www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Cykl przetwarzania zamówień zakupu 1. Opis ogólny Zamówienia zakupu Etapy Statusy 2. Statusy zamówienia [N] Nowe / Zarejestrowane [A] Akceptowane [P] Potwierdzone [R] odRzucone [Z] Zamknięte 3. Akceptowanie zamówień Opis ogólny Sposoby akceptowania W trybie Workflow Sytuacja Prace przygotowawcze Wystawianie i akceptowanie zamówień Wysyłanie zamówień zaakceptowanych 4. Potwierdzanie zamówień 5. Parametry zamówień 6. Zestawienia 7. Przenoszenie zamówień do archiwum 8. Przeglądanie zamówień w archiwum 9. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Zamówienia zakupu Zamówienia zakupu dokumentują nasze zapotrzebowanie na towary i usługi. Zawierają dane dostawcy i pozycje zamówionego asortymentu. Zamówienia podlegają realizacji. Wykonuje się kolejne czynności, których ostatnim etapem jest zarejestrowanie dostaw i faktur zakupu. Realizacja zamówień zakupu Przetwarzanie zamówień zakupu i statusy Nadawanie kolejno statusów porządkuje proces przetwarzania zamówień. [N] ---> [A] ---> [P] ---> [Z] | v o ---> [R] Etapy Statusy * Dopisanie (zarejestrowanie) [N] Nowe / Zarejestrowane * Akceptowanie [A] Akceptowane [ACCDATA] * Potwierdzenie [P] Potwierdzone [ACKDATA] * Odrzucenie [R] odRzucone [REJDATA] * Zamknięcie [Z] Zamknięte [CLSDATA] NOTE: Statusy zamówień należy odróżnić od stanu realizacji zamówień. Stany realizacji: niezrealizowane (do realizacji), zrealizowane. Możliwe zmiany statusu [N] -> [A] -> [P] -> [Z] [N] -> [A] -> [Z] [N] -> [R] Można też wycofać statusy. Funkcja: Cofnij [A] -> [N], gdy nic nie zrealizowano [P] -> [A] [R] -> [N] [Z] -> [N], [P], [A] Na zakładce: Dokument > Znaczące daty można zobaczyć kto i kiedy zmienił status. Np. Potwierdzenie: [DD] 20xx.07.12 10:26:56 minęło 1m 1t 4dni 2. Statusy zamówienia zakupu Zamówienia mogą mieć następujące statusy: [N] Nowe / Zarejestrowane Po zarejestrowaniu zamówienie otrzymuje status [N] Nowe. [A] Akceptowane Akceptacja to proces potwierdzania zasadności zakupu [ZA_DAC10]. Osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie może sprawdzać: * aktualny poziom zapasów magazynowych * ceny oferowane przez różnych dostawców * budżet firmy przeznaczony na zakupy (czy zakup mieści się w planowanym budżecie) Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: ACCDATA Akceptacja: data ACCSYMOP Akceptacja: operator NOTE: Można wyłączyć obowiązek akceptowania zamówień: parametr 0131 [1] Można powiadamiać osobę odpowiedzialną za akceptowanie zamówień zakupu: parametr operatora 1117 [1] Powiadom o zam zakupu do akcep [P] Potwierdzone Potwierdzanie to proces uzgodnienia z dostawcą szczegółów zamówienia: ilości, ceny i terminy realizacji [ZA_DSP10] Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: ACKDATA Potwierdzenie: data ACKSYMOP Potwierdzenie: operator Termin potwierdzony otrzymuje znacznik [v]. [R] odRzucone Odrzucenie oznacza odmowę realizacji zamówienia. Status na [R] można zmienić w funkcji: Akceptowanie [A] [ZA_DAC10] Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: REJDATA Odrzucono: data REJSYMOP Odrzucono: operator [Z] Zamknięte Zamknięcie zamówienia oznacza, że nie będzie ono dalej realizowane. Wszystkie pozycje zamówienia są zamykane. Pole: Stan <-- [Z]) * Można zamykać pojedyńczo, pozycja po pozycji, podczas przetwarzania (redagowania) zamówienia * Można zamykać seryjnie w ZA > Zamówienia > Zamykanie [Z] [ZA_DSZ10] Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: CLSDATA Zamknięto: data CLSSYMOP Zamknięto: operator Ekran: Znaczące daty Na ekranie: Znaczące daty, w zakładce zamówienia zakupu można oglądać status zamówienia. Które daty są wpisane do nagłówka zamówienia. To są informacje o tym kto i kiedy zmienił status dokumentu. 3. Akceptowanie zamówień zakupu Opis ogólny Akceptacja (en: Approval, de: Akzeptanz) zamówienia, tj. wyrażenie zgody przez uprawnioną osobę wewnątrz firmy na realizację zamówienia zakupu. Funkcja akceptowania, to kolejny element w obszarze zwiększania bezpieczeństwa gromadzonych danych i przetwarzanych procesów w programie Trawers. Bezpieczeństwo. Mechanizmy Polega na rozdzieleniu na kilka osób kolejnych zadań w realizowanym procesie. (en: SOD Segregation of duties, de: Funktionstrennung) Typowe sytuacje: * Zamówienie zakupu na kwotę poniżej 5 tyś, może akceptować referent działu zaopatrzenia * Zamówienie na kwotę powyżej 5 tyś, musi akceptować kierownik działu Sposoby aceptowania Funkcja akceptowania ręcznego jest w systemie: ZA > Zamówienia > Akceptowanie [A] [ZA_DAC10]. Uprawniony operator zmienia status na [A]. Zamówienie zaakceptowane można wysłać do dostawcy. Zamówienia zakceptowanego nie można korygować, np. nie można zmieniać zamówionej ilości i ceny. Nie można dopisywać pozycji. W tej funkcji zamówienie można odrzucić. Zmienić status na [R] odRzucone. Automatycznie: Funkcja SOA: [AcceptPurchaseOrder] Funkcje SOA można wykonać w aplikacji zewnętrznej lub w AutoRun. Funkcję SOA: [AcceptSalesOrder] można wywołać w AutoRun w procesie Autorun. Alerty i raportowanie ********************************************************************** ********************************************************************** ********************************************************************** W trybie Workflow 01/2025 patrz ogolny opis (koncepcja) WorkFlow w Tr szukaj w.prg Propozycja by LS 07/2011 + uwagi PZ 12/2019 TODO Zweryfikować mechanizm Workflow po wprowadzeniu statusów Patrz zadanie: #00051342 ZA 6.00 Akceptowanie w trybie Workflow automatyzuje proces przesyłania dokumentów między operatorami. Przyśpiesza pracę w przedsiębiorstwie. Sytuacja * Zamówienie zakupu na kwotę poniżej 5 tyś, może akceptować referent działu zaopatrzenia, operator [AA] * Zamówienie na kwotę powyżej 5 tyś, musi akceptować kierownik działu zaopatrzenia, operator [SP] Prace przygotowawcze * W tabeli Workflow utworzyć kartę: Numer : ZL0010 Proces: Rejestracja zamówień zakupu ---> Akceptacja zamówień zakupu Karta procesu ZL0010 wskazuje, że po zarejestrowaniu zamówienia zakupu należy zamówienie zaakceptować. W karcie podane są zasady przekazania zamówienia do akceptacji. Wskazują, kto i kiedy może zaakceptować zamówienie. Zasady (warunki) przekazania wpisuje się klawiszem: F10-warunki przekazania NOTE: Jeżeli nie podano warunków akceptacji, to zamówienie akceptowane jest automatycznie po zarejestrowaniu. Warunki przekazania zadania (procesu) do operatora ================================================== o--- proces operatora [AA] -----------------v----------------------------------------------- Do operatora AA Adam Abacki - Referent dz zaopatrzenia ----------------------------------------------------------------- Zmieni? Tylko z własnego oddziału (T/N) N T Wartość > od (T/N) N 0 T Wartość < od (T/N) T 5,000 T <--o Forma płatności (T/N) N T | Dni dostawy > od N 0 T | Dni dostawy < od N 0 T | -------------------------------------------------------- | ------ | o Operator [AA] może akceptować zamówienie do kwoty 5 000 PLN netto Warunki przekazania zadania (procesu) do operatora ================================================== o--- proces operatora [SP] ---------------- v --------------------------------------------- Do operatora SP Stefan Pilecki - Kier dz zaopatrzenia ---------------------------------------------------------------- Zmieni? Tylko z własnego oddziału (T/N) N T Wartość > od (T/N) T 4,999 T <--o Wartość < od (T/N) N 0 T | Forma płatności (T/N) N T | Dni dostawy > od N 0 T | Dni dostawy < od N 0 T | -------------------------------------------------------- | ----- | o Operator [SP] może akceptować zamówienie od kwoty 5 000 PLN netto Wystawianie i akceptowanie zamówień Krok 1 ====== Operator [AA] rejestruje pozycje na kwotę 350 PLN. Po zakończeniu, program (silnik Workflow) automatycznie akceptuje zamówienie zgodnie z warunkami op [AA]. Warunki pozwalają zaakceptować. Program rejestruje akceptację (Wg waRunku) -------------------------------------------- Dokument 000010/04/12 Data 20xx.04.19 -------------------------------------------- Akceptacja 20xx.04.19/AA -------------------------------------------- Krok 2 ====== Operator [AA] rejestruje pozycje na kwotę 6 000 PLN Program (silnik Workflow) nie zaakceptuje automatycznie zamówienia. -------------------------------------------- Dokument 000011/04/12 Data 20xx.04.19 -------------------------------------------- Akceptacja . . -------------------------------------------- Program (silnik Workflow) przekazuje zadanie do wykonania do operatora [SP], zgodnie z warunkami w tabeli Workflow. W tabeli zadań Workflow jest zapis: ----------------------------------------------------------------------- Sy -Zapisano- Ro --Dokument-- Kontrah --- Utworzone przez proces --- Op ----------------------------------------------------------------------- ZO 20xx.04.19 ZL 000011/04/12 000001 Rejestracja zamówień zakupu AA Do wykonania: Akceptacja zamówień zakupu Wykonawca SP o ^ Zaakceptować musi operator: SP >---->-o ----------------------------------------------------------------------- Krok 3 ====== Operator [SP] wywołuje funkcję ZA > Zamówienia > Akceptowanie zamówień Program wyświetla listę zamówień oczekujących na akceptacje przez niego. ------------------------------------------------------------------------- Sy -Zapisano- Ro --Dokument-- OdbDos ------ Utworzony przez ------- Op ----------------------------------------------------------------------- ZO 20xx.04.19 ZL 000011/04/12 000001 Rejestracja zamówień zakupu AA ------------------------------------------------------------------------- Operator [SP] akceptuje zamówienie (klawisz F8-wykonaj) -------------------------------------------------------------- Dokument 000011/04/12 Data 20xx.04.19 -------------------------------------------------------------- Akceptacja 20xx.04.19/SP Kod WR Potwierdzenie . . / Kod -------------------------------------------------------------- Wysyłanie zamówień zaakceptowanych Zamówienie można wydrukować i wysłać do dostawcy. E-mailem lub pocztą. Treść zamówienia można ustalić wg edytorze wzorców dokumentów. Można też wysłać plik w formacie EDI [ORDER]. EDI Dokumenty zakupu P. Jak zapewnić, że wysyłane będą tylko zamówienia zaakceptowane. Np. drukowane, wysyłane e-mailem, itp. ? O. Wysyłać zamówienia, które mają status [A] Akceptowane W nagłówku wypełnione jest pole: ACCDATA Wzorce Funkcje TrExtLang 4. Potwierdzanie zamówień Potwierdzanie to proces uzgodnienia z dostawcą szczegółów zamówienia: ilości, ceny i terminy realizacji. Zamówienie otrzymuje status: [P] Potwierdzone. Potwierdzanie polega na wpisaniu statusu [P] do nagłówka zamówienia. Dodatkowo, w poszczególnych pozycjach zamówienia można wpisać szczegóły potwierdzone przez dostawcę: ilość, cena i termin dostawy, gdy są inne niż na zamówieniu zakupu. --------------------------------------------------------------------------------- Poz -Jm- --Zamówiono-- -- Cena -- --Termin-- -Il potwier -- Cena --Termin-- --------------------------------------------------------------------------------- 1 Szt 100.000 12.00 20xx.02.02 85.000 12.00 20xx.02.15 -------------------------------------------------------o---------o--------o------ ^ ^ ^ | | | o o o Ilość Cena Termin (ACKilosc) (ACKwcena) (ACKtermi) 5. Parametry zamówień Wymagana akceptacja Parametr: 0131 [1] [ ] Wymagana akceptacja zamów w ZA [1] Akceptacja nie jest wymagana [ ] Akceptacja jest wymagana (domyślnie). Zam zakupu musi mieć status [A] aby wykonać kolejne operacje: rejestracja potwierdzenia dostawcy, przyjęcie do magazynu, wybór do fakturowania, itd. Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx 6. Zestawienia * Zestawienie tabelaryczne NA > Zamówienia > Zamówienia tabelarycznie [NA_ZZC10] zawiera komplet danych nt. realizacji zamówień. Do zestawienia można wybrać zamówienia na wskazany asortyment (indeksy), od wskazanych odbiorców i z okreslonym statusem, np. tylko [A] Akceptowane. 7. Przenoszenie do archiwum ZA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przenoszenie zamówień do archiwum [ZA_PGZ55] Przenoszenie zamówień zrealizowanych [v] do archiwum. Archiwum stanowią zbiory roczne (nagłówki i pozycje). Archiwum danych 8. Przeglądanie zamówień w archiwum Można przeglądać zamówienia w archiwum. Trzeba podać rok, w którym są dokumenty. Funkcje przeglądania: * ZA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przeglądanie zam archiwalych [ZA_PGZ58] * ZA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne [ZA_PGZ20] * Zestawienie zamówień archiwalnych: Dostawca > Kronika zamówień zakupu [ZA_DZA10] Podać daty obejmujące okres archiwalny. Archiwum danych Dokumenty można też zapisać w e-archiwum e-faktury, e-archiwum 9. Tematy powiązane Realizacja zamówień zakupu EDI Dokumenty zakupu Cykl przetwarzania zam sprzedaży Słowa kluczowe #Zakupy-Zamówienia #Zakupy-Dokumenty #Zakupy-Dostawcy
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści