www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Sondaż. KonsultantAI. Tematy i pytania 1. Wprowadzenie 2. Obszary usprawnień 3. Potrzeby biznesowe 4. Ocena dojrzałości cyfrowej firmy 5. Pytania dotyczące czynności operacyjnych 6. Audyt użytkowania Trawers ERP 7. Tematy powiązane 1. Wprowadzenie KonsultantAI Nowa rola chata, który analizuje potrzeby użytkowników Trawers ERP i podpowiada rozwiązania. Chat sugeruje zastosowanie istniejącej funkcjonalności lub rozbudowę systemu. Pytamy użytkowników o ich potrzeby. Aby ułatwić im prace warto podpowiedzieć o co mogą pytać lub jakie zgłaszać potrzeby. Poniżej chat podpowiada tematy, o które mogą pytać użytkownicy. Zna Trawers i inne ERP. Pytania skierowane są do firm użytkujących Trawers jednocześnie na co najmniej 10-ciu stanowiskach (10 sesji w konfiguracji). Bazując na praktyce działania systemu Trawers i typowych potrzebach firm korzystających z ERP (co najmniej 10 sesji = tj. 10 użytkowników działających równolegle, w różnych działach), oto zestaw sugerowanych tematów i pytań, które użytkownicy mogą zgłaszać lub które warto im podsunąć jako inspirację: 2. Obszary usprawnień Automatyzacja i przyspieszenie pracy 1. Czy można zautomatyzować drukowanie lub wysyłkę faktur? 2. Jak przyspieszyć obsługę dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, MM)? 3. Czy da się ograniczyć liczbę klawiszy przy wystawianiu faktury lub dokumentu magazynowego? 4. Jakie raporty mogą być generowane automatycznie i wysyłane mailem? Finanse i rozrachunki 5. Czy można lepiej kontrolować zaległe płatności klientów? 6. Jak usprawnić rozliczenia z kontrahentami zagranicznymi (wielowalutowość)? 7. Czy możliwe jest automatyczne księgowanie na podstawie dokumentów handlowych? Zarządzanie magazynem i stanami 8. Jak kontrolować braki magazynowe i progowe stany minimalne? 9. Czy można automatycznie tworzyć zamówienia do dostawców na podstawie stanów magazynowych? 10. Jak lepiej analizować rotację towarów i generować raporty ABC/XYZ? Wsparcie decyzyjne - analizy i raporty 11. Jakie raporty zarządcze można przygotować z danych w Trawersie? 12. Czy możliwe jest zintegrowanie Trawersa z narzędziem typu Qlik lub Excel (ODBC)? 13. Czy można analizować rentowność produktów, kontrahentów lub zleceń? Dostosowanie systemu do specyfiki firmy 14. Czy można dodać nowe pola w kartotekach (np. towaru, kontrahenta, dokumentów)? 15. Jak wdrożyć własne zestawienia lub formaty wydruku dokumentów (np. faktur, WZ)? 16. Czy można uprościć interfejs dla nowych pracowników? Uprawnienia i bezpieczeństwo 17. Jak ograniczyć dostęp do wybranych danych użytkownikom (np. tylko do własnych dokumentów)? 18. Czy da się logować, kto i kiedy zmienił dane w systemie (np. ceny, kontrahentów)? Integracje i współpraca z innymi systemami 19. Czy możliwe jest połączenie Trawersa z e-commerce (np. WooCommerce, Baselinker)? 20. Jak importować dane z systemów zewnętrznych (np. faktury kosztowe, dane kontrahentów)? Produkcja i zlecenia 21. Jak zarządzać produkcją - czy można planować i rozliczać zlecenia? 22. Czy można kontrolować zużycie materiałów w produkcji i odchylenia? Planowanie i kontrola pracy 23. Jak monitorować czas realizacji zleceń lub zamówień? 24. Czy da się przypisać zadania pracownikom i monitorować ich realizację? Inne sugestie i potrzeby użytkowników 25. Czy można wprowadzić alerty (np. o kończącej się umowie, limicie kredytowym)? 26. Jak usprawnić komunikację wewnętrzną (np. notatki, wiadomości w systemie)? 3. Potrzeby biznesowe Zestaw pytań dotyczących potrzeb biznesowych, które można zadać kadrze zarządzającej, właścicielom, kierownikom działów czy osobom odpowiedzialnym za rozwój firmy. Pytania mają na celu zidentyfikowanie obszarów do usprawnień, automatyzacji, analityki lub integracji, w oparciu o funkcje dostępne w Trawers ERP lub możliwe do rozbudowy. PYTANIA DOTYCZĄCE POTRZEB BIZNESOWYCH (dla zarządu, kierowników, właścicieli) ANALIZY I RAPORTOWANIE 1. Jakie raporty chciałbyś otrzymywać regularnie (np. sprzedaż, stany magazynowe, rozrachunki)? 2. Czy masz szybki wgląd w kluczowe wskaźniki (np. marża, rotacja towaru, zaległości płatnicze)? 3. Czy dane z Trawersa są wykorzystywane do raportowania zarządczego? 4. Czy chciałbyś zintegrować Trawersa z narzędziem do analiz (np. Power BI, Excel, Tableau)? 5. Jakie decyzje chciałbyś podejmować szybciej na podstawie danych z systemu? PROCESY I AUTOMATYZACJA 6. Które procesy zajmują pracownikom najwięcej czasu? 7. Czy są czynności, które można by zautomatyzować (np. fakturowanie, wysyłka dokumentów, przypomnienia)? 8. Czy chciałbyś otrzymywać alerty o ważnych zdarzeniach (np. brak zapasu, przekroczony termin zapłaty)? 9. Czy procesy w firmie są spójne i powtarzalne? Czy ERP może w tym pomóc? 10. Czy Twoi pracownicy korzystają z pełni funkcji systemu? INTEGRACJE I KOMUNIKACJA 11. Czy używacie innych systemów, które warto połączyć z Trawersem (np. e-commerce, systemy kurierskie, księgowość)? 12. Czy dane między działami są dobrze przepływają? Czy są duplikacje, ręczne wpisy? 13. Czy chcesz, aby klienci lub dostawcy mieli dostęp do danych (np. B2B, zamówienia, stany)? 14. Czy system powinien komunikować się z partnerami zewnętrznymi (np. EDI, API)? ZARZĄDZANIE ZASOBAMI I ZAPASAMI 15. Czy masz kontrolę nad stanami magazynowymi i ich wartością? 16. Czy masz problemy z brakami towarów lub zbyt dużym stanem magazynowym? 17. Czy można lepiej planować zakupy lub produkcję na podstawie zużycia i prognoz? FINANSE I ROZLICZENIA 18. Czy masz bieżącą kontrolę nad należnościami i zobowiązaniami? 19. Czy polityka kredytowa klientów jest przestrzegana i kontrolowana? 20. Czy planujesz wdrożenie lepszej kontroli kosztów (np. centra kosztowe, budżety)? LUDZIE I UŻYTKOWNICY SYSTEMU 21. Czy użytkownicy systemu mają przypisane odpowiednie uprawnienia? 22. Czy można uprościć interfejs lub ograniczyć dostęp do wybranych funkcji? 23. Czy firma potrzebuje szkoleń z Trawersa dla nowych pracowników lub zaawansowanych funkcji? ROZWÓJ I STRATEGIA 24. Jakie są strategiczne kierunki rozwoju firmy - czy ERP powinien się do nich dostosować? 25. Czy planowane są nowe kanały sprzedaży (np. e-commerce, mobilni handlowcy)? 26. Czy przewidujesz wzrost liczby użytkowników lub konieczność rozbudowy systemu? DODATKOWE 27. Czego brakuje Ci najbardziej w obecnym działaniu systemu? 28. Gdzie czujesz największe 'wąskie gardła' w firmie? 29. Czy są obszary, które obecnie prowadzone są poza systemem (np. w Excelu)? 30. Czy chciałbyś przekształcić firmę w bardziej cyfrową, zautomatyzowaną? 4. Ocena dojrzałości cyfrowej firmy Propozycja narzędzia do oceny dojrzałości cyfrowej firmy w kontekście wykorzystania Trawers ERP i systemów powiązanych. Taki audyt pomoże zidentyfikować obszary, które działają dobrze, oraz te, które można usprawnić, zautomatyzować lub rozbudować. Ocena dojrzałości cyfrowej firmy - z perspektywy Trawers ERP Skala oceny: * 0 - Nie stosujemy * 1 - W bardzo ograniczonym zakresie * 2 - Częściowo, ale wymaga usprawnienia * 3 - Działa dobrze i jest wykorzystywane efektywnie 1. Obsługa dokumentów i danych | Obszar | Opis | Ocena (03) | | ----------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ----------- | | Elektroniczny obieg dokumentów | Czy dokumenty handlowe, magazynowe, finansowe są obsługiwane w pełni w systemie? | | | Automatyczne generowanie dokumentów | Czy system automatycznie tworzy np. faktury, zamówienia, raporty? | | | E-faktury i eksport JPK | Czy faktury elektroniczne i pliki JPK są generowane i przesyłane bez udziału Excela? | | | Przechowywanie danych historycznych | Czy dane są kompletne, łatwo dostępne i dobrze archiwizowane? | | 2. Automatyzacja i przepływy pracy | Obszar | Opis | Ocena | | ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----- | | Automatyzacja powtarzalnych procesów | Czy system sam wykonuje operacje, które są cykliczne (np. przypomnienia, raporty)? | | | Alerty i powiadomienia | Czy użytkownicy otrzymują automatyczne informacje o ważnych zdarzeniach (np. braki, przeterminowane faktury)? | | | Spójność procesów między działami | Czy procesy handlowe, magazynowe, księgowe są ze sobą zintegrowane? | | 3. Magazyn, logistyka, produkcja | Obszar | Opis | Ocena | | -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | ----- | | Wykorzystanie lokalizacji magazynowych | Czy towary są przypisane do konkretnych miejsc w magazynie? | | | Śledzenie partii i numerów seryjnych | Czy można prześledzić historię partii towaru? | | | Zlecenia produkcyjne | Czy zlecenia produkcji są planowane, realizowane i rozliczane w systemie? | | 4. Analityka i raportowanie | Obszar | Opis | Ocena | | ----------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | ----- | | Raporty operacyjne | Czy kierownicy mają dostęp do bieżących raportów (np. sprzedaż, magazyn)? | | | Raporty finansowe | Czy dane finansowe są dostępne na bieżąco bez potrzeby eksportu? | | | Raporty zarządcze i KPI | Czy zarząd korzysta z gotowych wskaźników (np. marża, rotacja, efektywność)? | | | Integracja z BI | Czy dane z Trawersa są zintegrowane z Power BI / Excel ODBC? | | 5. Bezpieczeństwo i kontrola | Obszar | Opis | Ocena | | ------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | ----- | | Uprawnienia i role użytkowników | Czy dostęp do danych jest dobrze kontrolowany? | | | Historia zmian danych | Czy system loguje kto i kiedy zmienił dane? | | | Kopie zapasowe i awaryjność | Czy dane są bezpiecznie przechowywane i możliwe do odzyskania? | | 6. Integracja i komunikacja | Obszar | Opis | Ocena | | ------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------- | ----- | | Współpraca z e-commerce | Czy system jest połączony ze sklepem internetowym lub platformą B2B? | | | Integracja z firmami kurierskimi | Czy dokumenty wysyłkowe tworzą się automatycznie? | | | Współpraca z zewnętrzną księgowością | Czy możliwa jest wymiana danych bez ręcznego przepisywania? | | 7. Użytkownicy i rozwój systemu | Obszar | Opis | Ocena | | ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | ----- | | Szkolenia i onboarding | Czy nowi pracownicy są dobrze wdrażani do pracy z systemem? | | | Wsparcie techniczne | Czy użytkownicy wiedzą, gdzie zgłaszać problemy i pytania? | | | Własne rozbudowy i dostosowania | Czy firma wdraża nowe funkcje, raporty, rozwiązania szyte na miarę? | | Podsumowanie: * Obszary wysokiej dojrzałości (3): * Obszary średnie (1-2): * Obszary krytyczne do poprawy (0): 5. Pytania dotyczące czynności operacyjnych Lista pytań dla pracowników operacyjnych, którzy na co dzień korzystają z Trawers ERP - np. magazynierów, handlowców, pracowników obsługi klienta, operatorów produkcji, działu zakupów czy księgowości operacyjnej. Pytania są praktyczne i odnoszą się do codziennych zadań - tak, by zachęcić ich do zgłaszania faktycznych utrudnień lub pomysłów na usprawnienia. PYTANIA DLA PRACOWNIKÓW OPERACYJNYCH MAGAZYN / LOGISTYKA 1. Czy wystawianie WZ/PZ/MM zajmuje Ci zbyt dużo czasu? 2. Czy łatwo znaleźć towar na magazynie (np. po numerze partii, dostawie)? 3. Czy wiesz, kiedy kończy się stan magazynowy towaru? 4. Czy zdarza się, że nie masz informacji, skąd wziąć towar do realizacji zamówienia? 5. Czy potrzebujesz innego wydruku dokumentu magazynowego (WZ, PZ)? SPRZEDAŻ / OBSŁUGA KLIENTA 6. Czy łatwo znaleźć dane klienta (np. NIP, telefon, adres)? 7. Czy wystawianie faktur lub zamówień jest zbyt czasochłonne? 8. Czy przydałaby się informacja o niezapłaconych fakturach klienta? 9. Czy wiesz, jak sprawdzić dostępność towaru dla klienta? 10. Czy chciałbyś widzieć historię zamówień klienta w jednym miejscu? ZAKUPY 11. Czy masz podpowiedzi co i kiedy zamówić u dostawcy? 12. Czy możesz łatwo porównać ceny zakupu u różnych dostawców? 13. Czy wystawianie zamówienia do dostawcy jest intuicyjne? 14. Czy otrzymujesz informacje o spóźnionych dostawach? KSIĘGOWOŚĆ OPERACYJNA 15. Czy rozliczanie płatności (przychodzących lub wychodzących) jest wygodne? 16. Czy masz łatwy dostęp do przeterminowanych należności i zobowiązań? 17. Czy potrzebujesz dodatkowego raportu finansowego? 18. Czy księgowanie dokumentów handlowych można zrobić szybciej? PRODUKCJA (jeśli dotyczy) 19. Czy planowanie produkcji jest dla Ciebie zrozumiałe? 20. Czy wiesz, jakie materiały masz pobrać do zlecenia produkcyjnego? 21. Czy da się łatwo rozliczyć zużycie materiału i czas pracy? 22. Czy brakuje Ci raportu z realizacji zleceń? OGÓLNE / SYSTEMOWE 23. Czy system działa wystarczająco szybko? 24. Czy często musisz wykonywać powtarzalne czynności? 25. Czy brakuje Ci jakiegoś przycisku, skrótu, klawisza lub opcji? 26. Czy wiesz, do kogo zgłaszać problemy z systemem? 6. Audyt użytkowania Trawers ERP Przeprowadzenie analizy aktualnego stanu użytkowania systemu Trawers w celu: * zwiększenia użyteczności i sprawności zastosowania aktualnych rozwiązań * wskazania kierunków rozbudowy systemu Audyt mogą przeprowadzić zespoły powołane wewnątrz firmy lub zespoły zewnętrzne, np. partnerzy i konsultanci firmy Tres CO. Patrz szczegóły: Audyt użytkowania Trawers ERP 7. Tematy powiązane Przykładowe wdrożenia Trawers ERP Poradniki. Scenariusze Architektura programu Audyt użytkowania Trawers ERP Dostosowanie do potrzeb firm Słowa kluczowe #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-ProcesyGospodarcze #Case-Firmy-Profile #Case-Handel-Dystrybucja #Pomoc-KonsultantAI #Pomoc-AsystentAI
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści