www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Numerowanie dokumentów 1. Opis ogólny 2. Schematy numeracji 3. Ciągi numeracji 4. Szczegóły rozwiązań 5. Zalecenia i porady 5.1 Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących 5.2 Numerować w seriach miesięcznych 5.3 W firmach wielo-oddziałowych stosować serie 5.4 Gdy 999 numerów to zbyt mało 6. Tabela serii dokumentów Opis ogólny Serie dokumentów w systemach 7. Zastosowane schematy numeracji 8. Numerowanie w Trawers6 GUI 9. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego, mają indywidualne, unikalne numery, które zapewniają ich identyfikację podczas przetwarzania, w zestawieniach (raportach) i podczas wymiany danych z innymi programami. Także rekordy (zapisy) w kartotekach, np. karty odbiorców, dostawców, indeksy KIM maja indywidualne, unikalne numery. W programie Trawers stosuje się metody automatycznego numerowania. W celu ułatwienia i przyśpieszenia nadawania kolejnych numerów przy dopisywaniu dokumentów i kartotek. Do nadawania kolejnych numerów stosuje się schematy numerowania oraz tabele serii dokumentów. Schemat numeru zwykle składa się z dwóch członów (segmentów): prefix (seria) i sufix. Prefix, to zwykle symbol alfabetyczny a sufix, to kolejno rosnące liczby. Np. FA0012, FA0013, FA0014. ppssss - - | | | o--- sufix o----- prefix Patrz też: Schematy numerowania Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego itp. zapisywane są w zbiorach okresowych (miesięcznych). Zbiory danych okresowych Numeracja dokumentów jest zwykle miesięczna, gdyż w numerze jest zawarty miesiąc i rok i w każdym miesiącu dokumenty mogą być numerowane od początku: w styczniu: FA0001/01/21, FA0002/01/21,... w lutym: FA0001/02/21, FA0002/02/21, FA0003/02/21,... ^ ^ | o---- rok 2021 (2 znaki) o------- miesiąc Jedynie w systemie KG Księga Główna, dokumenty zaksięgowane w dzienniku, otrzymują kolejny numer, unikalny w roku obrotowym. Księga główna i księgi pomocnicze Wydzieloną, miesięczną numerację można zmienić. Jeżeli jest potrzeba, aby faktury były numerowane narastająco w ciągu roku, to w każdym kolejnym miesiącu można zmienić pierwszy numer faktury na kolejny, liczony od początku roku. Przy rejestracji następnej faktury, system poda kolejny numer faktury. Na przykład, jeżeli w styczniu wystawiono 127 faktur, to w powyższym przykładzie, trzeba zmienić numer 1 na 128. Przy wystawianiu kolejnej faktury program poda numer kolejny, tzn. FA0128/02/21 np. w styczniu: FA0001/01/23 ... FA0127/01/23 w lutym: FA0128/02/23 ... FA0255/02/23 w marcu: FA0256/02/23 ... 2. Schematy numeracji Schemat organizuje metodę automatycznego nadawania kolejnych numerów. Wg schematu można numerować dokumenty, np. faktury sprzedaży oraz kartoteki, np. karty odbiorców Schematy numerowania Schematy numerów definiuje się w parametrach poszczególnych systemów Można wybrać schemat numerowania z tabeli: ------ 999999 Tylko cyfry, np. 201211 !99999 1 znak serii i cyfry, np. A12345 !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 !!!999 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123 !!!!99 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23 !!!!!9 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3 NNNNNN Kolejne cyfry i litery np. 0A0F12 !NNNNN 1 znak serii i cyfry, np. A12345 !!NNNN 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 !!!NNN 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123 !!!!NN 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23 !!!!!N 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3 !!!!!! Dowolne znaki np. 9BC/EF ------ Gdzie: ! seria, np. FV 9 kolejny numer (cyfry), np. 9999 N kolejny numer (cyfry i litery), np. NNNN Dla schematu: ------ !!9999 ------ Po podaniu FV w miejscu [!!], program podpowie kolejny numer w miejscu [9999]: FV0123, FV0124, FV0125, FV0126, itd. Schemat: 999999 Tylko cyfry, zapewnia automatyczne numerowanie. Program podpowiada kolejny numer, np. 000001, 000002, 000003, itd. Schematy numerowania 3. Ciągi numeracji W programie Trawers prowadzone są odrębne ciągi (kolejne numery): a) w ramach systemów, np. dokumenty magazynowe w systemie MG b) w ramach obiektów w systemach, np. dokumenty magazynu: 10 lub dokumenty kasy: 20 c) w ramach rodzaju operacji, np. dokumenty przechodu lub faktury zakupu d) w ramach okresu (miesiąca) obliczeniowego Dlatego, aby zidentyfikować dokument trzeba znać wszystkie wymienione cechy. Identyfikację dokumentu ułatwia unikalny numer referencyjny RefNo, który można umieścić na wydrukach dokumentów. Jest odpowiednie pole w tabeli pól dla wzorców dokumentów. Numery referencyjne RefNo 4. Szczegóły rozwiązań * W systemie NA jest wspólna numeracja faktur sprzedaży, paragonów i dokumentów korygujących Dokumenty sprzedaży * W systemie KB numeracja rejestrów kasowych i bankowych jest ciągła, tzn. program automatycznie nadaje kolejny numer i nie można podać innego. Np. Rejestr kasowy: 000111, 000112, itp. Program numeruje kolejno rejestry w roku obrotowym od: 000001 do: nnnnnn Dokumenty płatności * W systemie MG oddzielne numeracje są dla rodzajów dokumentów i magazynów, np. 10 PR PZ0003 ^ ^ ^ o--o--o--- Magazyn, Rodzaj dokumentu, Nr dokumentu Dokumenty magazynowe 5. Zalecenia i porady 5.1 Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących Faktury w zbiorach miesięcznych Np. FA0001 Faktura sprzedaży FK0001 Faktura korygująca, aby w KG od razu wiedzieć co to za dokument Zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu Zamówienia sprzedaży znajdują się w jednej tabeli (zbiorze). Inaczej niż faktury sprzedaży, które są w osobnych zbiorach miesięcznych. Dlatego warto je numerować tak, aby numery układały się rosnąco. Np. od 000001, 000002 itd. Lub wg schematu: RMM999 (R Ostatna cyfra roku + MM Nr m-ca) lub R99999 (R Ostatna cyfra roku) Te same zalecenia dotyczą: ofert sprzedaży i zakupu, zamówień zakupu i zleceń produkcyjnych, które takża są w jeden tabeli (zbiorze). 5.2 Numerować w seriach miesięcznych W każdym miesiącu dokumenty numerować od początku. Dokumenty mają dopełnienie w numerze, które wskazuje okres obliczeniowy, np. FV0012/03/21 i to zapewnia unikalność numeru. -- -- mm rr 5.3 W firmach wielo-oddziałowych stosować serie Stosować serie wskazujące na lokalizacje oddziału lub magazynu, np. zastosować schemat: !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 Operator w oddziale KR poda znaki [KR] a program dopełni KR0001 itd. Wg tej reguły pracuje program niezależnie czy wyodrębnione są oddziały w tabeli oddziałów. 5.4 Gdy 999 numerów to zbyt mało Sytuacja: --------- Firma ALFA rejestruje zamówienia sprzedaży. Stosuje następujący schemat M OP 999 Maska: !!!999 np. 5AA312 o o- -o- | | | | | o--- kolejny numer, max 999 | o------- symbol operatora o--------- symbol oddziału (magazynu) Problem: -------- Zdarza się, że w jednym miesiącu jest ponad 999 zamówień. Trzeba zmieniać schemat. A inny schemat, to trudności w analizie i raportowaniu. Rozwiązanie 1 Zastosować schemat numeracji: M OP Z 99 Maska: !!!!99 np. 5AAC12 o o- o o- | | | | | | | o-- kolejny numer, max 99 | | o---- znaki od [0] do [Z]. Cyfry i litery alfabetu: 36 znaków | o------- symbol operatora o--------- symbol oddziału (magazynu) 5 AA 001 ... 099 1 99 dokumentów 5 AA 101 ... 199 2 99 dokumentów ... 5 AA 901 ... 999 10 99 dokumentów 5 AA A01 ... A99 11 99 dokumentów 5 AA B01 ... B99 12 99 dokumentów ... 5 AA Z01 ... Z99 36 99 dokumentów Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów: 3564 = 36 * 99 Rozwiązanie 2 Zastosować schemat numeracji. M OP NNN Maska: !!!NNN np. 5AA1A3 o o- -o- | | | | | o--- kolejny numer alfanumeryczny, max ZZZ | o------- symbol operatora o--------- symbol oddziału (magazynu) 5 AA 999 5 AA 99A ... 99Z 5 AA 9A0 ... 9ZZ ... 5 AA Z00 ... ZZZ Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów: 36^3 - 1 = 46 655 Zamówienia przenieść do archiwum Zamówienia zrealizowane można przenieść do archiwum [NA_PGZ55] i zrobić miejsce na numery nowych, kolejnych zamówień. Archiwum danych 6. Tabela serii dokumentów Opis ogólny W programie Trawers5 TUI Tabela serii dokumentów stosowana jest w tych funkcjach, które nadają numery automatycznie tj. w funkcjach automatycznego generowania dokumentów i w funkcjach SOA. SOA Funkcje OutBound i InBound W programie Trawers6 GUI Tabela serii dokumentów jest jedyną i obowiązującą metodą nadawania numerów dokumentom. Tabela serii dokumentów jest także stosowana podczas ręcznej rejestracji dokumentów w Trawers5 TUI w systemach NA i MG. W programie Trawers5 TUI aktywne są dwie metody serializacji: 1. Schematy podane w parametrach systemow, np. !!9999, stosowane przy ręcznej numeracji dokumentów 2. Definicje w tabeli serii, stosowane w funkcjach automatycznego rejestrowania dokumentów Ze względu na zwiększające się znaczenie funkcji automatycznych, np. SOA rozbudowywana będzie metoda serializacji z użyciem tabeli serii. Tabele serii w systemach Tabele serii dokumentów są w systemach: BM,JP,KB,MG,MI,NA,QA,ST,ZA,ZO,ZP. Tj. w tych systemach, w których można rejestrować dokumenty. Patrz opisy tabeli serii dokumentów: Serie dokumentów i kartotek 7. Zastosowane schematy numeracji Zestawienie: PM > Statystyki > Serie dokumentów i kartotek [PM_ZST42] Zestawienie ilustruje schematy numeracji dokumentów i kartotek oraz liczbę zapisów w poszczególnych seriach. Numerowanie. Schematy o---------------------------------------------o | KB: Dokumenty ................. !!9999 | | KG: Dokumenty ................. !!9999 | | MG: Dokumenty ................. !!9999 | | NA: Faktury i noty ............ !!9999 | | Zamówienia i oferty ....... 999999 | | Odbiorcy .................. 999999 | | Adresy .................... 999999 | | RK: Kampanie handlowe ......... !99999 | | ST: Dokumenty ................. !!9999 | | Nry inwentarzowe .......... 999999 | | ZA: Zamówienia ................ 999999 | | ZO: Dokumenty ................. !!9999 | | Dostawcy .................. 999999 | | ZP: Dokumenty ................. !!9999 | | Zlecenia .................. 999999 | o---------------------------------------------o Program odczytuje schematy numeracji wskazane w parametrach poszczególnych systemów: * Oblicza liczbę rekordów w kartotekach, np. Odbiorcy * Oblicza liczbę rekordów w zbiorach dokumentów w podanych okresach Program pobiera zawartość pól (kolumn) zawierających rodzaj i numer i wykonuje analizę składniową numeru, tj. wyodrębnia znaki alfa-numeryczne (serie) i numeryczne (kolejne numery w serii). Np. Schemat dokumentów sprzedaży, faktury i noty: !!9999 Liczba zapisów w poszczególnych seriach, wg tego schematu: Seria Liczba zapisów ----- -------------- FV 1204 FK 45 8. Numerowanie w Trawers6 GUI W programie Trawers6 GUI numeruje się wg: Tabela serii dokumentów. Nie ustala się schematów numerowania w parametrach poszczególnych systemów. Serie dokumentów i kartotek 9. Tematy powiązane Wzorce dokumentów i etykiet Dokumenty transakcyjne Numerowanie. Schematy Serie dokumentów i kartotek Numery referencyjne RefNo Dostosowanie programu do firm Automatyzacje w Trawers ERP Parametry systemów (zbiorczo) Archiwum danych SOA Funkcje OutBound i InBound
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści