www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
RaportyPM i FormułyPM 1. Opis ogólny 2. Podstawowe pojęcia 3. Definiowanie raportów 4. Raporty ze zbiorów połączonych 5. Eksport raportów 6. FormułyPM 7. ZestawieniaPM 8. Konieczność przebudowy po aktualizacji 9. Tematy powiązane 1. Opis ogólny NOTE: Tu opisane sa RaportyPM tradycyjny mechanizm tworzenia raportow w programie Trawers Kolejna generacja mechanizmu raportowania to RaportyXML. RaportyXML Ważna zaleta generatora RaportyXML, obok wiele innych zalet, to odporność definicji raportu na zmiany bazy danych. RaportPM może wymagać zmiany definicji. Patrz opis niżej: Konieczność przebudowy po aktualizacji. Potrzeba W systemach komputerowych zgromadzone są miliony informacji. Lecz często dla podjęcia właściwej decyzji potrzebna jest jedna, konkretna informacja, której nie ma na ekranie lub na wydruku. A wiemy, ze w systemie ona jest, gdyż sami ją w nim umieściliśmy. Układ informacji na ekranie lub wydruku nie jest dla nas wystarczająco czytelny. Zawiera zbyt dużo liczb lub opisów albo są one niewłaściwie uporządkowane. Chcemy sięgnąć do informacji zgromadzonych w systemie i wybrać tylko te niezbędne. Chcemy utworzyć własne zestawienie, nadać mu nazwę, wyświetlić na ekranie, wydrukować lub wysłać e-mailem. Chcemy wielokrotnie uzywać tego własnego zestawienia do sięgania do nowych, zmieniających się w czasie, informacji. Rozwiązanie System raportowania PM (Powiedz Mi!) pozwala wybrać tylko niezbędne informacje z systemu komputerowego, dowolnie je uporządkować i nadać im formę zestawienia. Zestawienie można zapamiętać dla późniejszego użycia, z innymi danymi. PM wybiera informacje z wielu systemow programu Trawers oraz tworzy nowe informacje, gdyż przeprowadza obliczenia na odszukanych danych. PM może wysłać informacje do popularnych pakietow biurowych, np. Office. 2. Podstawowe pojęcia Rekord (zapis) Informacje rejestrowane w systemach użytkowych gromadzone są w zbiorach (kartotekach) np. w kartotece odbiorców, zbiorze faktur. Grupy informacji dotyczące takiego samego zjawiska tworzą REKORDY (zapisy), np. rekord odbiorcy w kartotece odbiorców. Poszczególne rodzaje informacji dotyczące zjawiska, zapisane są w POLACH (kolumnach) rekordu, np. pole nazwy odbiorcy, pole nazwy miasta. Wszystkie zapisy (rekordy) dotyczące odbiorców zgromadzone w zbiorze mają taką samą budowę (będą zawierały te same pola, w takiej samej kolejności, ale inne będą wartości poszczególnych pól). pola rekordów o-----------------o--------------o---------o------------o | | | | | Symbol Nazwa odbiorcy Miasto Telefon Sprzedaż w roku | | | | | V V V V V GD0024 Przedsiebiorstwo ARGIX Gdynia 21-32-22 35,000,000.00 <-. SL1211 PHU Jan Nowak Slupsk 2,000,000.00 <-. GD0032 Zaklady Metalowe ZLIM Gdansk 51-32-33 58,500,000.00 <-. KR0003 Cukiernia Koralik Krakow 55-44-21 250,000.00 <-. WR0022 P.P. HUTMEN Wroclaw 44-54-82 60,600,000.00 <-. | rekordy -------->o Jak widać na przykładzie, każdy wiersz ze zbioru Kartoteka odbiorców jest osobnym rekordem, dotyczacym innego odbiorcy - ale każdy ma podobną budowę. Raport Raport jest rodzajem zapytania kierowanego do systemu. Treść tego zapytania tworzy sam użytkownik. Utworzona definicja jest zapisywana i może być wielokrotnie wykorzystywana. Definicja raportu zawiera informacje określające jakich danych należy szukać w zbiorach systemu, gdzie ich szukać oraz w jakiej formie ma być podana odpowiedź. System PM tworząc raport za każdym razem odwołuje się do wskazanych zbiorów, co zapewnia dostęp do aktualnych informacji. Formuła Formuła umożliwia obliczenia na podstawie wybranych pól rekordów znajdujących się w zbiorach danych. Można np. obliczyć 10 % wartości sprzedaży odbiorców, którzy kupili każdorazowo za kwotę większa niż 1.000 PLN. Definicja formuły zawiera informacje określające jakich danych należy szukać w zbiorach systemu i jakie operacje arytmetyczne na nich wykonać. Zestawienie Zestawienie, to obliczenia na podstawie wielu formuł. Zbiory transakcyjne Dokumenty (transakcje) zapisane są w miesięcznych zbiorach dokumentów, np. 20xx/05 - dokumenty z maja Zbiory transakcyjne scalone Zbiór scalony roczny, to jest połączenie zbiorów dokumentów okresowych, np. 01 Styczeń do 08 Sierpień Zbiór tworzony jesy na życzenie, w locie. Program wypełnia zbiór aktualnymi danymi zapisanymi w miesięcznych zbiorach dokumentów. Zbiory scalone można tworzyć w systemach sprzedaży NA, zakupu ZO i magazynowym MG. 3. Definiowanie raportów Raporty definiuje się w funkcji: PM > RaportyPM > Definicje raportów > Dopisywanie Należy podać: * symbol i tytuł tworzonego raportu, np. 100001 Stan magazynu 01 * symbol systemu, który będzie źródłem danych, np. MG * nazwę zbioru z tego systemu, np. Kartoteka magazynowa (można podać jeden zbiór główny - rodzica i trzy zbiory - zbiory połączone - dzieci) Patrz dalej opis tworzenia raportow ze zbiorów połączonych. * pola do wyświetlania, np. Indeks, Nazwa, Ilość w magazynie * sposób sortowania, np. Indeks * warunki wyboru zapisów ze zbioru, np. Magazyn = '01' * czy numerować kolejne linie wydruku raportu ? * czy na wydruku tworzyć sumy pośrednie, np. razem grupa indeksów i dla których pol sortowania, np. grupa 4. Raporty ze zbiorów połączonych Pojęcia raporty ze zbiorów połączonych Zawieraja dane ze zbioru podstawowego (rodzic), np. zbiór faktur oraz dane ze zbioru połączonego (dziecko), np. kartoteka odbiorców (aby doświetlić nazwę i adres odbiorcy) relacyjny system danych Relacyjny system danych, to jest grupa struktur danych, które wspólnie posiadają istotne informacje na określony temat. W wielu przypadkach jest niewskazane zapisanie wszystkich informacji w jednej strukturze bazy danych (zbiorze). Dane można zapisać w wielu zbiorach grupując je logicznie, np. dane o kliencie w kartotece klientów a dane o sprzedanych produktach w zbiorze faktur. Aby uzyskać zestawienie zawierające dane z obu zbiorów, np. listę towarów sprzedanych do klientów wraz z ich dokładnymi adresami, część danych trzeba pobrać z jednego zbioru a część z drugiego. Między zbiorami powinien istnieć łącznik zwany kluczem relacji, tu: symbol klienta. Sensem relacyjnej bazy danych jest przyłączenie jednego zbioru do drugiego i utworzenie na tej bazie jednego źródłowego zbioru bazy danych. Słownik danych pola łączące (klucze relacji) Wspólne pola, znajdujące się równocześnie w zbiorze rodzica i dziecka np. symbol odbiorcy. Pola lączące oba zbiory (tabele) powinny mieć taką samą nazwę, np. pole ODBDOST w zbiorze dokumentów sprzedaży i ODBDOST w kartotece odbiorców NOTE: W RaportyXML pola łączące (klucze relacji) mogą mieć różne nazwy, np. pole SHIPTO (Wysłać do) w zbiorze dokumentów sprzedaży i ADRSYMB w kartotece adresów dodatkowych odbiorcy zbiór rodzica Zbiór, w którym znajdują się poszukiwane dane podstawowe zbiór dziecka Zbiór, w którym znajdują się poszukiwane dane dodatkowe - połączone z danymi znajdującymi się w zbiorze podstawowym (rodzica) Połączenie między zbiorem dziecka i zbiorem rodzica następuje poprzez wspólne pola, które są równocześnie w obu zbiorach. Jeżeli zbiory nie mają wspólnych pól, to nie można utworzyć połączenia (relacji). Zbiory rodzica i zbiory dzieci mogą znajdować się w tych samych systemach, np. oba w MG lub w różnych systemach, np. rodzic w MG a dzieci w NA. Jak tworzyć raporty zawierające dane z wielu, różnych zbiorów ? Tworzenie połączenia (relacji) miedzy zbiorem rodzica i zbiorem dziecka (dzieci) polega na podawaniu nazw pól wspólnych dla obu zbiorów. Zbiór rodzica można połączyc z maksymalnie trzema zbiorami dzieci (z jednym, z dwoma lub z trzema zbiorami dzieci) Gdy zbiory są połączone, to podczas tworzenia raportu, system wyświetla lub drukuje kolejne rekordy (zapisy) ze zbioru rodzica oraz, dodatkowo te rekordy ze zbioru dziecka lub dzieci, które mają takie same wartości w polach łączących. Np. Jeżeli rodzicem jest zbiór dokumentów miesięcznych, dzieckiem kartoteka odbiorców a polem łączącym: symbol odbiorcy, to można zbudować raport pokazujący symbol odbiorcy i numer faktury ze zbioru dokumentów miesięcznych i nazwę odbiorcy oraz jego adres z kartoteki odbiorców. Uwaga. Jeżeli zbiór dziecka zawiera wiecęj niż jeden rekord o takiej samej wartości pola łączącego, jak rekord rodzica, to w raporcie pojawi się tylko jeden, pierwszy rekord zbioru dziecka. W powyższym przykładzie: jeżeli odwrócimy powiązania - rodzicem będzie kartoteka odbiorców, dzieckiem zbiór dokumentów miesięcznych a polem łączącym: symbol odbiorcy, to w raporcie dla każdego odbiorcy pojawi się tylko jedna, pierwsza napotkana, faktura nawet gdy takich faktur w zbiorze będzie więcej. Np. do zbioru dokumentów NA można dołączyć kartotekę odbiorców (pole łączące: symbol odbiorcy) i kartotekę magazynową z MG (pole łączące: magazyn + grupa + indeks). Należy zwracać uwagę na pola łączące, gdyż połączenie np. dokumentów z kartoteką magazynową jedynie polem: indeks, spowoduje, ąe program ustawi się w kartotece magazynowej na karcie indeksu wprawdzie zgodnego z indeksem z dokumentu, ale może to być indeks z innego magazynu lub grupy. W efekcie: dostępne są pola: dla linii raportu - z wszystkich zbiorów z tym, ze pola wspólne tylko ze zbioru rodzica dla porządku sortowania - tylko pola zbioru rodzica dla wyboru warunków - z wszystkich zbiorów z tym, ze pola wspólne tylko ze zbioru rodzica Po zdefiniowaniu raport możemy wyswietlić na ekranie, wydrukować oraz zapisać (eksportowac) do pliku dyskowego. 5. Eksport raportów Eksportowanie polega na zapisaniu rekordów pochodzących ze zbioru danych systemu użytkowego do pliku o podanej nazwie i w wybranym formacie. Ze zbioru systemu użytkowego można wybrać tylko niektóre rekordy. Plik eksportowy można utworzyć w jednym z następujących formatów: CSV, HTML, XML, DBF Patrz opis: Formaty plików Formaty plików wymiany Utworzone pliki mogą być używane przez standardowe programy narzędziowe np. edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne, systemy baz danych. 6. FormułyPM Formuły definiuja obliczenia, które należy wykonać na podstawie pól wybranych rekordów znajdujących się w zbiorach systemów użytkowych. Np. można obliczyć 5.30 procent sumy wartości sprzedaży dla odbiorców (lecz tylko tych odbiorców, których roczne wartości są większe niż 40,000.00 PLN). Definiując formułę należy podać: * numer i nazwę * nazwy i definicje skladników formuły (argumentów), * wzór, wg którego obliczana będzie wartość Argument definiuje się podając: Numer argumentu: System sugeruje kolejne numery argumentów, np. i2. Można nadać własny numer. Numer musi mieć następującą budowę: 'i' + liczba. Np. i3, i12, i21. Można definiować maksymalnie 29 argumentów. Nazwa argumentu: np. Sprzedaż usług System: Podaje się symbol systemu, np. NA Sprzedaż i rozrachunki z odbiorcami Zbiór: Podaje się nazwę zbioru, z którego pobierane będą dane do obliczenia wartości argumentu, np. Zbiór miesięcznych faktur Pole sumowane: Podaje się nazwę pola, którego dane będą używane do obliczenia wartości argumentu, np. Wartość pozycji. Warunki: Podaje się, jakie warunki muszą być spełnione, aby rekord został wybrany ze zbioru do wyliczenia wartości argumentu, np. pole 'Indeks towaru, usługi' powinno zawierać tekst: usługa. System PM wylicza następująco wartość argumentu: * z podanego zbioru odczytuje kolejny rekord, * sprawdza, czy rekord spełnia podane warunki wyboru, * jeżeli spełnia - to pobiera wartość zapisaną w polu, które określono jako sumowane, * odczytuje kolejny rekord ze zbioru System sumuje wartości pól wszystkich rekordów, które spełnily warunki. Suma wartości jest wartością argumentu. Po zdefiniowaniu argumentów należy zbudować wzór. Wzór może składać się z liczb, argumentów i operatorów arytmetycznych (+ - * /). Dodatkowo można stosować nawiasy. Przykłady wzorów: (i1-i2)*0.65 i1+i2-i3 (i1*0.1)+(i2*0.01) Definicja wzoru wraz z definicjami argumentów tworzy formułe. Formułę można zapamietać i w dowolnej chwili można wykonać obliczenia. 7. ZestawieniaPM Zestawienie, to obliczenia na podstawie wielu formuł. Definiując zestawienie podajemy: * numer i nazwę, np. Wyniki firmy * nr i nazwę pozycji, np. Wartość sprzedaży, Wartość zapasów * Wzór obliczeniowy: np. f0001 Argumentami wzoru mogą być formuły i operatory arytmetyczne ( + - * / ) 8. Konieczność przebudowy po aktualizacji Definicje raportów i formuł w systemie PM korzystają ze słownika danych w taki sposób, że aktualizacja zbiorów może rozsynchronizować definicje raportów. Tzn. po aktualizacji zbiorów definicja może wskazywać na inne pola niż poprzednio (przed aktualizacją). W takie sytuacji konieczna jest przebudowa definicji. Słownik danych RaportyXML są odporne na aktualizację. Gdy używa się raportów wielokrotnie, to należy stosować moduł RaportyXML RaportyXML 8. Tematy powiązane RaportyXML Słownik danych Zarządzanie bazą danych Formaty plików wymiany Raporty i analizy Raporty TrPivotTab Kostki OLAP (wykresy)
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści