www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
RefNo. Numery referencyjne dokumentów. Korzyści 1. Opis ogólny 2. Korzyści identyfikacji RefNo 3. Tematy powiązane 1. Opis ogólny W Trawers ERP wszystkie dokumenty transakcyjne mają unikalny numer oznaczony jako RefNo (numer referencyjny dokumentu). Patrz szczegóły: RefNo. Numery referencyjne dokumentów Pytanie Jakie są korzysci z takiej metody identyfikacji dokumentow transakcyjnych ? Odpowiedź Stosowanie unikalnego numeru referencyjnego: RefNo dla każdego dokumentu transakcyjnego w Trawers ERP przynosi wiele korzyści, zarówno w aspekcie technicznym jak i biznesowym. 2. Korzyści identyfikacji RefNo (AsystentAI) 2.1 Unikalność i identyfikowalność dokumentów * Korzyści: Każdy dokument jest jednoznacznie identyfikowalny w systemie, co eliminuje ryzyko pomyłek lub duplikatów. Ułatwia odnalezienie konkretnego dokumentu w dużych zbiorach danych, nawet jeśli dotyczy podobnych transakcji (np. wielu faktur dla tego samego klienta w jednym dniu). RefNo staje się kluczem odniesienia w procesach, takich jak raportowanie, rozliczenia czy audyt. * Przykład: Jeśli w jednym dniu powstanie 10 dokumentów faktur sprzedaży, każdy z nich będzie miał inny RefNo (np. SI-FV0001/12/24, SI-FV0002/12/24, ... co pozwala szybko zidentyfikować konkretną transakcję. RefNo program przekazuje do funkcji: F12 Menu wewnętrzne. Fakturę można wyświetlić lub przekazać do dalszego przetwarzania. 2.2 Spójność i powiązania między dokumentami * Korzyści: RefNo może być używane do tworzenia powiązań między dokumentami, np.: Faktura sprzedaży (RefNo: SI-000001/12/24) powiązana z zamówieniem klienta (RefNo: SO-000001/12/24). Faktura zakupu (RefNo: FVZ-001) związana z dokumentem magazynowym PZ (Przyjęcie Zewnętrzne). Faktura zakupu (RefNo: PI-000001/12/24) związana z dokumentem przychodu do magazynu (Refno: IR-10/000001/12/24). Ułatwia śledzenie całego cyklu transakcyjnego od zamówienia przez dostawę, aż po rozliczenie. * Przykład: RefNo zamówienia SO-000001/12/24 można odnaleźć w każdym powiązanym dokumencie, co pozwala prześledzić cały proces. 2.3 Ułatwienie automatyzacji i integracji * Korzyści: RefNo stanowi stabilny i jednoznaczny identyfikator, który jest łatwy do użycia w skryptach, API czy zewnętrznych integracjach z innymi systemami (np. CRM, WMS, BI). Ułatwia obsługę masowej wymiany danych między systemami, np. eksport/import dokumentów lub synchronizację z platformami e-commerce. * Przykład: Podczas integracji z systemem zewnętrznym RefNo może być przekazywane jako klucz referencyjny, co zapobiega błędom wynikającym z duplikacji danych. 2.4 Obsługa wielo-oddziałowości * Korzyści: W firmach wielo-oddziałowych RefNo pozwala na łatwą identyfikację dokumentów generowanych w różnych lokalizacjach. Może być wzbogacony o prefiksy lub kody oddziałów, co ułatwia filtrowanie i analizę danych. * Przykład: RefNo z prefiksem: [WA] może oznaczać dokumenty z oddziału warszawskiego (np. SI-WA0001/12/24). 2.5 Przejrzystość w audytach i rozliczeniach * Korzyści: RefNo umożliwia szybkie odnalezienie dokumentów podczas audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Przyspiesza weryfikację powiązanych dokumentów, np. faktury z dokumentem WZ lub dokumentem płatności. Daje możliwość precyzyjnego śledzenia rozliczeń między kontrahentami. * Przykład: Podczas audytu finansowego audytor może w prosty sposób odszukać wszystkie dokumenty związane z fakturą SI-000001/12/24, w tym dokumenty rozchodu i płatności. 2.6 Ułatwienie archiwizacji i backupu Numer RefNo dokumentu zawiera znacznik czasu (okres obliczeniowy), który pozwala na odszukanie dokumentu w sytuacji, gdy dane zostały zarchiwizowane. * Korzyści: RefNo umożliwia przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów w systemach archiwizacyjnych lub backupowych. W razie konieczności przywrócenia danych z backupu, RefNo pozwala jednoznacznie wskazać brakujące dokumenty. 2.7 Wspieranie raportowania i analiz * Korzyści: RefNo ułatwia generowanie raportów, w których identyfikacja poszczególnych dokumentów jest kluczowa (np. listy nieopłaconych faktur, raporty sprzedaży). Może być używany jako klucz do grupowania lub filtrowania danych w raportach. * Przykład: Raport pokazujący sprzedaż dla klienta X w listopadzie 20xx r. może zawierać kolumnę RefNo, która umożliwia szybkie przejście do konkretnej faktury. 2.8 Elastyczność w formatowaniu numerów * Korzyści: Trawers ERP pozwala dostosować format RefNo do potrzeb firmy, np. uwzględniając datę, typ dokumentu, oddział lub inne elementy (TODO). Możliwość definiowania różnych formatów dla różnych typów dokumentów (np. FV, ZK, WZ) (TODO) * Przykład: RefNo w formacie: FV-YYYYMMDD-NNN (np. FV-20241121-001) - dla faktur. ZK-YYYYMMDD-NNN (np. ZK-20241121-002) - dla zamówień. 2.9 Redukcja błędów ludzkich Możliwość ustalania formatu numeracji i automatyczna numeracja. Patrz szczegóły: Dokumenty. Numerowanie * Korzyści: RefNo generowane automatycznie eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego nadawania numerów. Zapobiega pomyłkom, takim jak zdublowane numery dokumentów. * Przykład: Jeśli dokumenty są numerowane automatycznie przez system, operator nie musi martwić się o nadanie unikalnego numeru. 2.10 Kompatybilność z procesami kontrolnymi * Korzyści: RefNo może być używany w procesach kontrolnych, takich jak weryfikacja zgodności między fakturą, dokumentem rozchodu i zamówieniem. Pozwala łatwo sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zostały prawidłowo zarejestrowane w systemie. * Przykład: Kontrola RefNo umożliwia weryfikację, czy dla każdego zamówienia SO-000001/12/24 została wygenerowana odpowiednia faktura sprzedaży i dokument magazynowy. Podsumowanie Numer referencyjny RefNo w systemie Trawers ERP to podstawowy mechanizm identyfikacji dokumentów transakcyjnych, który: - Gwarantuje unikalność i spójność danych. - Ułatwia śledzenie powiązań między dokumentami. - Wspiera integracje, audyty, raportowanie i archiwizację. - Redukuje błędy ludzkie i usprawnia procesy kontrolne. Dzięki RefNo firma zyskuje większą przejrzystość i efektywność w zarządzaniu dokumentami, co jest kluczowe dla sprawnego działania przedsiębiorstwa. 3. Tematy powiązane RefNo. Numery referencyjne dokumentów Przetwarzanie dokumentów Praca w Real-Time. Zasady i znaczenie Archiwum danych E-faktury e-archiwum Dokumenty. Numerowanie Dokumenty. Serie dokumentów Słowa kluczowe #Dokumenty-Transakcje #Dokumenty-OkresyObliczeniow #Dokumenty-Numerowanie #Dokumenty-NumeryRefNo #Pomoc-AsystentAI
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści