www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Akcyza. Ewidencja elektroniczna 1. Ewidencja elektroniczna w MIX S.A. 2. Koncepcja rozbudowy Trawers ERP 3. Tematy powiązane 1. Ewidencja elektroniczna w MIX S.A. Rozmowa z Panem Zbigniewem Bejgrowiczem z firmy MIX S.A. na temat elektronicznej ewidencji akcyzowej. Tres: Ewidencja wyłącznie elektroniczna. Wchodza przepisy, ktore wymagaja aby ewidencje związane z podatkiem akcyzowym były prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej. MIX wytwarza wyroby akcyzowe. Jak firma radzi sobie (lub zamierza) z ewidencją elektroniczną ? MIX: Ewidencję obrotu wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej prowadzimy praktycznie od początku wejścia Polski do UE, kiedy to wprowadzono nowe zasady obrotu wyrobami akcyzowymi i wprowadzono również obowiązek prowadzenia odpowiednich ewidencji (dopuszczając możliwość ewidencji elektronicznych). Prowadzimy to oczywiście w oparciu o Trawers. Na podstawie danych zawartych w jego bazach, co miesiąc (przy pomocy Accessa) generujemy odpowiedni raport, który zawiera dane wymagane rozporządzeniem. System taki prowadzenia ewidencji, ze względu na wymagania rozporządzenia, musiał zostać zatwierdzony przez Naczelnika Urzędu Celnego w Gdańsku i takie zatwierdzenie wtedy uzyskaliśmy. Polegało to na tym, że pojawiła się u nas odpowiednia komisja z UC i dokonała swego rodzaju audytu. Sposób taki funkcjonuje już u nas ponad 15 lat. Z tego co nam wtedy przekazano, byliśmy pierwszą firmą w województwie pomorskim, która miała zatwierdzony system do prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Tres: To budująca informacja, że można skutecznie rozwiązać potrzeby administracji i wymagania przepisów z użyciem narzędzi informatycznych. Gratulujemy. Obecnie kilka firm pyta nas o radę jak prowadzić ewidencję elektronicznie. Głównie handel węglem. Zastanawiamy się jak można Pana doświadczeniami i rozwiązaniami pomóc tym firmom. Może opis (poradnik, instrukcja) jak prowadzic ewidencję w Trawersie oraz jakie i jak tworzyc raporty. Poradnik ew. wzbogacony o opisy algorytmów, wzorów i definicji raportów ? Jak można pomóc, co można poradzić ? MIX: Co prawda obrót węglem i produkcja wyrobów alkoholowych należą do dziedzin akcyzowych, jednak specyfika każdej z tych działalności jest inna i inne są wymagania wynikające z przepisów akcyzowych. Trawers umożliwia gromadzenie bardzo dużej ilości informacji, które są w zasadzie prawie że wystarczające do prowadzenia ewidencji (rozporządzenie dopuszcza możliwość korzystania nie tylko z jednego programu i z tego właśnie my korzystamy). Do tego system jest na tyle elastyczny, że wykorzystując nieużywane pola kartotek, można wiele rzeczy poustawiać tak, żeby można było system wykorzystać tak, aby wymagania rozporządzeń zostały spełnione. Pracę należałoby rozpocząć: * od dokładnej analizy tego, jakie są wymagania co do zawartości ewidencji dla danej dziedziny (nie jest tych wymagań wcale tak dużo) * następnie określić jakie dane mamy już zawarte w kartotekach Trawers i jakie należałoby uzupełnić (wykorzystując istniejące pola, lub tworząc nowe) * oraz podjąć decyzję czy część wyliczeń, których wyników nie ma w bazie danych przenieść do programu raportującego (np. Access), czy zaimplementować w samym Trawersie i z niego bezpośrednio generować odpowiedni raport. Do tego należałoby przeanalizować rodzaj i ilość rejestrowanych dokumentów i ewentualnie zdecydować o rejestracji dodatkowych, uwzględniających ewidencjonowanie wymaganych operacji. Ponieważ prawo akcyzowe jest obszerne, więc na tym etapie w pracach dotyczących określenia danych zawartych w ewidencji, musiały brać udział ktoś ze strony podmiotu, komu znane są zagadnienia dotyczące obrotu i wymagań akcyzowych, w tym przypadku węglem. Pomocny opis i przykłady dotychczasowej metody Bardzo pomocna będzie wersja 'papierowa' dotychczas prowadzonej ewidencji, którą myślę że bardzo łatwo będzie można przemodelować i ubrać w dane, które i tak są już w Trawersie, oczywiście po ewentualnych uzupełnieniach. Tres: Dz.U. 2019 poz 2534 z dnia 24 grudnia 2019 Rozporządzenie MF Stwierdza, że podatnik powinien przekazać: 'raport z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące' MIX: Okresowe raporty z ewidencji. Tak właśnie my robimy, że drukujemy raz w miesiącu raport z ewidencji, a UC traktuje 'naszego' Trawersa jako ewidencję prowadzoną w formie elektronicznej. Sam raport (pola) można zbudować w oparciu o to co w tej chwili jest prowadzone 'papierowo' i ewentualnie sprawdzić, czy jest to aktualne pod względem bieżących wymagań (co jakiś czas się one zmieniają). Tres: Czy możemy opublikowac treść Pana e-maili w Bazie Wiedzy w sekcji dot. akcyzy jako wytyczne: jak podejść do wymogów ewidencji elektronicznej ? Ew. takze w biuletynach, które okresowo wysyłamy do subskrybentów ? MIX: Jeżeli to komuś ma pomóc, to bardzo proszę. Pozdrawiam, Zbigniew Bejgrowicz MIX S.A. <kwidzyn@mix.com.pl> Tres: Bardzo dziękujemy za wypowiedź. Cieszy nas, że program okazał się przydatny. Tres Centrum Oprogramowania Jerzy Dworzecki tres@tres.pl Kwiecień 2021 2. Koncepcja rozbudowy Trawers ERP Proponowane obszary rozwoju w Trawers ERP 1. Parametr firmy: 'Podmiot akcyzowy' * Włącza dostęp do pozostałych funkcji akcyzowych 2. Numery akcyzowe (firma i oddziały) * 13-znakowe kody UE (format walidowany) 3. Kontrahenci: flaga akcyzowy / numer akcyzowy 4. KIM: * Flaga 'wyrób akcyzowy' * Grupa akcyzowa (z tabelą stawek) * Flaga 'podlega przemieszczeniu' * Rodzaj banderoli * Miejsce składowania (pomieszczenie, zbiornik) 5. Magazyny lub lokalizacje: * Możliwość oznaczenia jako skład podatkowy * Powiązanie z grupami akcyzowymi 6. Dokumenty sprzedaży/zakupu: * Monit o numer ARC dla wyrobów 'podlegających przemieszczeniu' * Powiązanie z eAD/eDD * Możliwość wielokrotnego użycia tego samego ARC w pozycji 7. Raporty: * Rejestr ewidencji akcyzowej * Etykiety, banderole, stawki akcyzowe Ryzyka i ograniczenia * Wysoka zmienność przepisów - konieczność śledzenia zmian prawa * Konieczność wsparcia użytkownika przy konfiguracji (np. grupy akcyzowe, stawki) * Wdrożenia mogą wymagać konsultacji z ekspertami podatkowymi klientów Rekomendacja Tak, warto rozwijać funkcjonalność Trawers ERP w tym kierunku, modułowo i opcjonalnie - jako 'warstwa akcyzowa' dostępna tylko dla zainteresowanych firm. To nie tylko usprawni zgodność z przepisami, ale może też stanowić przewagę konkurencyjną w sektorze produkcji wyrobów akcyzowych (alkohol, paliwa, tytoń), gdzie wiele ERP-ów nie wspiera tych procesów natywnie. *********************************************************************************************************************** Zakres funkcjonalny modułu akcyzowego dla systemu Trawers ERP wraz z wyjaśnieniem pojęć i ich miejsca w polskim oraz unijnym modelu akcyzowym: I. Kluczowe pojęcia i ich rola w modelu akcyzowym | Pojęcie | Opis | Miejsce w modelu | | ---------------------------------------------| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Numer akcyzowy (SEED) | 13-znakowy kod przydzielany podmiotom gospodarczym w UE uczestniczącym w obrocie wyrobami akcyzowymi. Zaczyna się od kodu kraju (np. PL). | Identyfikacja podmiotów i składów podatkowych w systemie EMCS. Każdy podmiot lub skład ma własny SEED. | | Banderola akcyzowa | Fizyczna lub elektroniczna naklejka nakładana na butelki alkoholu, papierosy itp. jako dowód opłaty akcyzy. | Obowiązkowa dla większości wyrobów akcyzowych w detalu. Nie może występować przy przemieszczaniu w EMCS. | | EMCS (Excise Movement and Control System) | Europejski system elektronicznej obsługi przemieszczeń wyrobów akcyzowych w zawieszeniu podatku. | Główne narzędzie dla eAD, eDD, numerów ARC oraz raportów odbioru. | | eAD (elektroniczny Dokument Administracyjny) | Obowiązkowy dokument elektroniczny generowany w EMCS dla przemieszczeń w zawieszeniu podatku między składami. | Główna forma legalnego przemieszczenia wyrobów akcyzowych. | | eDD (elektroniczny Dokument Dostawy) | Wersja eAD dla przemieszczenia od składu podatkowego do podmiotu zużywającego. | Np. sprzedaż półproduktu do firmy, która zużywa go, ale nie jest składem. | | ARC/DDARC (Administrative Reference Code) | Numer identyfikujący eAD lub eDD nadawany automatycznie przez EMCS. | Musi być umieszczony na dokumentach towarzyszących przesyłce. | | AKC-WW | Deklaracja składana do urzędu skarbowego przy dostawie wyrobów węglowych (lub w innych przypadkach określonych ustawowo). | Wymagana przy określonych transakcjach np. sprzedaży do końcowego konsumenta. | | Deklaracje banderolowe | Obowiązkowe raporty o ilościach wydanych/złożonych/zniszczonych banderol. | Składane do KAS wymagana ewidencja wewnętrzna w systemie. | II. Szczegółowy zakres funkcji modułu akcyzowego w Trawers ERP 1. Parametry systemowe i konfiguracja firmy * Flaga: Podmiot akcyzowy aktywuje funkcje akcyzowe * Rejestr numerów SEED: * Numer podmiotu akcyzowego * Numer składu podatkowego * Numer banderolowy (jeśli wymagany) 2. Kartoteka kontrahenta * Flaga: Podmiot akcyzowy * Numer SEED (opcjonalnie) * Rejestr typów podmiotów: * Skład podatkowy * Podmiot zużywający * Importer * Eksporter 3. KIM - karta indeksu magazynowego * Flaga: Wyrób akcyzowy * Pole: Podlega przemieszczeniu (dla eAD/eDD) * Grupa akcyzowa (np. Wino >15%, Piwo 12%, Papierosy) * Pole: Stawka akcyzy (definiowane przez użytkownika) * Typ banderoli (jeśli dotyczy) * Miejsce składowania (zbiornik, magazyn, kod lokalizacji) 4. Obsługa dokumentów magazynowych i handlowych * Automatyczne wykrywanie towarów akcyzowych * Dla przemieszczeń: * Monit o podanie numeru ARC/DDARC * Możliwość przypisania jednego ARC do wielu pozycji * Rejestr numerów ARC powiązanych z dokumentem * Możliwość zapisu informacji do odrębnej tabeli dla raportowania 5. Integracja z EMCS (opcjonalnie) * Generowanie projektów eAD/eDD (XML) * Rejestracja numerów ARC/DDARC * Powiązanie statusu eAD z dokumentem magazynowym/fakturą * Pole Raport odbioru (potwierdzający odbiór w EMCS) * Historia komunikacji z EMCS (jeśli integracja z ePUESC) 6. Raporty i deklaracje * Ewidencja akcyzowa: * Lista przemieszczeń z numerami ARC * Rejestr wyrobów akcyzowych wg grup, stawek i ilości * Deklaracja AKC-WW (druk i/lub eksport XML) * Deklaracje banderolowe (ilości, typy, zużycie, zniszczenie) * Raport banderol na indeksach 7. Administracja i kontrola * Historia zmian na polach akcyzowych * Uprawnienia do edycji numerów akcyzowych, stawek, ARC * Blokady transakcji bez numeru ARC przy podlegających przemieszczeniu Korzyści z wdrożenia modułu * Zgodność z ustawą o podatku akcyzowym i wymaganiami EMCS * Automatyzacja procesów generujących błędy ręczne * Możliwość raportowania i integracji z systemami zewnętrznymi (PUESC) * Unikalna wartość dodana w segmencie ERP dla branż objętych akcyzą *********************************************************************************************************************** Diagram przepływu akcyzowego Diagram przedstawia pełny przepływ informacji w module akcyzowym Trawers ERP. Od dodania wyrobu w kartotece KIM, aż po raport odbioru w EMCS oraz automatyczną aktualizację dokumentu w systemie: [Diagram przepływu akcyzowego](/mnt/data/przeplyw_akcyza.png) Jak czytać diagram (klucz kroków) | Nr| Etap | Opis | Kluczowe dane | | --| ------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------- | | 1 | Wprowadzenie wyrobu (KIM) | Oznaczenie indeksu jako wyrób akcyzowy, przypisanie grupy, stawki, banderoli, miejsca składowania. | flaga akcyzowa, grupa, stawka | | 2 | Dokument sprzedaży / zakupu | Tworzenie faktury, WZ/PZ lub innego dokumentu magazynowego z pozycjami akcyzowymi. | pozycje KIM | | 3 | Monit: ARC / generacja eAD/eDD | System sprawdza, czy towar *podlega przemieszczeniu*; jeżeli tak - pyta o numer ARC lub proponuje wygenerowanie eAD/eDD. | flaga 'podlega przemieszczeniu' | | 4 | EMCS - wysłanie eAD/eDD | ERP generuje i wysyła plik XML do PUESC/EMCS. | eAD/eDD | | 5 | Otrzymanie ARC/DDARC | EMCS zwraca 21-znakowy numer ARC (lub DDARC). | numer ARC | | 6 | Wysyłka towaru | Dokument przewozowy zawiera ARC; towar wyjeżdża w zawieszeniu akcyzy. | numer ARC na wydruku | | 7 | Raport odbioru (RO) | Odbiorca potwierdza przyjęcie w EMCS, wskazując ten sam numer ARC. | raport RO | | 8 | EMCS - status 'odebrano' | EMCS nadaje dokumentowi eAD/eDD status zakończony. | status eAD/eDD | | 9 | Aktualizacja ERP | Trawers pobiera status RO, zamyka dokument, przenosi dane do ewidencji akcyzowej oraz raportów banderol/AKC-WW. | log zmian, ewidencja | 3. Tematy powiązane Raporty specjalistyczne --> Ewidencja wyrobów akcyzowych Raporty i analizy Wymiana danych z innymi programami RaportyXML Generator w PM Słowa kluczowe #Raporty-Generatory #TrawersERP-Automatyzacja #Pomoc-Przykłady #e-Dokumenty
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści