www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Numerowanie dokumentów transakcyjnych 1. Opis ogólny 2. Szablony numeracji 3. Ciągi numeracji 4. Numeracja wspólna, oddzielna, ciagła 5. Zalecenia i porady 5.1 Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących 5.2 Numerować w seriach miesięcznych 5.3 W firmach wielo-oddziałowych stosować serie 5.4 Gdy 999 numerów to zbyt mało 5.5 Moment nadawania numeru dokumentu 6. Tabela serii dokumentów Opis ogólny Serie dokumentów w systemach 7. Zastosowane szablony numeracji 8. Numerowanie w Trawers6 GUI 9. Numer własny vs numer obcy 10. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego, mają indywidualne, unikalne numery, które zapewniają ich identyfikację podczas przetwarzania, w zestawieniach (raportach) i podczas wymiany danych z innymi programami. Także rekordy (zapisy) w kartotekach, np. karty odbiorców, dostawców, indeksy KIM maja indywidualne, unikalne numery. W programie Trawers stosuje się metody automatycznego numerowania. W celu ułatwienia i przyśpieszenia nadawania kolejnych numerów przy dopisywaniu dokumentów i kartotek. Do nadawania kolejnych numerów stosuje się szablony numerowania oraz tabele serii dokumentów. Szablon numeru zwykle składa się z dwóch członów (segmentów): prefix (seria) i sufix. Prefix, to zwykle symbol alfabetyczny a sufix, to kolejno rosnące liczby. Np. FA0012, FA0013, FA0014. ppssss - - | | | o--- sufix o----- prefix Patrz też: Szablony numerowania Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego itp. zapisywane są w zbiorach okresowych (miesięcznych). Zbiory danych okresowych Numeracja dokumentów jest zwykle miesięczna, gdyż w numerze jest zawarty miesiąc i rok i w każdym miesiącu dokumenty mogą być numerowane od początku: w styczniu: FA0001/01/21, FA0002/01/21,... w lutym: FA0001/02/21, FA0002/02/21, FA0003/02/21,... ^ ^ | o---- rok 2021 (2 znaki) o------- miesiąc Jedynie w systemie KG Księga Główna, dokumenty zaksięgowane w dzienniku, otrzymują kolejny numer, unikalny w roku obrotowym. Księga główna i księgi pomocnicze Wydzieloną, miesięczną numerację można zmienić. Jeżeli jest potrzeba, aby faktury były numerowane narastająco w ciągu roku, to w każdym kolejnym miesiącu można zmienić pierwszy numer faktury na kolejny, liczony od początku roku. Przy rejestracji następnej faktury, system poda kolejny numer faktury. Na przykład, jeżeli w styczniu wystawiono 127 faktur, to w powyższym przykładzie, trzeba zmienić numer 1 na 128. Przy wystawianiu kolejnej faktury program poda numer kolejny, tzn. FA0128/02/21 np. w styczniu: FA0001/01/23 ... FA0127/01/23 w lutym: FA0128/02/23 ... FA0255/02/23 w marcu: FA0256/02/23 ... 2. Szablony numeracji Szablon organizuje metodę automatycznego nadawania kolejnych numerów. Wg szablonu można numerować dokumenty, np. faktury sprzedaży oraz kartoteki, np. karty odbiorców Szablony numerowania Szablony numerów definiuje się w parametrach poszczególnych systemów Można wybrać szablon numerowania z tabeli: ------ 999999 Tylko cyfry, np. 201211 !99999 1 znak serii i cyfry, np. A12345 !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 !!!999 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123 !!!!99 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23 !!!!!9 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3 NNNNNN Kolejne cyfry i litery np. 0A0F12 !NNNNN 1 znak serii i cyfry, np. A12345 !!NNNN 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 !!!NNN 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123 !!!!NN 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23 !!!!!N 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3 !!!!!! Dowolne znaki np. 9BC/EF ------ Gdzie: ! seria, np. FV 9 kolejny numer (cyfry), np. 9999 N kolejny numer (cyfry i litery), np. NNNN Dla szablonu: ------ !!9999 ------ Po podaniu FV w miejscu [!!], program podpowie kolejny numer w miejscu [9999]: FV0123, FV0124, FV0125, FV0126, itd. Szablon: 999999 Tylko cyfry, zapewnia automatyczne numerowanie. Program podpowiada kolejny numer, np. 000001, 000002, 000003, itd. Szablony numerowania 3. Ciągi numeracji W programie Trawers prowadzone są odrębne ciągi (kolejne numery): a) w ramach systemów, np. dokumenty magazynowe w systemie MG b) w ramach obiektów w systemach, np. dokumenty magazynu: 10 lub dokumenty kasy: 20 c) w ramach rodzaju operacji, np. dokumenty przechodu lub faktury zakupu d) w ramach okresu (miesiąca) obliczeniowego Dlatego, aby zidentyfikować dokument trzeba znać wszystkie wymienione cechy. Identyfikację dokumentu ułatwia unikalny numer referencyjny RefNo, który można umieścić na wydrukach dokumentów. Jest odpowiednie pole w tabeli pól dla wzorców dokumentów. Numery referencyjne RefNo 4. Numeracja wspólna, oddzielna, ciagła * W systemie NA jest wspólna numeracja: [FA] Faktury sprzedaży, [FP] Paragony, [FK] Faktura sprzedaży, korygująca i [FQ] Paragon sprzedaży, korygujący. Dokumenty sprzedaży * W systemie KB numeracja rejestrów kasowych i bankowych jest ciągła, tzn. program automatycznie nadaje kolejny numer i nie można podać innego. Np. Rejestr kasowy: 000111, 000112, itp. Program numeruje kolejno rejestry w roku obrotowym od: 000001 do: nnnnnn Dokumenty płatności * W systemie MG oddzielne numeracje są dla rodzajów dokumentów i magazynów, np. 10 PR PZ0003 ^ ^ ^ o--o--o--- Magazyn, Rodzaj dokumentu, Nr dokumentu Dokumenty magazynowe 5. Zalecenia i porady 5.1 Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących Faktury w zbiorach miesięcznych Np. FA0001 Faktura sprzedaży FK0001 Faktura korygująca, aby w KG od razu wiedzieć co to za dokument Zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu Zamówienia sprzedaży znajdują się w jednej tabeli (zbiorze). Inaczej niż faktury sprzedaży, które są w osobnych zbiorach miesięcznych. Dlatego warto je numerować tak, aby numery układały się rosnąco. Np. od 000001, 000002 itd. Lub wg szablonu: RMM999 (R Ostatna cyfra roku + MM Nr m-ca) lub R99999 (R Ostatna cyfra roku) Te same zalecenia dotyczą: ofert sprzedaży i zakupu, zamówień zakupu i zleceń produkcyjnych, które takża są w jeden tabeli (zbiorze). 5.2 Numerować w seriach miesięcznych W każdym miesiącu dokumenty numerować od początku. Dokumenty mają dopełnienie w numerze, które wskazuje okres obliczeniowy, np. FV0012/03/21 i to zapewnia unikalność numeru. -- -- mm rr 5.3 W firmach wielo-oddziałowych stosować serie Stosować serie wskazujące na lokalizacje oddziału lub magazynu, np. zastosować szablon: !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 Operator w oddziale KR poda znaki [KR] a program dopełni KR0001 itd. Wg tej reguły pracuje program niezależnie czy wyodrębnione są oddziały w tabeli oddziałów. 5.4 Gdy 999 numerów to zbyt mało Sytuacja: --------- Firma ALFA rejestruje zamówienia sprzedaży. Stosuje następujący szablon M OP 999 Maska: !!!999 np. 5AA312 o o- -o- | | | | | o--- kolejny numer, max 999 | o------- symbol operatora o--------- symbol oddziału (magazynu) Problem: -------- Zdarza się, że w jednym miesiącu jest ponad 999 zamówień. Trzeba zmieniać szablon. A inny szablon, to trudności w analizie i raportowaniu. Rozwiązanie 1 Zastosować szablon numeracji: M OP Z 99 Maska: !!!!99 np. 5AAC12 o o- o o- | | | | | | | o-- kolejny numer, max 99 | | o---- znaki od [0] do [Z]. Cyfry i litery alfabetu: 36 znaków | o------- symbol operatora o--------- symbol oddziału (magazynu) 5 AA 001 ... 099 1 99 dokumentów 5 AA 101 ... 199 2 99 dokumentów ... 5 AA 901 ... 999 10 99 dokumentów 5 AA A01 ... A99 11 99 dokumentów 5 AA B01 ... B99 12 99 dokumentów ... 5 AA Z01 ... Z99 36 99 dokumentów Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów: 3564 = 36 * 99 Rozwiązanie 2 Zastosować szablon numeracji. M OP NNN Maska: !!!NNN np. 5AA1A3 o o- -o- | | | | | o--- kolejny numer alfanumeryczny, max ZZZ | o------- symbol operatora o--------- symbol oddziału (magazynu) 5 AA 999 5 AA 99A ... 99Z 5 AA 9A0 ... 9ZZ ... 5 AA Z00 ... ZZZ Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów: 36^3 - 1 = 46 655 Zamówienia przenieść do archiwum Zamówienia zrealizowane można przenieść do archiwum [NA_PGZ55] i zrobić miejsce na numery nowych, kolejnych zamówień. Archiwum danych 5.5 Moment nadawania numeru dokumentu Sytuacja: Program nadaje automatycznie numer na samym początku tworzenia dokumentu, jeszcze zanim dojdzie się do wstawiania kolejnych pozycji dokumentu. Gdy jeden operator zacznie wypełniać dokument, ale jeszcze nie utworzył żadnej pozycji, to drugi operator przy próbie utworzenia nowego dokumentu otrzymuje taki sam numer dokumentu. Pytanie: Czy mogą powstać dwa różne dokumenty, z różnymi pozycjami, z takimi samymi numerami ? Odpowiedź: Program posiada zabezpieczenie, w trakcie ostatecznego zapisu do bazy danych. Gdy stwierdzi, że dany numer został już nadany na innym stanowisku: a) Oba dokumenty są powiązane z tym samym kontrahentem Komunikat: Dostawca: 000001 Dok: FA FZ0006/11/24 p: 001, Już jest w ZO: FA FZ0006/11/24 001 lub 'Takie dane już są' b) Oba dokumenty są powiązane z różnymi kontrahentami Komunikat: Numer został nadany na innym stanowisku Program pozwala zmienić numer na kolejny. Po zatwierdzeniu numeru, program zapisuje dokument o nowym numerze. Tj. moment nadawania numeru przenosi się do momentu potwierdzenia pozycji) 6. Tabela serii dokumentów Opis ogólny W programie Trawers5 TUI Tabela serii dokumentów stosowana jest w tych funkcjach, które nadają numery automatycznie tj. w funkcjach automatycznego generowania dokumentów i w funkcjach SOA. SOA Funkcje OutBound i InBound W programie Trawers6 GUI Tabela serii dokumentów jest jedyną i obowiązującą metodą nadawania numerów dokumentom. Tabela serii dokumentów jest także stosowana podczas ręcznej rejestracji dokumentów w Trawers5 TUI w systemach NA i MG. W programie Trawers5 TUI aktywne są dwie metody serializacji: 1. Szablony podane w parametrach systemow, np. !!9999, stosowane przy ręcznej numeracji dokumentów 2. Definicje w tabeli serii, stosowane w funkcjach automatycznego rejestrowania dokumentów Ze względu na zwiększające się znaczenie funkcji automatycznych, np. SOA rozbudowywana będzie metoda serializacji z użyciem tabeli serii. Tabele serii w systemach Tabele serii dokumentów są w systemach: BM,JP,KB,MG,MI,NA,QA,ST,ZA,ZO,ZP. Tj. w tych systemach, w których można rejestrować dokumenty. Patrz opisy tabeli serii dokumentów: Serie dokumentów i kartotek 7. Zastosowane szablony numeracji Zestawienie: PM > Statystyki > Serie dokumentów i kartotek [PM_ZST42] Zestawienie ilustruje szablony numeracji dokumentów i kartotek oraz liczbę zapisów w poszczególnych seriach. Numerowanie. Szablony o---------------------------------------------o | KB: Dokumenty ................. !!9999 | | KG: Dokumenty ................. !!9999 | | MG: Dokumenty ................. !!9999 | | NA: Faktury i noty ............ !!9999 | | Zamówienia i oferty ....... 999999 | | Odbiorcy .................. 999999 | | Adresy .................... 999999 | | RK: Kampanie handlowe ......... !99999 | | ST: Dokumenty ................. !!9999 | | Nry inwentarzowe .......... 999999 | | ZA: Zamówienia ................ 999999 | | ZO: Dokumenty ................. !!9999 | | Dostawcy .................. 999999 | | ZP: Dokumenty ................. !!9999 | | Zlecenia .................. 999999 | o---------------------------------------------o Program odczytuje szablony numeracji wskazane w parametrach poszczególnych systemów: * Oblicza liczbę rekordów w kartotekach, np. Odbiorcy * Oblicza liczbę rekordów w zbiorach dokumentów w podanych okresach Program pobiera zawartość pól (kolumn) zawierających rodzaj i numer i wykonuje analizę składniową numeru, tj. wyodrębnia znaki alfanumeryczne (serie) i numeryczne (kolejne numery w serii). Np. Szablon dokumentów sprzedaży, faktury i noty: !!9999 Liczba zapisów w poszczególnych seriach, wg tego szablonu: Seria Liczba zapisów ----- -------------- FV 1204 FK 45 8. Numerowanie w Trawers6 GUI W programie Trawers6 GUI numeruje się wg: Tabela serii dokumentów. Nie ustala się szablonów numerowania w parametrach poszczególnych systemów. Serie dokumentów i kartotek 9. Numer własny vs numer obcy Numer własny, nr własny Numery własne, to są numery nadane dokumentom transakcyjnym, np. fakturom sprzedaży, dokumentom rozchodu magazynowego, itp. Numery włane są indywidualne i unikalne (nie powtarzają się). Numeracja ta zapewnia identyfikowanie dokumentów podczas przetwarzania, w zestawieniach (raportach) i podczas wymiany danych z innymi programami. Powyżej opisano reguły i metody nadawania numerów własnych. Numer obcy, nr obcy Numery obce to są numery nadane dokumentom zewnętrznym, otrzymanym od kontrahentów. W celu identyfikacji dokumentów zewnętrznych, w programie Trawers ERP zapisuje się numery obce w zbiorach dokumentów i w tabelach pomocniczych . * W zamówieniach sprzedaży zapisuje się numery zamówień nadane przez klientów (odbiorców). * W fakturach zakupu zapisuje się numery faktur nadane przez kontrahentów (dostawców). * W fakturach sprzedaży można zapisać numer obcy (FNumerNA), który dodatkowo identyfikuje naszą fakturę sprzedaży w programach zewnętrznych. Przykład: Niektóre jednostki budżetowe mają obowiązek numerować faktury sprzedaży wystawiane w Trawers ERP wg odmiennego szablonu, np. FV 0001/OSiR/01/xx Ten numer można umieścić w polu: FNumerNA. 10. Tematy powiązane Wzorce dokumentów i etykiet Dokumenty transakcyjne Numerowanie. Szablony Serie dokumentów i kartotek Numery referencyjne RefNo Dostosowanie programu do firm Automatyzacje w Trawers ERP Parametry systemów (zbiorczo) Archiwum danych SOA Funkcje OutBound i InBound Słowa kluczowe #Dokumenty-Transakcje #Dokumenty-Okresy #Dokumenty-Numerowanie
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści