www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Faktury zakupu a dostawy w ZO 1. Opis ogólny 2. Faktura i dostawa równocześnie 3. Tylko faktura zakupu Faktura > Dostawa będzie później Faktura > Dostawa była wcześniej 4. Tylko dostawa ZO Dostawa > Faktura będzie później Dostawa > Faktura była wcześniej 5. Dostawy i faktury w walutach obcych 6. Usuwanie faktur i dostaw oczekujących 7. Zestawienia Faktury czekajace na dostawy Dostawy czekajace na faktury Dostawy i faktury (rozliczenie zakupu) 8. Faktury i dostawy w ZO a dokumenty przychodu w MG 9. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Poniższe opcje odnoszą się do różnych scenariuszy powiązania faktur zakupu [FA] z dokumentami przychodu (dostawami) [DA] do magazynu rejestrowanymi w systemie ZO. Opisują przypadki różnej kolejności rejestrowania dostaw i faktur zakupu, tj. gdy najpierw rejestruje się fakturę lub gdy najpierw dostawę. Rozdzielenie w czasie dostaw i faktur powoduje, że powstają salda kont: * Towary w drodze [FA] Faktury zakupu bez powiązanych dokumentów [DA] Dostawy * Dostawy niefakturowane Dokumenty [DA] Dostawy bez powiązanych [FA] Faktury zakupu Scenariusze rejestrowania faktur i dostaw zakupu, w powiązaniu z zamówieniami zakupu, opisane są w innym dokumencie: Realizacja zamówień zakupu 2. Faktura i dostawa równocześnie Faktura zakupu [FA] rejestrowana jest w systemie ZO z informacją, że dostawa jest równoczesna. Zatwierdzenie faktury powoduje utworzenie dokumentu przychodu w MG. Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na fakturze. Nie powstaje odchylenie. W parametrach systemu ZO można wskazać, że obowiązuje rejestracja faktur zakupu tylko z równoczesną dostawą. Aby nie było pomyłek i pozostawienia pozycji faktur bez przychodu do magazynu. Parametr: Faktura [FA] razem z dostawą [DA] [T] Aby nie zdarzyło się powtórne przyjęcie tego samego asortymentu (indeksu) (raz - dokumentem przychodu a dwa - fakturą z równoczesną dostawą), to program informuje, że jest już dostawa oczekująca od tego dostawcy z tym indeksem. o---------------------------------------------------------------------o | Jest dostawa oczekująca od tego dostawcy z indeksem: BARWNIK-INDYGO | | Czy kontynuować ? | o---------------------------------------------------------------------o 3. Tylko faktura zakupu Faktura > Dostawa będzie później (faktury oczekujące) Faktura zakupu [FA] rejestrowana jest w ZO z informacją, że dostawa nastąpi później, tzn. towary są w drodze. Można uzyskać zestawienie takich faktur w funkcji: ZO > Zestawienia > Faktury zakupu czekające na dostawy [ZO_ZDO10]. Po otrzymaniu dostaw, można je zarejestrować w powiązaniu z fakturami. Przychód do magazynu nastąpi w chwili zatwierdzenia dokumentu dostawy. Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na fakturze. Nie powstaje odchylenie. Faktury można zarejestrować w jednym okresie (miesiącu) a dostawy w następnym. Faktura > Dostawa była wcześniej Faktura zakupu rejestrowana jest w ZO z informacją, że dostawa już była. Faktura zostaje powiązana z wcześniej zarejestrowanym dokumentem dostawy. Fakturę zakupu [FA] można powiązać z wieloma dokumentami dostawy [DA]. Podczas rejestrowania faktury do dostawy podaje się cenę (koszt) zakupu, stawki i kwoty PTU (VAT), ew. wskazuje się RC Reverse Charge Odwrotne obciążenie. Jeżeli wycena podana na fakturze jest inna niż wycena w zarejestrowanej wcześniej dostawie, to program obliczy odchylenie na wartość różnicy wyceny. Kwotę odchylenia program zapisze w pozycji faktury zakupu i utworzy polecenie księgowania: [O1] Odchylenia (+) Zwiększenia lub [O2] Odchylenia (-) Zmniejszenia. Odchylenia od cen zakupu Wycena przychodu w MG pozostanie bez zmiany, wg ceny z zatwierdzonego dokumentu dostawy. 4. Tylko dostawa ZO Dostawa > Faktura będzie później (dostawy oczekujące) Dostawa [DA] rejestrowana jest w ZO z informacją, że faktura będzie później tzw. dostawy niefakturowane. Można uzyskać zestawienie takich dostaw w funkcji: ZO > Zestawienia > Dostawy czekające na faktury [ZO_ZDO20] Po otrzymaniu faktury, można ją zarejestrowac: --> Dostawa była wcześniej Przychód do magazynu nastąpi w chwili zatwierdzenia dokumentu dostawy. Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na dokumencie dostawy. Dostawy można zarejestrować w jednym okresie (miesiącu) a faktury w następnym. P. Jak wycenić dokument dostawy zanim otrzyma się fakturę ? O. Wycenić wg zamówienia zakupu potwierdzonego przez dostawcę (zalecane) lub wg aktualnej oferty dostawcy lub wg ostatniego zakupu Kartoteka cen dostawców (oferty) Realizacja zamówień zakupu Dostawa > Faktura była wcześniej Dostawa [DA] rejestrowana jest w ZO z informacją, że faktura już była. Dostawa zostaje powiązana z wcześniej zarejestrowaną fakturą. Przychód do magazynu nastąpi w chwili zatwierdzenia dokumentu dostawy. Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na fakturze. Nie powstaje odchylenie. 5. Dostawy i faktury w walutach obcych Możliwe scenariusze: 1. Faktura w walucie [FA] wraz z równoczesną dostawą [DA] 2. Faktura w walucie [FA] > Dostawa będzie później [DA] Dostawa [DA] do faktury oczekującej tylko w PLN (wyjaśnienie niżej). 3. Dostawa w walucie [DA] > Faktura będzie później [FA] Faktura w walucie [FA] do dostawy oczekującej [DA]. Program obliczy odchylenie w ZO na wartość różnicy wyceny (w PLN Program porównuje wartość na fakturze [FA] z wartością wcześniejszej dostawy [DA] i oblicza ew. odchylenie (między wartością dostawy a wartością faktury). Wycena przychodu [PR] w MG pozostaje bez zmiany, tj. wg ceny z dostawy [DA]. Odchylenia od cen zakupu Dostawy [DA], które rejestrowane są do faktur oczekujących, muszą być w PLN. Bez znaczenia, czy faktura oczekująca jest walutowa czy w PLN. Wynika to z przyjętej reguły, ze dostawa późniejsza wyceniana jest zawsze wg wyceny wcześniejszej faktury. Gdyż już jest ustalona cena nabycia. Gdyby pozwolić na dostawę późniejszą w walucie do faktury wcześniejszej też w walucie, to powstaje nieuchronnie sytuacja generująca odchylenia (różne kursy walut). Odchylenia w tej sytuacji są nieuzasadnione. Zakup w walutach obcych (przykład) 1. Wystawić zamówienie zakupu w EUR Indeks = INDEKS-1 Ilość = 1.000 Kurs z dnia zamówienia: 1 EUR = 4.1000 PLN Cena = 10.00 EUR Wartość = 41.00 PLN 2. Zarejestrować dostawę w EUR (faktura będzie poźniej) Wybrać pozycję zamówienia z listy. Indeks = INDEKS-1 Ilość = 1.000 Kurs z dnia dostawy: 1 EUR = 3.9900 PLN Cena = 10.00 EUR Wartość = 39.90 PLN 3. Zarejestrować fakturę zakupu do dostawy. Program podpowie cenę w EUR odczytaną z zamówienia zakupu. Program obliczy odchylenie, gdy cena na dostawie jest różna od tej na fakturze. Indeks = INDEKS-1 Ilość = 1.000 Kurs z dnia faktury: 1 EUR = 4.2000 PLN Cena = 10.00 EUR Wartość = 42.00 PLN Wartość przychodu do magazynu = 39.90 PLN Odchylenie = 2.10 PLN Odchylenia od cen zakupu 6. Usuwanie faktur i dostaw oczekujących Faktury [FA] i dostawy [DA] oczekujące, tzn. oczekujące na powiązanie z drugim dokumentem, zapisywane są w oddzielnym zbiorze. Zawartość tego zbioru można przeglądać: ZO > Faktury zakupu czekające na dostawy [ZO_ZDO10] ZO > Dostawy czekające na faktury zakupu [ZO_ZDO20] W wyjątkowych sytuacjach, można usunąć zapisy z tego zbioru. Można usunąć, gdy wiadomo, że na pewno nie otrzyma się drugiego dokumentu kojarzącego. P. Jak usunąć dostawę oczekująca ? O. Podczas rejestrowania faktury zakupu: * wybrać: Dostawa była wcześniej * wyświetlić Dostawy oczekujące [DA] * wskazana pozycja: F9-usuń * program upewni się: Czy na pewno usunąć tę pozycję oczekującą ? P. Jak usunąć fakturę oczekująca ? O. Podczas rejestrowania dostawy: * wybrać: Faktura była wcześniej * wyświetlić Faktury oczekujące [FA] * wskazana pozycja: F9-usuń * program upewni się: Czy na pewno usunąć tę pozycję oczekującą ? Trzeba pamiętać, że po usunięciu zapisu ze zbioru dokumentów oczekujących powstanie niespójność w obszarze rozliczenia zakupu na kontach w systemie księgowym. Gdy była dostawa (przychód) a nie będzie skojarzonej faktury zakupu, to konto: [Dostawy niefakturowane] będzie wykazywało saldo. Zamówiono Przyjęto Fakturowano 100 100 90 <-- 10 w dostawach niefakturowanych Gdy była faktura a nie będzie skojarzonej dostawy (przychodu), to konto: [Dostawy w drodze] będzie wykazywało saldo. Zamówiono Przyjęto Fakturowano 100 80 100 <-- 20 w dostawach w drodze W uzgodnieniu konta [Rozliczenie zakupu] pomoże zestawienie tabelaryczne [ZO_ZDO80]. Opis wyżej. Niespójności (salda) w systemie ksiegowym należy rozliczyć dokumentami bezpośrednio w systemie KG Księga Główna. Księga główna i księgi pomocnicze 7. Zestawienia Faktury czekające na dostawy Lista zarejestrowanych w ZO faktur zakupu, do których nie zarejestrowano dostaw (towary w drodze). Program [ZO_ZDO10] prezentuje stan bieżący. Dostawy czekające na faktury Lista zarejestrowanych z ZO dostaw, do których nie zarejestrowano faktur (dostawy niefakturowane). Program [ZO_ZDO20] prezentuje stan bieżący. Dostawy i faktury (rozliczenie zakupu) Zestawienia zawiera dostawy i faktury oczekujące oraz już skojarzone, które były rejestrowane oddzielnie. Zestawienie zawiera dokumenty z kilku okresów obliczeniowych. Gdyż dokumenty dostawy można zarejestrować w jednym okresie (miesiącu) a faktury w innym okresie (miesiącu). Dla potrzeb uzgodnienia zapisów w ZO (księga pomocnicza) z KG (księga główna) można rozdzielić faktury na m-ce względem przychodów (patrz dalej). Program [ZO_ZDO80] buduje zestawienie tabelaryczne. Zestawienia tabelaryczne ------------------------------------------------------------------------------ S Ro Dok ZO Poz S Dok MG Rok Mc Poz Indeks Wart dok[+] ------------------------------------------------------------------------------ N|FA|FA0001/05/17| 1|O| | | | 0|BARWNIK-INDYGO | 694.00 T|DA|DA0001/05/17| 1|T|DA0001|17 |05| 1|FOTEL-J210C | 3 480.00 --o-o-------------------o----------------------------------------------------- | | | | o o O Faktura oczekuje na dostawę | FA Faktura T Dostawa już jest w magazynie | DA Dostawa | o------------- [N] Poz niezatwierdzona [T] Poz zatwierdzona Szczegóły zapisów w pozycjach dokumentów można oglądać na wydruku z tabeli: F4-drukuj Na wydruku można rozdzielić faktury na miesiące względem przychodów: F7-zmień Sumy pośrednie = [T] Rok = 1 Mc = 2 Zestawienie ułatwia uzgodnienie konta: Rozliczenie zakupu w KG Kwoty z zestawienia można porównać z obrotami na koncie. Ułatwia też ustalenie salda na koniec okresu. Saldo na koniec okresu bieżącego można policzyć. Do salda poprzedniego okresu należy dodać obroty miesiąca bieżącego. 8. Faktury i dostawy w ZO a dokumenty przychodu w MG Dokumenty przychodu [PR] w MG powstają podczas zatwierdzania w ZO: * Faktury zakupu [Dostawa równoczesna] * Dostawy ZO Dokumenty przychodu w MG mają numerację pozycji odpowiadającą numeracji w ZO Np. [PR] FA00234 i [FA] FA00234 Dokumenty magazynowe Gdy faktura zakupu ma pozycje z dostawą równoczesną i pozycje oczekujące na dostawę, to po zatwierdzeniu, w dokumencie przychodu w MG są tylko pozycje z dostawą. Aby ułatwić przegląd pozycji faktur zakupu oczekujących na dostawę, w raporcie z weryfikacji w ZO, program pokazuje pozycje oczekujące na dostawę: 20xx/07 ZO: FA FA0011/07/16 001 Pozycja faktury oczekuje na dostawę Patrz: Weryfikacja spójności danych 9. Tematy powiązane Realizacja zamówień zakupu Dokumenty zakupu Dokumenty magazynowe Odchylenia od cen zakupu Wycena przychodu z zakupu Wycena przychodu z produkcji Księga główna i księgi pomocnicze Weryfikacja spójności danych Słowa kluczowe #Zakupy-Dokumenty #Magazyny-Dokumenty #Magazyny-Zapasy
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści