www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Dokumenty sprzedaży w systemie NA 1. Opis ogólny Charakter transakcji Nagłówki i pozycje Opisy. Pola memo 2. Etapy przetwarzania 3. Sposoby rejestrowania Dopisywanie ręcznie Dopisywanie pozycji automatycznie Dopisywanie automatyczne w SOA Dopisywanie automatyczne wg EDI Tworzenie na podstawie innych dokumentów Dopisywanie zdalnie przez odbiorcę Skanowanie skanerem pozycji zamawianych 4. Rodzaje dokumentów 4.1 OF Oferta sprzedaży 4.2 ZL Zamówienie sprzedaży 4.3 FA Faktura sprzedaży 4.4 FK Faktura sprzedaży, korygująca 4.5 FZ Przedpłata (faktura zaliczkowa) 4.6 FP Paragon sprzedaży 4.7 FQ Paragon sprzedaży, korygujący 4.8 FO Nota obciążeniowa Wn 4.9 ZI Nota uznaniowa Ma 4.10 AU Faktura powtarzalna 4.11 RK Różnica kursowa okresowa 4.13 OB Kontrakt sprzedaży 4.14 FN Nota odsetkowa 4.15 SD Wysyłka 4.16 LD Załadunek 4.17 ES Wycena produktu 5. Rodzaje pozycji Sprzedaż towarów, sprzedaż usług, Opakowania, Rabat, Korekty Dodatkowy opis, Uznania i Obciążenia, Zaliczki i rozliczenia 6. Wydruki dokumentów. Treść i forma Wzorce dokumentów Kolejność pozycji Urządzenia wyjściowe 7. Przypadki szczególne 7.1 Faktury pro-forma 7.2 Duplikaty faktur 7.3 Podsumowanie kwot dokumentu 7.4 Ten sam asortyment w wielu pozycjach faktury 7.5 RefNo Numery referencyjne dokumentów 7.6 Jedna transakcja a wielu nabywców 7.7 Prowizja od sprzedaży 8. Tematy powiązane 9. Pytania i odpowiedzi 1. Opis ogólny Charakter transakcji Dokumenty (transakcje) sprzedaży reprezentują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na rozliczenia finansowe z odbiorcami i proces sprzedaży, tj. dostarczanie odbiorcom towarów i usług. Najczęściej jako realizacja zamówień sprzedaży złożonych przez odbiorców w odpowiedzi na oferty. Dokumenty sprzedaży zapisywane są do zbiorów dokumentów okresowych, np. 01/20xx w systemie NA. Zbiory danych okresowych Okresy obliczeniowe Zapis dokumentu sprzedaży może spowodować dodatkowe zapisy w kartach zapasów magazynowych KSOM/LOT/SER, np. zwiększenie rezerwacji asortymentu, zapisy w kartotece rozrachunków z odbiorcami (zwiększenie należności) oraz (podczas zatwierdzania) utworzenie dokumentów magazynowych i poleceń księgowania. Nagłówki i pozycje Dokumenty zbudowane są z nagłówków i pozycji. Nagłówek (en: Header) zawiera dane ogólne, wspólne dla całego dokumentu np. numer, data, identyfikator podmiotu (firma). Nagłówek wskazuje: płatnik (odbiorca), numer dokumentu, miejsce (adres) wysyłki, waluta, forma (metoda) płatności, nr banku, itd. Pozycje (en: Position), to szczegóły transakcji, np. sprzedawany asortyment na fakturze sprzedaży, kwoty i opis transakcji na nocie obciążeniowej. Każdy dokument musi mieć nagłówek i co najmniej jedną pozycję. Nagłówki i pozycje znajdują się w oddzielnych zbiorach (tabelach). Zbiory danych okresowych Opisy. Pola memo Opisy (pola memo) można umieszczać w nagłówkach dokumentów (jeden opis powiązany z konkretnym dokumentem) i w pozycjach dokumentów (wiele opisów, tyle ile jest pozycji w dokumencie). Program pokaże wskaźnik [d] gdy w nagłówku jest wypełnione memo. Opis (memo) nie ma ograniczenia długości linii ani długości samej treści. Można wstawiać znaki formatujące wydruk, np. pogrubienia. Opisy i notatki. Memo i Remark Dokumenty w walutach obcych Dokumenty sprzedaży można wystawiać w walutach obcych. Wartość pozycji dokumentów przelicza się na walutę bazową (PLN) wg podanego kursu. Ceny sprzedaży można pobierać z cenników walutowych lub wpisywać ręcznie. Ceny pobrane z cenników w PLN można przeliczać na waluty (parametr: 0132 [2]). Program zapamiętuje w dokumentach kwotę w walucie obcej, kurs oraz wartość w PLN. Kurs można zmienić, np. gdy tworzy się fakturę sprzedaży na podstawie zamówienia sprzed paru dni zarejestrowanego nieaktualnym kursem. Program umożliwi przeliczenie wszystkich pozycji zamówienia wg nowego kursu. Funkcja: [NA_MSG001]. Wielo-walutowość 2. Etapy przetwarzania, stany dokumentów * Niezatwierdzone (do zatwierdzenia) Informacje podane w dokumentach nie zaktualizowały kartotek KSOM/LOT/SER Dokumenty można poprawiać i usuwać. Dokumenty trzeba zatwierdzić Zarządzanie zapasami Zaleca się rejestrowanie z jednoczesnym zatwierdzaniem, aby kartoteki były w aktualnym stanie, aby były zgodne z rzeczywistoscią. Zaleca się rejestrowanie na bieżąco (en: Real-Time): Parametr 0718 [ ]. Operator nie zmieni daty systemowej na inną. * Zatwierdzone Informacje podane w dokumentach zaktualizowały kartoteki KSOM/LOT/SER. Pozycje sprzedaży magazynowej utworzyły dokumenty rozchodu magazynowego. Utworzono dokumenty poleceń księgowania. Dokumentów zatwierdzonych nie można poprawiać ani usuwać. Pomyłki można naprawiać dokumentami odwrotnymi, np. notami lub korygującymi. * Zamknięte Zamknąć (i ew. powtórnie otworzyć) można zamówienia i oferty sprzedaży Zamknięte są te dokumenty, które mają wszystkie pozycje oznaczone [Z] Dokumenty zamknięte [Z] uznaje się za zrealizowane. Przetwarzanie dokumentów 3. Sposoby rejestrowania 3.1 Dopisywanie ręcznie Dopisywanie kolejnych pozycji ręcznie z klawiatury. Pozycje można poprawiać. Gdy jest wiele pozycji, to można przeskoczyć do wskazanej [Przejdź do pozycji: 56] 3.2 Dopisywanie pozycji automatycznie Automatyczne dopisywanie kolejnych pozycji dokumentu: * Pozycja: KGO Koszt Gospodarowania Odpadami KGO Koszty Gospodarowania Odpadami * Pozycje składowe: Zestaw sprzedażny Zestawy sprzedażne 3.3 Dopisywanie automatyczne w SOA * Program zewnętrzny przekazuje plik xml z danymi do dokumentu. Usługa internetowa, funkcja SOA (API) zapisuje dokument [Order Order] [OrderNew]. * Funkcja wewnętrzna przekazuje parametry, skrypt SOA zapisuje dokument. SOA Architektura wymiany danych 3.4 Dopisywanie automatyczne wg EDI Program pobiera komunikat EDI z danymi dla dokumentu. Zapisuje dokument. EDI Dokumenty sprzedaży 3.5 Tworzenie na podstawie innych dokumentów Program odczytuje dane z innych, powiązanych dokumentów. Zapisuje dokument. Przykłady: * Kopiowanie oferty z innej oferty [OF] --> [OF] * Utworzenie zamówienia sprzedaży z oferty sprzedaży [OF] --> [ZL] Utworzenie zamówienia wg komunikatu EDI XML [ORDER] EDI --> [ZL] * Utworzenie faktury sprzedaży z zamówienia sprzedaży [ZL] --> [FA] Utworzenie wg wielu faktur powtarzalnych [AU] --> [FA] [FA] Utworzenie wg dokumentu rozchodu magazynowego w MG [RO] --> [FA] 3.6 Dopisywanie zdalnie przez odbiorcę Moduł RA zapewnia korzystanie z programu Trawers przez pracowników firm zewnętrznych, kontrahentów i partnerów biznesowych przedsiębiorstwa - głównego użytkownika programu Trawers. (en: Customer Self-Service (CSS), Self-Service Customer Application) W module RA można przeglądać stany magazynowe i rejestrować zamówienia sprzedaży. RA Zdalny dostęp odbiorców 3.7 Skanowanie skanerem pozycji zamawianych Rejestrowanie skanerem kodu kreskowego w systemie: DC Data Collection. DC > Zamówienie sprzedaży [DC_DNA01] DC Data Collection 4. Rodzaje dokumentów 4.1 OF Oferta sprzedaży Propozycje sprzedaży towarów i usług wysyłane do odbiorców. Są samodzielnym dokumentem. Oferty nie rezerwują zapasów magazynowych (jak zamówienia i faktury) ani zwiększenia należności (jak faktury). Termin ważności oferty podaje się w nagłówku dokumentu. Program automatycznie zapisuje w pozycjach termin ważności podany w nagłówku. Oferty po terminie ważności nie można przepisać do zamówień. Param 0107 [ ]. Można zamknąć oferty przeterminowane, którym minął termin ważności [NA_DSZ20] i zamknięte przenieść do archiwum [NA_PGZ56]. Do ofert można dołączyć cenniki, kalkulacje kosztów usług, itp. Oferty można przepisać do zamówień sprzedaży [Przepisz] [NA_DOF60]. Oferty sprzedaży. Przetwarzanie - Kopiowanie z innej oferty [NA_DKO10] [OF] --> [OF] Można: Przeliczyć upusty ? T/N - Kopiowanie z zamówienia sprzedazy [NA_DKO10] [ZL] --> [OF] - Przepisanie oferty do zamówienia [NA_DOF60] [OF] --> [ZL] - Zamykanie oferty sprzedaży [NA_DSZ20] - Przenoszenie ofert do archiwum [OF] -> Zbiory roczne (archiwum) [NA_PGZ56] - Przeglądanie ofert w archiwum [NA_PGZ57] Stany realizacji ofert Oferta niezrealizowana (do realizacji) a) gdy nie została zamknięta b) gdy nie zamówiono całej ilości z oferty Oferta zrealizowana a) gdy została zamknięta [Z] b) gdy zamówiono całą ilość z oferty Zestawienia realizacji ofert Patrz: Oferty tabelarycznie [NA_ZOF20] Wyszczególniono pozycje oferowane i pozycje zamówione wg tych ofert. Patrz zestawienie: Skuteczność ofertowania [NA_ZOF30] Realizacja zamówień sprzedaży Patrz też: Scenariusz Proces ofertowania 4.2 ZL Zamówienie sprzedaży Zamówienie składane u nas przez odbiorcę. Pozycja zamówienia na towar (materiał) powoduje rezerwację stanów magazynowych. Zapasy: dostępność, rezerwacje Zamówienie sprzedaży. Przetwarzanie - rejestrowanie zamówienia ręcznie [NA_DZM10] * można pobrać pozycje z oferty - utworzenie zamówienia wg koszyka [NA_ZCS10] [NA_ZCS20] - przepisanie pozycji z oferty sprzedaży [NA_DOF60] [OF] --> [ZL] Program przepisuje tylko pozycje otwarte [ ], pomija zamknięte [Z], pomija pozycje: Rabat od całej faktury. Patrz: Skuteczność ofertowania [NA_ZOF30] - kopiowanie z innego zamowienia sprzedaży [NA_DKO10] [ZL] --> [ZL] Można: Przeliczyć upusty ? T/N - utworzenie poleceniem SOA (API), np. ze sklepu internetowego [SOA] --> [ZL] Funkcja SOA: [Order] [OrderNew] - utworzenie wg komunikatu EDI XML [ORDER] [NA_DEDI1] [EDI] --> [ZL] EDI Dokumenty sprzedaży - pobieranie z pliku XML, np. z BaseLinker [NA_DXML1] - dopisywanie pozycji przy pomocy skanerów [DC_DNA01] - Pobieranie z plików w formacie CSV [NA_PDO42] - rejestrowanie zdalne z siedziby kontrahenta (klienta) (en: Self-Service) RA > Przeglądanie zapasów i zamawianie [RA_PRA10] - Zamykanie zamówienia sprzedaży [NA_DSZ10] - Usuwanie zamówień sprzedaży [NA_DZM30] [NA_DZM31] - Przenoszenie zamówień do archiwum [ZL] -> Zbiory roczne (archiwum) [NA_PGZ55] - Przeglądanie zamówień w archiwum [NA_PGZ58] Termin realizacji zamówienia Termin realizacji podaje się oddzielnie w każdej pozycji zamówienia. Program automatycznie zapisuje w nagłówku zamówienia termin najwcześniejszy spośród terminów zapisanych w pozycjach. Termin realizacji rozumiany jest jako termin wydania (wysyłki) z magazynu lub wykonania usługi. Terminy można zmienić globalnie we wszystkich pozycjach. NA > Zamówienia > Korygowanie pozycji wielu zamówień [NA_DKZ10]. Terminy ważności zapasów Stany zamówienia: Do realizacji / Zrealizowane Pozycja zamówienia może mieć stan: * do realizacji * zrealizowane (wysłano towar/usługę, fakturowano lub zamknięto) Realizacja zamówień sprzedaży Wg zamówienia można utworzyć fakturę sprzedaży. Numer nasz / Numer obcy Zamówienie ma dwa numery: * nadany u nas (numer nasz, wewnętrzny) * numer nadany przez odbiorcę (numer obcy). Nr zamówienia zakupu odbiorcy. Program sprawdza czy już jest w bazie danych taki nr obcy. Zabezpiecza przed powtórnym wpisaniem tego samego zamówienia. NOTE: program ostrzega ale nie wstrzymuje rejestracji. Cykl przetwarzania Zamówienie trzeba zakceptować. Nadać status [A] Akceptowane. Zamówienie można potwierdzić (wysłać potwierdzenie). Zamówienie można zamknąć. Cykl przetwarzania zamówień sprzedaży Realizacja w systemie ZP Zlecenia Zamówienie można powiązać ze zleceniem produkcyjnym. Gdy produkuje się wyrób na zamówienie odbiorcy lub realizuje usługę, np. usługę serwisową. Trawers ERP Produkcja. Zarządzanie produkcją Podczas rejestrowania zamówienia na produkt, który występuje w wielu wariantach i wymaga ustalenia opcji, to pojawia się okno konfiguratora opcji. Produkty wariantowe. Zamówienia sprzedaży Typ zamówienia (pole: SOtype) [Z] zamówienie Zewnętrzne od klienta (odbiorcy) Standardowe zamówienie od odbiorcy. Patrz: Realizacja zamówień sprzedaży [W] zamówienie Wewnętrzne własne, np. od własnego oddziału Rozróżnienie dla potrzeb zestawienia: Listy wysyłkowe wg zamówień [D] Depozyt u odbiorcy Zamówiony asortyment znajdzie się w depozycie u odbiorcy Patrz: Rozliczanie depozytów [S] Serwisowe Zamówienie serwisowe: * można umieścić opis (memo), np. opis awarii * widoczne w: SE > Lista zamówień serwisowych [SE_DDC10] Patrz: Realizacja usług serwisowych Powiązanie z [OB] Kontrakt sprzedaży Kontrakt jest dokumentem, w ramach którego realizowane są poszczególne zamówienia. Realizacja kontraktu, to jest wystawianie zamówień. Patrz opis: OB Kontrakt sprzedaży 4.3 FA Faktura sprzedaży Dokumentuje sprzedaż towaru lub usług odbiorcom. Zwiększa należności, sprzedaż towaru zmniejsza stany magazynowe. Zatwierdzenie faktury generuje dokument rozchodu z magazynu [RO] Rozchód. Dokumenty magazynowe Fakturę można powiązać z zamówieniem sprzedaży. Realizacja zamówień sprzedaży Fakturę można wydrukować. Można pozwolić drukować tylko faktury zatwierdzone (0507). Fakturę można sfiskalizować. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja Można też też rejestrować dokument techniczny: sprzedaż usług (pozycja nie-magazynowa) z ilością ujemną (-): a) aby zmniejszyć należność b) aby wystawić zbiorczą fakturę korygującą c) aby wystawić fakturę korygującą, gdy w bazie danych nie ma faktury korygowanej. Faktura sprzedaży. Przetwarzanie - przepisanie wszystkich pozycji z zamówienia sprzedaży [NA_DZM50] [ZL] --> [FA] - przepisanie pozycja po pozycji z zamówienia sprzedaży [ZL] --> [FA] Program przepisuje tylko pozycje otwarte [ ], pomija zamknięte [Z], (można zamknąć [Z] pozycje przeterminowane) Program pomija pozycje: Rabat od całej faktury) - utworzenie jednej faktury z wielu zamówień sprzedaży [NA_DFA12] [ZL] [ZL] --> [FA] Przepisanie pozycji z wybranych zamówień, których oddział i waluta są takie same jak na tworzonej fakturze. Zamówienia mogą mieć różne adresy wysyłkowe. W nagłówku faktury nadaje się adres: Wysłać do ... W scalonej fakturze może być wiele takich samych indeksów (asortymentów) Na wydruku faktury można zsumować ilości i wydrukować jedną pozycję. Patrz param: 0224 Sumuj indeksy na wydruku w NA - przepisanie z jednej faktury powtarzalnej [NA_DAF60] [AU] --> [FA] - przepisanie seryjnie z wielu faktur powtarzalnych [NA_DAF80] [AU] --> [FA] (pomija pozycje: Rabat od całej faktury) - utworzenie wg dokumentu rozchodu magazynowego w MG [NA_DWZ10] [RO] --> [FA] - utworzenie wg zamówienia sprzedaży i dok rozchodu w MG [NA_DWZ30] [ZL] + [RO] --> [FA] - utworzenie poleceniem SOA (API), np. ze sklepu internetowego [SOA] --> [FA] Funkcja SOA: [SalesInvoice] Dokument można wydrukować: Funkcja SOA: [PrintSalesInvoiceRequest] - utworzenie wg faktury zakupu (refakturowanie) [NA_DZS10] [FA] Zakup --> [FA] Faktura sprzedaży wg faktury zakupu na asortyment magazynowy [M] Ceny sprzedaży można podwyższyć o podany % lub kwote w stosunku do ceny zakupu. Stosowane w przedsiębiorstwach o modelu: Grupa zakupowa. Grupa zakupowa otrzymuje fakture zakupu od producenta. Faktury sprzedaży dla członków grupy tworzy wg faktury zakupu producenta. NOTE: Podczas przepisywania zamówień do faktur sprzedaży program przelicza stawki PTU (VAT) wg matrycy PTU, gdy odbiorcę docelowego obowiązują inne stawki niż odbiorcę źródłowego. PTU (VAT) Tabela stawek 4.4 FK Faktura sprzedaży, korygująca Dokumentuje korektę faktur sprzedaży. Faktura korygująca odwołuje się do wcześniej wystawionej faktury sprzedaży (korygowanej). Zawsze do pierwszej (pierwotnej) faktury sprzedaży. Faktura korygowana (pierwotna) musi być zatwierdzona. Korekta pozycji sprzedaży pozwala na zmianę ilości (+/-), ceny (+/-), % upustu (+/-) i i numeru tabeli PTU dla sprzedanego towaru lub usługi. Można również zmienić symbole dekretacji sprzedaży. W fakturze korygującej zapisuje się dwie pozycje: 1. Anulowanie sprzedaży faktury korygowanej (minusowanie) [K] 2. Sprzedaż poprawiona [P] -------------------------------------------- Numer Poz Rodzaj Ilość Cena Wartość ------------ --- ------ ----- ----- ------- 1. Anulowanie FK0001/12/12 1 K -1 1000 -1000 2. Sprzedaż FK0001/12/12 1 P 1 900 900 ------ Wartość korekty -100 -------------------------------------------- Można wystawić wiele korygujących do jednej pierwotnej. Program zapamiętuje w korygowanej, że już wystawiono pozycję korygującą i o tym informuje podczas wystawiania kolejnej korygującej. Można zabronić wystawiania kolejnej korygującej (parametr 0223) Korygująca, która zmniejsza sprzedaż magazynową, generuje dokument zwrotu do magazynu [Z1]. Nie można zwrócić więcej niż wydano. Zwroty do i z magazynu W pozycjach faktury korygującej podaje się asortyment (indeks) oraz ew. numery zwracanych partii LOT/SER. LOT/SER Numerowanie partii Faktura korygująca zmniejsza należność od odbiorcy. Zapisywana jest w rozrachunkach z odbiorcą. Rozrachunki z kontrahentami Podsumowania wartości korekt faktur sprzedaży (korekty netto) w m-cu są na zestawieniach: NZ > Sprzedaż miesiąca [NZ_ZSM10] i Sprzedaż roku [NZ_ZSR10] (wydruk wg kontrahentów i operatorów) NZ > Raporty o kontrahentach [NZ_ZPL30] Opisanie przyczyny korekty P. Gdzie opisać przyczynę korekty ? O. W opisie dodatkowym pozycji (memo) lub w oddzielnej pozycji opisu [D] --------------------------------------- Było: 1 BARWNIK-INDYGO 5.000 lt Opis: Tu opis z pola memo (było) Jest: 1 BARWNIK-INDYGO 1.000 lt Opis: Tu opis z pola memo (jest) --------------------------------------- Opisy i notatki. Memo i Remark Faktura korygująca dane formalne Po wystawieniu faktury sprzedaży, która zawiera pomyłki w treści, które nie mają wpływu na rozliczenie PTU (VAT), należy wystawić fakturę korygującą. Popularnie nazywaną: Faktura korygująca dane formalne. Faktura korygująca takie pomyłki powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w ustawie (art. 106j ust. 2). W tym: przyczynę korekty oraz prawidłową treść korygowanych pozycji. W tym przypadku korekta nie wpływa na rozliczenie podatku PTU (VAT) więc nie podaje się kwot podstawy opodatkowania ani kwot podatku. P. Jak wystawić fakturę korygująca dane formalne w programie Trawers ERP ? O. Można utworzyć fakturę korygującą w funkcji: NA > Sprzedaż > Faktury korygujące [NA_DFK10] z jedną pozycją, rodzaj: Dodatkowy opis [D] i dopisać przyczynę korekty: np. Korekta daty wystawienia: Było: 20xx.xx.xx Jest: 20xx.xx.xx Taka faktura ma wartość zero i nie zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży. P. Czy taka faktura korygująca będzie ujęta w rejestrze sprzedaży i w JPK ? O. Faktura zawierająca jedynie pozycje dodatkowego opisu nie zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży i JPK_V7, bo zawiera tylko pozycje dodatkowego opisu a te nie są ujmowane w rejestrach i JPK. Nie ma faktury korygowanej P. Jak wystawić fakturę korygującą, gdy w bazie danych nie ma faktury korygowanej (pierwotnej) ? O. Zarejestrować dokument techniczny: fakturę z pozycją sprzedaży usługi (pozycja nie-magazynowa) z wartością minusową (-). Podać ilość ujemną. Dokument techniczny służy: * do korygowania (np. zmniejszania) kwoty wartości sprzedaży i PTU należnego * do wystawienia faktury korygującej, gdy w bazie danych nie ma faktury korygowanej (pierwotnej) * uzyskania zgodności między deklaracją VAT-7 a JPK_VAT Korekta do korekty. Można ? P. Czy można wystawić korektę do korekty. Tzn. 2-gą fakturę korygującą do 1-szej korygującej a nie do pierwotnej ? O. W programie nie można. Ale też wg interpretacji przepisów, nie wolno. Organy podatkowe przyjmują, że faktury korygujące mogą korygować jedynie pierwotną fakturę VAT. Dlatego, jeżeli istnieje potrzeba wystawienia kolejnej faktury korygującej, korekta ta powinna zawsze odwoływać się do danych na fakturze pierwotnej, a nie do wystawionej wcześniej faktury korygującej. I powinna ujmować wszystkie wcześniej dokonane korekty. Kronika korekt Gdy pozycja faktury była już korygowana (program odnosi się do faktury pierwotnej, nie do korekty): 1. Program poinformuje, że pozycja faktury była korygowana i wyświetli zestawienie: Kronika korekt Kronika korekt: AA0017/07/17 p.001 Ro Dokument Poz RC PTU Ilość Cena z upu Wartość netto Wartość PTU ------------------------------------------------------------------------- FA AA0017/07/17 1 [N] 01 10.000 123.00 1 230.00 282.90 -------------------------------------------------------------------------- FK AA0018/07/17 1 [N] 01 0.000 - 230.00 -52.90 <-- korekta ceny FK AA0019/07/17 1 [N] 01 -3.000 - 300.00 -69.00 <-- korekta ilości -------------------------------------------------------------------------- Pozostało [N] 01 7.000 100.00 700.00 161.00 2. Program obliczy wartość wcześniejszych korekt, tj. Było 3. Program pokaże ekran z danymi dla kolejnej korekty (Kalkulacja kolejnej korekty): - Faktura pierwotna - Suma korekt (wcześniejszych) - Pozycja: Było - Pozycja: Jest Korygowanie sprzedaży sfiskalizowanej P. Czy można uzyskać zestawienie dokumentów korygujących sprzedaż fiskalizowaną ? O. Tak: NA > Okresowe > Zwroty sprzedaży fiskalizowanej [NA_ZRS12]. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja sprzedaży Kurs waluty w korekcie P. Jaki kurs waluty stosuje się w fakturach korygujących ? O. Do przeliczania faktur korygujących stosuje się taki kurs, jaki przyjęto do przeliczenia faktury pierwotnej (korygowanej). Wielo-walutowość Zbiorcza faktura korygująca (bonusowa) P. Jak wystawić: Zbiorcza faktura korygująca (faktura bonusowa) ? Tj. jedna faktura korygująca do wielu faktur korygowanych. O. Wystawić jak zwykłą fakturę sprzedaży. W pozycji sprzedaży podać: Sprzedaż usług, ilość: -1 (minus jeden), cena, np. 40 000.00 Numery faktur korygowanych można wpisać w pozycji rodzaju: * [D] Dodatkowy opis lub * w polu opisu pozycji (memo) na liście pozycji faktur klawisz F2-cd > Pozycja Opis (memo) P. Jak utworzyć listę pozycji faktur, które są ujęte na takiej fakturze ? O. Wykonać zestawienie tabelaryczne: NA > Sprzedaż > Dokumenty tabelarycznie [NA_ZDC10] podać w warunkach odbiorcę oraz asortyment (Query pozwala wybrać tylko niektóre grupy towarowe) Aby zobaczyć sumę wartości netto wybranych pozycji należy: na kolumnie [Wartość Netto[+]] nacisnąć klawisz [+], co wyświetli podsumowanie kolumny. Na tej podstawie można np. obliczyć rabat dla odbiorcy. * Wydrukować to zestawienie na ekran i F3 zapisać do pliku w trtres/trInOut * Wczytać ten plik do opisu pozycji faktury: na liście pozycji faktur klawisz F2 cd > Pozycja Opis (memo) wybrać: F3-wczytaj Opisy i notatki: Memo i Remark Storno faktury sprzedaży P. Jak poprawić faktury sprzedaży posiadające błędne dane lub wartości ?. O. Fakturę, która już trafiła do obrotu prawnego należy skorygować do zera poprzez wystawienie faktury korygującej. Następnie ponownie wystawić fakturę sprzedaży. Takie faktury zostaną ujęte w JPK_V7 pod swoimi innymi numerami. Np. Gdy pomylka nastąpiła w oznaczeniu asortymentu, np. klient pobral czajnik a na fakturze zapisano: patelnia, to trzeba wystawić fakturę korygującą: Było: patelnia = 1 Jest: patelnia = 0 Oraz, dodatkowo, wystawić zwykłą fakturę sprzedaży na: czajnik = 1. Na fakturze sprzedaży, w pozycji dodatkowego opisu szczegółowo opisać powody wystawienia faktury. NOTE: Nie można zapisać na fakturze korygującej Było: patelnia = 1 Jest: patelnia = 0 Było: czajnik = 0 Jest: czajnik = 1 Fakturę sprzedaży należy wystawić w miesiącu bieżącym. A adresat faktur ew. korekty w swojej ewidencji powinien dokonać notami księgowymi. 4.5 FZ Przedpłata (faktura zaliczkowa) Dokumentuje otrzymanie zaliczki (przedpłaty) [FZ] <-o-> [KB] Otrzymane zaliczki uwzględniane są przy wystawianiu faktury końcowej. [KB] <-o-> [FA] Faktura zaliczkowa [FZ] musi być wystawiona do zamówienia sprzedaży [ZL]. [ZL] <-o-> [FZ] Zamówienie sprzedaży jest łącznikiem między fakturami: zaliczkową i końcową oraz zapłatą (przedpłatą). [ZL] <-o-> [FZ] <-o-> [FA] [FZ] dokumentuje tylko wpłatę. Nie dokumentuje sprzedaży. Kwota zaliczki nie jest ujmowana w statystykach sprzedaży. Patrz szczegóły: Przedpłaty. Faktury zaliczkowe 4.6 FP Paragon sprzedaży Dokumentuje sprzedaż towaru lub usług odbiorcom gotówkowym (en: Cash Sales). Wystawienie paragonu na towar zmniejsza stany magazynowe asortymentu. Zatwierdzenie paragonu generuje dokument rozchodu z magazynu [RO] Rozchód. [FP] Paragon sprzedaży można sfiskalizować. Drukarka drukuje paragon fiskalny. Na wydruku paragonu fiskalnego można umieścić NIP nabywcy. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja sprzedaży Paragony wystawia się odbiorcom anonimowym. Nie trzeba podawać danych odbiorcy. Ale można podać NIP, aby wydrukować na paragonie fiskalnym. Param 0234 wymusza podanie NIP. Pozycje paragonu, już wprowadzone, program wyświetla w górnej części ekranu. Także pozycje zamówień i faktur sprzedaży można tak wyświetlać: Param 0512 [1]. Do paragonu można wystawić fakturę imienną (przepisać paragon na fakturę). [FP] o--> [FA] NOTE: Można przepisać tylko paragon niezatwierdzony. Sprzedaż detaliczna Paragony muszą być natychmiast zapłacone. Gotówką lub kartą. [FP] <--> [KB] Metody płatności [FP] Paragon sprzedaży nie jest powiązany z [ZL] Zamówienie sprzedaży. Lecz można utworzyć [FP] Paragon sprzedaży wg [ZL] Zamówienie sprzedaży [ZL] o--> [FP] NA > Zamówienia > Przepisanie > Kopiowanie do paragonu [FP] [NA_DZM5A] Kopiowanie: [ZL] Zamówienia sprzedaży o--> [FP] Paragon sprzedaży [NA_DZM5A]. Zapewnia, że po utworzeniu dokumentu sprzedaży, tu: Paragonu, program wymusi zapłatę i fiskalizację. Gdy przepisanie zamówienia [ZL] o--> [FA] Faktura sprzedaży a odbywa się sprzedaż detaliczna, to operator musi pamiętać aby pobrać zapłatę i sfiskalizować sprzedaż. Gdy tworzy [FP] Paragon, to nie musi pamiętać gdyż program wymusi zapłatę i fiskalizację paragonu. 4.7 FQ Paragon sprzedaży, korygujący Dokumentuje korektę paragonów sprzedaży. Np. gdy nabywca zwraca towar. Odnosi się do wcześniej wystawionego paragonu. Paragon korygowany (pierwotny) musi być zatwierdzony. --> Patrz opis: [FK] Faktura sprzedaży, korygująca NOTE: Nie stosować [FQ], gdy trzeba wystawić fakturę imienną do paragonu tj. zamienić paragon na fakturę. Klient, przed rozpoczęciem rejestracji, powinien określić czy chce paragon czy fakturę. Sprzedaż detaliczna NOTE: Na paragonie podaje się cenę brutto (netto + PTU) Gdy na paragonie korygującym zmienia sie stawkę PTU, np. z 23 na 0 % to trzeba także zmienić ręcznie cenę brutto (metodą od sta) Było: Cena brutto = 100.00 Jest: Cena brutto = 100.00 - 18.70 = 81.30 PTU = 18.70 liczone: 100.00 * 23 / 100 + 23 P. Czy można uzyskać zestawienie paragonów korygujących sprzedaż fiskalizowaną ? O. Tak: NA > Okresowe > Zwroty sprzedaży fiskalizowanej [NA_ZRS12]. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja sprzedaży 4.8 FO Nota obciążeniowa Wn Dokumenty zwiększają (+) należności od odbiorcy. Następuje zapis do kartoteki rozrachunków. W kartotece powstaje nowy zapis (rekord) (do rozliczenia), z którym można powiązać zapisy (rekordy) rozliczające, np. zapłaty. Kartoteka rozrachunków Pozycja dokumentu nie jest powiązana z innym zapisem w rozrachunkach. Noty nie są ujmowane w Rejestrze Sprzedaży PTU (VAT) Notami FO można wprowadzać stany początkowe należności przed rozpoczęciem użytkowania programu. 4.9 ZI Nota uznaniowa Ma Dokumenty zmniejszają (-) należności od odbiorcy. Następuje zapis do kartoteki rozrachunków. W kartotece powstaje nowy zapis (rekord) (rozliczający), powiązany z zapisem (rekordem) do rozliczenia. Kartoteka rozrachunków Noty nie są ujmowane w Rejestrze Sprzedaży PTU (VAT). Noty uznaniowe można rejestrować pojedynczo (ręcznie) lub automatycznie (seryjnie). Noty uznaniowe i obciążeniowe zwykle używa się do rejestrowania stanów początkowych (B.O.) rozrachunków z kontrahentami, przy rozpoczynaniu używania programu. Kwoty obu rodzajów not (uznania [ZI] i obciążenia [FO]) mogą być dodatnie [+] lub ujemne [-] To pozwala zapisać zwiększenie i zmniejszenie należności każdym z tych dokumentów. Opis, np. szersze uzasadnienie uznania kwoty, można umieścić w polu memo noty. 4.10 AU Faktura powtarzalna Faktura cykliczna (en: Recurring Invoice, Sales Recurring Invoice) [AU] Faktura powtarzalna jest szablonem dokumentu, który nie jest transakcją. Faktura powtarzalna nie tworzy zapisów w kartotece rozrachunków (należności), pozycje magazynowe nie rezerwują stanów magazynowych. Jest szablonem (schematem), który ułatwia rejestracje faktur sprzedaży. Szablon faktury Szablony faktur powtarzalnych, które okresowo można przepisywać do faktur sprzedaży. [AU] <-o-> [FA] Na podstawie szablonu: [AU] Faktura powtarzalna można cyklicznie wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż, np. subskrypcji (abonamentu). Wg: [AU] Faktura powtarzalna można utworzyć: [FA] Faktura sprzedaży Przepisuje (kopiuje) [AU] do [FA]. Przepisać można: * pojedyńcze faktury [AU] [NA_DAF60] * seryjnie: Wszystkie [AU] lub wg Query [NA_DAF80] Cenę można pobrać z aktualnego cennika lub pozostawić taką jaka jest w dokumencie źródłowym. Podczas przepisywania program pomija asortyment z kartami LOT/SER. Jako szablon faktury sprzedaży można także traktować [OF] Oferta oraz [ZL] Zamówienie i przepisywać do [FA] Faktura. Patrz też wykorzystanie szablonu zamówienia zakupu: Dokumenty zakupu Zestaw sprzedażny Wiele pozycji dokumentu można też wpisać automatycznie wybierając zestaw sprzedażny. Zestawy sprzedażne Subskrypcja (abonament) na produkty w SE Faktury dokumentujące sprzedaż subskrypcji (abonamentu) można także generować automatycznie, np. via funkcje SOA korzystając z zapisów w kartotece: SE Produkty u odbiorców. Produktem może być cykliczna usługa serwisowa lub licencja udzialana w trybie subskrypcji (abonament). Na podstawie zapisu w kartotece produktów program może generować cyklicznie faktury sprzedaży. Takie rozwiązanie jest w firmie Tres. Dystrybucja licencji (abonamentu) na oprogramowanie Trawers ERP. 4.11 RK Różnica kursowa okresowa (RX+ i RY-) Dokumentuje zmianę wyceny należności wyrażonych w walucie. Różnice kursowe 4.13 OB Kontrakt sprzedaży (en: Blanket order, Blanket contract, Contract) Także: Framework Contract, Framework Agreement Kontrakt ramowy, umowa ramowa. Umowa na dostawę towarów lub usług w określonym czasie, np. przez rok i po określonej cenie. Kontrakt jest dokumentem, w ramach którego realizowane są poszczególne zamówienia. Realizacja kontraktu, to jest wystawianie zamówień. Dalsze kroki, tj. realizacja zamówień odbywa się wg standarowej procedury: OB Kontrakt > ZL Zamówienie > FA Faktura w NA > RO Rozchod w MG Realizacja zamówień sprzedaż W pozycjach kontraktu podaje się: * Termin obowiązywania kontraktu: dni od.. do.. (pola: datads, termin2) * Dostawa co ... dni (pole: CoIleDni) Kolejne etapy przetwarzania (status): * NA > Kontrakty > Rejestrowanie [N] [NA_DOB10] * NA > Kontrakty > Akceptowanie [A] [NA_DAB10] * NA > Kontrakty > Potwierdzanie [P] [NA_DSB10] * NA > Kontrakty > Zamykanie [Z] [NA_DZB10] Dokument używany jest także w systemie: SE Serwisowanie produktów. SE Serwisowanie produktów Zamówienia sprzedaży można powiązać z kontraktem. Podczas rejestrowania zamówień do kontraktu program podpowiada ilości i ceny z pozycji kontraktu. Można śledzić ilości zakontraktowane, zamówione i zrealizowane. (1) (2) (3) (4) --------------------------------------------------------------- Poz -Indeks--- -Kontrakt- Zamówiono Fakturo Wysłano - Wartość --------------------------------------------------------------- 001 DESKI-D 150 50 50 50 3600 002 PUCH_GESI 20 10 0 0 --------------------------------------------------------------- (1) Ilość w kontrakcie wg pozycji kontraktu (2) Ilość zamówiona wg pozycji zamówienia (3) Ilosć zafakturowana wg pozycji faktury (4) Ilość wysłana wg pozycji dokumentu rozchodu Program wykonuje obliczenia ilości 'w locie' korzystając z danych: - OB Kontrakt Asortyment i ilości zakontraktowane - ZL Zamówienia Asortyment i ilości zamówione - FA Faktury Asortyment i ilości zafakturowane - RO Rozchody Asortyment i ilości wydane Przeglądając kontrakty, w zakładce [F2-cd.] można oglądać zamówienia wystawione do kontaktu: > Zamówienia - nagłówki > Zamówienia - pozycje Patrz też: Kontrakt serwisowy Umowa na świadczenie usług w określonym czasie, np. przez rok, po określonej cenie. SE Serwisowanie. Opis ogólny Patrz też: [OB] Kontrakt zakupu w systemie: ZO Zakupy (ZA Zamówienia zakupu) Dokumenty zakupu 4.14 FN Nota odsetkowa Dokumentuje odsetki należne od odbiorcy. Zwiększa należności od odbiorcy. Noty nie są ujmowane w Rejestrze Sprzedaży. Odsetki, noty odsetkowe 4.15 SD Wysyłka Dokument zawierający informacje o zawartości transportowanej przesyłki oraz o lokalizacji miejsca wysyłki (firma/oddział/magazyn) i miejsca dostawy (odbioru) (odbiorca + adres wysyłkowy). Dokumenty [SD] Wysyłka tworzy się na podstawie zamówień sprzedaży [ZL]. [ZL] o--> [SD] Wg dokumentu [SD] Wysyłka można utworzyć dokument magazynowy [RO] Rozchód. [SD] o--> [RO] Zarządzanie wysyłkami [SD][LD] 4.16 LD Załadunek Dokument wskazuje zawartość przewozu środkiem transportu, np. samochodem. Na dokument [LD] składają się dokumenty [SD] Wysyłka. [SD] [SD] o--> [LD] Zarządzanie wysyłkami [SD][LD] 4.17 ES Wycena produktu Jako dokument sprzedaży należy uznać dokument wyceny produktu (kalkulacja). W funkcji: Dokument wyceny [BM_DES10] powstaje dokument: [ES] Wycena produktu. [BOM] o--> [ES] Dokument ma identyfikator (numer) i pozostaje w bazie danych. Pozycje kalkulacji można korygować. Można dodawać i usuwać materiały i operacje. Technolog produkcji może przygotować kalkulacje uwzględniając potrzeby klienta i wymagania i ograniczenia wytwórcze. Do dokumentu wyceny można odwoływać się wielokrotnie. Dokument wyceny można wysłać jako załącznik do oferty, do zamówienia i do faktury sprzedaży. Kalkulacja. Dokument wyceny 5. Rodzaje pozycji Dokumenty zbudowane są z nagłówków i pozycji. Nagłówek (en: Header) zawiera dane ogólne, wspólne dla całego dokumentu np. numer, datę, identyfikator podmiotu (firma). Pozycje (en: Position), to szczegóły transakcji, np. sprzedawany asortyment na fakturze sprzedaży, kwoty i opis transakcji na nocie obciążeniowej. Rodzaje pozycji dokumentów sprzedaży 1. Sprzedaż towaru (magazynowa) [P] Dekret [WM] 2. Sprzedaż usługi (nie-magazynowa) [P] Dekret [WP] 3. Rabat od całej faktury [U] Dekret [WP] 4. Wydanie opakowania [X] Dekret [WO] 5. Zwrot opakowania [X] Dekret [AO] 6. Dodatkowy opis [D] 7. Inne uznania Ma (Nota uznaniowa) [P] Dekret [M2] 8. Inne obciążenia Wn (Nota obciążeniowa) [P] Dekret [WI] 9. Zaliczka - fakturowanie [P] Dekret [ZC] 10. Zaliczka - rozliczenie [R] Dekret [RC] 11. Sprzedaż towaru - korekta [K] Dekret [AM] 12. Sprzedaż usługi - korekta [K] Dekret [AP] 13. PTU należny [P] Dekret [WT] 14. Korekta (-) PTU należnego [K] Dekret [AT] 1. Sprzedaż towaru (magazynowa) [P] Sprzedaż towaru z wybranego magazynu. Sprzedaż w jednostce miary JmS (rozchodu) wg zapisu w karcie KIM. JmS można zmienić w funkcji: Korekta. Do sprzedaży można wybrać asortyment magazynowany, rodzaj: [Pw] [Pp] [Mz] [Pr] Rodzaje indeksów asortymentu Zatwierdzenie pozycji sprzedaży spowoduje rozchód towaru [RO] oraz ustalenie kosztu własnego sprzedaży (KwS) zgodnie z metodą wyceny rozchodu: L/F/E/S/W Metody wyceny zapasów Wartość sprzedaży zapisywana jest w rozrachunkach jako należność od odbiorcy. Program ostrzega, gdy na fakturze wpisuje się kolejną pozycję o takim samym indeksie. 2. Sprzedaż usługi (nie-magazynowa) [P] Sprzedaż asortymentu nie-magazynowanego (usługi). Do sprzedaży można wybrać z KIM asortyment nie-magazynowy, rodzaj: [Uw] (sprzedawany) Można wybrać także asortyment kupowany [Uo] Usługi obce: Parametr 0125. Rodzaje indeksów asortymentu Koszt własny sprzedaży (KwS) program ustali wg metody obliczania kosztu szacunkowego. Metodę podaje się w parametrach NA (pole: ProfBasU). Parametry systemu NA Wartość sprzedaży zapisywana jest w rozrachunkach jako należność od odbiorcy. Pozycja: Sprzedaż usługi to także sposób zwiększenia kwoty faktury o dodatkowe koszty (en: Charges), nieujęte w cenie towaru. Np. koszty transportu, itp. Faktura na minus (-). Dokument techniczny NOTE: Faktura z pozycją sprzedaży usługi na ilość minusową (-) tzw. sprzedaż na minus, służy często do korygowania (zmniejszania) kwoty wartości sprzedaży i PTU należnego, np. w przypadku potrzeby wystawienia faktury korygującej, gdy w bazie danych nie ma faktury korygowanej. Patrz: tzw. dokument techniczny. Także, gdy trzeba wystawić zbiorczą fakturę korygującą na rabat okresowy. Nazwę usługi pobraną z karty KIM można zmienić w locie, podczas wystawiania faktury. Zmieniona nazwa zapisywana jest w pozycji dokumentu. Trzeba oznaczyć parametr operatora 0629 [1] Można też zmienić nazwę asortymentu magazynowego - parametr operatora 0513 [1] NOTE: W pozycji sprzedaży magazynowej i nie-magazynowej można umieścić symbol odbiorcy końcowego (en: EndUser) towaru (lub usługi). Nagłówek dokumentu wskazuje na płatnika (Partnera, Pośrednika, Dealera) a pozycja na odbiorcę końcowego. Taki zapis pozwala na ewidencjonowanie sprzedaży poprzez partnerów oraz analizę i ocenę skuteczności i opłacalności dystrybucji poprzez sieci partnerskie (dealerskie). Partnerzy handlowi 3. Rabat od całej faktury [U] Rabat udzielony od wartości całej faktury. Udzielony rabat zmniejsza proporcjonalnie (wg stawek PTU) wartość sprzedaży netto i kwotę PTU. Rabat musi być 'rozbity' na poszczególne stawki PTU, gdyż trzeba wykazać jaka kwota rabatu przypada na poszczególne stawki podatkowe. Pozycję można zastosować także do zmiany kwoty PTU całej faktury. Rabat ten zależy od sumy wartości netto i PTU wszystkich pozycji dokumentu. Pozycję rabatu warto wpisywać jako ostatnią pozycję faktury sprzedaży. Zmniejszyć wartość sprzedaży (udzielić rabatu) można także rejestrując pozycję sprzedaży usługi (pozycja nie-magazynowa) na wartość ujemną (podać ilość minusową (-)). Rabat (pozycja rabatu) zapisany w zamówieniu nie jest przepisywany do faktury sprzedaży. Gdyż nie wszystkie pozycje mogą zostać przepisane np. brakuje towaru w magazynie, a to ma wpływ na kwoty rabatu. 4. Wydanie opakowania [X] Wydanie opakowania własnego ze wskazanego magazynu. Zatwierdzenie pozycji spowoduje rozchód z magazynu (dokument [RO]) Wydanie opakowania jest zwolnione z podatku PTU, więc nie jest ujmowane w rejestrze sprzedaży. Wartość wydanych opakowań zwiększa należności od odbiorcy i zapisywana jest w rozrachunkach. Patrz tez: Salda opakowań własnych Opakowania zwrotne 5. Zwrot opakowania [X] Zwrot opakowania własnego do wskazanego magazynu. Zatwierdzenie pozycji spowoduje przychód do magazynu (dokument [PR]) oraz zmniejszenie należności od odbiorcy. Wartość zwrotu nie jest ujmowana w rejestrze sprzedazży i nie ma wpływu na PTU. Patrz tez: Salda opakowań własnych Opakowania zwrotne 6. Dodatkowy opis [D] Dodatkowy opis, to np. szczegóły wykonanych usług, opisy warunków gwarancji. Treść można pobrać z: NA > Tabela opisów powtarzalnych [NA_TOP10]. Opisy można umieścić na dokumencie na dwa sposoby: * Pozycja dokumentu rodzaju: Dodatkowy opis [D] * Opis (memo) powiązany z pozycją * Dodatkowy opis [D] Pozycje dodatkowego opisu [D] można umieścić na fakturze na przemian z pozycjami sprzedaży, np. 1.Sprzedaż1 2.Opis1 2.Sprzedaż2 3. Opis2 lub jako jedyne, tj. pierwszą lub ostatnią pozycję faktury. Gdy pozycje [D] są komentarzem lub opisem pozycji sprzedaży, to na wydruku można je umieścić na przemian: sprzedaż, opis. Można to uzyskać: * w definicji wzorca ustalić numerację pozycji: -------------------------------------- şLş Pozycja - kolejny numer pozycji N3 -------------------------------------- * w parametrach NA poda kolejność pozycji wydruku: [1] Wg numerów pozycji. Na wydruku treść opisu ma szerokość 60 znaków * Opis pozycji (memo) Opis można powiązać bezpośrednio z pozycją. Tekst opisu można wpisać do pola opisu (memo). Nie stosować oddzielnej pozycji: Dodatkowy opis [D] Opisy: Memo i Remark Zapisywanie do pola memo pozycji dokumentu sprzedaży inicjuje się w menu zakładki (F2-cd) > Opis pozycji (memo) | ------------------------------- | | b .... | Opis jest powiązany z pozycja | c Opis pozycji (memo) | <--- Jest 'wewnątrz' pozycji sprzedaży o------------------------------------o Nie jest oddzielną pozycją Na wydruku treść opisu może przekraczać 60 znaków w jednej linii. Decyduje parametr znaku sterującego wzorcem: ţ72 Zawijanie Funkcje TrExtLang 7. Inne uznania Ma (Nota uznaniowa) [P] Pozycja innych uznań, zmniejsza wartość należności od odbiorcy. Wskazuje się pozycje pozostałą do rozliczenia w kartotece rozrachunków. 8. Inne obciążenia Wn (Nota obciążeniowa) [P] Pozycja innych obciążeń zwiększa wartość należności od odbiorcy. Inne uznania i obciążenia zwykle używa się do zapisu stanów początkowych (B.O.) rozrachunków z kontrahentami, gdy rozpoczyna się używanie programu. 9. Zaliczka - fakturowanie [P] Pozycja zaliczki (przedpłaty) rejestrowana na fakturze zaliczkowej. Podaje się kwotę zaliczki (brutto). PTU od zaliczki oblicza się metodą w stu, tj. kwota PTU = stawka PTU * brutto / (100 + stawka PTU) kwota netto = brutto - kwota PTU Kwota faktury zaliczkowej zapisywana jest w kartotece rozrachunków z odbiorcą. Faktura zaliczkowa powiązana jest z zamówieniem sprzedaży. Przedpłaty. Faktury zaliczkowe Po wystawieniu faktury zaliczkowej należy zarejestrować zapłatę w KB. Zarządzanie płatnościami 10. Zaliczka - rozliczenie [R] Pozycja rozliczenia zaliczki (przedpłaty) rejestrowana na fakturze, aby zmniejszyć wartość faktury z tytułu wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Przedpłaty. Faktury zaliczkowe 11. Sprzedaż towaru - korekta [K] Korekta albo anulowanie sprzedaży towaru. Zatwierdzenie pozycji sprzedaży magazynowej spowoduje utworzenie dokumentu zwrotu towaru w systemie magazynowym MG. Zwroty do i z magazynu Korekta zmniejsza należność od odbiorcy i zapisywana jest w rozrachunkach. Powstaje polecenie księgowania. 12. Sprzedaż usługi - korekta [K] Korekta albo anulowanie sprzedaży usługi. Zatwierdzenie pozycji sprzedaży usług zmniejsza należność od odbiorcy i zapisywana jest w rozrachunkach. Powstaje polecenie księgowania. 13. PTU należny [P] Wartość PTU należnego zapisywana jest do pozycji sprzedaży. Nie tworzy się odrębnej pozycji dokumentu. PTU (VAT) Opis ogólny (W systemie ZO tworzy się odrębną pozycję) 14. Korekta (-) PTU należnego [K] Wartość korekty PTU należnego zapisywana jest do pozycji sprzedaży dokumentu korygującego. Nie tworzy się odrębnej pozycji dokumentu. (W systemie ZO tworzy się odrębną pozycję) Rodzaje dokumentów a rodzaje pozycji Różne rodzaje dokumentów mogą zawierać różne rodzaje pozycji. Rodzaj dokumentu Rodzaj pozycji ---------------- -------------- Faktura sprzedaży Sprzedaż towaru (magazynowa) Sprzedaż usługi (nie-magazymowa) Rabat od całej faktury Wydanie opakowania Zwrot opakowania Dodatkowy opis Zaliczka-rozliczenie Faktura zaliczkowa Zaliczka-fakturowanie Inne uznania Inne uznania (Ma) Inne obciążenia Inne obciążenia (Wn) Parametry * 0615 [1] Zawsze sprzedaje usługi * 0513 [1] Zmieni nazwę towaru w NA, ZO Param operat 05xx 06xx 07xx 6. Wydruki dokumentów. Treść i forma Wzorce dokumentów Zawartość i wygląd dokumentów sprzedaży można dowolnie redagować przy użyciu edytora wzorców dokumentów. Można zmieniać pola w nagłówku i w pozycjach dokumentu, można zmieniać czcionki i dodawać ramki. Można dodać elementy graficzne, logo firmy, zdjęcia produktów i kody kreskowe. Wzorce dokumentów Przykłady Wzorce dokumentów i etykiet Kolejność pozycji Pozycje dokumentów sprzedaży na wydruku można ułożyć (sortować) w różnej kolejności: [1] Wg numerów pozycji (domyślnie), [2] Wg indeksów, [3] Wg nazw, [6] Wg lokalizacji w magazynie, itd. Kolejność wg lokalizacji w magazynie (wg miejsc składowania) ułatwia kompletację asortymentu do wysyłki. Kolejność ustala się w parametrach systemu NA. Parametry systemu NA Urządzenia wyjściowe W programie Trawers określeniem: Drukowanie nazywa się wysyłanie zestawień i dokumentów na urządzenia wyjściowe, np. drukarki oraz wysyłanie ich w formacie plików elektronicznych. Np. e-mail do systemów poczty elektronicznej, pdf, txt, html do innych programów, np. edytorów tekstów. Dokumenty sprzedaży można: * drukować na drukarkach * zapisywać do plików, w różnych formatach: PDF, HTML, TXT, XML * wyświetlać na ekranie (podgląd) * wysyłać e-mailem jako treści e-maili lub jako załączniki * zapisywać do plików w formacie komunikatów EDI * przetwarzać przez zewnętrzne programy, np. Notatnik, OpenOffice. Drukowanie 7. Przypadki szczególne 7.1 Faktury pro-forma (en: Proforma invoice) Faktury robocze, próbne. Faktury nie dokumentują zdarzeń gospodarczych. Dokument potwierdza zawarcie transakcji sprzedaży. Wysyłany do kupującego jeszcze przed wysyłką asortymentu. Informuje o szczegółach transakcji. Na podstawie faktury pro-forma zwykle oczekuje się przedpłaty (zaliczki). Takie faktury można utworzyć jako: a) [FA] Faktura sprzedaży. Na wzorcu umieścić pole, w którym program wydrukuje tekst: Pro-forma, gdy faktura będzie niezatwierdzona. b) [OF] Oferta sprzedaży. Wydrukować z adnotacją: Pro-forma. Ofertę można następnie przepisać do zamówienia i dalej do faktur sprzedaży. Użyć [OF] oferta a nie [ZL] Zamówienie, aby nie rezerwować asortymentu w magazynie i nie zwiększać należności. 7.2. Duplikaty faktur Duplikat, to faktura wystawiona ponownie. Zawiera takie same dane jakie ujęto na fakturze pierwotnej i dodatkowo napis: Duplikat i datę wystawienia duplikatu. W programie Trawers wydruki faktur drukowane są wg definicji wzorców. Drukowane informacje można pobierać ze zbioru dokumentów (te się nie zmieniają) oraz kartotek, np. kartotek odbiorców, rozrachunków i tabel słownikowych (te się zmieniają). Dlatego powtórny wydruk faktury z bazy danych, np. wydruk faktury sprzed kilku miesięcy lub z lat zamkniętych, może zawierać inną treść niż wydruk wykonany obecnie. Np. gdy odbiorca zmienił siedzibę, to adres może być inny na nowym wydruku lub gdy w międzyczasie zapłacono fakturę uprzednio nie zapłaconą. Aby duplikat zawierał takie same dane, to wydruki pierwotne faktur należy zapisywać w oddzielnym katalogu, w archiwum wydruków, w formacie gotowym do powtórnego wydrukowania. Najbardziej odpowiedni jest format PDF. E-faktury, e-archiwum W definicji wzorca można zapisać polecenie automatycznego zapisu kopii wydruku faktury do wskazanego katalogu (katalogu archiwum dokumentów). Należy użyć funkcji ţInnyWydruk{}. Wydruki kaskadowe i składane Duplikat wydrukowany z katalogu archiwum dokumentów ma taką samą treść jak faktura pierwotna. Archiwum danych Napis: Duplikat i datę wystawienia duplikatu można dopisać dopisać ręcznie na wydrukowanym dokumencie. Można także zapisać do archiwum fakturę z dopiskiem [Duplikat]. Przykład wzorca jest w opisie wydruków kaskadowych. Wydruki kaskadowe i składane 7.3. Podsumowanie kwot dokumentu Podsumowanie kwot wszystkich pozycji dokumentów, można zobaczyć na ekranie, w zakładce dokumentu F2-cd.. > Podsumowanie kwot dokumentu. o-- Dokument FA FA0002/07/12 ----------------------------------------------o | | | Wartość netto Kwota PTU Wartość brutto | | 3 200.75 PLN 736.19 PLN 3 936.94 PLN | | Zaliczka (+) 0.00 PLN | | Koszt sprzedaży (-) 2 245.62 PLN | | Koszt dodat MG (-) 0.00 PLN | | Marża (kwota) (=) 955.13 PLN Marża (%) 29.84 % Pozycji: 4 | | | | [ZL] Do realizacji: 1 500.00 | o--------------------------------------------------------------------------o [Zaliczka] Wartość zaliczki brana jest pod uwagę podczas obliczania marży, gdyż kwota zaliczki zmniejsza wartość netto w pozycji sprzedaży Trzeba dodać (+) wartość netto zaliczki do wartości netto faktury przed odjęciem kosztu sprzedaży [Koszt dodat MG] DKS% DKS Dodatkowy Koszt Sprzedaży można rozpisać na pozycje sprzedaży magazynowej i zmniejszyć marżę. Np. koszty transportu, koszty marketingowe, pośrednicy. Kontrola marży [ZL] Do realizacji Wartość netto zamówienia sprzedaży pozostała do zrelizowania 7.4 Ten sam asortyment w wielu pozycjach faktury Program sprawdza czy ten sam asortyment występuje w wielu pozycjach dokumentu. Pilnuje, aby przez pomyłkę nie wpisać wielokrotnie tego samego asortymentu. Gdy program wykryje podwójny asortyment, to wyświetla pytanie: o---------------------------------------------------------------o | Indeks [BARWNIK-INDYGO] już jest na tym dokumencie (poz 11) | | Czy kontynuować ? | o---------------------------------------------------------------o | TAK NIE | o---------------------------------------------------------------o Może powtarzać się, gdy sprzedaje się partie asortymentu z różnymi LOT/SER. 7.5 RefNo Numery referencyjne dokumentów Numery referencyjne RefNo, to są numery jednoznacznie identyfikujące dokumenty transakcyjne w bazie danych programu Trawers. Np. [SI-FA1234/01/13] Faktura sprzedaży [II-10/MG/WZ1234/01/13] Rozchód magazynowy [SH-000001/04/17] Wysyłka [SI-FA1234/01/19] Faktura sprzedaży Po wpisaniu RefNo funkcja wyświetla wskazany dokument. [SI-FA1234/01/19] pokaże fakturę: FA1234 z 01/2019 RefNo pozwala powiązać dokument (transakcję) z innym obiektem, np. e-mailem, kodem kreskowym odczytanym skanerem, dokumentem w e-archiwum. RefNo Numery referencyjne Dokumenty (transakcje) można powiązać z e-mailami w module TrEmail. TrEmail Poczta elektroniczna 7.6 Jedna transakcja a wielu nabywców W praktyce gospodarczej może się zdarzyć, że różni nabywcy (podatnicy PTU) kupują wspólnie jedną rzecz na współwłasność. NOTE: Poniżej dwa alternatywne rozwiązania. Oddzielne faktury P. Jak udokumentować taką sprzedaż w programie Trawers. O. Należy wystawić po jednej fakturze dla każdego z nabywców w wartości odpowiadającej udziałowi nabywcy we współwłasności nabywanej rzeczy (część rzeczy). Art. 2 pkt 6 ustawy o PTU: przez towary rozumiane są rzeczy oraz ich części. Przepisy nie zabraniają wystawienia jednej faktury sprzedaży na wielu nabywców. Jednakże w praktyce, przy użyciu systemu informatycznego, jedna faktura z wieloma nabywcami tworzy niepotrzebne utrudnienia i dodatkowe potrzeby rozbudowy programu. * Rozbudowa nagłówka faktury o wielu nabywców, płatników i adresatów * Rozbudowa wzorców faktur * Zmiana zapisów należności w rozrachunkach z rozbiciem na wielu płatników * Zmiana systemu analiz, statystyk i raportów uwzględniających różne udziały w rzeczy * Zmiana rejestrów sprzedaży i raportów JPK Wniosek: Należy wystawić oddzielne faktury dla każdego z nabywców. Dokumenty techniczne Aby wykazać sprzedaż w ramach jednej faktury (jednego numeru) można zarejestrować dodatkowe dokumenty techniczne rodzaju Faktura sprzedaży wypełniając dla nich pola: Numer obcy faktury (pole: FNumerNA). Jest to dodatkowy numer podawany na fakturze sprzedaży, np. podczas rejestrowania faktur wystawionych w innych programach, np. w biurze rachunkowym. Załóżmy, że jest trzech nabywców o udziałach: 33.3%, 33.3%, 33.4% Kolejno: 1. Rejestrujemy fakturę na pierwszego kontrahenta o numerze FA0001/09/21 podając 33.3% ilości i normalną cene co daje 33.3% wartości 2. Rejestrujemy fakturę na drugiego kontrahenta o numerze WE0001/09/21 33.3% ilości i normalną cenę co daje 33.3% wartości Po zarejestrowaniu faktury otwieramy zakładkę pod F2-Dokument -> Dane dodatkowe JPK V7 i wpisujemy: Nr obcy FA0001/09/21 (numer pierwszej faktury 3. Rejestrujemy fakturę na trzeciego kontrahenta o numer WE0002/09/21 podając 33.4% ilosci i normalną cene co daje 33.4% wartości Po zarejestrowaniu faktury otwieramy zakładkę pod F2-Dokument -> Dane dodatkowe JPK V7 i wpisujemy: Nr obcy FA0001/09/21 (numer pierwszej faktury) Dokumenty WE0001/09/21 i WE0002/09/21 to dokumenty techniczne, które spowodują rozchód z magazynu, utworzenie poleceń księgowania a w pliku JPK wykażą trzy odrębne pozycje. 7.7 Prowizja od sprzedaży W nagłówkach dokumentów sprzedaży jest informacja, komu naliczać prowizję Na ekranie jest pole: Sprzedał. Symbol zespołu handlowców. W tabelach prowizji informacja jaki naliczyć procent od wartości sprzedaży lub od wartości uzyskanej marży. Patrz szczegóły: Handlowcy. Zespoły. Prowizje 8. Tematy powiązane Przetwarzanie dokumentów Numerowanie dokumentów Zarządzanie zapasami Dokumenty zakupu Realizacja zamówień sprzedaży Przedpłaty. Faktury zaliczkowe Potwierdzanie zamówień sprzedaży PTU (VAT) Rejestry JPK Jednolity Plik Kontrolny Kartoteka rozrachunków Kontrola marży Cenniki sprzedaży Handlowcy. Zespoły. Prowizje Drukarki fiskalne. Fiskalizacja Wydruki kaskadowe i składane E-faktury, e-archiwum RA Zdalny dostęp odbiorców DC Data Collection RefNo Numery referencyjne Parametry NA Sprzedaż, należności Sprzedaż detaliczna Zestawy sprzedażne Archiwum danych Zarządzanie wysyłkami [SD][LD] Kalkulacja kosztów wytworzenia Wielo-walutowość Słowa kluczowe #Sprzedaż-Zamówienia #Sprzedaż-Dokumenty #Sprzedaż-Upusty #Sprzedaż-Marża #Sprzedaż-Limity #Sprzedaż-Cenniki #Sprzedaż-Odbiorcy 9. Pytania i odpowiedzi * Jak wystawić fakturę korygującą dane formalne? Wystawiono fakturę sprzedaży z błędną datą wystawienia. Jak wystawić fakturę korygującą dane formalne? Zarejestrować fakturę korygującą z jedną pozycją rodzaju: Dodatkowy opis [D] W pozycji tej wpisać: Powód korekty: błędna data wystawienia Było: xx.xx.xxxx Jest: yy.yy.yyyy Tak wystawiona faktura korygująca ma wartość 0 i nie zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży. Więcej informacji: Dokumenty sprzedaży
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści