www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści

Usługi serwisowe. [OB] Kontrakt sprzedaży

 1. OB Kontrakt sprzedaży w serwisie

 2. OB w serwisie: usługi i części

 3. OB w serwisie. Moduły: Zlecenia ZP

 4. Tematy powiązane

1. [OB] Kontrakt sprzedaży w usługach serwisowych

 1.0 Wprowadzenie

 Zastosowanie [OB] Kontrakt sprzedaży do realizacji usług serwisowych w Trawers ERP: 

  * etap przygotowania (parametry/KIM)
  * etap realizacji (kontrakt -> zamówienia -> fakturowanie)


 Zastosowanie [OB] Kontrakt sprzedaży w usługach serwisowych

   W serwisie [OB] działa jako umowa ramowa na wykonywanie czynności serwisowych 
   w ustalonym okresie (np. 12 miesięcy) i wg uzgodnionych stawek/limitów. 

   Do kontraktu [OB] wystawia się kolejne zamówienia sprzedaży (ZL), 
   np. miesięczne przeglądy, kwartalne konserwacje, abonament reakcja 24h, itp.

   W praktyce można spotkać dwa modele:

   1. Kontrakt na cykliczne czynności
      np. 'przegląd co 30 dni', 'konserwacja co 90 dni'.

   2. Kontrakt abonamentowy / SLA (ryczałt lub pakiet)
      np. stała opłata miesięczna + określone limity reakcji/czasu albo 
      pakiet 10 roboczogodzin na kwartał.


 1.1 Etap przygotowania - ustawienia parametrów (KIM)

   1. Co musi istnieć w kartotekach

   Aby usługa serwisowa 'realizowała' kontrakt, trzeba odpowiednio zdefiniowac asortyment KIM
   i jego parametry:

     * Usługi serwisowe jako asortyment niemagazynowy (czynności serwisowe)

     * (opcjonalnie) Produkty serwisowane (asortyment magazynowy), jeśli w SE prowadzi się
       kartotekę serwisowanych wyrobów/urządzeń

   2. KIM -> zakładka: Serwis 

   W KIM (zakładka Serwis) ustala się 'zachowanie pozycji w serwisie:'

     A) Usługa serwisowa (servicTN)

       * T - jeśli to czynność serwisowa, którą będzie wpisywana do zamówienia (ZL) i/lub do kontraktu.

     B) W ramach kontraktu? (srvWarTN)

       * T - jeśli ta usługa ma być elementem kontraktu (pozycja do wpisania do [OB] Kontrakt),
         czyli będzie 'ciągnięta' w ramach umowy serwisowej.

         To pole jest kluczowe, bo porządkuje katalog usług:

         * usługi 'kontraktowe' (wchodzą w OB i potem w ZL do kontraktu),
         * usługi jednorazowe (poza kontraktem).

     C) Co ile dni

       Stosować, gdy trzeba (warto) formalnie opisać cykliczność:

       * 30 - przegląd miesięczny
       * 90 - konserwacja kwartalna
       * 365 - przegląd roczny

       Taki zapis ułatwia serwisantowi/handlowi dobór usługi do kontraktu.

     D) Kompetencja serwisanta

       Można przypisać kompetencję (słownik AD_TTK10), np.:

       * ELEKTR
       * MECH
       * AUTOMATYK

       W praktyce to pomaga filtrować/organizować realizację w serwisie (kto powinien to robić).

   3. Przykładowe pozycje KIM (gotowe wzorce)

     Przykład 1: Przegląd okresowy co 30 dni

       KIM: `USL_PRZEGL_30D`

       * Usługa serwisowa? T
       * W ramach kontraktu? T
       * Co ile dni: 30
       * Kompetencja: np. MECH
         Opis: Przegląd okresowy urządzenia - zakres podstawowy

     Przykład 2: Konserwacja kwartalna co 90 dni

       KIM: `USL_KONS_90D`

       * Usługa serwisowa? T
       * W ramach kontraktu? T
       * Co ile dni: 90
       * Kompetencja: MECH/AUT
         Opis: Konserwacja kwartalna - smarowanie, regulacje, testy

     Przykład 3: Abonament SLA  reakcja 24h (ryczałt miesięczny)

       KIM: `USL_SLA_24H_MSC`

       * Usługa serwisowa? T
       * W ramach kontraktu? T
       * Co ile dni: 30 (jeśli rozliczać co miesiąc) albo 0 (gdy bez cykliczności)
       * Kompetencja: np. SERWIS
         Opis: SLA 24h - opłata abonamentowa miesięczna

     Przykład 4: Naprawa interwencyjna poza kontraktem

       KIM: `USL_NAPRAWA_INT`

       * Usługa serwisowa? T
       * W ramach kontraktu? N
         Opis: Naprawa interwencyjna - rozliczenie jednorazowe

 1.2 Etap realizacji - kontrakt i zamówienia (OB -> ZL -> FA)

   1. Zakładanie [OB] Kontraktu serwisowego (sprzedaży)

     W NA -> Kontrakty -> Rejestrowanie [N] założyc kontrakt, 
     w pozycjach wpisać usługi serwisowe (te z KIM, które mają W ramach kontraktu = T).

     W pozycjach kontraktu ustawić:

       * Termin obowiązywania: od.. do.. (np. 20xx-01-01 -> 20xx-12-31)
       * (opcjonalnie) Dostawa co ile dni - w praktyce: cykl wykonywania usługi (np. 30/90)

     Następnie przechodzi się przez statusy:
     N -> A -> P (a zamknięcie Z dopiero po zakończeniu umowy).

   2. Realizacja usług w ramach kontraktu

          (kolejne dokumenty)

     Przy usługach serwisowych najczęściej realizacja wygląda tak:

     OB (umowa/plan) -> ZL (zlecenie do wykonania / sprzedaż usługi) -> FA (rozliczenie)
          (bez RO, bo usługi są niemagazynowe; RO wystąpi tylko, jeśli doda się części magazynowe)

   Co program ułatwia

     * Podczas wystawiania ZL 'do kontraktu' program podpowiada ilości i ceny z pozycji kontraktu.
     * W kontrakcie możesz potem widzieć: zakontraktowane / zamówione / zafakturowane 
       (przy usługach zwykle ogląda się głównie zamówione i zafakturowane).

 1.3 Konkretne scenariusze realizacji (z przykładami)

   Scenariusz A: Cykliczny przegląd miesięczny (12 wizyt)

     Założenie kontraktu

       * Okres: 20xx-01-01 -> 20xx-12-31
       * Pozycja: `USL_PRZEGL_30D`
       * Ilość w kontrakcie: 12
       * Cena: np. 500 zł / przegląd
       * Co ile dni: 30

     Realizacja

       1. Styczeń: wystawienie ZL do kontraktu na 1 szt. `USL_PRZEGL_30D`
          (program podpowie cenę 500 zł)
       2. Po wykonaniu: wystawienie FA z ZL.
       3. Powtarzanie: co miesiąc.

     Kontrola w kontrakcie

       * Kontrakt: 12
       * Zamówiono: rośnie 1,2,3..
       * Fakturowano: rośnie po wystawieniu faktur

     To jest czytelny model 'ile zostało do wykonania i rozliczenia'.



   Scenariusz B: Konserwacja kwartalna (4 wizyty)

     Kontrakt

       * Pozycja: `USL_KONS_90D`
       * Ilość: 4
       * Co ile dni: 90

     Realizacja

       * Co kwartał ZL na 1 szt. i faktura.

     Plus praktyczny

       * Serwis/handlowiec widzi od razu w kontrakcie, ile wizyt już 'zeszło'.

   Scenariusz C: Abonament miesięczny SLA (12 rat)

     Kontrakt

       * Pozycja: `USL_SLA_24H_MSC`
       * Ilość: 12
       * Cena: np. 1000 zł / miesiąc
       * Co ile dni: 30 (jeśli przydatny opis cyklu)

     Realizacja

       * Na początku każdego miesiąca wystawia się ZL (1 szt.) i fakturę.

     Uwaga praktyczna

       * To jest przydatne, gdy firma chce mieć 'twardy' rytm rozliczeń i kontrolę. 
         Kontrakt pokazuje, które miesiące są już rozliczone.

   Scenariusz D: Kontrakt 'pakiet godzin' (np. 10h/kwartał)

     Jeżeli pakiet godzin rozlicza się 'sztukami' (np. 10 jednostek = 10 godzin), 
     to można to ująć jako usługę kontraktową.

     Kontrakt

       * Pozycja: `USL_PAKIET_GODZ` (usługa serwisowa, w ramach kontraktu = T)
       * Ilość: 40 (10h × 4 kwartały)
       * Cena: np. 200 zł / godzina (albo 0 zł, jeśli rozliczenie ryczałtem inną pozycją)

     Realizacja

       * Wystawienie ZL za faktycznie zużyte godziny po interwencji (np. 2h, 3h).
       * Faktura wg uzgodnionej metody (per h lub w ramach ryczałtu).

     Kontrola

       * Kontrakt pokazuje ile godzin 'zeszło' i ile zostało.

 1.4 Typowe błędy w serwisowych kontraktach i jak je szybko znaleźć

   1. Usługi nie da się dodać do kontraktu

     Najczęściej: w KIM usługa ma:

       * Usługa serwisowa? = N albo
       * W ramach kontraktu? = N

   2. Zamówienie nie podpowiada ceny/ilości

     Sprawdzić:

       * czy ZL jest faktycznie wystawiane do kontraktu
       * czy wskazuje właściwą pozycję kontraktu
       * czy kontrakt nie jest w statusie Zamknięty [Z]
       * czy data mieści się w terminie obowiązywania kontraktu

   3. W kontrakcie widać zamówiono, ale nie widać fakturowano

     To zwykle oznacza, że:

       * faktura nie została wystawiona do tego zamówienia,
       * albo nie jest spięta w sposób, który powoduje zliczanie do kontraktu (najczęściej 'poszła obok').

2. [OB] w serwisie: usługi i części

 2.0 Wprowadzenie

 [OB] Kontrakt sprzedaży w serwisie: usługi + części magazynowe

 Co daje kontrakt w serwisie

   * 'Trzyma' warunki handlowe: ceny/limity/ilości dla usług (i opcjonalnie dla części, jeśli ujmuje się w kontrakcie).
   * Pozwala kontrolować postęp: zakontraktowano ->zamówiono -> zafakturowano (usługi i części) oraz wydano (RO) dla części.
   * Ułatwia pracę: na ZL program podpowiada ceny/ilości z kontraktu (w zakresie pozycji kontraktowych).


 2.1 Etap przygotowania (parametry)

   1. KIM: usługi serwisowe (niemagazynowe)

   Dla usług, które mają wchodzić w kontrakt:

     * Usługa serwisowa? (servicTN) = T
     * W ramach kontraktu? (srvWarTN) = T
     * (opcjonalnie) Co ile dni - jeśli usługa cykliczna (30/90/365)
     * Kompetencja serwisanta - dla porządku organizacyjnego

     Przykłady usług kontraktowych:

     * `USL_PRZEGL_30D` - przegląd okresowy co 30 dni
     * `USL_KONS_90D` - konserwacja kwartalna
     * `USL_SLA_24H_MSC` - abonament SLA miesięczny
     * `USL_RBH` - roboczogodzina serwisowa (do rozliczania interwencji)

   2. KIM: części magazynowe (magazyn)

   Części magazynowe nie są 'usługą serwisową', ale w praktyce w serwisie:

     * utrzymuje się je jako normalny asortyment magazynowy,
     * wydaje na RO,
     * rozlicza na FA razem z usługą.

   Dwa podejścia do części w kontrakcie (oba spotykane):

     1. Części poza kontraktem (najczęściej): kontrakt obejmuje usługi/stawki, 
        a części idą wg cennika/rabatu klienta.
     2. Części w kontrakcie: do kontraktu wpisuje się wybrane części 
       (np. filtry/oleje/zestawy serwisowe) z uzgodnioną ceną i/lub limitem ilości.

   Jeśli celem jest pełna kontrola 'ile części poszło w ramach umowy', warto dodać 
   do OB pozycje części (najczęściej te powtarzalne: filtry, uszczelki, zestawy przeglądowe).

 2.2 Etap realizacji (OB -> ZL -> FA + RO)

   1. Założenie kontraktu serwisowego na [OB]

     W NA -> Kontrakty -> Rejestrowanie [N] zakłada się kontrakt z terminem (np. rok) i dodaje pozycje:

     Wariant A: kontrakt obejmuje głównie usługi

       Pozycje kontraktu (przykład roczny):

       * `USL_PRZEGL_30D` ilość 12, cena 500
       * `USL_RBH` ilość 40, cena 200 (pakiet roboczogodzin)
       * `USL_SLA_24H_MSC` ilość 12, cena 1000

       Części wchodzą potem na ZL 'z bieżących potrzeb'.

     Wariant B: kontrakt obejmuje usługi + wybrane części

       Jak wyżej + np.:

       * `FILTR_XYZ` ilość 12, cena 80
       * `OLEJ_5W30_1L` ilość 24, cena 25
       * `ZESTAW_PRZEGL_A` ilość 12, cena 150

     Następnie przechodzi sie statusami: N -> A -> P.


   2. Realizacja serwisu na zamówieniu sprzedaży (ZL) do kontraktu

     Wystawia sie ZL powiązane z kontraktem. Na pozycjach ZL zwykle lądują:

       * usługi (niemagazynowe) - np. przegląd, roboczogodziny,
       * części (magazynowe) - np. filtry, uszczelki, oleje.

     Program podpowiada ilości i ceny z pozycji kontraktu - dla tych pozycji, które są na kontrakcie.

   3. Wydanie części z magazynu (RO w MG)

     Jeżeli na ZL są części magazynowe, to w toku realizacji serwisu wykonuje się wydanie:

       * RO Rozchód (MG) - to jest faktyczne wydanie części.

     To RO zasila w kontrakcie kolumnę typu Wysłano/Wydano 
     (w opisie sprzedażowym: Wysłano wg RO).

   4. Rozliczenie: faktura (FA w NA)

     Po wykonaniu usługi i wydaniu części wystawia się:

       * FA Faktura (NA) do zamówienia

     W kontrakcie rośnie wtedy:

     * Fakturowano (dla usług i części, które są na fakturze).

 2.3 Scenariusze z przykładami (usługi + części)

   Scenariusz 1: Miesięczny przegląd + zestaw filtrów

     Kontrakt roczny

       * `USL_PRZEGL_30D` 12 × 500
       * `FILTR_XYZ` 12 × 80  *(jeśli części kontraktowane)*

     Realizacja stycznia

     1. ZL do kontraktu:

       * `USL_PRZEGL_30D` 1 szt.
       * `FILTR_XYZ` 1 szt.

     2. Magazyn: RO na `FILTR_XYZ` 1 szt.
     3. FA: fakturujesz usługę + filtr.

     Co widać w kontrakcie

       * Zamówiono: +1 przegląd, +1 filtr
       * Wysłano/Wydano (RO): +1 filtr
       * Fakturowano (FA): +1 przegląd, +1 filtr

   Scenariusz 2: Interwencja awaryjna - roboczogodziny + części 'ad hoc'

     Kontrakt

       * `USL_RBH` 40h × 200 (pakiet)
       * części poza kontraktem (wg bieżących cen)

     Realizacja zgłoszenia

     1. ZL do kontraktu:

       * `USL_RBH` 3 h
       * `PRZEKAZNIK_24V` 1 szt. (część magazynowa)
       * `BEZPIECZNIK_10A` 2 szt.

     2. RO: wydaje się: przekaźnik i bezpieczniki
     3. FA: fakturuje roboczogodziny + części

     Korzyści

       * Kontrola zużycia pakietu godzin w kontrakcie,
       * a części rozliczane normalnie (nawet jeśli nie były kontraktowane).

   Scenariusz 3: Abonament SLA + części tylko w ramach 'limitów'

     Kontrakt

       * `USL_SLA_24H_MSC` 12 × 1000 (abonament)
       * `USL_RBH` 24h × 0 (jeśli w cenie abonamentu - rozliczane ilościowo)
       * opcjonalnie: zestaw drobnych części kontraktowany ilościowo (np. bezpieczniki/filtry)

     Realizacja miesiąca

       * ZL: abonament 1 szt. + ewentualne RBH 2h + części
       * RO: wydanie części
       * FA: zależnie od modelu - fakturowanie tylko abonamentu albo abonamentu + nadwyżki

   4) Najczęstsze problemy w modelu 'usługi + części'

     A) Usługa serwisowa nie pojawia się/nie daje się dodać do kontraktu

       Sprawdzić KIM:

         * Usługa serwisowa? = T
         * W ramach kontraktu? = T

     B) Części nie liczą się do realizacji kontraktu

       To zwykle oznacza, że:

         * części nie są pozycjami kontraktu (wtedy kontrakt nie ma do czego ich porównać ilościowo),
         * albo dokumenty (ZL/FA/RO) nie są spięte do kontraktu (poszły obok).

     C) Wydano (RO) jest, ale fakturowanie w kontrakcie nie rośnie

       Najczęściej faktura:

         * nie jest wystawiona do tego ZL,
         * albo nie obejmuje tych pozycji.

3. [OB] w serwisie. Moduły: Zlecenia ZP

 3.0 Wprowadzenie

 OB -> ZL -> Zlecenie ZP (powiązane z ZL)

 ZP nie jest wiązane bezpośrednio z OB, tylko 'idzie przez' zamówienie sprzedaży)

 Procedura krok po kroku: 

 Kontrakt serwisowy z realizacją przez ZL i zlecenie produkcyjne

 3.1 Przygotowanie (jednorazowo / przed startem kontraktu)

   1. Załóż/usystematyzuj kartoteki usług serwisowych (KIM - niemagazynowe)
      Dla usług, które mają być realizowane w ramach kontraktu ustaw w KIM-> zakładka Serwis:

       * Usługa serwisowa? = T
       * W ramach kontraktu? = T
       * Kompetencja serwisanta (jeśli używacie)
       * Co ile dni  *tylko informacyjnie* (opis cyklu, bez automatycznego planowania)

     Przykłady pozycji usług:

       * `USL_PRZEGL_30D` (przegląd miesięczny)
       * `USL_RBH` (roboczogodzina serwisowa)
       * `USL_SLA_24H_MSC` (abonament SLA)

   2. Upewnij się, że części serwisowe są w kartotece asortymentu magazynowego (MG)
      Części będą realizowane przez wydanie magazynowe (RO) i rozliczane na fakturze razem z usługą.

 3.2 Utworzenie kontraktu (OB)

   3. Utwórz kontrakt serwisowy [OB]
      NA -> Kontrakty -> Rejestrowanie [N]

       * Ustaw termin obowiązywania (od.. do..)
       * Dodaj pozycje usług serwisowych (i ewentualnie części, jeśli chcesz je limitować w ramach kontraktu)
       * (opcjonalnie) wpisz Co ile dni jako informację o cyklu

   4. Przeprowadź kontrakt przez statusy

       * Akceptowanie [A]
       * Potwierdzanie [P]
         Kontrakt zamykaj [Z] dopiero po zakończeniu umowy.

 3.3 Realizacja cyklu serwisowego

     (OB -> ZL -> ZP -> realizacja -> FA + RO)

   5. Wystaw ZL (zamówienie sprzedaży) powiązane z kontraktem [OB]
      ZL jest dokumentem 'roboczym' do wykonania serwisu w danym okresie/zdarzeniu.

     Na ZL wpisz:

       * usługi (niemagazynowe): np. `USL_PRZEGL_30D` 1 szt. lub `USL_RBH` 3h
       * części (magazynowe): np. filtr, uszczelki, moduł, olej

     Program powinien podpowiedzieć ilości i ceny z kontraktu dla pozycji, 
     które są na OB (usługi i/lub części - zależnie co kontraktujecie).

   6. Utwórz zlecenie produkcyjne do ZL

     (ZP powiązane z zamówieniem sprzedaży)
     Zlecenie produkcyjne wiąże się z ZL, a nie bezpośrednio z OB.
     OB daje warunki i 'ramę', natomiast 'wykonanie' przechodzi przez ZL 
     i dopiero do niego przypinacie ZP.

     Przykłady, kiedy ma to sens w serwisie:

       * regeneracja podzespołu (np. regeneracja pompy) jako praca warsztatowa realizowana jak produkcja,
       * przygotowanie zestawu serwisowego/kompletacji,
       * naprawa wymagająca procesu technologicznego (testy, kalibracja, montaż).

   7. Zrealizuj zlecenie produkcyjne (ZP) i rozlicz wykonanie

     Po stronie produkcji realizujesz prace przypięte do ZL (a więc pośrednio do kontraktu).
     Efekt końcowy wraca do ścieżki sprzedażowej przez ZL.

   8. Wydaj części magazynowe (RO) dla pozycji z ZL

     Jeśli na ZL są części magazynowe, wykonaj ich wydanie: RO Rozchód (MG).
     To jest 'twardy' zapis, że część zeszła z magazynu na realizację serwisu.

   9. Wystaw fakturę (FA) do ZL

     Po wykonaniu usługi/prac (i po wydaniu części) wystawiasz FA do zamówienia ZL.
     Na FA zwykle trafia:
       * usługa (np. przegląd, roboczogodziny, abonament, regeneracja),
       * części (wg rzeczywiście zużytych/ wydanych).

 3.4 Kontrola realizacji kontraktu

   10. Sprawdź realizację ilości i wartości na kontrakcie OB

     Kontrakt zlicza realizację 'w locie' na podstawie powiązanych dokumentów:

       * OB - zakontraktowane
       * ZL - zamówione (do kontraktu)
       * FA - zafakturowane
       * RO - wydane (części)

     Ważne w Twoim modelu:

     ZP nie musi być widoczne/wiązane do OB, bo jest powiązane do ZL, 
     a to ZL 'spina' realizację kontraktu.

   11. Podejrzyj dokumenty wystawione do kontraktu

     W kontrakcie w zakładce [F2-cd.] podejrzysz zamówienia do kontraktu:
       * Zamówienia - nagłówki
       * Zamówienia - pozycje
        (ZP sprawdzasz z poziomu powiązań do danego ZL, zgodnie z Waszym obiegiem.)

 3.5 Przykłady (mini-scenariusze) - serwis z produkcją

   Przykład 1: Przegląd okresowy + wymiana filtra (bez ZP)

       * OB: `USL_PRZEGL_30D` 12 szt. + (opcjonalnie) `FILTR_XYZ` 12 szt.
       * ZL (styczeń): przegląd 1 szt., filtr 1 szt.
       * RO: filtr 1 szt.
       * FA: przegląd + filtr
       *(Tu ZP niepotrzebne.)*

   Przykład 2: Regeneracja podzespołu (z ZP do ZL)

       * OB: `USL_REGEN_POMPY` 4 szt. / rok (lub `USL_RBH` pakiet godzin)
       * ZL: Regeneracja pompy 1 szt. + części zużyte do regeneracji (łożyska/uszczelnienia)
       * ZP do ZL: technologiczna realizacja regeneracji (prace, testy)
       * RO: wydanie łożysk/uszczelnień
       * FA: regeneracja + części

   Przykład 3: Abonament SLA + interwencja warsztatowa (ZP)

       * OB: `USL_SLA_24H_MSC` 12 szt. + `USL_RBH` 40h
       * ZL: interwencja 3h + naprawa warsztatowa 1 szt. + części
       * ZP do ZL: wykonanie naprawy warsztatowej
       * RO: wydanie części
       * FA: RBH/naprawa + części (abonament fakturowany osobno miesięcznie lub razem  wg Waszej praktyki)

 3.6 Najczęstsze błędy w wariancie z ZP

   * ZP nie widać w kontrakcie - i nie musi być; kontrakt rozlicza się przez ZL/FA/RO. 
     ZP jest przypięte do ZL.

   * Nie podpowiada cen z kontraktu - sprawdź, czy ZL jest wystawione *do kontraktu* 
     i czy wskazujesz właściwe pozycje kontraktu.

   * Części rozchodzą się, ale kontrakt ich nie pokazuje jako w ramach - 
     jeśli chcesz limitować części na OB, muszą występować jako pozycje kontraktu; 
     inaczej będą poza kontraktem (choć nadal mogą być na ZL/FA/RO).


4. Tematy powiązane
  Architektura programu
  Serwisowanie. Opis ogólny
  Realizacja usług i projekty
  Scenariusz wykonania usługi

  Zlecenia produkcyjne
  Specyfikacja materiałowa
  Specyfikacja operacji

 Słowa kluczowe
 #TrawersERP-Architektura
 #Serwisowanie-Zlecenia
 #Serwisowanie-Usługi
 #Usługi-Serwisowanie
 #Pomoc-AsystentAI



www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści

Polityka prywatności Ustawienia Cookies