www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Dane początkowe. Zakres danych 1. Propozycje zakresu danych początkowych 2. Spójność i wiarygodność danych 3. Dane początkowe kartotek Stany początkowe zapasów magazynowych Dokumenty magazynowe Należności i zobowiązania pozostałe do rozliczenia Środki trwałe Archiwalne faktury sprzedaży Środki pieniężne Wynagrodzenia Konta i dokumenty Księgi Głównej 4. Dane systemów produkcyjnych Kartoteki Tabele sterujące i parametry Stany bieżące Zlecenia produkcyjne Produkcja w toku (WIP) Alternatywy 5. Migracja danych. Funkcje usługowe 6. Checklista. Migracja danych do Trawers ERP 7. Tematy powiązane 1. Propozycje zakresu danych początkowych Zakres danych początkowych oraz dbałość o ich spójność i wiarygodność są kluczowe dla sukcesu wdrożenia każdego systemu ERP - w tym Trawers. Propozycje dotyczące zakresu danych początkowych Zakres danych początkowych powinien być minimalny, ale wystarczający - tylko dane, które są niezbędne do rozpoczęcia operacyjnego działania systemu Trawers ERP. Unikamy nadmiaru danych, które mogą wprowadzać chaos i błędy. Obowiązkowy zakres (zalecany minimalny zestaw danych): 1. Kartoteki podstawowe: * Kontrahenci (klienci i dostawcy) - z pełnymi danymi identyfikacyjnymi, klasyfikacją i numerami NIP/REGON. * Indeksy towarowe i materiałowe - z jednostkami miary, grupami towarowymi, typem indeksu (towar, usługa, półprodukt). * Kartoteka pracowników - dla kadr, płac, produkcji (jeśli używana). 2. Stany magazynowe: * Ilości i wartości wg inwentaryzacji lub importu z poprzedniego systemu. * Numeracja LOT/SER jeśli wymagane (np. w farmacji, spożywce). * Przynajmniej jedno źródło wartości (np. cena średnia, ewidencyjna). 3. Rozrachunki (należności i zobowiązania): * Salda nierozliczonych faktur, not, zaliczek - tylko dokumenty otwarte. * Ewentualnie salda kont technicznych (z tytułu rozliczeń pośrednich). 4. Środki trwałe: * Wartość początkowa, dotychczasowe umorzenie, data rozpoczęcia amortyzacji. 5. Salda kont księgowych (BO): * Bilans otwarcia - konta syntetyczne i analityczne. * Osobno: bilans handlowy i bilans podatkowy (jeśli są różnice). 6. Zlecenia produkcyjne - TYLKO aktywne (WIP): * Zlecenia rozpoczęte, niezakończone. * Wydane komponenty, wykonane operacje - jeśli mają zostać odwzorowane. 7. Otwarte zamówienia: * Niezrealizowane zamówienia sprzedaży i zakupu. 8. Stan środków pieniężnych: * Rachunki bankowe i kasy - salda na dzień przejścia. 2. Spójność i wiarygodność danych Propozycje dotyczące spójności i wiarygodności danych Wiarygodność danych jest często większym wyzwaniem niż sam zakres. Propozycje praktyk kontrolnych: 1. Zasada jednej wersji prawdy: * Wszystkie dane źródłowe (z systemu OLD) powinny pochodzić z jednego zamrożonego dnia i być zarchiwizowane - brak zmian po eksporcie danych. * Zalecane: export danych w dniu zamknięcia okresu księgowego (np. 30/06), a uruchomienie Trawersa od 01/07. 2. Weryfikacja danych wejściowych przed zaimportowaniem: * Walidacja plików CSV: poprawność formatów, przecinki, separatory dziesiętne, długości pól. * Kontrola duplikatów (np. powielone indeksy, NIP). * Log błędów w trakcie importu - wszystkie błędy powinny być rozpatrzone przed zatwierdzeniem. 3. Spójność wewnętrzna: * Salda BO kont muszą się zgadzać z sumą stanów magazynowych i rozrachunków. * Sumy należności i zobowiązań -> muszą równać się sumom na kontach rozrachunkowych. * Salda kont księgowych muszą się bilansować (aktywa = pasywa). 4. Spójność między systemami (OLD vs Trawers): * Po zaimportowaniu danych: porównanie kontrolne raportów ze starego i nowego systemu: * Sald kont * Bilansu próbnego * Wykazu rozrachunków otwartych * Zestawienia stanów magazynowych 5. Protokół kontroli migracji (checklista): * Ustanowienie formalnej listy kontrolnej do weryfikacji kompletności i poprawności danych. * Lista zadań do odhaczenia przez różne działy (księgowość, magazyn, sprzedaż, produkcja). * Możliwość dołączenia do dokumentacji projektowej wdrożenia. 6. Kopia próbna (testowa migracja): * Przeprowadzenie testowego importu danych i sprawdzenie wyników przed wersją produkcyjną. * Pozwala wykryć błędy i przetestować logikę systemową Trawers na realnych danych. C. Dodatkowe sugestie organizacyjne 1. Zamrożenie danych wejściowych (cut-off) - dane z systemu źródłowego nie mogą być edytowane po migracji. 2. Dokumentacja procesu migracji - do każdego importu (np. rozrachunki, magazyn, BO) dokument PDF z datą, źródłem danych i podpisem odpowiedzialnego pracownika. 3. Szkolenie użytkowników z zasad: co zostało zaimportowane, a co trzeba dopisać ręcznie - bardzo często źródłem problemów są błędne oczekiwania użytkowników. Podsumowanie | Obszar | Rekomendacja | | -------------------- | -------------------------------------------------------- | | Zakres danych | Ograniczyć do minimum niezbędnego do startu operacyjnego | | Źródła danych | Pochodzące z jednego dnia, zamrożone, zarchiwizowane | | Spójność danych | Walidacje, testowe importy, porównania raportów | | Wiarygodność danych | Audyt przed i po imporcie, lista kontrolna | | Organizacja migracji | Dokumentacja, szkolenie, komunikacja między działami | 3. Dane początkowe kartotek 3.1 Stany początkowe zapasów magazynowych Stany początkowe zwykle wpisuje się na podstawie spisów z natury (z inwentaryzacji) lub na podstawie dokumentów transakcyjnych pobranych z poprzedniego systemu (OLD). Ustalone ilości i wartości (ceny) można wprowadzić do systemu dokumentami przychodowymi lub dokumentami inwentaryzacyjnymi. Dokumenty magazynowe Inwentaryzacja zapasów Dane spisane w inwentaryzacji ----------------------------- Podczas spisu, stany magazynowe można wpisywać bezpośrednio do komputera przy użyciu czytnika kodu kreskowego (skanera) podłączonego do terminala. Inwentaryzacja on-line W module inwentaryzacji (MI) wpisuje się stany spisane, na podstawie których program automatycznie generuje dokumenty korekt ustalających stany początkowe zapasów. MI > Inwentaryzacja > Aktualizacja wg dokumentów spisu [MI_DIN50]. Dokumenty przychodowe --------------------- Stany początkowe można także wpisać dokumentami przychodu w formacie CSV. MG > Dokumenty > Przychody > Pobieranie z CSV [MG_DPZ1C] ------------------------------------------ indeks, nr lot, ilosc, cena "123-213-444";"201x/02/23-00123";300;34,80 "123-213-555";"201x/02/23-00124";12;12,00 ------------------------------------------ Plik CSV można utworzyć w dotychczas użytkowanym programie (OLD) lub pobrać z przenośnego kolektora dane wczytane z etykiet magazynowanego asortymentu. Wymiana plików CSV Podczas tworzenia pozycji dokumentów przychodu wg wierszy CSV, program automatycznie dopisze karty KSOM i ew. karty LOT/SER Po wpisaniu, dokumenty przychodu trzeba zatwierdzić. Faktury zakupu -------------- Stany początkowe zapasów magazynowych można także wpisać fakturami zakupu w formacie CSV (z systemu OLD). Zatwierdzenie wczytanych faktur zakupu utworzy dokumenty przychodu i zwiększy stany zapasów magazynowych w Trawers. Patrz funkcje: ZO: Z pliku CSV. Pozycje jednej faktury [ZO_DFA11] ZO: Z pliku CSV. Pozycje wielu faktur [ZO_DFA12] Zakup. Faktury zakupu z CSV Pliki CSV zwykle można utworzyć w dotychczas użytkowanym systemie (OLD). Dokumenty magazynowe Do zbioru dokumentów magazynowych można dopisać dokumenty obrotowe: przychody, rozchody, przesunięcia MM. Program utworzy i zapisze dokumenty magazynowe na podstawie danych wczytanych z plików CSV. Patrz funkcje: MG: Przychód [PR] [MG_DPZ1C] MG: Rozchód [RO] [MG_DRO1C] MG: Przesunięcie MM [RM,PM] [MG_DMM1C] MG: Rozchody [RO]. Wsadowo [MG_YDO31] CSV Tabela def CSV. Przykłady 3.2 Należności i zobowiązania pozostałe do rozliczenia Stany rozrachunków pozostałych do rozliczenia należy wpisywać notami obciążeniowymi i uznaniowymi. Np. [NA_DIO10] [NA_DIU10] [ZO_DIU10] [ZO_DIO10] Dokumenty sprzedaży Dokumenty zakupu Po zatwierdzaniu, kwoty not utworzą polecenia księgowania. Na koniec, warto porównać salda kont rozrachunkowych w księdze głównej w programie Trawers z saldami w programie poprzednim (OLD). Kartoteka rozrachunków 3.3 Środki trwałe Wartości początkowe: wartość środka, dotychczasowe umorzenie oraz daty rozpoczęcia eksploatacji wpisywać od początku roku, tj. od stycznia. 3.4 Archiwalne faktury sprzedaży Archiwalne faktury sprzedaży (pierwotne) mogą być przydatne do kojarzenia z bieżącymi fakturami korygującymi. Jednakże nie trzeba koniecznie wpisywać archiwalnych faktur sprzedaży, gdyż faktury korygujące można rejestrować bez powiązania z fakturami pierwotnymi (korygowanymi). Dokumenty sprzedaży Gdy zdecydujemy się wpisać faktury pierwotne, to można to zrobić wg poniższych zalożeń. Samo wpisane, od strony technicznej, wymaga wiedzy specjalistycznej. Faktury pierwotne należy wpisać do m-cy zamkniętych, poprzedzających pierwszy miesiąc użytkowania programu Trawers. Zapisać tylko faktury, bez zapisów w kartotekach powiązanych, tj. zbiorach magazynowych, rozrachunkach, itd. Archiwalne faktury pierwotne powinny mieć wskaźnik, że nie są powiązane z dokumentami magazynowymi (ZapMgTN = N) Faktury korygujące wskazujące na te faktury pierwotne, także nie będą powiązane z dokumentami magazynowymi. Tzn. zatwierdzenie takiej faktury nie utworzy dokumentu zwrotu w magazynie. Dokumenty magazynowe trzeba zapisać bezpośrednio w systemie magazynowym MG. Zatwierdzenie takiej faktury zapisze pozycje do rozliczenia tylko w kartotece rozrachunków. Jak zapisać faktury pierwotne do dokumentów zamkniętych ? O szczególowe informacje prosimy zwrócić sie do Partnerów lub bezpośrednio do Tres www.tres.pl 3.5 Środki pieniężne Stany początkowe (salda) kas i rachunków bankowych wpisać jedną kwotą. KB > Rejestr kasowy > Rejestracja [KB_DKA10] KB > Rejestr bankowy > Rejestracja [KB_DBA10] Operacja: Wpłata z plusem (+) lub minusem (-). Dokumenty płatności 3.6 Wynagrodzenia Wynagrodzenia za poprzednie m-ce można wpisać jedną kwotą dla każdego pracownika, aby uzyskać odpowiednie zestawienia zbiorcze, w tym PIT-y na koniec roku 3.7 Konta i dokumenty Księgi Głównej Dokumenty Bilansu Otwarcia można wpisać w dowolnym czasie, gdyż są niezależne od pozostałych dokumentów księgowych (obrotowych). KG > KSO > Bilans otwarcia [KG_DBO10]. Warto wpisać w pierwszej fazie, aby móc porównać salda kont w programie Trawers z saldami kont w programie poprzednim (OLD). Obroty miesięcy poprzednich można wpisać dokumentami zbiorczymi na strony Wn i Ma poszczególnych kont. Organizacja ksiąg rachunkowych Zapisy w księgach pomocniczych i w KG 4. Dane systemów produkcyjnych Trawers ERP Produkcja Kartoteki * Struktury produktu BOM, można pobrać z pliku CSV BOM Pobieranie z CSV, zapis do CSV Patrz też: BOM Struktury produktu * Technologia wytwarzania, można pobrać z pliku CSV Procesy technologiczne z CSV, do CSV Patrz też: Procesy technologiczne RO Tabele sterujące i parametry * Wzorniki operacji Wzorniki operacji * Stanowiska pracy, maszyny i narzędzia Stanowiska pracy * Wskaźniki i parametry MRP, np. stany zapasów min, dni realizacji (en: Lead Time) MRP Parametry sterujące * Parametry systemów produkcyjnych Parametry systemu BM Parametry systemu MR Parametry systemu RO Parametry systemu ZP Rejestrowanie produkcji. Parametry Patrz też opisy parmetrów globalnych i indywidualnych: Trawers ERP. Parametry. Opis Stany bieżące Bezpośrednio przed dniem startu (etap czwarty) wprowadzić stany bieżące: * Stany zapasów magazynowych NOTE: Patrz opis wyżej: Stany początkowe zapasów magazynowych * Otwarte (do realizacji) zamówienia sprzedaży Wpisać ręcznie, z pliku CSV lub funkcją SOA * Otwarte (do realizacji) zamówienia zakupu Wpisać ręcznie, z pliku CSV lub funkcją SOA * Środki pieniężne w kasach i na rachunkach bankowych Stany początkowe (salda) kas i rachunków bankowych wpisać jedną kwotą Zlecenia produkcyjne W systemie ZP Zlecenia produkcyjne zacząć ewidencję tylko zleceń nowych, których produkcję rozpoczyna się od dnia startu programu. Zlecenia w toku, zakończyć i rozliczyć na kontach księgowych. Zleceniowy rachunek kosztów Produkcja w toku (WIP) Materiały i produkty niezakończone znajdujące się na produkcji należy spisać (inwentaryzacja), wycenić i rozliczyć na kontach księgowych. Wyroby gotowe przychodować bezpośrednio w MG Gospodarka Magazynowa. Zleceniowy rachunek kosztów Alternatywa Jeżeli są dane w dotychczas użytkowanym programie (OLD) * W OLD zamknąć zlecenia zakończone i rozliczone (wycenione). Pozostawić tylko rozpoczęte i niezakończone (WIP) * W OLD utworzyć raport o materiałach (komponentach) wydanych na produkcje (WIP). * W OLD utworzyć raport o zarejestrowanych operacjach na zlecenia niezakończone (WIP). * W Trawers utworzyć zlecenia produkcyjne (na WIP wg OLD) * W Trawers wydać materiały (komponenty) na te zlecenia wg raportu OLD * w Trawers zarejestrować operacje na te zlecenia wg raportu OLD * Wykonać inwentaryzacje komponentów będących na produkcji (WIP) * (opcja) Zrobić korektę komponentów wydanych na produkcję wg inwentaryzacji Aby urealnić zapisy w kartotekach wg stanów rzeczywistych * Kontynuować ewidencję i rozliczanie zarejestrowanych zleceń 5. Migracja danych. Funkcje usługowe Migracja danych (en: Data migration), to jest proces przenoszenia danych z jednej lokalizacji do innej, z jednego formatu do innego formatu, z jednego systemu użytkowego w innego systemu. Proces migracji stanowi dobrą okazję do przejrzenia danych źródłowych, uporządkowania i usunięcia danych nieużywanych, błędnych i nadmiarowych. W systemie Trawers ERP są funkcje porządkowania danych: * usuwanie zbędnych kart KIM i KSOM * zerowanie pól stanów i obrotów * usuwanie zbędnych kart odbiorców i dostawców * usuwanie zbędnych dokumentów transakcyjnych. Patrz szczegóły: Migracja danych. Funkcje usługowe 6. Checklista. Migracja danych do Trawers ERP Checklista. Skoncentrowana na danych początkowych. CHECKLISTA MIGRACJI DANYCH DO SYSTEMU TRAWERS ERP | Lp. | Obszar | Opis zadania | Odpowiedzialny | Stan| Komentarz / Data | | --- | ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------| -------------------- | --- | ---------------- | | 1 | Organizacja projektu | Ustalenie daty migracji (cut-off) | Kierownik projektu | [ ] | | | 2 | Backup danych źródłowych | Utworzenie kopii danych z systemu źródłowego (OLD) | IT/Partner | [ ] | | | 3 | Eksport kartotek kontrahentów | Eksport z systemu OLD, walidacja NIP, REGON, brak duplikatów | Dział sprzedaży | [ ] | | | 4 | Eksport kartotek towarowych | Eksport indeksów z jednostkami miary, grupą, wagą, itp. | Magazyn | [ ] | | | 5 | Eksport kartotek pracowników | Z danymi kadrowo-płacowymi: PESEL, dział, stawka | Kadr / HR | [ ] | | | 6 | Eksport stanów magazynowych | Spis z natury lub z systemu OLD (ilość, cena, LOT/Seria) | Magazyn | [ ] | | | 7 | Eksport rozrachunków | Tylko dokumenty otwarte, z przypisaniem kontrahenta i saldem | Księgowość | [ ] | | | 8 | Eksport środków trwałych | Z wartością początkową, umorzeniem, datą amortyzacji | Księgowość | [ ] | | | 9 | Eksport sald BO kont | Zestawienie sald syntetycznych i analitycznych | Główna księgowość | [ ] | | | 10 | Eksport otwartych zamówień | Zakup i sprzedaż - tylko niezrealizowane | Dział zakupów | [ ] | | | 11 | Eksport zleceń produkcyjnych | Tylko WIP - z komponentami i operacjami | Produkcja | [ ] | | | 12 | Eksport stanów środków pieniężnych | Salda kas i rachunków bankowych | Księgowość | [ ] | | | 13 | Przygotowanie plików CSV | Konwersja danych do wymaganych formatów (separatory, nagłówki) | Partner/IT | [ ] | | | 14 | Walidacja techniczna plików | Czy dane poprawne formaty danych (np. kropki, długość pól) | Partner/IT | [ ] | | | 15 | Import testowy | Przeprowadzenie testowego importu na kopii bazy | Partner/IT | [ ] | | | 16 | Weryfikacja poprawności danych | Sprawdzenie stanów, sald, duplikatów po imporcie testowym | Każdy dział | [ ] | | | 17 | Porównanie z systemem źródłowym | Bilans kont, rozrachunki, magazyny - porównanie Trawers vs OLD | Księgowość / Magazyn | [ ] | | | 18 | Poprawki i ponowny import testowy | Jeżeli znaleziono błędy | Partner/IT | [ ] | | | 19 | Import produkcyjny danych | Import zatwierdzonych danych do bazy produkcyjnej | Partner/IT | [ ] | | | 20 | Zablokowanie edycji danych źródłowych | Zamknięcie dostępu do starego systemu, archiwizacja | IT | [ ] | | | 21 | Start pracy w Trawers ERP | Uruchomienie systemu dla użytkowników operacyjnych | Kierownik projektu | [ ] | | | 22 | Raport z migracji | Dokumentacja procesu: co zaimportowano, kto zatwierdził, daty | Partner/Projekt | [ ] | | Wskazówki do użycia checklisty * W kolumnie: Stan oznaczać [v] zadania wykonane. * Warto dodać komentarze i uwagi, np. Wersja pliku ..., Ścieżka do pliku ..., Operator testujący ... * Po imporcie testowym - zachować raporty porównawcze, przykłady ekranów jako załączniki * Zachować podpisy i akceptacje kluczowych użytkowników po wykonaniu podstawowych czynności, np. po przeniesieniu sald kont, sum należności, zobowiązań, stanów magazynowych. 7. Tematy powiązane Proces wdrożenia Kroki wdrożenia. Lista kontrolna Dostosowanie do potrzeb firm Dane standardowe Dane branżowe Migracja danych. Funkcje usługowe Trawers ERP. Parametry. Opis Słowa kluczowe #Wdrożenie-AnalizaPrzedwdr #Wdrożenie-DanePoczątkowe #Wdrożenie-Migracja #Wdrożenie-KolejneKroki #Wdrożenie-Ustawienia #Pomoc-AsystentAI
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści