www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Zadania administratora programu Trawers ERP 1. Opis ogólny Opiekun programu Trawers, Użytkownik kluczowy (en: Key-User) Administrator IT Dlaczego potrzebny jest Opiekun Programu Trawers ? 2. Zadania administratora. Lista kontrolna 3. Narzędzia administratora Parametryzacja Uprawnienia Diagnostyka Wzorce dokumentów Raporty i analizy AutoRun Alerty 4. Prace okresowe Codziennie Co tydzień Co miesiąc Co roku 5. Przewodnik SUIT 6. Trawers ERP a umowa SLA 7. Kluczowe znaczenie dla organizacji 8. Tematy powiązane 9. Kurs szkoleniowy 1. Opis ogólny Tutaj opisane są zadania administratora programu Trawers, tj. osoby odpowiedzialnej za użytkowanie programu Trawers ERP w przedsiębiorstwie. W opisach będą stosowane, zamiennie, pojęcia: Opiekun programu Trawers, Administrator programu Trawers, Użytkownik kluczowy (en: Key-User). W istocie, najtrafniejsze jest określenie: Użytkownik kluczowy (Key-User). Pojęcie stosowane w opisie modelu zarządzania systemem ERP w organizacji: Key-User Driven Model. W takim modelu użytkownik kluczony (Key-User) to: * główny użytkownik i wewnętrzny konsultant ERP w firmie * osoba odpowiedzialna za testowanie, odbiór i poprawne użycie systemu * pierwszy punkt kontaktu w firmie w zakresie pytań i problemów związanych z ERP * ambasador i lider zmian 1.1 Rola Opiekuna Programu Trawers (Key-User) Podstawowe obowiązki: 1. Przygotowanie programu Trawers ERP do pracy w organizacji. 2. Stały nadzór nad poprawną i skuteczną eksploatacją programu w realizacji celów biznesowych. Zakres współpracy: - Ścisła współpraca z kierownictwem firmy oraz liderami działów (np. sprzedaż, zaopatrzenie, produkcja, księgowość). - Nadzór nad rolą programu Trawers ERP w realizacji strategii firmy. 1.2 Czynności administracyjne Opiekuna Programu 1. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników: - Przydzielanie ról i uprawnień operatorom programu. 2. Dokumentacja: - Tworzenie i aktualizacja poradników oraz dokumentów związanych z użytkowaniem programu. 3. Bezpieczeństwo danych: - Dbanie o integralność danych i ich ochronę, np. poprzez regularne kontrole oraz aktualizacje programu. - Zapewnianie ciągłości działania systemu. 4. Kontakt z producentem (Tres): - Korzystanie z konsultacji i pomocy serwisowej zgodnie z wykupionymi usługami. Usługi firmy Tres 1.3 Kompetencje Opiekuna Programu - Dogłębna znajomość funkcjonalności programu Trawers ERP oraz jego zastosowania w różnych działach firmy. - Umiejętność analizy zgłoszeń użytkowników pod względem treści i formy, w celu weryfikacji zasadności zgłoszonych problemów. Nie może to być osoba, która tylko '**przesuwa**' zgłoszenia od innych użytkowników do producenta programu Trawers ERP. Zgłoszenie problemu - Powinna to być osoba wspierana przez zarząd firmy, która pełni rolę lidera zmian. 1.4 Dlaczego potrzebny jest jeden Opiekun Programu ? 1. Zintegrowany system: - Program Trawers ERP obejmuje wiele obszarów działalności firmy (np. sprzedaż, zaopatrzenie, księgowość, produkcja). - Dane są wspólne dla wszystkich działów i użytkowników, co wymaga jednolitego nadzoru. 2. Efektywność: - Jeden opiekun zapewnia spójność w zarządzaniu i koordynacji użytkowania programu. 3. Komunikacja z Tres: - Wyznaczenie jednej osoby do kontaktu z firmą Tres usprawnia komunikację i konsultacje. 1.5 Usługi firmy Tres w ramach opłaty abonamentowej Krótkie konsultacje e-mailowe: - Konsultacje dla Opiekuna programu obejmują wskazanie rozwiązań i odwołania do Bazy Wiedzy. Dodatkowe prace: - Wszelkie analizy, zmiany lub rozbudowa programu wymagają dodatkowych opłat. Usługi firmy Tres 2. Zadania administratora Trawers. Lista kontrolna * Instalacja, aktualizacje, migracje programu Zapewnienie, że w organizacji pracuje najnowsze wydanie programu Patrz szczegóły: Instalowanie Aktualizacje * Konfiguracja i parametryzacja Uaktywniane niezbędnych modułów, definiowanie powiązań, ustawianie parametrów Patrz szczegóły: System parametrów Urządzenia wyjściowe Przygotowanie IT do drukowania * Definiowanie wzorców dokumentów Przygotowanie wzorców (szablonów) dokumentów odpowiednich do zastosowania w organizacji Patrz szczegóły: Wzorce dokumentów i etykiet * TrEmail. Konfiguracja, nadanie uprawnień, monitorowanie Zarządzanie e-mailami wysyłanymi i odbieranymi. Archiwizowanie e-maili Patrz szczegóły: E-mail Wbudowana poczta TrEmail * Monitorowanie użytkowania, sesje, komunikaty, powiadomienia Zarządanie sesjami, powiadomieniami. Konfigurowanie mechanizmów komunikacji. Patrz szczegóły: Zarządzanie sesjami * Monitorowanie użytkowania, logi (kronika operacji) Analizowanie logów pod kątem bezpieczeństwa i integralności danych Patrz szczegóły: Kronika operacji (log) * Zarządzanie bezpieczeństwem Uprawnienia do funkcji, obiektów, analiza realizowanych procesów Patrz szczegóły: Bezpieczeństwo. Mechanizmy Uprawnienia operatorów * Gospodarka zbiorami Patrz szczegóły: Zarządzanie bazą danych * Wymiana danych z innymi programami Definiowanie kanałów wymiany danych Nadzorowanie procesów wymiany Patrz szczegóły: Wymiana danych Wymiana plików CSV * Nadzorowanie pracy oprogramowania i infrastruktury EDI. Nadzorowanie kanałów i nośników wymiany komunikatów EDI. Administrator EDI. Patrz szczegóły: EDI Elektroniczna wymiana dokumentów * Procesy automatyczne AutoRun Definowanie i analiza procesów Patrz szczegóły: Procesy Autorun * Funkcje raportujące Pomoc użytkownikom przy tworzenia raportów wg własnych definicji Patrz szczegóły: Raporty i analizy * Definiowanie powiadomień i alertów Patrz szczegóły: Alerty. Wiadomości * Problemy: diagnozowanie i naprawianie Zgłaszanie problemów do producenta programu firmy Tres lub do Partnera Patrz szczegóły: Diagnozowanie i usuwanie problemów Zgłoszenie problemu * Potrzeby rozwoju programu Zgłaszanie potrzeb do producenta programu firmy Tres lub do Partnera Patrz szczegóły: Zgłoszenie potrzeby Ogólnie: Administrator odpowiada za to, aby nie powstał tzw. dług technologiczny tj. konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów związanych ze spłaceniem długu i odsetek. Patrz szczegóły: Dług technologiczny Kopia e-maila do firmy Tres Gdy zgloszenia kierowane są do Partnerów, to prosimy kopie e-maili wysyłać do firmy Tres (tres@tres.pl). Wiedza o potrzebach użytkowników umożliwia dalszy rozwój i doskonalenie programu Trawers ERP. 3. Narzędzia administratora * Parametry ogólne, systemów, ról i operatorów Parametry dopasowują standardowy program Trawers ERP, do szczególnych i unikalnych warunków środowiska eksploatowania oraz potrzeb użytkowych. Patrz szczegóły: System parametrów * Funkcje ustalania i prezentacji uprawnień Ochrona przed bezprawną ingerencją i przed przypadkowym lub celowym zniszczeniem lub zniekształceniem danych. Ochrona przed nieuprawnionym dostępem, szczególnie do wrażliwych danych. Patrz szczegóły: Uprawnienia operatorów * Globalna gospodarka zbiorami: aktualizacja, indeksowanie, weryfikacja Aktualizacja struktur zbiorów Specjalizowane operacje serwisowe Patrz szczegóły: Zarządzanie bazą danych * Raporty, analizy, zestawienia kontrolne Zadaniem raportów i analiz jest dostarczanie informacji i wiedzy na podstawie danych zgromadzonych w programie Trawers. Informacje te mogą być w formacie raportów, sprawozdań, wskaźników, itp. Patrz szczegóły: Raporty i analizy * Edytor wzorców dokumentów System umożliwia połączenie definicji wzorca z bazą danych w celu utworzenia dokumentów i etykiet o oczekiwanej zawartości informacyjnej i postaci (wyglądu) Patrz szczegóły: Wzorce dokumentów i etykiet * Tabela definicji struktury (mapowania) plików CSV Tabela definicji (mapowania) pozwala na opisanie struktury plików tekstowych (.CSV), pobieranych lub wysyłanych w poszczególnych systemach. Patrz szczegóły: Wymiana plików CSV * Funkcje tworzenia raportów wg własnych definicji Patrz szczegóły: Raporty i analizy * Tabela AutoRun AutoRun, to możliwość automatycznego wykonywania funkcji programu. Automatycznego tzn. bez konieczności wybierania pozycji z menu. Patrz szczegóły: Procesy Autorun * Funkcje SOA SOA (en: Service Oriented Architecture), to architektura zorientowana na usługi. SOA pozwala na wymianę informacji i integracje z innymi systemami informatycznymi. Patrz szczegóły: SOA Architektura wymiany danych * Globalne zmiany w zbiorach Program pozwala zmienić wartości we wskazanych polach (kolumnach) wskazanych zbiorów (tabel). Patrz szczegóły: Globalne zmiany pól w bazie danych 4. Prace okresowe 4.1 Codziennie * Tworzyć kopie zapasową * Przeglądać error.log * Rejestrować i analizować potrzeby i uwagi zgłaszane przez użytkowników Potrzeby i uwagi rejestrować w programie typu: Ticketing System, Issue Tracker, Incident Manager Lub programy pracy grupowej (en: GroupWare) Patrz też: RZ Projekty Zadania 4.2 Co tydzień * Przeglądać logi pod kątem niestandardowych zdarzeń, np. praca w nocy logowanie z nieznanych IP, błędne hasła * Wykonać funkcje techniczne: - indeksowanie, koniecznie z reorganizacją [R] - weryfikację globalną i ew. w poszczególnych systemach z automatycznym poprawianiem Patrz szczegóły: Zarządzanie bazą danych * Analizować zestawienia kontrolne Patrz szczegóły: Zestawienia kontrolne * Weryfikować procesy AutoRun, poprawność definicji i wyniki przetwarzania Patrz szczegóły: Procesy Autorun * Weryfikować procesy (usługi) SOA Patrz szczegóły: SOA Architektura wymiany danych 4.3 Co miesiąc * Sprawdzać, czy można prawidłowo odtworzyć dane z kopii zapasowej * Weryfikować uprawnienia operatorów * Zaznaczyć [#] nieaktywnych operatorów * Pobrać nowe wydanie programu Trawers i wykonać aktualizację zbiorów * Przeprowadzić szkolenie dla użytkowników (operatorów) nt. zmian i rozbudowy funkcjonalnej programu * Zebrać uwagi i potrzeby użytkowników (operatorów) nt. funkcjonalności programu Potrzeby i uwagi przekazać do producenta, firmy Tres Patrz szczegóły: Zgłoszenie potrzeby Zgłoszenie problemu * Sprawdzić spójność polityki upustów, marży i limitów kredytowych * Sprawdzić spójność polityki zarządzania zapasami * Przeglądać statystyki w poszukiwaniu nietypowych zjawisk: - kartoteki handlowe - kartoteki produkcyjne - działania marketingowe - wielkości podstawowych kartotek - wielkości zbiorów danych miesięcznych * Współpracować podczas zamykania okresu (miesiąca) 4.4 Co roku * Ustalać z kierownictwem firmy potrzeby realizacji celów biznesowych przy wykorzystaniu programu Trawers * Opracować kierunki usprawnień. Ustalić miary i kryteria oceny usprawnień * Usuwać nieużywane definicje Query, definicje raportów * Usuwać nieużywane wzorce dokumentów * Zweryfikować tabele dekretacji (symboli operacji) i warunki dekretacji * Wyszukać dublety w kartotekach kontrahentów * Zablokować nieaktywne karty indeksów KIM * Współpracować podczas inwentaryzacji * Współpracować podczas zamykania roku * Archiwować dane zbiorów okresowych Patrz szczegóły: Archiwum danych * Usunąć lub archiwizować pliki w katalogach pomocniczych: trInOut, trRaporty, trTemp 5. Przewodnik SUIT SUIT to przewodnik po czynnościach wdrożeniowych, których celem jest ustalenie stanów początkowych danych i przygotowanie użytkowników. Przewodnik SUIT może być także przydatny podczas użytkowania wdrożonego programu. Przypomina o czynnościach nadzorowania, porządkowania, diagnozowania, naprawiania. Patrz: SUIT Przewodnik wdrożenia 6. Umowa SLA a Trawers ERP SLA (en: Service Level Agreement) Gwarantowany Poziom Obsługi, Gwarancja Jakości Świadczonych Usług. Umowa SLA zapewnienia ciągłość działania systemów informatycznych. Ustala zasady utrzymania i poprawiania poziomu jakości usług związanych z systemami informatycznymi: infrastrukturą, oprogramowaniem systemowym i aplikacjami użytkowymi. Trawers ERP a umowa SLA Opisano miejsce firmy Tres i programu Trawers ERP w kontekscie obowiązków i odpowiedzialności wynikających z umowy SLA. Patrz szczegóły: Umowa SLA a Trawers ERP 7. Trawers ERP. Kluczowe znaczenie dla organizacji Kluczowe procesy biznesowe Kluczowe procesy biznesowe (en: Business Critical), to są procesy operacyjne niezbędne (krytyczne) dla funkcjonowania firmy. Najczęściej są procesy (działania) związane ze sprzedażą, finansami, obsługą klienta, logistyką, obrotem pieniężnym, zarządzaniem zapasami magazynowymi, zarządzaniem produkcją i usługami. Rola oprogramowania Podstawowe procesy operacyjne wspierane są przez oprogramowanie. Trawers ERP wspomaga funkcjonowanie firmy dostarczając funkcje operacyjne i rozwiązania organizujące podstawowe procesy biznesowe. Wskaźnik Business Critical Przy pewnej skali funkcjonowania firmy program Trawers ERP obsługuje i wspomaga jej procesy podstawowe i niezbędne (krytyczne). Na przykładzie doświadczeń własnych i informacji publikowanych, można wskazać że program ERP, w tym program Trawers ERP, jest programem o znaczeniu krytycznym dla biznesu, gdy w instalacji znajduje się 10 lub więcej sesji. Taka liczba sesji oznacza wielu użytkowników jednocześnie korzystających z programu. A to wskazuje, że ERP jest centralnym narzędziem w wielu obszarach działalności firmy. Użytkownicy polegają na ERP podczas realizacji swoich specjalistycznych procesów. ERP synchronizuje te procesy. Dostarcza niezbędnych danych na bieżąco, w czasie rzeczywistym. Trawers ERP ma znaczenie krytyczne dla przedsiębiorstwa O tym czy Trawers ERP ma znaczenie krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa (organizacji) powinno zdecydować kierownictwo. Jeżeli kierownictwo firm uzna, że Trawers ERP ma znaczenie krytyczne, powinno przyjąć na siebie szereg zobowiązań. Obszary: * Komunikacja i współpraca * Wsparcie techniczne i zasoby * Monitoring i zarządzanie ryzykiem * Zapewnienie bezpieczeństwa * Współpraca przy aktualizacjach i ulepszeniach * Zabezpieczenie ciągłości działania Patrz szczegóły: Trawers ERP. Kluczowe znaczenie dla organizacji 8. Tematy powiązane Mechanizmy bezpieczeństwa Diagnozowanie i usuwanie problemów Aktualizacja programu Utrzymanie instalacji IT Kronika operacji (log) Zarządzanie sesjami Key-User Driven Direct Model Słowa kluczowe #Admin-Zadania #Admin-Narzędzia #Admin-Bezpieczeństwo #Admin-Instalowanie #Admin-OpiekunTrawersERP 9. Kurs szkoleniowy S100 Administrowanie programem. Podstawy Wykłady i ćwiczenia na temat instalowania i parametryzacji programu. * Instalowanie programu. Ogólnie * Klucz licencyjny [licencja.txt]. Zawartość i instalowanie. * Aktualizowanie programu * Usuwanie programu * Definiowanie ról i uprawnień ról * Definiowanie: operatorzy, hasła, preferencje, parametry, warunki (filtry) * TrEmail: skrzynki, foldery, podstawy odbierania i wysyłania e-maili * AutoRun: definicje procesów, przykłady * Schematy numerowania: dokumenty i kartoteki * Zarządzanie zbiorami dokumentów okresowych * Zgłaszanie problemów
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści