www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Wielo-firmowość 1. Opis ogólny 2. Firmy. Użytkownicy programu 2.1 Opis ogólny 2.1 Dane podstawowe 2.2 Dane dodatkowe 2.3 Firma domyślna 3. Dopisywanie nowej firmy 4. Przenoszenie danych z firmy do firmy 5. Przesyłanie dokumentów między firmami 6. Usuwanie firmy 7. Wielo-firmowość a licencja 8. Skonsolidowane sprawozdania finansowe 9. Tematy powiązane 1. Opis ogólny NOTE: Cecha programu Trawers ERP: Wielo-firmowość dotyczy sytuacji, użytkownik programu, np. biuro rachunkowe, któremu udzielono jedną licencję, prowadzi ewidencję danych dla wielu firm (podmiotów gospodarczych). Odrębna sytuacja powstaje, gdy użytkownik programu przekształca indywidualną działalność gospodarczą (A) w spółkę kapitałową, np. spółkę z o.o. (B). Wygasza (A), rozpoczyna (B). Firma (B) otrzymuje nowy NIP. W takiej sytuacji można wygasić licencję (A) a zakupić nową licencję (B). Warunki licencji Firma (podmiot) to oddzielna jednostka prawna, organizacyjna i gospodarcza. Potocznie firmą określa się przedsiębiorstwo prowadzące działalność gospodarczą. Wiele firm w jednej instalacji programu W programie Trawers można równolegle prowadzić ewidencję danych gospodarczych wielu firm (podmiotów gospodarczych) (en: Companies, Tenants). Przykład symboli i nazw firm o-- Firmy ---------------------------o | HA ALFA Sp. z o.o | | MD BILEX Meble dla domu | | MK LOGIS Sp. k. | | MT Kamiński Meble Tapicerowane | | NI KONKRET Konstrukcje stalowe | o------------------------------------o Dla każdej firmy tworzy się odrębne zestawy zbiorów danych użytkowych. Także tabele operatorów są oddzielne dla każdej firmy. Podczas logowania: najpierw trzeba wybrać firmę (jeżeli jest więcej niż jedna) następnie operatora z tabeli operatorów firmy i hasło. Tabela operatorów Zbiory danych wszystkich zarejestrowanych firm znajdują się w jednym katalogu. Wyróżnia je symbol firmy, który występuje w nazwach zbiorów na dwóch ostatnich znakach. Np. mg00ikmt mt, to symbol firmy: MT Meble Tapicerowane Struktura katalogów Wielo-firmowość Wielo-firmowość najbardziej przydaje się w biurach rachunkowych. Gdy jedna firma (użytkownik programu) prowadzi dokumentację rachunkową wielu podmiotom. Także w jednej firmie (u jednego użytkownika programu) można utworzyć odrębne zbiory danych do szkoleń, testowania nowych funkcji i ćwiczeń (en: Sandbox). Warto robić co pewien czas kopie danych firmowych, do firmy o innym symbolu, np. [MT] --> [M9] i na skopiowanych danych szkolić nowych operatorów i ćwiczyć nowe funkcje. Bazy danych wypełnia sie danymi przykładowymi podczas wdrażania programu. Dane te mogą pozostać do późniejszych ćwiczeń i testów. Proces wdrożenia Nowi pracownicy mogą uczyć się pracy z programem bez ryzyka ingerencji w dane użytkowane na co dzień (en: Training Mode). Struktura organizacyjna Firma to oddzielna jednostka prawna, organizacyjna i gospodarcza. Miejsce firmy w strukturze informacyjnej bazy danych programu Trawers prezentuje poniższy schemat. Firma jest najwyżej w hierarchii. Firma musi wystąpić w strukturze bazy danych. Pozostałe elementy struktury mogą ale nie muszą występować. * Oddziały * Jednostki organizacyjne * Komórki organizacyjne Struktura organizacyjna Program Trawers -------o------- | | | o----------------o--------------o---------------o | | | | | | | | Firma1 Firma2 Firma3 Firma4 ... <---------- Firma (bez oddziałów) | (bez oddziałów) | W oddzielnych bazach danych | | | | o---o---o o---o---o---o | | | | | | | | | | Oddz1 Oddz2 Oddz1 Oddz2 Oddz3 <------ Oddział | W tej samej bazie danych o---o---o | | | | Jedn organizacyjna, np. Wydział JJ1 JJ2 <---------------<--------------------<--- JJ (Na oddzielnych kontach) | ( w Księdze Głównej ) o---o---o | | | | Komórka organizacyjna, np. Sekcja KK1 KK2 <------------<--------------------<--- KK (Na oddzielnych kontach) ( w Księdze Głównej ) -------o----------------------------------o-------------- | | | | v V Zespoły handlowców Zespoły pracowników na produkcji (brygady) Przykładowe struktury organizacyjne * Firma bez oddziałów [MT] Meble Tapicerowane. Oddział: [00] (centrala) Wszystkie procesy gospodarcze odbywają sie w jednym miejscu. * Firma bez oddziałów, wielo-wydziałowa (jednostki organizacyjne) [MT] Meble Tapicerowane. Oddziały: [00] Jednostki: [J1] [J2] [J3] Prowadzi działalność w wielu branżach, oddzielnie handel, oddzielnie usługi. * Firma z oddziałami, handel hurtowy [MT] Meble Tapicerowane. Oddziały: [00] [GD] [WR] [KR] Oddziały prowadzą działalność na własny rachunek, muszą być rentowne. * Firma z oddziałami, produkcja, handel, usługi [MT] Meble Tapicerowane. Oddziały: [00] [GD] [WR] [KR] Jednostki: [J1] [J2] [J3] Oddziały rozliczają się samodzielnie, mogą prowadzić i produkję i handel i usługi. Tabela firm AD > AD > Firmy. Użytkownicy programu [AD_TFI10] Informacje o firmie znajdują się w tabeli firm. Każda firma ma oddzielną kartę w tabeli z podstawowymi informacjami o firmie. Np. W tabeli firm są 4 rekordy (zapisy): Firma1, Firma2, Firma3, Firma4. Dane każdej z firm zgromadzone w oddzielnych bazach. Są 4 bazy danych. Firma2 i Firma4 mają oddziały. Dane wszystkich oddziałów firmy utrzymywane są w jednej bazie: bazie firmy. Nie są wyodrębnione jako oddzielne bazy danych. Wielo-oddziałowość W strukturze organizacyjnej firm (i oddział, jeżeli wyodrębniono) mogą znajdować się: JJ Jednostka organizacyjna i KK Komórka organizacyjna. Jednostka organizacyjna i Komórka organizacyjna to są elementy w strukturze przedsiębiorstwa, który wykonuje określone funkcje (zadania). W zależności od organizacji przedsiębiorstwa jednostką może być, np. wydział, grupa lub zespół projektowy. Jednostka może być elementem konta księgowego: %JJ. Tradycyjnie, wskazuje miejsce powstania kosztów. Komórka, podobnie jak jednostka, wykonuje określone funkcje. Zwykłe w ramach jednostki. Np. [20] Sekcja maszyn na wydziale produkcyjnym. Komórka może być elementem konta księgowego: %KK. Organizacja ksiąg rachunkowych 2. Firmy. Użytkownicy programu 2.1 Opis ogólny Informacje o firmie znajdują się w tabeli firm. Każda firma ma oddzielną kartę w tabeli. Są tam dane podstawowe, np. symbol, nazwa, adres i dane dodatkowe (zakładki), np. numery rachunków bankowych, dane dla EDI. Tabela firm jest w systemie sterującym: AD Administracja. AD > AD > Firmy [AD_TFI10] Aby rozpocząć właściwą pracę z programem, trzeba do tabeli dopisać kartę swojej firmy. Wypełnić dane podstawowe i zakładki. Po dopisaniu karty firmy do tabeli, program utworzy bazę danych firmy (komplet zbiorów) oraz, na życzenie, wypełni bazę wzorcowymi danymi branżowymi, wg wskazanego profilu. Dane branżowe Profile firm 2.2 Dane podstawowe Dane ogólne Profil firmy Branża; specyfika działalności firmy, która ma wpływ na zawartość tabel i parametrów sterujących w programie, np. tabele upustów i marż w firmach handlowych lub plan kont w firmach produkcyjnych. Wskazanie profilu firmy podczas wdrażania programu pozwala wypełnić bazy danymi branżowymi odpowiednimi dla profilu firmy. Dane branżowe Symbol firmy Dwuznakowy symbol, np. ZA Nazwa firmy (długa nazwa) 240 znaków Pełna nazwa firmy, np. Przedsiębiorstwo Produkcyjne ZAMATEX Sp.z o.o. Nazwę można korygować w polu: Nazwa oraz w zakładce: Długa nazwa (240). Krótka nazwa 30 znaków Krótka nazwa wyświetlana jest na ekranie i drukowana w nagłówku wydruku, obok nazwy użytkownika programu (licencjobiorcy) Np. PP ZAMATEX - Wyszków Nr NIP Numer identyfikacji podatkowej Nr REGON Nr ILN Międzynarodowy Numer Lokalizacji (en: International Location Number) Umieszczany w komunikatach EDI Nr w BDO BDO Baza Danych Odpadowych. Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Przedsiębiorcy zarejestrowaniu w bazie otrzymują numer BDO. Numer składa się z 9 cyfr arabskich, np. [000092849]. Numer ten można umieścić na wzorcu faktury. Nr w GIOŚ GIOS nadaje numer identyfikacyjny przedsiębiorstwom zajmującym się wprowadzaniem na rynek sprzętu elektrycznego i elektronicznego. Numer ten można umieścić na wzorcu faktury. Dane tele-adresowe Kraj, Kod pocztowy, Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu Województwo, Powiat, Gmina, Poczta, Telefony. 2.3 Dane dodatkowe o--------------------------o | Długa nazwa | | Dane firmy płatnika | | Rachunki bankowe | | Siedziba spółki | | Sąd rejestrowy, KRS | | Limit kredytowy firmy | | Pojazdy firmy | | Znaczące daty | o--------------------------o Długa nazwa Pełna nazwa firmy. Może mieć do 240 znaków. Jest wymagana w raportach JPK. Dane firmy płatnika Dane identyfikacyjne firmy płatnika, np. data rejestracji, data rozpoczęcia działalności, imię i nazwisko (w przypadku osoby fizycznej), itp. Dane są potrzebne dla raportów JPK i dla e-deklaracji. Patrz: pobieranie danych z karty firmy do deklaracji JPK. Rachunki bankowe Numery rachunków bankowych firmy, na które firma oczekuje wpłat. W karcie firmy i oddziału można podać 8 rachunków. Numery od 1 do 8. Nr rachunku firmy wpisuje się też w karcie odbiorcy (klienta). Nr ten wskazuje nr rachunku firmy, na który firma oczekuje wpłaty należności za fakturę sprzedaży od tego odbiorcy Zarządzanie płatnościami Przelewy wykonywać z rachunku [1] [2] [3] ... [8] Nr rachunku firmy, z którego domyślnie wykonywane będą przelewy zobowiązań w systemie KC Przelewy bankowe Siedziba spółki Informacje o firmie, dla dokumentów EDI: <SellerHeadquarters> - siedziba podawana na fakturze sprzedaży <BuyerHeadquarters> - siedziba podawana na zamówieniu zakupu EDI Opis ogólny KRS, Sąd rejestrowy (pole memo) Informacja o firmie. Wymagana na dokumentach EDI, gdy firma jest spółką prawa handlowego: <CourtAndCapitalInformation> EDI Opis ogólny Np. KRS 0000011111 Sąd Rejonowy w Poznaniu, XXI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Kapitał zakładowy 2 220 000 PLN, Kapitał wpłacony 2 120 000 PLN Informacje te można umieścić na wzorcach dokumentów Limit kredytowy Można podać limit kredytowy firmy. Tzn. można będzie wystawić faktury sprzedazy z przesuniętym terminem płatności tylko do podanej kwoty limitu Limity kredytowe Pojazdy firmy Można wymienić pojazdy posiadane przez firmę. Podaje się: nr rejestracyjny, tonaż, wagę własną oraz dane kierowcy. Tylko informacyjnie. Nie wykorzystywane w innych funkcjach programu. 2.3 Firma domyślna. Podpowiadana Jedną z wielu firm zapisanych w tabeli mozna oznaczyć [*] Firma oznaczona podpowiadana jest jako domyślna (en: Startup Company), w chwili uruchomienia programu. P. Jak ograniczyć operatorowi dostęp tylko do niektórych firm, np. w biurze rachunkowym dać prawo tylko do firm obsługiwanych ? O. Użyć zmiennej środowiskowej, np. TR_FIRMA=fp,tr,ar Zmienne środowiskowe 3. Dopisywanie nowej firmy Program dostarczany jest z kompletem danych przykładowych (demo, edukacyjne). Dane firmy przykładowej mogą pozostać w tabeli jako firma do ćwiczeń i szkoleń. Aby rozpocząć właściwą pracę z programem, trzeba do tabeli dopisać kartę swojej firmy. Wypełnić dane podstawowe i zakładki. Tabela firm jest w systemie sterującym: AD Administracja. AD > AD > Firmy. Użytkownicy programu [AD_TFI10] Po dopisaniu karty firmy do tabeli, program utworzy bazę danych firmy (komplet zbiorów) oraz, na życzenie, wypełni bazę wzorcowymi danymi branżowymi, wg wskazanego profilu. Dane branżowe Profile firm Bazę danych firmy można pozostawić pustą, bez przykładowych, wzorcowych danych. Zbiory można wypełnić w późniejszym czasie ręcznie lub wczytując dane z plików zewnętrznych. Wskazanie profilu (branży) podczas dopisywania firmy zapewnia, że podstawowe tabele i parametry będą wstępnie wypełnione. To ułatwia zapoznanie się z programem i przyśpiesza wdrożenie. Aby rozpocząć pracę z dopisaną firmą, należy zalogować się powtórnie i wybrać nowo-dopisaną firmę. Należy zalogować się jako: ---------------------------------- operator: AA (operator tymczasowy) hasło: aa ---------------------------------- Po zalogowaniu się do nowo-dopisanej firmy należy dopisać własnego operatora z prawami administratora. Zalogować się powtórnie jako ten operator i usunąc operatora: AA (tymczasowego) Dane początkowe Po dopisaniu karty firmy i utworzeniu bazy danych firmy (kompletu zbiorów) można rozpocząć wypełnianie bazy danymi początkowymi: kartoteki, tabele sterujące, słowniki, parametry, itd. Wprowadzanie danych początkowych Wprowadzeniem danych początkowych rozpoczyna się wdrażanie programu Trawers. Proces wdrożenia 4. Przenoszenie danych z firmy do firmy Przenoszenie danych do firmy [B] z firmy [A] Potrzeba przenoszenia (kopiowania) danych może powstać w biurach rachunkowych lub podczas rozpoczynania użytkowania programu. Wszystkie lub wskazane zbiory można przenosić (kopiować) w funkcji: AD > Trawers > Globalna gospodarka > Kopiowanie danych z innej firmy. Może to robić doświadczony administrator, który zna powiązania (relacje) poszczególnych zbiorów (tabel) w bazie danych. Migracja danych. Funkcje usługowe Przygotowanie danych firmy [B] wg danych firmy [A] Potrzeba przygotowania danych poczatkowych firmy [B] wg danych firmy [A] powstaje, gdy firma [B] rozpoczyna działalność gospodarczą, przejmuje zasoby firmy [A] i kontynuje jej działalność. W takiej sytuacji warto przenieść do firmy [B]: * Kartoteki magazynowe z Bilansem Otwarcia w [B] równym Bilansowi Zamknięcie w [A] * Kartoteki odbiorców z zerowymi obrotami (należnościami) * Kartoteki dostawców z zerowymi obrotami (zobowiązaniami) * Tabele sterujące i pomocnicze Tabele. Słowniki Patrz funkcje pomocnicze (beta), które mogą ułatwić przygotowanie przeniesionych danych do użytkowania w firmie [B], np. zerowanie obrotów. Migracja danych. Funkcje usługowe Zbiory dokumentów (transakcji) należy pozostawić niewypełnione. Przetwarzanie dokumentów Patrz też: Wprowadzanie danych początkowych 5. Przesyłanie dokumentów między firmami Firmy zarejestrowane w tabeli firm w programie Trawers, to są odrębne podmioty gospodarcze. Każda z firm ma oddzielne zbiory danych: kartoteki i zbiory dokumentów. W praktyce gospodarczej firmy firmy przesyłają dokumenty między sobą. Np. faktura sprzedaży wystawiona w firmie A jest fakturą zakupu w firmie B. Zamówienie zakupu wysłane z firmy A jest zamówieniem sprzedaży w firmie B. Taki odpowiednik dokumentu można nazwać: kontr-dokument (en: Counter Document). Faktura sprzedaży --> kontr-dokument --> Faktura zakupu Zamówienie zakupu --> kontr-dokument --> Zamówienie sprzedaży Metody wymiany danych W programie Trawers dokumenty między firmami należy przesyłać metodami wymiany danych. Tak samo jak do przesyłania dokumentów między różnymi programami (systemami). Wymiana danych z innymi programami Komunikaty EDI Do przesyłania odpowiedników dokumentów: kontr-dokumentów między firmami można użyć metody wymiany dokumentów elektronicznych EDI. Faktura sprzedaży --> kontr-dokument --> Faktura zakupu EDI INVOICE EDI INVOICE Zamówienie zakupu --> kontr-dokument --> Zamówienie sprzedaży EDI ORDER EDI ORDER Mechanizm przesyłania i przykłady: EDI Trawers A i B. Wymiana dokumentów SOA Usługi internetowe wymiany danych Funkcje SOA: 1. Pobieranie z bazy danych programu Trawers (en: OutBound) Polecenia, które powodują pobranie danych z bazy danych i przekazanie ich w parametrach odpowiedzi. 2. Wstawianie do bazy danych programu Trawers (en: InBound) Polecenia, które powodują zapis danych podanych w parametrach do bazy danych. SOA Architektura wymiany danych 6. Usuwanie firmy AD > AD > Firmy > Usuwanie [AD_TFI30] !!! Ważne !!! Usunięcie karty firmy z tabeli firm powoduje równoczesne usunięcie wszystkich danych użytkowych powiązanych z usuwaną firmą. Przed usunięciem trzeba zrobić kopię archiwalną programu i bazy danych. Tylko administrator na prawo usuwać karty firm i powiązane z nią zbiory danych. 7. Wielo-firmowość a licencja * Od rodzaju licencji zależy, ile firm można dopisać do tabeli firm: Licencja nazwana (użytkownika) Zależy od atrybutu (cechy): 21 C3 Wielo-firmowość [*] Można dopisać dowolną ilość firm 21 C3 Wielo-firmowość [ ] Można dopisać 2 firmy: podstawowa i ćwiczebna Licencja Demo Można dopisać dowolną ilość firm Licencja Edukacyjna Można dopisać dowolną ilość firm NOTE: Mogą być ograniczenia zależne od cech licencji edukacyjnej, np. zawartości danych branżowych, obecności dodatkowych funkcji, itp. Warunki licencji 8. Skonsolidowane sprawozdania finansowe W programie Trawers dane każdej firmy znajdują się w odrębnych bazach danych. Także w przypadku firm powiązanych, księgowość zwykle prowadzi się odrębnie. W programie Trawers oznacza to ewidencje danych oddzielnych firm. Jednakże wielokrotnie powstaje potrzeba uzyskania zestawień zawierających zsumowane kwoty firm powiązanych, np. połączony rachunek wyników. W programie Trawers można uzyskać zestawienia sumaryczne (skonsolidowane). Warunkiem jest stosowanie podobnego planu kont w tych firmach. Firma nadrzędna i firmy transakcyjne Grupy kapitałowe, np. holdingi składają się z jednostki dominującej i jednostek zależnych. W KG można prowadzić ewidencję księgową wszystkich jednostek grupy. Należy utworzyć oddzielne firmy dla każdej jednostki. Firmy zależne, to są firmy transakcyjne. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe uzyskuje sie po połączeniu danych księgowych w dodatkowej firmie o symbolu GK (Grupa Kapitałowa). Firma dominująca, to jest firma nadrzędna. Patrz opis tworzenia sprawozdań skonsolidowanych: Sprawozdania finansowe 9. Tematy powiązane Wielo-oddziałowość Struktura katalogów Tabela operatorów Zmienne środowiskowe: automatyczne wybieranie firmy Wprowadzanie danych początkowych Wymiana danych z innymi programami Proces wdrożenia Tabele. Słowniki Przetwarzanie dokumentów Warunki licencji EDI Elektroniczna wymiana dok SOA Architektura wymiany danych Sprawozdania finansowe
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści