www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Wyszukiwanie w bazie danych 0. Opis ogólny 1. Wyszukiwanie w kartotekach i tabelach Szukanie w poszczególnych polach Query. Szukanie wg warunków Kontrahenci (odbiorcy i dostawcy) Indeksy magazynowe i nie-magazynowe KIM Należności i zobowiązania Dokumenty (transakcje) 2. Przeszukiwanie dokumentów (transakcji) 2.1 W nagłówkach i pozycjach dokumentów 2.2 W wielu zbiorach danych 3. Zawężanie (filtrowanie) danych Query. Zapytania wg warunków: Warunki (filtry) operatorów Ostatnie wybory operatorów Wyrażenia regularne (regex) 4. Przeglądanie zbiorów bazy danych 5. Zestawienia tabelaryczne 6. F1 Pomoc > Szukaj w opisach i tabelach 7. Statystyki zbiorów danych 8. Użycie generatorów raportów 9. Przeszukiwanie plików tekstowych 10. Tematy powiązane 0. Opis ogólny Szybkość i trafność wyszukiwania informacji zgromadzonych w bazie danych programu ma kluczowe znaczenie przy ocenie jego użyteczności w codziennej pracy. Funkcje wyszukiwania informacji są podstawowym narzędziami użytkowników (operatorów) oraz administratorów. Możliwość formułowania różnorodnych warunków wyszukiwania ułatwia posługiwanie się programem i zgromadzonymi danymi. Administratorom programu ułatwiają wyszukiwanie błędnych zapisów, diagnozowanie przyczyn nieprawidłowości i naprawianie danych. W programie Trawers ERP znajdują się narzędzia i metody, które umożliwiają szybkie i skuteczne wyszukiwanie potrzebnych informacji. Wykorzystanie tabel indeksowych Część narzędzi korzysta z tabel indeksowych utworzonych przy podstawowych kartotekach i zbiorach danych transakcyjnych. Działanie i rola indeksów polega głównie na przyspieszeniu wyszukiwania rekordów w bazie danych. Budowa i nazwy tabel indeksowych opisane są w słowniku danych. Baza danych. Słownik. Opis Wyszukiwanie wystąpień słów, fraz Część narzędzi stosuje tzw. wyszukiwanie swobodne (en: Free text search). Program (en: Search engine) przegląda zapisy (rekordy w zbiorach, teksty) w poszukiwaniu wystąpienia (obecności) ciągu znaków (liczby, słowa, wyrażenia) wskazanych przez operatora. 1. Wyszukiwanie w kartotekach i tabelach Wyszukiwanie rekordów (zapisów) zawierających wskazane słowa lub wyrażenia w kartotekach i tabelach. Np. asortyment ze słowem [złączka] w kartotece indeksów magazynowych KIM lub odbiorców z wyrażeniem [Sp.z o.o] i [Gdynia]. Szukanie w poszczególnych polach Wybieranie rozwijanej listy wyboru Podstawowy sposób wyszukiwania, to klawisze [F2] i [F3] na polach: symbol i nazwa. [F2] Wyświetlenie listy wyboru Szuka początkowych zgodnych znaków (en: Starts with) [F3] Wyświetlenie listy wyboru Szuka dowolnych zgodnych znaków (en: Contains) Można podać wiele ciągów znaków, np. [sko+bi+w][F3] Użycie klawiszy [F2] i [F3] opisano w tym dokumencie: Klawisze. Mysz ---------------------------------------- F2/3-wybór (wg symbolu), Tab-(wg nazwy) ---------------------------------------- Query. Szukanie wg warunków Query, dosłownie: zapytanie, pojęcie stosowane w informatyce dla określenia metody wyszukiwania informacji w bazach danych. Metoda polega na wskazaniu warunków wyszukiwania (wybierania), np. wyszukanie faktur sprzedaży o wartości netto powyżej 10 tys zł wystawionych od początku roku do dzisiaj. Jako wynik zapytania otrzymuje się tę część zapisów znajdujących się w bazie, które spełniają podany warunek. Dlatego mówi się o filtrowaniu danych. Warunki zapytań Query można zapamiętywać i wielokrotnie z nich korzystać. Zapytania wg warunków Query Kontrahenci (odbiorcy i dostawcy) Kontrahentów można wyszukiwać: - wg miasta - wg ulicy - wg NIP - wg www - wg długich nazw - wg osób do kontaktu - e-maili, itp. Zarządzanie bazą odbiorców -------------------------------------------------------------- F2/3-wybór (wg symbolu), Tab-(wg nazwy), F5-(wg NIP), F6-osoba -------------------------------------------------------------- --------------------------------------- F2-warunek, F3-szukaj, F10-karta, Enter ----------- ----o---- ----------------- | v------o-----------------------------------------v Szuka w: NIP, nazwa krótka, miasto, ulica, www, nazwa długa Indeksy magazynowe i nie-magazynowe KIM Indeksy w kartotece KIM można wyszukiwać: - wg pól (kolumn) w kartotece KIM * symbol (indeks) * nazwa * BarKod (EAN13) * marka (brandID) - wg pól (kolumn) zbiorów powiązanych * kody dodatkowe KID * indeksy producentów MPN * indeksy odbiorców * (opcja) atrybuty (cechy) KIM Kartoteka indeksów Patrz też: KIM Tabela atrybutów NOTE: Program zapamiętuje zastosowany porządek (metodę) wyszukiwania i podpowiada podczas kolejnego wyszukiwania. Patrz też: --------------------------------------------------------- F2/3-wybór indeksu, Tab-nazwy, F5-BarKod, F6-KID, F7-MPN --------------------------------------------------------- Klawisz [/-szukaj] [/-szukaj] pozwala wyszukiwać ciągów znaków (fraz) w wielu zbiorach: Program szuka podanych znaków: * W zbiorze (tabeli): MG00IMff Kartoteka KIM * W polach (kolumnach): ----------------------------- indeks+ <--- Kartoteka KIM (indeks) inazwa+ <--- Kartoteka KIM (nazwa) ean13+ <--- Kartoteka KIM (BarKod) brandID <--- Kartoteka KIM (marka) Kod30KID(indeks)+ <--- KID Indeksy dodatkowe Kod30MPN(indeks)+ <--- MPN Indeksy producentów Kod30ODB(indeks) <--- ODB Indeksy odbiorców Kod079ATRYB(indeks) opcja <--- ATRYB Tabela atrybutów Param operat [1] 1134 Szukaj KIM w Tab Atrybutów ----------------------------- KIM Tabele powiązane Zarządzanie zapasami Należności i zobowiązania Rozrachunki (należności i zobowiązania) można wyszukiwać: Rozrachunki z kontrahentami ---------------------------------------- F3-szukaj (wg nr, nr obcy, kwota, uwagi) ---------------------------------------- Dokumenty (transakcje) Dokumenty można wyszukiwać Przetwarzanie dokumentów ---------------------------------------- F3-szukaj (wg nr, kontrahent, data) ---------------------------------------- P. W których polach (kolumnach) program szuka ciągu znaków ? O. Nazwy (techniczne) pól pokazuje klawisz: F10-info Wg nazwy odbiorcy ----------------- -------------------------------------- Szukaj: DrzwiPlast <-- nazwa odbiorcy -------------------------------------- F10-info -- -o------ -------------------------- | | Szukanie w zbiorze nagłówków faktury | v numer + <--o Program szuka podanego odbdost + | ciągu znaków odnazwa + | w tych polach wystawil+ | zbioru odebral <--o Wg m-ca faktury --------------- -------------------------------------- Szukaj: 18.11 <-- rok/m-c faktury -------------------------------------- F10-info -- -o------ -------------------------- | | Szukanie w zbiorze nagłówków faktury | v numer + <--o Program szuka podanego odbdost + | ciągu znaków datas + | w tych polach wystawil+ | zbioru ouwagi <--o 2. Przeszukiwanie dokumentów (transakcji) Przeszukiwanie zbiorów dokumentów (transakcji) aby znaleźć pozycje zawierające podane słowo (wyraz), wyrażenie, liczbę. Przetwarzanie dokumentów 2.1 W nagłówkach i pozycjach dokumentów Szukanie: słów i liczb w rekordach (wierszach) zbiorów transakcyjnych (zbiorach dokumentów). Program szuka podanych ciągów znaków w nagłówkach i pozycjach dokumentów. NA > Sprzedaż > Szukaj w pozycjach dokumentów [NA_PSZ10] > Faktury i paragony sprzedaży [NA_PSZ17] > Szukaj w nagłówkach dokumentów [NA_PSZ15] > Dok sprzedaży (wg warunków) [NA_ZFA10] > Pozycje dokum tabelarycznie [NA_ZDC10] > Zamówienia > Szukaj w pozycjach dokumentów [NA_PSZ20] ZO > Zakupy > Szukaj w pozycjach dokumentów [ZO_PSZ10] ZA > Zamówienia > Szukaj w pozycjach dokumentów [ZA_PSZ10] KB > Dokumenty > Szukaj w pozycjach dokumentów [KB_PSZ10] KG > Dokumenty > Szukaj w pozycjach dokumentów [KG_PSZ10] o-- Szukanie ------------------------------------[X]o | | | Program szuka ciągu znaków (liter lub liczb) | | w dokumentach. Wyświetla pola rekordu | | | | Dokumenty okresów 20xx/07 - 20xx/12 | | | | | o---------------------------------------------------o ---------------------------------------------------------- Szukaj: ...... (szukany ciąg znaków) ................... ---------------------------------------------------------- Free Search Zastosowano mechanizm: wyszukiwanie swobodne (en: Free Search). Użytkownik nie musi znać struktury bazy danych. Program szuka ciągu znaków w polach wskazanej bazy danych, np. pozycji dokumentów zakupu. Program wyświetla zawartość pól rekordu. Wskazuje [*] pole lub pola, w których znajduje się szukany ciąg. Przykład. System NA Sprzedaż --- Okres: 20xx/06 Rekord: 31 Znaleziono: 7 -------------------------- odbdost 006784 Firma Kolanski Maszyny rolnicze i konstrukcje stalowe data 20xx.06.28 rodzajd FA numer F00016/06/xx num_poz 1 odebral Mylowska Ewa indeks *AKTUALIZACJA inazwa *Oplata za aktualizacje oprogramowania oilosc 1.0000 sprzedal 000046 ---o--- o---o-- ---------------o---------------------- | | | | v | v | nazwa | zawartość pola v pola | dodatkowo: nazwa, gdy zawartość zawiera symbol v [*] tu znaleziono ciąg, tu: [aktualiz] Przykład. System KB Płatności -- Okres: 20xx/05 Rekord: 35 Znaleziono: 10 --------------- urodzaj R usymbol numer 000004 num_poz 1 data . . soper ROZ/Z5 str Wn tresc *Zaliczka na meble tresc2 *Zaliczka na meble kwota 1449.00 symbolw PLN osoba 000001 onsyst KB dnumer 000003 dnsyst KB odbdost 990183 wystawil IK ---o--- o---o-- ---------------o---------------------- | | | | v | v | nazwa | zawartość pola v pola | dodatkowo: nazwa, gdy zawartość zawiera symbol v [*] tu znaleziono ciąg, tu: [zaliczka] 2.2 W wielu zbiorach danych Wiele kartotek, tabel i zbiorów transakcyjnych (dokumenty) można przeszukiwać, aby odnaleźć ciągi znaków (słowa) NA > Odbiorcy > Szukanie odbiorców, osób o-- Kartoteka ----------------o | | | Słowa [+]: al+kot | | | o-----------------------------o Szukany ciąg znaków może być złożony, tu: al+kot Program szuka znaków: [al] oraz [kot] w różnych miejscach np. odszuka w ciągu: 'ala ma kota' oraz w 'kota ma ala' Przydatna jest możliwość przeszukiwania wielu zbiorów danych: Funkcja jest w systemie RZ Projekty Zadania i w menu wewnętrznym F12 F12 Menu wewnętrzne o-- Przeszukuj --------------------------o | | | Zadania RZ bieżące T | | Zadania RZ archiwalne T | | | | Kontakty RK bieżące T | | | | Odbiorcy T | | Odbiorcy (adresy) T | | Odbiorcy (osoby) T | | | | Dostawcy T | | Dostawcy (adresy) T | | Dostawcy (osoby) T | | | | Pracownicy i kandydaci T | | Kronika pracowników N | | Kronika kandydatów N | | | | Treści e-maili N | | | o----------------------------------------o 3. Zawężanie (filtrowanie) danych Kolejna metoda wyszukiwania i przeszukiwania danych, to zawężanie przeglądanych i drukowanych danych do takich, które spełniają określone warunki. Np. opisy zawierają podane słowa lub wyrażenia, liczby mieszczą się w określonym zakresie a daty w podanym okresie lub roku obliczeniowym. Query. Zapytania wg warunków Query pozwala zawężać (filtrować) przeglądane dane, tak aby użytkownik widział tylko te dane, które go interesują. Warunki query można zapamiętać i używać powtórnie w miarę potrzeb. Zapytania wg warunków (Query) Warunki (filtry) operatorów Dostęp do kartotek można zawęzić poprzez warunki (filtry) przydzielane poszczególnym operatorom (użytkownikom). Służą do ograniczenia praw dostępu do rekordów w kartotekach oraz określają inne cechy list wyboru, np. jakie informacje doświetlać. Filtry pozwalają ograniczyć widoczność kart odbiorców, dostawców, kart asortymentu KIM, zawartości magazynów, zleceń produkcyjnych, cen w cennikach. Warunki (filtry) operatorów Ostatnie wybory operatorów Podczas tworzenia zestawień i raportów program wymaga podania szeregu parametrów wskazujących zakresy danych, filtry, warunki Quuery, okresy obliczeniowe, itp. Można zapamiętać parametry wybrane przez operatora. Podczas następnego wykonania, program odtwarza wybrane parametry, dane i opcje. Jest to kolejna metoda tzw. personalizacji tj. przystosowania programu do indywidualnych oczekiwań i preferencji poszczególnych operatorów. Ostatnie wybory operatorów Wyrażenia reglarne (regex) RegEx, regex (en: regular expression) to szablon, który opisuje ciąg znaków. Wyrażenia regularne stosowane są do sprawdzania poprawności ciągów znaków oraz wyszukiwania w tekstach wystąpień wzorca, np. Wyszukiwanie ciągów znaków wg wzorca (szablonu): wyrażenie rezultat wyszukania ----------------------------------------------------- a.a ---> adaptacja wymiana zapasami cen. ---> cena ceny licencja ujednolicenie t{2} ---> motto Scott (Re:.){2} ---> Re: Re: Etap [0-9] ---> Etap 1 Etap 2 Etap 132 ----------------------------------------------------- Wyrażenia regularne 4. Przeglądanie zbiorów bazy danych Przeglądanie globalne Zawartość zbiorów użytkowych, wypełnionych podczas użytkowania programu można przeglądać i przeszukiwać w funkcji: AD > Globalna gospodarka zbiorami > [Z] Przeglądanie bazy danych [AD_PGZ94]. Program wyświetla zawartość rekordów (wszystkie pola) wskazanych zbiorów (tabel). Można poszukiwać wystąpienia (obecności) ciągu znaków (liczby, słowa, wyrażenia). Zarządzanie bazą danych Przeglądanie poszczególnych zbiorów Zawartość zbiorów użytkowych okresowych (miesięcznych i rocznych), można przeglądać w poszczególnych systemach (XX). XX > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne [MG_PGZ20]. Zbiory danych okresowych Baza danych. Zarządzenie bazą Patrz też funkcje zarządania bazą danych: [A] Aktualizacja bazy danych [I] [R] Indeksowanie [S] Sprawdzanie polskich znaków [F] Dokumenty do zatwierdzenia [N] Zestawienie kontrolne Zarządzanie bazą danych 5. Zestawienia tabelaryczne Zestawienia prezentują dane w formie matrycy (tabeli) z główką i boczkiem i danymi na ich przecięciu. Zawartość tabeli można wysłać do arkusza, np. do Excela. Excel. Wymiana danych (CSV,KE) Dane prezentowane w tabeli można sortować wg każdej kolumny i dowolnie przeszukiwać: w każdej kolumnie lub wg warunków (filtrów). Zestawienia tabelaryczne 6. F1 Pomoc > Szukaj w opisach i tabelach Podstawowym zadaniem funkcji: Szukaj w opisach i tabelach jest przeszukiwanie opisów programu zgromadzonych w zbiorze opisów: Baza Wiedzy Trawers ERP. Program szuka w opisach wystąpień podanych słów i wyrażeń. Wyświetla tytuły artykułów i fragmenty treści wskazanych artykułów. Dodatkowo wyszukuje wystąpień słów i wyrażeń w zbiorach systemowych: (w przykładzie: szuka [asortyment]) Baza danych: nazwy pól (kolumn) Szuka informacji o bazie danych programu Trawers, tj. nazw technicznych i opisowych tabel (zbiorów danych) i kolumn (pól) w tabelach. Np. mi00ce%f Cenniki sprzedaży MI INDEKS C 16 0 Indeks asortymentu Tabele pól dla wzorców dokumentów Szuka informacji o polach dla wzorców. Nazw technicznych i opisowych. Np. Pole wzorca NA: Pozycja - symbol opakowania asortymentu hF['OPAKOWAN'] Funkcje w menu systemów (IdProces) Szuka nazw w pozycjach menu w poszczególnych systemach. Np. Menu NZ: Sprzedaż asortymentu wg tygodni NZ_ZDS60 Szukanie informacji o programie 7. Statystyki zbiorów danych Statystyki baz danych, to są zestawienia, które prezentują wielkość, strukturę i dynamikę rozbudowy podstawowych zbiorów danych: kartotek, okresowych zbiorów dokumentów transakcyjnych oraz tabel pomocniczych. Statystyki zbiorów danych Dane do zestawień można można wybierać w różnych warunków (filtrów). Funkcje tworzenia zestawień statystycznych, to kolejne narzędzie do wyszukiwania danych (tekstów, wyrażeń, liczb) w zbiorach. * Liczba wystąpień wartości pól Prezentuje liczbę pól zawierających takie same wartości i porównuje z ogólna liczba pól. Np. Liczba kart kontrahentów majacych siedziby w tych samych miastach. * Godziny zapisów do baz danych Prezentuje rozkład godzinowy dopisywania danych. * Rekordy dopisane w dniach ... Prezentuje informacje o rekordach dopisanych do baz danych w podanym okresie, np. w dniach 20xx.05.21 - 20xx.05.28 * Statystyki rozbudowy zbiorów Prezentuje przyrosty zbiorów. Liczbę rekordów dopisanych dzisiaj, w ostatnim tygodniu, miesiącu i roku. Porównuje z okresami poprzednimi. Ilu dopisano odbiorców ? Ilu dopisano dostawców ? Ile dopisano kart KIM ? 8. Użycie generatorów raportów Do wyszukiwania danych wg dowolnych warunków w bazie danych można użyć generatorów raportów wbudowanych do programu Trawers oraz raportów zewnętrznych. Generatory wbudowane Generatory wbudowane, to są funkcje (moduły) stanowiące integralną część programu Trawers. Dołączane są do wszystkich konfiguracji (licencji). RaportyXML Raporty i formuły PM Raporty TrCrossTab Raporty TrPivotTab Generatory zewnętrzne Generatory zewnętrzne, to są programy tworzone przez inne firmy. Niektóre są darmowe. Za użycie innych, dostawcy wymagają opłat. QlikView Dane dla Qlik Amazon QuickSight Power BI Tableau Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach Crystal Reports Raporty i analizy Raporty w Crystal Reports 9. Przeszukiwanie plików tekstowych Pliki tekstowe zawierają znaki pisarskie, w postaci alfanumerycznej. Typowe formaty: TXT, RFT, XML, HTML. Pliki tekstowe można tworzyć w programie Trawers, jako np. pliki wydrukowe. Można wczytywać (pobierać, importować) z programów zewnętrznych. Pliki zwykle znajdują się w katalogach wymiany plików, np. trInOut Struktura katalogów Pliki tekstowe można przeszukiwać. Szukać podanych ciągów znaków. Ciągi znaków można podać wprost, np. [cena] --> cena lub zastosować wyrażenia regularne, np. [cen.] --> cena ceny licencja Wyrażenia regularne 10. Tematy powiązane Szukanie informacji o programie Zapytania wg warunków (Query) Baza danych. Słownik. Opis Zbiory danych okresowych Statystyki zbiorów danych Słowa kluczowe #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-BazaWiedzy #TrawersERP-SłownikPojęć #TrawersERP-SłownikDanych
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści