www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Wdrażanie programu Trawers ERP 0. Opis ogólny Wyzwania Etapy 1. Instalacja 2. Stany początkowe 2.1 Kartoteki i tabele 2.2 Parametry sterujące podstawowymi procesami gospodarczymi 2.3 Scenariusze podstawowych procesów 3. Przygotowanie użytkowników 4. Start programu 5. Tematy powiązane 6. Kontrole okresowe 7. Warunki powodzenia wdrożenia 8. Narzędzia i pomoce Gotowe, branżowe rozwiązania merytoryczne, tzw. Industry Templates Narzędzia ułatwiające rozpoczynanie pracy z programem Trawers Narzędzia ułatwiające użytkowanie Dodatkowe usługi Tres i Partnerów Szkolenia Poradniki 9. Integracja. Projekt wdrożenia 10. Wdrożenie w modelu: Key-User Driven 0. Opis ogólny Wyzwania wobec projektu wdrożenia * Zachowanie podstawowych danych biznesowych z dotychczas użytkowanego oprogramowania * Skrócenie czasu wdrożenia. Maksymalne skrócenie czasu jednoczesnego użytkowania poprzedniego programu i programu Trawers ERP * Poprawne dane początkowe. Kartoteki i tabele sterujące wprowadzić poprawnie * Poprawne procesy i procedury. Wskazać i wdrożyć najbardziej przydatne funkcje * Optymalne parametry i definicje, np. uprawienia, wielo-oddziałowość, wzorce dokumentów, definicje raportów Etapy procesu Proces wdrożenia składa się z czterech etapów: 1. 2. 3. 4. Instalacja | Stany | Przygotowanie | Start | początkowe | użytkowników | programu ----------------o------------------o--------------- > o < --------------------- Organizacja | Kartoteki | Scenariusze |^-- Dane transakcyjne Program | Tabele | Zadania | wypełnione w weekend Sprzęt | Procesy | | | Templates | | 1. Instalacja ---------- Przygotowuje się organizacyjnie projekt i zespół Instaluje się program i wypełnia tabele użytkowników. Instalowanie programu 2. Stany początkowe ---------------- Wpisuje się lub importuje kartoteki i tabele oraz ustala parametry, które sterują podstawowymi procesami gospodarczymi Wprowadzanie danych początkowych 3. Przygotowanie użytkowników -------------------------- Przygotowuje się użytkowników do samodzielnej pracy w dniu startu Szkolenie początkowe Kurs 1. 4. Start programu -------------- Wprowadza się dane transakcyjne i rozpoczyna prace w Trawersie Wprowadzanie danych początkowych 1. Instalacja Na tym etapie organizuje się projekt i zespół, instaluje się program, wypełnia tabele użytkowników, przydziela hasła i uprawnienia (wstępnie). Zadania: * Wyznaczenie kierownika projektu Kierownik Projektu wyznaczony jest przez Zarząd Firmy i przed nim odpowiada za powodzenie wdrożenia. Po zakończeniu wdrożenia Kierownik Projektu przejmuje rolę: Opiekun programu Trawers (en: Key User). * Ustalenie dat rozpoczęcia i zakończenia całego projektu oraz wszystkich dat etapów i zadań pośrednich. To umożliwi realistyczne ustalenie dnia startu oraz pozwoli nadzorować realizacje zadań wykonywanych przez zespół * Ustalenie zasad komunikacji z konsultantami: e-maile, zdalny dostęp * Przegląd i ew. przebudowa systemu IT: sprzętu informatycznego * Zapewnienie konsultantom zdalnego dostępu do programu * Instalowanie składowych programu Trawers na serwerze i terminalach: obsługa drukarek, poczty elektronicznej, drukarek fiskalnych itp. * Ustalenie procedur codziennego back-up'u danych * Dopisanie firmy do tabeli firm i wypełnienie bazy danymi standardowymi oraz dopisanie oddziałów do tabeli, gdy konieczne wydzielenie oddziałów * Dopisanie użytkowników do tabeli operatorów, wyznaczenie roli, i wstępne nadanie uprawnień Uprawnienia operatorów 2. Stany początkowe Na tym etapie wpisuje się od nowa lub pobiera kartoteki i tabele z poprzedniego programu. Wystarczy przenieść dane z poprzedniego programu do arkusza w Excelu, poprawić tak aby były zgodne z formatem programu Trawers a następnie pobrać w formacie plików CSV. Wymiana danych w formacie CSV Pobieranie z CSV krok po kroku Na tym etapie ustala się także podstawowe parametry sterujące podstawowymi procesami gospodarczymi, np. ustalające politykę kontroli marży sprzedaży oraz reguły składania zamówień zakupu. System parametrów Wykorzystuje się możliwości dostosowania programu Trawers ERP do potrzeb firm. Dostosowanie do potrzeb firm NOTE: Na komplet danych używanych w dniu startu programu składają się: a) Kartoteki i tabele wypełniane na tym etapie b) Dane transakcyjne wypełniane w ciągu 2-3 dni poprzedzających start Kartoteki i tabele używane będą też na etapie: 3. Przygotowanie użytkowników Dlatego po wypełnieniu kartotek i tabel należy je zachować na dzień startu a użytkowników przygotowywać na kopii danych (en: Sandbox). Tabele i zbiory sterujące można wypełnić automatycznie, korzystając z gotowych, standardowych danych branżowych. W ten sposób skraca się czas wdrażania i uzyskuje gotowe, sprawdzone rozwiązania. Wprowadzanie danych początkowych Kartoteki można wypełnić kopiując dane ze zbiorów innej firmy a następnie usunąć niepotrzebne dane. Grupa funkcji: [ADPDV26]. 2.1 Kartoteki i tabele Wypełnia się następujące zbiory ręcznie lub pobiera się z plików CSV. * Kartoteki odbiorców * Kartoteki dostawców * Kartoteki asortymentu - indeksy KIM magazynowe, usług, pomocnicze * Kody dodatkowe indeksów KID i zamienniki KIZ Kartoteki powiązane z KIM: MPN, Modele, Rodziny, itp. * Tabela magazynów * Cenniki sprzedaży: Katalogowe, Kontraktowe, Promocyjne * Kasy i rachunki bankowe * Plany kont w KG * Pracownicy, składniki płacowe i wynagrodzenia narastająco 2.2 Parametry sterujące podstawowymi procesami gospodarczymi Wypełnia się ręcznie lub zachowuje się standardowe dane branżowe: * Plan kont w systemie Księga Główna * Schematy dekretacji w systemach pomocniczych * Parametry poszczególnych systemów, np. szablony numerowania dokumentów * Parametry użytkowników * Uprawnienia do obiektów, np. kas, magazynów, symboli dekretacji * Wzorce dokumentów, np. faktur, dokumentów wysyłkowych * Parametry sterujące procesami, np. udzielaniem upustów, kontrolą limitów kredytowych, kontrolą należności, kontrolą marży, solidnością dostawców, kontrolą poziomu zapasów, normami zapasów 2.3 Scenariusze podstawowych procesów Ustala się scenariusze: * Zarządzanie bazą klientów * Realizacja sprzedaży * Realizacja zakupów * Zarządzanie zapasami * Ustalanie cen sprzedaży * Płatności: wpłaty i wypłaty * Ewidencja i rozliczenie kosztów działań handlowych i usługowych W firmach produkcyjnych, dodatkowo: * Struktury produktu BOM * Technologia wytwarzania * Wzorniki operacji * Stanowiska pracy, maszyny i narzędzia * Wskaźniki i parametry MRP, np. stany zapasów min, dni realizacji * Procedury planowania produkcji: zamówienia sprzedaży, prognozy * Procedury sterowania przebiegiem produkcji, procesy MRP * Zarządzenie zleceniami produkcyjnymi * Rejestrowanie danych produkcyjnych * Ewidencjonowanie kosztow * Analiza odchyleń od kosztów normatywnych 3. Przygotowanie użytkowników Na tym etapie przygotowuje się użytkowników do pracy w dniu startu programu Ten etap jest najtrudniejszy. Z jednej bowiem strony, użytkownicy powinni poznać w szczegółach sposób realizacji swoich zadań w nowym programie. A z drugiej strony, uwolnić się od sposobów, do których nawykli używając poprzedniego systemu. Ćwiczenia praktyczne Dlatego ważne jest, aby przećwiczone zostały praktycznie sposoby realizacji zadań. I aby zostały wyjaśnione wszystkie wątpliwości. Trzeba uświadomić i przećwiczyć podstawową cechę systemu zintegrowanego. To, że wszystkie dane zgromadzone są w jednej bazie danych. Że dane wpisane przez jedną osobę mają wpływ na działania i decyzje wszystkich pozostałych osób. Proces uczenia się tego może trwać pewien czas. Szczególnie gdy użytkownicy dotychczas pracowali samodzielnie, np. na odrębnych arkuszach kalkulacyjnych. Prace na kopii danych Realizacja zadań powinna odbywać się na kopii danych (en: Sandbox) utworzonych na etapie 2, tj. podczas wprowadzania danych początkowych. Aby środowisko pracy było takie samo jak w dniu startu programu. Pozostawić dane do ćwiczeń Dane do ćwiczeń powinny pozostać dostępne także po dniu startu. Aby nie pomylić się, warto aby program z danymi do ćwiczeń miał inne tło niż program z danymi rzeczywistymi. Tło ustala się w parametrach operatora. Na danych do ćwiczeń operatorzy mogą dowolnie sprawdzać funkcje systemu bez obawy zepsucia danych użytkowych (produkcyjnych). Podczas użytkowania programu, także można kopiować, np. raz w miesiącu, dane produkcyjne do danych do ćwiczeń aby operatorzy mogli sprawdzać działanie funkcji na danych możliwie rzeczywistych Do tego przydaje się wielo-firmowość programu, tzn. możliwość utrzymywania kompletu danych wielu firm (podmiotów). Wielo-firmowość Dobrym przygotowaniem do ćwiczeń może być wykonanie podstawowych procesów. Poradniki. Scenariusze 4. Start programu W dniu startu programu przestaje się używać poprzedniego programu i rozpoczyna użytkowanie programu Trawers. Dniem startu może być każdy pierwszy dzień okresu obliczeniowego. Np. 1-szy marzec, czerwiec, wrzesień itp. Nie musi być to pierwszy dzień roku. Rozpoczęcie użytkowania programu Trawers w czasie trwania roku obrotowego ma szereg zalet, przede wszystkim unika się kumulacji prac typowych dla końca roku (sprawozdawczość, inwentaryzacje itp.) z dodatkowymi pracami zwiazanymi z rozpoczęciem użytkowania nowego programu. Z powodzeniem można wprowadzić w czasie trwania roku stany początkowe i dane transakcyjne konieczne w dniu startu programu. Dane transakcyjne (dokumenty) W ciągu 2-3 dni poprzedzajace dzień startu programu wprowadza się dane transakcyjne. Na te dni należy przerwać rejestracje danych w poprzednim programie. Dlatego najlepszymi dniami jest weekend. Na podstawie danych zgromadzonych w poprzednim programie wprowadza się dane transakcyjne (dane transakcyjne, to te które zmieniają się podczas codziennej pracy) i które będą potrzebne do bieżącej pracy. Wprowadzanie danych początkowych Nie należy (na tym etapie) wprowadzać transakcji archiwalnych i innych danych nieużywanych w bieżacej pracy operacyjnej firmy. Wypełnia się następujące dane ręcznie lub pobiera się z plików CSV: * Stany magazynowe * Zamówienia sprzedaży, pozostałe do realizacji * Zamówienia zakupu, pozostałe do realizacji * Należności od odbiorców * Zobowiązania wobec dostawców * Stany kas i rachunków bankowych * Stany środków trwałych * Stany początkowe kont księgowych W firmach produkcyjnych: * Zlecenia produkcyjne, pozostałe do realizacji Dobrą praktyką jest, aby po wprowadzeniu danych transakcyjnych utworzyć zestawienia podsumowujące z poprzedniego i nowego systemu. Co najmniej: * Stan należności i zobowiązań * Stan zapasów magazynowych * Stan środków pieniężnych * Stan kont księgowych Zestawienia te powinny być zaakceptowane i podpisane przez kierownictwo firmy. Dokumentują bowiem stany początkowe w dniu startu programu. 5. Tematy powiązane Wdrażanie. Organizacja i zadania Wprowadzanie danych początkowych Dostosowanie do potrzeb firm Samodzielne wdrożenie Koncepcja wdrożenia 1 - produkcja Słowa kluczowe #Wdrożenie-AnalizaPrzedwdr #Wdrożenie-DanePoczątkowe #Wdrożenie-KolejneKroki #Wdrożenie-Ustawienia #Wdrożenie-JazdaPróbna *************************************************************************** 6. Kontrole okresowe Okresowo, np. raz w tygodniu mależy omawiać z zespołem przebieg prac w nowym programie, wprowadzać usprawnienia i powielać najlepsze praktyki. 7. Warunki powodzenia wdrożenia * Mieć świadomość celu, tj. ustalić jaki >produkt finalny< chce się osiągnąć i jakie są jego produkty składowe Produktem finalnym, w tym przypadku, jest program wspomagający osiąganie celów gospodarczych firmy, zapewniający jej przewagę konkurencyjną. Dlatego należy określić jakie cele chce się osiągnać wdrażając Trawers oraz wskazać cele pośrednie (produkty składowe) w poszczególnych obszarach firmy: zarządzania klientami, organizacji sprzedaży, zakupów, płatności, zarządzania zapasami, produkcją, rachunkowości i sprawozdawczości, itd. * Wyznaczyć Kierownika Projektu i dać mu kompetencje decyzyjne. Kierownik projektu powinien mieć kompetencje i doświadczenie w obszarach: finansach, wykorzystaniu narzędzi informatycznych w gospodarce magazynowej, marketingu, planowaniu zaopatrzenia, zarządzaniu produkcją Patrz: Kierownik Projektu. Kompetencje i zadania Wdrażanie. Organizacja i zadania * Proces wdrażania prowadzić metodycznie, zgodnie z planem, nie pomijać żadnego etapu ani żadnego zadania. Nie przechodzić do następnego zadania jeżeli poprzednie nie zostało w pełni wykonane * Przygotować użytkowników do samodzielnej pracy w dniu startu. * Dzień startu programu wyznaczyć realistycznie a nie życzeniowo. Przesunąć dzień startu, jeżeli nie wszystkie zadania zostały wykonane lub użytkownicy nie są przygotowani do samodzielnej pracy z nowym programem * W dniu startu rozpocząć używanie wszystkich modułów a nie tylko części. * Nie używać poprzedniego programu, równolegle z nowym. To jest niepotrzebne dublowanie prac oraz niepożądane przenoszenie nawyków i oczekiwań z poprzedniego programu 8. Narzędzia i pomoce W celu sprawnego przebiegu wdrożenia, przygotowane zostały następujące narzędzia i pomoce: Gotowe, branżowe rozwiązania merytoryczne, tzw. Industry Templates * Plan kont i metody dekretacji dokumentów, np. faktur sprzedaży * Schematy operacji okresowych, np. rozliczenie kosztów na koniec okresu, obliczanie VAT * Wypełnienie kartotek i tabel, które poprzez przykłady obrazuje ich miejsce w systemie przetwarzania danych * Predefiniowane wzorce dokumentów, których wygląd może być redagowany, np. faktury sprzedaży, zamówienia zakupu, wezwania do zapłaty * Wzorcowe arkusze sprawozdawcze: F-10, Bilans, Rachunek Wyników, VAT-7, wskaźniki, itp. wiecej informacji w opisie w -->KG > Zestawienia > KE * Profile (role) użytkowników definiowane poprzez uprawnienia i parametry, np. Administrator, Sprzedawca, Magazynier Dane branżowe. Profile firm Narzędzia ułatwiające rozpoczynanie pracy z programem Trawers * Przenoszenie danych z dotychczas używanych programów: kartotek odbiorców, dostawców, indeksów magazynowych,.. * Wypełnienie standardowych kartotek i tabel, np. jednostek miar, banków, tabel upustowych, walut itp., jednym klawiszem Wprowadzanie danych początkowych Narzędzia ułatwiające użytkowanie * Diagnozowanie spójności danych, weryfikacja powiązań, zestawienia * Automatyczne zgłoszenie on-line do Tres ew. problemów wymagających interwencji serwisowych -->AD > Trawers > Zgłoszenie serwisowe Diagnozowanie i usuwanie problemów Dodatkowe usługi Tres i Partnerów * Konsultacje e-mailowe i telefoniczne * Audyt instalacji pod względem wiarygodności i spójnosci danych oraz stosowania najlepszych praktyk rozwiązań merytorycznych i organizacyjnych. * Audyt dotychczasowego programu ERP * Zaplanowanie przebiegu wdrożenia * Przenoszenie danych (migracja) * Analiza procesów biznesowych * Kastomizacja programu * Integracja z programami zewnętrznymi * Tworzenie wzorców dokumentów * Tworzenie raportów i alertów * Szkolenia Usługi firmy Tres Produkty i usługi Partnerów Szkolenia * Przekazanie wiedzy merytorycznej zawartej w programie Szkolenia. Oferta Szkolenia i projekty ERP/MRP Poradniki Seradex: Indeksowanie asortymentu Seradex: Inwentaryzacja zapasów 9. Integracja. Projekt wdrożenia Patrz też przykład definiowania (projektowania) integracji Trawers ERP z systemem zewnętrznym: Integracja. Projekt wdrożenia 10. Wdrożenie w modelu: Key-User Driven Firma Tres CO preferuje model wdrożenia: Key-User Driven Direct Implementation. Model zakłada wskazanie głównego użytkownika. Zadania: - Główny kontakt z producentem ERP: Przyjmuje rolę 'wewnętrznego eksperta' w firmie. - Edukacja użytkowników końcowych: Organizuje szkolenia i przekazuje wiedzę w firmie. - Pierwsza linia wsparcia dla pracowników: Pomaga rozwiązywać typowe problemy związane z ERP. - Zbieranie potrzeb i opinii: Przekazuje uwagi na temat systemu do producenta ERP. Patrz szczegóły: Koncepcja wdrożenia 1 - produkcja
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści