www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Trawers ERP vs DMS 1. Pliki załączników w Trawers ERP 2. Pliki załączników. Elementy systemu DMS 3. Porównanie: Trawers ERP vs. Pełny System DMS 4. Slajd Prezentacyjny: Porównanie Trawers ERP vs. Pełny DMS 5. Tematy powiązane 1. Pliki załączników w Trawers ERP W Trawers ERP można zarządzać plikami załączników. Patrz szczegóły: Dokumenty powiązane (załączniki) Funkcjonalność mechanizmu: * Możliwość dołączania plików (np. PDF, DOCX, JPG) do dokumentów i kartotek, np. dokumenty sprzedaży, magazynowe, kontrahenci. * Pliki są przechowywane w systemie plików, w katalogach załączników. * Możliwość dołączania adresów stron internetowych (nazywane plikami, dla uproszczenia). * Możliwość zarządzania załącznikami: dodawanie, usuwanie, przeglądanie. * Obsługa różnych typów dokumentów i łatwe podpinanie plików do konkretnych rekordów. * Można ograniczać prawa dostępu. * Można wyszukiwać załączniki w tabeli [AD_TAT20] * Można wyszukiwać pliki załączników w katalogach \TrInout. 2. Pliki załączników. Elementy systemu DMS Mechanizm załączników w Trawers ERP realizuje podstawowe funkcje DMS. DMS (Document Management System) * Przechowywanie dokumentów * Przypisywanie ich do danych obiektów (np. kontrahentów, faktur) * Wyszukiwanie i zarządzanie dostępem. Elementy spotykane w zaawansowanych systemach DMS: * Wersjonowanie dokumentów (historyczność zmian, rewizje dokumentu) * Workflow dokumentów (akceptacje, obiegi) * Podpisy elektroniczne * Automatyczne klasyfikowanie dokumentów * Indeksowanie treści (OCR dla skanów) * Rozbudowane reguły archiwizacji Podsumowanie * Rozwiązania w Trawers ERP można nazwać prostym DMS albo modułem zarządzania dokumentami. * Jeśli ktoś oczekuje pełnowartościowego systemu DMS, jak np. DocuWare, SharePoint, M-Files, to aktualny mechanizm może być zbyt uproszczony. * Jeśli jednak chodzi o codzienną pracę w kontekście ERP (np. faktury, skany zamówień), to dla wielu firm ta funkcjonalność jest wystarczająca i spełnia ich podstawowe potrzeby DMS. 3. Porównanie: Trawers ERP vs. Pełny System DMS | Funkcja | Trawers ERP - Zarządzanie plikami | Klasyczny System DMS | |-------------------------------------|-----------------------------------|------------------------------------------------| | Przechowywanie dokumentów | Tak | Tak | | Dołączanie plików do obiektów | Tak (np. do faktur, kontrahentów) | Tak | | Przechowywanie plików w bazie danych| Tak (lub na dysku) | Opcjonalne (zwykle bardziej rozbudowane opcje) | | Wyszukiwanie dokumentów | Tak (wg typu, ID, nazwy) | Zaawansowane (wg metadanych, treści, tagów) | | Zarządzanie prawami dostępu | Tak (na poziomie pliku/obiektu) | Rozbudowane (grupy, role, reguły dostępu) | | Wersjonowanie dokumentów | Nie | Tak (historia wersji, rewizje) | | Workflow dokumentów | Tak (niektóre: zamówienia) | Tak (obieg dokumentu, akceptacje) | | Podpis elektroniczny dokumentu | Tak (via centra certyfikacji) | Tak (kwalifikowany e-podpis) | | Indeksowanie treści dokumentów (OCR)| Nie | Tak | | Automatyczna klasyfikacja dokumentów| Tak (serie, RefNo) | Tak (AI, reguły klasyfikacji) | | Archiwizacja dokumentów | Czasowe przechowywanie | Rozbudowane reguły archiwizacji | | Zintegrowane zarządzanie dokumentami| Ograniczone do ERP | Tak (wielosystemowe, np. z ERP, CRM, e-mail) | Wnioski * Trawers ERP zapewnia *prostą* obsługę plików powiązanych z danymi ERP. * Pełne systemy DMS oferują zaawansowane funkcjonalności wymagane w dużych organizacjach lub w kontekście ściślej kontroli dokumentacji (compliance, audyty). Dla jakich firm *wystarczy* moduł Trawers ERP ? * Małe i średnie firmy * Organizacje niepotrzebujące rozbudowanych procesów obiegu dokumentów * Firmy skupione na szybkim dostępie do załączników w ramach ERP. Dla jakich firm lepszy będzie pełny DMS ? * Firmy z wymaganiami compliance (np. RODO, ISO, audyty wewnętrzne) * Organizacje z rozbudowanymi procesami akceptacji dokumentów * Duże firmy potrzebujące zintegrowanej platformy dokumentów dla wielu systemów. 4. Slajd Prezentacyjny: Porównanie Trawers ERP vs. Pełny DMS Porównanie Systemów Zarządzania Dokumentami Trawers ERP - Zarządzanie Plikami * Przechowywanie dokumentów przy obiektach ERP * Wyszukiwanie po typie, ID, nazwie * Podstawowe prawa dostępu * Brak wersjonowania i obiegu dokumentów * Idealne dla małych i średnich firm Klasyczny System DMS * Pełne wersjonowanie dokumentów * Zaawansowany workflow (akceptacje, obieg) * Obsługa podpisów elektronicznych * Indeksowanie treści dokumentów (OCR) * Archiwizacja i compliance (RODO, ISO) * Integracja z wieloma systemami (ERP, CRM, e-mail) Dla kogo ? * Trawers ERP: szybkie zarządzanie plikami w ERP * Pełny DMS: duże organizacje, wymagania compliance 5. Tematy powiązane RK Rynek Kontakty RZ Projekty Zadania Szukanie w bazie danych Przetwarzanie dokumentów Dokumenty powiązane (załączniki) Komunikacja w Trawers ERP Komunikacja w dziale serwisowym Słowa kluczowe #e-KomunikacjaEmail #e-Dokumenty #Dokumenty-Archiwum #Dokumenty-NumeryRefNo #TrawersERP-DokumentyDMS
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści