www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Alerty i raportowanie. Opisy 1. Opis ogólny 2. Słownik pojęć 3. Definiowanie alertu 3.0 Zapisy w tabeli alertów 3.1 Tabela alertów 3.2 Częstotliwość i zakres monitorowania 3.3 Warunki Query 3.4 Treść raportu 3.5 Adresaci alertów 3.6 Katalog ftp: Przykłady alertów 4. Raporty z przetwarzania alertów Katalog \TrRaporty 5. Definicje alertu. Zaawansowane Monitorowanie różnych pozycji dokumentu Porównanie z wartością wyliczoną Delegowanie nieodebranego alertu Zapisy w różnych zbiorach. RaportyXML Przerywanie emisji alertu Wykonywanie funkcji w AutoRun Wysyłanie RaportyXML do kontrahentów 6. Monitorowanie alertów w trybie AutoRun Proces: AD_PAL10 Link symboliczny 7. Przykłady alertów Alerty wbudowane Wezwania do zapłaty Wezwanie do dostawy Tworzenie pliku CSV Stan realizacji zamówienia sprzedaży Pobieranie e-faktur z e-archiwum Przetwarzanie odebranych e-maili 8. Definiowanie alertów. Samodzielnie czy zlecić innym ? 9. Powiadomienia, wiadomości 10. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Alert Alert (ogólnie), to jest sygnał o wystąpieniu monitorowanego zjawiska. Alert w programie Trawers ERP, to jest mechanizm reagowania na wystąpienie określonych zdarzeń lub spełnienie ustalonych warunków. W tabeli alertów [327 Alerty Definicje] ustala się warunki, które uaktywniają wysłanie raportu do podanych adresatów. Raport może zawierać dodatkowe polecenia, które inicjują kolejne procesy, np. zapisy danych do wskazanych zbiorów lub wykonanie funkcji SOA. Monitorowanie zdarzeń i warunków W programie Trawers ERP wykonuje się wiele procesów, które wymagają nadzoru (monitorowania). Trzeba obserwować przebieg procesów, warunki realizacji i rezultaty (wyniki). Monitorowanie można zautomatyzować i uwolnić użytkowników (operatorów) od potrzeby ciągłego nadzorowania pracy i wyników programu. Do automatyzacji monitorowania służy mechanizm alertów. Raportowanie Zadaniem alertu jest prezentowanie i wysyłanie raportu, gdy wystąpi zdarzenie, lub zostanie spełniony określony warunek (wystąpi zdarzenie, en: Event, Business Event). Np. wpłynie nowe zamówienie sprzedaży, poziom zapasów spadnie poniżej minimum, upłynie termin płatności zobowiązań. Zapisy do bazy danych Oprócz wysyłania raportów, alert może dopisać lub poprawić zapisy w bazie danych. Można budować złożone procesy przetwarzania danych bez umiejętności programowania. Alert może wykonać funkcje: ţ..{} Grupa: Rejestrowanie w bazie danych Np. ţKontakt{} - Zapisuje planowany kontakt w terminarzu RK ţEmailOznacz{} - Oznacza e-mail symbolem operatora ţSOA{} - Wykonuje funkcję SOA Największe możliwości mają funkcje ţSOA{} w bibliotece funkcji TrExt. Jest możliwość wywołania każdej funkcji SOA, także tych które rejestrują dokumenty w zbiorach transakcyjnych programu Trawers ERP. Funkcje TrExt Wysyłanie dokumentów Alert może automatyzować wysyłkę dokumentów, np. automatycznie wysłać e-mailem faktury sprzedaży do kontrahentów, u których, w karcie wskazano, że wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur sprzedaży w formie elektronicznej (pole: eDokFV). Schemat alertu -------------------------------------------------------------------------------- Zdarzenie ---> Monitorowanie ---> Analiza warunków ---> Działanie (akcja) -------------------------------------------------------------------------------- (en: Event ---> Monitoring Strategy ---> Triger Creteria ---> Action to Take) Alerty działają jak wirtualny asystent, który w określonych odstępach czasu kontroluje dane ze sprzedaży, księgowości czy produkcji i przekazuje informacje do odpowiednich osób. Rola użytkownika ogranicza się jedynie do zdefiniowania zestawu parametrów. Moduł alertów sprzyja automatyzacji pracy. Uwalnia użytkowników od ręcznej, powtarzalnej pracy. Pozwala zająć się pracą bardziej analityczną. Dopiero alert przypomina, że trzeba podjąć działania w programie. Automatyzacje w Trawers ERP Procesy automatyczne W mechanizmie alertów połączono właściwości przetwarzania szczególnie przydatne w procesach automatycznych: * możliwość ustalenia harmonogramu (częstotliwości) przetwarzania * możliwość ustalenia adresatów wysyłki wyników (raportów) * możliwość ustalenia urządzeń wyjściowych, do których skieruje się wyniki * możliwość definiowania zawartości i wyglądu (postaci) wyników * możliwość połączenia procesów przetwarzania alerów z innymi procesami automatycznymi, np. kaskadowe wydruki zestawień standardowych i kaskadowe wydruki dokumentów wg wzorców. Wydruki kaskadowe i składane * możliwość odczytania parametrów sterujących zapisanych przez operatorów. Patrz też: Procesy w Trawers ERP Ostatnie wybory operatorów Przykładowy raport:
Wysyłanie raportów do różnych adresatów
Raporty można wyświetlać, drukować i wysyłać:
* Do operatorów, tj. użytkowników programu Trawers
* Do odbiorców
* Do dostawów
* Do pracowników
Zakres zastosowań jest praktycznie nieograniczony, np.
* Powiadamianie dostawców produktu o brakach w magazynie
* Powiadamianie odbiorców o opóźnieniach na produkcji
lub nadchodzących terminach rozliczeń
* Powiadamianie dłużników o terminie zapłaty zaległych zobowiązań
* Powiadomienie banku (faktora) o wystawieniu faktury sprzedaży
Dzięki takiemu rozwiązaniu, utrzymywanie kontaktów z kontrahentami
może odbywać się automatycznie, co zmniejsza zakres prac użytkowników programu.
Definiowanie treści raportu
Użytkownik może definiować zawartość wyświetlanego raportu zgodnie
z własnymi potrzebami, z uwzględnieniem tego, czy w danej sytuacji bardziej
korzystne jest informowanie o wydarzeniach oddzielnie, czy grupowanie ich
według produktu, dostawcy lub odbiorcy, którego dotyczą.
Może również określać dodatkowe informacje, które zostaną wyświetlone
w raporcie na podstawie automatycznych obliczeń z danych udostępnionych
do pracy programu.
Np. do powiadomienia dotyczącego zamówienia do realizacji można dodać
podsumowanie wagi produktów dla celów określenia kosztów wysyłki.
Wysyłanie na różne urządzenia wyjściowe
Treść raportu (powiadomienie) można:
* Wysłać e-mailem
E-mail Używanie poczty TrEmail
* Wydrukować na drukarce
Drukowanie
* Wyświetlić na ekranie
Urządzenia wyjściowe
* Przekazać do innego programu urządzeniem: [Polecenie]
Urządzenie wyjściowe. Polecenie
Moduł alertów pozwala na jeszcze lepsze wykorzystanie programu Trawers
w obsłudze przedsiębiorstw współpracujących z wieloma kontrahentami.
Moduł sprzyja automatyzacji pracy, co jest bardzo korzystne zwłaszcza przy
wieloetapowych procesach produkcyjnych lub przy obrotach dużą ilością towarów.
Korzystanie z modułu pozwala w dużym stopniu ograniczyć obciążenie
organizacyjne przedsiębiorstwa. Swobodna regulacja ustawień alertów,
m.in. czasu wysyłania powiadomień oraz częstości ich ponawiania,
ułatwia przepływ informacji i terminowe wykonywanie zobowiązań,
a przy tym zapewnia pożądaną elastyczność w obsłudze procesów firmy.
Niektóre funkcje alertów
* Automatyczne wysyłanie wezwań do zapłaty
Nie trzeba wchodzić w rozrachunki, listować, sortować i drukować
zestawień. Program sam wysyła wezwania do zapłaty. Wystarczy określić
częstotliwość i treść.
Alerty. Przykłady
* Just-in-Time - sprzedaż bez zapasów
Na koniec dnia program wysyła raport do dostawcy z listą zamówionych
towarów, które dostarcza. Dzięki temu nie ponosimy kosztów przechowywania
asortymentu i mieścimy się w czasie realizacji zamówienia.
Alerty. Przykłady
* Uruchamianie zewnętrznych narzędzi
Program za pomocą poleceń może uruchamiać inne narzędzia i np.
sterować urządzeniami, wysyłać wiadomości SMS itp.
To tylko kilka przykładowych zastosowań. Ponieważ alert może odnosić się
do dowolnego pola danych w programie, porównywać, wyliczać i prezentować
gotowe informacje, liczba zastosowań jest praktycznie nieograniczona.
Raporty wysyłane za pomocą mechanizmu alertów mogą też mieć dowolny układ
graficzny, który nada się im za pomocą funkcji TrExt.
Funkcje TrExt
Inteligentne filtrowanie
Alerty wysyłają raporty tylko do kontrahentów, których dotyczą.
Np. do dostawcy, o przekroczeniu stanów minimalnych dla towarów, które on dostarcza;
do odbiorcy, o stanie realizacji jego zamówienia.
Dzięki temu ma się pewność, że informacje dotrą tylko tam, gdzie powinny.
Definicje alertów w plikach .xml
Definicje alertów można zapisać do plików .xml i wczytywać z plików .xml (F3-pliki).
To pozwala gromadzić definicje do późniejszego wykorzystania jako baza (wzorzec)
do tworzenia kolejnych, nowych definicji alertów.
Pliki .xml z definicjami alertów można odbierać od i wysyłać do innych użytkowników
programu Trawers.
Alerty w katalogu ftp.tres.pl/alerty
Gotowe, przykładowe definicje alertów można pobrać z https://ftp.tres.pl/alerty
Katalog: ftp.tres.pl
2. Słownik pojęć
Alerty (en: Alerts)
Powiadomienia o wystąpieniu zdarzeń lub powstaniu warunków, w których
takie zdarzenia mogą wystąpić.
Alerts check for the occurrence of relevant events or conditions under
which such events might occur.
Autoresponder
Automatyczne odpowiadanie nadawcom e-maili.
Program autorespondera zawiera procedury wyszukiwania i wnioskowania
jaką odpowiedź i do kogo wysłać. Procedury mogą być zapisane (zaszyte)
bezpośrednio w kodzie programu lub wykonane w funkcji: Alert
E-mail AutoResponder
AutoRun (en: Autorun)
Możliwość automatycznego wykonywania funkcji programu, bez konieczności
wybierania pozycji z menu.
AutoRun Procesy automatyczne
The option of running the software's processes automatically, without
referring to the menus
Częstotliwość sprawdzania alertu (en: Monitoring frequency)
Częstotliwość, z jaką funkcja alertu sprawdza, czy nie wystąpiły
zdarzenia podane w jego definicji.
Frequency at which the alert function checks for the occurrence of
the events specified in the alert definition.
Częstotliwość raportowania (en: Alert frequency)
Częstotliwość, z jaką funkcja alertu generuje raport o wystąpieniu zdarzenia.
Rekord spełniający warunek zostanie zapamiętany. W kolejnym sprawdzeniu
nie będzie brany pod uwagę dopóki nie minie określony czas.
Definicja alertu (en: Alert definition)
Określa cechy alertu i treść komunikatów wyświetlanych w raporcie.
Determines alert features and contents of the report.
Monitorowanie alertu
Sprawdzanie czy wystąpiło zdarzenie podane w definicji. Sprawdzać można
ciągle (funkcja pracuje w tle w AutoRun) lub okresowo (funkcje wywołać ręcznie).
Raport (en: Report), Sygnał
Powiadomienie w przypadku wystąpienia monitorowanego zdarzenia
(en: Notification if the event occurs)
RZ Projekty Zadania
System RZ Projekty Zadania służy do planowania, rejestracji wykonania i kontroli
prac wykonywanych przez zespoły. System RZ opiera się na tworzeniu zadań.
Program może automatycznie zapisywać zdania, gdy wystąpią określone zdarzenia
lub zostaną spełnione określone warunki.
w ten sposób także system RZ wykonuje zadania alertu.
RZ Projekty Zadania
Query (warunki) (en: Query)
Query określa warunki, które muszą być spełnione, aby uznać, że wystąpiło
monitorowane zdarzenie. Query nakłada warunki na wskazany zbiór danych,
np. Rozrachunki w NA (należności od odbiorców)
Patrz: Raportowanie wg warunków Query
Zapytania wg warunków Query
Słownik danych
Słownik danych (en: Data Dictionary DD, Database Dictionary) zawiera
informacje o bazie danych programu Trawers, tj. nazwy techniczne i opisowe
tabel (zbiorów danych) i kolumn (pól) w tabelach.
Powiadomienia (raporty) generowane przez alerty mogą zawierać dowolne informacje
pobrane z bazy danych programu Trawers. Podczas tworzenia definicji alertu
użytkownik korzysta ze słownika danych.
Baza danych. Słownik
Symulacja
Próbne (testowe) wykonanie alertu. Zapisy będą tylko do pliku raportu.
Nie będą drukowane ani wysyłane e-mailem.
Urządzenie wyjściowe (en: Output device)
Urządzenie, na które wysyłany jest raport. Np. wyświetlenie na ekranie, wydruk .pdf, itp.
Urządzenia wyjściowe
Device on which the report is displayed. Options include on-screen
notifications, .pdf printouts etc.
Wartość wyliczona (en: Calculated value)
Wyliczenia na podstawie wartości zawartych w zbiorach danych.
Jeżeli takie dane mają się znaleźć w raporcie, to należy umieścić
je bezpośrednio w jego definicji.
Calculations based on values contained in datasets. If they are to be
included in the report, they must be input in the report definition
directly.
Funkcje sterujące wydrukiem (en: Printing control functions)
Funkcje sterujące układem graficznym we wzorcach dokumentów.
Funkcje TrExt
Functions which control the graphical layout in document templates.
3. Definiowanie alertu
3.0 Zapisy w tabeli alertów
Definicje alertu zapisuje się w tabeli.
W tabeli są dane używane podczas przetwarzania alertu wg schematu:
Zdarzenie ---> Monitorowanie ---> Analiza warunków ---> Działanie (akcja)
* Zdarzenie
- które dane objęte są monitorowaniem, jakie właściwości (cechy, wielkości)
są analizowane
- system, zbiory, pola
* Monitorowanie
- częstotliwość, dni, godziny, powtarzalność, dane okresowe (miesięczne)
* Analiza warunków
- które zapisy w bazie danych należy przetworzyć (warunki Query)
* Działanie (akcja)
- generowanie treści raportu
- ustalanie adresatów
- wskazywanie urządzenia wyjściowego
- kanały powiadomień
- dopisywanie do bazy danych
- aktualizowanie danych w bazie
3.1 Tabela alertów
AD > AD > Alerty Tabela [AD_TAL10]
o-- Alerty -----------------------------------------------------------o
|A Symbol --- Nazwa ---------------- Ostatni alert Nast wykonanie |
| |
| BEZEMA Odbiorcy bez e-mail 20xx.06.07 11:26 . . 00:00|
| JD0001 Wezw do zaplaty wg rozrach 20xx.10.18 19:11 . . 00:00|
|# PZ0001 Email: faktura z archiwum 20xx.01.24 17:12 . . 00:00|
| PZ0002 Email: lista faktur okresu 20xx.01.24 16:57 . . 00:00|
|# PZABON Zamówienia na usługi 20xx.05.09 11:30 . . 00:00|
| PZAPEX Abonamenty do realizacji 20xx.03.09 11:30 20xx.03.24 11:30|
|# PZCZAS Czas odpowiedzi na e-mail . . 00:00 . . 00:00|
|# RK0001 Ile dopisano maili 20xx.01.09 11:25 . . 00:00|
| |
| |
o---------------------------------------------------------------------o
| F2-rap, F3-plik, F5-wykonaj, F6-symuluj, F7-zmień, Z/F8-dop, F9-usuń|
o ---o-- --o---- ---o------ ----o----- ---o---- --o----- ---o---o
| | | | | | |
| | | | Zmienia | Usuwa
Wyświetla | Wykonuje | Dopisuje definicję
utworzony | obliczenia | definicję
raport | |
| Symuluje obliczenia
Zapisuje definicję
do pliku / czyta z pliku
3.2 Częstotliwość i zakres monitorowania
Karta definicji alertu
o-- Alert ------------------------------------------------------------------[X]o
| Symbol 000001 Czy są nowe zamówienia sprzeda Priorytet 2 |
| Status |
| System NA Sprzedaż, należności |
| Zbiór 314 Zamów/Oferty_Nag NA (bież) Ilość okresów 0 |
| |
| Wykonać co 0 dni 0 godzin 15 min. W godzinach 08:00 - 16:00 |
| Ująć ponownie N po dn. godz. min. |
o- Adresaci -------------------------------------------------------------------o
|- --- Adresat ------------------------- --- Urządzenie wyjściowe ------------ |
|U AA Adam Abacki Administrator EKRAN0 Przeglądanie |
| |
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
| F2-def raportu, F3-query, U/F7-zmień, F8-dopisz, F9-usuń, F10-info |
o------------------------------------------------------------------------------o
Status: [ ] Aktywny - alert może być wykonany
[#] Nieaktywny - alert jest pomijany
Priorytet: Priorytet, jaki otrzyma emitowane powiadomienie.
Możliwe wartości:
[0] wartość domyślna (tak jak [5])
[1] tylko komunikat na pasku powiadomień (nie przerywa pracy operatora)
[2] tylko komunikat na pasku powiadomień (nie przerywa pracy operatora)
[3] komunikat na pasku powiadomień oraz okno z informacjami
[4] komunikat na pasku powiadomień oraz okno z informacjami
[5] komunikat na pasku powiadomień oraz okno z informacjami
[6] komunikat na pasku powiadomień (czerwony) oraz okno z informacjami
[7] komunikat na pasku powiadomień (czerwony) oraz okno z informacjami
[8] komunikat na pasku powiadomień (czerwony) oraz okno z informacjami
[9] komunikat na pasku powiadomień (czerwony) oraz okno z informacjami
Powiadomienia, zdarzenia
NOTE: Gdy priorytet [3]..[9] i emisja na ekran, to program przerywa pracę
i wyświetla komunikat. Operator powinien zareagować.
Klawiszem potwierdzić odczytanie.
System: System, w którym znajduje się monitorowany zbiór, np. NA
Zbiór: Monitorowany zbiór, np. 314 Zamów/Oferty_Nag NA
Ilość okresów: Monitorować [n] okresów obliczeniowych
zbiorów okresowych, np. faktur sprzedaży
1 - tylko bieżący
2 - bieżący i poprzedni
... itd.
Wykonać co: Wykonać alert co DD dni GG godzin MM minut
Program wykonuje alert, gdy nadszedł lub minął czas wykonania.
Wykonanie zaczyna się od sprawdzenia warunków Query (F3).
Jeżeli są spełnione, to alert zostanie wykonany.
Program wyznacza termin wykonania tak:
do daty ostatniego sprawdzenia warunków dodaje [Wykonać co]
Wykonuje alert, gdy: (SPRDATA.SPRCZAS + CODNI.COGODZ.COMIN <= TERAZ)
Ująć ponownie: [T] Ująć ponownie pozycje (rekordy), które już zostały przetworzone
Pozycje zbioru (rekordy), które spełniają warunek Query,
zostaną ponownie ujęte w kolejnych wykonaniach tego alertu.
Podanie [co]: 0 dn. 0 godz. 0 min. spowoduje, że rekordy
będą ujmowane w każdym wywołaniu alertu.
Podanie [co]: NN dn. NN godz. NN min. spowoduje, że rekordy
będą ujęte ponownie dopiero po upływie tego czasu.
[N] Nie ujmować ponownie. Przetworzyć tylko jeden raz
Pozycje zbioru (rekordy), które spełniają warunek Query,
zostaną ujęte w alercie tylko jeden raz.
Kolejne wykonania tego alertu pominą rekordy,
które już wcześniej zostały ujęte.
3.3 Warunki Query
Warunek Query określa, które zapisy w wybranym zbiorze należy przetworzyć.
Alert będzie przetwarzany, gdy zapisy w zbiorze spełniają podany warunek Query.
Jeżeli żaden zapis nie spełni warunku, alert nie będzie przetwarzany.
Patrz: Raportowanie wg Query
Zapytania wg warunków Query
3.4 Treść raportu
Definiowanie treści raportu emitowanego przez alert.
Raport może zawierać elementy (sekcje):
* Temat
Nazwa raportu. Ogólne określenie zawartości
* Nagłówek
Zwykle: nazwy kolumn pod którymi będą dane pozycji
* Pozycje
Pola z rekordu
Zwykle: dane (wartości) z poszczególnych rekordów zbioru
Powtarzające się zapisy z bazy danych
* Stopka
Zwykle: podsumowanie wartości rekordów pozycji
o-- Alert. Definicja raportu -----------------------o
| |
o------> | Temat: Nowe zamówienia sprzedaży |
| | |
| o----> o-- Nagłówek ---------------------------------------o
| | | -- Numer --- -- Data -- -- Odbiorca ------- |
| | | |
| | | |
| | o--> o-- Pozycje ----------------------------------------o
| | | | @NUMER @DATA @ODBDOST @ODNAZWA |
| | | | |
| | | o> o-- Stopka -----------------------------------------o
| | | | | |
| | | | o---------------------------------------------------o
| | | |
| | | o---- Stopka Podsumowanie raportu
| | o------ Pozycje Powtarzające się zapisy z bazy danych
| o-------- Nagłówek Tekst wprowadzający
o---------- Temat
Pola dodatkowe
Raport może zawierać wartości pól monitorowanego zbioru oraz pola
dodatkowe, które zawierają wartości nieobecne bezpośrednio w zbiorach
a konieczne do prawidłowego zbudowania raportu lub warunku.
Program sam generuje i podpowiada pola dodatkowe w zależności od
wybranego zbioru głównego. Pola dodatkowe oznaczono znakiem (x).
dodatkowe
Np. pole: Ilość w KSOM (x) <-- pola dodatkowe
|
v
o-- Pola danych ----------------------------o
| MAG Mag |
| MAGNAZWA Nazwa magazynu (x) |
| INDEKS Indeks KIM |
| JM Jm zapasu (x) |
| EAN13 Kod EAN13 (Barcode) (x) |
| MWARTOSC Wartość zapasu w magazynie (x) |
| MILOSC Ilość w KSOM (x) |
| MCENA Cena zakupu (koszt) |
| DATAPROD Data produkcji |
o-------------------------------------------o
MILOSC Ilość w KSOM
Ilość w KSOM, jest polem dodatkowym koniecznym do zbudowania warunku
dla alertu pokazujacego zapasy poniżej normy min.
Takie pole jest konieczne, gdyż pole: Ilość w karcie KSOM jest wypełniane
tylko przy metodzie wyceny E i S. Przy metodach wyceny F i L pole nie
jest wypełnione. Program liczy w locie ilość wg zbioru cen L/F.
I właśnie pole: Ilości w KSOM obliczane jest w locie dla potrzeb alertu.
MWARTOSC Wartość zapasu w magazynie
Także pole MWARTOSC Wartość zapasu indeksu (pozycji w magazynie)
liczone jest w locie dla potrzeb alertu.
Pola w raporcie zapisane są w postaci @NAZWA_POLA, np. @ODMIASTO.
Pola z danymi w: Temat, Nagłówek, Stopka
Jeżeli temat, nagłówek lub stopka zawierają pola z danymi,
to powstanie kilka raportów, osobny dla każdej wartości pola.
Np. jeżeli w nagłówku raportu umieszczono pole: dane kontrahenta, to dla
każdego kontrahenta będzie przygotowany i wyemitowany osobny raport.
Funkcje TrExt
Raport może zawierać funkcje, np. elementy graficzne, obliczenia,
przetwarzanie warunkowe.
Funkcje TrExt
Przykład raportu wynikowego:
o---------------------------------------------------o
| Alert: Z00010 Nowe zamówienia sprzedaży |
| Data: 20xx.09.30 21:13 |
| |
| Temat: Nowe zamówienia sprzedaży |
| |
| -- Numer --- -- Data -- -- Odbiorca --------- |
| 000004/09/12 20xx.09.30 000001 ALFA Sp.z o.o. |
| 000012/09/12 20xx.09.30 000326 FERMATA S.c. |
| |
o---------------------------------------------------o
3.5 Adresaci alertu
Adresatami alertu mogą być:
* osoby do kontaktu u kontrahentów
* pracownicy
* operatorzy
Najczęściej adresatami są operatorzy, użytkownicy programu, którzy wykonują
różne zadania i mają różne role i uprawnienia.
Dlatego raporty można adresować do operatorów powiązanych z różnymi
zapisami (rekordami) i obiektami w bazie danych programu.
Raport można wysłać:
* Do operatora, który jest powiązany z odbiorcą (pole w karcie odbiorcy)
do którego wysłano ofertę sprzedaży
* Do operatora, który jest domyślnym operatorem w magazynie z którego
będzie wydanie towaru na fakturę sprzedaży
* Do operatora, który zarejestrował zamówienie sprzedaży
Raporty (alerty) adresowane do operatorów mogą zawierać przypomnienia
np. o zbliżających się terminach upływu ważności oferty, o potwierdzeniu
zamówienia zakupu przez dostawcę, o pobraniu zamówienia do kompletacji.
Adresaci (przykłady)
o-------------------------------------------------------o
| [U] Operator |
| [R] Rola |
| [E] Pracownik |
| [B] Odbiorca |
| [V] Dostawca |
| [C] Kontrahent ze zbioru 199 |
| [P] Przedstawiciel handl w karcie odbiorcy ze zb 199 |
| [Q] Operator w karcie odbiorcy ze zbioru: 199 |
o-------------------------------------------------------o
Dla każdego adresata zostanie przygotowany raport. Raport zostanie
wyemitowany na wskazanym urządzeniu wyjściowym, np. wysłany e-mailem,
wydrukowany na drukarce lub pokazany na ekranie monitora.
Dla adresatów typu [C] Kontrahent ze zbioru, [M] Główny dostawca indeksu,
[P] Przedstawiciel handl i [Q] Operator w karcie odbiorcy
zostaną przygotowane raporty zawierające tylko informacje ich dotyczące.
Tak samo zostaną przygotowane raporty gdy adresatami będą:
[Y] Operator w karcie magazynu ze zbioru: ... (operator odpowiedzalny za magazyn)
[W] Wystawił ze zbioru: ... (operator wystawiający dokument)
Np. jeżeli badanym zbiorem jest zbiór dokumentów sprzedaży, to raporty
skierowane do głównego dostawcy będą zawierały tylko te indeksy, których
jest głównym dostawcą. Raporty skierowane do odbiorcy będą zawierały
tylko jego dokumenty.
Alerty skierowane na ekran zostaną wyświetlone w chwili, gdy operator
lub kontrahent zaloguje się do systemu.
Kontrahent może logować się do systemu używając funkcji systemu
[RA] Zdalny dostęp kontrahentów.
RA Zdalny dostęp odbiorców
RA Zdalny dostęp dostawców (beta)
Alerty wysyłane e-mailem, adresowane są do osób do kontaktu odbiorcy,
które mają oznaczenie: Email [T] (zgoda na otrzymywanie e-maili).
Osoby do kontaktu
Urządzenia wyjściowe
3.6 Katalog ftp: Przykłady alertów
W katalogu: https://ftp.tres.pl/alerty/ są przykłady definicji alertów:
[v] Potwierdzenie zamówienia sprzedaży
[v] Informacja o należnościach
[v] Stan realizacji zamówienia sprzedaży
[v] ... itd.
Alerty te można użyć wprost w działalności firmy lub użyć jako wzór
do budowania własnych, indywidualnych alertów.
Patrz też:
Alerty i raportowanie. Przykłady
4. Raporty z przetwarzania alertów
Raporty z przetwarzania alertów program zapamiętuje w plikach,
w katalogu: \TrRaporty.
Nazwy plików zawierają symbol alertu i temat raportu:
--------------------------------------
ad_alert_R00010_StanRozrach_n3gar3.txt
-------- ------ ----------- ----------
--o--- ----o------ --o-------
| | |
Symbol Nazwa Nazwa
definicji alertu losowa
Pliki raportów można przeglądać: AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami.
Raporty z przetwarzania
5. Definicje alertów. Zaawansowane
Użycie poniższych rozwiązań wymaga znajomości funkcji TrExt,
w szczególności wykorzystania ich do sterowania procesem wydruku,
wyliczania wartości i zapamiętywania wartości w rejestrach.
Funkcje TrExt
Monitorowanie różnych pozycji dokumentu
Metoda warunków Query porównuje wartości różnych pól jednego rekordu (zapisu)
we wskazanym zbiorze danych.
Query. Zapytania wg warunków
Query nie daje możliwości monitorowania i porównywania pól wielu rekordów,
np. wielu pozycji jednej faktury sprzedaży.
Np. przy użyciu Query nie można ustalić czy w fakturze jest pozycja z indeksem:
[Czajnik] a nie ma pozycji z indeksem: [Łyżeczka do herbaty].
W przypadku, gdy szukane dane zawarte są w różnych pozycjach, można użyć Alert
oraz funkcje TrExt i utworzyć odpowiedni raport z oczekiwanymi informacjami.
Porównanie z wartością wyliczoną
Query porównuje wartości pól zapisanych w zbiorze, np. ILOSC i CENA.
W Query nie można budować warunków z wartościami wyliczanymi, np. ILOSC*CENA > 100.
Dlatego nie można monitorować wielopozycyjnej faktury sprzedaży,
aby ustalić, czy wartość dokumentu przekracza określoną kwotę,
lub ustalić, czy zapas asortymentu w magazynie zmalał do 80% stanu minimalnego.
Także w tym przypadku, odpowiednie porównania można zapisać bezpośrednio
w treści raportu używając funkcji TrExt.
Delegowanie nieodebranego alertu
W przypadku, gdy alert został skierowany na ekran operatora,
to można sprawdzić, czy został odebrany. Jeżeli nie został odebrany,
to można wyświetlić kolejny alert innemu operatorowi.
Należy monitorować zapisy w zbiorze: Kronika zdarzeń [316]
Wyemitowany alert zostanie zapisany do kroniki z następującymi danymi:
---------
SYMBOL - [TRALERT]
NADAWCA - Symbol alertu
ODBIORCA - Symbol operatora
STATUS - [N] Alert czeka na odczytanie lub jest wyświetlany
[ ] Odczytano, zapis zostanie usunięty
DATA,CZAS - Data, czas wystąpienia alertu
PRIORYTET - Priorytet alertu
DANE - Nazwa pliku raportu
---------
Budując query należy uwzględnić pola STATUS, SYMBOL, NADAWCA, ODBIORCA, DATA i CZAS.
Określając datę i czas trzeba uwzględnić, że zapis o odczytaniu nastąpi
dopiero po zakończeniu pracy operatora.
Budując raport, można wstawić treść pierwotnego alertu używając funkcji
ţTreśćPliku{}
------------------------
ţTreśćPliku{ţFragment{@DANE;2;};utf-8}
------------------------
Funkcje TrExt
Zapisy w różnych zbiorach. RaportyXML
Ograniczenie funkcji Query
--------------------------
Funkcja: Query porównuje wartości pól jednego rekordu w jednym zbiorze danych.
Nie umożliwia porównania wartości pól dwóch różnych zbiorów.
Aby porównać wartości dwóch różnych zbiorów:
- Utworzyć odrębne definicje alertów dla każdego zbioru
- Utworzyć dodatkowy alert monitorujący wystąpienia tych alertów
w zbiorze: Kronika zdarzeń [316]
Alert taki sprawdza jednoczesne wystąpienie alertów częściowych.
Gdy wystąpią, to emituje powiadomienie.
Służą do tego funkcje TrExt.
Zastosowanie RaportyXML
-----------------------
Zalecanym rozwiązaniem jest przygotowanie zestawienia w RaportyXML w PM,
który umożliwia pracę na kilku zbiorach. Proces alertów może cyklicznie
wykonywać RaportyXML i zależnie od jego treści generować powiadomienia.
RaportyXML
P: Jak w alercie cyklicznie wykonywać RaportyXML ?
O: Monitorować dowolny zbiór, np. Parametry AD (212)
Ustawić: [Ująć ponownie] na [T] i podać 0 dni 0 godz 0 min.
W definicji alertu dać wywołanie funkcji:
[ţRaportCSV{symbol raportu}]
Funkcje TrExt
Poniżej podano przykład wykorzystania mechanizmu alertu do wysyłania
wyników obliczeń RaportyXML do kontrahentów.
Użycie [ţIndeks1{}] i [ţRekord{}
--------------------------------
Inna możliwość, to użycie [ţIndeks1{}] i [ţRekord{}]
do pobrania i analizy danych z innych zbiorów.
Następnie przerwanie lub emisja alertu, zależnie od warunków zapisanych
w treści alertu przy pomocy funkcji TrExt.
Funkcje TrExt
Przerywanie emisji alertu
Emisję alertu można przerwać używając: ţPrzerwij
Funkcje TrExt
Wykonywanie funkcji w Autorun
Alert może wysłać raport na urządzenie: Polecenie
A to oznacza, że może wykonać funkcje IdProces w trybie AutoRun
Urządzenia wyjściowe
Procesy AutoRun
RaportyXML. Wysyłanie do kontrahentów
Poniżej są przykłady alertów. Podano tam metodę tworzenia
i wysyłania raportów do kontrahentów, których dotyczą dane raportu.
Zastosowano metodę zamiany zbioru, na którym pracuje alert, na zbiór CSV
utworzony z RaportyXML.
W treści alertu umieszcza się polecenie wykonania: ţRaportCSV{}
Wczytanie raportu i wybranie zapisów, które dotyczą aktualnego kontrahenta.
RaportyXML
Funkcje TrExt
6. Monitorowanie alertów w trybie AutoRun
Monitorowanie alertów można wywołać w trybie AutoRun.
Tak wywołany proces alertu działa cały czas w tle.
Wykonuje kolejno wszystkie aktywne [ ] alerty, na które nadszedł czas
lub którym minął czas wykonania.
Procesy AutoRun
Proces: AD_PAL10
Z powłoki systemu operacyjnego należy wywołać proces: [AD_PAL10]
---------------------------------------------------
tr5x.exe --operator=AA --firma=HA --proces=AD_PAL10
--------------------o----------o---------- ----o---
| | |
symbol symbol |
operatora firmy |
|
Proces ---o
Alerty Monitorowanie
Proces [AD_PAL10] działa w pętli sprawdzając alerty.
Proces można go zakończyć w funkcji:
AD > Trawers > Kronika i monitoring operacji > Aktywne sesje > Sterowanie
Proces można także zakończyć poleceniem systemu operacyjnego, np. kill.
Zarządzanie sesjami
Link symboliczny
Wygodnym rozwiązaniem może być utworzenie linku symbolicznego
do programu Trawers o wyróżnionej nazwie np. tr5x_alert.exe
---------------------------------------------------
ln -s tr5x.exe tr5x_alert.exe
---------------------------------------------------
Wówczas proces wywołuje się tak:
---------------------------------------------------------
tr5x_alert.exe --operator=AA --firma=HA --proces=AD_PAL10
---------------------------------------------------------
Zakończenie:
---------------------------------------------------
killall tr5x_alert.exe
---------------------------------------------------
Procesy AutoRun
Trawers sam w sobie nie kontroluje ilości sesji uruchomionego procesu AD_PAL10.
Wywołany proces monitorowania alertów działa cały czas w tle,
więc jeśli wstawimy w cron wywołanie procesu monitorowania alertów,
to będzie on uruchamiał kolejne sesje.
Należy stworzyć skrypt, służący do uruchamiania procesu monitorowania alertów,
który sprawdzi czy proces jest już uruchomiony.
Przykładowa konstrukcja:
if [ -z '$(pgrep -f proces=AD_PAL10)' ] ;
then
./tr5x64.exe //gtnul --firma=FF --operator=AA --proces=AD_PAL10
fi
7. Przykłady alertów
Alerty wbudowane
Alerty. Przykłady
W programie jest kilka predefiniowanych alertów, które można wykorzystać
bezpośrednio, tj. skopiować z szablonu i używać lub potraktować jako wzór
do zbudowania własnych.
Wezwania do zapłaty
Można seryjnie wysyłać wezwania do zapłaty na adresy email kontrahentów,
np. gdy zapłata jest opóźniona 14 dni lub więcej.
Alerty. Przykłady
Wezwania do dostawy
Można automatycznie wskazywać opóźnienia w realizacji zamówień dostawy.
Alert porównuje ilości zamówione i dostarczone w pozycjach zamówień.
Alerty. Przykłady
Tworzenie pliku CSV
Raport tworzony przez alert może mieć format wydruku, e-maila lecz także
format pliku CSV. Przykład: dane o sprzedaży dla faktora.
Alerty. Przykłady
Powiadomienie o zaległych należnościach
Alert powiadamia przedstawiciela handlowego z karty odbiorcy o zaległych
płatnościach sprzed 7 dni.
Alerty. Przykłady
Stan realizacji zamówienia sprzedaży
Raport do odbiorcy o stanie realizacji jego zamówienia.
Alerty. Przykłady
Zapisywanie terminów w kalendarzu internetowym
Kontakty planowane w systemie RK Rynek Kontakty można zapisać w kalendarzu
internetowym, np. Kalendarz Google
Alerty. Przykłady
Pobieranie e-faktur z e-archiwum
Alert pozwala 'wydobyć' e-faktury (w formacie PDF)
zapisane w e-archiwum (archiwum faktur elektronicznych).
Alerty. Przykłady
Autoresponder
Alert może automatyczne odpowiadać na e-maile.
Program autorespondera zawiera procedury wyszukiwania i wnioskowania
jaką odpowiedź i do kogo wysłać. Procedury mogą być zapisane (zaszyte)
bezpośrednio w kodzie programu lub wykonane w funkcji: Alert
E-mail AutoResponder
8. Definiowanie alertów. Samodzielnie czy zlecić innym ?
Aby samodzielnie budować definicje alertów trzeba poznać budowę bazy danych
programu Trawers. Poznać strukturę i zawartość zbiorów (tabel), pól (kolumn)
i ich powiązania (relacje).
Informacje te podane są w słowniku danych.
Słownik danych
Trzeba także poznać technikę budowania zawartości powiadomień (raportów) i ich
wysyłania na różne urządzenia wyjściowe (wyświetlanie, drukowanie, wysyłanie e-maili, itp.)
Zasady i techniki najlepiej poznać analizując gotowe alerty: standardowe i umieszczone na ftp.
Katalog: ftp.tres.pl
Warto się tego nauczyć, jeżeli planuje się budować wiele alertów.
Cała potrzebna wiedza jest dostępna.
Jeżeli jest to praca jednorazowa, to lepiej zlecić zadanie Partnerom lub firmie Tres.
9. Powiadomienia, zdarzenia
Powiadomienia (en: EventNotification), to są informacje wysyłane do wszystkich
lub wybranych operatorów (użytkowników) programu. Informacje może wysyłać
automatycznie program lub operatorzy samodzielnie.
Program może powiadamiać o zdarzeniach, którym nadano specjalne znaczenie, np.
* Przypomnienia o zaplanowanych kontaktach na ... dni przed terminem
* O otrzymaniu zadania w systemie RZ Projekty Zadania
* O otrzymaniu e-maila
Powiadomienia, zdarzenia
Aktualna lista zdarzeń jest w opisie parametrów operatora: 11xx
Operator otrzyma powiadomienia o zdarzeniach oznaczonych [1]
Param operat 05xx 06xx 07xx 11xx
10. Tematy powiązane
Alerty. Przykłady
Alerty. Rozbudowa
Raporty z przetwarzania
Komponenty technologiczne
Powiadomienia, zdarzenia
Publikowanie na www
Wysyłanie wiadomości
Zapytania wg warunków Query
Procesy AutoRun
Automatyzacje w Trawers ERP
Funkcje TrExt
Jak stosować alerty? (wykład)
Katalog: ftp.tres.pl
E-faktury, e-archiwum
E-mail Wbudowana poczta TrEmai
E-mail Używanie poczty TrEmail
Generator RaportyXML
Słownik danych
Urządzenia wyjściowe
Zarządzanie sesjami
Ostatnie wybory operatorów
Param operat 05xx 06xx 07xx 11xx
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści