www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
KSeF Opis ogólny. Konfiguracja 1. Opis ogólny 1.1. Czym jest KSeF 1.2. Definicja faktury ustrukturyzowanej 1.3. Założenia KSeF 1.4. Harmonogram wdrożenia (KSeF 2.0) 1.5. Środowisko KSeF (testowe / demo / produkcjne) 1.6. Materiały i dokumentacja (dla użytkowników i integratorów) 2. Wymagania technologiczne 3. Schemat integracji 4. Konfiguracja i przygotowanie systemu 4.1 Środowisko KSeF 4.2 Stawki PTU/VAT 4.3 Numer faktury 4.4 Klasyfikacja. DodatkowyOpis 4.5 Harmonogram wysyłania i pobierania faktur z KSeF 4.6 Certyfikaty 4.7 Skrzynki KSeF 4.8 Dane firmy. Podmiot gospodarczy 4.9 Dane kontrahentów 4.10 Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, IDWew 4.11 Kontekst logowania 4.12 Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane 5. Warunki serwisowania rozwiązań KSeF w Trawers ERP 6. Tematy powiązane 1. Opis ogólny 1.1. Czym jest KSeF KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma służąca do wystawiania, przesyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. W praktyce oznacza to, że faktura jest tworzona w formacie zgodnym z wymaganiami KSeF, wysyłana do systemu e-Faktury, a następnie odbierana przez kontrahenta (lub jego system ERP) również poprzez KSeF. 1.2. Definicja faktury ustrukturyzowanej Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w postaci elektronicznej zgodnie ze strukturą logiczną (schemą) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów, tj. w formacie wymaganym przez KSeF. Taka faktura jest przesyłana do KSeF, gdzie otrzymuje identyfikator systemowy i jest udostępniana odbiorcy również poprzez KSeF. W polskich przepisach jest to odrębnie zdefiniowany typ faktury - inny niż 'zwykły PDF wysłany mailem'. Przed rozpoczęciem tworzenia faktur ustrukturyzowanych konieczna jest identyfikacja ustaw, rozporządzeń, dyrektyw unijjnych, umów handlowych, którym podlegają transakcje handlowe (w tym faktury) zawierane przez użytkownika. Na podstawie zebranych informacji należy wypełnić dane programu Trawers ERP i skonfigurować parametry tak, aby informacje, które obecnie są ujmowane na fakturach papierowych lub elektronicznych zostały ujęte na fakturze ustrukturyzowanej. Dotychczas, tworząc fakturę, wiele informacji wynikających z ustawy o VAT i innych ustawach, miało formę swobodnego opisu (adnotacji). Teraz wiele informacji (chociaż nie wszystkie) zostało ustrukturyzowane tj. podzielono je na sekcje, a dla części sekcji określono możliwe opcje. Przykład standaryzacji: Sekcja: StatusInfoPodatnika Opcje: 1,2,3,4 W Trawersie określamy na karcie firmy w zakładce: Dane firmy płatnika Status podatnika: [0] Podatnik działający (domyślnie) [1] Podatnik znajdujący się w stanie likwidacji [2] Podatnik, który jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego [3] Podatnik znajdujący się w stanie upadłości [4] Przedsiębiorstwo w spadku Obowiązek adnotacji jest tylko wtedy, gdy wystąpi dana procedura. Patrz karta firmy: Firmy. Podmioty gospodarcze 1.3. Założenia KSeF Główne założenia: * faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w czasie rzeczywistym * nabywca będzie otrzymywał faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF * informacje na fakturze ustrukturyzowanej powinny być takie same jak na fakturze papierowej czy elektronicznej (PDF) * momentem otrzymania faktury przez nabywcę jest dzień przydzielenia jej numeru KSeF * po nadaniu numeru KSeF faktury nie można anulować ani usunąć 1.4. Harmonogram wdrożenia (KSeF 2.0) Ministerstwo Finansów publikuje aktualizowaną 'mapę drogową' wdrożenia KSeF 2.0 (kolejne etapy, uruchamiane moduły, okna techniczne itp.). W harmonogramie wskazano m.in. przejście na docelową wersję KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. oraz wcześniejsze etapy udostępniania API i aplikacji podatnika. Mapa drogowa KSeF 2.0 1.5. Środowisko KSeF (testowe / demo / produkcjne) W kontekście wdrożenia/integracji Trawers ERP z KSeF należy rozróżnić środowiska KSeF: * Testowe - środowisko do testów integracyjnych (np. walidacja komunikacji, scenariusze błędów, obsługa certyfikatów itp.): - Faktury nie wywołują skutków prawnych - Limity wywołań API są 10 x większe niż w środowisku Demo i Produkcyjnym Aplikacja Podatnika KSeF dla środowiska testowego jest dostępna pod adresem: Aplikacja Podatnika KSeF - środowisko testowe Do zalogowania do Aplikacji Podatnika KseF w środowisku testowym wymagane jest tylko uproszczone uwierzytelnienie testowe (dowolny NIP). Po dwukrotnym wpisaniu NIP-u można przeglądać i wystawiać faktury oraz generować certyfikaty testowe umożliwiające połączenie programu Trawers ze środowiskiem testowym. * Demo / Przedprodukcyjne - środowisko zgodne funkcjonalnie ze środowiskiem produkcyjnym ale bez skutków prawnych. Wg MF działania w Demo mają służyć przygotowaniu i testom oraz odwzorowywać docelowe funkcje dostępne w produkcji. Aplikacja podatnika dla środowiska demo jest dostępna pod adresem: Aplikacja podatnika KSeF - środowisko Demo / Przedprodukcyjne Do zalogowania do Aplikacji Podatnika KSeF w środowisku Demo konieczne jest uwierzytelnienie rzeczywistymi danymi (takimi jak w środowisku Produkcyjnym). * Produkcyjne - środowisko 'realne', z którego korzysta się operacyjnie tzn. faktury wywołują skutki prawne. Aplikacja Podatnika KSeF. Aplikacja Podatnika KSeF - środowisko Produkcyjne Do zalogowania do Aplikacji Podatnika KSeF w środowisku Produkcyjnym konieczne jest uwierzytelnienie rzeczywistymi danymi. NOTE: W środowisku KSeF [test] oraz KSeF [demo] !!! Testowanie KSeF należy wykonywać w demo lub na kopii roboczej !!! !!! Do KSeF wysyłać dane anonimowe, nierzeczywiste !!! 1.6. Materiały i dokumentacja (dla użytkowników i integratorów) MF udostępnia paczkę materiałów (podręczniki, dokumenty, przykładowe pliki, prezentacje). W dokumentacji projektu (Trawers ERP) jako źródło referencyjne wskazujemy podręczniki KSeF 2.0 oraz pliki przykładowe dla struktury e-Faktury. Linki referencyjne (oficjalne): Materiały do pobrania (m.in. podręczniki KSeF 2.0) 2. Wymagania technologiczne Wymagania technologiczne wynikające z obsługi KSeF: KSeF Wymagania technologiczne 3. Schemat integracji Schemat integracji Trawers ERP z systemem KSeF o--------o o--------------------------------------------------o | KSeF | | T R A W E R S ERP | | | | o----------------o | | U | | | Klient KSeF | | | s | Wysyłanie | | | | | ł | faktur | | o----------o | faktura | | u | | | | | | XML FA(3) o-------------o | | g |<----------<--|---|-| Skrzynki |<--|--<-----<-- | NA Sprzedaż | | | i | | | | nadawcze | | o-------------o | | | | | | OUT | | | | K | | | o----------o | | | S | | | | | | e | Odbieranie | | o----------o | | | F | faktur | | | | | faktura | | |-->-------->--|---|>| Skrzynki | | zakupu ZO o-------------o | | A | | | | odbiorcze|---|-->-------->| ZO zakupy | | | P | | | | IN | | o-------------o | | I | | | o----------o | | | | | | | | | | | o----------------o | | | | | o--------o o--------------------------------------------------o Schemat - formy (drogi) pobrania faktur z KSeF w NA i w ZO o-------------------------o | KSeF | | (Krajowy System e-Faktur| o------------o------------o | v o--------------------------------o--------------------------------o | | | | | | v v v o-------------------------o o-------------------------o o-------------------------o | Forma 1: Bezpośrednia | | Forma 2: Plik XML | | Forma 3: Wydruk / PDF | o-------------------------o o-------------------------o o-------------------------o | | | | | | | | Pobiera fakturę | Posiada wydruk lub | | w formacie XML | plik PDF i zna | | z KSeF | numer KSeF | | | | v v | o-------------------------o o-------------------------o | | Użytkownik | | Użytkownik | | o-------------------------o o-------------------------o | | | | | | | Wymaga autoryzacji | Wgrywa (importuje) | 1. Ręcznie wpisuje | certyfikatem. | pobrany plik XML | dane faktury | | do programu ERP. | do systemu. | Trawers pobiera: | | 2. Przypisuje jej | * Fakturę w XML | | numer KSeF. | * Metadane faktury | | | | | v v v o---------------------------------------------------------------------------------------------------o | Program Trawers ERP | o---------------------------------------------------------------------------------------------------o Podsumowanie ścieżek: Forma 1 (Bezpośrednia): Najszybsza forma komunikacji maszyna-maszyna. Wymaga technicznego uwierzytelnienia za pomocą certyfikatu, po którym Trawers ERP w pełni zautomatyzowany sposób pobiera zarówno samą treść faktury (w standardzie XML), jak i jej dodatkowe metadane bezpośrednio z API KSeF. Forma 2 (Asynchroniczna via XML): Wymaga interakcji użytkownika jako pośrednika. Użytkownik samodzielnie wchodzi do portalu KSeF, pobiera interesujący go plik XML, a następnie uruchamia w programie Trawers ERP procedurę wczytania tego pliku. Forma 3 (Manualna): Tradycyjny obieg. Użytkownik dysponuje tylko wizualizacją faktury (np. wydruk wygenerowany z KSeF lub plik PDF) oraz odrębnym numerem identyfikacyjnym KSeF. Dane przepisuje ręcznie (lub skanuje przez OCR), a powiązanie dokumentu z e-Fakturą następuje poprzez jawne przypisanie 36-znakowego numeru KSeF do utworzonego w Trawersie dokumentu transakcyjnego. 4. Konfiguracja i przygotowanie systemu Patrz też: Przygotowanie systemu Trawers ERP do pracy z KSeF - Krok po kroku KSeF Parametry. Konfiguracja Parametryzacja i ustawienia dotyczące KSeF zostały zebrane w menu: AD > Finanse > KSeF Krajowy System e-Faktur KseF Krajowy System e-Faktur o- Tabele | | o-Certyfikaty KSef .................... - AD_TCE01 . . | o-Awarie KSeF ......................... - AD_TAW01 . . | o--------------------- ................ - | o-Skrzynki KSeF ....................... - AD_TBX00 . . | o- Kroniki | | o-Sesje wysyłki ....................... - AD_TKW01 . . | o-Sesje uwierzytelniania .............. - AD_TAU01 . . | o- Pomocnicze | | o-Parametry KSeF. Stawki PTU/VAT. Numery | | o-Korekta ........................... - AD_TPK20 . . | | o-Przeglądanie ...................... - AD_TPK40 . . | o-Parametry KSeF. Klasyfikacja. Opis | | o-Korekta ........................... - AD_TPK21 . . | | o-Przeglądanie ...................... - AD_TPK41 . . | o-Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane | | o-Korekta ........................... - AD_TPK23 . . | | o-Przeglądanie ...................... - AD_TPK43 . . | o-Parametry KSeF. Harmonogram | | o-Korekta ........................... - AD_TPK22 . . | | o-Przeglądanie ...................... - AD_TPK42 . . | o--------------------- ................ - | | | o-Limity API - Raport ................. - AD_TLK01 . . | o-Limity API - Aktualizacja ........... - AD_TLK02 . . | o--------------------- ................ - | | | o-Stan Autorun KSeF - Raport .......... - AD_THK01 . . | o--------------------- ................ - | | | o-Pobieranie z KSeF do ZO (Autorun) ... - AD_PKS05 . . | o-Pobieranie z KSeF do NA (Autorun) ... - AD_PKS06 . . | o-[ Testy] | o-Testy tworzenia XML FA(2) ........... - AD_PKA20 . . o--------------------- ................ - o-Sesja interaktywna KSeF 2 ........... - AD_PKA18 . . 4.1 Środowisko KSeF Środowisko KSeF dla instalacji programu Trawers ustala się w parametrach AD. AD > Parametry AD > Korekta [AD_TPA20] Środowisko KSeF: [T] Środowisko Testowe [D] Środowisko Demo [P] Środowisko Produkcyjne [N] Nie pracuje z KSeF Na wersji demo i na kopii roboczej prosimy wybierać: [T] Środowisko Testowe [D] Środowisko Demo Podczas testów, do KSeF wysyłać dane anonimowe, nierzeczywiste. 4.2 Stawki PTU/VAT Przed rozpoczęciem wysyłania i odbierania faktur należy podać wszystkie stawki PTU/VAT wymienione na ekranie: KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - stawki. Numery [AD_TPK20] --------------------------------------------------------------------- Stawka podstawowa ...... 01 Stawka obniżona pierwsza 02 Stawka obniżona druga .. 04 Stawka obniżona trzecia (ryczałt dla taksówek osobowych) ......... 05 Stawka 0% ........................................................ 03 Zwolniony z PTU ('zw') ........................................... 00 Nie podlega PTU ('np') ........................................... 99 Odwrotne obciążenie ('oo') ....................................... 98 --------------------------------------------------------------------- Gdy brakuje wymaganych stawek PTU/VAT, to można je dopisać w tabeli: AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Stawki PTU/VAT [AD_TPT10] Patrz opis tabeli: Tabela stawek PTU/VAT 4.3 Numer faktury Ogólnie Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, faktura powinna zawierać m.in. kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę. Patrz szczegóły: Dokumenty. Numerowanie Wyjątek: Jednostki JST Dla potrzeb jednostek podrzędnych JST, które muszą zapewnić jednoznaczną identyfikację faktury w ramach centralizacji VAT-u, można podać schemat numeru i wskazać, której jednostki podrzędnej JST dotyczy faktura. KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - stawki. Numery [AD_TPK20] Szablon numeru faktury -------------------------------------------- Szablon numeru faktury: %NN6%/OSIR/%MN%/%YY% ----------------------------- -o-- --------- ^ | Ośrodek sportu i rekreacji ---o Po określeniu szablonu numeru faktury, włączyć parametr: 0305 [1] NA Wypełni numer obcy FNumerNA C 64 Patrz szczegóły: Param ogólne 01xx 02xx ... Wg numerów Patrz też: PTU/VAT Centralizacja rozliczeń 4.4 Klasyfikacja. DodatkowyOpis Faktura ustrukturyzowana przewiduje umieszczenie dodatkowych klasyfikacji charakteryzujących towar lub usługę takich jak GTIN (EAN/KID), Kod celny CN, ... Dodatkowe informacje umieszcza się w sekcji: <DodatkowyOpis>. Zapisy mogą dotyczyć: * całej faktury <DodatkowyOpisFaktury> * poszczególnych pozycji faktury <DodatkowyOpisPozycji> Struktura sekcji: Klucz: Wartość --------------------- ------- GTIN: 0000000000123 KrajPochodzeniaTowaru: PL NumerWZ: II-10/NA/FV0001/01/26 (wg RefNo) ... Elementy, np. - Numer zamówienia - Identyfikator towaru wg odbiorcy - Numer partii (LOT) - Numer seryjny - KGO - Kraj pochodzenia - wagi netto/brutto pozycji ... Oznaczenie klasyfikacji i klucze podaje się w funkcji: KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - klasyfikacja [AD_TPK21] Kod [GS1] przy kluczu oznacza, że jest on zgodny z wytycznymi wykorzystania KSeF w kontekście stosowania EDI i standardów GS1, które zostały zapoproponowane przez organizację GS1 Polska. Patrz opis standardu: https://gs1pl.org/app/uploads/2023/07/Wytyczne_wykorzystania_KSeF_w_kontekscie_stosowania_EDI_i_standardow_GS1.pdf W fakturach korygujących klucze dodatkowe są zapisywane tylko w pozycji sprzedaży [P]. Patrz też: KSeF. DodatkowyOpis. Klucze Lista klasyfikacji i kluczy WierszFa. Klasyfikacja: Indeks T/N [T] Umieszcza indeks asortymentu. [N] Nie umieszcza Nazwa 1/2/3 [1] Wypełnij wg Nazwa z karty KIM [2] Wypełnij wg Opis (remark) 1-szy wiersz / Nazwa z karty KIM [3] Wypełnij wg Nazwa z karty Model indeksu / Nazwa z karty KIM GTIN (EAN/KID) 1/2/3 [1] Wypełnij pole GTIN wg EAN z karty KIM [2] Wypełnij wg KID z faktury / Ean z KIM [3] Nie wypełniaj pola GTIN CN Kody celne T/N PKWiU Kody PKWiU T/N PKOB Kody PKOB T/N (nie ma w KIM) WierszFa. Dodatkowy opis: NumerZamowieniaSprzedawcy GS1 T/N NumerZamowieniaNabywcy GS1 T/N NumerWZ GS1 T/N <WZ> np. nr RefNo dokumentu rozchodu z magazynu FP:II-10/MG/WZ1234/01/26 Patrz: Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane WZ: RefNo / Nr faktury / Uwagi / Puste 1/2/3/4 NumerPozycjiWZ GS1 T/N IDTowaruWgNabywcy GS1 T/N (wg MG > Kartoteki > Kody u odbiorców) NumerPartii GS1 T/N (numer Karty LOT) RokProdukcji GS1 T/N (wg roku produkcji z karty produktu SE) NumerSeryjny GS1 T/N (numer Karty SER) VIN GS1 0/1/2/3/4 [0] Nie wypełniaj pola VIN [1] Wypełnij pole VIN wg Nr SER [2] Wypełnij pole VIN wg Nr LOT [3] Wypełnij pole VIN wg Nr Produktu z SE [4] Wypełnij pole VIN wg VIN z karty produktu SE gdy [2] dealer KGO T/N (koszt KGO z karty KIM) DodatkowyOpisPozycji T/N (Opis (memo) z pozycji faktury sprzedaży) Patrz też param operatora: 0909 NA DodatkowyOpisPozycji Opis (remark) karty LOT/SER T/N Upust, Cena bez upustu T/N [T] Pojawi się, np.: Udzielono upustu (%): 5.00 Cena bez upustu: 95.00 PLN KrajPochodzeniaTowaru GS1 T/N (kraj pochodzenia z karty KIM) Waga netto pozycji T/N Waga brutto pozycji T/N LiczbaWJednostceZbiorczej GS1 T/N (ilość w opakowaniu określona na karcie KIM) Nazwa opakowania T/N (nazwa opakowania określonego w KIM) JmWJednostceZbiorczej Castorama T/N (jednostka miary zapasów) Liczba opakowań w pozycji T/N Fa. Dodatkowy opis Uwagi T/N (pole Uwagi z nagłówka faktury) WagaNetto GS1 T/N DodatkowyOpisFaktury T/N Zawiera: - Opis (memo) z faktury sprzedaży - Pozycje rodzaju: Dodatkowy opis [D] WagaBrutto GS1 T/N/P [T] Umieśc wagę brutto ogółem [P] Umieść wagę brutto ogółem razem z wagą palet (25kg/szt) IDDostawcyWgNabywcy GS1 T/N (pole: Nasz nr u kontrahenta) (199: XODBDOST C 16) Ilość opakowań ogółem T/N MiejsceDostawyGLN GS1 T/N (ILN/GLN z adresu wysyłki) Liczba palet T/N Profil KSeF - Klasyfikacje per odbiorca/dostawca. Definicje (ustalenia) podane w: Parametry KSeF. ... np. Wizualizacja. Dane dotyczą wszystkich kontrahentów, dla których wystawia się faktury KSeF. Jeżeli poszczególni kontrahenci oczekują dodatkowych lub innych danych na fakturze KSeF, to takie definicje (ustalenia) wpisuje się do: Profil KSeF tych kontrahentów. Definicje (ustalenia) te wpisuje się w zakładce karty kontrahenta, np. Kartoteka odbiorców > Dane podstawowe > Profil KSeF odbiorcy Gdy wpisano, to faktury KSeF dla tego odbiorcy będą generowane wg ustawień zapisanych w jego profilu. Jeżeli nie wpisano, to faktury KSeF dla tego odbiorcy będą generowane w ustawień domyślnych, podanych w: Parametry KSeF. ... 4.5 Harmonogram wysyłania i pobierania faktur z KSeF KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - harmonogram [AD_TPK22] --- Parametry KSeF [AD_TPK22] --------------------- Wysyłać faktury do KSeF ? T/N <--- [N] Nie wysyłać faktur do KSeF Wysyłać faktury do KSeF dla osób fizycznych ? T/N Tryb wysyłki [0] Wysyłać do KSeF w trybie Online [1] Wysyłać do KSeF w trybie Offline24 Tryb wysyłki Online dotyczy sposobu wysłania faktury z programu Trawers, natomiast serwer ministerstwa finansów zweryfikuję datę wystawienia faktury oraz datę jej wysłania do KSeF i nada fakturze odpowiedni tryb wysyłki (InvoicingMode): Online / Offline. Harmonogram pobierania faktur z KSeF: Podmiot1 (NA) co 15 min Podmiot2 (ZO) co 15 min Podmiot3 (NA) co 15 min Podmiot3 (ZO) co 15 min Podmiot upoważniony co 15 min Harmonogram wysyłania faktur do KSeF: Faktury NA co 10 min Faktury ZO co 10 min --------------------------------------------------- Użytkownicy z ustawionym parametrem: 1136 [1] Powiadom o fakturach KSEF otrzymają powiadomienie systemowe, ilekroć w skrzynce do której mają uprawnienia pojawi się nowa faktura z KSeF. Patrz opis param operatorów: Param operat 05xx 06xx ... Wg numerów 4.6 Certyfikaty Certyfikaty KSeF generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF w menu [Certyfikaty] - wspólne dla środowiska Produkcyjnego i Demo: KSeF lub KSeF Demo - wyłącznie dla środowiska Testowego: KSeF Test Uzyskane certyfikaty wgrywa się do Trawersa w funkcji: KSeF > Tabele > Certyfikaty [AD_TCE01] Typy certyfikatów: [U] Uwierzytelnienie [P] Podpis linku Kontekst uwierzytelnienia (z karty Firmy): [N] NIP [I] IDWew (InternalId) Przed dopisaniem certyfikatu w Trawersie należy przygotować: - Nr seryjny - plik z certyfikatem - plik z kluczem prywatnym - hasło klucza prywatnego Po dopisaniu, należy nadać operatorom uprawnienia do certyfikatów: F3 - operatorzy Patrz szczegóły: KSeF Certyfikaty 4.7 Skrzynki KSeF Skrzynki KSeF, to są miejsca wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. W skrzynkach wydzielono foldery (katalogi, teczki). Folder grupuje faktury. Ułatwia uporządkowanie faktur: pobranych, wysłanych, oczekujących na wysłanie, itd. W każdej skrzynce, standardowo, są foldery: Pobrane, Zapisane, Wysłane, Do wysłania, itd. Operatorzy mogą mieć dostęp do faktur, gdy otrzymaja uprawnienia do skrzynek. Skrzynki KSeF definiuje się w funkcji: KSeF > Tabele > SKrzynki KSeF [AD_TBX00] Trawers ERP rozbudowany o funkcje obsługi KSeF, po zainstalowaniu i uruchomieniu udostępnia dwie główne skrzynki KSeF służace do odbierania i wysyłania faktur sprzedaży i zakupu: System Główna Symbol --- Nazwa ---------- NA * NA0000 Sprzedaż ZO * ZO0000 Zakupy Każda nowo utworzona skrzynka zawiera standardowe foldery: 10 Pobrane <- tu trafiają nowo pobrane faktury 20 Zapisane <- tu należy przenieść fakturę zakupu po opracowaniu jej w module ZO 30 Wysłane 40 Do wysłania 50 SCAM 60 Ukryte Do nowo utworzonych skrzynek należy nadać uprawnienia operatorom, którzy będą wysyłać i odbierać faktury: Operatorzy / Role > Uprawnienia > (Obiekty) Skrzynki KSeF [AD_PUO25] Użytkownicy z bardziej rozbudowaną strukturą organizacyjną, w której uprawnienia do przeglądania faktur mogą być rozdzielone lub planują wydzielić oddziały w rozumieniu KSeF i nadać im identyfikatory wewnętrzne mogą zdefinować własne skrzynki: System Główna Symbol --- Nazwa ---------- ... ZO ZO0011 Koszty zarządu ZO ZO0012 Koszty administracji ZO ZO0013 Koszty zaopatrzenia ... ZO ZO0021 Oddział Warszawa ZO ZO0022 Oddział Gdańsk ... ZO ZO0030 Księgowość Patrz przykłady skrzynek w firmach handlowych i serwisowych: KSeF Kronika obiegu faktury (memo) Obieg dokumentów Przykład organizacji skrzynek i obieg faktur: o---------------------------o | | | Główna skrzynka odbiorcza | | ZO0000 Zakupy / Pobrane | | | o------------o--------------o | | | v [ Sekretariat ] o o o / | \ / | \ / | \ / | \ v v v o-----------o o-----------o o-----------o | Koszty | | Koszty | | Koszty | | zarządu | | admin.. | | zaopat.. | | / Pobrane | | / Pobrane | | / Pobrane | o-----o-----o o-----o-----o o-----o-----o | | | | | | | | | v v v [-------- Opracowanie faktury ---------] [-------- przez wskazany dział --------] o o o \ | / \ | / v v v o-----------o | Księgowość| | / Pobrane | o-----o-----o | | v [------ Opracowanie faktury -------] [------ przez dział księgowości ---] o | | v o------------o | Księgowość | | / Zapisane | o------------o Patrz rejestrowanie obiegu dokumentów: KSeF Kronika obiegu faktury (memo) Przenoszenie faktury między skrzynkami odbywa się z poziomu Panelu KSeF w funkcji: F2 > Menu Przenieś do innej skrzynki / Pobrane Faktury KSeF zawsze są przenoszone do folderu Pobrane. Można wybrać dowolną skrzynkę (także taką do której operator nie ma uprawnień). Identyfikacja faktury przez Sekretariat, ze względu na przynależność do działu / oddziału, może się odbywać poprzez wskazanie na fakturze ról - w sekcji Podmiot3: - [2] Odbiorca, tu jest możliwe nadanie w KSeF identyfikatorów wewnętrznych [IDWew] i uzgodnienie z dostawcami, aby posługiwali się tymi identyfikatorami na fakturach - [11] Pracownik, jak wyżej Gdy nie wykorzystuje się ról w sekcji: Podmiot3, rozdzielenie faktur na działy może nastąpić poprzez identyfikacje danych na fakturze. Dobrą praktyką jest wysłanie zamówień zakupu, wówczas oznaczenie serii zamówienia zakupu może być podstawą rozdzielenia faktur na skrzynki poszczególnych działów: ZA0001/mm/rr > Zamówienie działu administracja ZZ0001/mm/rr > Zamówienie działu zaopatrzenie towarów i materiałów ZK0001/mm/rr > Zamówienie dotyczące kosztów zarządu ... GD0001/mm/rr > Zamówienie oddziału Gdańsk WA0001/mm/rr > Zamówienie oddziału Warszawa ... 4.8 Dane firmy. Podmiot gospodarczy Domyślnie Dane firmy (użytkownika programu Trawers) są zapisywane na fakturze ustrukturyzowanej sprzedaży w sekcji: Podmiot1 (określenie sprzedawcy). Wyjątkowo Wyjątkiem jest sytuacja, gdy użytkownik jest: - Jednostką podrzędną JST - Członkiem grupy VAT W takiej sytuacji, zamiast danych z karty firmy, zapisane są w sekcji: Podmiot1 dane płatnika PTU/VAT z zakładki: Karta Firmy > Płatnik PTU/VAT (KSeF: JST, Grupa VAT) Patrz też: Wielo-firmowość. Firmy Dane zapisywane w sekcji Podmiot1 * Nr EORI * Dane identyfikacyjne * NIP * Nazwa * Adres * Kod kraju * Adres * GLN * DaneKontaktowe (Z karty firmy, ekran główny. Pola: Tel.1, Email) * Telefon. Tel 1 * Email. Gdy: 'Podać ten email w raporcie JPK_VAT i w KSEF (Podmiot1)' --> [T] * Status podatnika Dodatkowo dla sekcji Stopka: * Informacje * Stopka faktury Tu zapiswyane są informacje z zakładki: Karta Firmy > KRS, Sąd rej., kapitał dla EDI, KSeF (memo) * Rejestry * Pełna nazwa * KRS * REGON * BDO Przed przystąpieniem do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, należy odpowiednio wypełnić powyższe pola w karcie firmy. 4.9 Dane kontrahentów Domyślnie Dane kontrahenta (odbiorcy) są zapisywane na fakturze ustrukturyzowanej sprzedaży w sekcji: Podmiot2 (określenie nabywcy). Wyjątkowo Wyjątkiem jest sytuacja, gdy odbiorca jest: - Jednostką podrzędną JST - Członkiem grupy VAT W takiej sytuacji, zamiast danych z karty odbiorcy, zapisane zostaną w sekcji: Podmiot2 dane płatnika PTU/VAT określonego na karcie odbiorcy w polu: PłatnikPTU. Dodatkowo, odbiorca, który występuje na innych kartach jako PłatnikPTU musi mieć, na swojej karcie, ustaloną rolę: - JST [T] lub - GV [T] Patrz też: Kartoteki odbiorców i dostawców Dane zapisywane w sekcji: Podmiot2 * Nr EORI * Dane identyfikacyjne * NIP (wg NIP w Trawers) - albo (sprzedaż do UE) * KodUE (kod kraju w Trawers) * NrVatUE (wg NIP w Trawers) - albo (export) * Kod Kraju * NrID (wg NIP w Trawers) * Nazwa * Adres * Kod kraju * Kod pocztowy, miasto, ulica nr domu / lokalu * GLN * DaneKontaktowe (Z karty kontrahenta, ekran główny. Pola: Tel.1, Email) * Telefon * Email Przed przystąpieniem do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, należy wypełnić odpowiednio powyższe pola w kartach odbiorców. 4.10 Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, IDWew Na fakturze KSeF podaje się podmioty powiązane z transakcją. Trzeba podać co najmniej: Podmiot1 (Sprzedawca) i Podmiot2 (Nabywca). Można podać także wiele podmiotów dodatkowych: Podmiot3. a) Podmiot1 - Sprzedawca (NIP) b) Podmiot2 - Nabywca (NIP, Numer VAT-UE, Inny identyfikator podatkowy, BrakID) c) Podmiot3 - dodatkowy podmiot uczestniczący w transakcji. (Identyfikator wewnętrzny IDWew, NIP, Numer VAT-UE, Inny identyfikator podatkowy, BrakID) Może wystąpić wielokrotnie. Określa się rolę: Rola: [0] Inna (opis) * Rola: [1] Faktor * Rola: [2] Odbiorca (wewnętrzny) Rola: [3] Podmiot pierwotny * Rola: [4] Dodatkowy nabywca * Rola: [5] Wystawca faktury * Rola: [6] Dokonujący płatności * Rola: [7] JST - wystawca * Rola: [8] JST - odbiorca * Rola: [9] Grupa VAT - wystawca * Rola: [10] Grupa VAT - odbiorca Rola: [11] Pracownik Patrz szczegóły definiowania: Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 KSeF Faktury sprzedaży. Wysyłanie. Pobieranie Patrz też: KSeF: Sekcja - Podmiot3. AI 4.11 Kontekst logowania do KSeF W Trawers kontekstem logowania do KSeF może być NIP lub Identyfikator wewnętrzny (IDWew, InternalId). Kontekst jest pobierany z karty firmy. Jeśli wypełniono pole IDWew, to kontekstem będzie Identyfikator wewnętrzny podany w polu IDWew. Jeśli pole IDwew jest puste to kontekstem będzie NIP. IDWew nie musi być związane z JST lub GV. Może identyfikować np. oddział. Pobieranie faktur z KSeF Pobieranie faktur z KSeF odbywa się w kontekście, w którym nastąpiło logowanie (uwierzytelnienie) do KSeF albo NIP albo IDWew. Pobierane są faktury, w których nasz kontekst występuje w: a) Podmiot1 - my jako Sprzedawca - nasze faktury sprzedaży NA, samofakturowanie) b) Podmiot2 - my jako Nabywca - nasze faktury zakupu ZO, faktury RR c) Podmiot3 - my jako dodatkowy podmiot transakcji Gdy kontekstem jest NIP, to pobierane są faktury dla Podmiot1, Podmiot2 i Podmiot3 Gdy kontekstem jest IDWew, to pobierane są tylko faktury dla Podmiot3, bo Podmiot1 i Podmiot2 nie mogą zawierać IDWew. 4.12 Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane Patrz też: KSeF Parametry. Konfiguracja Wizualizacja faktury NA > Faktury > Korekta > F2 > KSeF: Wizualizacja faktury KSeF (Podać: Urządzenie wyjściowe: Plik PDF Zapis do pliku PDF) Wizualizacja, to czytelny obraz (zwykle PDF) utworzony na podstawie technicznego pliku XML, przedstawiony w sposób zrozumiały dla człowieka. W parametrach można podać lokalizację i nazwę pliku logo do prezentacji na wizualizowanej fakturze. KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane [AD_TPK23] -------------------------------------------------- Logo w /adtres/adzal: logo.bmp Szer 30 Wys 15 mm -------------------------------------------------- Logo zostanie umieszczone po lewej stronie nagłówka faktury. Do umieszczenia logo zastosowano funkcję: tObrazek{} z modułu TrExtLang. Plik z logo należy wgrać do /adtres/adzal i podać jego nazwę. Obraz z logo można przeskalować (obszar przeznaczony na logo to 60x20 mm) Przydatne w sytuacji, gdy rozmiar logo jest większy niż obszar na nie przeznaczony. Gdy podano: Szer, to program przeskaluje proporcjonalnie wg szerokości [mm] Gdy podano: Wys, to program przeskaluje proporcjonalnie wg wysokości [mm] Gdy podano oba, to program przeskaluje nieproporcjonalnie. Patrz przykład wizualizacji faktury z logo: Tres Wizualizacja faktury KSeF Dane faktur KSeF KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane [AD_TPK23] ------------------------------------------ Podmiot3. Adres w roli: [2] Odbiorca (T/N) ---------------------------------------o-- | v Gdy [T]: Trawers zapisze Podmiot3 jako Odbiorca (wewnętrzny) z danych Wysłać do (adres wysyłki) Patrz szczegóły - Podmiot3 KSeF. Faktury sprzedaży. ... KSeF. Sekcja - Podmiot3. AI Podmiot3. Faktor. Cesja Umożliwia umieszczenie treści (opisu) cesji w fakturze faktoringowej KSeF. Parametr [1]/[2] należy wskazać w karcie: Profil KSeF kontrahenta, który występuje jako faktor na fakturach KSeF. Opcje: [1] Wstaw treść cesji w DodatkowyOpis, Klucz: CESJA [2] Wstaw treść cesji w DodatkowyOpis, Klucz: Cesja wierzytelności Po wybraniu 1/2 pokazuje się okno do wpisania treści (opisu) cesji. NOTE: Firmy faktoringowe oczekują treści cesji w DodatkowyOpis w powiązaniu z określonymi kluczami, przykłady powyżej: CESJA, Cesja wierzytelności. WZ: RefNo / Nr faktury / Uwagi / Puste Steruje wypełnieniem pola WZ na fakturze KSeF. Pole WZ. Numer dokumentu magazynowego WZ (wydanie na zewnątrz) związanego z fakturą [pole fakultatywne]. (wg Broszura informacyjna) Opcje: [1] Wstaw w polu <WZ> numery RefNo dok magazynowych [2] Wstaw w polu <WZ> numer faktury [3] Wstaw w polu <WZ> pole: Uwagi z nagłówka faktury [4] Pozostaw pole <WZ> puste Lista opcji - wg zgłoszonych potrzeb użytkowników 5. Warunki serwisowania rozwiązań KSeF w Trawers ERP Warunki serwisowania integracji z KSeF Różnorodność i zmienność warunków wymiany danych z platformą KSeF, powoduje, że za poprawność wymiany danych odpowiada użytkownik programu Trawers. Szczególnie dotyczy to elementów fakultatywnych (nie obowiązkowych) oraz scenariuszy dodatkowych, uzupełniających podstawowe funkcje wysyłania i pobierania faktur. Pomoc w ramach opłaty abonamentowej Pomoc serwisowa firmy Tres udzielana w ramach abonamentu (Konsultacje e-mailowe) będzie udzielana tylko w ograniczonym zakresie. Jedynie w formie odpowiedzi na konkretne pytania (tylko e-mail) dotyczące przyjętych założeń i rozwiązań funcjonalnych systemu. Aktualizacje i konsultacje e-mailowe W szczególności, specjaliści serwisu, w ramach opłat abonamentowych, nie będą diagnozować konkretnych rozwiązań w programach użytkowników: poprawności bazy danych, warunków obliczeń wybranych funkcji, itp. Nie będą sprawdzać poprawności utworzonych zestawień, raportów, sprawozdań. Nie będą analizować indywidualnych przypadków ani interpretować, jak opisane sytuacje biznesowe kwalifikować w rozumieniu KSeF. To zadanie księgowości/doradców użytkownika. Nie będą także analizować komunikatów i raportów generowanych przez programy Ministerstwa Finansów ani uwag i zastrzeżeń zgłaszanych przez poszczególne Urzędy Skarbowe i inne instytucje państwowe. Takie dodatkowe usługi mogą być realizowane na podstawie i na warunkach oddzielnych umów z firmą Tres. Usługi Tres. Opis ogólny Patrz też: KSeF: Warunki pomocy i serwisowania Patrz też: Aktualizacje i konsultacje e-mailowe 6. Tematy powiązane KSeF Wymagania technologiczne KSeF Faktury zakupu. Pobieranie KSeF. Moduły w Trawers ERP EDI Elektroniczna wymiana dok KSeF. Certyfikaty Tabela stawek PTU/VAT Słowa kluczowe #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-ProcesyGospodarcze #PTU/VAT-KSeF #Pomoc-AsystentAI
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści