www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Komunikacja w Trawers ERP Patrz też: Komunikacja w dziale serwisowym Powiadomienia, wiadomości, zdarzenia 1. Opis ogólny Wymagania wobec programu Kanały komunikacji i rodzaje kontaktów Rodzaje korespondencji Zarządzanie dokumentami DMS Treści Kronika korespondencji Nośniki informacji Urządzenia wejściowe i wyjściowe Źródła treści Archiwum korespondencji Korespondencja a ISO i identyfikowalność Przedsiębiorstwo cyfrowe 2. W programie Trawers ERP Firma Operator Adresaci korespondencji Drukowanie dokumentów Wysyłanie e-maili Wysyłanie plików urządzeniem [Polecenie] (wydruk) Zadania w RZ, praca zespołowa Alerty Archiwum korespondencji Kronika dokumentów Identyfikowanie dokumentów Kronika zdarzeń (Events) Kronika operacji (Log) Wyszukiwanie informacji Bezpieczeństwo korespondencji Wymiana danych z innymi programami Konwersacja (en: Chat) Kolory wyróżnień Komponenty technologiczne i ich złożenia Ogłoszenia firmy Tres 3. Przykłady treści i nośników Wysyłanie dokumentów, raportów Wysłanie e-maili Zapisanie faktury w e-archiwum Delegowanie zadań do operatorów Realizacja kampanii handlowych Obsługa serwisowa 4. Komponenty technologiczne w komunikacji Czym są komponenty ? Złożenia komponentów 5. Komunikacja w dziale serwisowym Kontakty między klientami a serwisem 6. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Komunikacja to tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji). Powodzenie przedsiębiorstwa, jego konkurencyjność, zależy od sprawnej komunikacji wewnętrznej, między pracownikami i zewnętrznej, z klientami i dostawcami. Motto Knowledge shared being knowledge gained Metody i narzędzie komunikacji powinny być wbudowane w kompleksowy system informacyjny i zapewniać pełne i aktualne informacje. Umiejętność korzystania z danych (en: Data Literacy) jest podstawowym elementem, który wpływa na sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wymagania wobec programu Program informatyczny, który wspomaga zarządzenie firmą powinien mieć możliwość (obiekty, funkcje, narzędzia, zasoby) aby tworzyć (generować), odbierać, wysyłać, przechowywać i wyszukiwać korespondencję (treści korespondencji). Powinien zapewnić pełny przegląd otoczenia, w którym funkcjonuje firma. Dane o kontrahentach (firmach) i osobach je reprezentujących (osoby do kontaktu). Informacje o wszelkich kontaktach, aktywności, korespondencji. Zapewnić możliwość szybkiego wyszukiwania informacji podczas podejmowania bieżących decyzji. Możliwość tworzenia raportów syntetycznych i szczegółowych. Kanały komunikacji i rodzaje kontaktów Rozmowy telefoniczne stacjonarne i mobilne Listy papierowe (pocztowe) e-maile Fax Spotkania (rozmowy) osobiste okazjonalne Spotkania regularne (powtarzalne) Zadania w systemie RZ Projekty Zadania Reakcje na kampanie marketingowe Działania w ramach kampanii marketingowych Prace serwisowe Rodzaje korespondencji Listy pojedyncze (do jednego kontrahenta) (en: Personalized letter) Listy seryjne (do wielu kontrahentów) (en: Mass letter (mailing)) Wchodząca Wychodząca Treści tworzone ręcznie Treści tworzone automatycznie Zarządzanie dokumentami DMS Zarządzanie dokumentami (en: DMS Document Management System), to tworzenie (rejestrowanie), porządkowanie, przesyłanie, przeszukiwanie i przechowywanie treści dokumentów w różnych formatach (doc, pdf, txt, itp.) i na różnych nośnikach (papierowe, magnetyczne, optyczne, itp.). Istotną właściwością DMS jest włączenie do repozytorium dokumentów treści, które służą do komunikacji wewnątrz firmy i komunikacji z kontrahentami. Funkcje: Rejestrowanie Porządkowanie Przesyłanie Przechowywanie Wyszukiwanie Przeglądanie Formaty: doc, pdf, txt, ... Nośniki: papierowe, magnetyczne, optyczne Zarządzanie dokumentami DMS Treści Standardowe (jednolite). O ustalonej zawartości (treści) i ustalonym formacie O zmiennej treści i zmiennym formacie. Dokumenty wg wzorców. Np. faktura sprzedaży, zmienne: odbiorca i jego adres, sprzedawany asortyment, kwoty Formaty: plik .pdf, wydruk na papierze, EDI (xml) Kronika korespondencji Zapisy o korespondencji wchodzącej i wychodzącej Zbiory archiwalne Nośniki informacji Elektroniczne Papierowe Urządzenia wejściowe i wyjściowe Drukarka Faks Telefon Skaner Ekran Program zewnętrzny Plik Głośnik (słuchawka) WWW (publikacja na www) Źródła treści Tworzone ad hoc, w miarę potrzeb Szkice (en: Draft) Wzorce pre-definiowane (en: Templates) Archiwum korespondencji Korespondencję (treści korespondencji) należy przechowywać i udostępniać osobom uprawnionym na ich życzenie. Korespondencja a ISO i identyfikowalność Potrzeba dostępu do korespondencji i do wszystkich innych zapisów komunikacji między użytkownikami programu wynika także z wymagań formalnych, np. wymogi ISO 9000 Zarządzanie jakością i (bardziej restrykcyjne) ISO 22000 Zarządzanie bezpieczeństwem żywności. Korespondencja prowadzona z kontrahentami i korespondencja wewnątrz firmy stanowi element systemu identyfikowalności (en: traceability). Traceability Śledzenie drogi Przedsiębiorstwo cyfrowe Przedsiębiorstwa cyfrowe, to są organizacje w których używa się technologii informatycznych w całej działalności, we wszystkich obszarach aktywności. Zarówno w procesach wewnątrz organizacji jak i w komunikacji z kontrahentami i instytucjami zewnętrznymi w całym łańcuchu kontaktów zaopatrzenia, kooperacji, sprzedaży i serwisu. Przedsiębiorstwo cyfrowe 2. W programie Trawers ERP Firma Informacje o firmie, użytkowniku programu Trawers ERP znajdują się w karcie firmy, w tabeli firm. Są tam, przede wszystkim, dane tele-adresowe korespondencji wysyłanej. Są tam także kody, symbole i identyfikatory wymagane w korespondencji z urzędami: NIP, nr w BDO, w GIOŚ, numery w rejestrach ewidencji gospodarczej. Oznaczenia stosowane w komunikacji elektronicznej: ILN siedziby, szczegóły z KRS (Sąd rejestrowy, kapitał). Wielo-firmowość Identyfikatory do korespondencji elektronicznej. Adresy e-mail Skrzynki e-mail E-mail Wbudowana poczta TrEmail Operator Informacje o osobach w firmie wysyłających i odbierających korespondencję. Imiona i nazwiska operatorów, ich adresy e-mailowe, numery telefonów. Tabela operatorów Operatorami mogą być osoby znajdujący się w kartotece pracowników. Kartoteka osobowa pracowników Adresaci korespondencji Informacje o osobach wysyłających i odbierających korespondencję. Dane tele-adresowe Adresy e-mail Zarządzanie bazą odbiorców Zarządzanie bazą dostawców Odbiorca i osoba do kontaktu u odbiorcy Dostawca i osoba do kontaktu u dostawcy Osoby do kontaktu Osoby w kartotece pracowników Kartoteka osobowa pracowników Kampanie handlowe. Adresaci W programie Trawers ERP można planować, realizować i oceniać kampanie. Tworzy się listę (zbiór danych) adresatów kampanii: odbiorcy i osoby, wysyła e-maile i analizuje rezultaty. Listy adresatów kampanii pozostają w bazie danych, do porównań i do ewentualnego, ponownego wykorzystania. Kampanie handlowe. Adresaci Wzorce dokumentów Możliwość tworzenia treści i wyglądu dokumentów papierowych i elektronicznych. Wzorce dokumentów i etykiet Edytor wzorców dokumentów Pola danych dla wzorców: z bazy danych i ustalane w programie Rodzaje dokumentów sprzedaży, zakupów, płatności, magazynowe, produkcyjne Wzorce dokumentów Przykłady Wzorce etykiet Przykłady Drukowanie dokumentów Możliwość wysyłania i odbierania dokumentów zestawień na różnych nośnikach. Drukowanie (wydruk) na różne urządzenia wyjściowe. Zapisywanie w plikach. Drukowanie Urządzenia wyjściowe Wysyłanie plików urządzeniem [Polecenie] (wydruk) [Polecenie] wykonuje program zewnętrzny. Nazwa pliku z wydrukiem przekazana jest w parametrze. Plik z wydrukiem może być w formacie: CSV, HTML, PDF, PRN, TXT. Urządzenia wyjściowe. [Polecenie] Wysyłanie e-maili Komunikacja elektroniczna. Wysyłanie dokumentów e-mailem Wysyłanie e-maili bezpośrednio z programu Autoresponder, automatyczne odpowiadanie na e-maile Baza otrzymanych i wysłanych e-maili E-mail Używanie poczty TrEmail Publikowanie na WWW Wykorzystanie portali internetowych. Publikowanie dokumentów na WWW Publikowanie dokumentów na WWW Zadania w RZ. Praca zespołowa Wymiana informacji w zespołach. Gromadzenie korespondencji w archiwach. Rejestrowanie potrzeb, zadań do wykonania, zgłoszeń serwisowych. Delegowania zadań do członków zespołu Wiele zadań do wykonania w ramach projektów Wysyłanie wiadomości (treści zadań) do zespołu Powiązanie zadań z kontrahentami, projektami i e-mailami RZ Projekty Zadania Crowdsourcing Angażowanie społeczności do wymiany doświadczeń, wykonywania zadań i proponowania rozwiązań. Rozbudowa komunikacji cyfrowej w celu zaangażowanie społeczności, np. klientów. Wymiana informacji, zwiększenie wiedzy, nowe pomysły. W firmie Tres koncepcję realizuje się w modułach RK Rynek Kontakty (komunikacja) i RZ Projekty Zadania: poszczególne zadania powiązane z przedstawicielami społeczności, powiązane z e-mailami i plikami załączników. RZ Projekty Zadania RK Rynek Kontakty Zadania w RZ. Service Desk Service Desk, to jest moduł, grupa funkcji programowych, które wspomagają prace działu obsługi serwisowej przedsiębiorstwa. Ułatwiają komunikację między klientami a działem serwisowym. RK Rynek Kontakty W programie Trawers ERP można rejestrować zgłoszenia klientów, tworzyć zadania do wykonania, wysyłać do klientów odpowiedzi, rady i zalecenia. Komunikacja w dziale serwisowym RZ Projekty Zadania Wiadomości operatorów (rozgłaszanie) Wysyłanie przez operatorów wiadomości (powiadomień). Wysyłanie do innych operatorów Zapisane w: [316] Zdarzenia systemowe Powiadomienia, wiadomości Powiadomienia 11xx Wysyłanie powiadomień o zdarzeniach automatycznie przez program. Powiadomienia o wystąpieniu zdarzeń (en: Event) 11xx to parametry wskazujące rodzaj zdarzenia. Powiadomienia, wiadomości Alerty Automatyczne informowania o zdarzeniach. Monitorowanie, czy wystąpiło zdarzenie Wysyłanie powiadomień (raportów) do wskazanych adresatów Alerty i raportowanie Kronika korespondencji Gromadzenie treści korespondencji. Archiwum danych Zapisy o wchodzących i wychodzących e-mailach (zbiór 303) Zapisy o powiązaniu e-maili z dokumentami (zbiór 388) E-mail Używanie poczty TrEmail Zbiór kontaktów bieżących (zbiór 114) archiwalnych (zbiór 113) RK Rynek Kontakty Archiwum korespondencji Archiwowanie treści korespondencji. Archiwum danych E-maile przeniesione do archiwum E-mail Wbudowana poczta TrEmail Zbiór kontaktów archiwalnych (zbiór 113) RK Rynek Kontakty Dane transakcyjne, kartoteki i tabele Archiwum danych Archiwum dokumentów Archiwowanie dokumentów. Archiwum danych Dokumenty w archiwum e-faktury, e-archiwum Identyfikowanie dokumentów Identyfikacja dokumentów polega na nadaniu każdemu dokumentowi unikalnego symbolu. W programie Trawers ERP dokumentom nadaje się unikalne symbole: RefNo. Np. [SI-FA1234/01/23] Faktura sprzedaży Podczas przetwarzania dokumentów można posługiwać się symbolem RefNo, aby wyszukać dokument, sprawdzić zawartość, przekazać kontrahentom, itp. RefNo Numery referencyjne dokumentów Identyfikowanie zadań Zadania w systemie RZ Projekty Zadania mają unikalny numer, np. #00051997. Zadania powiązane są z projektami, kontrahentami i użytkownikami (operatorami) Treść zadań można wysyłać (delegować) do innych użytkowników. Zadania można powiązać z odbieranymi i wysyłanymi e-mailami via TaskNr. Program zapisuje powiązanie: zadanie <---> e-mail w zbiorze (tabeli) 341 E-mail -> zadanie RZ [E-maile UID] [TaskNr] RZ Projekty Zadania Kronika dokumentów transakcyjnych Gromadzenie dokumentów transakcyjnych dotyczących zdarzeń gospodarczych. Rejestrowanie, przeglądanie, wyszukiwanie dokumentów Przetwarzanie dokumentów e-faktury, e-archiwum Kronika zdarzeń (en: Event) Gromadzenie zapisów o procesach programu i wystąpieniu zdarzeń uznanych za szczególnie ważne. [316] Zdarzenia systemowe Powiadomienia, wiadomości Kronika operacji (log) W kronice (logu) (en: Transaction Log) zapisywane są czynności wykonywane przez użytkowników programu, np. wywołanie funkcji, zmiany zapisów w kartotece odbiorców, szczegóły transakcji operacji magazynowych, itp. Kronika operacji (log) Wyszukiwanie informacji Wyszukiwanie informacji zgromadzonych w tabelach i zbiorach pomocniczych. Szukanie w bazie danych Szukanie w bazie danych Raporty i analizy Zadaniem raportów i analiz jest dostarczanie informacji i wiedzy na podstawie danych zgromadzonych w programie Trawers ERP. Informacje te mogą być w formacie raportów, sprawozdań, wskaźników itp. Raporty i analizy Bezpieczeństwo korespondencji Zapewnienie bezpieczeństwa: ochrona dostępu, ochrona przed utratą. Ustalanie: Kto: role, operatorzy Kto może odbierać ? Kto może wysyłać ? Kto może przeglądać korespondencję bieżącą, w archiwum ? Kto może przeglądać kroniki ? Kto może dopisywać, korygować, przeglądać teksty (wzorce) ? Bezpieczeństwo. Mechanizmy ISO i identyfikowalność Dostęp do korespondencji i do wszystkich innych zapisów komunikacji między użytkownikami i partnerami biznesowymi wymaganych dyrektywami ISO 9000 Zarządzanie jakością i ISO 22000 Zarządzanie bezpieczeństwem żywności. Korespondencja prowadzona z kontrahentami i korespondencja wewnętrzna stanowi element systemu identyfikowalności (en: traceability). Traceability Śledzenie drogi Wymiana danych z innymi programami Automatyczna i manualna wymiana danych i dokumentów z otoczeniem. Automatyczne i ręczne wysyłanie i pobieranie danych i dokumentów Wymiana danych z innymi programami Pola opisowe. Memo, remark, notatki Opisy powiązane z rekordami zgromadzonymi w bazie danych. * Memo. Notatka o dowolnej długości tekstu, która podczas wyświetlania przewijana jest (skrolowana) w oknie na ekranie. * Remark. Arkusz składający się z 15 linii po 64 znaki (960 znaków pisarskich) Opisy. Memo i Remark Kolory wyróżnień Narzędziem (metodą) komunikacji z użytkownikiem (operatorem) są kolory wyróżnień. Kolorami można przedstawiać informacje w sposób bardziej czytelny, wyrazisty. W programie Trawers ERP można wyróżnić kolorami informacje wyświetlane na ekranie. Np. można wyświetlić na czerwono nazwę odbiorcy, który nie zapłacił za faktury. Preferencje operatorów Konwersacja (en: Chat) Mechanizm wysyłania wiadomości (rozgłaszania) może służyć do rozmowy (konwersacji) między użytkownikami programu (en: Chat). Wysyłanie wiadomości Po otrzymaniu wiadomości można natychmiast odpowiedzieć. Treść rozmowy pozostaje w kronice wiadomości (w kronice zdarzeń). Powiadomienia, zdarzenia Komponenty technologiczne i ich złożenia Komponenty są elementami (częściami składowymi), z których buduje się oprogramowanie. Złożenia, to możliwość przekazywania danych od komponentu do komponentu w celu utworzenia wielo-funkcyjnego ciągu procesu. Np. AutoRun wykonuje Alert, który wysyła e-mailem wezwania do zapłaty do odbiorcy. Komponenty technologiczne Ogłoszenia firmy Tres Firma Tres okazjonalnie przekazuje użytkownikom programu informacje: Ogłoszenia firmy Tres. Informacje są na ekranie (formatce). Pojawiają się u wszystkich operatorów bezpośrednio po zalogowaniu. Treść ogłoszenia można wyświetlać wielokrotnie. Operator wskazuje datę (okres) ponownego wyświetlenia. Program pobiera treść ogłoszenia z portalu: Baza Wiedzy Trawers ERP. Ogłoszenie można przeglądać także w internecie. Program podaje adres strony. Baza wiedzy. Trawers ERP 3. Przykłady treści i nośników W oddzielnym opisie przedstawiono przykłady wysyłanych i odbieranych komunikatów. Patrz szczegóły: Komunikacja w Trawers ERP. Przykłady Podano przykładowe treści i ich nośniki. Np. Wysyłanie dokumentów, raportów Wysłanie e-maili Zapisanie faktury w e-archiwum Delegowanie zadań do operatorów Realizacja kampanii handlowych Obsługa serwisowa Patrz też: Komunikacja w dziale serwisowym Powiadomienia, wiadomości, zdarzenia 4. Komponenty technologiczne w komunikacji Czym jest komponent ? Komponent jest elementem (częścią składową), z którego buduje się oprogramowanie. Ma cechy 'czarnej skrzynki' tj. znamy jego zachowanie, kanały wejścia (en: Input) i wyjścia (en: Output) lecz nie znamy (nie musimy znać) wewnętrznej budowy. Komponenty w programie Trawers ERP * Baza danych * Procesy AutoRun * Alerty * Funkcje TrExt * Urządzenia wyjściowe * TrEmail * Pliki załączników * SOA * EDI * CSV Komponenty technologiczne Zastosowanie komponentów Komponenty stosuje się do realizacji konkretnych zadań oczekiwanych od systemu informatycznego, np. wystawienia faktury sprzedaży z treścią i w postaci zdefiniowanej w definicji wzorca, wysłania raportu do klienta gdy wystąpi określone zdarzenie (mechanizm alertu). Jednym z wielu zadań oczekiwanych od komponentów jest komunikacja, tj. tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji). Komponenty mają właściwość złożenia. Złożenia, to możliwość przekazywania danych od komponentu do komponentu w celu utworzenia wielo-funkcyjnego ciągu procesu. Np. AutoRun wykonuje Alert, który wysyła e-mailem wezwania do zapłaty do odbiorców. Komponenty technologiczne 5. Komunikacja w dziale serwisowym Dział obsługi serwisowej przedsiębiorstwa jest pośrednikiem między oczekiwaniami klientów a możliwościami zaspokojenia tych oczekiwań przez przedsiębiorstwo: dostawcę produktów i usług. Czynności w dziale serwisu polegają, w przeważającej mierze, na komunikacji z klientami. Na przetwarzaniu korespondencji między klientami a działem serwisu. Komunikacja w dziale serwisowym 6. Tematy powiązane Zarządzanie dokumentami DMS Wzorce dokumentów i etykiet Urządzenia wyjściowe. Wydruki Drukowanie. Ogólnie E-mail Wbudowana poczta TrEmail E-mail Używanie poczty TrEmail W Tres: Jak wysłać e-maile ? RK Rynek Kontakty RZ Projekty Zadania Osoby do kontaktu Komunikacja w dziale serwisowym Oznaczanie rekordów Szukanie w bazie danych Raporty i analizy Baza wiedzy. Trawers ERP e-faktury, e-archiwum Archiwum danych Komponenty technologiczne Przedsiębiorstwo cyfrowe
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści