www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Scenariusze szkoleniowe 3 1. Opis ogólny 2. Sprzedaż wg zamówień: [ZL] -> [RO] -> [FA] 3. Zwrot towaru: [ZL] -> [FK] -> [Z1] 4. Tematy powiązane 1. Opis ogólny W tym artykule przedstawiono scenariusze szkoleniowe dla firm o różnych profilach. * Sprzedaż z magazynu - realizacja zamówienia sprzedaży * Zwrot towaru do magazynu - realizacja reklamacji odbiorcy (klienta) Scenariusze można wykorzystać podczas szkoleń użytkowników lub testowania systemu. 2. Sprzedaż wg zamówień: [ZL] -> [RO] -> [FA] (AsystentAI) Realizacja procesu sprzedaży zgodnie ze ścieżką: ``` [ZL] -> [RO] -> [FA] Zamówienie sprzedaży -> Rozchód z magazynu -> Faktura sprzedaży ``` 2.1 Checklista. Proces sprzedaży magazynowej Krok 1: Utwórz zamówienie sprzedaży (ZL) * [ ] Otwórz moduł sprzedaży NA * [ ] Wywołaj funkcje rejestrowania zamówień (ZL - Zamówienia). * [ ] Wprowadź dane kontrahenta (klient, adres, warunki płatności, sposób dostawy). * [ ] Dla każdej pozycji towarowej: * [ ] Wprowadź indeks towaru magazynowego. * [ ] Wprowadź ilość (np. `5`). * [ ] Wprowadź cenę jednostkową lub wybierz z cennika. * [ ] (Opcjonalnie) Dodaj opis dodatkowy / memo, np. numer zamówienia klienta. * [ ] Dodaj ewentualne pozycje usługowe lub komentarze [D]. Cel: formalne zarejestrowanie zapotrzebowania klienta i przygotowanie do realizacji. Krok 2: Zrealizuj rozchód z magazynu (RO) * [ ] Przejdź do modułu magazynowego MG * [ ] Wywołaj funkcje rejestrowania rozchodów -> wydania z magazynu. * [ ] Utwórz nowy dokument RO (Rozchód). * [ ] Wybierz opcję realizacja zamówienia sprzedaży i wskaż numer ZL. * [ ] Program pobierze wszystkie pozycje magazynowe z zamówienia. * [ ] Sprawdź dostępność towaru: * [ ] Ilość do wydania <= ilość dostępna na magazynie. * [ ] Możliwość częściowej realizacji (jeśli system i polityka firmy na to pozwalają). * [ ] Uzupełnij dane: * [ ] Magazyn, lokalizacja, * [ ] Data wydania. * [ ] Zatwierdź rozchód. Cel: fizyczne wydanie towaru z magazynu i przygotowanie do fakturowania. Krok 3: Wystaw fakturę sprzedaży (FA) * [ ] Przejdź do modułu NA * [ ] Wywołaj funkcję: Fakturowanie. * [ ] Wybierz funkcję [NA_DWZ30] - fakturowanie do zamówień. * [ ] Wskaż numer zamówienia ZL. * [ ] Program pobierze: * [ ] Pozycje zrealizowane przez dokument RO, * [ ] Usługi i pozycje opisowe z ZL, * [ ] Ceny i opisy pozycji. * [ ] Zweryfikuj dane nagłówka faktury: * [ ] Dane klienta, forma płatności, warunki sprzedaży. * [ ] Data sprzedaży i VAT. * [ ] Zatwierdź fakturę - dokument zostanie zaksięgowany. Cel: utworzenie dokumentu sprzedaży - formalnego zobowiązania klienta. Krok 4: Archiwizacja, wydruk i wysyłka * [ ] Wydrukuj fakturę (lub wyślij e-mailem / do KSeF - w zależności od konfiguracji). * [ ] (Opcjonalnie) Dołącz RO (wydanie) lub potwierdzenie dostawy. * [ ] Przekaż dokument do działu księgowości lub automatycznie zaksięguj. Przegląd zależności: | Etap | Dokument | Powiązania | Moduł | | -------------- | -------- | --------------------------- | ------------ | | 1. Zamówienie | ZL | klient -> pozycje -> opis | Sprzedaż | | 2. Wydanie | RO | ZL -> rozchód magazynowy | Magazyn | | 3. Faktura | FA | ZL + RO -> faktura | Fakturowanie | | 4. Księgowanie | FK / VAT | FA -> rozrachunki, ewidencje| Finanse | Uwagi dodatkowe: | Obszar | Wskazówka | | -------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | Ceny | Najczęściej pobierane z cennika lub zatwierdzane indywidualnie w ZL | | Magazyn | Każda pozycja RO musi mieć przypisaną lokalizację (mag) i dostępność | | Wydruk faktury | Zależny od typu faktury - standardowy lub wg formatu KSeF | | Raportowanie | ZL, RO i FA można raportować w różnych układach (kontrahent, asortyment, czas) | 2.2 Model danych. Przepływ dokumentów Proces sprzedaży magazynowej ``` 1. [ZL] Zamówienie sprzedaży | (realizacja) v 2. [RO] Rozchód magazynowy (wydanie z magazynu) | (fakturowanie wg NA_DWZ30) v 3. [FA] Faktura sprzedaży ``` Etapy i powiązania ``` [ZL] Zamówienie sprzedaży | o-> Dane klienta o-> Pozycje magazynowe i usługi o-> Opisy dodatkowe / memo | v [RO] Rozchód magazynowy | o-> Wydanie towaru z magazynu o-> Odniesienie do pozycji ZL o-> Ilości rzeczywiste i lokalizacje o-> Podstawa do FA | v [FA] Faktura sprzedaży | o-> Tworzona na podstawie ZL i RO o-> Uwzględnia wydane ilości (RO) o-> Kopiuje opisy i komentarze z ZL o-> Generuje zapis w FK i VAT ``` Przepływ logiczny ``` Klient składa zamówienie (ZL) | v Operator magazynu realizuje wydanie (RO) | v System wystawia fakturę (FA) | v Księgowanie przychodów i rozrachunków ``` Uwagi końcowe * ZL = dokument bazowy dla RO i FA * RO = potwierdzenie wydania towaru, techniczna realizacja * FA = dokument finansowy, kończący proces handlowy 3. Zwrot towaru: [ZL] -> [FK] -> [Z1] (AsystentAI) 3.1 Zwrot towaru. Wystawianie faktur korygujących Scenariusz: [ZL] -> [FK] -> [Z1] ZL Zamówienie -> FK Faktura korygująca -> Z1 Zwrot do magazynu. Dokument: Z1 Zwrot do magazynu jest ostatnim etapem procesu. Od klienta otrzymujemy dokument o zwrocie 3 szt. Podczas rejestrowania FK Faktury korygującej podajemy: - ile bylo (na podstawie faktury sprzedaży) np. 5 szt - ile jest , np. 2 szt. Schemat: ``` [ZL] -> [FK] -> [Z1] Zamówienie (Reklamacja) -> Faktura korygująca -> Automatyczny zwrot do magazynu ``` Zatwierdzenie dokumentu FK (Faktura korygująca) automatycznie generuje dokument: Z1 Zwrot do magazynu. * system sam pilnuje spójności ilościowej i cenowej między korektą a ruchem magazynowym, * użytkownik nie musi ręcznie wystawiać Z1 - zostaje on wygenerowany wprost z faktury korygującej, * powiązanie z dokumentem bazowym (RO) odbywa się automatycznie w tle, o ile FK odnosi się do konkretnej faktury sprzedaży. | Aspekt | Realizacja Z1 z FK | | ---------------------- | ----------------------------- | | Kontrola ilości | automatyczna przez system | | Spójność FK <-> Z1 | zapewniona przez mechanizm | | Kolejność działań | zgodna z logiką Trawersa | | Obciążenie użytkownika | tylko FK, Z1 generuje się sam | | Ryzyko rozbieżności | minimalne | 3.2 SCENARIUSZ: [ZL] -> [FK] -> [Z1] [ZL] -> [FK] -> [Z1] Zamówienie (Reklamacja) -> Faktura korygująca -> Automatyczny zwrot do magazynu 1. [ZL] Zamówienie (Reklamacja) * Dokument inicjujący proces zwrotu/korekty. * Tworzony przez dział sprzedaży lub obsługi klienta. * Zawiera: * Klienta, * Numer faktury źródłowej (FA), * Indeks towaru, * Ilość planowana do zwrotu (np. `3 szt.`), * Przyczynę (np. reklamacja), * Opis uwag - np. 'oczekiwany zwrot'. 2. [FK] Faktura korygująca * Wystawiana na podstawie ZL - ilość do korekty zgodna z dokumentem ZL. * Zatwierdzenie powoduje automatyczne utworzenie dokumentu Z1 (zwrot magazynowy). * FK zostaje powiązana z FA, RO i opcjonalnie z ZL (w memo lub dodatkowym polu). 3. [Z1] Dokument zwrotu magazynowego * Tworzony przez system automatycznie po zatwierdzeniu FK. * Zawiera ilość zadeklarowaną w FK (np. `3 szt.`), 3.3 RYZYKO: Rozbieżność Z1 <--> rzeczywistość Metody zabezpieczania się przed pomyłkami, np. w dokumencie Z1 Zwrot do magazynu podano 3 a magazynier widzi że jest tylko 1. Jak zabezpieczyć się i jak poradzić (poprawić) gdy się to wydarzy. | Sytuacja | Efekt | | ------------------------- | -------------------------------------------------------- | | Z1 na 3 szt. | System (dokument) pokazuje, że przyjęto 3 | | Rzeczywisty zwrot: 1 szt. | Magazyn ma stan zawyżony o 2 szt. | | Brak reakcji | Ryzyko błędnych rozchodów, problemów przy inwentaryzacji | Rozwiązanie: Scenariusz, który spełnia wymagania: * zachowuje mechanizm automatycznego tworzenia dokumentu PR przy zatwierdzaniu faktury korygującej (FK), * jednocześnie pozwala uniknąć błędów wynikających z niezgodności między systemem a fizycznym zwrotem, * nie rozpoczyna procesu od magazynu (czyli Z1 nie jest pierwszym krokiem). SCENARIUSZ: [ZL] -> [FK] (+aut. Z1) Opis: Operator (np. handlowiec lub pracownik reklamacji) rejestruje [ZL] Zamówienie reklamacyjne dopiero wtedy, gdy fizycznie widzi zwrócony towar - np. został przyniesiony przez klienta lub przysłany kurierem. Następnie wystawiana jest faktura korygująca (FK), która - po zatwierdzeniu - generuje automatycznie dokument magazynowy (Z1). PRZEBIEG PROCESU ``` 1. [ZL] Zamówienie reklamacyjne - wpisywana ilość faktyczna 2. [FK] Faktura korygująca - oparta na ZL 3. [PR] Automatyczny przyjęcie (zwrot) do magazynu - ilość z FK ``` NAJWAŻNIEJSZY ELEMENT: Ilość wprowadzona w ZL pochodzi z faktycznej, fizycznej weryfikacji towaru przez operatora, więc nie ma potrzeby późniejszego korygowania Z1 - bo ilość zwrotu jest znana i potwierdzona przed fakturą. ZALETY TEGO MODELU | Aspekt | Korzyść | | ------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Brak konieczności rozpoczynania od magazynu | ZL to dokument źródłowy | | Zgodność ilościowa | Ilość w FK i Z1 pochodzi z faktycznie przyjętego towaru | | Z1 generuje się automatycznie z FK | Nie trzeba ręcznie tworzyć dokumentu magazynowego | | Zminimalizowane ryzyko błędów | Brak rozbieżności ilościowych | | Operator kontroluje fizyczny zwrot | Jasna odpowiedzialność za poprawność danych | WYMAGANIA DLA TEGO SCENARIUSZA | Obszar | Wymaganie | | ------------ | --------------------------------------------------------- | | Operator ZL | Musi mieć kontakt z fizycznym towarem (widzi, liczy) | | Formularz ZL | Powinien zawierać pole: ilość rzeczywiście przyjęta | | FK | Tworzona tylko na podstawie zatwierdzonego ZL | | Z1 | Tworzy się automatycznie - nie wymaga działań magazyniera | PODSUMOWANIE: Scenariusz: ``` ZL -> FK - Z1 ``` gdzie ZL rejestruje ilość faktycznie przyjętą przed fakturą, jest bardzo realny, stabilny i polecany dla organizacji, które: * chcą zachować automatyczny Z1 z FK (bez ręcznego przyjęcia), * ale jednocześnie unikają błędów przez wprowadzenie ilości dopiero po fizycznym odbiorze towaru. CHECKLISTA: Zwrot towaru z fizycznym potwierdzeniem przed korektą Krok 1: Odbiór fizyczny towaru * [ ] Operator (sprzedaż / reklamacje) odbiera towar zwracany przez klienta (osobiście lub z dostawy). * [ ] Sprawdza: * [ ] zgodność towaru z dokumentami (indeks, numer faktury), * [ ] stan techniczny / przydatność to magazynu (opcjonalnie), * [ ] rzeczywistą ilość zwracaną (np. 1 sztuka z deklarowanych 3). * [ ] Zapisuje informacje do dalszej rejestracji. Krok 2: Rejestracja zamówienia (Reklamacja) (ZL) * [ ] Otwórz moduł reklamacji / sprzedaży -> utwórz nowe ZL Zamówienie reklamacyjne. * [ ] Wprowadź: * [ ] Klienta i numer faktury źródłowej (FA), * [ ] Indeks towaru, * [ ] Ilość faktycznie przyjęta (np. `1`), * [ ] Przyczynę zwrotu / reklamacji, * [ ] Numer reklamacji zewnętrznej (jeśli jest), * [ ] Opis uwag (np. data zwrotu, osoba przyjmująca). * [ ] (opcja) Zmień status ZL na `Gotowe do fakturowania`. *Ilość w ZL = faktyczny zwrot. To klucz do zgodności FK i Z1.* Krok 3: Wystawienie faktury korygującej (FK) * [ ] Przejdź do modułu NA -> Faktura korygująca. * [ ] Wybierz fakturę źródłową (FA). * [ ] Uzupełnij korektę: * [ ] Ilość była: `5`, * [ ] Ilość po korekcie: `4` (czyli zwrot `1`), * [ ] Powód zgodny z ZL. * [ ] Wprowadź odniesienie do numeru ZL (memo lub dedykowane pole). * [ ] Zatwierdź FK. *Po zatwierdzeniu system automatycznie tworzy dokument Z1 (zwrot - przychód magazynowy).* Krok 4: Weryfikacja dokumentu Z1 * [ ] Przejdź do modułu MG -> Dokumenty zwrotu do magazynu. * [ ] Sprawdź wygenerowany automatycznie Z1: * [ ] Indeks, ilość, magazyn - zgodne z FK i ZL, * [ ] Odniesienie do RO (rozchodu) i/lub FA. * [ ] Zatwierdź dokument Z1 (jeśli jest wymagane). *Z1 powstaje bez udziału magazyniera - dane już zweryfikowane wcześniej przez operatora.* Krok 5: Zamknięcie i archiwizacja * [ ] (opcja) Ustaw status ZL na `Zamknięte / Zrealizowane`. * [ ] Zarchiwizuj: * ZL (z opisem i fizyczną ilością), * FK (faktura korygująca), * Z1 (dokument zwrotu do magazynu). UWAGI I REKOMENDACJE | Obszar | Wskazówka | | --------------- | --------------------------------------------------------------------- | | Kontrola | ZL musi być wiarygodny - bazuje na widocznej, fizycznej ilości | | Zabezpieczenie | FK tylko na podstawie zatwierdzonego ZL | | Zgodność danych | Ilości z ZL, FK i Z1 są identyczne - system generuje je automatycznie | | Dokumentacja | Wszystkie dokumenty powinny zawierać numer ZL jako referencję | CO DAJE TEN SCENARIUSZ? * Jasna odpowiedzialność - tylko operator z dostępem do towaru może zainicjować proces. * Dokładność - nie ma korekt ilości Z1, bo zwrot jest znany z góry. * Pełna spójność - ZL -> FK -> Z1, to kompletna, zamknięta ścieżka. * Przyjazny raportowaniu i audytom - każdy krok ma przypisany dokument poprzedni. 4. Tematy powiązane Instalowanie Proces wdrożenia Wprowadzanie danych początkowych Poradniki. Scenariusze Dane standardowe Tabele. Dane stałe Dostosowanie do potrzeb firm Słowa kluczowe #Wdrożenie-KolejneKroki #Wdrożenie-Migracja #Wdrożenie-JazdaPróbna #Tres-Szkolenia #Pomoc-AsystentAI
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści