuje przeliczenie wszystkich wartości w PLN, oprócz ceny nabycia. Cenę nabycia z dokumentu przychodu można obejrzeć: F10-poz > F10-wycena zakupu Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 127.11 439.95 EUR 1,906.61 146.81 Cena nabycia = cena przychodu = 29.33 * 4.0000 = 117.32 PLN (a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.3337 = 1,906.61 PLN (taką wartość ma faktura w ZO) (b) Wartość nabycia = 15.000 * 117.32 PLN = 1,759.80 (taką wartość ma dok przychodu w MG Wartość odchylenia (a) - (b) = 1,906.61 - 1,759.90 = 146.81 (taką wartość ma dokument odchyleń) 5. Wartość zakupu a ilość (*) cena Różnica między wartością a iloczynem ilość (*) cena powstaje, gdy wartość pozycji zakupu operator wpisuje ręcznie. Cenę zakupu oblicza program. Potrzeba taka powstaje, gdy otrzyma się od dostawcy fakturę zakupu, na której wartość (ilość (*) razy cena) jest inna niż wyliczona przez program Trawers. Jest to znany problem '1 grosza' spowodowany różnymi sposobami obliczeń. (obliczenia 'w poziomie' a obliczenia 'w pionie' i zaokrąglenia obliczeń). ----------------------------------------------- Ilość Cena Wartość ---------------------------------------------- Operator ----> 20.000 0.00 1012.32 Program ----> 20.000 50.62 1012.32 ---------------------------------------------- ^ o <--- różnica -0.08 V 20.00 * 50.62 = 1012.40 Sytuacje: Faktura Zakup Asortyment magazynowy Kwota różnicy stanowi odchylenie i zostaje zaksiegowana w systemie ZO. Skutkuje odchyleniem między wartością faktury zakupu w ZO a wartością przychodu w MG. W systemie MG powstaje dokument przychodu, którego wartość wynikała z iloczynu: ilość * cena. Kroki: Faktura od dostawcy: ------------------ Ilość = 20.000 Cena = 50.62 =============== Wartość = 1012.32 ------------------ W systemie ZO rejestruje się: ------------------ Ilość = 20.000 Cena = 0.00 =============== Wartość = 1012.32 ------------------ System ZO wylicza odchylenie: ------------------ Cena = 50.62 Odchylenie = -0.08 <--- wartość odchylenia ------------------ W systemie MG powstaje dokument: ------------------ Ilość = 20.000 Cena = 50.62 =============== Wartość = 1012.40 ------------------ Faktura Korekta Asortyment magazynowy Operator nie może zmienić wartości ręcznie. Wartość oblicza program. Wartość = ilość korekty (*) cena z dokumentu przychodu w MG. Tutaj obowiązuje reguła, że z magazynu do dostawcy można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte, i po cenie z dokumentu przychodu. Zwroty do i z magazynu Faktura Zakup Asortyment nie-magazynowy Przy zakupie asortymentu nie-magazynowego (usługi) wartość można wpisać ręcznie. Cenę zakupu oblicza program. Ew. kwota różnicy nie jest zapamiętywana i nie powstaje bowiem żaden dokument wtórny (powiązany) - jak w przypadku zakupu do magazynu. Faktura Korekta Asortyment nie-magazynowy Przy rejetrowaniu pozycji korekty zakupu usługi wartość można wpisać ręcznie. Cenę zakupu oblicza program. Ew. kwota różnicy nie jest zapamiętywana i nie powstaje dokument wtórny (powiązany). 6. Faktura korygująca do faktury z odchyleniem Faktura zakupu Podczas rejestrowania pozycji faktury zakupu powstało odchylenie. Jest różnica między wartością przychodu do magazynu a wartością faktury w ZO. Powodem różnicy jest sposób obliczania wartości brutto (różnica z zaokrągleń). Następnie dostawca przysłał fakturę korygującą. Jak zarejestrować zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy i zwrot asortymentu z magazynu ? Kolejne czynności na przykładzie: Faktura zakupu otrzymana od dostawcy ==================================== Indeks Ilość Cena brutto Wart netto Kwota PTU Wart brutto --------------- ------- ---------- ---------- --------- ----------- KARTON TEK.3WYK 210.000 2.87 490.00 112.70 602.70 ----o----- | | Cena brutto: 602.70 / 210 = 2.87 Faktura zakupu w ZO w programie Trawers ======================================= NOTE: Cena NETTO zakupu obliczona jest automatycznie przez program ZO po wpisaniu ilości i wartości netto (wartość netto / ilość). Indeks Ilość Cena netto Wart netto Kwota PTU Wart brutto -------------- ------- ---------- ---------- --------- ----------- KARTON TEK.3WYK 210.000 2.33 490.00 112.70 602.70 ----o----- | | Cena netto = 2.33 Cena netto = Wartość netto / Ilość: 490.00 / 210.000 = 2.3333 (~2.33) Dokument przychodu do magazynu w MG: Ilość * cena (210.000 * 2.33 = 489.30) Wartość odchylenia w ZO = 490.00 - 489.30 = 0.70 Faktura korygująca Faktura korygująca zakupu otrzymana od dostawcy =============================================== Indeks Ilość Cena brutto Wart netto Kwota PTU Wart brutto --------------- ------- ---------- ---------- --------- ----------- KARTON TEK.3WYK -20.000 -46.67 -10.73 -57.40 Transakcja po korekcie: KARTON TEK.3WYK 190.000 2.87 443.33 101.97 545.30 ----o----- | | Cena brutto 545.30 / 190 = 2.87 Ale: Cena netto = 443.33 / 190 = 2.33 Wariant 1. Faktura korygująca w programie Trawers ================================================= Korekta zakupu na podstawie otrzymanej faktury korygującej rejestrowana jedną transakcją. Zarejestrować fakture korygującą. Wskazać nr faktury korygowanej. Rodzaj pozycji: Korekta (-) zakupu towaru Wybrać nr pozycji faktury korygowanej (pierwotnej). Indeks Ilość Cena netto Wart netto Kwota PTU Wart brutto -------------- ------- ---------- ---------- --------- ----------- KARTON TEK.3WYK -20.000 2.33 -46.67 -10.73 -57.40 ----o---- -----o---- | | Cena z faktury | pierwotnej | Wpisać ręcznie (było: -46.60) Program obliczy odchylenie: 0.07 Dokument w MG: [Z2] Zwrot z magazynu Ilość * cena (20.000 * 2.33 = 46.60) Rezultat: odpowiednio zmniejszono zobowiązania wobec dostawcy i zmniejszono stan zapasu asortymentu. Wariant 2. Faktura korygująca w programie Trawers ================================================= Korekta zakupu na podstawie otrzymanej faktury korygującej rejestrowana dwiema transakcjami. 1. Zmniejszenie zobowiązania o 46.67 Zarejestrować fakture zakupu (nie korygującą) na zakup nie-magazynowy (usługa) ZOBOW_WOBEC_DOST Indeks Ilość Cena netto Wart netto Kwota PTU Wart brutto -------------- ------- ---------- ---------- --------- ----------- ZOBOW_WOBEC_DOST -1.000 46.67 -46.67 -10.73 -57.40 ---------------------------------- -46.67 -10.73 -57.40 2. Zmniejszenie stanu zapasów (zwrot) o 20.000 Zarejestrować dokument zwrotu do dostawcy asortymentu: KARTON TEK.3WYK Dokument zwrotu powiązać z dokumentem pierwotnym, tj. dokumentem przychodu z ZO. Dokument w MG: [Z2] Zwrot z magazynu Ilość zwracana: 20.000 wg ceny przychodu: 2.33 = 46.60 Rezultat: odpowiednio zmniejszono zobowiązania wobec dostawcy i zmniejszono stan zapasu asortymentu. 7. Obserwowanie i analiza odchyleń Czy można uniknąć odchyleń ? Występowanie odchyleń od cen zakupu jest zjawiskiem powszechnym. Dlatego też utworzono mechanizm ich ewidencjonowania i rozliczania. Zawsze mogą być i będą różnice. Ale trzeba dążyć do tego aby różnice były możliwie minimalne. Osiągnąć to można organizacyjnie. Jedną z metod jest stosowanie cen kontraktowych i przychody do magazynu zawsze wykonywane do zamówień zakupu. Wówczas o cenie przychodu nie decyduje dokument WZ (obcy) lecz cena kontraktowa zapisana w zamówieniu zakupu. Realizacja zamówień zakupu Zestawienie: Odchylenia od cen zakupu Wartości odchyleń trzeba śledzić i reagować, gdy są zbyt duże. W firmie powinny być wyznaczone osoby odpowiedzialne za analizę odchyleń i wyjaśnianie znacznych różnic. Zakupy należy tak organizować, aby minimalizować wartości odchyleń. W analizie odchyleń pomaga zestawienie: ZO > Zakupy > Zestawienia > Odchylenia od cen zakupu [ZO_ZDO60] o-- Odchylenia --------------------------------------------------o | Indeks Faktura Przychód Odchylenie Odchyl % | |----------------------------------------------------------------| | 11-311-22 | 1,267.41| 1,267.20| 0.21| 0.02 | | 12-04-0501 | 19,293.13| 19,294.80| -1.67| -0.01 | | 12-03-0002 | 9,983.32| 9,982.40| 0.92| 0.01 | | 13-03-0003 | 18,729.31| 18,729.60| -0.29| 0.00 | | 16-90-0001 | 6,380.48| 6,396.00| -15.52| -0.24 | [x] | 35-05-0054 | 1,381.89| 1,380.00| 1.89| 0.14 | | 36-44-11 | 889.21| 890.00| -0.79| -0.09 | | 41-44-44 | 3,481.14| 3,480.00| 1.14| 0.03 | | 72-44-18 | 4,919.61| 4,923.40| -3.79| -0.08 | | 97-77-33 | 63,972.62| 63,972.00| 0.62| 0.00 | o----------------------------------------------------------------o P. Jak powstało odchylenie -15.52 w pozycji [x] ? O. 1. Zakup 5 200 sztuk lotek do kometki po 0.31 USD po kursie 3.3420 to jest 5 387.30 PLN 2. Koszty dodatkowe: o-- Wycena zakupu w USD -----------------o | | | Faktura importowa | | Koszty transportu 843.18 | | Wartość celna ...... | | Cło importowe 150.00 | | Inne1 (np. akcyza) 0.00 | 5 387.30 | Inne2 0.00 | + 843.18 | Inne3 W cenę?(T/N) N 0.00 | + 150.00 | ======== | ========== | Wartość w cenie nabycia 6 380.48 <---- 6 380.48 | | | Cena jednostkowa nabycia 1.23 <---- 6 380.48 / 5200 | | | Odchylenie -15.52 <---o o----------------------------------------o | | <-----o Faktura zakupu ....... 6 380.48 PLN Dokument magazynowy PZ 6 396.00 PLN (5200 szt * 1.23 PLN) ======== Odchylenie (-) 15.52 PLN Zestawienie odchyleń zawiera następujące dane: * Indeks, tj. oznaczenie kupowanego asortymentu * Nr faktury zakupu * Nr dokumentu przychodu * Wartość pozycji przychodu * Wartość pozycji faktury * Odchylenie (kwota) * Odchylenie (procent) * Symbol i nazwa dostawcy Inne zestawienia Zestawienia pomocnicze, które pozwalają dostrzec zagrożenia w polityce zakupów * ZO > Zakupy > Zestawienia > Wartość faktury a wartość nabycia [ZO_ZDO70] Pokazuje w ujęciu tabelarycznym wartości w pozycjach faktur zakupu: Wartość faktury (zobowiązanie wobec dostawcy) Wartość nabycia asortymentu do magazynu i składowe * ZO > Zakupy > Zestawienia > Wart Faktury / Nabycia / Przychodu [ZO_ZDO81] * ZA > Oferty > Ceny zakupu a najniższe oferowane [ZA_ZOF51] * ZA > Oferty > Ceny zakupu wg KIM a oferowane [ZA_ZOF50] 8. Tematy powiązane Odchylenia w wycenie zapasów Dokumenty magazynowe Zwroty do i z magazynu Faktury zakupu a dostawy Dokumenty zakupu Realizacja zamówień zakupu Wycena przychodu z zakupu Wielo-walutowość Zarządzanie płatnościami Tabele dekretacji
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści