www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Dokumenty zakupu w systemach ZO i ZA 1. Opis ogólny Charakter transakcji Nagłówki i pozycje Opisy. Pola memo 2. Etapy przetwarzania 3. Sposoby rejestrowania 4. Rodzaje dokumentów 4.1 OF Zapytanie ofertowe RFQ 4.2 OB Kontrakt zakupu 4.3 ZL Zamówienie zakupu 4.4 FA Faktura zakupu 4.5 FK Faktura zakupu - korygująca 4.6 DA Dostawa magazynowa 4.7 ZI Nota obciążeniowa Wn 4.8 FM Nota uznaniowa Ma 4.9 RK Różnica kursowa okresowa 5. Rodzaje pozycji Zakupy magazynowe, zakupy niemagazynowe (usługi, koszty) PTU, Opakowania, Uznania, Obciążenia 6. Treść i forma dokumentów zakupu 7. Przypadki szczególne 7.1 Ten sam asortyment w wielu pozycjach dokumentu 7.2 RefNo Numery referencyjne dokumentów 7.3 Kupił (kupiec) 8. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Charakter transakcji Dokumenty (transakcje) zakupu reprezentują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na relacje z dostawcami. Dokumenty transakcyjne Dokumenty zakupu zapisywane są do zbiorów dokumentów okresowych, np. 01/20xx w systemie ZO. Zbiory danych okresowych Zapis dokumentu może spowodować dodatkowe zapisy w kartotece rozrachunków (zobowiązań) oraz w zbiorze poleceń księgowania (podczas zatwierdzania). Rozrachunki z kontrahentami Dokumenty zakupu asortymentów składowanych w magazynach, podczas zatwierdzania, generują dokumenty przychodu magazynowego w systemie MG. Dokumenty magazynowe Nagłówki i pozycje Dokumenty zbudowane są z nagłówków i pozycji. Nagłówek (en: Header) zawiera dane ogólne, wspólne dla całego dokumentu, np. numer, data, identyfikator podmiotu (firma). Nagłówek wskazuje: dostawca, numery dokumentu obcy i nasz, daty, waluta, forma (metoda) płatności, nr banku, itd. Pozycje (en: Position), to szczegóły transakcji, np. kupowany asortyment na fakturze zakupu, kwoty i opis transakcji na nocie obciążeniowej. Każdy dokument musi mieć nagłówek i co najmniej jedną pozycję. Nagłówki i pozycje znajdują się w oddzielnych zbiorach (tabelach). Zbiory danych okresowych Opisy. Pola memo Opisy (pola memo) można umieszczać w nagłówkach dokumentów (jeden opis powiązany z konkretnym dokumentem) i w pozycjach dokumentów (wiele opisów, tyle ile jest pozycji w dokumencie). Opis (memo) nie ma ograniczenia długości linii ani długości samej treści. Można wstawiać znaki formatujące wydruk, np. pogrubienia. Opisy i notatki. Memo i Remark 2. Etapy przetwarzania - stany dokumentów * Niezatwierdzone (do zatwierdzenia) Informacje podane w dokumentach nie zaktualizowały kartotek KSOM/LOT/SER Dokumenty można poprawiać i usuwać. Dokumenty trzeba zatwierdzić. Zarządzanie zapasami Zaleca się rejestrowanie z jednoczesnym zatwierdzaniem, aby kartoteki były w aktualnym stanie - aby były zgodne z rzeczywistoscią. Zaleca się rejestrowanie na bieżąco (en: Real-Time): Parametr 0718 [ ]. Operator nie zmieni daty systemowej na inną. * Zatwierdzone Informacje podane w dokumentach zaktualizowały kartoteki KSOM/LOT/SER Utworzono dokumenty przychodu magazynowego. Utworzono polecenia księgowania Dokumentów nie można poprawiać ani usuwać. Pomyłki można naprawiać dokumentami odwrotnymi, np. notami lub korygującymi. * Zamknięte Zamknąć (i ew. powtórnie otworzyć) można zamówienia i oferty zakupu Zamknięte są te dokumenty, te które mają wszystkie pozycje oznaczone [Z]. Dokumenty zamknięte uznaje się za zrealizowane. Przetwarzanie dokumentów 3. Sposoby rejestrowania * Wpisanie kolejnych pozycji ręcznie z klawiatury * Dopisywanie automatyczne w SOA Zam zakupu ZA Dopisanie [PurchaseOrderNew] Fa zakupu ZO Dopisanie [Document-Invoice] (INVOICE) Dostawa ZO Dopisanie [Document-DespatchAdvice] (DESAD) SOA Funkcje OutBound i InBound * Dopisywanie automatyczne wg EDI Faktury zakupu - komunikat INVOICE Faktury zakupu Korekty - komunikat INVOICE [DA] Dostawa (beta) - komunikat DESADV EDI Dokumenty zakupu * Tworzenie ZA Zamówienie zakupu na podstawie innych dokumentów - utworzenie wg propozycji zakupu w ZA - utworzenie wg planu potrzeb materiałowych MR (MRP) - skopiowanie innego zamowienia zakupu ZA * Tworzenie FA Faktura zakupu na podstawie innych dokumentów - utworzenie wg zamówienie zakupu ZA - utworzenie wg dokumentu dostawy w ZO - utworzenie wg zamowienia zakupu i dokumentu przychodu w MG 4. Rodzaje dokumentów 4.1 OF Zapytanie ofertowe RFQ (en: RFQ Request For Quote) Zapytania o asortyment, ceny, warunki dostaw i płatności. Są tylko dokumentem, nie powodują żadnych zapisów w innych zbiorach. Dostawca odpowiada ofertą (en: RFQ Response). Informacje z oferty można wpisać do kartoteki cen dostawców Zapytanie RFQ można przepisać do zamówienia zakupu Zapytanie można skopiować i wysłać do innego dostawcy 4.2 OB Kontrakt zakupu (en: Blanket order, Blanket contract, Contract) Kontrakt ramowy, Umowa ramowa (en: Frame Work Order) Kontrakt zaopatrzeniowy. Umowa na dostawę towarów lub usług w określonym czasie, np. przez rok i po określonej cenie. W pozycjach pdaje się: * Termin obowiązywania kontraktu: dni od.. do.. (pola: ORDtermi, termin2) * Dostawa co ... dni (pole: CoIleDni) (pole informacyjne) Kolejne etapy przetwarzania (status): * ZA > Kontrakty > Rejestrowanie [N] [ZA_DOB10] * ZA > Kontrakty > Akceptowanie [A] [ZA_DAB10] * ZA > Kontrakty > Potwierdzanie [P] [ZA_DSB10] * ZA > Kontrakty > Zamykanie [Z] [ZA_DZB10] Zamówienia zakupu można powiązać z kontraktem. W nagłówku zamówienia podaje się nr kontraktu, a następnie w pozycji zamówienia, podaje nr pozycji we wskazanym kontrakcie. Program podpowiada ilość pozostałą do zamówienia. Ilości: Kontrakt Zamówiono Fakturowano Przyjęto Można śledzić ilości zakontraktowane, zamówione i dostarczone. --------------------------------------------------------------- Poz - Indeks -- -Kontrakt- Zamówiono Fakturo Przyjęto - Wartość --------------------------------------------------------------- 001 DESKI-D 150 50 50 50 3600 002 PUCH_GESI 20 10 0 0 --------------------------------------------------------------- (1) Ilość w kontrakcie wg pozycji kontraktu (2) Ilość zamówiona wg pozycji zamówienia (3) Ilosć zafakturowana wg pozycji faktury (4) Ilość przyjęta wg pozycji dokumentu przychodu Przeglądając kontrakty, w zakładce [F2-cd.] można oglądać zamówienia zakupu wystawione do kontaktu Patrz też: [OB] Kontrakt sprzedaży w systemie: NA Sprzedaż Dokumenty sprzedaży 4.3 ZL Zamówienie zakupu Zamówienie składane u dostawcy Zamówienie może być do realizacji lub zrealizowane (gdy otrzymano towar lub zamówienie zamknięto). Można oznaczyć, że dostawca potwierdził: ilość, cenę i termin. Cykl przetwarzania zam zakupu Na podstawie zamówienia można utworzyć fakturę zakupu. NOTE: Osoba przyjmująca dostawę do magazynu, może otrzymać dokument (en: Receiving Slip) tj. wydruk zamówienia zakupu, ale bez cen i z miejscem na wpisanie ilości i daty przyjęcia. Realizacja zamówień zakupu Zamówienie może mieć pozycje z dodatkowym opisem [Y], np. wymagania wobec warunków transportu, godziny pracy magazynu, oczekiwane cechy jakościowe. Termin realizacji, w nagłówku i pozycjach, program podpowiada wg reguły podanej w parametrach systemu ZA (TrmRule): [1] Termin wg oferty (wg deklarowanych dni realizacji) [2] Termin wg KIM (wg dni realizacji) (en: LeadTime) [3] Pusty (użytkownik musi podać) Parametry systemu ZA Dodatkowe opisy można umieszczać także wewnątrz każdej pozycji zamówienia, w polu: memo Opisy i notatki. Memo i Remark Zamówienie zakupu w ZA. Przetwarzanie - utworzenie wg propozycji zakupu w ZA [ZA_PPZ20] - utworzenie wg planu potrzeb materiałowych MRP [MR_DGZ20] MRP Firmy handlowe i usługowe - skopiowanie innego zamowienia zakupu ZA [ZA_DKZ10] - utworzenie wg zamowienia sprzedaży [ZA_DKZ1C] - utworzenie wg pliku CSV (beta) [ZA_DKZ40] - dopisanie w SOA (API). Funkcja: [PurchaseOrderNew] Można wydrukować w SOA (API): [PrintPurchaseOrder] - Patrz też zapis komunikatu EDI [ORDER] [ZA_DKZ30] EDI Dokumenty zakupu - przepisanie zamówienia zakupu do faktury zakupu [ZA_DZA60] - przepisanie zamówienia zakupu do dostawy w ZO [ZA_DZA61] Realizacja zamówień zakupu 4.4 FA Faktura zakupu Dokumentuje zakup towaru (pozycje magazynowe) lub usług (pozycje nie-magazynowe). Zwiększają zobowiązania a zakup pozycji magazynowanej zwiększa stany magazynowe. Kartoteka rozrachunków Dokumenty magazynowe Pozycje faktury można podać w walucie obcej. Przychód do magazynu następuje w walucie bazowej [PLN] wg wskazanego kursu waluty obcej. Wycena przychodu z zakupu Cenę z faktury można powiększyć o dodatkowe koszty, np. koszty transportu. P. Czy można zmienić kwotę w polu: Wartość, bo są groszowe różnice między fakturą zakupu a wyliczeniem programu ? O. Tak, trzeba pozostawić puste (zerowe) pole: Cena i wpisać: Wartość z faktury zakupu. Program wyliczy cenę [=] wartość [/] (dzielona przez) ilość Faktura zakupu z pozycją zakupu usługi stosowana jest także do udokumentowania wypłaty zaliczki na poczet przyszłych zakupów (faktura zakupu zaliczkowa). Zaliczki, faktury zakupu Faktura zakupu w ZO. Przetwarzanie * Dopisanie wg zamówień zakupu - utworzenie wg zamówienie zakupu ZA [ZL] o--> [FA] [ZA_DZA60] (przepisanie - utworzenie wg dokumentu dostawy w ZO [DA] o--> [FA] [ZO_DFA10] (pozycja po pozycji) - utworzenie wg zamówienie zakupu i dokument dostawy w ZO [ZL]+[DA] o--> [FA] [ZO_DPZ30] - utworzenie wg zamówienia zakupu i dokumentu przychodu w MG [ZL]+[PR] o--> [FA] [ZO_DPZ10] Realizacja zamówień zakupu * Wpisanie kolejnych pozycji ręcznie z klawiatury * Dopisywanie automatyczne w SOA Zam zakupu ZA Dopisanie [PurchaseOrderNew] Fa zakupu ZO Dopisanie [Document-Invoice] [INVOICE] SOA Funkcje OutBound i InBound * Dopisywanie automatyczne wg EDI Faktury zakupu - komunikat INVOICE ZO > Faktury zakupu > EDI INVOICE --> [FA] Faktura [ZO_DEDI1]) Faktury zakupu Korekty - komunikat INVOICE Awizo dostawy [DA] (beta) - komunikat DESADV Pobrane dokumenty EDI ([DA] i [FA]) można automatycznie skojarzyć w funkcji: [ZO_DEDI3]. Program połączy pozycje dokumentów: faktury [FA] i dostawy [DA] gdy mają taki sam numer dostawy EDI: DespatchNumber ZO: 176 Dok_Okres_Poz ZO > DANumer Patrz opis: EDI Dokumenty zakupu * Dopisywanie automatyczne wg danych z pliku CSV ZO > Faktury zakupu > Dopisywanie > Pobieranie z pliku CSV [ZO_DFA11] Pobieranie pozycji jednej faktury zakupu ZO > Faktury zakupu > Dopisywanie > Pobieranie z pliku CSV [ZO_DFA12] Pobieranie pozycji wielu faktur zakupu Patrz: Scenariusze rejestracji faktur zakupu z pliku CSV. Zakup. Faktury zakupu z CSV Patrz też: CSV Tabela defnicji CSV * Wykorzystanie szablonu zamówienia zakupu Szablony dokumentów ułatwiają i przyśpieszają rejestrację. W systemie NA Sprzedaż jest wyróżniony rodzaj dokumentu: [AU] Faktura powtarzalna Na podstawie szablonu [AU] można cyklicznie wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż (en: Recurring Invoice). Dokumenty sprzedaży Kroki: * Utworzyć szablon [ZL] Zamówienie zakupu, który będzie źródłowym dokumentem do tworzenia [FA] Faktura zakupu * Na podstawie szablonu utworzyć kolejne [ZL] Zamówienie zakupu (kopię) ZA > Zamówienia > Tworzenie zamówień i zapytań > Zamówienie -> Zamówienie [ZA_DKZ10] * Utworzone [ZA] Zamówienie zakupu przepisać do [FA] Faktura zakupu ZA > Zamówienia > Zamówienia zakupu > Przepisanie [ZL]->[FA] [ZA_DZA60] NOTE: [ZL] po przepisaniu do [FA] zmienia status na zrealizowane. Dlatego nie można wprost przepisywać szablonu źródłowego, trzeba utworzyć jego kopię. * Wykorzystanie plików CSV jako tabeli kupowanego asortymentu Asortymenty zapamiętać w CSV i tworzyć fa zakupu wg CSV [ZO_DFA11] lub z podaniem dostawcy [ZO_DFA12] 4.5 FK Faktura zakupu - korygująca Dokumentuje korektę faktury zakupu. Odnosi się do wcześniej zapisanej faktury zakupu (korygowanej). Faktura korygowana (pierwotna) musi być zatwierdzona. Także zbiorcza faktura korygująca, np. w przypadku udzielania rabatów okresowych (bonusów), powinna odnieść się do faktury korygowanej, np. ostatniej w okresie, za który jest udzielony rabat. Można zastosować funkcje SOA: Fa zakupu EDI Dopisanie Document-Invoice Faktura korygująca może mieć pozycję: Korekta (-) zakupu towaru (K) Taka pozycja zmniejsza zapasy magazynowe. Przy zatwierdzeniu generuje dokument: [Z2] Zwrot z magazynu (do dostawcy) Szczególne przypadki: * Faktura korygująca tylko cenę zakupu * Faktura korygująca tylko kwotę PTU * Gdy nie ma faktury pierwotnej (korygowanej) * Gdy podano błedny kurs waluty * Zbiorcza faktura korygująca, np. bonus okresowy Opis postępowania w takich przypadkach opisany jest w dokumentacji: System ZO Zakupy Dokumentacja Szukać: Jak zarejestrować zbiorczą fakturę korygującą ? 4.6 DA Dostawa magazynowa Dokumentuje dostawy asortymentu od dostawców. Dostawa musi być skojarzona z fakturą zakupu, która była wcześniej lub będzie później. Faktury zakupu a dostawy ZO Zatwierdzenie dokumentu [DA] Dostawa generuje dokument w MG [PR] Przychód. Dokumenty magazynowe Dostawa w ZO. Przetwarzanie - utworzenie wg zamówienie zakupu ZA [ZL] o--> [DA] [ZA_DZA61] (Przepisanie) - rejestracja ręczna [ZO_DDO10] - rejestracja w SOA (potrz dalej) [Document-DespatchAdvice] - rejestracja z pliku EDI > Pobieranie EDI (DESADV) [ZO_DEDI2] - rejestracja z pliku EDI > Pobieranie EDI (INVOICE) [ZO_DEDI4] (konwersja) - rejestracja z pliku CSV (beta) [ZO_DDA11] Patrz szczegóły: Realizacja zamówień zakupu Dokument [DA] Dostawa można utworzyć w funkcji SOA: Awizo dostawy ZO EDI [Document-DespatchAdvice] [DESADV] SOA Funkcje OutBound i InBound Dokument [DA] Dostawa można także wczytać bezpośrednio z pliku EDI ZO > Dostawy > Pobieranie EDI (DESADV) [ZO_DEDI2] Pobrane dokumenty EDI ([DA] i [FA]) można automatycznie skojarzyć [ZO_DEDI3] EDI Dokumenty zakupu NOTE: Komunikat EDI DESADV, to plik w formacie XML. Plik można otrzymać od dostawcy lub utworzyć samemu, np. skanując kod kreskowy otrzymanego asortymentu. Trzeba utworzyć aplikację tworzącą plik DESADV w XML. NOTE: Tak pracuje CBIS. System Zarządzania Magazynem CbisWMS 4.7 ZI Nota obciążeniowa Wn Funkcja: Inne obciążenia (Wn) Dokumenty zmniejszają zobowiązania wobec dostawców. W kartotece powstaje nowy zapis (rekord) (rozliczający), powiązany z istniejącym zapisem (rekordem) do rozliczenia. Kwoty dokumentu nie są ujmowane w Rejestrze Zakupu PTU (VAT). Kwoty mogą być dodatnie [+] lub ujemne [-]. 4.8 FM Nota uznaniowa Ma Funkcja: Inne uznania (Ma) Dokumenty zwiększają zobowiązania wobec dostawców. W kartotece powstaje nowy zapis (rekord) (do rozliczenia), z którym można powiązać zapisy (rekordy) rozliczające, np. zapłaty. Pozycja dokumentu nie jest powiązana z istniejącym zapisem w rozrachunkach. Kwoty dokumentu nie są ujmowane w Rejestrze Zakupu PTU (VAT) Kwoty mogą być dodatnie [+] lub ujemne [-]. To pozwala zapisać zwiększenie i zmniejszenie zobowiązania. Notami FM można wprowadzać stany początkowe zobowiązań przed rozpoczęciem użytkowania programu. 4.9 RK Różnica kursowa okresowa (RX+ i RY-) Dokumentuje zmianę wyceny zobowiązań wyrażonych w walucie obcej. Różnice kursowe okresowe i operacyjne 5. Rodzaje pozycji Pozycje dokumentów zakupu -- Nazwa rodzaju pozycji -- Symbol 1. Zakup towaru (magazynowy) (K) Dekret [PR] 2. Korekta (-) zakupu towaru (K) Dekret [Z2] 3. Zakup usługi (niemagazynowy) (K) Dekret [PS] 4. Korekta (-) zakupu usługi (K) Dekret [Z3] 5. PTU naliczony (P) Dekret [MP] 6. Korekta (-) PTU naliczonego (P) Dekret [WP] 7. Rabat od całej faktury (R) 8. Przyjęcie opakowania obcych (X) Dekret [MO] 9. Zwrot opakowania obcego (X) Dekret [WO] 10. Dodatkowy opis (Y) 11. Inne uznania Ma ( ) Dekret [MI] 12. Inne obciążenia Wn ( ) Dekret [W2] 1. Zakup towaru (K) (zakup magazynowy) Zakup lub zamówienie towaru do magazynu. Do zakupu można wybrać asortyment magazynowany, rodzaj: [Pw] [Pp] [Mz] [Pr] Zatwierdzenie pozycji faktury spowoduje przychód do magazynu oraz zapamiętanie ceny ostatniego przychodu. Zakupy magazynowe 2. Korekta (-) zakupu towaru (K) Korekta zakupu na minus. Można zmniejszyć wartość, ilość i zmienić PTU. Zmniejszenie ilości oznacza zwrot towaru do dostawcy. Zatwierdzenie pozycji zmniejszającej ilość generuje dokument zwrotu z magazynu. Pozycję wpisuje się do faktur korygujących [FK] Wymaga odniesienia do pozycji zakupu z faktury korygowanej (pierwotnej) [FA]. Faktura korygowana musi być zatwierdzona. 3. Zakup usługi (nie-magazynowy) (K) Zakup lub zamówienie asortymentu nie-magazynowanego (usługi). Do zakupu można wybrać z KIM asortyment nie-magazynowy, rodzaj [Uo] (kupowany). Można wybrać także asortyment sprzedawany: [Uw] Usługi własne: Parametr 0126 [1]. Pozycje zakupu usług służą zwykle do rejestrowania dokumentów stanowiących koszty działalności przedsiębiorstwa. Zakupy niemagazynowe (koszty) NOTE: Faktura z pozycją zakupu usługi na ilość minusową (-) (dokument techniczny) Tzw. zakup na minus, służy często do korygowania (zmniejszania) kwoty wartości zakupu i PTU naliczonego, gdy w bazie danych nie ma faktury korygowanej (pierwotnej). Zakup usługi rejestruje się także gdy trzeba zapisać zbiorczą fakturę korygującą za rabat okresowy. Param operat: 0528 [1] Zawsze kupuje usługi 4. Korekta (-) zakupu usługi (K) Korekta zakupu na minus tj. zmniejszenie ilości i wartości zakupu nie-magazynowego. Pozycję rejestruje się w dokumencie: [FK] Faktura korygująca Wymaga odniesienia do pozycji zakupu z faktury korygowanej (pierwotnej). Faktura korygowana musi być zatwierdzona. 5. PTU naliczony (P) Wartość PTU naliczonego od zakupu rejestrowany jest po zapisaniu wszystkich pozycji zakupu towarów i usług. PTU zapisywane jest w odrębnych pozycjach dokumentu. Trzeba zarejestrować tyle pozycji PTU, ile różnych stawek PTU było na fakturze. PTU (VAT) Rejestry PTU (VAT) Współczynniki odliczenia 6. Korekta (-) PTU naliczonego (P) Korekta PTU na minus. Pozycja wpisywana jest do dokumentu: [FK] Faktura korygująca 7. Rabat od całej faktury (R) Rabat udzielony od wartości całej faktury. Udzielony rabat zmniejsza proporcjonalnie wartość zakupu netto i wartość PTU. 8. Przyjęcie opakowania obcego (X) Przyjęcie opakowań obcych tzn. takich które nie są naszą własnością. Dla opakowań obcych nie prowadzi się ewidencji ilościowo - wartościowej w magazynie. Obrót nie jest opodatkowany PTU i nie jest ujmowany w rejestrze zakupu. Przyjęcie opakowania zwiększa nasze zobowiązania wobec dostawcy Nie generuje dokumentów magazynowych. Patrz też: Salda opakowań obcych NOTE: Przyjęcie i zwrot opakowań własnych w systemie NA generuje dokumenty magazynowe Opakowania zwrotne 9. Zwrot opakowania obcego (X) Zwrot opakowań obcych tzn. takich które nie są naszą własnością. Zwrot opakowania zmniejsza nasze zobowiązania wobec dostawcy. Nie generuje dokumentów magazynowych. Patrz też: Salda opakowań obcych 10. Dodatkowy opis (Y) Pozycje z dodatkowym opisem (pole: memo), np. opisy otrzymanych usług, opisy warunków gwarancji towarów. Opisy można pobrać z tabeli opisów. Tabela jest w systemie: NA > Tabele > Opisy powtarzalne [NA_TOP10]. NOTE: Podobnie jak w dokumentach sprzedaży, opisy można umieścić na dokumencie na dwa sposoby: * Pozycja dokumentu rodzaju: Dodatkowy opis [Y] * Opis (memo) powiązany z pozycją Opis można powiązać bezpośrednio z pozycją. Tekst opisu można wpisać do pola opisu (memo). Nie stosować oddzielnej pozycji: Dodatkowy opis [Y] Opisy i notatki. Memo i Remark 11. Inne uznania Ma (Nota uznaniowa) Pozycja innych uznań zwiększa (+) nasze zobowiązania wobec dostawcy. Pozycja dokumentu nie musi być powiązana z pozycją w rozrachunkach. Nota uznaniowa nie jest ujmowana w Rejestrze Zakupu. 12. Inne obciążenia Wn (Nota obciążeniowa) Pozycja innych obciążeń zmniejsza (-) nasze zobowiązania wobec dostawcy. Pozycja dokumentu musi być powiązana z pozycją w rozrachunkach. Nota obciążeniowa nie jest ujmowana w Rejestrze Zakupu. Inne uznania i obciążenia zwykle używa się do rejestrowania stanów początkowych (B.O.) rozrachunków z kontrahentami, przy rozpoczynaniu użytkowania systemu. Kwoty obu rodzajów dokumentów mogą być dodatnie [+] lub ujemne [-]. To pozwala zapisać zwiększenie i zmniejszenie zobowiązań każdym z tych dokumentów. Rodzaje dokumentów a rodzaje pozycji Różne rodzaje dokumentów mogą zawierać różne rodzaje pozycji. Rodzaj dokumentu Rodzaj pozycji ---------------- -------------- Faktura zakupu Zakup towaru (magazynowy) (K) Zakup usługi (niemagazynowy) (K) PTU naliczony (P) Rabat od całej faktury (R) Przyjęcie opakowania (X) Zwrot opakowania (X) Dodatkowy opis (Y) Dostawa Dostawa towaru (magazynowy) (K) Faktura korygująca Zakup towaru (magazynowy) (K) Korekta (-) zakupu towaru (K) Zakup usługi (niemagazynowy) (K) Korekta (-) zakupu usługi (K) Korekta (-) PTU naliczonego (P) Rabat od całej faktury (R) Przyjęcie opakowania (X) Zwrot opakowania (X) Dodatkowy opis (Y) Zamówienie zakupu Zakup towaru (magazynowy) (K) Zakup usługi (niemagazynowy) (K) Dodatkowy opis (Y) Inne uznania Inne uznania (Ma) Inne obciążenia Inne obciążenia (Wn) 6. Treść i forma dokumentów zakupu Zawartość i wygląd wydruku dokumentów zakupu może być dowolnie redagowana przy użyciu edytora wzorców dokumentów. Można zmieniać pola w nagłówku i w pozycjach dokumentu. Można zmieniać czcionki i dodawać ramki. Można wreszcie dodawać elementy graficzne, logo firmy, zdjęcia produktu i kody kreskowe. Wzorce dokumentów i etykiet 7. Przypadki szczególne 7.1 Ten sam asortyment w wielu pozycjach dokumentu Program sprawdza czy ten sam asortyment występuje w wielu pozycjach dokumentu. Pilnuje, aby przez pomyłkę nie wpisać wielokrotnie tego samego asortymentu. Gdy program wykryje taki sam asortyment, to wyświetla pytanie: o---------------------------------------------------------------o | Indeks [BARWNIK-INDYGO] już jest na tym dokumencie (poz 11) | | Czy kontynuować ? | o---------------------------------------------------------------o | TAK NIE | o---------------------------------------------------------------o W normalnej, typowej sytuacji, asortyment nie powtarza się na dokumencie. Może powtarzać się, gdy kupuje się partie asortymentu z różnymi LOT/SER. Lub gdy na zamówieniu zakupu jest wiele pozycji z tym samym asortymentem. Gdy u dostawcy zamawia się, np. materiały z dostawą do różnych naszych magazynów lub na różne terminy. Pozycje zamówienia: -------------------------------------------------------- Poz Mg -Indeks \ Nazwa- --Zamówiono--- -Fakturowano-- -------------------------------------------------------- 1 10 BARWNIK-INDYGO 5.000 0.000 Barwnik do tkanin - indygo 2 40 BARWNIK-INDYGO 10.000 0.000 Barwnik do tkanin - indygo -------------------------------------------------------- Dostarczone materiały można przyjmować w: MG > Przychody do zamówień zakupu 7.2 RefNo Numery referencyjne dokumentów Numery referencyjne RefNo, to są numery jednoznacznie identyfikujące dokumenty transakcyjne w bazie danych programu Trawers. [SI-FA1234/01/13] Faktura sprzedaży [II-10/MG/WZ1234/01/13] Rozchód magazynowy [SH-000001/04/17] Wysyłka RefNo pozwala powiązać dokument (transakcję) z innym obiektem, np. e-mailem, kodem kreskowym odczytanym skanerem, dokumentem w e-archiwum. RefNo Numery referencyjne Dokumenty (transakcje) można powiązać z e-mailami w module TrEmail. TrEmail Poczta elektroniczna 7.3 Kupił (kupiec) W nagłówku dokumentu zakupu można wpisać symbol zespołu, który dokonał danego zakupu. Pole: Kupił (kupiec) (en: Buyer). Symbol kupca można pobrać z tabeli: Zespoły handlowców. Do zespołu handlowców może należeć pracownik z kartoteki kadrowej. Patrz szczeóły: Handlowcy. Zespoły handlowców Na ekranie nagłówka dokumentu jest pole: Kupił. Wypełnione pole: KUPIL pozwala ustalić ile poszczególne osoby wydały w danym miesiącu na poszczególne rodzaje kosztów, w tym np. na paliwo. Na zestawieniach w systemie NZ można oglądać koszty w rozbiciu na rodzaje, np. indeksy kosztowe KIM, poniesione przez poszczególnych handlowców (kupców). NZ > Zakupy > Zakupy w różnych układach [NZ_ZDO20] [NZ_ZDO40] Symbol handlowca trzeba podać: pole: KUPIL. Patrz też: Zakupy nie-magazynowe (koszty) 8. Tematy powiązane Cykl przetwarzania zam zakupu MRP Firmy handlowe i usługowe Zakupy nie-magazynowe (koszty) Handlowcy. Zespoły handlowców Przetwarzanie dokumentów Realizacja zamówień zakupu Wycena przychodu z zakupu Kartoteka rozrachunków System zaopatrzenia Dokumenty magazynowe RefNo Numery referencyjne CSV Tabela defnicji CSV Wielo-walutowość Różnice kursowe okresowe i operacyjne Parametry ZO Zakupy, zobowiązania PTU (VAT) Rejestry PTU (VAT) Współczynniki odliczenia JPK Jednolity Plik Kontrolny
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści