www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Zamówienia zakupu. Opisy ogólne 1. Zamówienia w cyklu zakupu Miejsce zamówień w cyklu Etapy przetwarzania zamówień 2. Scenariusze kupowania 3. Podręcznik dla zaopatrzeniowca 4. Tematy powiązane 1. Zamówienia w cyklu zakupu 1.1 Miejsce zamówień w cyklu Poniżej przedstawiono funkcje wykonywane w działach zaopatrzenia w systemie Trawers ERP. Funkcje (czynności) wykonywane przez operatorów lub automatycznie przez system, układają się w różne scenariusze (kolejne kroki). Tutaj opisano te scenariusze w sposób syntetyczny, uproszczony, aby dać ogólny obraz możliwości funkcjonalnych systemu Trawers ERP. Punktem startowym większości scenariuszy zakupu są zamówienia. Dokument [ZL] Zamówienie zakupu, został szczegółowo opisy w tym artykule: Dokumenty zakupu 1.2 Etapy przetwarzania zamówień Proces tworzenia zamówień zakupu składa się z kilku etapów, które pozwalają efektywnie planować i realizować zaopatrzenie, zapewniając utrzymanie optymalnych stanów magazynowych oraz kontrolę kosztów zakupu. Etapy procesu: 1. Ustalanie norm i wskaźników zapasów Definiowanie poziomów minimalnych i maksymalnych zapasów oraz prognoz rozchodu, osobno dla całej firmy (KIM) lub konkretnych magazynów (KSOM). Ułatwia to planowanie zakupów i przeciwdziała nadmiarom lub niedoborom. 2. Przeglądanie potrzeb wg norm zapasów Analiza bieżących stanów i potrzeb zakupu w oparciu o normy. Wyniki mogą być tylko przeglądane lub zapamiętane do dalszego przetwarzania. 3. Tworzenie propozycji zamówień zakupu Operatorzy tworzą propozycje zamówień dla swoich magazynów - ręcznie, z systemu (ZA_PPZ10/15) lub automatycznie (np. z użyciem skanera lub w systemie SOA). 4. Opracowanie propozycji i generowanie zamówień Propozycje można modyfikować (ilości, dostawców, ceny), a następnie zamienić na zamówienia zakupu. System umożliwia łączenie pozycji do jednego dostawcy (komasacja), co pozwala na lepsze warunki handlowe. 5. Akceptowanie zamówień Zamówienie musi być zatwierdzone przez upoważnioną osobę przed wysłaniem do dostawcy. 6. Potwierdzanie zamówień Po otrzymaniu potwierdzenia od dostawcy, zamówienie jest oznaczane jako zaakceptowane do realizacji. System umożliwia rejestrację szczegółów potwierdzenia. 7. (Opcjonalnie) Generowanie przesunięć MM między magazynami Zamiast zakupu, można dokonać przesunięcia towaru z innego magazynu, jeśli zapas tam jest wystarczający. Pozwala to obniżyć koszty zakupu i zoptymalizować zapasy w skali firmy. Uzupełniające funkcjonalności: * Scalanie propozycji operatorów - umożliwia połączenie zamówień z różnych działów i stworzenie wspólnego, zoptymalizowanego zamówienia. * Obsługa platform zakupowych - eksport/import danych zakupowych z/do portali internetowych w formacie CSV, co ułatwia porównywanie ofert i kontakt z dostawcami. * Elastyczność systemu - wsparcie dla firm wielooddziałowych, serwisowych, możliwość pracy na różnych poziomach (operator, magazyn, centrala). Ten proces jest podstawą efektywnego zarządzania zaopatrzeniem, pozwala utrzymać ciągłość produkcji i sprzedaży, a jednocześnie wspiera kontrolę kosztów i płynność operacyjną firmy. 2. Scenariusze kupowania Tabela porównawcza scenariuszy. Patrz szczegółowy opis scenariuszy: Zamówienia zakupu. Realizacja | Nr | Scenariusz | Kodowy skrót | Opis skrócony | Kiedy stosować | | --- | ------------------------------------- | ----------------- | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------ | | 2.1 | Zamówienie -> Przyjęcie -> Faktura | ZL > PR > FA | Klasyczny, magazyn przyjmuje, ZO fakturuje | Standard dla zakupu do magazynu | | 2.2 | Zamówienie -> Faktura i Dostawa | ZL > FA + PR | Faktura i dostawa razem. Jeden dokument | Gdy faktura przychodzi z towarem | | 2.3 | Zamówienie -> Dostawa. FA później | ZL > DA + PR, FA | Obsługa opóźnień w rozliczeniu zakupu | Gdy dostawa najpierw, faktura później | | 2.4 | Zakup bez zamówienia. Awaryjnie | DA+PR,FA FA,DA+PR | Bez zamówienia. a) Najpierw DA b) Najpierw FA | Zakupy awaryjne, pomocnicze | Oznaczenia: ZL Zamówienie zakupu (ZA) PR Przychód magazynowy (MG) FA Faktura zakupu (ZO) DA Dostawa (ZO - bez faktury) 3. Podręcznik dla zaopatrzeniowca Podręcznik dla zaopatrzeniowca dotyczący realizacji zamówień zakupu. Praktyczne wskazówki przygotowane na potrzeby działu zaopatrzenia. 3.1 Dlaczego powstał ten podręcznik ? Zawiera informacje: * Jak system przetwarza zamówienia ? * Który scenariusz realizacji zamówienia wybrać ? * Co rejestrować w ZA i ZO a co w MG ? * Jak dokumenty się łączą (ZL, PR, FA, DA) ? 3.2 Podstawowe pojęcia | Symbol | Znaczenie | | ------ | ------------------------ | | ZL | Zamówienie zakupu (ZA) | | RO | Przychód magazynowy (MG) | | FA | Faktura zakupu (ZO) | | DA | Dostawa (ZO-bez faktury) | 3.3 Scenariusze realizacji. Sytuacje | Nr | Scenariusz | Opis użycia | | -- | --------------------------- | ---------------------------------------------------- | | 1 | ZL -> PR -> FA | Klasyczny - zamówienie, przychód, faktura później | | 2 | ZL -> FA + PR | Faktura i przyjęcie razem, np. faktura z transportem | | 3 | ZL -> DA -> PR > FA | Najpierw dostawa, faktura po kilku dniach | | 4 | FA -> DA+PR DA+PR -> FA | Brak zamówienia. Faktura lub dostawa jako 1-szy krok | 3.4 Wybieranie scenariuszy. Przypadki 1. Klasyczny scenariusz ZL -> PR -> FA Zamówienie towaru, jest dostawa, faktura później Kroki: * Wystawienie zamówienia zakupu * Rejestracja PR Przychód w MG * Rejestracja FA Faktura w ZO do tego przychodu Wskazówki: * Pilnować kursu waluty przy przyjęciu * ZO kontroluje, czy cena faktury różni się od zamówienia * Nie można przyjąć więcej niż zamówiono, chyba że system pozwala 2. Faktura i przyjęcie razem ZL -> FA + PR Towar i faktura przychodzą razem (z kierowcą) Kroki: * Wystawienie ZL * W ZO rejestracja FA do ZL, ze znacznikiem: dostawa równoczesna * Zatwierdzenie FA automatycznie tworzy PR Wskazówki: * Szybszy scenariusz - mniej dokumentów do rejestrowania osobno * Często stosowany w przypadku lokalnych dostawców 3. Dostawa bez faktury ZL -> DA -> PR -> FA Towar przychodzi, ale faktura dopiero po kilku dniach Kroki: * Wystawienie ZL * W ZO rejestracja DA (dostawa bez faktury) * Zatwierdzenie DA automatycznie tworzy PR * Gdy faktura przyjdzie - rejestacja FA do DA Wskazówki: * Dobrze działa w firmach z dużym magazynem przyjęć 4. Faktura / Dostawa bez zamówienia DA+PR -> FA FA -> DA+PR Zakup 'na szybko', np. drobny materiał, część zamienna Kroki: a) DA+PR -> FA * W ZO rejestracja DA (dostawa bez faktury) * Zatwierdzenie DA automatycznie tworzy PR * Gdy faktura przyjdzie - rejestacja FA do DA b) FA -> DA+PR * W ZO rejestracja FA bez zamówienia, dostawa później * W ZO rejestracja DA do istniejącej faktury FA * Zatwierdzenie DA automatycznie tworzy PR Wskazówki: * Brak kontroli ilości i ceny z zamówienia * Działa jako wyjątek - nie do powtarzalnych dostaw 3.5 Porównanie scenariuszy | Cecha / Scenariusz | ZL -> PR -> FA | ZL -> FA -> PR | ZL -> DA -> FA | FA -> DA + PR | | ------------------------- | -------------- | -------------- | -------------- | -------------- | | Start od zamówienia ? | [+] | [+] | [+] | [-] | | Kiedy następuje przyjęcie | Po dostawie | Po fakturze | Po dostawie | Po fakturze | | Kiedy faktura ? | Na końcu | Od razu | Po dostawie | Najpierw | | Zalecany do użycia | [v] Domyślny | [v] Szybki | [v] Elastyczny | [?] Wyjątkowy | 3.6 Praktyczne porady * Jeśli dostawca przysyła fakturę i towar jednocześnie. Wybrać: ZL -> FA -> PR * Jeśli towar dotarł, ale nie ma faktury. Wybrać: ZL -> DA -> FA * Nie używać scenariusza bez zamówienia (FA -> DA), jeśli zamówienie było planowane - brakuje wtedy kontroli 3.7 Najczęstsze błędy i ich skutki Błąd Skutek FA przed PR (w scen. 2.1) Nie można wskazać przychodu - brak powiązania Zbyt duża ilość w PR Nie można zatwierdzić, jeśli przekroczono ZL Inna cena w FA niż w ZL Program wylicza odchylenie i księguje różnicę Brak zatwierdzenia DA lub PR Faktura nie może być wystawiona lub przypięta 3.8 Podsumowanie Zawsze zaczynać od pytania: Czy mam zamówienie (ZL) i co przyszło jako pierwsze: faktura czy dostawa ? I wybrać scenariusz: * Klasyczny (ZL -> PR -> FA) - jeśli wszystko po kolei * Szybki (ZL -> FA -> PR) - jeśli wszystko przyszło razem * Otwarty (ZL -> DA -> FA) - jeśli faktura dopiero będzie * Awaryjny (FA -> DA + PR) - jeśli zamówienia brak 4. Tematy powiązane Zamówienia zakupu. Realizacja Dokumenty zakupu Dokumenty magazynowe Zarządzanie płatnościami System zaopatrzenia Cykl przetwarzania zam zakupu ZA Tworzenie zamówień zakupu Słowa kluczowe #Zakupy-Zamówienia #Zakupy-Dokumenty #Zakupy-Rozrachunki #Zakupy-Dostawcy #Logistyka-Zaopatrzenie
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści