www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Dokumenty transakcyjne 1. Opis ogólny Zdarzenia gospodarcze Zbiory dokumentów Polecenia księgowania Dokumenty powiązane. Transakcyjność Wydruki dokumentów Duplikaty dokumentów 2. Dokumenty w systemach: KB KC KG MG NA PL ST ZA ZO ZP 3. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Zdarzenia gospodarcze Dokumenty (transakcje) reprezentują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na sytuację finansowo-majątkową przedsiębiorstwa. Są to transakcje sprzedaży zakupów, magazynowe, związane z płatnościami i rozrachunkami, transakcje związane z produkcją wyrobów i realizacją usług. Zbiory dokumentów Dokumenty transakcyjne gromadzone są w zbiorach transakcyjnych (en: Transaction Files). Dokumenty poszczególnych okresów (miesięcy) znajdują się w oddzielnych zbiorach (tabelach). Okresy obliczeniowe Polecenia ksiegowania Pozycje dokumentów transakcyjnych, po zatwierdzeniu, tworzą (generują) polecenia księgowania, które pobierane są następnie do Księgi Głównej Dokumenty poleceń księgowania Np. pozycja wpłaty należności od odbiorcy na rachunek bankowy tworzy polecenie księgowania (dekret) na konta: ------------------------------- 130 Wn Rachunek bankowy 201 Ma Rozrachunki z odbiorcami ------------------------------- Aktualnie stosowane dekretacje dokumentów transakcyjnych można oglądać na zestawieniu w KG > KSO > Schematy dekretacji [KG_ZSD10]. Dokumenty powiązane. Transakcyjność Zatwierdzanie niektórych dokumentów może generować inne dokumenty, pochodne Np. zatwierdzenie faktury sprzedaży w NA generuje dokument rozchodu w systemie MG. Przetwarzanie dokumentów Program nadzoruje spójność zapisu dokumentu pierwotnego (np. faktury sprzedaży) i zapisu dokumentu powiązanego (np. dokument rozchodu magazynoweg). Program zapewnia zachowanie spójności danych (en: Data integrity) poprzez mechanizm transakcyjności. Polega on na zapewnieniu, że proces aktualizacji wielu zbiorów danych (tabel) zostanie poprawnie zakończony. Patrz: Transakcyjność i restart Bezpieczeństwo. Mechanizmy Wydruki dokumentów Dokumenty można wysyłać na urządzenia wyjściowe, np. na drukarki, przeglądać na ekranach, zapisywać do plików w formatach PDF, HTML, PRN, TXT, wysyłać e-mailami. Urządzenia wysciowe. Wydruki Przed wysłaniem dokumentów na urządzenia wysciowe można zdefiniować ich treść i wygląd. W programie Trawers ERP jest edytor wzorców dokumentów i etykiet. System wzorców dokumentów i etykiet Duplikaty dokumentów Duplikat, to dokument wystawiony ponownie. Zawiera takie same dane jakie ujęto na dokumencie pierwotnym i dodatkowo napis: Duplikat i datę wystawienia. Aby duplikat zawierał takie same dane, to wydruki pierwotne dokumentów należy zapisywać w oddzielnym katalogu, w archiwum wydruków, w formacie gotowym do powtórnego wydrukowania. Najbardziej odpowiedni jest format PDF. Patrz opis duplikatów faktur: e-faktury, e-archiwum 2. Dokumenty w systemach: KB KC KG MG NA PL ST ZA ZO ZP Procesy gospodarcze KB Rejestr kasowy ----------------- Dokumentuje: - wpłata lub wypłata z kasy Rejestracja: - dopisanie pozycji rejestru kasowego - dopisanie pozycji w rozrachunkach, gdy operacja powiązana z odbiorcą, dostawcą lub osobą (zaliczkobiorcą) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Rejestr bankowy ------------------ Dokumentuje: - wpłata lub wypłata z banku Rejestracja: - dopisanie pozycji rejestru bankowego - dopisanie pozycji w rozrachunkach, gdy operacja powiązana z odbiorcą, dostawcą lub osobą (zaliczkobiorcą) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Rozliczanie zaliczek ----------------------- Dokumentuje: - rozliczenie zaliczki osoby w KB Rejestracja: - rozliczenie rozrachunku - zaliczki osoby w KB - zmiana zobowiązań wobec dostawcy lub odbiorcy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Rozdysponowanie nadpłat -------------------------- Dokumentuje: - rozdysponowanie nadpłaty u odbiorcy, dostawcy lub osoby w KB Rejestracja: - przeniesienie kwoty z rachunku rozliczonego z nadpłatą na rachunek do rozliczenia Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Kompensaty ------------- Dokumentuje: - kompensata zobowiązania wobec dostawcy z należnościami od odbiorcy Rejestracja: - przeniesienie kwoty z rachunku odbiorcy na rachunek dostawcy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Różnice kursowe operacyjne ----------------------------- Dokumentuje: - różnice kursowe powstałe podczas rejestracji operacji Rejestracja: - powstaje automatycznie jako dokument dodatkowy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Różnice kursowe okresowe --------------------------- Dokumentuje: - różnice kursowe w wyniku przeszacowania zasobów w walucie Rejestracja: - dopisanie pozycji dokumentu różnic kursowych okresowych Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania KB Zaokrąglenia operacyjne -------------------------- Dokumentuje: - zaokrąglenia powstałe podczas rejestracji operacji Rejestracja: - powstaje automatycznie jako dokument dodatkowy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania **************************************************************** KC Przelew - wypłaty -------------------- Dokumentuje: - realizacja przelewów-wypłat dla dostawców, pracowników oraz nadpłat dla odbiorców Rejestracja: - dopisanie otwartego przelewu, który można opracowywać Zatwierdzenie: - zmiana statusu na: zatwierdzony - możliwość wydruku przelewu - możliwość utworzenia przelewu elektronicznego Zamknięcie: - zmiana statusu na: zamknięty KC Przelew - wpłaty ------------------- Dokumentuje: - realizacja przelewów-wpłat od odbiorców i nadpłat od dostawców Rejestracja: - dopisanie otwartego przelewu, który można opracowywać Zatwierdzenie: - zmiana statusu na: zatwierdzony - możliwość wydruku przelewu Zamknięcie: - zmiana statusu na: zamknięty **************************************************************** KG Bilans otwarcia ------------------ Dokumentuje: - ustalenie / korekta bilansu otwarcia wskazanych kont KSO Rejestracja: - zaksięgowanie kwot BO - dokument otrzymuje status: zatwierdzony KG Dokument księgowy -------------------- Dokumentuje: - obroty wskazanych kont KSO Rejestracja: - zapisanie podanych kwot na wskazanych kontach KSO Zatwierdzenie (księgowanie): - ostateczne zaktualizowanie kartoteki KSO **************************************************************** MG Rozchód ---------- Dokumentuje: - rozchód towarów z magazynu: sprzedaż, wydanie na produkcję Rejestracja: - zwiększenie ilości zarezerwowanej Zatwierdzenie: - zmniejszenie ilości zarezerwowanej - rozchód z magazynu - zmniejszenie ilości na stanie - utworzenie poleceń księgowania MG Przychód ----------- Dokumentuje: - przychód towarów do magazynu: z zakupu, z produkcji Rejestracja: - nie powoduje zmian stanu magazynowgo Zatwierdzenie: - przychód do magazynu - zwiększenie ilości na stanie - utworzenie poleceń księgowania MG Zwrot do magazynu -------------------- Dokumentuje: - zwrot towaru do magazynu: z produkcji, z korekty sprzedaży Rejestracja: - nie powoduje zmian stanu magazynowgo Zatwierdzenie: - przychód do magazynu - zwiększenie ilości na stanie - utworzenie poleceń księgowania MG Zwrot z magazynu ------------------- Dokumentuje: - zwrot towaru z magazynu Rejestracja: - zwiększenie ilości zarezerwowanej Zatwierdzenie: - rozchód z magazynu - zmniejszenie ilości na stanie - utworzenie poleceń księgowania MG Korekta nadwyżki ------------------- Dokumentuje: - zmiana stanów magazynowych - nadwyżke, gdy stany rzeczywiste są większe niż stany zapisane w systemie Rejestracja: - nic nie zmienia - tylko tworzy dokument Zatwierdzenie: - przychód do magazynu - zwiększenie ilości na stanie - utworzenie poleceń księgowania MG Korekta niedoboru -------------------- Dokumentuje: - zmiana stanów magazynowych - niedobór (gdy stany rzeczywiste są mniejsze niż stany zapisane w systemie) Rejestracja: - zwiększenie ilości zarezerwowanej w rozchodach magazynowych Zatwierdzenie: - rozchód z magazynu - zmniejszenie ilości na stanie - utworzenie poleceń księgowania MG Przesuniecie - Przychód --------------------------- Dokumentuje: - przesunięcie towaru pomiędzy magazynami Rejestracja: Zatwierdzenie: - rozchód z magazynu źródłowego - przychód do magazynu docelowego - utworzenie poleceń księgowania MG Przesuniecie - Rozchód -------------------------- Dokumentuje: - przesunięcie towaru pomiędzy magazynami Rejestracja: - zwiększenie ilości zarezerwowanej w rozchodach magazynu źródłowego Zatwierdzenie: - rozchód z magazynu źródłowego - przychód do magazynu docelowego - utworzenie poleceń księgowania MG Zaokrąglenie - Zwiększenie ----------------------------- Dokumentuje: - zaokrąglenie powstałe w wyniku operacji (dokument tworzony jest automatycznie) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania MG Zaokrąglenie - Zmniejszenie ------------------------------ Dokumentuje: - zaokrąglenie powstałe w wyniku operacji (dokument tworzony jest automatycznie) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania MG Odchylenie - Zwiększenie --------------------------- Dokumentuje: - odchylenie od ceny ewidencyjnej powstałe w wyniku operacji (dokument tworzony jest automatycznie) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania MG Odchylenie - Zmniejszenie ---------------------------- Dokumentuje: - odchylenie od ceny ewidencyjnej powstałe w wyniku operacji (dokument tworzony jest automatycznie) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania MG Przeszacowanie - Podwyżka ---------------------------- Dokumentuje: - korektę (podwyżkę) ceny ewidencyjnej Rejestracja: - zmiana (podwyżka) ceny ewidencyjnej - utworzenie poleceń księgowania MG Przeszacowanie - Obniżka --------------------------- Dokumentuje: - korektę (obniżkę) ceny ewidencyjnej Rejestracja: - zmiana (obniżka) ceny ewidencyjnej - utworzenie poleceń księgowania **************************************************************** NA Faktura sprzedaży -------------------- Dokumentuje: - sprzedaż towarów i usług Rejestracja: - zwiększenie należności od odbiorcy - zwiększenie rezerwacji w magazynie Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu rozchodu z magazynu w MG - zmniejszenie rezerwacji w magazynie - utworzenie poleceń księgowania w NA i MG NA Faktura korygująca --------------------- Dokumentuje: - korekta sprzedaży towarów i usług Rejestracja: - zmiana należności od odbiorcy (zmniejszenie lub zwiększenie) - zmiana rezerwacji towarów w magazynie (zmniejszenie lub zwiększenie) Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu zwrotu do magazynu (przychód), gdy zmniejszenie ilości sprzedanej - zmiana rezerwacji w magazynie - utworzenie poleceń księgowania w NA i MG NA Nota odsetkowa ----------------- Dokumentuje: - odsetki należne z tytułu nieterminowego rozliczenia należności Rejestracja: - zmiana należności od odbiorcy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania NA Inne obciążenia (en: Debit note) ----------------------------------- Dokumentuje: - inne operacje zwiększające należności od odbiorcy nie ujmowane w rejestrze sprzedaży Rejestracja: - zmiana należności od odbiorcy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania NA Paragon (sprzedaż gotówkowa) ------------------------------- Dokumentuje: - sprzedaż towarów i usług dla odbiorców gotówkowych Rejestracja: - zwiększenie rezerwacji w magazynie - zapłata gotówką lub kartą płatniczą Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu rozchodu z magazynu w MG - zmniejszenie rezerwacji w magazynie - utworzenie poleceń księgowania w NA i MG NA Paragon korygujący --------------------- Dokumentuje: - korekta sprzedaży towarów i usług dla odbiorców gotówkowych Rejestracja: - zmiana rezerwacji w magazynie - wypłata lub wpłata gotówką Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu zwrotu do magazynu (przychód), gdy zmniejszenie ilości sprzedanej - zmiana rezerwacji w magazynie - utworzenie poleceń księgowania NA Inne uznania (en: Credit note) --------------------------------- Dokumentuje: - inne operacje zmniejszające należności od odbiorcy nie ujmowane w rejestrze sprzedaży Rejestracja: - zmiana należności od odbiorcy Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania NA Zamówienie sprzedaży ----------------------- Dokumentuje: - zamówienie sprzedaży towarów i usług Rejestracja: - rezerwacja w magazynie Rezerwacja zdejmowana po utworzeniu dokumentu rozchodu w MG Dokument nie wymaga zatwierdzenia Może być potwierdzany i zamykany NA Oferta sprzedaży ------------------- Dokumentuje: - oferta sprzedaży, z której można utworzyc zamówienie Oferta nie rezerwuje magazynie i nie wymaga zatwierdzenia Dokument może być zamykany NA Faktura powtarzalna ---------------------- Dokumentuje: - powtarzalną (cykliczną) sprzedaż towarów i usług; można ją przepisać na fakturę sprzedaży, pojedyńczo lub seryjnie **************************************************************** PL Lista płac ------------- Dokumentuje: - składniki wynagrodzeń pracowników Rejestracja: - ustalenie składników Zatwierdzenie: - zapisanie do kartoteki wynagrodzeń - ustalenie pochodnych: podatków i składek ZUS - utworzenie poleceń księgowania **************************************************************** ST Przychody ------------ Dokumentuje: - przychody środków trwałych (zakupy, przekazanie z inwestycji) Rejestracja: - przyjęcie środka trwałego do ewidencji - utworzenie poleceń księgowania ST Rozchody ----------- Dokumentuje: - rozchody środków trwałych (sprzedaż, likwidacja, itp.) Rejestracja: - likwidacja środka - utworzenie poleceń księgowania ST Korekty wartości ------------------- Dokumentuje: - zmiana wartości środków trwałych (rozbudowa, częściowa likwidacja, przeszacowanie, itp.) Rejestracja: - zmiana wartości środka - utworzenie poleceń księgowania ST Korekty umorzenia -------------------- Dokumentuje: - zwiększenia i zmniejszenia umorzenia Rejestracja: - zmiana umorzenia środka - utworzenie poleceń księgowania ST Umorzenie/amortyzacja - bilansowo ------------------------------------ Dokumentuje: - bilansowe umorzenie/amortyzację środka Rejestracja: - naliczenie bilansowego umorzenia/amortyzacji środka - utworzenie poleceń księgowania ST Umorzenie/amortyzacja - podatkowo ------------------------------------ Dokumentuje: - podatkowe umorzenie/amortyzację środka Rejestracja: - naliczenie podatkowego umorzenia/amortyzacji środka - utworzenie poleceń księgowania ST Korekta bilansu otwarcia --------------------------- Dokumentuje: - zmiana bilansu otwarcia Rejestracja: - wyliczenie korekt dla wartosci umorzenia - utworzenie poleceń księgowania **************************************************************** ZA Zamówienie zakupu -------------------- Dokumentuje: - zamówienie zakupu złożone u dostawcy **************************************************************** ZO Dostawa ---------- Dokumentuje: - dostawa do magazynu bez faktury a) może być powiązana z fakturą otrzymaną wcześniej (dostawy w drodze) b) może czekać na fakturę (dostawy niefakturowane) Rejestracja: Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu przychodu do magazynu w MG - utworzenie poleceń księgowania w ZO i MG ZO Faktura zakupu ----------------- Dokumentuje: - zakup towarów i usług a) faktura zakupu towarów może być jednocześnie dostawą b) faktura zakupu towarów może być powiazana z dostawą otrzymaną wcześniej c) faktura zakupu może być bez dostawy (towary w drodze) Rejestracja: - zwiększenie zobowiązań wobec dostawcy Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu przychodu do magazynu, gdy powiązana z dostawą - utworzenie poleceń księgowania w ZO i MG ZO Faktura korygująca --------------------- Dokumentuje: - korekta zakupu towarów i usług Rejestracja: - zmiana zobowiązań wobec dostawcy Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu zwrotu z magazynu (rozchód), gdy zmniejszenie ilości kupionej - utworzenie poleceń księgowania w ZO i MG ZO Inne uznania (en: Credit note) --------------------------------- Dokumentuje: - inne operacje zwiększające zobowiązania wobec dostawców nie ujmowane w rejestrze zakupu Rejestracja: - zmiana zobowiązań wobec dostawców Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania ZO Inne obciążenia (en: Debit note) ----------------------------------- Dokumentuje: - inne operacje zmniejszające zobowiązania wobec dostawców nie ujmowane w rejestrze zakupu Rejestracja: - zmiana zobowiązań wobec dostawców Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania **************************************************************** ZP Karta robocizny (wykonanie operacji produkcyjnej) ---------------------------------------------------- Dokumentuje: - wykonanie operacji produkcyjnej na stanowisku roboczym - koszty robocizny bezpośredniej zlecenia (dekretacja [KR]) - koszty prac przygotowawczych (dekretacja [KP]) - koszty (narzuty) pośrednie stałe (dekretacja [KS]) - koszty (narzuty) pośrednie zmienne (dekretacja [KZ]) Rejestracja: - zwiększenie ilości wyrobu/półwyrobu wykonanego w operacji produkcyjnej - zwiększenie kosztów robocizny bezpośredniej zlecenia - zwiększenie kosztów prac przygotowawczych zlecenia - zwiększenie kosztów pośrednich stałych i zmiennych zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania ZP Karta robocizny (anulowanie wykonania operacji produkcyjnej) --------------------------------------------------------------- Dokumentuje: - anulowanie: wykonanie operacji produkcyjnej na stanowisku roboczym - anulowanie: koszty robocizny bezpośredniej zlecenia (dekretacja [Z3]) - anulowanie: koszty prac przygotowawczych (dekretacja [Z4]) - anulowanie: koszty (narzuty) pośrednie stałe (dekretacja [Z5]) - anulowanie: koszty (narzuty) pośrednie zmienne (dekretacja [Z6]) Rejestracja: - zmniejszenie ilości wyrobu/półwyrobu wykonanego w operacji - zmniejszenie kosztów robocizny bezpośredniej zlecenia - zmniejszenie kosztów prac przygotowawczych zlecenia - zmniejszenie kosztów pośrednich stałych i zmiennych zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania ZP Materiały -> Produkcja ------------------------- Dokumentuje: - wydanie materiałów na produkcję (dekretacja [RO]) Rejestracja: - rezerwacja materiałów w magazynie - zwiększenie kosztów materiałowych zlecenia - zwiększenie ilości wydanej w specyfikacji materiałowej zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu rozchodu materiałów z magazynu - utworzenie poleceń księgowania ZP Materiały <- Produkcja ------------------------- Dokumentuje: - zwrot materiałów z produkcji do magazynu (dekretacja [Z1]) Rejestracja: - zmniejszenie rezerwacji materiałów w magazynie - zmniejszenie kosztów materiałowych zlecenia - zmniejszenie ilości wydanej w specyfikacji materiałowej zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu przychodu materiałów do magazynu - utworzenie poleceń księgowania ZP Przychód produktu lub odpadu ------------------------------- Dokumentuje: - przychód wyrobu gotowego z produkcji do magazynu (dekretacja [PR]) - przychód odpadu z produkcji do magazynu (dekretacja [OD]) Rejestracja: - zwiększenie wykonanej ilości produktu w karcie zlecenia - zmniejszenie kosztów zlecenia o wartość przyjetego odpadu Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu przychodu wyrobu lub odpadu do magazynu - utworzenie poleceń księgowania ZP Zwrot wyrobu na produkcję ---------------------------- Dokumentuje: - zwrot wyrobu gotowego z magazynu na produkcję (dekretacja [Z2]) Rejestracja: - rezerwacja materiałów w magazynie - zmniejszenie ilości wykonanej w karcie zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie dokumentu rozchodu materiałów z magazynu - utworzenie poleceń księgowania ZP Koszty dodatkowe operacji ---------------------------- Dokumentuje: - dodatkowe koszty wykonania operacji (dekretacja [KD]) Rejestracja: - zwiększenie kosztów realizacji zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania ZP Koszty dodatkowe zlecenia ---------------------------- Dokumentuje: - dodatkowe koszty realizacji zlecenia (dekretacja [KN]) Rejestracja: - zwiększenie kosztów realizacji zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania ZP Koszty operacji obcych zlecenia ---------------------------------- Dokumentuje: - koszty realizacji zlecenia: [U] Operacja obca (dekretacja [KU]) Rejestracja: - zwiększenie kosztów realizacji zlecenia Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania ZP Korekta produkcji w toku --------------------------- Dokumentuje: - zmiany wartości produkcji w toku (WIP), aby wyzerować saldo zmniejszenie (-) (dekretacja [K2]) zwiększenie (+) (dekretacja [K1]) Rejestracja: - zmiany wartości produkcji w toku (WIP) Zatwierdzenie: - utworzenie poleceń księgowania Patrz: Dokumenty transakcyjne w produkcji Dokumenty transakcyjne w produkcji 3. Tematy powiązane Dokumenty magazynowe Dokumenty sprzedaży Dokumenty zakupu Dokumenty płatności Przetwarzanie dokumentów Procesy gospodarcze Dokumenty transakcyjne w produkcji Okresy obliczeniowe Zarządzanie dokumentami DMS
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści