www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Dług technologiczny 1. Opis ogólny 2. Przyczyny długu 3. Konsekwencje długu 4. Zarządzanie długiem Przyczyny: Co ? Kto ? Dlaczego ? Kiedy ? Jak ? Ile ? Strategia postępowania 5. Dług we wdrożeniach programu Trawers 6. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Dług technologiczny (en: Technical debt, Design debt, de: Technische Schulden) to jest metafora stosowana w informatyce, która wskazuje na konsekwencje nieprawidłowego wdrożenia i używania systemu oprogramowania. Jako dług określa się dodatkowe nakłady, które należy ponieść na oprogramowanie nieprawidłowo wdrożone i używane w porównaniu do nakładów na prawidłowe wdrożenie i używanie. Dług technologiczny można porównać do długu pieniężnego, w tym sensie, że niespłacenie długu (nienaprawienie błędnych rozwiązań) powoduje 'odsetki' tj. rosnące koszty naprawienia w późniejszym czasie. Określenie: dług technologiczny można używać także w odniesieniu do działalności biznesowej przedsiębiorstw. Aby zilustrować sytuację, w której przedsiębiorstwo będzie zmuszone w przyszłości ponieść większe nakłady wskutek nie rozwiązania problemu który pojawił się wcześniej. W miarę upływu czasu, rozwiązanie pierwotnego problemu staje się trudniejsze i bardziej kosztowne. Dług technologiczny, to także różnica pomiędzy obecnym stanem rozwoju danej technologii a stanem tego czego używa dana organizacja. Dług technologiczny powstaje z powodu zaniechań w nadążaniu za postępem technicznym. Takim postępem jest także bieżące aktualizowanie używanego oprogramowania. 2. Przyczyny długu technologicznego * Brak całościowej koncepcji, co powoduje ciągłe przerabianie rozwiązań w miarę pojawiania się nowych wymagań. Postępuje się tak, aby zaoszczędzić czas, ale w rezultacie wiele prac wykonuje się powtórnie. * Naciski z zewnętrz na szybsze zakończenie prac. W efekcie nie wszystkie prace zostają należycie wykonane. * Nieświadomość stopnia złożoności systemu oprogramowania. Decyzje w jednym elemencie podejmuje się bez uwzględnienia ich wpływu na pozostałe elementy składowe. * Niewiedza o rozwiązaniach technicznych. Decyzje podejmują osoby niezaznajomione ze specyfiką systemów oprogramowania. * Integrowanie różnych systemów, bez wspólnych płaszczyzn wymiany danych. * Niedostateczne testowanie. Testy pozwalają wychwycić problemy przed przekazaniem do używania produkcyjnego. * Brak dokumentacji. Nie ma dokumentacji rozwiązania lub nie jest aktualizowana. * Brak wymiany informacji. Wiedza nie jest przekazywana wszystkim uczestniczącym w procesie wdrażania, używania i rozwoju. * Brak koordynacji zespołów. Gdy kilka zespołów pracuje nad powiązanymi projektami i nie ma wymiany informacji o postępach prac i przyjętych rozwiązaniach. * Niereagowanie na zauważone problemy. Pozostawienie bez naprawy zwiększa koszty w późniejszym czasie. * Niestosowanie standardow. W systemach oprogramowania jest coraz wiecej standardów. EDI, APICS, XML, JPK, GTIN, GS1, itd. Rozwiązania lokalne, niestandardowe, utrudniają wymianę danych z partnerami biznesowymi. * Niewiedza. Osoby nie znają systemu, którego używają. Lub znają tylko powierzchownie. Nie wykorzystują istotnych właściwości oprogramowania. * Brak 'właściciela procesu'. Nie wyznaczono osób odpowiedzialnych za procesy i ich rezultaty. * Zmiany w ostatniej chwili. Szybkie zmiany procedur, metod pracy, bez analizy konsekwencji. * Nienadążanie za rozwojem i zmianami w rozwiązaniach użytkowanego systemu. Brak lub opóźniona aktualizacja do najnowszych wydań. 3. Konsekwencje długu technologicznego * Konieczność spłaty długu. Zwiększone koszty tworzenia rozwiązań prawidłowych. * Opóźnione projekty na skutek trudności oceny złożoności wdrożenia. * Trudności w ocenie kosztów naprawy. Im więcej długu, tym dłuższy czas wprowadzania nowych rozwiązań a to powoduje kolejne zwiększenie długu. * Gdy dług jest znaczny, to czasami korzystniej jest zarzucić rozwijanie prowadzonego projektu i rozpoczęcie nowego projektu od zera. 4. Zarządzanie długiem Zarządzanie długiem, to: 1. Ustalenie przyczyn: Co ? Kto ? Dlaczego ? Kiedy ? Jak ? Ile ? 2. Ustalenie strategii postępowania Przyczyny: Co ? Kto ? Dlaczego ? Kiedy ? Jak ? Ile ? Firmy świadome konsekwencji powstania długu, okresowo szukają odpowiedzi na te pytania. Nawet gdy jeszcze nie powstał dług, to warto zidentyfikować ryzyka jego wystąpienia. Strategia postępowania Możliwe strategie: * Nie ma zarządzania długiem. Reagowanie tylko w przypadku kryzysu. * Świadome podejmowanie ryzyka długu. Zgoda na koszty długu ze względu na inne korzyści. * Dogłębna analiza ryzyka powstania długu. Natychmiastowa reakcja w chwili powstania problemu w celu usunięcia przyczyny. Unikanie 'odsetek'. * Długofalowe planowanie. Wystrzeganie się długu. Zarządzanie spłatami. (strategia zalecana) 5. Dług technologiczny we wdrożeniach programu Trawers Na podstawie ponad 30 lat wdrożeń programu Trawers w kilku tysiącach firmach można wskazać następujące główne przyczyny długu: * Nieprawidłowe wdrożenie programu. Np. nieuwzględnie celów biznesowych organizacji, brak niezbędnych zmian organizacyjnych i zmian pozycji i zadań pracowników. * Brak 'właścicieli procesów'. Nie wyznaczono osób odpowiedzialnych za procesy i ich rezultaty. * Brak świadomości konsekwencji pracy z systemem zintegrowanym. Użytkownicy wprowadzają i korygują dane nie uwzględniając tego, że inni użytkownicy będą podejmowali decyzje na podstawie 'ich' danych. To powoduje konieczność dodatkowych ustaleń, synchronizacji danych. * Brak aktualizacji programu w miarę jak pojawiają się nowe wydania. Wprowadzone zmiany i rozbudowy kumulują się. Utrudniają dostosowanie się operatorów do nowego modelu pracy. Powstają spiętrzone koszty związane z jednorazową aktualizacją po dłuższym czasie bez aktualizacji. Są to koszty rozpoznania różnic, koszty przystosowania procedur i dokumentów, koszty dodatkowych szkoleń, dodatkowych aktualizacji danych i przystosowania programów współpracujących. Dodatkowe koszty związane z angażowaniem autorów oprogramowania do dodatkowego wyjaśniania wprowadzonych zmian i tłumaczenia zastosowń nowych rozwiązań w programie. * Opasanie programu zewnętrznymi aplikacjami bez uwzględnienia, że program się rozwija. To wstrzymuje aktualizację, czasami na wiele lat. * Brak dokumentacji przyjętych rozwiązań wdrożeniowych. Jeżeli nawet powstała dokumentacja bezpośrednio po zakończeniu wdrożenia, to później nie jest uzupełniana i poprawiana. Dotyczy to także dokumentu: Przyjęte zasady rachunkowości. Przyjęte zasady rachunkowości * Brak wymiany informacji między użytkownikami. Nie ma wewnętrznych szkoleń. Wiedza i doświadczenie jednej osoby nie rozchodzi się po całej firmie. * Niewiedza. Niedostateczna wiedza nt. funkcjonalności programu. Co skutkuje błędnymi rozwiązaniami: stosowanie nieodpowiednich parametrów, funkcji, raportów. Używanie funkcji programowych niezgodnie z ich przeznaczeniem i rolą. * Brak Opiekuna programu Trawers, Administratora (en: Key User), osoby nadzorującej całość spraw związanych z programem. Każdy użytkownik 'ciągnie' w swoją stronę. W rezultacie, nie ma jednej, spójnej koncepcji użycia programu dla realizacji celów biznesowych firmy. Nie ma też jednej, wspólnej koncepcji jakiego rozwoju programu oczekiwać od producenta. * Brak zarządzania długiem technologicznym. Nie wyznacza się osoby odpowiedzialnej, która pilnuje aby nie powstał dług. Nie ustala się strategii zarządzania długiem. Zwykle reaguje się dopiero w sytuacji kryzysu. Nie ma świadomości długu. Powstanie długu zaskakuje decydentów. 6. Tematy powiązane Trawers ERP Ogólny opis Zadania administratora Trawers Mechanizmy bezpieczeństwa System parametrów Aktualizacja programu Polityka aktualizacji Identyfikacja Trawers ERP Utrzymanie instalacji IT Usługi firmy Tres Przyjęte zasady rachunkowości Wymiana danych z innymi programami
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści