www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Seradex: Inwentaryzacja zapasów 1. Opis ogólny 2. Dlaczego spis z natury jest niezbędny ? 3. Dokładnie wykonany spis z natury = Lepsza obsługa klienta 4. Dokładne spisy poprawiają proces uzupełniania zapasów 5. Planowanie kluczem do poprawnego spisu z natury 6. Planowanie 1. Opis ogólny Zasady rachunkowości wymagają wykonania corocznego spisu z natury. Często cykliczne podliczanie dokonywane jest przez zewnętrznych audytorów lecz coroczny spis z natury jest nadal najbardziej popularnym scenariuszem. Podczas gdy zasady rachunkowości nie narzucają metod przeprowadzania spisu z natury, w niniejszej artykule przedstawione zostaną procedury zaakceptowane przez większość zewnętrznych audytorów. Istnieje możliwość modyfikacji metod celem dostosowania ich do konkretnych wymagań. 2. Dlaczego spis z natury jest niezbędny ? Jeśli osoby dokonujące zliczania asortymentu nie będą zdawać sobie sprawy ze znaczenia posiadania dokładnego stanu zapasów, szanse na osiągnięcie pozbawionego błędu wyniku obliczeń są nikłe. Bardzo istotnym jest więc wytłumaczenie wszystkim osobom mającym wziąć udział w przedsięwzięciu, dlaczego spis z natury jest niezbędny. 3. Dokładnie wykonany spis z natury = Lepsza obsługa klienta Każda osoba w przedsiębiorstwie musi zdawać sobie sprawę z tego, że podstawowym celem sporządzenia spisu z natury nie jest sprawienie przyjemności księgowemu czy urzędowi skarbowemu. Podstawowym celem jest weryfikacja czy ilość na stanie w komputerze odzwierciedla to, co faktycznie znajduje się na półce. Personel do obsługi klientów musi mieć zaufanie co do dokładności ilości na stanie w komputerze. 4. Dokładne spisy poprawiają proces uzupełniania zapasów Większość systemów komputerowych tworzy imponujące raporty zakupów. Raporty te pokazują ilość każdego produktu w konkretnym magazynie, jakie będzie zapotrzebowanie klientów w najbliższej przyszłości oraz jaka ilość powinna zostać zamówiona od dostawcy lub z głównego magazynu. Co dzieje się, jeśli ilości w komputerze są błędne ? Katastrofa! Nie jest istotne jak bardzo wyspecjalizowane jest oprogramowanie,zamówione zostaną niewłaściwe ilości niewłaściwego produktu. 5. Planowanie kluczem do poprawnego spisu z natury Spis z natury to bardzo kosztowny proces. zazwyczaj wiąże się to z wysokimi kosztami pracy oraz straconym czasem produkcji. Jeśli wynik końcowy liczenia nie jest dokładny, pieniądze wydane na inwentaryzację są zmarnowane. Co można zrobić, aby inwentaryzacja zakończyła się sukcesem ? Ustalic datę liczenia. Zrobić to najwcześniej jak to tylko jest możliwe, po to, by wszyscy mieli czas na przygotowanie się. Należy unikać okresów, w których pracownicy są zbyt zaabsorbowani swoją pracą i mogą mieć problemy ze skupieniem się na wykonaniu dodatkowego zadania. 6. Planowanie Kluczem do zakończenia inwentaryzacji sukcesem jest jakość wysiłku włożonego w planowanie. Plany powinny określać to, kto i kiedy przeprowadzi spis z natury oraz to, jak zostaną przeprowadzone obliczenia. Cały proces powinien zostać udokumentowany ze względu na przyszłe inwentaryzacje. Zespołowi mającemu zająć się podliczaniem trzeba zapewnić instrukcje ze sporym wyprzedzeniem. Niektóre czynności poprzedzające liczenie: 1. Uprzątnięcie magazynu. Trzeba uprzątnąć, naprostować i zorganizować wszystkie obszary. Asortyment podlegający spisowi należy uporządkować tak, aby ułatwić jego spisanie. Jeśli wszystkie artykuły znajdują się w odpowiednich lokalizacjach to można przeprowadzić spis szybciej i bardziej dokładnie. Porządkowanie powinno zakończyć się nie później niż na dwa tygodnie przed samym liczeniem. 2. Jeśli czegoś nie ma w magazynie, to nie trzeba tego liczyć. W interesie wszystkich pracowników powinno być możliwie największe obniżenie stanów magazynowych przed dokonaniem spisu z natury. Jest to doskonały czas aby by 'pozbyć się pajęczyn' i uporać się z zadaniami, które wszyscy odłożyli na bok. Kilka rzeczy do rozważenia: * zrealizować wszystkie możliwe zamówienia zanim rozpocznie się inwentaryzacja * zamówić asortyment z terminem dostawy późniejszym niż data zakończenia spisu * pozbyć się przestarzałych oraz uszkodzonych przedmiotów przed rozpoczęciem liczenia * wyizolować przestarzały oraz wolno rotujący asortyment do oddzielnej lokalizacji * zwrócić wolno rotujący asortyment do dostawcy * uporządkować obszar przyjmowania zwrotów * w miarę możliwości przerabić materiały, aby mogły być ponownie użyte na produkcji * zorganizować wyprzedaż nadwyżki asortymentu * oznakować wszystkie towary przeznaczone do wysyłki * zaznaczyć wszystkie niemagazynowe obiekty, które nie muszą być podliczone, np. artykuły biurowe i z hali produkcyjnej, meble oraz sprzęt * ujednolicić lokalizacje asortymentu na półkach. Upewnić się, że ten sam produkt nie jest przechowywany na różnych półkach w ramach jednej lokalizacji - może to prowadzić do błędów w wyniku spisu. 3. Wstępne liczenie Należy rozważyć możliwość liczenia obszarów z nadwyżką asortymentu oraz z asortymentem wolno rotującym jeszcze przed zaplanowanym spisem z natury. Większość przedsiębiorstw stara się zliczyć swój cały asortyment w jeden dzień. To bardzo dużo pracy. Jeśli któreś pozycje asortymentu mogą być zliczone z wyprzedzeniem, presja związana z natłokiem prac się zmniejsza. Prawdopodobieństwo, że znaczna część asortymentu nierotującego, wolno rotującego oraz z nadwyżką zmieni lokalizację w ciągu tygodnia poprzedzającego spis z natury, jest znikome. Dlaczego więc nie podliczyć miejsc zawierających tego typu asortyment przed dniem faktycznej inwentaryzacji. Upewnić się, że pojemniki i półki podliczone wcześniej zostały oznakowane. I mieć na uwadze, że powinie być jakiś mechanizm dostosowujący te ilości jeśli jakaś część tych produktów zostanie sprzedana lub przyjęta na magazyn już po podliczeniu pojemnika. 4. W programie ERP * Zatwierdzić i wystawić wszystkie dokumenty odbioru, wydania i przelewów. * Przeanalizować zakończone zlecenia produkcyjne. * Przeprowadzić inwentaryzację według raportów z lokalizacji dla wszystkich pozycji asortymentu zmagazynowanego poza terenem przedsiębiorstwa - wyniki przedstaw dostawcom do zatwierdzenia lub weryfikacji. * Wszystkie pozycje magazynowe ze stanem ujemnym poprawić na 0. Stany ujemne mogą pojawić się z kilku powodów: - niezaksięgowane wpływy - pozycje wymienione w strukturze produktu, które w rzeczywistości nie są w niej wykorzystywane - pozycje odrzucone jako odpad i zastąpione innymi bez odzwierciedlenia tej operacji w programie ERP. 5. Zamówić niezbędne zapasy. Mogą to być karty do liczenia, notatniki i papier do drukarki. 6. Utworzyć podzieloną na strefy mapę magazynu. Uwzględnić każdą szafkę, regał, stojak, każde miejsce, w którym przechowywane są materiały. Upewnić się czy uwzględniono obszar odbioru, przeróbek oraz zwrotów do dostawców. Pamiętać, że podczas inwentaryzacji wszystkie pozycje magazynowe muszą zostać policzone. 7. Do wszystkich stref zaznaczonych na mapie przypisać zespoły pracowników. Zapobiegnie to nakładaniu się lub braku objęcia strefy spisem. Podczas ustalania ilości stref podliczeń pamiętać, że liczący zazwyczaj powinien być w stanie zliczyć między 50 a 120 pozycji na godzinę. Produkty 'trudne do przeliczenia', wymagające np. ważenia czy dokładnego zbadania, zajmują więcej czasu. Z drugiej strony, produkty w kartonach z zaledwie kilkoma sztukami na stanie mogą być policzone w kilka sekund. http://www.seradex.com/Support/ERP_WhitePapers/Physical_Inventory_Best_Practices_WhitePaper.pdf Tłumaczenie: Alina Sierocińska, styczeń 2012 Za zgodą autora
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści